Pemodelan - Proses - Bisnis 2 [PDF]

Citation preview

Model-Model Perusahaan



Tugas UTS – Pemodelan Bisnis FRS Online



Proses



Oleh : (5110202001) Kurnia



Anindhita Dewabharata Indah (5110202004) Wahyu Pramita



(5110202005)



Program Magister Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember 2010



1. LATAR BELAKANG Untuk mempertahankan nilai kompetitif yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan, maka organisasi tersebut harus selalu menjaga kualitas produk dan efisiensi jasa yang mereka hasilkan. Untuk melakukannya, organisasi harus melihat dan mempertimbangkan apa yang terjadi di sekitar mereka. Selain itu, organisasi atau perusahaan juga harus proaktif dalam mengambil langkah introspeksi terhadap produk dan jasa yang dihasilkan. Kemudian muncul pertanyaan-pertanyaan seperti apakah operasional internal perusahaan dapat berjalan lancar ? apakah perbaikan selalu dilakukan pada produk atau jasa yang dihasilkan ? apakah proses produksi dapat berjalan secara efisien ? apakah perluasan jangkauan pasar dapat dilakukan dengan produk-produk yang telah dimiliki saat ini ?



Untuk memastikannya, maka organisasi atau perusahaan perlu menggunakan sistem informasi. Sistem yang digunakan harus sejalan dengan tujuan bisnis organisasi, karena sistem informasi bukan lagi sebagai faktor penunjang namun sudah menjadi bagian tak terpisahkan dari proses bisnis.



Begitu pula halnya dengan ITS sebagai institusi pendidikan tinggi yang bergerak di bidang jasa pendidikan. ITS juga membutuhkan sistem informasi yang digunakan sebagai penunjang kegiatan perkuliahan sebagai kegiatan bisnis utamanya. Oleh karena itu, ITS menggunakan FRS Online sebagai salah satu modul yang ada dalam sistem informasi akademik. Sistem informasi akademik terintegrasi telah menjadi tulang punggung berjalannya kegiatan bisnis utama ITS. Dalam pelaksanannya, kemudian akan muncul beberapa pertanyaan terkait penggunaan FRS Online, diantaranya adalah : •



Apakah dengan adanya sistem informasi tersebut dapat digunakan secara efisien sehingga mampu menunjang kegiatan bisnis ?



•



apakah sistem informasi dapat beradaptasi dengan perubahan ?



•



apakah informasi yang digunakan sudah akurat dan sesuai kebutuhan ?



2



karena saat ini hampir semua organisasi menggunakan teknologi informasi dalam menjalankan proses bisnisnya. Oleh karena itu perlu diketahui apakah sistem yang mereka gunakan sudah dapat memenuhi kebutuhan bisnis yang hendak didukung. Pemenuhan kebutuhan bisnis merupakan persyaratan utama yang harus dipenuhi oleh sistem informasi sebagai bagian integral yang ada dalam kegiatan bisnis. Dengan demikian, jika ada sistem informasi yang dikembangkan tanpa melihat aspek kebutuhan bisnis, maka sistem tersebut pada akhirnya tidak akan digunakan dan hanya membuang waktu, dana dan sumber daya yang tidak sedikit.



Untuk memecahkan masalah tersebut, maka diperlukan suatu bentuk model proses bisnis. Pemodelan proses bisnis dapat menyederhanakan kompleksitas permasalahan yang terjadi di dunia nyata. Selain itu pemodelan proses bisnis juga memudahkan saat kita berusaha untuk mengubah-ubah beberapa variable yang berpengaruh dalam proses bisnis untuk mengetahui respon dari sistem. Dengan cara ini diharapkan dapat meminimalkan resiko kegagalan jika dibandingkan dengan upaya melakukan perubahan langsung pada proses bisnis di dunia nyata. Pemodelan proses bisnis ini juga merupakan suatu alat yang digunakan oleh manajemen untuk membantu dalam proses pengambilan keputusan.



2. RUANG LINGKUP Pemodelan proses bisnis yang dilakukan di sini adalah pemodelan yang menggambarkan proses pembuatan, pengisian serta persetujuan Formulir Rencana Studi (FRS) yang dilakukan secara online lewat media internet. FRS yang dijelaskan dalam dokumen ini adalah FRS yang digunakan oleh ITS dalam menjalankan persiapan kegiatan perkuliahan khususnya yang berlangsung di program pasca sarjana Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi.



