Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Surat Masuk [PDF]

Citation preview

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KELURAHAN SUKASARI KOTA TANGERANG SKRIPSI



Disusun Oleh: NIM : 1511489388 Nama : Eka Yuni Setyawati JURUSAN SISTEM INFORMASI KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER (STMIK) RAHARJA TANGERANG 2017/2018



SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER (STMIK) RAHARJA LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI  



PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KELURAHAN SUKASARI KOTA TANGERANG Disusun Oleh: NIM Nama Jenjang Studi Jurusan Konsentrasi



: 1511489388 : Eka Yuni Setyawati : Strata Satu : Sistem Informasi : Sistem Informasi Manajemen



   



Disahkan Oleh: Tangerang, 28 September 2018 Ketua STMIK RAHARJA



     Kepala Jurusan      Jurusan Sistem Informasi                                 (Dr.Ir. Untung Rahardja, M.T.I., MM)         (Nur Azizah, M.Akt., M.Kom)      NIP: 000594 NIP: 078010



SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER (STMIK) RAHARJA  



LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING



PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KELURAHAN SUKASARI KOTA TANGERANG



Dibuat Oleh: NIM : 1511489388 Nama : Eka Yuni Setyawati  



Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif Jurusan Sistem Infomasi Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen Tahun Akademik 2017/2018



Disetujui Oleh: Tangerang, 28 September 2018 Pembimbing I



   Pembimbing II                         (H.Abdul Hamid Arribathi, S.Ag., M.M.)     (Ahmad Roihan, S.KOM.,M.T.I)    NID: 13005 NID: 05005



SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER (STMIK) RAHARJA LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI



PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KELURAHAN SUKASARI KOTA TANGERANG Dibuat Oleh:



NIM : 1511489388 Nama : Eka Yuni Setyawati Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif Jurusan Sistem Informasi Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen Tahun Akademik 2017/2018



Disetujui Penguji:



Tangerang, 28 September 2018 Ketua Penguji



    Penguji I Penguji II                                   (_______________) (_______________)   (_______________)     NID: NID: NID:



SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER (STMIK) RAHARJA  



LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI



PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KELURAHAN SUKASARI KOTA TANGERANG Disusun Oleh:



NIM Nama Jenjang Studi Jurusan Konsentrasi



: 1511489388 : Eka Yuni Setyawati : Strata Satu : Sistem Infomasi : Sistem Informasi Manajemen



   



Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan. Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar. Tangerang, 28 September 2018          



(Eka Yuni Setyawati) NIM: 1511489388  



)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;



ABSTRAK Kelurahan Sukasari Tangerang dalam mengolah data surat masuk dan surat keluar memerlukan komputer sebagai alat bantu yang dapat menghasilkan informasi yang lebih cepat dan akurat. Sistem juga memberikan kemudahan bagi pegawai saat akan membuat



laporan setiap akhir bulan, Dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kelurahan Sukasari Tangerang yang dilakukan oleh bagian sekertariat masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar masih harus dicatat dan dibukukan dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar, hal ini mengakibatkan informasi yang disajikan terlambat. Pada penulisan ini juga akan diterangkan tahapan pengerjaan, mulai dari proses analisa, Perencanaan, perancangan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan data base My SQL, hingga tahapan pengimplementasian dengan pendekatan berorientasi objek menggunakan UML (Unified Modelling Languange). Sehingga diharapkan dengan adanya sistem yang baru tersebut dapat mengurangi terjadinya kesalahan pada saat pengolahan data surat masuk dan surat keluar, dan pengolahan data menjadi cepat sehingga pembuatan laporan tidak memakan waktu yang lama dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada. Selain itu sistem ini dapat lebih menunjang kegiatan admin dan pegawai dalam mengelola data surat menjadi lebih baik. . Kata Kunci: Surat Masuk, Surat Keluar,Pengolahan.



ABSTRACT Kelurahan Sukasari Tangerang in processing data incoming and outgoing mail requires a computer as a tool that can produce information more quickly and accurately. The system also provides convenience for employees when will make a report at the end of the month, In the processing of incoming and outgoing mail data in Sukasari Village Tangerang conducted by the secretariat still has some shortcomings, in the processing of incoming and outgoing mail data should still be recorded and recorded in data processing of incoming mail and outgoing mail, this resulted in the information presented late. In this paper will also explain



the stages of workmanship, ranging from the process of analysis, planning, design using the programming language PHP and data base My SQL, until the implementation stage with object-oriented approach using UML (Unified Modeling Languange). So it is expected that with the new system can reduce the occurrence of errors when processing data incoming and outgoing mail, and data processing to be fast so that the reporting does not take a long time and reports are generated in accordance with existing data. In addition, this system can better support the activities of admin and employees in managing the data letter to be better. Keywords: Inbox, Mail Out, Processing



KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan seribu jalan, sejuta langkah serta melimpahkan segala rahmat dengan karunia-Nya, sehingga penelitian Skripsi ini dapat berjalan dengan baik dan selesai dengan semestinya. Adapun judul yang diambil dalam penyusunan penelitian Skripsi ini adalah “Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Di Kelurahan Sukasari Tangerang”. Penulisan laporan Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat guna melengkapi kurikulum perkuliahan. Sebagai bahan penulisan, Penulis memperoleh informasi berdasarkan sumber yang mendukung penuisan laporan ini. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :



1. Bapak Dr. Ir. Untung Rahardja, M.T.I., MM selaku Ketua Perguruan Tinggi Raharja. 2. Bapak Dr. Po.Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja. 3. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua 1 Perguruan Tinggi Raharja. 4. Ibu Nur Azizah, M.Akt., M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi. 5. Bapak H.Abdul Hamid Arribathi S.Agg., M.M. selaku Dosen Pembimbing I dalam penyusunan Skripsi ini. 6. Ibu Ahmad



Roihan S.Kom.,M.T.I.



selaku



Dosen



Pembimbing II dalam penyusunan Skripsi ini. 7. Ibu Dosen Serta Staff Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis. 8. Bapak Tatang Sopandi selaku Stakeholder yang telah banyak membantu dan memberikan informasi kepada penulis selama melakukan observasi. 9. Kedua orang tua, adik dan semua saudara yang selalu memberikan dukungan serta memberikan semangat dan doa dalam mengerjakan penilitian Skripsi ini dengan baik. 10. Kepada Partner Anan Wahyu Ferdiyanto yang selalu setia menemani dan ngasih suport.



Penulis menyadari bahwa dalam penulisan penelitian Skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati dan keterbukaan, penulis mengharapkan kritik dan saran yang dapat menyempurnakan karya tulis ini. Semoga penelitian Skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak dan dapat menjadi pembelajaran yang lebih baik. Tangerang, 17 Juli 2018



Eka Yuni Setyawati NIM: 1511489388



Daftar isi  [sembunyikan] 







1 BAB I PENDAHULUAN o 1.1 Latar Belakang o



1.2 Rumusan Masalah



o



1.3 Ruang Lingkup



o



1.4 Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian



o







1.4.1 Tujuan Penelitian







1.4.2 Manfaat Penelitian



1.5 Metode Penelitian 



1.5.1 Metode Pengumpulan Data







1.5.2 Metode Analisa



o 



1.5.3 Metode Perancangan Sistem







1.5.4 Metode Pengujian



1.6 Sistematika Penulisan



2 BAB II LANDASAN TEORI o



o



o 







2.1 Teori Umum 



2.1.1 Konsep Dasar Sistem







2.1.2 Konsep Dasar Data dan Informasi







2.1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi







2.1.4 Metode Analisa SWOT







2.1.5 Konsep Dasar Perancangan Sistem



2.2 TEORI KHUSUS 



2.2.1 Konsep Dasar Pengolahan Data Surat







2.2.2 Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)







2.2.3 Analisa SWOT







2.2.4 Konsep Dasar Elisitasi







2.2.5 Konsep Dasar Web







2.2.6 Konsep Dasar Database







2.2.7 Pengujian Blackbox Testing



2.3 Literature Review



3 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN o



o



o



3.1 Gambaran Umum Kelurahan Sukasari Kota Tangerang 



3.1.1 Sejarah Singkat Kelurahan Sukasari Kota Tangerang







3.1.2 Visi







3.1.3 Misi







3.1.4 Tugas Pokok Kelurahan Sukasari Kota Tangerang







3.1.5 Struktur Organisasi







3.1.6 Tugas dan Wewenang



3.2 Tata Laksana Sistem Yang Berjalan 



3.2.1 Prosedur Sistem Yang Berjalan







3.2.2 Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan



3.3 Analisa Sistem Yang Berjalan 



o



3.3.1 Metode Analisa Sistem



3.4 Konfigurasi Sistem Yang Berjalan 



3.4.1 Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)







3.4.2 Spesifikasi Perangkat Lunak (software)



 o



o







3.4.3 Hak Akses (Brainware)



3.5 Permasalahan Yang Dihadapi, Alternatif Pemecahan Masalah, Analisa Batasan Sistem, Analisa Kontrol, Analisa Kebutuhan Sistem 



3.5.1 Permasalahan Yang Dihadapi







3.5.2 Alternatif PemecahMean Masalah







3.5.3 Analisa Batasan Sistem







3.5.4 Analisa Kontrol







3.5.5 Analisa Kebutuhan Sistem



3.6 User Requirement 



3.6.1 Elisitasi Tahap I







3.6.2 Elisitasi Tahap II







3.6.3 Elisitasi Tahap III







3.6.4 Final Draft Elisitasi



4 BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN o



o



4.1 Tata Laksana sistem yang diusulkan 



4.1.1 Use Case Diagram Yang Diusulkan







4.1.2 Activity Diagram Yang Diusulkan







4.1.3 Sequence Diagram Yang Diusulkan







4.1.4 Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan



4.2 Rancangan Basis Data 



4.2.1 Class Diagram Yang Diusulkan



o



4.3 Spesifikasi Basis Data (Database)



o



4.4 Rancangan Prototype



o







4.4.1 Tampilan Prototype Menu Login







4.4.2 Tampilan Menu Utama dan Dashboard







4.4.3 Tampilan Data Surat Masuk







4.4.4 Tampilan Data Surat Keluar



4.5 Rancangan Program 



4.5.1 Tampilan Menu Login







4.5.2 Tampilan Menu Utama dan Dashboard







4.5.3 Tampilan Menu Data Surat Masuk







4.5.4 Tampilan Menu Input Surat Masuk







4.5.5 Tampilan Menu Data Surat Keluar







4.5.6 Tampilan Menu Input Surat Keluar







4.5.7 Tampilan Menu Laporan



 o











4.5.8 Tampilan Menu Data User



4.6 Konfigurasi Sistem Usulan 



4.6.1 Spesifikasi Hardware







4.6.2 Aplikasi Yang Diusulkan







4.6.3 Hak Akses







4.6.4 Penguji Black Box



o



4.7 Schedule Implementasi



o



4.8 Etimasi Biaya



5 BAB V PENUTUP o



5.1 Kesimpulan



o



5.2 Rekomondasi



o



5.3 Saran



6 DAFTAR PUSTAKA



DAFTAR TABEL 1. Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I 2. Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II 3. Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III 4. Tabel 3.4 Final Draft Elisitasi 5. Tabel 4.1 Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan 6. Tabel 4.2 rol_has_permissions 7. Tabel 4.3 roles 8. Tabel 4.4 user_has_roles 9. Tabel 4.5 User 10. Tabel 4.6 user_has_permissions



11. Tabel 4.7 Permission 12. Tabel 4.8 Surat_keluar 13. Tabel 4.9 Surat_masuk 14. Tabel 4.10 Password_resets 15. Tabel 4.11 Pengujian Blackbox Testing Surat Masuk 16. Tabel 4.12. Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat Keluar



DAFTAR Gambar 1. Gambar 3.1 Struktur Organisasi 2. Gambar 3.2 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk 3. Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat Keluar 4. Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Masuk 5. Gambar 3.5 Activity Diagram Surat Keluar 6. Gambar 3.6 Sequence Diagram Surat Masuk 7. Gambar 3.7 Sequence Diagram Surat Keluar 8. Gambar 3.8 Analisa SWOT 9. Gambar 4.1 Use Case Diagram Yang Diusulkan 10. Gambar 4.2. Activity Diagram Yang Diusukan 11. Gambar 4.3. Sequence Diagram Yang Diusulkan 12. Gambar 4.4. Class Diagram Yang Diusulkan



