Penggunaan Mesin Kantor [PDF]

Citation preview

Nama : Erna zulfiana kelas : XI otkp 1 absen : 35 PENGERTIAN MESIN KANTOR Pengertian mesin kantor menurut kamus bahasa Indonesia adalah salah satu alat penunjang untuk menyelesaikansuatu pekerjaan dengan efesien. Pengertian mesin kantor menurut The Liang Gie adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, magnetic, atau secara kimiawi. Pengertian mesin kantor menurut Wursanto adalah segenap peraltan yang bersifat mekanis, elektris, maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Menurut Sedarmayanti (2009:52) keuntungan dan kerugian dengan menggunakan mesin kantor adalah sebagai berikut. Keuntungan mengguakan mesin kantor: 1.



Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.



2.



Dapat menghemat tenaga dan waktu.



3.



Pengendalian atas ketelitian da ketepatan lebih mudah dilaksanakan.



4.



Memudahkan pengawasan.



5.



Dapat menghasilkan seseuatu yang lebih baik dan rapi.



6.



Keterangan yang dimuat, dapat lebih banyak.



7.



Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulis tangan.



8.



Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.



Selain keuntungan, penggunaan mesin kantor juga memiliki kerugian, diantaranya adalah sebagai berikut: 1.



Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.



2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya. 3. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka. 4.



Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didaptkan dan diterapkan.



5.



Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.



C. PERTIMBANGAN PENGGUNAAN MESIN-MESIN KANTOR Menurut Sedarmayanti: 1. Apakah mesin tersebut benar-benar dibutuhkan? Maksudnya adalah mesin yang akan dipilih harus dipastikan benar-benar dibutuhkan. 2. Apakah keuntungan yang bisa diperoleh dari pengunaan mesin-mesin tersebut? Maksudnya adalah keuntungan dari mesin hendaknya sesuai dengan kebutuhan agar dapat membantu pekerjaan kantor. 3. Apakah biaya untuk pengadaan mesin dan pemeliharaannya tersedia? Maksudnya adalah perawatan terhadap perlengkapan materil dengan tujuan agar perlengkapan itu dapat lebih awet. Pemeliharaan ini lebih ditekankan yang pencegaham sebelum terlanjur rusak, dengan pertimbangan biaya yang lebih ringan. 4. Apakah bisa diperoleh operator yang terampil? Maksudnya adalah apakah peralatan yang digunakan dapat menghasilkan operator atau pegawai yang lebih baik dalam pekerjaannya. 5. Apakah mesin-mesin tersebut bisa mengikuti perkembangan teknologi? Maksudnya adalah ketika memilih peralatan kantor hal ini sangat perlu dipertimbangkan apakah mesin tersebut bisa mengikuti perkembangan teknologi, karna teknologi adalah acuan kemajuan suatu perusahaan. 6. Apakah ada ruang yang dapat digunakan untuk menempatkan mesin tersebut? Maksudnya adalah apakah tersedia ruangan yang cukup untuk meletakkan mesin. Menurut Sayuti (2013) 1. Frekuensi penggunaan Frekunsi penggunaan menyangkut berapa sering alat tersebut akan digunakan dalam aktivitas kerja, bila tidak terlalu sering mesin tersebut digunakan maka mesin tersebut tidak produktif secara optimal, akhirnya mesin tersebut dibeli hanya memboroskan anggaran biaya perusahaan. 2. Jumlah kopi yang dibutuhkan. Berapa banyak jumlah kopi yang diperlukan dalam duplikasi, zaman sekarang begitu banyak alat duplikasi dengan kapasitas kopi bervariasi, kapasitas kopi tersebut harus menjadi bahan pertimbangan agar kesesuaian kebutuhan dalam aktivitas kantor sesuai, tidak kurang atau lebih dalam penggunaannya, jika lebih kapasitas kopi alat tersebut tidak produktif secara optimal dan jika kurang kapasitas kopi alat tersebut tidak membantu pekerjaan kantor sesuai harapan sehingga efektifitas pekerjaan duplikasi tidak meningkat secara optimal. 3. Modal dan biaya. Ini berkaitan dengan modal dan biaya yang dianggarkan oleh perusahaan untuk membeli alat tersebut, jadi pertimbangan ini melihat daya beli perusahaan untuk membeli alat tersebut mampu atau tidak. 4. Kesederhanaan dalam pengunaan. Kesederhaan pengunaan alat tersebut juga jadi bahan pertimbangan membeli alat tersebut atau tidak, biasanya semakin mudah digunakan alat tersebut, menjadi pertimbangan utama dalam memilih alat. 5. Keperluan warna.