Pemodelan proses bisnis yang dijelaskan dalam dokumen ini menggunakan dua metode yaitu pemodelan proses bisnis dengan UML khususnya penggunaan activity diagram serta pemodelan dengan menggunakan Business Process Modeling Notation (BPMN).



3



3. TUJUAN Pemodelan proses bisnis FRS Online dilakukan dengan cara membandingkan hasil pemodelan yang dikembangkan dengan metode activity diagram dan Business Process Modeling Notation (BPMN). Melalui perbandingan ini akan diperoleh : a. Pemahaman yang lebih baik terhadap mekanisme utama dari proses bisnis. Melalui pemahaman terhdapa model akan memberikan gambaran yang jelas mengenai peran, tugas dan tanggung jawab seseorang di dalam organisasi b. Berlaku sebgai landasan bagi pembuatan sistem informasi yang



sesuai dan mampu mendukung kegiatan bisnis. Deskripsi bisnis yang digunkan untuk mengidentifikasi pentingnya dukungan sistem informasi. Model-model ini juga digunakan sebagai landasan untuk melakukan spesifikasi kebutuhan utama sistem informasi yang akan dikembangkan. Pemodelan ini tidak hanya berlaku pada upaya pengembangan, software namun bisa juga diterapkan pada keputusan untuk mengimplementasikan suatu teknologi atau infrastruktur yang tentunya akan berimplikasi pada besarnya dana yang dikeluarkan dan berapa banyak manfaat yang diperoleh. Melalui pemodelan ini pula, seorang developer atau arsitek sistem informasi dapat lebih berknsentrasi menenai fungsionalitas sistem dalam memenuhi kebutuhan bisnis. c. Berlaku



sebagai landasan untuk memperbaiki struktur dan operasional bisnis yang ada sekarang. Model-model yang dikemukakan dapat dipakai untuk mengidentifikasi perubahan yang perlu ada pada proses bisnis untuk perbaikan di masa datang



d. Untuk menunjukkan struktur inovasi bisnis dengan menjadi landasan bagi upaya tindak lanjut karena inovasi umumnya menyangkut perubahan radikal pada proses bisnis. e. Untuk menguji coba atau mempelajari



konsep bisnis baru. Model yang dikembangkan dapat menjadi sketsa pengembangan bisnis. Perubahan tersebut dapat mencakup implementasi ide baru, proses bisnis yang menginspirasi atau implementasi perkembangan bisnis baru.



f. Untuk mengidentifikasi peluang adanya outsourcing. Bagian dari proses bisnis yang tidak masuk ke dalam bisnis utama dapat diserahkan operasionalnya ke supplier lain. spesifikasi outsourcing yang digunakan disesuaikan dengan model bisnis yang akan dilakukan outsourcing.



4



4. METODE PEMODELAN 4.1



Pemodelan Proses Bisnis dengan Activity Diagram



Activity diagram merupakan suatu bagian dari Unified Modeling Language (UML) yang bisa digunakan untuk memodelkan proses bisnis. Activity diagram juga sering digunakan dalam pengembangan software misalnya untuk menunjukkan algoritma apa yang digunakan untuk operasi tertentu. Activity diagram memiliki kegunaan yang luas di mana model ini dapat digunakan untuk menunjukkan aktivitas baik sekuensial dan paralel, objek yang digunakan dan dihasilkan oleh suatu aktivitas, siapa yang bertanggung jawab dalam suatu aktivitas serta hubungan dan ketergantungan antar aktivitas. Semua hal tersebut penting dalam pemodelan proses bisnis.



Pada UML, simbol merupakan stereotype aktivitas dari suatu activity diagram. Suatu proses mengambil input berupa sumber daya dari sebelah kiri kemudian mengindikasikan outputnya pada sebelah kanan. Sebagai contoh misalnya seorang telesales yang melakukan penjualan lewat telepon. Input yang digunakan adalah calon pelanggan potensial serta output berupa nilai penjualan yang diperoleh. Tujuan dari proses ini dijelaskan secara spesifik misalnya jumlah penjualan yang dicapai setiap minggu. Kemudian sumber daya yang digunakan dapat dibagi menjadi dua stereotype yaitu supply berupa pegawai penjualan dan control berupa telesales manajer. Pemodelan proses bisnis menunjukkan aktivitas-aktivitas apa yang dilakukan organisasi untuk mencapai tujuan dan hubungan antar sumber daya yang digunakan dalam proses tersebut. Sumber daya itu dapat berupa orang, material, energy, informasi dan teknologi yang dapat dikonsumsi, disaring, dibuat atau digunakan selama proses. Terdapat beragam hubungan antar proses dan sumber daya yang digunakan, hubungan interaksi antara proses yang berbeda dan hubungan antara proses dan tujuan. Suatu diagram proses dapat menunjukkan bagaimana event bisnis dihasilkan atau diterima antara proses-proses yang berbeda. Swimlane digunakan untuk menunjukkan habitat organisasi di mana proses tersebut berlangsung.



