Pencatatan Dan Pelaporan [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sistem Pencatatan dan Pelaporan merupakan instrumen vital dalam sistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan berbagai informasi kesehatan lainnya berguna untuk pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan di tingkat kabupaten atau kota maupun kecamatan. Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut. Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadi Puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapakan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disbut dengan system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP). Sesuai



dengan



sistem



kesehatan



nasional,



upaya



kesehatan



diselenggarakan melalui upaya kesehatan puskesmas, peran serta masyarakat dan rujukan upaya kesehatan. Puskesmas mempunyai fungsi sebagai 1



penembangnya



peran



serta



masyarakat,



pusat



pembinaan



kesehatan



masyarakat dan pusat pelayanan kesehatan masyarakat. Dalam rangka membina petugas puskesmas untuk bekerjasama dalam tim sehingga dapat melaksanakan fungsi puskesmas dengan baik, telah dikembangkan Lokakarya Mini Puskesmas. B. Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud dengan pencatatan dan pelaporan kesehatan masyarakat? 2. Apa tujuan dan manfaat pencatatan dan pelaporan kesehatan masyarakat? 3. Apa batasan dan ruang lingkup dari pencatatan dan pelaporan? 4. Bagaimana cara pengelolaan dan mekanisme pencatatan kesehatan masyarakat? 5. Bagaimana cara pengelolaan dan mekanisme pelaporan kesehatan masyatakar? 6. Apa frekuensi laporan penelitian dalam pencatatan dan pelaporan? C. Tujuan 1. Agar mahasiswa dapat mengetahui pengertian pencatatan dan pelaporan kesehatan masyarakat 2. Agar mahasiswa dapat mengetahui tujuan dan manfaat pencatatan dan pelaporan kesehatan masyarakat 3. Agar mahasiswa dapat mengetahui batasan dan ruang lingkup pencatatan dan pelaporan 4. Agar mahasiswa dapat mengetahui cara pengelolaan mekanisme pencatatan kesehatan masyarakat 5. Agar mahasiswa dapat mengetahui cara pengelolaan mekanisme pelaporan kesehatan masyarakat 6. Agar mahasiswa dapat mengetahui frekuensi laporan penelitian dalam pencatatan dan pelaporan



2



BAB II PEMBAHASAN



A. Pengertian Pencatatan dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas,disket, pita nama dan pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara. Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan. Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tersebut. Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut. B. Tujuan dan Manfaat Pencatatan dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat 1. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan a. Tujuan Umum Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan 3



SP2TP di kabupaten berau masih terkendala dengan rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke Dinas Kesehatan. b. Tujuan Khusus 1) Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar, berkelanjutan, dan teratur. 2) Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan, dan teratur. 2. Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan Manfaat pencatatan dan pelaporan antara lain : a. Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan kabupaten/kota b. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan c. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan d. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil Manfaat pencatatan a. Memberikan informasi tentang keadaan masalah / kegiatan b. Sebagai bahan bukti dari suatu kegiatan / peristiwa c. Bahan proses belajar dan bahan penelitian d. Sebagai pertanggung jawaban e. Bahan pembuatan laporan f. Perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi g. Bukti hukum h. Alat komunikasi dalam pnyampaian pesan serta menggigatkan kegiatan peristiwa khusus C. Batasan Pencatatan dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut :



4



1. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang beruapa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan. 2. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan. 3. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.



D. Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup: 1. Umum dan demografi Data umum meliputi peta wilayah dan wilayahnya, jumlah desa, dusun/RW, jumlah posyandu dan sasaran program Contoh : Data Wilayah Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ........... Penduduk Desa



L



P



Sekolah Tota l



UKS



Non UKS



Jumlah Murid SD



Dukun



Kelas I – IV



Terlatih



Kelas V - VI



A B C D



5



TOMA ≠ Terlatih



Kader Terlatih



Fasilitas Kes. Aktif



BPS



BKIA



2.