Banyak sekali alat duplikasi contohnya scanner, yang menawarkan bervariasi ketajaman warna yang dapat dihasilkan, pertimbangan ini mengenai seberapa perlu hasil warna yang dibutuhkan dari alat tersebut. 6. Reproduksi fotografis. Ini berkaitan dengan perbandingan berapa banyak hasil kopi dengan waktu/kecepatan proses penduplikasian. 7. Daya tahan dan ketetapan kualitas. Berapa lama alat tersebut dapat bertahan dan apakah hasil kualitas kopi konsisten keakurasian dan kulitasnya. 8. Mutu reproduksi. Ini menyangkut kualitas kopi yang dihasilkan dari alat tersebut. 9. Kemudahan mempersiapkan data induk (master kopi) Ini menyangkut kesederhanaan dalam persiapan penduplikasian, misal seperti format data induk yang harus disiapkan untuk menduplikasi, ukuran data induk untuk diduplikasi dan lain sebagainya. 10. Kemudahan perawatan dan perbaikan. Kemudahan perawartan dan perbaikan, apakah dengan merek ini memiliki garansi atau service center untuk perbaikan dan perawatan secara menyeluruh dengan lokasi kantor apakah dekat, atau menyangkut cara perawatan dan perbaikan ini banyak teknisi yang sanggup merawat dan memperbaikinya. 11. Ketersediaan operator. Tersedianya oprator yang sanggup mengoperasikan alat tersebut, akan percuma apabila perusahaan membeli alat duplikasi tersebut namun tidak ada sumber daya manusia yang bisa mengoperasikannya. C. PERTIMBANGAN PENGGUNAAN MESIN KANTOR Menurut Tjandra (2008) 1. Benar-benar diperlukan, maksudnya adalah mesin-mesin kantor yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan. 2. Praktis penggunaannya, maksudnya adalah jenis mesin dan cara pengoperasiannya hendaknya praktis. 3. Dapat mengurangi biaya operasional, maksudnya mesin kantor yang digunakan dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan. 4. Dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan, maksudnya mesin dapat membantu mempercepat selesainya pekerjaan. 5. Mutu mesin, yang dimaksud mutu mesin disini adalah mesin kantor harus mempunyai mutu yang baik. 6. Mesin dapat digunakan untuk berbagai keperluan, maksudnya mesin dapat digunakan untuk membantu berbagai pekerjaan lainnya. 7. Mudah pemeliharaannya, maksudnya pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah. 8. Sesuai dengan kemampuan pegawai, maksudnya mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai. 9. Sesuai dengan jenis pekerjaan pegawai, maksudnya mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan pegawai. 10. Tersedia ruangan yang cukup untuk meletakkan mesin, maksudnya perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakan mesin tersebut. D. JENIS-JENIS MESIN KANTOR



1. JENIS-JENIS MESIN KANTOR BERDASARKAN TENAGA PENGGERAK a. Mesin manual Yaitu tenaga mesin yang masih banyak digerakkan oleh tenaga manusia Contohnya adalah mesin ketik manual, mesin jumlah manual, mesin hitung manual. b. Mesin listrik Yaitu mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik Contohnya adalah mesin penghancur kertas, mesin jumlah listrik, mesin stensil listrik. c. Mesin elektronik Yaitu mesin yang digerakkan oleh tenaga baterai Contohnya adalah cash register,mesin hitung elektronik, mesin ketik elektronik. 2. JENIS-JENIS MESIN KANTOR BERDASARKAN CARA KERJA DAN KOMPONENNYA a. Mesin Mekanik Yaitu mesin yang rangkaiannya nampak begerak dalam operasinya. Contohnya adalah mesin ketik manual, mesin stensil manual, mesin pemotong kertas. b. Mesin Elektronik Yaitu mesin yang rangkaiannya tidak nampak begerak dalam operasinya. Komponennya berupa rangkaian elektronik lengkap dengan kabelnya. Contohnya adalah cash register, mesin hitung elektronik, mesin ketik elektronik, mesin fotokopi. 3. JENIS JENIS MESIN KANTOR BERDASARKAN FUNGSI PENGERJAAN KANTOR a. Mesin untuk menghimpun dokumen atau informasi Contohnya... 1) Mesin penjilid (binding machine) 2) Stepler (hecht machine)



b. Mesin untuk mencatat dokumen atau informasi Contohnya ... 1) Mesin dikte (dictating machine) 2) Mesin tik (typewriter) 3) Mesin penomor (numbering machine) 4) Mesin pencetak prangko (franking machine) 5) Stempel (time and date stamps) 6) Pencatat uang kas (cash register) 7) microfilm c.



Mesin untuk mengolah dokumen atau informasi 1) Mesin jumlah (adding machine)



2) Mesin hitung (calculating machine) 3) Komputer



d. Mesin untuk menggandakan dokumen atau informasi Contohnya 1) Mesin stensil (stencil duplicator) 2) Mesin stensil spiritus (spiritduplicator) 3) Mesin fotokopi 4) Mesin perekam sheet (sheet cutter, scanner) 5) Mesin offset



e. Mesin untuk mengirim dokumen atau informasi 1) Telepon 2) Telex 3) Faksimile 4) Modem 5) Intercom 6) Radio paging 7) Teleprinter 8) Telefoto 9) Telecopier 10) Handy talky (HT)



f. Mesin untuk mengontrol kegiatan kantor 1. Mesin presensi 2. Close cercuit television



g. Mesin untuk memberi kenyamanan kepada pegawai kepada 1) Pengaman data (data safes) 2) Kipas angina (fan)



3) Air conditioner ( AC) 4) Tirai udara (air curtain.



4. JENIS JENIS MESIN KANTOR MENURUT SEDARMAYANTI a. Mesin penghemat tenaga contohya adalah... 1. Mesin Tik 2. Mesin Tik Elektronik 3. Mesin fotokopi 4. Mesin penghancur kertas dll



b. Mesin penghemat biaya contohnya adalah...... 1. komputer 2. telepon 3. faksimile



c. Mesin penghemat waktu 1. Mesin Penyalin Dikte 2. Mesin hitung



PROSEDUR PENGOPERASIAN MESIN - MESIN KANTOR 1. Prosedur pengoperasian mesin tik Bagannya adalah.... Hidupkan Mesin Tik Putar ke atas pemandu kertas dan menempatkan selembar kertas belakang roller. Gulung kertas ke tempatnya. Tekan tombol di ujung roller untuk membebaskan kertas untuk penyesuaian kecil. Sesuaikan kertas dan tekan tombol lagi untuk mengencangkan roller. Mengatur spasi baris dengan tuas kunci di atas mesin tik atau belakang roller. Tempatkan tangan Anda pada tombol, dengan jari telunjuk Anda pada tombol F dan J dan jari kelingking Anda pada tombol A dan titik koma. Ketik tepat dan sengaja sampai Anda mendengar bel marjin (jika ada).



