Pengertian ERP [PDF]

Citation preview

1. Pengertian ERP ERP singkatam dari 3 elemen kata yaitu, Enterprise (perusahaan/organisasi), resource (sumber daya), planning (perencanaan). Enterprise Resource Planing (ERP) merupakan aplikasi sistem informasi manajemen terintegrassi untuk bisnis/organisasi yang mencakup multi fungsionalitas seperti penjualan, pembelian, produksi, gudang, akuntansi & finansial penggajian sumber daya manusia. Dengan tujuan ERP untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan, sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia. Selain tujuan Enterprise Resource Planing (ERP) juga memiliki beberapa manfaat antara lain: a. Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan b.



mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice terjadi peningkatan



produktivitas, penurunan infisisensi dan peningkatan kualitas produk. c. Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unti dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.



2.



Sejarah Perkembangan ERP



Disekitar tahun 1960, dunia manufaktur membuat teknik perhitungan manufaktur. Dasar perhitungan adalah menggunakan Bill of Material yang berupa daftar kebutuhan bahan baku (Raw Material) yang dibutuhkan untuk membuat suatu produk. Dengan perhitungan status persediaan inventory serta jadwal produksi, sistem tersebut dapat memberikan rekomendasi pembelian bahan baku yang dibutuhkan. Sistem ini dikenal dengan MRP, yang merupakan singkatan dari Material Requirement Planning. Di tahun 1970 proses MRP diintegrasikan dengan fungsi-fungsi bisnis manufaktur lain, yang kemudian menghasilkan sistem baru yang disebut dengan Manufacturing Resource Planning yang dikenal sebagai MRPII. MRPII merupakan sebuah sistem yang dapat dipakai untuk merencanakan semua kebutuhan manufaktur secara efisien yang meliputi business planning, sales and operation planning, dan system execution support. Pada awal tahun 1990-an dunia industry mengembagkan MRPIImenjadi sebuah sistem dengan scope yang lebih luas yang dikenal yang kemudian dikenal dengan Enterprise



Resource Planning (ERP).nERP di desain untuk melakukan otomasi proses bisnis untuk perusahaan skala menengah ke atas. Hal ini juga meliputi proses manufacturing, distribution, personnel, project management, payroll, dan finance. ERP merupakan informasi yang dapat mengidentifikasi dan perencanaan kebutuhan akan sumberdaya secara luas. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP 11) dimana MRP 11 sendiri adalah hasil evolusi dari material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan, pengapalan invoice dan akunting perusahaan.



Tahap – Tahap evolusi ERP : a.



Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) merupakan cikal bakal dari ERP, dengan



konsep perencanaan kebutuhan material. b. Tahap II : Slose-Loop MRP. Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanaya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyesuaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan. c. Tahap III : MRP-II merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis d.



dari kebutuhan yang diperlukan. Tahap IV : ERP merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi



e.



dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah. Tahap V : Extended ERP (ERP II) merupakan perkembanagn dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih komplek dari ERP sebelumnya.



Karakteristik ERP ERP memiliki beberapa karakteristik yaitu sebagai berikut: 1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik 2. 3. 4. 5.



tradisional(berbasis desktop) maupun berbasis web. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan. Sistem ERP menggunakan database dengan skala enterprise untuk penyimpanan data. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.



3. Modul-modul pada sistem erp dan fungsina Secara modular, ERP terdiri atas tiga modular utama yaitu : modul operasi , modul akunting dan finansial serta modul sumber daya manusia. Berikut ini penjelasan dari setiap modulnya : a). Modul Operasi, terdiri atas : 



General Logistik, adalah proses aliran pendistribusian yang efisien dalam pemnyimpanan barang dari titik asal / titik prosuksi ke titik konsumsi. Modul ini juga terintegrsi dengan modul lainnya,misalnya production & planning, enterprise controlling, dll.







Sales and Distribution, merupakan ujung tombak dari suatu perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sales lebih menitikberatkan pada pencarian pasar dan produk. Sedangkan distribution difokuskan pada penggunaan strategi yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar.







Material and Management, merupakan modul yang bertujuan untuk mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan, pengadaan, pembelian, sampai penyimpanan material.



b). Financial Accounting Module, merupakan inti/core atau dasar dari kebanyakan sistem software ERP. Karena Modul Finasial ini mampu untuk mengumpulkan data keuangan dari berbagai departemen fungsional, dan mampu untuk menghasilkan laporan keuangan yang sangat berharga . Beberapa fungsi financial accounting module :



