Pencatatan Dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat [PDF]

Citation preview

BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pelayanan kesehatan dimasyarakat dilakukan melalui kegiatan pengawasan, pengendalian dan penilaian yang meliputi pencatatan, pelaporan, monitoring, dan evaluasi. Pencatatan dan pelaporan adalah indikator kerberhasilan suatu kegiatan. Tanpa adanya pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya.Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data informasi yang berharga serta bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi data dan informasi ini merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut. Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan oleh bidan komunitas mengacu kepada Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) yang



disyahkan



86/Menkes/II/1981



dengan dan



keputusan



Keputusan



Menteri



Direktur



Kesehatan



Jenderal



No.



Pembinaan



Kesehatan Masyarakat No.590/BM/DJ/Info/V/1996. Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan teratur untuk pengelola kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi. SP2TP bertujuan agar semua hasil kekgiatan puskesmas (didalam dan diluar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan kejenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.



BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Pencatatan dan Pelaporan 1



Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut depkes RI (1992) adalah sebagai berikut : 1. Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No. 63/Menkes/SK/II/1981. 2. Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegarasi dan mempunyai tujuan tertentu. 3. Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas. Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kerja, disket, pita nama dan pita filem. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara (syahlan: 253). Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan. Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tersebut (syahlan : 256).pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.



2



Sistem pencatatan secara umum terbagi dalam 2 bagian, yaitu Sistem Pencatatan Tradisional Dan Sistem Pencatatan Non-Tradisional. Sistem Pencatatan Tradisional adalah sistem pencatatan yang memiliki catatan masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam sistem ini masing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan, Perawat. Epidemiolog, Ahli Gizi dan sebagainya) mempunyai catatan sendirisendiri secara terpisah. Keuntungan sistem ini adalah pencatatan dapat dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan sistem ini adalah data tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi antar petugas kesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan tuntas sulit dilakukan. Sistem



Pencatatan



Non-Tradisional



adalah



Pencatatan



yang



berorientasi pada Masalah (Problem Oriented Record/POR). Keuntungan sistem ini adalah kerjasama antar tim kesehatan secara menyeluruh. Setiap petugas kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang data kesehatan sebaik mungkin. Berdasarkan



pengertian-pengertian



tersebut,



maka



dapat



pula



disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaopran merupakan : 1. Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat atau media tentang data kesehatan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang biasa dibaca dan dipahami isinya. 2. Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dan dipertanggung jawabkan oleh petugas kesehatan. 3. Kumpulkan informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagai alat atau sarana komunikasi yang penting antar petugas kesehatan. Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan sitem pencatatan dan pelaporan Terpadu Puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapkan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan



perencanaan



kesehatan. 3



Setiap



program



akan



menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan



program



dan



perkembangan



masalah



kesehatan



masyarkat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, diitegrasikan agar menajdi pengetahuan bagi semua staf puskesmas. Sistem pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal : 1. Pencatatan, pelaporan dan pengolahan; 2. Analisis; dan 3. Pemanfaatan. Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku register yang berlaku untuk masing-masing program. Data tersebut kemudian direkapitulasi ke dalam format laporan SP3 yang sudah dibutuhkan.koordinator SP3 di Puskesmas menerima laporan-laporan dalam format buku tadi dalam 2 rangkap,yaitu satu untuk arsip dan yang lainnyauntuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten meneruskan ke masing-masing pengelola program di Dinas kesehatan kabupaten. Dari dinas kesehatan kabupaten, setelah diolah dan dianalisis dikirim ke koordinator SP3 di dinas kesehatan provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya. Frekuensi pelaporan sebagai berikut : 1. Bulanan; 2. Tribulan; 3. Tahunan. Laporan bulanan mencakup data kesakitan, gizi, KIA, imuniasi, KB dan penggunaan obat-obat. Laporan tribulanan meliputi kegiatan rujukan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas, rawat tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi. Laporan tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan , kesehatan lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan kadinasan, data ketenagaan puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan



keputusan



ditingkat



kabupaten



dan



kecamatan



memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang bernilai, yaitu data



4



atau informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu oleh Dinas Kesehatan kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan (Santoso. 2008). Untuk pengembangan efektifitas sistem informasi manajemen puskesmas, standar mutu (input, proses, lingkungan dan output) perlu dikaji dan dirumuskan kembali, masing-masing komponen terutama proses pencatatan dan pelaporannya perlu ditingkatkan. Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut: 1. Pencatatan dan pelaopran penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga



kesehatan



adalah



melakukan



pencatatan



data



penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaoprkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan. 2. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan. B. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan 1. Tujuan umum Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas ( di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai sengan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SP2TP di