13. Gambar 4.5. Tampilan Prototype Menu Login 14. Gambar 4.6. Prototype Menu Utama dan Dashboard 15. Gambar 4.7. Prototype Data Surat Masuk 16. Gambar 4.8. Prototype Data Surat Keluar 17. Gambar 4.9 Tampilan Menu Login 18. Gambar 4.10. Menu Utama dan Dashboard 19. Gambar 4.11. Menu Data Surat Masuk 20. Gambar 4.12. Menu Input Surat Masuk 21. Gambar 4.13. Menu Data Surat Keluar 22. Gambar 4.14. Menu Input Surat Keluar 23. Gambar 4.15. Menu Laporan 24. Gambar 4.15. Menu Data User 25. Gambar 4.16 Use Case Diagram Yang Diusulkan 26. Gambar 4.17. Activity Diagram Yang Diusukan 27. Gambar 4.18. Sequence Diagram Yang Diusulkan 28. Gambar 4.19. Class Diagram Yang Diusulkan 29. Gambar 4.20. Tampilan Prototype Menu Login 30. Gambar 4.21. Prototype Menu Utama dan Dashboard 31. Gambar 4.22. Prototype Data Surat Masuk 32. Gambar 4.23. Prototype Data Surat Keluar 33. Gambar 4.24 Tampilan Menu Login



34. Gambar 4.25. Menu Utama dan Dashboard 35. Gambar 4.26. Menu Data Surat Masuk 36. Gambar 4.27. Menu Input Surat Masuk 37. Gambar 4.28. Menu Data Surat Keluar 38. Gambar 4.29. Menu Input Surat Keluar 39. Gambar 4.30. Menu Laporan 40. Gambar 4.31. Menu Data User



DAFTAR SIMBOL DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM



DAFTAR SIMBOL SEQUANCE DIAGRAM



DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM



BAB I PENDAHULUAN



Latar Belakang Pada era globalisasi saat ini, peran teknologi informasi komunikasi sudah sangat pesat. Teknologi informasi dapat menghasilkan suatu sistem informasi yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna diberbagai intansi, perusahaan, atau lembaga baik swasta



maupun pemerintahan. Seiring waktu, surat-surat yang masuk jumlahnya semakin banyak. Ruang arsip yang biasa digunakan untuk penyimpanan mempuyai kapasitas yang terbatas. Selain itu, dengan banyaknya jumlah surat, semakin muncul masalah efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaanya. Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam dunia perkantoran memberikan tambah proses pengolahan data, dalam dunia perkantoran keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar. Pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada kantor Kelurahan Sukasari Tangerang masih menggunakan cara seni komputerisasi (ms excel) yaitu surat-surat yang masuk dicatat di buku besar yang meliputi tanggal pembuatan surat, tanggal penerimaan surat, nomor surat, asal surat dan perihal surat kemudian kedalam (ms excel). Itulah Masalah utama adalah pengolahan data surat masuk dan surat keluar di Kelurahan Sukasari Tangerang tersebut. Sistem semi komputerisasi ini menyulitkan pegawai ketika akan mencari surat satu persatu sehinnga memerlukan waktu yang sangat lama. Berdasarkan permasalahan tersebut dan melihat betapa pentingnya pengolahan data surat masuk dan surat keluar bagi kantor Kelurahan Sukasari Tangerang, maka peneliti dalam menyusun laporan skripsi ini memilih judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KELURAHAN SUKASARI KOTA TANGERANG”.



Rumusan Masalah Adapun Rumusan masalah dari skripsi adalah : 1. Bagaimana sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang berjalan di Kelurahan Sukasari Tangerang?



2. Faktor-faktor apa saja yang menghambat pengolahan data surat masuk dan surat keluar di Kelurahan Sukasari Tangerang? 3. Bagaimana merancang sistem informasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang efektif di Kelurahan Sukasari Tangerang?



Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian pengolahan data surat masuk dan surat keluar di Kelurahan Sukasari Tangerang akan memberikan kemudahan pada proses pengolahan data surat masuk dan surat keluar dan masyrakat di Kelurahan Sukasari Tangerang.



Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian 1. Membangun sistem informasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar untuk diterapkan di Kelurahan Sukasari Tangerang. 2. Dengan adanya sistem informasi ini, proses pengolahan data surat masuk dan surat keluar akan lebih cepat dan efesien dibandingkan pencatatan surat secara manual. 3. Dapat menambah wawasan dan sumber informasi serta memperluas pengetahuan bagi sipenulis sendiri. 4. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dialami Pegawai di Kelurahan Sukasari.



Manfaat Penelitian



1. Dapat menambah pengetahuan dan wawasan mengenai situasi dan kondisi suatu sistem, khususnya sistem informasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar. 2. Hasil penelitian ini dapat dipergunakan sebagai acuan dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar. 3. Dapat menjadi sebuah masukan bagi kantor kecamatan mengenai pembenahan mengenai sistem yang berjalan.



Metode Penelitian Metode Pengumpulan Data Penulis mendapatkan data-data yang akan diperlukan menggunakan metode sebagai berikut: 1. Metode Observasi Metode



untuk



mendapatkan



data



dengan



melakukan pengamatan secara langsung di tempat yang dilakukan



peneliti



menganalisa



unsur-unsur



secara



sistematis. 2. Metode Wawancara Metode melakukan pembicaraan dengan pegawai Kelurahan Sukasari yang terkait sebagai sumber data dan informasi. 3. Metode Studi Pustaka Dalam metode ini peneliti berusaha melengkapi data-data yang lengkap dengan cara membaca dan pelajari dari buku-buku dan jurnal-jurnal yang relavan.



Metode Analisa Analisa data digunakan untuk mempermudah data yang diperlukan dalam penyusunan laporan. Dalam hal ini analisa data menggunakan metode analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threat). Analisa SWOT adalah suatu metode yang digunakan untuk melihat kondisi Kelurahan Sukasari Tangerang baik internal maupun eksternal yang kemudian dijadikan indikator untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman terhadap Kelurahan Sukasari Tangerang sehingga dapat membantu dalam pembuatan keputusan.



Metode Perancangan Sistem Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah UML (Unified Modelling Language) untuk menggamabarkan rancangan sistem yang berjalan pada Kelurahan Sukasari Tangerang.



Metode Pengujian Peneliti menggunakan metode pengujian Blackbox Testing sehingga dapat diketahui apakah sistem sesuai dengan apa yang diharapkan oleh stakeholder. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Blackbox Testing menggunakan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian blackbox berusaha untuk menentukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisalisasi, dan terminasi.



Sistematika Penulisan BAB I :PENDAHULUAN



Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metodolagi penelitian dan sistematika penulisan. BAB II :LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang definisi ilmu yang berkaitan dengan penelitian ini, seperti landasan teori yang membahas tentang konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, literature review serta membahas teori-teori pendukung lainnya pada laporan ini. BAB III :PEMBAHASAN Bab ini berisi tentang gambaran umum Kelurahan Sukasari Tangerang, struktur organisasi, tugas dan wewenang serta analisa sistem yang berjalan yang dapat digunakan dan diusulkan, seperti UML yang meliputi Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, Elisitasi tahap I, II, III, Draf final. BAB IV :RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini berisi semua informasi yang berhubungan dengan rancangan sistem yang diusulkan, rancangan database dan tampilan program yang dibuat. BAB IV :PENUTUP Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan dan saran kepada pihak-pihak yang berkepentingan sehingga tujuan dan manfaat dari Laporan Skripsi ini dapat disampaikan. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN



BAB II



LANDASAN TEORI



Teori Umum Konsep Dasar Sistem 1. Definisi Sistem Menurut Mulyadi yang dikutip oleh Widia Mulyani dan Bambang Eka Purnama dalam jurnal SPEED,



(2015:16)[1],“Sistem



adalah



suatu



jaringan



prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Menurut Azhar Susanto yang dikutip oleh Widia Mulyani dan Bambang Eka Purnama dalam jurnal SPEED,



(2015:16) [1],“Sistem



informasi



adalah



kumpulan/group dari bagian/komponen apapun baik pisik maupun non pisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Menurut Kusrini yang dikutip oleh Dwi Jayanti dan Siska Ariani dalam Jurnal SPEED, (2014:37) [2], “Sistem adalah sebuah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses / pekerjaan tertentu”. Berdasarkan beberapa pendapat para ahli diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kegiatan-



kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan tertentu. 2. Karakteristik Sistem Menurut Jogiyanto yang dikutip oleh Priyo Sutopo, Dedi Cahyadi, dan Zainal Arifin dalam Jurnal Informatika



Mulawarman,



(2016:24) [3] “Sistem



mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu” : 1. Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membetuk satu kesatuan.



Komponen-komponen



elemenelemen



sistem



dapat



sistem berupa



atau suatu



subsistem atau bagian-bagian dari sistem. 2. Batasan Sistem Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung



Sistem



Penghubung



merupakan



media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini



memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. 5. Masukan Sistem Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). 6. Keluaran Sistem Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi



keluaran



yang



berguna



dan



sisa



pembuangan. 7. Pengolahan



Sistem



Suatu



sistem



dapat



mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa karakteristik sistem adalah sistem yang mempuyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran. 3. Klasifikasi Sistem



Menurut Mustakini dalam Amin (2017:114) [4]



 mengatakan Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa



sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem



yang



berupa



pemikiran-pemikiran



hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akutansi, sistem produksi dan lain sebgainya. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine sistem atau ada yang menyebut dengan man-machine sistem. Sistem informasi merupakan contoh manmachine



sistem, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu (probabilitas sistem). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi interaksi diantara bagianbagiannya dapat dideteksi dengan pasti. Sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem interaksi yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikan karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasisfikasikan sebagai sistem tertutup (close system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sitem yang benarbenar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed sistem (secara relatip tertutup,tidak benarbenar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem



yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan



luarnya.



Sistem



ini



menerima



masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atasistem nformasiu subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka system



harus



mempunyai



suatu



sistem



pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja. Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa klasifikasi adalah suatu bentuk kesatuan antara satu komponen dengan komponen lainnya.



Konsep Dasar Data dan Informasi 1. Definisi Data Menurut Siregar yang dikutip oleh Priyo Sutopo, Dedi Cahyadi, dan Zainal Arifin dalam Jurnal Informatika Mulawarman, (2016:24) [3]“Data adalah diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data adalah fakta yang jelas lingkup, tempat, dan waktunya”.



Menurut Andalia dalam Jurnal dkk Ilmiah Komputer dan Informatika (2015:93), "Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata". Berdasarkan pendapat di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa data merupakan suatu bahan mentah yang



bersifat



fakta



yang



akan



diproses



untuk



menghasilkan informasi yang bermanfaat. 2. Definisi Informasi Menurut Dr.Richardus Eko Indrajit yang dikutip oleh Dwi Jayanti dan Siska Ariani dalam Jurnal SPEED, (2015:37) [2] “Defenisi informasi adalah kata “Informasi” sendiri secara internasional telah di sepakati sebagai hasil dari pengolahan data yang secara prinsip memiliki nilai atau value yang lebih dibandingkan dengan data mentah. Menurut



George



H.



Bodnar



dikutip



oleh



Muhamad Fuat Asnawi dalam Jurnal LENTERA ICT, (2014:39) “Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”. Menurut Abidin yang dikutip oleh Priyo Sutopo, Dedi Cahyadi, dan Zainal Arifin dalam Jurnal Informatika Mulawarman, (2016:24) [3] “Informasi adalah data yang



diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti bagi penerimanya”. Berdasarkan



beberapa



definisi



diatas,



dapat



disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya. 3. Nilai Informasi Menurut Yakub dalam Nugraha (2015:4). “Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal yaitu, manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya”. Menurut Suwardjono dalam Putri (2016:2430) [5], “Nilai informasi merupakan kemampuan informasi untuk meningkatkan



pengetahuan



dan



keyakinan



dalam



pengambilan keputusan”. Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa nilai informasi adalah manfaat yang lebih efektif dalam nilai informasi. 4. Kualitas Informasi Menurut Jogiyanto yang dikutip oleh Diwananda Wiratama dan Diana Rahmawati (2013:37), kualitas dari suatu informasi yang tergantung dari tiga hal, yaitu:



a.