 Menghandle semua account yang berhubungan dengan masukan atau entri dan menghandel dampak dari entri tersebut terhadap system secara keseluruhan.  Mencatat semua proses keuangan yang masuk dan juga mencatat semua bagaimana keuangan tersebut digunakan.  Dengan adanya Modul ini, maka para pemilik perusahaan akan diberikan gambaran mengenai posisi keuangan meraka dan akan sangat membantu mereka dalam mengambil keputusan yang sifatnya sangat strategis.  Dengan adanya software finasial ini pula, manajemen dapat mengetahui kondisi finansial perusahaan mereka kapan saja dan dimana saja. Modul Financial Accounting,terdiri atas beberapa submodul sebagai berikut : 1. General Accounting adalah sebuah modul yang ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. dan juga modul ini digunakan untuk mengukur kinerja keuangan perusahaan berdasarkan pada data transaksi internal maupun eksternal. 2. CO-Controlling berfungsi dalam Cavital Invesment , aktivitas keuangan perusahaan, pendanaan terhadap pembelian, pengadaan, penggunaan dana untuk setiap area dan pengendalian terhadap biaya serta profit yang berdasarkan semua aktivitas perusahaan. 3. Invesment Management adalah modul yang digunakan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixxed assets dari perusahaan dan membantu menajemen dalam membuat keputusan. 4. Enterprise Controlling berfungsi dalam memberikan akses bagi enterprise controoller mengenai hal-hal seperti; kondisi keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan pengendalian perusahaan, investasi, maintenance aset perusahaan, dll. 5. Treasury , modul ini berfungsi untuk mengintegrasikan atara cash management dan cast forecasting dengan aktivitas logistic dan transaksi keuangan.



c). Human Resources Module, merupakan perluasan dari ERP module. HR modul memetakan secara tegas tentang managerial sumber daya manusia dan juga meletakkan tenaga kerja itu sebagai asset atau capital. HR modul secara rutin akan memaintain secara lengkap database kepegawaian termasuk diantaranya informasi informasi mengenai detail



penggajian, data krhadiran pegawai, data evaluasi performance karyawan, dan data promosi karyawan. Pada dasarnya Modul ERP ini memiliki sebuah software khusus yang mengintegrasikan semua informasi dari berbagai macam aplikasi yang disatukan kedalam sebuah database.



4. Macam – macam software ERP baik yang komersial maupun open source Software ERP atau software Enterprise Resource Planning merupakan sebuah program yang dirancang khusus untuk mengintegrasikan seluruh elemen perusahaan dan korporasi mulai dari top level management hingga yang terbawah. ERP saat ini sudah banyak dikembangkan oleh berbagai vendor dunia dengan dua jenis software ERP yang digunakan yaitu yang berbayar dan juga gratis alias open source. Jenis Software ERP Berbayar Untuk Software ERP yang berbayar biasanya masing-masing vendor memberikan penawaran harga yang cukup fantastis mulai dari ratusan hingga jutaan dollar. Hal ini membuat banyak perusahaan berpikir ulang untuk menerapkan sebuah program ERP berbayar di dalam perusahaannya. Ada beberapa nama yang menguasai pasar ERP berbayar. Berikut ini adalah beberapa nama software ERP berbayar yang bisa menjadi pilihan: 1. Microsoft Dynamic AX 2009 Merupakan software ERP yang dikembangkan oleh salah satu raksasa teknologi dunia, yaitu Microsoft. Target dari Microsoft Dynamic AX 2009 adalah produktivitas dari perusahaan menengah hingga besar. Memiliki banyak fitur, seperti user interface yang friendly dan juga adanya intelligent decision making. 2. SAP R/3 SAP R/3 merupakan nama lain dari program SAP ERP. Program ERP ini dikembangkan oleh SAP AG yang berasal dari Jerman. Program SAP ERP ini memfokuskan diri pada pemenuhan kebutuhan dari perusahaan menengah hingga besar.



3. SAP Business One SAP Business One merupakan ERP yang menargetkan perusahaan kecil hingga menengah. Memiliki 14 modul, mulai dari modul administrasi hingga modul e-commerce. Sangat pas untuk perusahaan kecil menengah yang ingin mengembangkan diri. 4. Infor ERP XA Merupakan ERP yang dikembangkan oleh IBM (International Business Machine). Memiliki prosedur maintenance yang profesional, dan juga banyak pembaharuan terutama dari segi kecepatan pemrosesan. 5. Net Suite Merupakan ERP yang banyak digunakan oleh perusahaan nonprofit. Net Suite mampu untuk diimplementasikan secara instan, sehingga lebih mudah untuk digunakan dan diterapkan di dalam suatu perusahaan Jenis Software ERP Open Source ERP open source tentu saja bisa menjadi pilihan anda yang belum memiliki dana yang cukup untuk menggunakan dan mengimplementasikan ERP berbayar. Berikut ini adalah beberapa contoh software ERP open source yang bisa menjadi pilihan anda : 1. Open Bravo Merupakan salah satu ERP yang biasa digunakan untuk UKM, alias Usaha Kecil dan Menengah. Open Bravo termasuk ke dalam salah satu ERP yang lengkap dan mudah untuk digunakan serta memiliki fitur pelaporan, alert, email dan lainnya. 2. Compiere Compiere merupakan salah satu ERP open source yang terfokus pada fungsionalitas bisnis yang terpadu. Compiere dapat menghindari terjadinya duplikasi, dan mampu untuk memenuhi kebutuhan sinkronisasi di dalam sebuah perusahaan. 3. Open ERP