5



Gambar 1. Contoh Activity Diagram Ada sebuah varian diagram proses yang disebut sebagai assembly line diagram yang terdapat dalam Eriksson-Penker Business Extension. Assembly line diagram banyak digunakan untuk memodelkan proses bisnis khususnya yang bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi yang dapat menunjang proses bisnis. Diagram tersebut menunjukkan bagaimana suatu proses menuliskan dan membaca objek-objek yang berbeda yang ditempatkan dalam suatu package. Proses-proses tersebut saling berkomunikasi dengan objek yang ada dalam package kemudian meminta service yang berbeda atau membaca informasi dari proses yang ada di sana. Assembly line package umumnya menggambarkan keseluruhan sistem informasi atau sub sistem dari sistem informasi. Assembly line diagram menunjukkan persyaratan apa saja yang ada pada proses yang harus dimiliki oleh sistem informasi sehingga dapat menghasilkan tampilan output yang benar. Antar muka yang biasa digunakan adalah use case pada pemodelan berorientasi objek kemudian memberikan refernsi kepada assembly 6



line diagram yang nantinya akan menjadi use case dalam sistem informasi yang akan dibangun. Proses ini sangat penting karena diagram ini menggambarkan kebutuhan fungsional bisnis yang ada pada sistem informasi. Assembly line diagram juga menyediakan hubungan antar pemodelan bisnis dan pemodelan kebutuhan sistem menggunakan use case. 4.2



Pemodelan Proses Bisnis dengan BPMN Business Process Modeling Notation (BPMN) adalah standard baru untuk memodelkan proses bisnis dan proses-proses web service. BPMN diusulkan oleh BPMI (Business Process Management Initiative) yang merupakan asosiasi para professional yang bergerak dalam manajemen proses bisnis untuk memberikan suatu standard bagaimana cara memodelkan suatu proses bisnis. BPMI didirikan untuk mempromosikan dan mengembangkan penggunaan Business Process Management (BPM) melalui penggunaan standard perancangan proses, deployment, pelaksanaan, perawatan dan optimasi proses.



BPMI telah mengembangkan 3 standard untuk memodelkan BPM, diantaranya adalah : -



BPMN : sebagai standard untuk memodelkan proses bisnis



-



Business Process Modeling Language (BPML) sebagai standard bagi business execution language



-



Business Process Query Language (BPQL) yang merupakan sebuah antar muka manajemen standard untuk deployment dan eksekusi proses-proses e-bisnis



BPMN memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan memodelkan proses bisnis dengan Unified Modeling Language (UML), diantaranya adalah : a. BPMN menyediakan teknik memodelkan aliran proses sehingga lebih kondusif dengan cara kerja model analis bisnis b. Dasar matematis yang kuat dirancang untuk bisa dipetakan ke dalam Business Process Execution Language (BPEL), sementara UML ttidak memiliki kemampuan tersebut. BPMN 7



dapat dipetakan ke dalam UML dan menyediakan sebuah front end bagi model bisnis untuk perancangan sistem lebih lanjut ke dalam UML BPMN dikembangkan sebagai standard pemodelan proses bisnis dengan tujuan untuk : a. Menyediakan notasi yang dapat dengan mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis, termasuk analis bisnis yang menciptakan draft awal dari proses sampai teknik pengembangan sistem untuk menentukan teknologi apa yang akan digunakan dalam menjalankan proses bisnis b. Untuk memastikan bahwa bahasa XML yang dirancang untuk melaksanakan proses bisnis (seperti BPEL dan BPML ) dapat diekspresikan secara visual dengan notasi yang sama BPMN merupakan aspek inti baru dalam dunia enterprise architecture khususnya business process management (BPM). BPM terkait pada upaya pengelolaan perubahan untuk meningkatkan proses bisnis. BPM mampu menyatukan berbagai disiplin ilmu yang sebelumnya terpisah-pisah ke dalam satu standard, yaitu process modeling simulation, workflow, enterprises application integration (EAI) dan business-to-business (B2B) integration Dengan adanya BPMN maka organisasi dapat melakukan teknik pemodelan proses bisnisnya dengan menggunakan standard yang menjadi acuan dalam perancangan dan pelaksanaan proses bisnis. Hal ini lebih disebabkan karena mengelola proses bisnis bukan merupakan suatu kegiatan yang bersifat ad-hoc, namun lebih menekankan kepada kebutuhan manajemen kontrol terhadap penemuan, arsitektur, desain dan pengembangan proses. Kekuatan yang dimiliki oleh BPMN terletak pada spesifikasi yang dibangun dengan dasar matematis yang kuat sehingga memungkinkan sebuah BPMN dapat dipetakan langsung ke dalam BPML seperti halnya sebuah physical data model dapat dipetakan langsung ke dalam Data Definition Language (DDL). Hal ini berarti proses bisnis yang dirancang menggunakan standad BPMN dapat dimanipulasi secara langsung dengan menggunakan executable language yang disediakan untuk mempermudah proses eksekusi. Di dalam BPMN terdapat Business Process Diagram (BPD) yang dirancang untuk melakukan 2 hal, yaitu: 8