5



kabupaten baru masih terkendali dengan rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke Dinas Kesehatan . 2. Tujuan khusus a. Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar, berkelanjutan dan teratur. b. Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan dan teratur. C. Ruang Lingkup Ruang lingkup pencatatan dan pelaopran kegiatan kiblat pada pedoman ini meliputi : 1. Ruang lingkup kegiatan kiblat dalam pedoman ini adalah semua kegiatan diklat pada pedoman ini meliputi : a. Pemerintah pusat: Departemen kesehatan dan semua perangkat, departemen atau lembaga pemerintah lain yang memiliki institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan. b. Pemerintah daerah provinsi dan kabpupaten atau kota semua perangkatnya. c. Swasta terutama institusi pelayanan kesehatan swasta dan institusi pendidikan kesehatan swasta. d. Organisasi-organisasi profesi di bidang kesehatan. 2. Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat dalam pedoman ini, meliputi : a. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan. b. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan diklat bagi tenaga, kesehatan triwulan. c. Pencatatan dan pelaopran



rekapitulasi



kegiatan



yang



diselenggarakan di Bapelkes tiap triwulan dan tiap tahun. D. Pelaksanaan Pencatatan dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang menggunakan formulir standar yang ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut : 1. Rekam kesehatan keluarga (RKK)



6



Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan dipuskesmas, kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga. Penggunaan RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga risiko tinggi yaitu ibu hamil risiko tinggi, neonatus risiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK). 2. Kartu rawat jalan Kartu rawat jalan atau leboih dikenal dengan kartu rekam medik pasien meruakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas. 3. Kartu indesks penyakit Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kista. 4. Kartu ibu Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan dan riwayat kehamilan sampai kelahiran. 5. Kartu anak Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah. 6. KMS balita, anak sekolah Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan dan pertumbuhan yang telah diperoleh blita dan anak sekolah. 7. KMS ibu hamil Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan



mencatat



perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil. 8. KMS ibu lanjut KMS usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia secara pribadi baik fisik maupun psikososial dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.



7



9. Register Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan di dalam dan diluar gedung puskesmas, yang telah dicatat dikartu dan catatan lainnya. Ada beberapa jenis register sebagai berikut: a. Nomor indeks pengunjung puskesmas. b. Rawat jalan. c. Register kunjungan. d. Register rawat inap. e. Register KIA dan KB. f. Register kohort ibu dan balita. g. Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi. h. Register register penimbangan balita. i. Register imunisasi. j. Register gizi. k. Register kapsul beryodium. l. Register anak sekolah. m. Sensus harian: kunjungan , kegiatan KIA, imunisasi dan penyakit. E. Pelaporan Kesehatan Masyarakat Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan terhadap kegiatan tersebut. Sesuai dengan keputusan direktur jenderal pembinaan kesehatan masyarakat No. 590/BM/DJ/Info/V/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun klender yaitu bulan januari-Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan atau beban kerja dipuskesmas. Setiap mengakhiri kegiatan harus ada pembuatan laporan. Berbeda dengan catatan, laporan harus disampaikan ke orang atau pihak lain. Proses laporan dilakukan tertulis. Maanfaat laporan, meliputi pertanggung jawaban otentik tentang pelaksanaan kegiatan, memberi informasi terdokumentasi, bahan bukti kegiatan (bukti hukum), bahan pelayanan, bahan penyusunan rencana dan evaluasi, serta bahan untuk penelitian. Laporan yang lengkap terdiri atas unsur : pendahuluan, (latar belakang, tujuan, ruang lingkup); isi laporan (perencanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, hasil kegiatan secara nyata, masalah dan hambatan, saran untuk tindak lanjut): dan jika diperlukan, dilengkapi rekomendasi. Jenis laporan dibagi menjadi duan, yaitu pelaporan kejadian luar biasa atau