Dorong tuas carriage return dari kiri ke kanan, atau tekan Enter pada mesin tik listrik, dan mulai mengetik lagi. Lanjutkan sampai Anda mencapai bagian bawah kertas. Jika Anda membuat kesalahan, gunakan cairan koreksi atau menghapusnya (jika Anda menggunakan kertas dihapus) dan jenis atas kesalahan. Ulangi dengan selembar kertas baru 2. Prosedur pengoperasian mesin komputer Bagannya adalah... A. Menyalakan Komputer Sebelum komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan di antaranya adalah memastikan perangkat-perangkat seperti keyboard, mouse, monitor dan kabel power dalam keadaan terhubung power supply dan memastikan PC sudah terinstall Sistem Operasi . Berikut adalah langkah-langkah-langkah komputer. Tekan tombol power pada CPU kemudian ikuti dengan menekan tombol pada monitor. Tunggu beberapa saat proses loading hingga muncul jendela dan komputer / PC sudah siap untuk digunakan. B. Mengoperasikan Komputer Setelah komputer dinyalakan, maka proses selanjutnya adalah Mengoperasikan Komputer. Agar Anda bisa lebih cepat menguasai komputer, maka gunakanlah komputer sesuai dengan kebutuhan dan tujuan Anda Belajar Komputer, Jika Anda seorang Designer, maka Anda dapat menggunakan Software Design seperti Corel Draw, 3D, Adobe Photoshop dan lain-lain agar lebih fokus terhadap aktivitas desain Anda, Jika Anda seorang Programmer, maka Anda bisa menggunakan Visual Basic, C ++, C #, Java, PHP dan lain-lain untuk menunjang pekerjaan Anda, sedangkan jika tujuan belajar komputer Anda adalah untuk Mengetik, mengirim E-Mail, Membuat Surat dan aktivitas lainnya yang menunjang pekerjaan kantor Anda, maka Microsoft Office (Microsoft Word, Excel, Power Point, Access)dan sedikit pengetahuan tentang internet sudah sangat mumpuni untuk membantu Anda meringankan pekerjaan Anda. C. Mematikan Komputer Untuk mematikan komputer (Shutdown) , ada beberapa tahap yang harus diperhatikan: Tutup semua aplikasi yang Anda gunakan. Klik menu Start (XP) / Logo Windows (7) di pojok kiri bawah. Pilih Shutdown dan tunggu beberapa saat hingga komputer Anda benar-benar mati. Setelah komputer benar-benar mati, kemudian tekan tombol pada Monitor dan Speaker , Stabilizer dan Perangkat Komputer lainnya. Setelah itu baru cabut kabel dari stop kontak. Hal ini bertujuan untuk memastikan daya dan mengantisipasi kejadian korsleting listrik. 3. Prosedur pengoperasian mesin penomor



Bagannya adalah... Cara mengoprasi mesin penomor : 1.      pemberian tinta -          Tangkai diletakkan kebawah, bentalan tinta akan keluar dan dilepas -          Bantalan tinta diambil -          Isi bantalan tinta dengan tinta khusus -          Pasang kembali dengan menekan tangkai seperti semula



      2.      Pengaturan nomor -          Tangkai ditekan kebawah dan geser kunci penyangga sehingga tangkai tertahan pada posisi dibawah, dan alasannya harus menghadap muka kita, dan bantalan tintanya menghadap kearah badan kita, -          Tekan roda angka kearah depan dengan stylus sesuai dengan kebutuhan kita, -          Lepaskan handle agar posisi seperti semula.       3.      Pencetakan nomor



-          Tepatkan bagian kertas yang akan diberi nomor pada penuntun nomor, -          Tekan headle kebawah secukupnya hingga nomor tercetak pada kertas sesuai dengan posisi yang kita   kehendaki, -          Bila menghendaki angka rangkap berturut-turut maka aturlah pengatur rangkap sesuai kehendak kita. 4. Prosedur pengoperasian mesin pembuka surat Bagannya adalah..... Pembuka surat elektronik (electronic letter opener) Cara menggunakan mesin pembuka surat Mesin pembuka sampul surat beroperasi dengan suara yang tidak bising. Kita hanya tinggal menaruh tumpukan surat di atas baki yang telah tersedia dan kemudian mesin akan secara otomatis menyortir surat surat tersebut sesuai dengan ukuran dan beratnya,dan setelah itu mesin akan bekerja memotong bagian pinggir sampul dari surat-surat tersebut yang hanya memakan waktu beberapa menit saja.Ini memungkinkan untuk menghemat waktu anda dalam bekerja sehingga akan meningkkatkan produktifitas pekerjaan anda. Dan dengan mesin ini juga anda akan terhindar dari kerusakan-kerusakan surat yang anda akan buka. 5. Prosedur pengoperasian mesin dikte