-



Mudah digunakan dan dipahami karena dapat digunakan dengan cepat dan mudah untuk memodelkan proses bisnis. Metode ini juga mudah dipahami oleh pengguna non teknis seperti pihak manajemen



-



Menawarkan ekspresivitas untuk memodelkan proses bisnis yang sangat kompleks dan dapat dipetakan ke business execution languages.



Notasi dalam BPMN BPMN memungkinkan kita melakukan pemodelan kejadiankejadian mulai dari permulaan proses sampai hasil akhir dalam suatu aliran proses. Keputusan bisnis atau percabangan aliran dapat dimodelkan dengan menggunakan gateway. Gateway yang digunkan di sini mirip simbul keputusan dalam flowchart. Sebuah proses dalam aliran dapat mengandung sub proses yang secara grafis dapat ditunjukkan dengan diagram proses bisnis lain yang tersambung melalui sebuah hyperlink ke simbol proses. Jika sebuah proses tidak didetilkan ke dalam sub proses maka diangap sebuah task yaitu level proses yang paling rendah. Sebuah tanda ‘+’ pada simbol proses menunjukkan bahwa proses ini dapat didekomposisi. Jika tanda ‘+’ tidak ada, maka proses ini adalah task.



Gambar 2. Contoh BPMN Diagram Sebuah BPD terdiri dari sekumpulan elemen grafis yang dapat dibedakan menjadi beberapa kategori dasar sebagai berikut : - Flow object



9



•



event



Event digambarkan dengan sebuah lingkaran dan merupakan suatu yang terjadi selama berlangsungnya proses bisnis. Event ini memperngaruhi aliran proses dan biasanya memiliki penyebab (trigger) atau hasil (result). Event dilambangkan dalam bentuk lingkaran dengan pusat terbuka untuk memungkinkan pembedaan trigger dan result yang berbeda Terdapat 3 jenis event berdasarkan kapan event tersebut mempengaruhi aliran , yaitu start, intermediate dan end.



•



activity sebuah activity ditunjukkan dengan persegi panjang dengan ujung-ujung bulat dan merupakan bentuk umum untuk pekerjaan yang dilakukan perusahaan. Activity merupakan sebuah aktivitas yang dapat berdiri sendiri atau gabungan dengan aktivitas lain. tipe dari aktivitas antara lain :  task sub process : dibedakan dengan tanda ‘+’ pada bagian tengah bawah dari bentuk tersebut. 



berikut adalah lambang dari



•



gateway sebuah gateway digambarkan dengan bentuk wajik dan digunakan untuk mengontrol percabangan dan penggabungan sequence flow. Jadi, gateway menentukan keputusan tradisional, penggabungan dan



10



penggabungan aliran. Berikut ini adalah lambang dari



gateway



-



Connecting object Connecting object merupakan flow object yang dihubungkan dalam sebuah diagram untuk membentuk struktur dasar dari proses bisnis. Ada 3 jenis connecting object yaitu :  Sequence flow  Message flow  association



-



Swimlane swimlane digunakan sebagai mekanisme untuk membagi kategori visual untuk menggambarkan kemampuan fungsional atau tanggung jawab yang berbeda. BPMN mendukung swimlane dengan dua bentuk swimlane object yaitu :



-



•



Pool : mewakili partisipan dalam sebuah proses



•



Lane : sub bagian dalam sebuah pool dan akan menambah panjang dari pool baik vertical ataupun horizontal. Lanes digunakan untuk mengatur dan mengkategorikan aktivitas



Artifact BPMN dirancang untuk memungkinkan pemodel dan alat pemodelan fleksibilitas untuk memperluas notasi dasar dan menyediakan kemampuan untuk konteks tambahan yang tepat untuk situasi pemodal tertentu misalnya pasar vertikan seperti asuransi dan perbankan.