8



darurat yang memerlukan pelayanan dan bantuan cepat. Sementara laporan berkala, misalnya laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, kuartalan dan tahunan. F. Kegiatan Pencatatat dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat 1. Mentabuluasi data upaya kesehatan yang dilakukan. 2. Mengkompilasi data dari puskesmas dari puskesma. Menyusun kartu indeks penyakit menyusun sensus harian untuk mengolah data kesakitan. 3. Menyajikan daam bentuk narasi, tabel, grafik sesuai kebutuhan. 4. Melakukan berbagai perhitungan-perhitungan dengan menggunakan data denomintor. 5. Melakuakn analisa untuk kebutuhan pemantauan, intervensi, serta perencanaan di masa mendatang. 6. Membuat peta wilayah puskesmas termasuk saranana kesehatan. G. Pemanfaatan Pencatatan dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat. 1. Untuk memenuhi kebutuhan administrasi pada jenjang yang lebih tinggi



dalam



rangka



perencanaan,



pembinaan



dan



pentapan



kebijaksanaan. 2. Dimanfaatkan puskesmas untuk meningkatkan upaya kesehatan masyarakat melalui : a. Perencanaan (perencanaan mikro). b. Penggerakan dan pelaksanaan (lokakarya puskesmas). c. Pengawasan, pengendalian dan penilaian (stratifikasi). Manfaat pencatatan dan pelaporan antara lain : 1. Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan ditingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota. 2. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan. 3. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan. 4. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil. Manfaat pencatatan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Memberikan informasi tentang keadaan masalah/kegiatan. Sebagai bahan bukti dari suatu kegiatan/peristiwa. Bahan proses belajar dan bahan penelitian Sebagai pertanggung jawaban. Bahan pembuatan laporan. Perencanaan,pelaksanaan dan evaluasi. Bukti hukum.



9



8. Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta mengingatkan kegiatan peristiwa khusus. H. Bentuk pencatatan berdasarkan isi 1. Catatan tradisional : berisi hal-hal yang didengar dan dilakukan oleh pencatat secara sistematis, tidak lengkap dan biasanya berupa catatan harian. 2. Catatan sistematis : menggambarkan pola keadaan, masalah dan langkah pemecahan masalah. Batasan dari pencatatan dan pelaporan adalah sebagai berikut: a. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan. b. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan. c. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan an dan tahuanan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.



I. Macam-macam pencatatan Model naratif atau narasi sering disebut teknik pencatatan yang berorientasi pada sumber data. 1. Keuntungan a. Sudah di kenal. b. Udah dikombinasikan dengan cara dokumentasi lain. c. Jika ditulis dengan tepat bisa mencakup seluruh keadaan pasien. d. Mudah ditulis. 2. Kekurangan 10



a. b. c. d.



Tidak terstuktur dan simpang siur datanya. Perlu banyak waktu. Terbatas dengan kemampuan pelayanan kesehatan. Informasi sulit untuk jangka panjang.



Naratif adalah model lama, tradisional yang paling fleksibel. Sistem pencatatan naratif cara penulisannya mengikuti dengan ketat urutan kejadian atau kronologis. Dengan cara naratif ini tiap institusi mempunyai kebijakan sendiri dalam sistem pencatatan. J. Pengelolaan pencatatan dan pelaporan 1. Pencatatan Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu dan bidan didesa harus di catat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut : a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK) Kegunaan untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit disuatu keluarga. Penggunaan dalam anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga risiko tinggi yaitu ibu hamil risiko tinggi. Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu Kartu Tanda Pengenal Keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang. b. Kartu rawat jalan Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan kartu untuk pencatatan identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas. c. Kartu indeks penyakit Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat dan



perkembangan



penyakit.