Akurat berarti bahwa informasi harus



bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan. b. Tepat pada waktunya berarti bahwa informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. c. Relevan



berarti



bahwa



informasi



tersebut



mempunyai manfaat untuk pemakainya. Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa kualitas informasi adalah sejauh mana informasi secara konsisten dapat memenuhi persyaratan dan harapan semua orang.



Konsep Dasar Sistem Informasi 1. Definisi Sistem Informasi Menurut Siregar yang dikutip oleh Priyo Sutopo, Dedi Cahyadi, dan Zainal Arifin dalam Jurnal Informatika Mulawarman, (2016:24) [3] “Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan”. Berdasarkan



pendapat



di



atas



maka



dapat



disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu kegiatan



mengumpulkan,



memproses,



menyimpan,



menganalisa dan menyebarkan suatu informasi untuk tujuan tertentu.



2. Komponen Sistem Informasi Menurut Jogiyanto yang dikutip oleh Priyo Sutopo, Dedi Cahyadi, dan Zainal Arifin dalam Jurnal Informatika



Mulawarman,



(2016:25) [3].



“Sistem



Informasi memiliki beberapa komponen yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model (Model Blok) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi dari input dan data yang tersimpan dibasis data dengan



cara



yang



sudah



tertentu



untuk



menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Techology Block) Teknologi merupakan “toolbox” dalam sistem informasi, teknologi digunakan menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian, dari sistem secara



keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi (brainware). Perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware). 4. Blok Basis Data (Database Block) Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak memanipulasinya. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedimikian rupa agar informasi yang dihasilkan berkualitas. 5. Blok Kendali (Control Block) Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alama, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,



kegagalan-kegagalan



sistem itu sendiri, ketidak efesienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung diatasi. Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain.



Metode Analisa SWOT 1. Definisi Analisa SWOT Menurut Edy Susena dkk dalam jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta (2015:6) [6], “SWOT adalah singkatan



dari



Strengths



(kekuatan),



Weakness



(kelemahan), Opportunitis (peluang), Threats (tantangan), Analisis SWOT adalah alat yang digunakan untuk mengidentifikasi isu-isu internal dan eksternal yang mempengaruhi kemampuan dalam memasarkan, Analisa SWOT adalah sebuah bentuk analisa situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif. Analisa SWOT dilakukan dengan maksud untuk mengenali tingkat kesiapan setiap fungsi dari keselurahan fungsi yang diperlukan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Berhubung tingkat kesiapan fungsi ditentukan oleh tingkat kesiapan masing-masing faktor yang terlibat pada setiap fungsi, maka analisis SWOT dilakukan terhadap kesulurahan faktor dalam fungsi, baik faktor internal maupun eksternal.



Konsep Dasar Perancangan Sistem 1. Definisi Perancangan Sistem Menurut Robert J.Verzello yang dikutip oleh Sophan Sophian dalam Jurnal (2014:35) [7], “Perancangan sistem didefinisikan tahap setelah analisis dan siklus



pengembangan



sistem



adalah



pendefinisian



dari



kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yaitu : suatu sistem dibentuk”. Menurut George M.Scott yang dikutip oleh Sophan Sophian dalam Jurnal (2014:35) [7], “Rancangan sistem untuk menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan tahapan ini meyangkut mengkonfigurasikan



komponen-komponen



dari perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan “. Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah merancang sistem yang baik untuk menyelesaikan sistem tersebut.



TEORI KHUSUS Konsep Dasar Pengolahan Data Surat 1. Tujuan Pengolahan Data Surat Masuk Dan Keluar Menurut Silmi yang dikutip oleh Fauzan Masykur dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja dalam Jurnal IJNS (2015:2) [8] ,“surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis”. Menurut Wursanto yang dikutip oleh Kurnia Adhi Saputra dan Muga Linggar Famukhit dalam Jurnal IJNS (2014:60)[9], “Surat adalah sarana komunikasi untuk



menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain”. a.



Menurut Wursanto yang dikutip oleh



Fauzan Masykur dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja dalam Jurnal IJNS (2015:3) [8], “surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari organisasi/instansi maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima dari kurir (pengantar surat) dengan mempergunakan buku pengiriman”. b. Menurut Widjaja yang dikutip oleh Fauzan Masykur dan Ibnu Makruf Pandu Atmaja dalam Jurnal IJNS (2015:3)[8], “surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi/perorangan diluar organisasi tersebut”.



Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language) 1. Definisi UML (Unified Modeling Language) Menurut Yasin yang dikutip oleh Henny Destiana dalam Jurnal Paradigma (2014:34) [10]“Unifield Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang telah menjadi



standar



dalam



industri



untuk



visualisasi,



merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak.



Menurut Achmad Sidik, Lilis Sakuroh dan Diana Pratiwi dalam Jurnal SISFOTEK GLOBAL (2017:82) ‘‘UML (Unified Modeling Language) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain,



serta



menggambarkan



arsitektur



dalam



pemograman berorientasi objek. Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa pemodelan yang digunakan untuk merancang, mendokumentasikan sebuah sistem perangkat lunak. 2.Jenis-jenis



Diagram



UML



(Unified



Modeling



Language) Menurut Whitten dan Bentley dalam Setiyani pada Jurnal Interkom (2018:20) [11], Jenis-jenis UML yaitu: a.



Use Case Diagram merupakan diagram



yang menggambarkan interaksi Antara system internal, sistem eksternal, dan user. b. Activity Diagram merupakan diagram yang menggambarkan alur sequential dari aktivitas sebuah proses bisnis atau Use Case. c. Sequence Diagram merupakan diagram yang menggambarkan bagaimana objek berinteraksi melalui pengiriman pesan (message) dalam



pengeksekusian sebuah Use Case atau operasi tertentu. d. Class



Diagram



menggambarkan



merupakan struktur



diagram objek



yang sistem.



Menunjukkan kelas yang menjadi komponen dari sistem, serta hubungan antar kelas. e. State Chart Diagram merupakan diagram untuk memodelkan perilaku objek di dalam sistem terhadap kejadian (event) selama masa hidupnya. 3.Langkah-langkah Penggunaan UML (Unified Modeling Language) Adapun langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML) menurut Arief dalam informatika.web.id (2013) [12] diantaranya sebagai berikut: 1. Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul. 2.



Petakan use case untuk setiap business



process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatancatatan lain.



3.



Buatlah



deployment



diagram



secara



kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem. 4.



Definisikan



requirement



lain



non



fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem. 5.



Berdasarkan use case diagram, mulailah



membuat activity diagram. 6.



Definisikan



obyek-obyek



level



atas



package atau domain dan buatlah sequence dan/atau collaboration utuk tiap alir pekerjaan, jika sebuah use case memiliki kemungkinan alir normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alir. 7.



Buatlah rancangan user interface model



yang menyediakan antarmuka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case. 8.



Berdasarkan model-model yang sudah



ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domain dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.



9.



Setelah class diagram dibuat, kita dapat



melihat kemungkinan pengelompokkan class menjadi komponen-komponen karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Selain itu, definisikan test integrasi setiap komponen untuk meyakinkan ia dapat bereaksi dengan baik. 10.



Perhalus



sudah



dibuat.



deployment Detailkan



diagram



kemampuan



yang dan



requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan dan sebagainya. Petakan komponen ke dalam node. 2.Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang tepat digunakan: a.



Pendekatan use case dengan mengassign



setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit kode yang lengkap dengan test. b. Pendekatan komponen yaitu mengassign setiap komponen kepada tim pengembang tertentu. 2.Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki model beserta codenya. Model harus selalu sesuai dengan code yang aktual. 3.Perangkat lunak siap dirilis.



Analisa SWOT



1. Definisi Analisa SWOT Menurut Santosa dalam Sutanto dkk pada Jurnal Teknologi Informasi (2013:66)[13], "Analisis SWOT merupakan alat identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi berdasarkan logika yang dapat memaksimalkan potensi dan peluang namun secara bersamaan dapat meminimalisasi kelemahan dan ancaman sehingga akan memberikan output berupa target atau perlakuan untuk mencapai tujuan". Menurut Grewal & Levy dalam Anas dkk pada Journal



of



Management (2018:4)[14],



"Analisis



SWOT adalah sebuah metode perencanaan strategis yang di gunakan untuk mengevaluasi Strengths, Weakness, Opportunities, dan Threats. dalam suatu proyek atau bisnis saha. Hal ini melibatkan penentuan tujuan usaha bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor-faktor internal dan eksternal yang baik dan menguntungkan untuk mencapai tujuan itu". Menurut



Basuki



Management (2018:4) [15], analisis



kondisi



internal



dkk



dalam Journal



"Analisis maupun



SWOT eksternal



of



adalah suatu



organisasi yang selanjutnya akan digunakan sebagai dasar untuk merancang strategi dan program kerja".



Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Analisa SWOT merupakan Metode perancangan yang digunakan untuk memaksimalkan potensi dan peluang serta meminimalisasi kelemahan dan ancaman. 2.Tipe- tipe Strategi SWOT Adapun langkah-langkah analisis SWOT menurut Purwanto



dalam



Basuki



dkk



pada Journal



of



Management (2018:5)[15], mencakup 4 (empat) langkah strategi. Empat langkah strategi tersebut meliputi: 1.



Pertama



Strategi SO (Strengths-Opportunities) adalah strategi yang digunakan perusahaan dengan memanfaatkan atau mengoptimalkan kekuatan yang dimiliki untuk memanfaatkan berbagai peluang. 2.



Kedua



Stratregi WO (Weaknesses-Opportunities) adalah strategi



yang



digunakan



dengan



seoptimal



mungkin meminimalisir kelemahan yang ada untuk memanfaatkan berbagai peluang. 3.



Ketiga



ST (Strengths-Threats) adalah strategi yang digunakan perusahaan dengan memanfaatkan atau



mengoptimalkan kekuatan untuk mengurangi berbagai anacaman. 4.



Keempat



Strategi WT (Weaknesses-Threats) adalah strategi yang digunakan untuk mengurangi kelemahan dalam rangka meminimalisir atau menghindari ancaman.



Konsep Dasar Elisitasi 1. Definisi Elisitasi Menurut Sugiharto dkk dalam Jurnal SISFOKOM (2018:53)[16], "Elisitasi merupakan rancangan sistem yang diusulkan yang sesuai yang diinginkan atau yang dibutuhkan user". Menurut Siahaan dalam Dzulhaq dkk pada Jurnal Sisfotek



Global



(2017:1)[17],



"Elisitasi



adalah



pengumpulan kebutuhan aktivitas awal dalam rekayasa kebutuhan (Requirements Engineering)". Menurut Sommerville dalam Prastomo pada Journal Lppmunindra (2015:166)[18] , "Elisitasi adalah sekumpulan aktifitas yang ditujukan untuk menemukan kebutuhan suatu sistem baru melalui komunikasi dengan pelanggan dan pihak yang memiliki kepentingan dalam pengembangan sistem."



Dari



ketiga



definisi



tersebut



maka



dapat



disimpulkan bahwa Elisitasi adalah rancangan sistem berdasarkan sekumpulan kebutuhan user. 2.Jenis-jenis Elisitasi Menurut Andi Prastomo (2014:166),[18] Elisitasi didapat melalui proses wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap yaitu: 1.



Elisitasi



Tahap



I,



Berisi



seluruh



rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait oleh pihak wawancara. 2.



Elisitasi Tahap II, Merupakan hasil dari



pengklasifikasian elisitasi tahap I berdasarkan metode



MDI,



memisahkan



Metode



antara



MDI



rancangan



bertujuan



sistem



yang



penting dan harus ada pada sistem. Berikut penjelasan mengenai metode MDI: a.