11



Berbagai artifact dapat ditambahkan ke dalam diagram sesuai dengan konteks proses bisnis yang dimodelkan. Versi saat ini dari spesifikasi BPMN hanya memiliki 3 tipe artifact yaitu: •



Data object yang merupakan mekanisme untuk menunjukkan bagaiman data dibutuhkan atau diproduksi oleh aktivitas. Data object dihubungkan dengan aktivitas melalui asosiasi



•



Group merupakan mekanisme bagi pemodel yang memberikan informasi teks tambahan untuk membaca diagram BPMN



5. PEMODELAN FRS ONLINE DENGAN ACTIVITY DIAGRAM



Berikut ini adalah skenario menggunakan activity diagram:



pemodelan



FRS



Online



dengan



a. Proses yang tidak dimodelkan adalah proses input data mahasiswa, input data dosen dan input data matakuliah yang diselenggarakan. b. Proses pembayaran SPP tidak dimodelkan



c. Mahasiswa login ke web frs online yang telah ditentukan oleh pihak ITS d. Mahasiswa mengisikan username (NIM) dan password e. Sistem mengecek, apakah mahasiswa tersebut telah melunasi SPP, jika spp belum lunas maka mahasiswa tersebut tidak dapat melakukan proses FRS f. Mahasiswa yang telah melunasi SPP dapat melakukan proses FRS. Proses FRS diawali dengan memilih atau membatalkan matakuliah yang akan diambil. g. Proses pengisisan FRS dibagi menjadi dua bagian menambahkan mata kuliah atau membatalkan mata kuliah. •



yaitu



Untuk proses penambahan mata kuliah adalah sebagai berikut: Ketika memilih mata kuliah yang akan diikuti, sistem akan melakukan pengecekan berdasarkan :



12



- IPS, jika memenuhi standar yang telah ditentukan oleh pihak ITS, maka proses selanjutnya adalah pengecekan mk prasyarat. Sedangkan jika tidak memenuhi maka matakuliah tidak dapat diikuti. - Mata kuliah prasyarat, jika matakuliah prasyarat belum lulus, maka matakuliah tidak dapat diikuti - Kuota kelas, jika kuota kelas sudah terisi penuh, maka matakuliah pada kelas tersebut tidak dapat diikuti Jika memenuhi ketiga ditambahkan pada FRS. •



persyaratan,



maka



matakuliah



Jika mahasiswa melakukan pembatalan matakuliah, secara otomatis, sistem akan menambah jumlah kuota yang tersedia, begitu pula sebaliknya



h. Mahasiswa kemudian melanjutkan dengan meminta persetujuan kepada dosen wali yang telah ditentukan oleh pihak ITS i. Dosen wali dapat langsung melakukan persetujuan langsung, ataupun melakukan revisi terhadap FRS yang telah diisikan oleh mahasiswa walinya dengan menambahkan matakuliah atau mengurangi matakuliah yang akan diambil oleh anak wali. j. Jika telah disetujui oleh dosen wali, maka dosen wali akan menyimpan hasil FRS mahasiswa, dan mahasiswa dapat melakukan cetak FRS. Ketika FRS telah disetujui maka mahasiswa tidak dapat lagi mengubah FRS. k. Mahasiswa



dapat melakukan perubahan FRS setelah kuliah berjalan, dengan cara manual (mengisi dokumen FRS yang dapat diambil di bagian TU). Dosen wali yang melakukan perubahan di FRS online, dosen wali diasumsikan tidak ada batasan waktu perubahan.



l. Proses selesai



13



14



6. PEMODELAN FRS ONLINE DENGAN BPMN



Pemodelan proses bisnis FRS Online menggunakan BPMN dilakukan dengan skenario yang hampir sama dengan pemodelan menggunakan activity diagram.