Merupakan salah satu ERP open source terlengkap di antara ERP open source lainnya. Open ERP dirancang khusus untuk mengintegrasikan segala kebutuhan perusahaan, mulai dari penjualan, proses akuntansi, pembelian, stok, produksi, dan lain sebagainya. Sangat lengkap, dan yang terpenting adalah gratis. 4. Apache OFBIZ Merupakan ERP open source berikutnya yang mampu untuk mengintegrasikan dan melakukan otomatisasi proses bisnis di dalam suatu perusahaan. Apache juga memiliki penawaran proses bisnis yang baik dan canggih dengan menggunakan arsitektur yang umum dan mudah diimplementasikan. Itulah beberapa jenis software ERP baik yang berbayar maupun ERP open source. Keduanya banyak digunakan oleh perusahaan sesuai kebutuhan masing-masing.



5. Contoh perusahaan yang menggunakan sistem ERP (sebutkan 3 perusahaan) 1. PT.BELFOODS, BOGOR PT Belfoods, Bogor, Jawa Barat. Belfoods merupakan salah satu anak perusahaan dari Group Cipta Kreasi Widya Usaha (CKWU) dan mereka menerapkan ERP pada Belfoods dengan tujuan untuk membangun sistem informasi yang terintegrasi dengan semua anak perusahaannya.Belfoods, sebelum menerapkan ERP, membutuhkan waktu yang lama untuk mempersiapkan suatu laporan yang dibutuhkan oleh eksekutif perusahaan. Pada akhirnya data ini menjadi informasi terlambat sehingga eksekutif terlambat dalam melakukan pengambilan keputusan. Setelah memilih beberapa vendor dan memikirkan keuntungan kerugian dari masing-masing vendor, Belfoods akhirnya memilih IBM yang bekerja sama dengan SAP untuk penerapan ERP pada perusahaannya. Masalah yang dihadapi oleh Belfoods dalam proses implementasi ini antara lain yaitu kendala lokasi pabrik yang sering mendapatkan pemadaman bergilir, sehingga perusahaan harus menyediakan banyak UPS untuk menjaga kestabilan sistem.



Masalah lainya yaitu, perubahan yang dihadapi karyawan juga menjadi salah satu masalah yang harus dihadapi. Dalam awal implementasi, Belfoods masih menjalankan dua sistem, yaitu sistem lama dan ERP. Tetapi lambat laun, sistem lama ditinggalkan dan murni menjalankan ERP saja. Salah satu benefit yang dirasakan oleh perusahaan adalah proses pembelian yang semakin terkendali. 2. PT.WISMILAK INTI MAKMUR PT Wismilak Inti Makmur Tbk, salah satu perusahaan rokok terbesar di Indonesia. Penerapan sistem ERP pada perusahaan ini dipercayakan kepada mitra lokal SAP, yaitu Soltius yang telah berpengalaman pada berbagai lini bisnis untuk mendukung implementasi sistem informasi perusahaan. Penerapan sistem ERP ini untuk ratusan pengguna di berbagai lini distribusi PT Wismilak Inti Makmur Tbk yang mencakup modul Finance, Controlling, Sales Distribution, Production Planning, Materia Management danProject System. Sebelum menerapkan sistem ERP dari SAP, perusahaan ini menerapkan sistem manajemen informasi perusahaan oleh tim divisi IT mereka, tetapi masih menemui berbagai kendala. Seperti yang diungkapkannya lebih lanjut, “selama ini tim divisi IT kami telah mampu membuat beberapa program untuk masing-masing proses bisnis, tetapi kami membutuhkan sebuah sistem yang terintegrasi untuk proses bisnis yang lebih baik lagi. Setiap lini perusahaan membutuhkan sumber data yang akurat, serta menjaga kanal komunikasi pada saat yang bersamaan.” Wismilak memutuskan untuk mencari sistem ERP yang lebih baik. “Setidaknya, ada tiga vendor yang kita anggap mungkin dapat mengakomodasi kebutuhan kita. Namun, kami memilih SAP karena solusi mereka sejauh ini terbukti menjadi aplikasi perangkat lunak ERP terbaik dan dapat diterapkan pada berbagai industri. Manfaat kunci yang kami harapkan dari implementasi sistem ERP SAP pada perusahaan kami adalah pada keakuratan pengolahan data dan efisiensi pada proses bisnis kami. Dengan sistem yang terintegrasi, semua proses bisnis akan menghasilkan produktivitas, sebuah proses bisnis yang efisien yang mendukung tujuan perusahaan kami untuk bersaing dalam dunia bisnis global. Selain itu, SAP memiliki praktik terbaik untuk setiap proses bisnis,” jelasnya. 3. PT.BENTOEL PRIMA