Bagannya adalah... Cara pengoperasiannya: a. Untuk printer - tekan tombol power - tekan tombol printer b. Untuk facsimile - tekan tombol power - tekan nomor facsimile yang dituju - tunggu jawaban c. Untuk scanner - tekan tombol power - tekan perintah scanner 6. Prosedur pengoperasian mesin perekam Bagannya adalah... 1. Tekan tuts yang berkode "l" dan tuts yang berkode "0" secara bersamaan 2. Ketik naskah yang akan dikirim 3. Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara: - tekan tombol yang berkode "⬇" sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang - tekan tombol yang berkode "-" dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek 7. Prosedur pengoperasian mesin telepon Bagannya adalah... Cara menangani telepon masuk: 1. Segera dijawab tidak melebihi dering ke 3 2. Angkat gagang telepon dengna tangan kiri 3. Sebut nama perusahaan dan tawarkan bantuan 4. Berusaha mendengarkan dengna baik 5. Catat semua hal penting 6. Setelah selesai seorang sekretaris jangan mematikan telepon terlebih dahulu. 7. Letakkan handset pada tempatnya 8. Prosedur pengoperasian mesin faksimile Bagannya adalah...



Untuk facsimile - tekan tombol power - tekan nomor facsimile yang dituju - tunggu jawaban 9. Prosedur pengoperasian mesin fotocopy Bagannya adalah.... 1.    Mesin foto copy Cara pengoperasiannya:     Hidupkan mesin dengan cara menekan tombol ON     Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh memulai pekerjaan     Pasang kertas secukupnya pada baki kertas     Persiapkan dokumen yang akan dicopy     Periksalah kepekaan tinta     Atru posisi pengcopyan, akan diperbesar, diperkecil atau biasa     Tekan tombol untuk mengatur jumlah salinan yang diperlukan, tombol ini terdiri dari 0 smpai 9, bila kita hendak mengcopy sebanyak 98, kita tinggal menekan angka 9 dan 8     Bila kita ingin mengcopy dalam jumlah yang banyak, perhatikan selalu hasil copy, karena bila terlalu banyak dan terus menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil     Kalau sudah siap mulailah pengcopyan dengan menekan tombol star 10. Prosedur pengoperasian mesin risograf Bagannya adalah... CARA MENGOPERASIKAN MESIN RISOGRAPH 1.   Sambungkan kabel stacker pada stop contact 2.   Tekan tombol ON untuk menghidupkan mesin risograph, selagi menunggu mesin siap untuk di       gunakan maka siapkan kertas pada baki kertas. 3.   Letakkan dokumen yang akan di gandakan pada ADF 4.   Mengatur apakah hasil dokumen yang akan di gandakan ingin di reduce atau enlarge 5.   Mengatur ketebalan tinta pada scanning level. 6.   Mengatur posisi kertas pada print position 7.   Mengatur kecepatan proses penggandaan pada tombol SPEED 8.   Tentukan jumlah hasil gandaan degnan menekan tombol angka pada number indicator 9.   Tekan Tombol START untuk memulai penggandaan maka master akan terbuat secara otomatis



10. Hasil gandaan akan muncul pada baki penadah 11. setelah mesin sudah digunakan maka tekan tombol OFF untuk mematikan mesin Risograph 12. Melepaskan kabel stacker dari stopcontact 13. Membersikan bagian-bagian dari mesin risograph agar mesin tetap awet



11. Prosedur pengoperasian mesin scaner Bagannya adalah... 1. Langkah pertama, Klik Start > Control Panel > Klik Icon “Caere scan manager” kemudian akan muncul halaman tampilan sebagai berikut. 2. Halaman “Caere scan manager 5.1”, akan berisi icon “Add Scanner. Kemudian “klik” icon tersebut. 3. Setelah itu, akan muncul halaman pilihan jenis-jenis dan type scanner. 4. Kemudian, “klik” tombol scan dan biarkan selama proses scanning. 5. Proses Scanning Selesai. 6. Untuk dapat disimpan dalam bentuk file tertentu, maka icon “Clear” harus di-klik. 7. Kemudian klik menu file > Save as. 12. Prosedur pengoperasian mesin printer Bagannya adalah... 1. Siapkan sebuah komputer dan printer yang sudah di instal driver atau aplikasinya. 2. Pastikan komputer dan driver anda telah terhubung dengan baik dapat dikoneksikan menggunakan kabel power dan terhubung dengan listrik. 3. Hidupkan printer anda yaitu dengan menekan tombol power sehingga lampu indikator menyala. 4. Jika anda sudah melihat lambang ready, maka tentunya printer sudah siap untuk dioperasikan. 5. Buka lembar kerja yang akan dicetak misalnya mic word, lalu tekan ctrl + P maka klik print. 6. Jangan lupa untuk menyediakan kertas yang berfungsi untuk proses pencetakannya. Dan pastikan pula bahwa tinta dalam keadaan baik. 13. Prosedur pengoperasian mesin penghancur kertas Bagannya adalah... 1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas. 2. Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong 3. Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang. 14. Prosedur pengoperasian mesin OHP Bagannya adalah... 1. Periksa Tegangan listrik dan sesuaikan tegangan pada peralatan 2. Hubungkan OHP dengan sumber listrik 3. Tekan tobol ON/ OFF ke posisi ON