Gambar 4 Skenario Utama



15



Gambar 5. Organisasi FRS Online



Organisasi yang menaungi para personal yang berperan dalam FRS Online ditunjukkan dalam gambar 5. Para personel tersebut adalah pegawai BTN yang bertugas menerima uang pendaftaran SPP dan menginputkannya ke sistem penerimaan SPP di FRS Online. Kemudian di bagian jurusan terdapat mahasiswa S2, dosen dan tata usaha. Mahasiswa s2 berperan dalam pengisian FRS dan dosen berperan sebagai dosen wali yang menyetujui FRS. Sedangkan tata usaha bertugas menginputkan siapa saja mahasiswa dan dosen wali yang bersangkutan serta memasukkan data-data mata kuliah. Dari sisi BAAK terdapat pegawai BAAK yang bertugas menginputkan data mahasiswa dan dosen baru.Sistem FRS Online sendiri yang berperan sebagai penyedia antar muka yang menghubungkan proses yang ada dalam FRS Online.



16



Gambar 6. Resource yang digunakan dalam FRS Online



FRS Online menggunakan resource yang dibagi menjadi 4 kategori yaitu mahasiswa, dosen, karyawan dan sistem. Anggota dari kategori mahasiswa adalah mahasiswa S2. Sedangkan anggota dari karyawan terdiri dari tata usaha jurusan, BAAK, dan bank BTN. Sementara anggota dari sistem adalah sistem FRS Online itu sendiri.



17



Gambar 7. Daftar material yang digunakan dalam FRS Online



Gambar 7 menjelaskan tentang material apa saja yang digunakan dalam FRS Online.



18



Gambar 8. Form Rencana Studi



Proses utama dalam form rencana studi ini adalah pembayaran SPP, registrasi,mengisi FRS yang kemudian dilanjutkan dengan dua proses yaitu menambah kuota kelas dan perwalian.



19



Gambar 9. Pembayaran SPP



Proses pembayaran SPP diawali dengan menyetorkan uang ke bank BTN yang diwakili dengan proses melakukan pembayaran, kemudian karyawan Bank BTN akan mencetak bukti pembayaran berupa slip. Mahasiswa S2 selanjutnya menyerahkan bukti slip pembayaran tersebut ke sekretariat pasca sarjana.



20



Gambar 10. Proses registrasi dalam FRS Online



Proses perwalian dalam FRS Online dimulai mahasiswa masuk ke sistem FRS Online yang kemudian sistem memberikan peringatan bahwa mahasiswa telah membayar SPP. Kemudian pegawai BAAK melakukan proses registrasi mahasiswa, dosen, dan mata kuliah. Pada saat melakukan registrasi mahasiswa, pegawai BAAK juga 21



memasukkan nama dosen wali yang bertanggung jawab mengawasi kegiatan perkuliahan mahasiswa tersebut. Setelah menunggu proses registrasi selesai kemudian form FRS siap diisi oleh mahasiswa



Gambar 11. Proses pengisian FRS Online Awal



Proses pengisian FRS merupakan kelanjutan dari proses registrasi. Pada proses ini mahasiswa masuk ke FRS online dengan mekanisme login kemudian sistem akan melihat apakah mahasiswa tersebut sudah membayar SPP. Jika mahasiswa belum bayar SPP maka mahasiswa tersebut akan ditolak masuk ke FRS online. Jika mahasiswa sudah membayar SPP maka mahasiswa bisa melakukan pengambilan mata kuliah yang dilakukan dengan menambah mata kuliah yang ada dalam daftar FRS online. Jika mahasiswa ingin menghapus mata kuliah yang sudah dipilih maka dia akan diarahkan ke proses hapus mata kuliah. Jika dia masih ingin menambah mata kuliah lagi maka dia diarahkan kembali ke menu tambah mata kuliah. Apabila mahasiswa sudah merasa cukup maka mahasiswa dapat melihat hasil FRS online 22



dan kemudian keluar dari sistem FRS online dan form FRS siap untuk dibawa ke proses perwalian.



Gambar 12. Proses Mengisi FRS



Proses mengisi FRS diawali dengan pengecekan waktu pengisian FRS. Kemudian mahasiswa dapat melakukan pengisian FRS awal atau melakukan perubahan terhadap FRS yang telah diisikan sebelumnya. 23



Jika waktu pengisian FRS awal telah habis, maka mahasiswa hanya dapat melakukan perubahan terhadap FRS nya saja. Proses selanjutnya adalah mahasiswa melakukan perwalian dengan menghadap ke dosen wali.



Gambar 13. Proses Perubahan FRS



Perubahan isi hasil FRS online dapat dilakukan oleh mahasiswa dengan mengambil form perubahan FRS di bagian BAAK kemudian dilanjutkan dengan mengisi form permintaan perubahaan FRS tersebut.