M pada MDI berarti Mandatory



(penting).



Maksudnya



requirement



tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat pembuatan sistem baru. b.



D pada MDI berarti Desireable.



Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan,



namun



jika



requirement



tersebut



digunakan dalam pembentukan sistem maka akan membuat sistem tersebut lebih sempurna. c.



I pada MDI berarti Inessential.



Maksudnya



requirement



tersebut



bukanlah termasuk bagian sistem dibahas. 3.



Elisitasi



penyusutan



Tahap



elisitasi



III,



tapah



II



Merupakan dengan



cara



mengeliminasi semua requirement dengan option I



pada



metode



MDI.



Selanjutnya



semua



requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali dengan metode TOE, yaitu: a.



T artinya Technical, maksudnya



bagaimana tata cara / teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan? b.



O



maksudnya



artinya bagaimana



Operational, tata



cara



penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan? c.



E artinya Economi, maksudnya



berapakah biaya yang diperlukan guna



membangun requirement tersebut didalam sistem?



Konsep Dasar Web 1.Definisi Web Menurut Palit dkk dalam E-Journal Teknik Elektro dan Komputer (2015:2) [19], "World wide web atau sering di kenal sebagai web adalah suatu layanan sajian informasi yang menggunakan konsep hyperlink (tautan), yang memudahakan server (sebutan para pemakai komputer yang melakukan browsing atau penelusuran informasi melalui internet)." Menurut pada Journal



Puspitosari



dalam



Speed (2018:2) [20],



Afifah



“Website



dkk adalah



halaman informasi yang disediakan melalui jalur internet sehingga bisa diakses di seluruh dunia, selama terkoneksi dengan jaringan internet”. Menurut Utomo dkk dalam Jurnal Geodesi Undip (2017:4) [21], "Web merupakan halaman yang terdapat pada internet dan saling berhubungan serta terdapat informasi baik berupa individu, kelomopok, bahkan instansi”. Berdasarkan definisi diatas web merupakan suatu halaman internet yang menyajikan informasi-informasi



dihubungkan



dengan



jaringan-jaringan



halaman



(Hyperlink). 2.Fungsi Web Menurut Zaki dalam Harminingtyas (2014:4647) [22], Website mempunyai fungsi yang bermacammacam, tergantung dari tujuan dan jenis website yang dibangun, tetapi secara garis besar dapat berfungsi sebagai : a.



Media Promosi : Sebagai media promosi



dapat dibedakan menjadi media promosi utama, misalnya website yang berfungsi sebagai search engine atau toko Online, atau sebagai penunjang promosi utama, namun website dapat berisi informasi yang lebih lengkap daripada media promosi offline seperti koran atau majalah. b.



Media Pemasaran : Pada toko online atau



system



afiliasi,



website



merupakan



media



pemasaran yang cukup baik, karena dibandingkan dengan toko sebagaimana di dunia nyata, untuk membangun toko online diperlukan modal yangr relatif lebih kecil, dan dapat beroperasi 24 jam walaupun



pemilik



website



tersebut



sedang



istirahat atau sedang tidak ditempat, serta dapat diakses darimana saja.



c.



Media Informasi : Website portal dan



radio atau tv online menyediakan informasi yang bersifat global karena dapat diakses dari mana saja selama dapat terhubung ke internet, sehingga dapat menjangkau lebih luas daripada media informasi konvensional seperti koran, majalah, radio atau televisi yang bersifat lokal. d.



Media Pendidikan : Ada komunitas yang



membangun website khusus berisi informasi atau artikel yang sarat dengan informasi ilmiah misalnya wikipedia. e.



Media Komunikasi : Sekarang banyak



terdapat website yang dibangun khusus untuk berkomunikasi



seperti



forum



yang



dapat



memberikan fasilitas bagi para anggotanya untuk saling



berbagi



informasi



atau



membantu



pemecahan masalah tertentu. 3.Dreamweaver CS5 Menurut



Afifah



dalam



dkk



pada Journal



Speed (2018:3) [20], "Dreamweaver merupakan aplikasi yang digunakan sebagai html editor prefesional untuk mendesain web secara visual". Menurut Andi dan Wahana Komputer dalam Septimas



dkk



pada



Jurnal



Unda



(2017:2) [23],"Dreamweaver merupakan Aplikasi yang mengintegrasikan



beragam



fitur



untuk



memenuhi



kebutuhan pengembangan website, termasuk pembuatan halaman web dan pengolahannya". Menurut Agusvianto pada Journal Information Engineering and Educational Technology (2017:42) [24], "Dreamweaver CS5 adalah salah satu HTML Editor editor profesional yang berfungsi untuk mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web. Dari ketiga definsi diatas dreamweaver adalah aplikasi yang memudahkan editor dalam mendesain ataupun mengembangkan website.



Konsep Dasar Database 1.Definisi Database Menurut Kendall dan Kendall dalam Septimas dkk pada Jurnal Unda (2017:2) [23], "Database atau sering juga disebut basis data adalah sekumpulan infomasi yang disimpan



dalam



kumputer



secara



sistematik



dan



merupakan sumber informasi yang dapat di periksa menggukan suatu progam komputer". Menurut



Fathansyah



dalam



Khuzainah



pada Journal Speed (2013:2) [25], "Pengertian Database adalah kumpulan data yang disimpan secara sedemikian



rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagi kebutuhan". Menurut Santoso dalam Seminar Nasional Inovasi dan Aplikasi Teknologi Di Industri (2016:B.332) [26], "Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna". Dari ketiga definisi diatas database merupakan sekumpulan infomasi ataupun data yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi pada komputer. 2.Jenis-jenis Database Menurut



Firmansyah



dalam



www.nesabamedia.com (2018) [27] terdapat jenis – jenis database yang sering digunakan yaitu: 1.



Operational Database



Database jenis ini dapat menyimpan data dengan rinci agar dapat dioperasikan dari seluruh organisasi. Dalam hal ini mereka juga dapat disebut Subject Area Database (SADB), transaksi database atau produksi database. Contoh dari Operational Database adalah database yang



digunakan pelanggan, database akuntansi dan lain – lain. 2.



Relational Database



Jenis database yang satu ini bisa dibilang paling popular,



hal



ini



dikarenakan



dengan



menggunakan Relational Database, user dapat mengakses atau mencari informasi dalam tabel yang berbeda-beda. Query yang dilakukan juga dapat melibatkan beberapa tabel karena fungsi relasi ini. 3.



Distributed Database



Sesuai dengan namanya database yang satu ini dapat mendistribusikan data-data secara tersebar namun saling berhubungan serta dapat diakses secara bersama-sama. Database jenis ini biasanya digunakan pada suatu lembaga atau perusahaan yang terdiri dari beberapa cabang, agar dapat memudahkan user mengakses data dari tempat satu ke tempat lainnya. 4.



External Database



Database ini mampu menyediakan akses ke bagian eksternal, data yang disimpan nantinya akan digunakan untuk keperluan komersial. Akses ke dalam database ini akan lebih mudah karena



diperuntukkan bagi publik dan disamping itu juga lebih efisien karena tidak perlu mencari informasi dari internet. 3.Fungsi Database Menurut



Firmansyah



dalam



www.nesabamedia.com (2018) [27], terdapat fungsi-fungsi penggunaan database, yakni sebagai berikut: a.



Suatu data dapat dikelompokkan dengan



tujuan mempermudah proses identifikasi data, pengelompokkan



dapat



dilakukan



dengan



berbagai macam cara seperti membuat beberapa tabel atau dengan field yang berbeda-beda. Sebagai contoh suatu DBMS pada perbankan dapat mencari informasi user dengan lebih cepat karena sudah dikelompokkan masing-masing. b.



Menghindari data ganda yang tersimpan.



Suatu software DBMS dapat di setting agar mampu mengenali duplikasi data yang terjadi saat diinput. Hal ini dikarenakan sifat database yang dapat diakses oleh lebih dari satu pengguna. Salah satu



cara



yang



dilakukan



adalah



dengan



menerapkan sistem kata kunci atau Primary Key. c.



Mempermudah penggunaan hampir di



semua sisi seperti memasukkan data baru,



mengupdate atau bahkan menghapus data yang sudah tidak diperlukan lagi. Didukung dengan tampilan atau tata muka yang sudah disediakan menggunakan aplikasi tertentu. d.



Menjadi solusi terbaik dari penggunaan



kertas sebagai media penyimpanan yang kurang efektif dan banyak memakan ruang. Dengan adanya database maka file dapat disimpan secara digital. e.



Suatu database juga dapat menjadi



alternatif lain terkait masalah penyimpanan ruang dalam suatu aplikasi. Hal ini dikarenakan keterbatasan



dari



media



penyimpanan



oleh



kebanyakan aplikasi komputer.



Pengujian Blackbox Testing 1.Definisi Pengujian atau Testing Menurut



Kermite



dkk



dalam Journal



of



Information Systems (2017:3) [28], "Testing atau pengujian merupakan tahap sebelum mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem yang baru, pengujian dilakukan terlebih dahulu untuk mencari error atau bugs pada suatu program”. Menurut



Mustaqbal



dalam



Jurnal



Ilmiah



Teknologi Informasi Terapan (2015:31) [29],"Pengujian



adalah suatu proses pelaksanaan suatu program dengan tujuan menemukan suatu kesalahan”. Menurut Mingtao Shi dalam Mustaqbal pada Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Terapan (2015:32) [29], "Pengujian atau testing sendiri merupakan elemen kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan merupakan bagian



yang



tidak



terpisah



dari



siklus



hidup



pengembangan software seperti halnya analisis, desain, dan pengkodean”. Berdasarkan pengertian diatas testing merupakan tahap



sebelum



mengoperasikan



mengimplementasikan



sistem



yang



baru



dengan



dan tujuan



menemukan suatu kesalahan pada sistem tersebut. 2.Definisi Blackbox Testing Menurut



Kermite



dkk



dalam Journal



of



Information Systems (2017:4) [28], "Metode Black Box adalah pengujian kebutuhan dan hanya berfokuskan kepada fungsional dari sebuah perangkat lunak atau program”. Menurut Sari dalam Jurnal Algoritma (2014:2) [30], "Black box testing adalah pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak.



Menurut Mohd Ehmer Khan dalam Mustaqbal pada



Jurnal



Ilmiah



Teknologi



Informasi



Terapan



(2015:33) [29], "Black-Box Testing merupakan pengujian yang berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak, tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan



pengetesan pada spesifikasi



fungsional program”. Berdasarkan



definisi-definisi



tersebut



dapat



disimpulkan bahwa Black Box Testing adalah metode pengujian yang berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak.



Literature Review 1.Tinjauan studi pustaka penelitian Kurniawan dkk (2017) [31],



“Desain



dan



Implementasi



Aplikasi



Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web”. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun aplikasi pengarsipan surat masuk dan keluar yang dapat digunakan untuk membantu dan meningkatkan kinerja di bidang administrasi. Adapun tahapan yang digunakan pada penelitian ini adalah studi pendahuluan, studi kepustakaan, identifikasi masalah, menentukan tujuan, pengumpulan data perancangan (design), aplikasi pembuatan aplikasi (coding), pengujian (testing) dan implementasi.



2.Tinjauan



studi



pustaka



penelitian



Ekawati



dkk



(2016) [32], “Sistem Informasi Pengagendaan Surat Keluar Masuk pada SKPD Kecamatan Polanharjo dengan Aplikasi Multi User”. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk dapat menggunakan system aplikasi tersebut secara multiuser agar mempermudah kegiatan yang di lakukan di SKPD Kecamatan Polanharjo Kabupaten Klaten. Metode penelitian



ini



dilakukan



dengan



cara



observasi,



wawancara dan studi pustaka. Perancangan system ini dibuat dengan diagram konteks, hiearchi input process output, diagram alir data, entity relationship diagram, desain input, desain output, kamus data dan desain database. 3.Tinjauan studi pustaka penelitian Bibit dkk (2015) [33], “Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Terkomputerisasi pada Unit Pelaksana Teknis (UPT) Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 1 Tegalombo”. Tujuan



dari



penelitian



ini



adalah



menghasilkan



perancangan dan implementasi Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar terkomputerisasi pada UPT SMPN 1 Tegalombo. Metode perancangan sistem ini dibuat dengan sistem satu user dan menggunakan program PHP dan MySQL, Adobe Potoshop CS 3 sebagai desain grafisnya dan Windows 7 sebagai operasi sistemnya.