4. Letakkan transparansi pada posisi yang benar diatas OHP dengan baik 5. Aturlah letak posisi transparansi dan ketepatan fokusnya sehingga memperoleh hasil visual yang baik. 6. Segera matikan OHP jika tayangan tidak diperlukan lagi. Hal ini untuk menghindari OHP yang terlalu panas yang dapat merusak lampu. 15. Prosedur pengoperasian mesin LCD Bagannya adalah... 1. Hubungkan proyektor dengan listrik mengunakan kabel power, apabila lampu indikator power menyala orange, berarti proyektor siap dipakai 2. Buka tutup lensa 3. Tekan tombol power sekitar 2 detik (di panel proyektor atau remote), tunggu sampai indikator berwarna hijau dan display tampil penuh selama 10 - 30 detik 4. Nyalakan semua peralatan yang menjadi input (CPU, Notebook, video player dll) 5. Tekan source (input) untuk memilih input yang akan didisplaykan atau automaticsource dalam kondisi "On", silahkan menunggu 5 - 10 detik untuk pencarian input terdekat 16. Prosedur pengoperasian mesin penghitung uang Bagannya adalah... 1. Sambungkan mesin hitung uang dengan aliran listrik 2. Pastikan mesin hitung tersebut dalam keadaan on atau hidup 3. Dalam mesin hitung uang vacum, uang dapat langsung di masukan ke pengait, pastikan uang tersebut dalam posisi yang benar 4. Bila dalam mesin hitung Fricition uang dapat dimasukan kedalam tempat yang disediakan (dengan melepas ikatan uang) lalu mesin akan memproses penghitungan, sedangkan secara vacum uang diletakan yang ditempat yang tersedia (tanpa melepas ikatan uang), setelah perhitungan selesai, jumlah nominal akan muncul di display. 5. Cek display layar ada berapakah banyak uang tersebut, bila telah sesuai dengan yang diinginkan maka proses penggunaan mesin hitung uang telah selesai 6. Setelah selasai matikan mesin tersebut dan simpan dengan baik. 17. Prosedur pengoperasian mesin cash register Bagannya adalah... 1. Letakkan mesin kasir dan sambungkan ke daya listrik. 2. Pasanglah baterai mesin 3. Pasang kertas tanda terima pembayaran 4. Buka kunci laci uang pembayaran. 5. Nyalakan mesin kasir. 6. Atur program pada mesin kasir Anda. 7. Masukkan kode pengaman atau password untuk mulai menggunakan mesin kasir. 8. Masukkan angka harga produk yang pertama. 9. Tekan tombol kategori/department yang terkait. 10. Tambahkan diskon jika perlu pada harga jual yang tertera. 11. Ketikkan harga produk-produk yang lainnya. 12. Tentukan jenis pembayaran yang akan dilakukan oleh pembeli. 13. Tutuplah laci uang tunai. 18. Prosedur pengoperasian mesin laminating Bagannya adalah... 1. Hidupkan mesin laminating. Ada on / off biasanya terletak di bagian belakang mesin



2. Pilihlah kecepatan laminating dengan menyesuaikan ukuran kertas. Jika Anda ingin melaminating kertas berukuran tebal seperti karton maka pililah kecepatan lambat namun jika kertas tipis seperti hvs Anda dapat memilih kecepatan tinggi. 3. Tempatkan item yang ingin laminasi di mesin. Geser item sampai mereka hanya menyentuh tepi film plastik 4. Tekan tombol "Run" tombol. Item yang harus mulai bergerak melalui mesin laminating. Anda bisa tekan tombol "Stop" tombol kapan saja untuk menambahkan item tambahan. 5. Geser mekanisme pemotongan (terletak di belakang mesin) di film plastik. 6. Lapisi kertas/dokumen dengan plastik pelapis khusus untuk laminasi,lalu dipres dan dipanaskan. Hidupkan tombol power dan biarkan mesin menjadi panas, dan sudah dapat digunakan saat lampu indikator "Ready" menyala. Jangan lupa untuk menyesuaikan ketebalan materi yang akan dilaminating. 19. Prosedur pengoperasian mesin penjilid Bagannya adalah... 1. Pertama posisikan gagang tegak lurus, kemudian kertas yang akan dijilid di masukan di ratakan sampe ujung kertas masuk ke bagian belakang mesin. 2. Mengatur lubang kertas ( jari-jari mesin ) sesuai yang anda inginkan , tangan kiri memegang kertas, agar kertas tetap pada posisi yang akan kita lubangi, kemudian tangan kanan menekan tuas engkol kebawah sampai kertas berlubang. 3. Bilamana ingin mengambil kertas kembalikan posisi tuas engkol pada posisi semula tegak lurus. 4. Pasang binder yang akan digunakan pada jari-jari mesin. 5. Buka engkol untuk mebuka binder, masukan lubang kertas kedalam binder, setelah itu kembalikan engkol sepeti semula, dan angkat kertas 6. Selesai. 20. Prosedur pengoperasian mesin pemotong kertas Bagannya adalah... 1. Susunlah kertas yang akan dipotong dengan rapih. 2. Buka mulut mesin dengan cara memutar alat pemutar press kekanan 3. Masukkan kertas kemulut mesin. 4. Tekan kertas dengan besi penekan dengan cara memutar pemutar besi penekan kiri. 5. Pasang besi penyiku sesuai dengan ukuran kertas yang diinginkan. 6. Dorong lengan mesin kedepan sampai kertas yang ada dimulut mesin terpotong semua. 21. Prosedur pengoperasian mesin presensi pegawai Bagannya adalah... 1. Instalasi mesin fingerprint dan kemudian daftarkan sidik jari Anda. Instalasi > Pendaftaran sidik Jari > Verifikasi 2. Jari yang sebaiknya digunakan pada saat pendaftaran adalah jari telunjuk, jari tengah atau jari manis. Jempol dan kelingking tidak disarankan karena biasanya pengenalan akan lebih sulit dilakukan. 3. Cara menggunakan fingerprint yang tepat yaitu dengan menempelkan jari rata pada bagian tengah layar. Cara menempelkan jari yang tidak tepat yaitu : – permukaan jari tidak rata pada layar atau hanya sedikit ujung jari yang tertempel pada layar – jari ditempelkan pada bagian pinggir layar 4. Bila verifikasi berhasil umumnya layar LED akan menjadi hijau selama kurang lebih 3 detik dan mesin fingerprint akan mengeluarkan suara “Terima Kasih” atau