24



Gambar 14. Membuka Halaman FRS



Gambar 14 menjelaskan mengenai proses membuka halaman FRS online. Sistem akan memverifikasi matakuliah prasyarat yang diambil untuk dapat melakukan FRS. Kemudian sistem akan menampilkan halaman FRS online. Hal ini berlaku untuk mahasiswa bukan semester 1. Jadi, untuk mahasiswa semster 1 atau mahasiswa baru, maka sistem akan menampilkan halaman default FRS sesuai paket jurusan yang diambil, dimana mahasiswa tidak dapat melakukan perubahan terhadap FRS tersebut dan langsung dapat melanjutkan proses untuk keluar dari sistem. perwalian dalam FRS Online yang dilakukan oleh dosen wali. Dosen wali masuk ke proses perwalian dengan melakukan login kemudian dosen akan melakukan pengecekan form FRS yang sudah masuk. Form FRS yang telah masuk kemudian dipertimbangkan apakah perlu dilakukan penambahan atau pengurangan mata kuliah. Jika tidak ada maka form FRS bisa langsung disetujui. Namun jika dosen wali perlu melakukan penambahan atau penghapusan mata kuliah berdasaran pertimbangan tertentu, maka dosen wali akan masuk ke proses penambahan dan pembatalan mata kuliah yang akan dibahas lebih lanjut dibawah ini. 25



Gambar 15. Proses Tambah Mata Kuliah



Pada proses ini digambarkan detil proses penambahan mata kuliah yang bisa dilakukan oleh mahasiswa dengan cara mahasiswa memilih mata kuliah, kemudian sistem akan mengecek jumlah IPS nya untuk mengetahui berapa jumlah sks maksimum yang bisa diambil. Kemudian sistem akan menjumlah sks dari mata kuliah yang diambil jika melebihi batas ketentuan sesuai IPS maka mahasiswa tidak diijinkan menambah mata kuliah. Selain itu proses pengecekan mata kuliah juga dilakukan dengan memeriksa apaka ada mata kuliah prasyarat yang harus dipenuhi. Jika ada, maka sistem akan mengecek apakah mahasiswa tersebut lulus mata kuliah prasyarat. Jika tidak lulus mata kuliah prasyarat maka mahasiswa tidak bisa mengambil mata kuliah tersebut. Apabila mahasiswa sudah memenuhi semua persyartan tersebut kemudian mahasiswa akan didaftarkan oleh sistem untuk mengambil kelas dari mata kuliah yang bersangkutan. Pada saat itu sistem akan mengecek apakah kuota mahasiswa dalam 26



kelas tersebut masih ada. Jika masih ada kuota, maka mahasiswa didatarkan pada kelas tersebut. Jika kuota telah habis maka mahasiswa akan didaftarkan ke kelas yang lain. jika seorang mahasiswa mengambil mata kuliah maka sistem secara otomatis akan mengurangi jumlah kuota kelas.



Gambar 16. Proses Hapus Mata Kuliah



27



Gambar 17. Proses Perwalian



28



Gambar 18. Proses Penambahan Quota Kelas



29



30



Gambar 19. Proses Tambah MK oleh Dosen Wali



Dosen wali dapat melakukan penambahan mata kuliah dengan memilih mata kuliah yang ada dalam daftar yang ada di form FRS online. Kemudian hasilnya akan dicek berdasarkan IPS, jumlah SKS yang diijinkan, ketentuan mengenai kelulusan mata kuliah prasyarat dan jumlah kuota kelas. Apabila semua persyaratan tambah mata kuliah sudah terpenuhi maka sistem akan menambahkan mata kuliah ke daftar mata kuliah yang dipilih mahasiswa dalam form FRS Online dan sistem secara otomatis akan mengurangi kuota kelas dari mata kuliah yang diambil.



31



Gambar 20. Proses pembatalan mata kuliah oleh dosen wali Dosen wali dapat melakukan pembatalan mata kuliah dengan cara menghapus mata kuliah dari datar mata kuliah yang diambil mahasiswa pada form FRS online. Kemudian sistem akan menghilangkan mata kuliah tersebut dari daftar FRS Online mahasiswa kemudian menambah jumlah kuota kelas dari mata kuliah yang dibatalkan tersebut.



Setelah semua proses dijalani maka dosen wali akan menyetujui form FRS tersebut dan proses FRS Online telah selesai dilakukan.