4.Tinjauan studi pustaka penelitian Saputra (2014) [9], “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada MTS Guppi Jetiskidul”. Tujuan penelitian



ini



adalah



merancang



sebuah



sistem



pengelolaan surat pada MTS GUPPI Jetiskidul untuk membantu proses mengelola surat masuk dan surat keluar yang saat ini sistem yang digunakan masih manual dengan menggunakan buku register. Metode penelitian dilakukan



dengan



dua



metode



yakni,



metode



pengumpulan data dan pengembangan sistem informasi. Metode pengumpulan data dilakukan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan dengan kegiatan studi lapangan



dan



pengembangan



penelitian sistem



kepustakaan.



informasi



digunakan



Metode dalam



penilaian mengenai masalah dalam pengumpulan data, metode ini berupa survei, analisis, design, perancangan dan implementasi. 5.Tinjauan studi pustaka penelitian Wibowo (2017) [34], “Aplikasi Surat Masuk dan Keluar dengan Klasterisasi Menggunakan Metode K-Means di Instalasi Farmasi RSUD Dr.Saiful Anwar”. Tujuan dari penelitian ini adalah agar dapat memudahkan pekerjaan manusia dalam mengirimkan



surat,



mengarsipkan



surat,



dan



mengelompokkan surat sesuai dengan bagian yang ada didalam organisasi. metode penelitian ini menggunakan



metode K-Means, Metode ini mempartisi data ke dalam kelompok



sehingga



data



berkarakteristik



sama



dimasukkan ke dalam satu kelompok yang sama dan data yang berkarakteristik berbeda dikelompokkan ke dalam kelompok yang lain. 6.Tinjauan studi pustaka penelitian Walia dkk (2014) [35], “A



Framework



for



Web



Based



Student



Record



Management System using PHP”. Tujuan dari penelitian ini adalah memberikan antarmuka online untuk para siswa,



memperluas



efektivitas



administrasi



catatan



perguruan tinggi, waktu pengurangan diperlukan untuk mengakses, tidak akan ada pemborosan sumber daya di perguruan tinggi dan Universitas serta menyampaikan catatan siswa serta untuk membuat kerangka lebih aman. Metode



yang



digunakan



untuk



merancang



sistem



penelitian ini adalah Apache untuk aplikasi server, MySQL sebagai database untuk menyimpan data yang dikumpulkan., dan bahasa scripting menggunakan PHP. 7.Tinjauan studi pustaka penelitian Cantos dkk (2015) [36], “Mobile Web-Based Student Integrated Information System”. Penelitian ini bertujuan untuk membantu siswa memeriksa hasil akademik mereka setiap akhir semester, membuat pendaftaran diri yang akan membantu siswa untuk mengelola status akademik mereka serta sistem ini dapat diakses siswa melalui internet dengan menggunakan



platform



apa



pun



menggunakan Rapid



dari



ponsel.



Application



Metode



ini



Development (RAD)



dimanfaatkan untuk pengembangan sistem, PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai basis data. 8.Tinjauan studi puustaka penelitian Bhimani dkk (2017) [37], “FiM: Performance Prediction for Parallel Computation in Iterative Data Processing Applications”. Penelitian ini bertujuan untuk memprediksi waktu perhitungan iteratif, aplikasi pemrosesan data ilmiah multi-tahap yang sedang berjalan platform komputasi awan kinerja tinggi. Sistem ini dikembangkan dengan menggunakan pendekatan kinerja FiM . FiM terdiri dari dua komponen utama yang digabungkan satu sama lain: 1.



Stochastic



menangkap



Markov



runtime



Model



non-deterministik



untuk yang



sering bergantung pada sumber daya paralel, misalnya, jumlah proses. 2.



Model



Pembelajaran



Mesin



yang



mengekstrapolasikan parameter untuk kalibrasi model Markov kami ketika kami memiliki perubahan dalam aplikasi parameter seperti dataset. 9.Tinjauan studi pustaka penelitian Bello dkk (2017) [38], “A University Examination Web Application Based



Onlinear-Sequential Life Cycle Model” Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengaktifkan siswa agar mencoba pemeriksaan online melalui intranet atau internet, menggunakan Sistem Operasi Windows. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah Air Terjun Pengembangan Perangkat Lunak Siklus Hidup (SDLC) model adalah pendekatan metodologi diadopsi untuk penelitian ini. Metode Linear Sequential Life Cycle adalah digunakan untuk mendesain bangunan dan untuk pemeliharaan informasi di computer perangkat lunak. Aplikasi pada penelitian ini juga dirancang dengan menggunakan webbackend basis data terkait termasuk Hypertext Preprocessor, Hypertext Markup Languages, My Structured Query Language dan Cascading Style Sheet, Javascript. 10. dkk



Tinjauan studi pustaka yang dilakukan Habibu, (2017) [39].



“Computerized



Private



Students”



Admission System: A Case Study of Muni University”. Tujuan dilakukannya penelitan ini untuk merancang dan mengembangkan sistem penerimaan mahasiswa mandiri di Muni University. Sistem ini ditargetkan untuk mempercepat dan menyederhanakan proses penerimaan mahasiswa ke Universitas dengan skema data pribadi. Data dikumpulkan terutama melalui wawancara dan dokumen ulasan diikuti dengan desain Unified Modeling



Language (UML) untuk memenuhi persyaratan sistem penerimaan. Sistem tersebut dikembangkan menggunakan Python, PHP, HTML, JavaScript dan MySQL.



BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN



Gambaran Umum Kelurahan Sukasari Kota Tangerang Sejarah Singkat Kelurahan Sukasari Kota Tangerang Kelurahan adalah pembagian wilayah administratif Indonesia di bawah Kecamatan. Dalam konteks otonomi daerah di Indonesia, Kelurahan merupakan wilayah kerja Lurah sebagai Perangkat Daerah Kabupaten atau Kota. Kelurahan dipimpin oleh seorang Lurah yang berstatus sebagai Pegawai Negeri Sipil. Kelurahan merupakan unit pemerintahan terkecil setingkat dengan Desa. Berbeda dengan Desa Kelurahan memiliki hak mengatur wilayahnya lebih terbatas. Dalam perkembangannya, sebuah Desa dapat diubah statusnya menjadi Kelurahan. Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1993 tentang pembentukan daerah tingkat II Kotamadya Tangerang dan peraturan Daeran Nomor 16 Tahun 2000 tentang pembentukan 13 Kecamatan Tangerang terbagi menjadi 8 (delapan) kelurahan, salah satunya yaitu Keluraha Sukasari. Kelurahan Sukasari memliki luas 187 Ha. Secara administrative Kelurahan Sukasari dibatasi oleh : a. Sebelah Utara : Berbatasan dengan Kelurahan Sukarasa b.Sebelah Timur : Berbatasan dengan Kelurahan Buaran Indah c. Sebelah Selatan : Beratasan dengan Kelurahan Babakan



d.Sebelah Barat : Berbatasan dengan Sungai Cisadane



Visi Terwujudnya Kecamatan Tangerang terbaik dalam pelayanan menuju masyarakat mandiri, dinamis, sejahtera, dan berakhlakul karimah.



Misi 1.Meningkatkan



kualitas



sumber



daya



apparatus



Kecamatan serta sarana dan prasarana aparatur untuk menunjang pelaksanaan tugas umum Pemerintahan. 2.Mewujudkan perencanaan, pengendalian, evaluasi, dan data informasi Kecamatan. 3.Mengoptimalkan



kewenangan



berbasis



terknologi



informasi



kualitas



pelayanan



administrasi



pelayanan melalui



public



peningkatan



keendudukan



dan



pencatatan sipil, meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.



Tugas Pokok Kelurahan Sukasari Kota Tangerang 1.Kelurahan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan tata pemerintahan, ekonomi, dan pembangunan, serta kesejahteraan dan pemberdayaan masyarakat dalam lingkup kelurahan sesuai dengan visi dan misi Walikota sebagaimana dijabarkan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah. 2.Untuk



melaksanakan



tugas



pokok



sebagaimana



dimaksud pada ayat (1); Kelurahan mempunyai fungsi yaitu :



a.



Perumusan



kebijakan



teknis



dalam



lingkup urusan-ursan tata pemerintahan, ekonomi dan



pembangunan,



serta



kesejahteraan



dan



pemberdayaan masyarakat. b. lingkup



Penyelenggaraan tugas Kelurahan dalam urusan-urusan



tata



pemerintahan,



ekonomi dan pembangunan, serta kesejahteraan dan pemberdayaan masyarakat. c.



Pembinaan penyelenggaraan pelayanan



publik dalam lingkup pemerintahan, ekonomi dan pembangunan,



serta



kesejahteraan



dan



pemberdayaan masyarakat. d.



Penyelenggaraan



pemangunan,



pembangunan, dan rehabilitasi prasarana dan sarana fisik di lingkup tugas Kelurahan. e.



Peningkatan partisipasi dan swadaya



gotong royong masyarakat. f.Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Walikota sesuai dengan lingkup tugas dan fungsinya.



Struktur Organisasi BAGAN STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA KELURAHAN SUKASARI TANGERANG KOTA TANGERANG



Gambar 3.1 Sruktur Organisasi



Tugas dan Wewenang Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi dari masing-masing bagian sebagai berikut: 1.Lurah a.



Memimpin



dan



mengoordinasi



pelaksanaa tugas dan fungsi kelurahan. b.



Mengoordinasikan



pelaksanaan



tugas



sekretariat Kelurahan. c.



Melaksanakan



koordinasi



dengan



Puskesmas. d. dengan



Melaksanakan koordinasi dan kerja sama Satuan



Kerja



Perangkat



Daerah



(SKPD),Unit Kerja Perangkat Daerah 9UKPD)



dan instansi pemerintah pusat/swasta terkait pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan. e.



Memimpin



pelaksanaan



dan



mengoordinasikan



musyawarah



perencanaan



pembangunan tingkat kelurahan. f.Melaksanakan



koordinasi



dengan



unsur



musyawarah. g.



Melaksanakan



kemasyarakatan



pembinaan



dan



organisasi



melaporkan



serta



mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi kelurahan. 2.Wakil Lurah a.



Membantu Lurah dalam memimpin dan



mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan. b.



Memantu



Lurah



dalam



mengoordinasikan pelaksanaan tugas seksi. c.



Membantu Lurah dalam melaksanakan



koordinasi dan kerja sama dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), Unit Kerja Perangkat Daerah



(UKPD)



dan



instansi



pemerintah



pusat/swasta terkait dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.



d.



Membantu Lurah dalam melaksanakan



pengendalian ketentraman,



pemeliharaan penegakan



Perda



ketertiban, dan



Pergub



bersama dengan Satgas Satpol PP Kelurahan. e.



Membantu



Lurah



dalam



pembinaan



masyarakat dan lembaga masyarakat Kelurahan. f.Membantu Lurah dalam pelaksanaan koordinasi dengan lemaga musyawarah Kelurahan. g.



Menyelenggarakan



koordinasi



dan



pengendalian atas pelaksanaan kebijakan yang ditetapkan oleh Lurah. h.



Mewakili Lurah dalam melaksanakan



tugasnya apabila Lurah berhalangan. i.Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Lurah dan



membantu



Lurah



dalam



melaporkan



pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan. 3.Sekretaris/Sekretariat a.



Menyelenggarakan kegiatan di bidang



administrasi umum, keuangan, kepegawaian, dan perencanaan. b.



Melakukan penyusunan program dan



kegiatan Sekretariat.



c.



Melakukan penyusunan kebijakan umum



dan teknis sebagai pedoman pelaksanaan tugas. d.



Melakukan pengoordinasian penyusunan



rencana



program



dan



kegiatan



Kelurahan



meliputi: Rencana Strategis (Renstra), Recnana Kerja (Renja), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kerja dan Anggaran (RKA), dan Penetapan Kinerja (PK). e.