“Thank You“. Bila proses verifikasi sidik jari salah maka lampu LED akan menyala merah dan muncul suara perintah untuk mengulangi proses verifikasi kembali. F. PROSEDUR PEMELIHARAAN MESIN-MESIN KANTOR 1. Tujuan pemeliharaan mesin kantor a. Agar mesin dalam keadaan siap pakai dan bersih Maksudnya, untuk menjamin kesiapan operasional mesin kantor untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal. b. Agar mesin awet pakai Maksudnya, jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian. c. Agar mesin tidak mudah rusak,hilang,susut Maksutnya,pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadinya kerusakan, kehilangan, dan kesusutan. d. Agar mesin tersimpan dengan baik Maksudnya, dengan adanya penyimpanan dengan baik maka akan lebih terkontrol sehingga menghindari kehilangan. 2. Istilah-istilah dalam pemeliharaan mesin adalah a) Maintenance Pekerjaan yang dilakukan untuk menjaga atau memperbaiki setiap fasilitas agar tetap dalam keadaan yang dapat di terima menurut standar yang berlaku pada tingkat biaya yang wajar. b) Planned maintenance Suatu pekerjaan dalam bidang maintenance yang terorganisasi dan dilakukan dengan melihat jauh kedepan yang menyangkut juga masalah pengendalian atau pendapatan. c) Preventive Maintenance Suatu pekerjaan yang di tujukan untuk mencegah terjadinya kerusakan pada suatu alat/fasilitas. d) Corrective maintenance Suatu pekerjaan yang ditujukan untuk memperbaiki fasilitas untuk dapat mencapai standar yang dipersyaratkan. e) Running Maintenance Suatu pekerjaan preventive dilakukan dimana fasilitas/alat yang bersangkutan masih tetap dalam keadaan bekerja. f) Shut Down Maintenance Suatu pekerjaan yang hanya dilakukan bila fasilitas/alat yang bersangkutan sedang tidak bekerja. g) Break Down Maintenance Pekerjaan yang dilakukan berdasarkan perencanaan sebelumnya atas suatu alat/fasilitas yang diduga telah mengalami kerusakan. h) Emergency Maintenance Suatu pekerjaan yang perlu dilakukan untuk mengatasi kerusakan suatu alat/fasilitas yang tidak diduga sebelumnya. i) Availability Perioda waktu dimana alat/fasilitas dalam keadaan siap untuk dipakai/dioperasikan.



j) Down Time Perioda waktu dimana alat/fasilitas dalam keadaan tidak dapat dipakai/dioperasikan. k) Check Menguji dan membandingkan terhadap standar yang ditunjuk. l) Facility Register Alat pencatat data alat/fasilitas dapat juga disebut invertarisasi peralatan/fasilitas. m) Maintenance Management Organisasi maintenance dalam suatu kebijakan yang sudah disetujui bersama. n) Maintenance Schedule Suatu daftar yang menyeluruh yang berisi kegiatan maintenance dan kejadian2 menyertainya. o) Maintenance Planning Suatu perencanaan yang menetapkan suatu pkerjaan serta metoda,peralatan,sDM dan waktu yang d perlukan yang akan dilakukan d masa mendatang. p) Overhaol Pemeriksaan dan perbaikan secara menyeluruh thdap suatu fasilitas atau sebagian dari fasilitas shgg mencpai standard yang d terima. q) Test Membandingkan keadaan suatu fasilitas terhadap standard yang d terima. r) User Pemakai alat/fasilitas. s) Owner Pemilik fasilitas/alat. t) Vendor Seseorang atau perusahaan yang menjual peralatan/perlengkapan ,pabrik2,dan bangunan2. u) Trip Mati sendiri secara automatic. v) Shut Down Mendadak mati sendiri(ist.pengeboran minyak)/sengaja d matikan(ist.mechanical). 3. Macam-macam pemeliharaan mesin 11. Pemeliharaan berdasarkan kurun waktu 1) Pemeliharaan sehari hari Caranya, pemeliharaan yang dilakukan setiap hari, yang dikerjakan oleh orang yang bertanggung jawab dalam menggunakan barang tersebut. 2) Pemeliharaan berkala Caranya, pemeliharaan yang dilaksanakan dalam waktu tertentu misal satu bulan sekali, satu minggu sekali dll. 12. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang 1) Pemeliharaan barang bergerak Caranya, Pemeliharaannya dapat dilakukan setiap hari atau berkala, misalnya kendaraan bermotor, alat elektronik dan lain sebagainya. 2) Pemeliharaan barang tidak bergerak



Caranya, Pemeliharaan dapat dilakukan tiap hari dengan tujuan untuk mencegah kerusakan, dan pencegah pemborosan, misalnya menutup keran air, memadamkan listrik.