32



7. CONTOH HASIL SIMULASI



Gambar 21. Resource Utilization



Gambar 22. Role Utilization



33



Gambar 23. Diagram Role Work Time



Pemakaian sumber daya yang digunakan dalam FRS Online ditunjukkan dalam grafik pada gambar 18, 19 dan 20. Dari grafik tersebut diketahui bahwa tingkat kesibukan masing-masing pemeran dalam FRS Online bervariasi antara 0 sampai 2 %. Tetapi yang paling banyak aktivitasnya adalah mahasiswa yang tingkat kesibukannya mencapai 1.83%. waktu yang dibutuhkan oleh mahasiswa dalam menjalankan aktivitasnya membutuhkan waktu sebesar 52menit 35 detik. hal ini bisa terjadi karena sebagian besar kegiatan FRS online dialokasikan kepada mahasiswa pada saat proses pengisian FRS.



34



Gambar 24. Diagram Process All Path



35



Gambar 25. Diagram Shortest Time In Path



Gambar 26. Diagram Process Longest Time Path



Gambar 27. Diagram Process Least Costly Path



36



Gambar 28. Diagram Process Most Costly Path



Gambar 29. Diagram Material Statistic 37



Gambar 30. Diagram Resource Utilization



Gambar 31. Diagram Resources All Path



8. PERBANDINGAN HASIL PEMODELAN 38



Berdasarkan hasil pemodelan yang dilakukan dengan activity diagram dan bpmn diperoleh perbandingan yang dapat dirangkum sebagai berikut :



Variabel Kemudahan penggunaan



Activity Diagram Lebih mudah digunakan karena hanya menampikan alur kegiatan atau proses dari awal sampai akhir



Kelengkapan data



Kurang lengkap karena hanya menampilkan aliran proses saja



Penerjemahan sistem oleh arsitek sistem informasi



Penerjemahan diagram sering sama dengan yang akhirnya pada pemrograman



Kemampuan untuk disimulasikan



Tidak memiliki kemampuan untuk disimulasikan karena bersifat statis



Konsistensi data



Tidak



ada



activity dianggap flowchart berujung algoritma



BPMN lebih sulit digunakan karena harus memahami karakter proses, kebutuhan sumber daya, alokasi dan memperhitungkan peluang yang terjadi pada masing-masing proses Sangat lengkap karena manampilkan organisasi proses, siapa pelakunya, sumber daya apa yang dipakai, aliran material yang berjalan dari proses yang satu dengan yang lain serta mencakup aturanaturan yang berlaku dalam lingkungan proses tsb berjalan Menggambarkan kebutuhan dasar dari sistem informasi yang akan dikembangkan. Sehingga sistem tsb dapat memenuhi kebutuhan bisnis. Bisa disimulasikan dengan cara mengubah variable atau proses tertentu untuk mengetahui respon sistem



mekanisme Mekanisme 39



fleksibilitas



pengecekan apakah data atau material yang mengalir tsb konsisten antara proses satu dengan lainnya



pengecekan data berupa resource dan material yang digunakan pada setiap proses sebelum proses tersebut dapat disimulasikan



Kaku dalam penentuan aliran proses. Kalau tidak seperti apa yang ada di activity diagram, maka hal itu adalah salah



Fleksibel dalam menentukan diagram alir karena dapat diubah-ubah variable dan prosesnya agar bisa dibandingkan mana yang lebih baik Sebuah proses dikatakan baik jika dapat dibandingkan dengan hasil proses yang lain. karena bpmn bisa disimulasikan maka alasan untuk menjustifikasi suatu proses dikatakan baik dapat dipertanggung jawabkan



Ukuran proses Tidak ada ukuran yang dikatakan baik jelas apakah proses yang digambarkan dalam diagram alir sudah dikatakan baik



9. KESIMPULAN Berdasarkan hasil perbandingan kedua jenis metode pemodelan yang digunakan untuk memetakan proses bisnis FRS Online, maka dapat disimpulkan bahwa pemodelan dengan BPMN lebih sesuai digunakan untuk menggambarkan proses bisnis karena pemodelan jenis ini sangat lengkap. BPMN mampu menampilkan organisasi proses, siapa pelakunya, sumber daya apa yang dipakai, aliran material yang berjalan dari proses yang satu dengan yang lain serta mencakup aturan-aturan yang berlaku dalam lingkungan proses tsb berjalan. Selain itu, BPMN memiliki dasar matematis yang kuat sehingga dapat digunakan untuk melakukan simulasi dengan metode what-if scenario. 40



Dengan cara inilah BPMN dapat digunakan untuk membantu pihak manajemen ITS dalam memperbaiki proses bisnisnya.



41