Sarana fisik



Data Umum dan Sasaran Program Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ........... Desa



Jumlah Dusun / RW



Jumlah Sasaran PUS Bumil



Jumlah Posyandu



Bulin



Buteki



Bayi



Balita



A B C D



3. Ketenagaan Data Sarana Lingkungan Fisik Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ........... Air Bersih De sa



Perpipaa n



Sumur Artesi s



Penampunga



Penampunga



n Air Hujan



n Mata AirI



Sumur



Sumur



Pompa



Pompa



Tangan



Tanga



Dangka



n



l



Dalam



Jamban



Sarana



Keluarg



Pembuanga



a



n Sampah



Sarin



Sumu



g



r Gali



Pasir



A B C D



4. Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung Data Tenaga Sasaran Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ........... Desa



Tenaga Puskesmas Peraat Pustu Non Pustu



Bidan Pustu



Non Pustu



A B C D



6



Tenaga Lain Pustu



Non Pustu



E. Pengelolaan dari Pencatatan dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat 1. Pengelolaan Pencatatan Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut : a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK) Rekam Kesehatan Keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan di puskesmas. Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga. Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK). Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang. b. Kartu Rawat Jalan Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas. c. Kartu Indeks Penyakit Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta. d. Kartu Ibu Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.



7



e. Kartu Anak Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah. f. KMS Balita, Anak Sekolah Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah. g. KMS Ibu Hamil Merupakan



alat



untuk



mengetahui



identitas



dan



mencatat



perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil h. KMS Usia Lanjut KMS usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut. i. Register Register merupakn formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya. Ada beberapa jenis register sebagai berikut: 1) Nomor indeks pengunjung puskesmas 2) Rawat jalan 3) Register kunjungan 4) Register rawat inap 5) Register KIA dan KB 6) Register kohort ibu dan balita 7) Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi 8) Register penimbangan batita 9) Register imunisasi 10) Register gizi



8



11) Register kapsul beryodium 12) Register anak sekolah 13) Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit. 2. Pengelolaan Pelaporan Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat



No.590/BM/DJ/Info/Info/96,



pelaporan



puskesmas



menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formuler pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas. Formulir Laporan dari Puskesmas ke Dati II a. Laporan Bulanan 1) Data Kesakitan (LB 1) 2) Data obat-obatan (LB 2) 3) Data



kegiatan



gizi,



KIA/KB,



dan



imunisasi



termasuk



pengamatan penyakit menular (LB 3) b. Laporan Sentinel Berikut adalah bentuk laporan sentinel. 1) Laporan bulan sentinel (LB 1S) Laporan yang memuat data penderita Penyakit Yang Dapat Dicegah Dengan Imunisasi (PD31), penyakit Infeksi Saluran Pernafasan Akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjuk yaitu satu puskesmas dari setiap DATI II dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan DATI II, Dinas kesehatan DATI I dan pusat (Ditjen PPM dan PLP). 2) Laporan bulanan sentinel (LB 2S) Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya



9



diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke Dinas Kesehatan DATI I. c. Laporan Tahunan Laporan tahunan meliputi : 1) Data dasar puskesmas (LT-1) 2) Data kepegawaian (LT-2) 3) Data peralatan (LT-3) F. Mekanisme atau Alur Pencatatan dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat 1. Mekanisme atau Alur Pencatatan Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung. Di dalam gedung, loket memegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal, kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju. Apabila di luar gedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan yang diterima. 2. Mekanisme atau Alur Pelaporan Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas. Pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP yang kemudian diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan. Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke



10



puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3 (dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Deoartemen Kesehatan. G. Frekuensi Laporan Penelitian Pencatatan dan Pelaporan Kesehatan Masyarakat 1. Laporan Triwulan Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2009, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2009). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini : a. Kepala Dinas Kesehatan Dati I b. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi c. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas 2. Laporan Tahunan Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini a. Kepala Dinas Kesehatan Dati I b. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi c. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas



11



BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup: 1. Umum dan demografi 2. Sarana fisik 3. Ketenagaan 4. Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung B. Saran Semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur. Data dan informasi yang akurat dan reliable memerlukan dukungan dari sumber daya manusia yang andal dalam pengolahannya. Oleh karena itu, seharusnya petugas kesehatan diberikan pengetahuan tentang bagaimana pencatatan dan pelaporan yang sesuai dan baik di puskesmas dan diberi tahu seberapa pentingnya pencatatan dan pelaporan di puskesmas itu.



12



Oleh karena itu,  Pusdiklat membuat suatu pedoman yang diharapkan dapat digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat, agar untuk selanjutnya dapat pula diperoleh informasi tentang hasil diklat tersebut.  Dengan adanya pedoman ini, maka penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan



kegiatan



diklat



di



bidang



kesehatan



di



tiap



tingkat



administrasi  dapat hendaknya direkam dengan baik, sehingga informasi yang diperoleh dapat dimanfaatkan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan serta kepentingan lainnya



13