Melakukan



pengumpulan



dan



pengadministrasian usulan RKA/RKPA dari unitunit kerja di lingkungan Kelurahan. f.Melakukan



penyusunan



RKA/RKPA



dan



DPA/DPPA Kelurahan berdasarkan usulan unitunit



kerja



dan



hasil



pembahasan



internal



Kelurahan. g.



Melakukan



pembinaan



administrasi



perencanaan di lingkungan Kelurahan. h.



Melakukan



kegiatan



monitoring,



evaluasi, dan pelaporan terhadap realisasai atau pelaksanaan program dan kegiatan Kelurahan. i.Melakukan koordinasi dengan unit-unit kerja dilingkungan Kelurahan dalam rangka penyipan bahan-bahan untuk menyusun Lapopran Kinerja



Instansi Pemerintah lingkup Kelurahan dan laporan kedinasan lainnya. j.Melakukan pengolahan urusan surat-menyurat atau tata naskah Dinas. 4.Seksi Tata Pemrintahan a. fungsi



Menyelenggarakan sebagian tugas dan Kelurahan



dalam



kewenangan-kewenangan



penyelenggaraan



pemerintahan



yang



telah dilimpahkan oleh Walikota kepada Lurah dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan tata pemerintahan b.



Melakukan penyusunan rencana kegiatan



Seksi Tata Pemerintahan berdasarkan tugas, permasalahan



dan



regulasi



sebagai



bahan



penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Kelurahan. c.



Melakukan



perumusan



kebijakan



penyelenggaraan pemerintahan



penyiapan



bahan-bahan



Lurah



dalam



kewenangan-kewenangan



yang



telah



dilimpahkan



oleh



Walikota kepada Lurah dan tugas-tugas umum Pemerintahan pemerintahan.



dalam



lingkup



uruan



tata



d.



Melaksanakan kebijakan Lurah dalam



penyelenggaraan Pemerintahan



kewenangan-kewenangan



yang



telah



dilimpahkan



oleh



Walikota Kepada Lurah dan tugas-tugas umum Pemerintahan



dalam



ligkup



urusan



tata



Pemerintahan. e.



Melakukan penyusunan konsep pedoman



dan petunjuk teknis mengenai penyelenggaraan kewenangan-kewenangan



pemerintahan



yang



telah dilimpahkan oleh Walikota kepada Lurah dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan tata pemerintahan. f.Melakukan penyiapan bahan penyusunan konsep pedoman



dan



petunjuk



penyelenggaraan pemerintahan



yang



teknis



mengenai



kewenangan-kewenangan telah



dilimpahkan



oleh



Walikota kepada Lurah dan tugas-tugas umum pemerintahan



dalam



lingkup



urusan



tata



pemerintahan. g.



Melakukan



pelayanan



publik



pembinaan di



bidang



kegiatan administrasi



keagrariaan. h.



Melakukan pengelolaan buku tanah.



i.Melakukan



fasilitasi



dalam



pelaksanaan



pemebasan tanah milik dan pelepasan hak atas tanah dan bangunan yang akan dipergunakan untuk kepentingan pembangunan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. j.Melakukan



pembinaan



kegiatan



pelayanan



publik di bidang administrasi kependudukan dan catatan sipil. 5.Seksi Ekonomi dan Pembangunan a. fungsi



Menyelenggarakan sebagian tugas dan Kelurahan



dalam



kewenangan-kewenangan



penyelenggaraan



pemerintahan



yang



telah dilimpahkan oleh Walikota kepada Lurah dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan ekonomi dan bangunan. b.



Melakukan penyusunan rencana kegiatan



seksi ekonomi dan pembangunan berdasarkan tugas permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan rencana strategis serta rencana kerja dan anggaran Kelurahan. c.



Melakukan



perumusan



kebijakan



penyelenggaraan pemerintahan



penyiapan



yang



bahan-bahan



Lurah



dalam



kewenangan-kewenangan telah



dilimpahkan



oleh



Walikota kepada Lurah dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan ekonomi dan pembangunan. d.



Melaksanakan kebijakan Lurah dalam



penyelenggaraan pemerintahan



yang



kewenangan-kewenangan telah



dilimpahkan



oleh



Walikota kepada Lurah dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan ekonomi dan pembangunan. e.



Melakukan penyiapan bahan penyusunan



konsep pedoman dan petunjuk teknis mengenai penyelenggaraan pemerintahan



yang



kewenangan-kewenangan telah



dilimpahkan



oleh



Walikota Kepada Lurah dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan ekonomi dan pembangunan. f.Melakukan dan membina kegiatan pelayanan public dalam lingkup urusan ekonomi dan pemangunan. g.



Melakukan



dan



membina



kegiatan



administrasi di bidang pembangunan. h.



Melakukan fasilitasi dan pembinaan di



bidang-bidang koperasi, usaha kecil menengah dan kegiatan perekonomian lainnya dalam rangka



meningkatkan



taraf



kehidupan



ekonomi



masyarakat di wilayah kerja Kelurahan. i.Melakukan kegiatan-kegiatan dalam rangka meningkatkan



peran



serta



dan



swadaya



masyarakat dalam upaya upaya peningkatan taraf kehidupan



ekonomi



masyarakat



dan



pembangunan di wilayah kerja Kelurahan. j.Melakukan



pendataan



terhadap



aktifitas



pendistribusian dan harga barang-baranag yang termasuk dalam kategori Sembilan bahan pokok di wilayah kerja Kelurahan. 6.Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan Masyarakat a.



Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan



Masyarakat mempunyai tugas menyelanggarakan sebagian tugas dan fungsi Kelurahan dalam penyelenggaraan pemerintahan



yang



kewenangan-kewenangan telah



dilimpahkan



oleh



Walikota kepada Lurah dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan kesejahteraan dan pemberdayaan masyarakat. b.



Melakukan penyusunan rencana kegiatan



seksi



kesejahteraan



dan



pemberdayaan



masyarakat berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan rencana



strategis serta rencana kerja dan anggaran Kelurahan. c.



Melakukan



perumusan



penyiapan



keijakan



bahan-bahan



Lurah



dalam



penyelenggaraan



kewenangan-kwewnangan



pemerintahan



telah



yang



dilimpahkan



oleh



Wlikota kepada Lurah dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan kesejahteraan dan pemberdayaan masyarakat. d.



Melaksanakan kebijakan Lurah dalam



penyelenggraan



kewenangan-kewenangan



pemerintahan yang telah dilimpahkan Walikota kepada



Lurah



dan



tugas-tugas



umum



pemerintahan dalam lingkup urusan kesejahteraan dan pemberdayaan masyarakat. e.



Melakukan



penyelenggaraan



fasilitasi pembinaan



bagi



di



bidang



keagamaan, kesehatan, keluarga berencana dan kesejahteraan masyarakat. f.Melakukan



fasilitasi



pembinaan



di



bagi



bidang



penyelenggaraan pendidikan



dan



keolahragaan. g.



Melakukan



fasilitasi



bagi



instansi-



instansi yang terkait dalam penyaluran bantuan



bagi para anggota masyarakat yang tertimpa bencana. h.



Melakukan pembinaan terhadap karang



taruna, organisasi kepemudaan, generasi muda, kegiatan kepramukaan dan peningkatan peranan wanita di wilayah kerja Kelurahan. i.Melakukan



pelayanan



administratif



dalam



rangka penerbitan surat keterangan tidak mampu. j.Melakukan



penyiapan



bahan-bahan



yang



diperlukan dalam rangka pembangunan zakat, infaq, dan sadaqah. 7.Kelompok Jabatan Fungsional a.



Jabatan



berdasarkan



fungsional



ketentuan



ditetapkan



peraturan



perundang-



undangan yang berlaku. b.



Pemegang



sebagaimana



dimaksud



jabatan



fungsional



dalam



melaksanakan



tugasnya bertanggung jawab kepada Lurah.Dalam pemegang



jaatan



fungsional



sebagaimana



dimaksud lebih dari seorang dibentuk kelompok jabatan fungsional. c.



Kelompok



jabatan



fungsional



sebagaimana dimaksud dipimpin oleh pemegang jabatan fungsional yang paling senior.



d.



Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang



memangku



setiap



sebagaimana



jenis



dimaksud



jabatan



fungsional



ditetapkan



sesuai



peraturan perundang-undangan. 8.Tata Kerja Bagian Kesatu Umum/Staff a.



Hal-hal yang menjadi tugas Kelurahan



dan masing-masing unit erja di lingkungan Kelurahan merupakan satu kesatuan yang utuh dan tidak dapat dipisahkan. b.



Kegiatan



operasional



dalam



rangka



penyelenggaraan fungsi Kelurahan dilaksanakan oleh Lurah bersama-sama dengan Sekretariat, seksi-seksi dan kelompok jabatan fungsional di lingkungan Keluarahan. c.



Dalam melaksanakan tugas pokoknya,



Lurah menyelenggarakan hubungan fungsional dengan instansi lain yang memiliki kaitan fungsi dengan Kleurahan. d.



Setiap



pemimpin



unit



kerja



di



lingkungan kelurahan wajib memimpin dan memberikan



bimbingan



serta



petunjuk



pelaksanaan tugas kepada unit kerja Kelurahan di bawahnya atau pegawai yang membantunya.



e.



Setiap pemimpin unit kerja dilingkungan



Kelurahan pengendalian



wajib intern



melaksanakan di



sistem



lingkungan



masing-



masing. f.Setiap pemimpin unit kerja di lingkungan kelurahan



dalam



berkewajiban



melaksanakan



menerapkan



tugasnya,



prinsip-prinsip



koordinasi, intergrasi, sinkronisasi dan simplikasi serta akuntabilitas kinerja.



Tata Laksana Sistem Yang Berjalan Prosedur Sistem Yang Berjalan Ada beberapa proses surat masuk dan surat keluar yang berjalan di Kelurahan Sukasari Tangerang Kota Tangerang sebagai berikut : a. Surat Masuk 1.



Staff menerima surat masuk



2.



Staff mencatat tanggal surat masuk dan



nama surat masuk 3.



Staff memberikan laporan surat masuk



kepada lurah 4.



Staff mengarsipkan surat masuk



b.Surat Keluar 1.



Staff membuat surat keluar



2.



Staff mencatat tanggal surat keluar dan



nama surat keluar 3.



Staff memberikan surat keluar kepada



lurah untuk dikirim 4.



Staff membuat laporan surat keluar



Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan 1.Use Case Diagram Untuk Menganalisa sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program Unified Modeling Language UML untuk menggambarkan prosedur dan proses yang yang berjalan saat ini, Use Case diagram akan menggambarkan hubungan Use Case dengan actor. Use Case diagram dapat Dilihat pada gambar di bawah ini : A.



Use Case Diagram Surat Masuk



Gambar 3.2 Use Case Diagram Surat Masuk Berdasarkan gambar 3.2 use case diagram pengolahan data surat masuk yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut: a.



1 Sistem use case diagram yang



mencakup kegiatan pengolahan surat masuk. b.



3 actor yang melakukan kegiatan,



diantaranya bagian umum dan Lurah. c.



6 use case diantaranya menerima



surat masuk, mencatat dibuku agenda surat masuk, mencatat dikartu disposisi,



laporan surat masuk, menerima laporan, laporan diarsipkan. B.



Use Case Diagram Surat Keluar



Gambar 3.3 Use Case Diagram Surat Keluar Berdasarkan gambar 3.3 use case diagram pengolahan data surat keluar yang berjalan digambarkan dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut : a.



1 Sistem use case diagram yang



mencakup kegiatan pengolahan data surat keluar. b.



3 actor diantaranya bagian umum



dan Lurah.



c.



6 use case diantaranya membuat



surat keluar, memberi tanda tangan, memberi surat utuk distempel, mengirim dan mencatat dibuku agenda surat keluar, laporan surat keluar, menerima laporan. 2.Activity Diagram A.



Activity Diagram Surat Masuk



Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Masuk Berdasarkan gambar 3.4 Activity diagram pengolahan data surat masuk yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut: a.