Kartu



indeks



penyakit



diperuntukkan khusus penderita penyakit TBC, paru dan kusta. d. Kartu ibu Merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan dan riwayat kehamilan sampai kelahiran. e. Kartu anak 11



Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan,



pelayanan



preventif,



promotif,



kuratif,



dan



rehabilitaif yang diberikan kepada balita dan anak pra sekolah. f. KMS balita, anak sekolah Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pelayanan dan pertumbuhan yang di peroleh balita dan sekolah. g. KMS ibu hamil Merupakan anak untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang di terima ibu hamil. h. KMS usia lanjut (USILA) Meruapakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial dan di gunakan untuk memantau kesehatan, deteksi dini penyakit dan evaluasi kemajuan kesehatan USILA. i. Register Merupakan formulir untuk mencatat dan merekap data kegiatan baik di dalam maupun di luar gedung puskesmas, yang telah di catat di kartu dan catatan lainnya ada beberapa jenis register sebagai berikut : 1) Nomor indeks pengunjung puskesmas 2) Rawat jalan. 3) Register kunjungan. 4) Register rawat inap. 5) Register KIA dan KB. 6) Register kohort ibu dan balita. 7) Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi. 8) Register penimbangan balita. 9) Register imunisasi. 10) Register gizi. 11) Register kapsul beryodium. 12) Register anak sekolah. 13) Sensus harian kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi dan penyakit. Adapun kriteria sistem pencatatan data kesehatan yang baik mencakup hal-hal di bawah ini:



12



a. Pencatatan harus sistematis, jelas, ringks dan mengacu pada respon pasien terhadap kejadian penyakit atau intervensi yang diberikan. b. Ditulis dengan baik dan menghindari keslahan. c. Tepat waktu, ditulis segera setelah tindakan/kegiatandilakukan. d. Ditulis secara terperinci mencakup what, why, when, where, who, and how. e. Menghindari kata kata yang sulit diukur. f. Mencantumkan nama jelas dan tanda tangan setelah melakukan pencatatan. 2. Pelaporan Pelaporan merupakan cara komunikasi petugas kesehatan yang dapat dilakukan dengan baik secara tertulis maupun lisan tentang hasil dari suatu kegiatan atau intervensi yang telah dilaksanakan. a. Laporan lisan 1) Kelemahan : kemungkinan yang dilaporkan hanyalah hal-hal yang baik-baik saja dan bersifat subjektif. 2) Keuntungan : hasil dari kegiatan/intervensi yang telah dilakukan dan data yang telah berkumpul dapat segera ditindaklanjuti dalam waktu yang lebih cepat. b. Laporan Tertulis 1) Kelemahan : Memakan waktu dan biaya yang lebih. 2) Keuntungan : Bisa lebih bersifat objektif dan lebih terperinci serta pelaporan dapat bersifat positif maupun negatif. Pencatatan dan pelaporan menurut POTTER dan PERRY adalah: a. Komunikasi Sebagai alat komunikasi yang efektif antar petugas kesehatan sehingga kesinambungan informasi dan upaya pelayanan kesehatan a.



dapat tercapai. Pendidikan Sebagai informasi tentang gambaran penyakit atau masalah kesehatan dan pemecahannya. b. Pengalokasian dana Dapat digunakan untuk merencanakan tindakan dan kegiatan yang tepat dengan dana yang tersedia. c. Evaluasi



13



Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi terhadap hasil intervensi yang diberikan. d. Dokumen yang sah Sebagai bukti nyata dan legal yang dapat digunakan bila didapatkan adanya penyimpangan serta bila diperlukan untuk e.



keperluan pengadilan. Jaminan mutu Dapat memberikan jaminan kepada masyarakat terhadap mutu



f.



pelayanan kesehatan yang diberikan. Penelitian Merupakan sumber data yang sangat bermanfaat untuk kepentingan



g.



penelitian atau riset. Analisis Merupakan dasar analisis masalah kesehatan pada individu,



h.



keluarga maupun masyarakat. Feed back Dapat digunakan sebagai umpan balik dalam rangka meningkatkan pelayanan kesehatan pada masyarakat.



3. Penatalaksanaan Pencatatan dengan format a. Family folder b. Buku register 1) Rawat jalan dan inap 2) Penimbangan 3) Kohort ibu 4) Kohord anak 5) Persalinan 6) Laboratorium 7) Pengamatan penyakit memar 8)Imunisasi 9) PKM c. Kartu indeks penyakitn(Kelompok penyakit) d. Kartu perusahaan e. Kartu murid f. Sensus harian ( penyakit dan kegiatan puskesmas mempermudah) 4. Pelaporan Jenis dan periode laporan : a. Bulanan 1) Data kesakitan 2) Data kematian 3) Data operasional (gizi,imunisasi,KIA,KB dan sebagainya). 14



b. c.