SOAL SOAL LATIHAN A. SOAL TEORI 1. Yaitu : a. b. c. d. e. f. g.



Menghemat tenaga kerja Menghemat waktu Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan Mengurangi rasa bosan Pekerjaan akan nampak lebih baik Mencegah adanya penggelapan Mengurangi kelelahan pegawai kantor.



2. Yaitu..: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k.



Frekuensi penggunaan Jumlah kopi yang dibutuhkan Modal dan biaya Kesederhanaan dalam penggunaan Apakah diperlukan bewarna Apakah diperlukan reproduksi fotografis Daya tahan dan ketetapan kesamaan rupa pada semua kopi. Mutu reproduksi Kemudahan dalam mempersiapkan kopi induk (master copy). Kemudahan perawatan dan perbaikan Ketersediaan operator.



3. Yaitu..: a. b. c. d. e.



Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan Jenis mesin hendaknya praktis Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan Mutu mesin harus benar-benar baik



f. g. h. i.



Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan Mesin dapat dipergunakan untuk bermacam pekerjaan Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah Pelatihan untuk penggunaan mesin tersebut dapat dilakukan dengan mudah. j. Mesin mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai k. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang akan dilakukan l. Apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut. 4. Petunjuk pengoperasian dengan cara : 1. Hubungkan proyektor dengan listrik menggunakan kabel power, apabila lampu indikator power menyala orange, berarti proyektor siap dipakai. 2. Buka tutup lensa. 3. Tekan tombol power sekitar 2 detik (dipanen proyektor atau remote), tunggu sampai indikator bewarna hijau dan display tampil penuh selama 10 - 30 detik. 4. Nyalakan semua peralatan yang menjadi input ( CPU, Notebook, Video Player, dll). 5. Tekan source (input) untuk memilih input yang akan didisplaykan atau automatic source dalam kondisi "ON" silahkan menunggu 5 - 10 detik untuk pencarian input terdekat. 6. Sedangkan untuk Port LCD dihubungkan ke PC atau notebook melalui kabel USB, begitu juga kabel VGA dan kabel audio. LCD proyektor dapat dihubungkan dengan monitor komputer melalui VGA kabel. Port Video dan audio dalam LCD dapat dihubungkan VGA adapter kabel audio ke komputer. 5. Memang tidak semuanya harus dikerjakan menggunakan mesin. Namun dengan adanya mesin, itupun dapat semakin mempermudah dan mempercepat dalam penyelesaian pekerjaan.



B. SOAL PRAKTIK 1.Anda bekerja di bagian penggandaan dokumen-dokumen kantor, untuk mempermudah pekerjaan Anda, apa yang Anda butuhkan? 1.  Mesin Fotocopy



2. Mesin Stensil, mesin stensil sendiri terbagi menjadi dua yaitu stensil manual dan stensil elektronik. 3. Printer, merupakan salah satu perangkat perkantoran yang sekarang sudah hampir bisa ditemui di setiap kantor. 4. Scanner 5. Faximile 6. Komputer



2.Bagaimana langkah-langkah penggunaan mesin penghancur kertas? Cara Menggunakan : 1.Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas. 2.Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong 3.Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.



3.Bagaimana cara memindai foto dan ijazah Anda, agar bisa dikirim melalui internet? Cara Scan Dokumen dan Gambar Dengan Google Drive 1. Langkah pertama yang tentunya perlu dilakukan adalah memasang aplikasi Google Drive di smartphone Android Anda melalui layanan resmi Google Play 2. Setelah terpasang, maka Anda bisa memulai langkah scanning dengan mengakses tombol + yang terletak di bagian kanan bawah layar aplikasi Google Drive untuk membuat data file baru 3. Selanjutnya, akan muncul beberapa pilihan yang ingin digunakan sebagai sumber media memasukkan data file. Pada tahap ini, Anda bisa memilih pilihan berupa tombol scan yang ditandai gambar kamera 📷 4. Sesaat setelah itu, aplikasi Google Drive akan mengakses dan mengaktifkan kamera smartphone Android Anda. 5. Nah, pada saat kamera menyala, arahkan ke dokumen atau gambar yang ingin Anda scan, dan mulai proses scanning dengan memotret gambar atau dokumen tersebut. 6. Setelah proses scanning menggnunakan kamera smartphone Android selesai, maka Anda bisa langsung menyimpan data gambar atau dokumen tadi dengan format PDF, caranya adalah mengakses tanda centang dibagian bawah gambar. Namun, bila dirasa perlu, Anda juga bisa terlebih dahulu menyunting (edit) data file tersebut terlebih dahulu, misalnya dengan melakukan crop atau mengubah warna. 



4.Jelaskan langkah-langkah memelihara mesin komputer! 1.Gunakanlah stabilizer dan UPS agar tegangan listrik stabil. Tegangan listrik yang tinggi dapat merusak perangkat keras komputer misalnya power supply. 2.Jangan mematikan komputer dengan mencabut langsung colokan pada saat komputer sedang beroperasi. 3. Matikan komputer sesuai dengan aturannya yakni klik start- shutdown- lalu tunggu komputer Sampai benar-benar Mati- kemudian Anda bisa mencabut colokan komputer. 4.Hindari komputer dari sengatan matahari langsung. 5.Hindari menaruh benda cair dekat dengan komputer.