1 initial node untuk memulai



kegiatan.



b.



6 action diantaranya menerima



surat masuk, mencatat dibuku agenda surat masuk, mencatat dikartu disposisi, laporan surat masuk, menerima laporan, laporan diarsipkan. c.



3



vertical



swimlane



untuk



membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut. d.



1 final node untuk mengakhiri



kegiatan. B.



Activity Diagram Surat Keluar



Gambar 3.5 Activity Diagram Surat Keluar Berdasarkan gambar 3.5 Activity diagram pengolahan data surat keluar yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut: a.



1 initial node untuk memulai



kegiatan. b.



6 action diantaranya menerima



surat keluar, memberi tanda tangan, memberi surat untuk distempel, mengirim dan mencatat dibuku agenda surat keluar, laporan surat keluar, menerima laporan. c.



3



vertical



swimlane



untuk



membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut. d.



1 final node untuk mengakhiri



kegiatan. 3.Sequence Diagram A.



Sequence Diagram Surat Masuk



Gambar 3.6 Sequence Diagram Surat Masuk Berdasarkan



gambar



3.6



Sequence



diagram pengolahan data surat masuk yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut: a.



3 actor, yaitu bagian umum dan



Lurah. b.



5 life line, yaitu surat masuk,



buku agenda, kartu disposisi, laporan, arsip. c.



6 message, yaitu menerima surat



masuk, mencatat dibuku agenda surat masuk,



mencatat



dikartu



disposisi,



memberikan laporan, menerima laporan surat masuk. B.



Sequence Diagram Surat Keluar



Gambar 3.7 Sequence Diagram Surat Keluar Berdasarkan



gambar



3.7



Sequence



diagram pengolahan data surat keluar yang berjalan digambarkan dengan use case diagram di atas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut: a.



3 actor, yaitu bagian umum dan



Lurah. b.



5 life line, yaitu surat keluar,



tanda tangan, stempel, buku agenda, laporan. c. keluar,



6 message, yaitu memberi surat tanda



tangan



surat



keluar,



memberi surat keluar umtuk distempel, stempel surat, mencatat dan mengirim, laporan surat keluar, menerima laporan.



Analisa Sistem Yang Berjalan Metode Analisa Sistem Pada metode analisa sistem ini menggunakan metode analisa SWOT untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk mencari strategi menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia (strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada (strategi S-T). selain itu dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih peluang yang ada (strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T). pemetaan strategi S-O, W-O, S-T, dan W-T dapat dilihat pada tabel dibawah ini:



Gambar 3.8 Analisa SWOT



Konfigurasi Sistem Yang Berjalan Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware) Hardware atau perangkat keras yang digunakan yaitu: a. Processor : Intel 2.67 Ghz



b.Monitor : 15 Inch c. Mouse : USB d.Ram : 2 GB e. Keyboard : Standar f. Printer : Hp



Spesifikasi Perangkat Lunak (software) Software atau perangkat lunak yang digunakan yaitu: a. Microsoft Windows 7 b.Microsoft office 2007 c. Microsoft excel



Hak Akses (Brainware) Ada beberapa aktor yang dapat mengakses sistem pembuatan surat masuk dan surat keluar pada Kelurahan Sukasari Tangerang Kota Tangerang : a. Lurah b.Staff c. Sekertariat



Permasalahan Yang Dihadapi, Alternatif Pemecahan Masalah, Analisa Batasan Sistem, Analisa Kontrol, Analisa Kebutuhan Sistem Permasalahan Yang Dihadapi Ada beberapa masalah yang dihadapi oleh sistem yang berjalan yaitu : 1.Sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar di Kelurahan Sukasari Tangerang Kota Tangerang saat ini masih belum berjalan dengan baik.



2.Sistem dibangun dengan fasilitas tambah data surat masuk dan surat keluar agar pencatatan data dapat dilakukan secara komputerisasi dan data tersimpan di database. 3.Dalam merancang sistem informasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar menggunakan bahasa pemrograman.



Alternatif PemecahMean Masalah Setelah mengamati permasalahan yang ada, penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan dan permasalahan yang dihadapi antara lain sebagai berikut: 1.Membuat sistem berbasis web pengolahan data surat masuk dan surat keluar agar mudah dioprasikan. 2.Memberikan hak login staff Kelurahan Sukasari Tangerang untuk mengoprasikan sistem web.



Analisa Batasan Sistem Setiap sistem mempunyai batasan sistem yang memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan diluar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem. Melihat permasalahan yang ada pada Kelurahan Sukasari Tangerang Kota Tangerang, maka penulis membatasi permasalahan mengenai analisa sistem informasi pengolahan surat masuk dan surat keluar yang meliputi proses pembuatan surat masuk dan surat keluar agar dapat membuat laporan surat masuk dan surat keluar.



Analisa Kontrol Pada sistem pembuatan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini, proses pengontrolan dilakukan oleh staff, dengan melakukan pembuatan dan pencarian surat masuk



dan surat keluar dalam file Ms.Word/Ms.excel. Semua pengerjaan kontrol dilakukan manual sehingga apabila terjadi masalah akibat kontrol yang tidak akurat maka akan memerlukan waktu dalam pencariannya maupun pembuatannya.



Analisa Kebutuhan Sistem Pada pembuatan surat masuk dan surat keluar di Kelurahan Sukasari Tangerang Kota Tangerang sistem yang berjalan masih melakukan pengolahan data yang belum efektif. Untuk itu penulis mengusulkan sebuah sistem yang terkomputerisasi dengan baik dan efektif atau sistem berbasis web yang dapat mempermudah dalam pengambilan keputusan serta informasi yang terpercaya dan akurat.



User Requirement Elisitasi Tahap I Elisitasi tahap I disusun berdasarkan hasil wawancara dengan bagian pegawai Berikut dijelaskan elisitasi tahap I seperti pada tabel 3.1: ELISITASI TAHAP I



Tabel 3.1 Elisitasi Tahap 1 Tabel 3.1 diatas merupakan gambaran Elisitasi Tahap 1, yang disusun berdasarkan hasil wawancara penulis dengan Stakeholder mengenai seluruh rancangan sistem informasi pada Kelurahan Sukasari yang diusulkan.



Elisitasi Tahap II Elisitasi Tahapb II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan melalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieksekusi. Berikut penjelasan mengenai metode MDI: a. M pada MDI itu artinya Mandatory (Penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.



b.D pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna. c. I pada MDI itu artinya Inesseential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar system. ELISITASI TAHAP II



Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II Keterangan: M (Mandatory) = Penting D (Desirable) = Tidak terlalu penting I (Inessential) = Tidak Penting



Elisitasi Tahap III Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut: a. T



artinya



Tehnical,



maksudnya



bagaimana



tata



cara/teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan. b.O artinya Operasional, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan. c. E artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut dalam sistem. Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu: a. High (H): Sulit untuk dikerjakan, karena teknik pembuatan dan pemakaian sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi. b.Middle (M): Mampu untuk dikerjakan. c. Low (L): Mudah untuk dikerjakan. ELISITASI TAHAP III



Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III



Keterangan: Metode T : Tehnikal O : Operasional E : Ekonomi Option L : Low M : Middle H : High



Final Draft Elisitasi Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan: REQUIREMENT ELTITATION-FINAL DRAFT



Tabel 3.4 FINAL DRAFT



BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN



Tata Laksana sistem yang diusulkan Untuk menganalisa sistem yang diusulkan, pada penelitian ini digunakan software Visual Parafigm for UML 6.4. Enterprise Edition untuk menggambarkan Use case Diagram, Activity Diagram Sequence Diagram, dan Class Diagram.



Use Case Diagram Yang Diusulkan



Gambar 4.16 Use Case Diagram Yang Diusulkan Adapun berdasarkan dari Gambar 4.1. tentang use case diagram yang diusulkan, dapat dijelaskan sebagai berikut: a. 1 (Satu) sistem yang mencakup seluruh kegiatan sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kelurahan Sukasari Tangerang.



b.3 (Tiga) Actor yang melakukan kegiatan yaitu: Staff Pendaftaran adalah bagian yang memiliki hak akses untuk mengecek. c. 7 (Tujuh) Use Case yang dilakukan diantaranya: Menampilkan Login, Menu Utama, Dashborad, Surat Masuk, Surat Keluar, Laporan, Logout. d.4 (Empat) Extend diantaranya: Laporan Bulanan, Laporan Tahunan, Laporan Grafik Surat Masuk, Laporan Grafik Surat Keluar.



Activity Diagram Yang Diusulkan



Gambar 4.17. Activity Diagram Yang Diusukan



Adapun berdasarkan dari Gambar 4.2. tentang Activity diagram yang diusulkan, dapat dijelaskan sebagai berikut: a. 1 Initial Node, Sebagai awal objek b.26 action, Login, Salah dan Benar, Menu Utama, Dashbord, Surat Masuk, View Surat Masuk, Input Surat Masuk,



Surat Keluar,



View



Surat



Keluar,



Input



SuratKeluar, Laporan, Bulanan, View Bulanan, Opsi, Bulan dan Tahun, Print Laporan Bulanan, Tahunan. View Tahunan, Opsi, Bulan dan Tahun, Print Laporan Tahunan, Grafik Surat Masuk, View Laporan Surat Masuk, Opsi, Bulan dan Tahun, Grafik Surat Keluar, View Laporan Surat Keluar, Opsi, Bulan dan Tahun, Logout. c. 2 Fork node, menjelaskan adanya aliran. d.1 decision node, untuk membuat keputusan. e. 1 Final node, objek yang diakhiri.



Sequence Diagram Yang Diusulkan



Gambar 4.18. Sequence Diagram Yang Diusulkan Adapun berdasarkan dari Gambar 4.3. tentang Sequence diagram yang diusulkan, dapat dijelaskan sebagai berikut: a. 6 Life Line antar muka yang saling berinteraksi. b.3



Actor



yang



melakukan



kegiatan



yaitu



Staff



Pendaftaran. c. 13 Message hubungan Antara objek yang satu dengan objek lainnya yang mempuyai nilai.



Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan



Tabel 4.1. Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan



Rancangan Basis Data Class Diagram Yang Diusulkan



Gambar 4.19. Class Diagram Yang Diusulkan Keterangan: 1.Terdapat 9 class yaitu: rol_has_permissions, roles, user_has_roles, user, user_has_permissions, permissions, surat_keluar, surat_masuk, password_resets. 2.Terdapat



6



association,



yaitu



relasi



yang



menghubungkan antar class.



Spesifikasi Basis Data (Database) Dalam merancang sebuah sistem informasi yang baik, perlu adanya perancangan database atau basis data. Berikut merupakan rancangan basis data pada Kelurahan Sukasari Tangerang. Tabel 4.2. rol_has_permissions



Keterangan: Nama Tabel : Permissions Media : Hardisk Isi : Permissions_id, Role_id Primary Key : Permissions_id Panjang Record : 20 Tabel 4.3. Roles



Keterangan: Nama Tabel : Id Media : Hardisk Isi : Id_int, Nama, Created_at, Updated_at Primary Key : Id_int Panjang Record : 201 Tabel 4.4. user_has_roles



Keterangan: Nama Tabel : Role Media : Hardisk Isi : Role_id, User_id Primary Key : Role_id Panjang Record : 20 Tabel 4.5. User



Keterangan: Nama Tabel : Id Media : Hardisk Isi : Id, No_surat, Nama, Email, Password, Created_at, Remember_token, Updated_at, User_name Primary Key : Id



Panjang Record : 733 Tabel 4.6. user_has_permissions



Keterangan: Nama Tabel : User Media : Hardisk Isi : User_id, Permissions Primary Key : User_id Panjang Record : 20 Tabel 4.7. Permissions



Keterangan: Nama Tabel : Id Media : Hardisk Isi : Id, name, created_at, updated¬_at Primary Key : Id



Panjang Record : 291 Tabel 4.8. Surat_keluar



Keterangan: Nama Tabel : Tanggal Media : Hardisk Isi : Tanggal, No_surat, Penanggung jawab, Perihal, Tujuan, Keterangan, User_created, Created_at, User_updated, Updated_at Primary Key : Tanggal Panjang Record : 810 Tabel 4.9. Surat_masuk



Keterangan: Nama Tabel : Tanggal Media : Hardisk Isi : Tanggal, No_surat, Asal surat, Perihal, Keterangan, User_created, Created_at, Disposisi, user_updated, updated_at Primary Key : Tanggal Record : 965 Tabel 4.10. Password_resets



Keterangan: Nama Tabel : Token Media : Hardisk Isi : Token, Email, Created_at Primary Key : Token Panjang Record : 382



Rancangan Prototype Rancangan prototype gambar dibawah ini mengenai rancangan bangun yang lengkap kepada para pengguna dan wibesite yang diteliti, juga sebagai pemenuhan kebutuhan dari pada pengguna sistem. Berikut ini tampilan prototype perancangan sistem informasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar diKelurahan Sukasari Tangerang.