4) Data manajemen obat. Triwulan Data kegiatan puskesmas Tahunan 1) Umum dan fasilitas 2) Saran 3) Tenaga.



K. Mekanisme Pencatatan Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung. Di dalam gedung, loket memegang pernanan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat kartu tanda pengenal. Kemudian pasien disalurkan pada uni pelayanan yang dituju. Apabila diluar gedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan yang diterima. 1. Pengelolaan Laporan Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyrakat



No.590/BM/DJ/Info/Info/96,



pelaporan



puskesmas



menggunakan tahun kalender bulan januari sampai dengan bulan Desember



dalam



tahun



yang



sama.



Formulir



pelaporan



dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas. Formulir Laporan dari puskesmas ke Dati II a. Laporan Bulanan 1) Data kesakitan (LB 1) 2) Data obat-obatan (LB 2) 3) Data kegiatan gizi, KIA/KB dan imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3). b. Laporan sentinel 1) Laporan bulanan sentinel (LB 1S) Laporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjuk yaitu dari setiap DATI II, Dinas Kesehatan DATI I dan pusat (Ditjen PPM dan PLP). 15



2) Laporan bulanan sentinel (LB 2S) Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi tetabus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan DATI. 3) Laporan Tahunan Meliputi : a) Data dasar puskesmas (LT-1) b) Data kepegawaian (LT-2) c) Data peralatan (LT-3) 2. Alur Laporan Laporan Dati II dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati 1 dan Karwil Departemen Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi : a. Laporan Triwulan 1) Hasil entri data /rekapitulasi laporan LB1 2) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB2 3) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB3 4) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB4 b. Laporan Tahunan 1) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT-1 2) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT-2 3) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT-3 3. Frekuensi Laporan a. Laporan Triwulan Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh: laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2009, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2009). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini: 1) Kepala Dinas Kesehatan Dati I 2) Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi 3) Depkes RI Cq Ditjen Binkesman b. Laporan Tahunan Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan februari di tahun berikutnya dan diberikan kepadan dinas-dinas terkait berikut ini: 1) Kepala Dinas Kesehatan Dati II 2) Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi



16



3) Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas 4. Mekanisme Pelaporan a. Tingkat puskesmas Laporan dari perpustakaan



pembantu dan bidan di desa



disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas. 2) Pelaksana-pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam maupun diluar gedung serta laporan yang diterima dari puskesma pembantu dan bidan di desa. 3) Hasil rekapitulasi pelaksaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada coordinator SP2TP. 4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan. b .Tingkat Dati II 1) Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh depkes. 2) Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data. 3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program. 4) Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuka dalam rangkap 3(dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Departemen Kesehatan. c. tingkat Dati I



17



1) pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di dati I mempergunakan perangkat lunak sama dengan dati II 2) laporan dari dinkes dati II, diterima oleh dinas kesehatan dati I dan kanwil I dalam bentuk soft lens dikomplikasi/direkapitulasi. 3) hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelolaan program dati I untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian. d. tingkat pusat hasil olahan yang dilaksanakan ditjen dinkesmas paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan disampaikan kepada pengelola program terkait dan pusat data kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudain dikirimkan kanwil depkes provinsi. 6. metode penelitian dalam pencatatan dan pelaporan Penelitian ini merupakan penelitian deksriktif, dengan rancangan studi kasus dengan menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatn dan pelaporan puskesmas. 7. hasil penelitian dalam pencatatan dan pelaporan Porses pelaksanaan SP2TP di dinas kesehatan kabupaten timur tengah selatan, mengalami berbagai hambatan, khususnya yang berkaitan dengan pengetahuan dan perilaku para pengelola dan pengguna data, yang kurnag mendukung terhadap keberhasilan SP2TP. Kulaitas aspek teknis yakni penguasaan tentang SP2TP, proses datanya, sarananya serta kapasitas SDM belum memadai dan mendapat perhatian sebagai mana mestinya. Aspek sistem dalam konteks organiasional yang berkaitan dengan aspek perilaku khususnya menyangkut dengan peran, tugas dan tanggungjawab yang diwujudkan lewat sikap, motivasi



18



dan tindakan nyata dalam pelaksanaan SP2TP dan pemanfaatan data secara konsisten belum nampak.



19