Perseroan didirikan dengan nama PT Rimba Niaga Idola pada tanggal 11 April 1987 dan berdasarkan keputusan rapat umum pemegang saham luar biasa yang diadakan pada tanggal 27 Desember 1996, nama Perseroan diubah menjadi PT Transindo Multi Prima Tbk.Pada tanggal 29 Agustus 2000, nama PT Transindo Multi Prima Tbk dirubah menjadi PT.Bentoel Internasional Investama Tbk. Pada tahun 2003 Bentoel melakukan beberapa langkah awal yaitu assessment dan pengkajian sistem TI beserta penentuan kebutuhan TI-nya, perumusan blue print dan road map pembenahan sistem TI. Langkah selanjutnya pun Bentoel kemudian menunjuk konsultan dan memilih perusahaan software. Setelah melalui proses penyeleksian beberapa paket software yang berkaitan dengan Corporate Perfomance Management, tim evaluasi Bentoel pun akhirnya memilih SAP Planning and Consolidation. Pemilihan didasari atas pertimbangan bahwa sistem ini sangat mudah digunakan (friendly user) dan didukung dengan fitur-fitur yang canggih serta lengkap. 4. PT.HM SAMPOERNA HM Sampoerna adalah salah satu dari perusahaan rokok terbesar di Indonesia selain Gudang Garam dan Djarum. Dalam perkembangannya, operasional harian menjadi sangat rumit. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT. HM Sampoerna untuk membangun Teknologi Informasi, yang dimulai pada tahun 1992. Pembangunan fondasi sistem TI di HMS dimulai tahun 1992, sedangkan peralihan dari pola local area network (LAN) ke wide area network (WAN) dilakukan pada 1995. Setelah itu, aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Setelah melalui proses screening, manajemen memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP dari Oracle (yang masih dipakai hingga sekarang). “Sampoerna memang memakai Oracle, sedangkan Philip Morris di seluruh dunia memakai SAP. Ke depan, tentunya mesti sama. Saat ini, untuk mengintegrasikan sistemnya. Menurut Sugiharto Hartono, Direktur Penjualan, Perencanaan, Sistem &



Pengembangan PT Panamas, penggunaan ERP dari Oracle itu mencakup hampir semua proses bisnis penting, mulai dari akuntansi dan keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang dan manajemen barang jadi. ERP Oracle juga digunakan di anak usaha HMS, yakni PT Panamas (perusahaan penjualan dan distribusi HMS) dan PT Handal Logistik Nusantara (perusahaan logistik dan pergudangan). “Unit-unit bisnis dalam naungan Sampoerna juga menggunakan aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk melengkapi solusi ERP. Bukti sudah modernnya sistem TI di HMS juga terlihat pada sistem rantai pasokan (supply chain management). 5. PT.INDOFOOD PT Indofood adalah perusahan pemroduksi mie instan terbesar di dunia, dengan 14 pabrik termsuk di Indonesia sendiri. Perusahaan yang juga beroperasi di Cina dan Nigeria ini menjual lebih dari 8 miliar paket mie instan tiap tahunnya. Disamping mie instan, PT Indofood juga mengembangkan variasi produk ke ranah snack, kecap, bumbu penyedap, makanan bayi, maupun soft drink. Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan pasar ke depannya menyebabkan Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan. Sebagai contoh kecil, tiap divisi harus menyesuaikan production plans mereka sehingga ketersediaan segala jenis bumbu untuk kebutuhan segala varian mie instan dapat terpenuhi. Sedangkan pada waktu yang sama, kondisi inventory di gudang harus tetap dijaga seminimal mungkin. Untuk itu sangat diperlukan aplikasi ERP untuk mengatur kondisikondisi tersebut secara terintegrasi hingga ditunjuklah SAP Service sebagai implementor ERP. Dengan mengadopsi SAP R/3 versi 4.6C Indofood membuat tiga buah kriteria pemilihan platform yang meliputi aspek reliability, scalability, dan kemudahan management. Dari kriteria tersebut terpilihlah IBM i Series sebagai platform hardware yang digunakan dengan operating system IBM oS/400 dan database dB2 karena memenuhi ketiga kriteria persyaratan sehingga diyakini dapat membantu PT Indofood mengoptimalkan solusi ERPnya.