6.Hindari benda yang memiliki sifat magnet dekat dengan komputer, karena bisa merusak monitor dan perangkat keras CPUBersihkan CPU dan perangkat keras lainnya secara berkala memakai kain halus, kuas cat kecil dan alat penyemprot udara. Misalnya power supply, heatsink, cool fan, RAM, dan motherboard. 7.Gunakan antivirus lokal (baca : smadav terbaru) dan lakukan scanning secara berkala pada setiap drive komputer, misalnya setiap 1 minggu sekali. 8.Lakukan pengecekan data secara berkala baik itu menghapus atau membackup data untuk mengantisipasi kelebihan kapasitas pada setiap Drive komputer. Jika ada drive komputer yang hampir penuh, maka komputer jadi lemot. 9.Gunakan aplikasi yang hanya diperlukan dalam membantu pekerjaan Anda. 10.Uninstall aplikasi yang tidak diperlukan untuk meringankan beban memori RAM anda.Agar komputer awet, tidak lemot dan tidak mudah rusak.



5.Jelaskan langkah-langkah memelihara mesin printer! 1. Gunakan Printer Secara Rutin 2. Jangan Gunakan Printer Mencetak Terlalu Banyak 3. Gunakan Tinta Printer yang Tepat 4. Ganti Selang Infus Secara Berkala 5. Gunakan Head Cleaner



B. SOAL PRAKTIK 1.Anda bekerja di bagian penggandaan dokumen-dokumen kantor, untuk mempermudah pekerjaan Anda, apa yang Anda butuhkan? 1.  Mesin Fotocopy 2. Mesin Stensil, mesin stensil sendiri terbagi menjadi dua yaitu stensil manual dan stensil elektronik. 3. Printer, merupakan salah satu perangkat perkantoran yang sekarang sudah hampir bisa ditemui di setiap kantor. 4. Scanner 5. Faximile 6. Komputer



2.Bagaimana langkah-langkah penggunaan mesin penghancur kertas? Cara Menggunakan : 1.Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas. 2.Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong 3.Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.



3.Bagaimana cara memindai foto dan ijazah Anda, agar bisa dikirim melalui internet? Cara Scan Dokumen dan Gambar Dengan Google Drive 1. Langkah pertama yang tentunya perlu dilakukan adalah memasang aplikasi Google Drive di smartphone Android Anda melalui layanan resmi Google Play



2. Setelah terpasang, maka Anda bisa memulai langkah scanning dengan mengakses tombol + yang terletak di bagian kanan bawah layar aplikasi Google Drive untuk membuat data file baru 3. Selanjutnya, akan muncul beberapa pilihan yang ingin digunakan sebagai sumber media memasukkan data file. Pada tahap ini, Anda bisa memilih pilihan berupa tombol scan yang ditandai gambar kamera 📷 4. Sesaat setelah itu, aplikasi Google Drive akan mengakses dan mengaktifkan kamera smartphone Android Anda. 5. Nah, pada saat kamera menyala, arahkan ke dokumen atau gambar yang ingin Anda scan, dan mulai proses scanning dengan memotret gambar atau dokumen tersebut. 6. Setelah proses scanning menggnunakan kamera smartphone Android selesai, maka Anda bisa langsung menyimpan data gambar atau dokumen tadi dengan format PDF, caranya adalah mengakses tanda centang dibagian bawah gambar. Namun, bila dirasa perlu, Anda juga bisa terlebih dahulu menyunting (edit) data file tersebut terlebih dahulu, misalnya dengan melakukan crop atau mengubah warna. 



4.Jelaskan langkah-langkah memelihara mesin komputer! 1.Gunakanlah stabilizer dan UPS agar tegangan listrik stabil. Tegangan listrik yang tinggi dapat merusak perangkat keras komputer misalnya power supply. 2.Jangan mematikan komputer dengan mencabut langsung colokan pada saat komputer sedang beroperasi. 3. Matikan komputer sesuai dengan aturannya yakni klik start- shutdown- lalu tunggu komputer Sampai benar-benar Mati- kemudian Anda bisa mencabut colokan komputer. 4.Hindari komputer dari sengatan matahari langsung. 5.Hindari menaruh benda cair dekat dengan komputer. 6.Hindari benda yang memiliki sifat magnet dekat dengan komputer, karena bisa merusak monitor dan perangkat keras CPUBersihkan CPU dan perangkat keras lainnya secara berkala memakai kain halus, kuas cat kecil dan alat penyemprot udara. Misalnya power supply, heatsink, cool fan, RAM, dan motherboard. 7.Gunakan antivirus lokal (baca : smadav terbaru) dan lakukan scanning secara berkala pada setiap drive komputer, misalnya setiap 1 minggu sekali. 8.Lakukan pengecekan data secara berkala baik itu menghapus atau membackup data untuk mengantisipasi kelebihan kapasitas pada setiap Drive komputer. Jika ada drive komputer yang hampir penuh, maka komputer jadi lemot. 9.Gunakan aplikasi yang hanya diperlukan dalam membantu pekerjaan Anda. 10.Uninstall aplikasi yang tidak diperlukan untuk meringankan beban memori RAM anda.Agar komputer awet, tidak lemot dan tidak mudah rusak.



5.Jelaskan langkah-langkah memelihara mesin printer! 1. Gunakan Printer Secara Rutin 2. Jangan Gunakan Printer Mencetak Terlalu Banyak 3. Gunakan Tinta Printer yang Tepat 4. Ganti Selang Infus Secara Berkala 5. Gunakan Head Cleaner