Tampilan Prototype Menu Login



Gambar 4.20. Tampilan Prototype Menu Login Tampilan Menu Utama dan Dashboard



Gambar 4.21. Prototype Menu Utama dan Dashboard Tampilan Data Surat Masuk



Gambar 4.22. Prototype Data Surat Masuk Tampilan Data Surat Keluar



Gambar 4.23. Prototype Data Surat Keluar



Rancangan Program Tampilan Menu Login Berikut ini tampilan untuk menu login staff, Pada saat login, harus mengisi username dan password.



Gambar 4.24 Tampilan Menu Login Tampilan Menu Utama dan Dashboard Berikut adalah tampilan menu utama dan dashboard, Dalam menu ini user dapat melihat Grafik surat masuk dan surat keluar, Serta terdapat menu-menu lain seperti surat masuk, surat keluar, laporan, settings.



Gambar 4.25. Menu Utama dan Dashboard Tampilan Menu Data Surat Masuk



Berikut adalah tampilan menu data surat masuk yang berfungsi untuk mendata surat masuk.



Gambar 4.26. Menu Data Surat Masuk Tampilan Menu Input Surat Masuk Berikut adalah tampilan menu input surat masuk, digunakan untuk menginput surat masuk.



Gambar 4.27. Menu Input Surat Masuk Tampilan Menu Data Surat Keluar



Berikut adalah tampilan menu data surat keluar yang berfungsi untuk mendata surat keluar.



Gambar 4.28. Menu Data Surat Keluar Tampilan Menu Input Surat Keluar Berikut adalah tampilan menu input surat keluar yang berfungsi untuk menginput surat keluar.



Gambar 4.29. Menu Input Surat Keluar



Tampilan Menu Laporan Berikut adalah tampilan menu laporan, didalam menu laporan terdapat leporan bulanan, laporan tahunan, laporan grafik surat masuk, laporan grafik surat keluar.



Gambar 4.30. Menu Laporan



Tampilan Menu Data User Berikut adalah menu data user staff dan admin.



Gambar 4.31. Menu Data User



Konfigurasi Sistem Usulan Spesifikasi Hardware



Perngkat keras yang dibutuhkan oleh sistem adalah unit personal komputer. Perangkat keras yang diusulkan ini buat berdasarkan kebutuhan sistem saat ini dan antisipasi kebutuhan dimasa yang akan datang. Konfigurasi yang dibutuhkan pada design sistem yang diusulkan yaitu: 1.Processor : Intel Corei5 2.Monitor : Accer 14” 3.Mouse : Ps2 4.RAM: 2GB 5.HD : 500GB 6.Keyboard : Compatible Ps2 7.Printer : Canon Ip1800 Series



Aplikasi Yang Diusulkan 1.Sistem Operasi Windows 7 Profesional 2.Microsoft Office 2007 3.Mozilla Firefox 4.Visual Paradigm 6.4 Enterprise Edition 5.Dreamweaver CS3 6.Instant PHP (PHP Mysql) 7.Framework



Hak Akses Ada 3 actor yang dapat meng-akses aplikasi Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar yaitu:



1.Staff 2.Lurah 3.Sekel



Penguji Black Box 1.Blackbox Pada Login Staff Tabel 4.11. Pengujian Blackbox pada login Staff



2.Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat Masuk Tabel 4.11. Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat Masuk



3.Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat Keluar Tabel 4.12. Pengujian Blackbox Pada Menu Input Surat Keluar



Schedule Implementasi Rencana implementasi sistem merupakan dasar bagi pengawasan dan penerapan sistem karena rencana implementasi adalah suatu rencana kerja yang menjelaskan segala sesuatu tentang hal-hal ang dibutuhkan dalam proses penerapan sistem. Rencana implementasi yang diusulkan ini mempunyai kegiatan dan selang waktu pelaksanaan kegiatan tersebut serta urutan-urutan pelaksanaannya, antara lain: 1.Pembuatan program 2.Penginstalan software pendukung. 3.Test program



4.Evaluasi program 5.Perbaikan program 6.Implementasi program 7.Pelatihan Staff 8.Dokumentasi Tabel 4.13. Tabel Time Schedule



Etimasi Biaya Tabel 4.14. Etimasi Biaya



BAB V PENUTUP



Kesimpulan Berdasarkan uraian pada pada bab di atas tentang Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar yaitu: 1.Sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan saat ini di Kelurahan sukasari tangerang masih memproses pencatatan dibuku dan dicatat secara manual untuk surat masuk dan surat keluar, sehingga terjadi kehilangan data dan proses pengolahan data surat masuk dan surat keluar belum berjalan dengan baik karena belum terkomputerisasi.



2.Perlu adanya sistem keamanan data yang dapat diperbarui agar dapat mengelola surat masuk dan surat keluar dengan database yang sudah terintegrasi dan dapat diakses agar lebih efektif dan akurat, data juga tersimpan dengan baik di dalam database, sehingga tidak adanya kehilangan dan manipulasi data. 3.Dalam merancang sistem informasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar menggunakan bahasa pemrograman



PHP



dan



dalam



design



webnya



menggunakan Dreamweaver. Metode perancangan sistem menggunakan UML (Unified Modeling Language.



Rekomondasi Berdasarkan hasil penelitian dan analisa yang dilakukan di Kelurahan Sukasari Tangerang, maka peneliti merekomondasikan sebagai berikut : 1.Perlu dibuatkan sistem yang dapat mengolah data surat masuk dan surat keluar secara online sehingga dapat menjawab kebutuhan masyarakat secara cepat dan tepat. 2.Perlu adanya pelatihan pada staaf Kelurahan Sukasari.



Saran Mengingat sistem penelitian masih kurang sempurna maka di sarankan sebagai berikut: 1.Disarankan menggunakan sistem komputerisasi lebih baik agar dalam pengolahan sistem surat masuk dan surat keluar lebih cepat dan akurat.



2.Perlu adanya suatu penyimpanan data yang terorganisir dengan baik melalui suatu aplikasi berbasis web dan database yang memudahkan dalam hal pencarian data. 3.Untuk menyimpan dan menjaga keamanan data, sebaiknya data tidak hanya diarsipkan tetapi juga disimpan di komputer yang menggunakan keamanan yang bagus, misalnya dengan menggunakan password atau pembatasan



hak



akses



dan



adanya



backup



data



sebelumnya. 4.Diharapkan agar penelitian lain mengadakan penelitian temuan ini.



DAFTAR PUSTAKA 1. ↑ 1,0 1,1 Mulyadi, Mulyani Widia dan Eka Bambang .2015. “Pembangunan Sistem Informasi Data Balita Pada Posyandu Desa Ploso Kecamatan Punung Kabupaten Pacitan”. Pacitan: Desa Ploso Kecamatan Punung. Jurnal Speed-Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi Vol. 7 No. 2, 2015, IJNS. 2. ↑ 2,0 2,1 Jayanti Dwi, dan Ariani Siska .2014. “Sistem Informasi Penggajian Pada CV. Blumbang Sejati Pacitan”. Surakarta: Universitas Surakarta, STKIP PGRI Pacitan. Jurnal Speed-Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi Vol. 6 No. 3 -2014, IJNS. 3. ↑ 3,0 3,1 3,2 3,3 3,4 Sutopo, Priyo dan Arifin, Zainal dan Cahyadi, Dedi. 2016. “Sistem Informasi Eksekutif Sebaran Penjualan Kendaraan Bermotor Roda 2 Di Kalimantan Timur Berbasis Web”. Kalimantan Timur: Universitas Mulawarman. Jurnal Informatika Mulawarman Vol. 11 No. 1 Februari 2016. 4. ↑ Amin, Rahul. 2017. “Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Pada Smk Budhi Warman 1 Jakarta”. Jakarta: Stimik Nusa Mandiri Jakarta. Jurnal



Imu Pengetahuan Dan Teknologi Komputer Vol. 2. No. 2 Februari 2017 E-ISSN: 2527-4864. 5. ↑ Putri, Adria Pratama, Taufeni Taufik dan Susilatri. 2016. Pengaruh Sistem Pengendalian Intern, Sistem Informasi Akuntansi, dan Kompetensi Pejabat Penatausahaan Keuangan Terhadap Nilai Informasi Pelaporan Keuangan Daerah (Studi pada Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Rokan Hilir). Riau: Jurnal Online Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Riau. Vol.3 No.1:2430.) 6. ↑ Susena, Edy . Ema Utami, Andi Sunyoto. 2015. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Smart Campus Untuk Meningkatkan Pelayanan Di Politeknik Indonusa Surakarta. Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta : Vol. 1 , Nomor 3 ISSN : 2355-5009. 7. ↑ 7,0 7,1 Sophian Sophan. 2014. “Pengimplementasian Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Dan Pengembalian Stok Barang Pada Toko Swastika Servis (SS) Bangunan Dengan Menggunakan Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0 Didukung Dengan Database Mysql”. Padang: STMIK Indonesia Padang: STMIK Indonesia Padang, Jurnal Momentum Vol. 16 No. 2. Agustus 2014 ISSN: 1693-752X. 8. ↑ 8,0 8,1 8,2 Maskur, Fauzan Silmi dan Atmaja Pandu Makruf Ibnu. 2015. “Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web”. Ponorogo: Universitas Muhammadiyah Ponorogo. Jurnal IJNS-Indonesian Journal on Networking and Security. Vol. 4 No. 3. Juli 2015. IJNS.org. 9. ↑ 9,0 9,1 Saputra Adhi Kurnia dan Fumukti Linggar Muga. 2014. “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada MTs Guppi Jetiskidul”. Pasuruan: MTs Guppi Jetiskidul. Jurnal IJNS-Indonesian Journal on Networking and Security. Vol. 3 No. 4. Oktober 2014. IJNS.org. 10. ↑ Henny Destiana. 2014. “Sistem Informasi Penjualan Barang Berbasis Web Pada PT. Catur Daya Persada Jakarta. Bandung: AMIK BSI Bandung. Jurnal Jurnal Paradigma. Vol. XVI no. 2. September 2014. 11. ↑ Setiyani, Lila. 2018. “Perancangan Sistem Informasi Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) di Balai Besar Pelatihan Kesehatan Ciloto”. Karawang: Jurnal Interkom Vol. 13 No. 1.



12. ↑ Arief. 2013. “Pengertian UML”. Diakses pada Link http://informatika.web.id/pengertian-uml.htm (22 Mei 2018). 13. ↑ Sutanto, Yudi, M. Suyanto dan Hanif Al Fatta. 2013. "Analisis Inovasi Nilai sebagai Perancangan Strategi Perusahaan pada STMIK Amikom Yogyakarta". Yogyakarta: Jurnal Teknologi Informasi Vol.7 No.22. 14. ↑ Anas, Fadilah, Cicik Harini dan Aziz Fathoni. 2018. "Marketing Strategy Through SWOT Analysis On Dealer Honda Prima Jaya Abadi Branch Tembalang Semarang". Semarang: Journal of Management Vol.4 No.4.. 15. ↑ 15,0 15,1 Basuki, Rokhman, Azis Fathoni dan Maria Magdalena Minarsih. 2018. "Pengembangan Kinerja Sumber Daya Manusia di Honda Semarang Center Berdasarkan Analisis SWOT". Semarang: Journal of Management Vol.4 No.4. 16. ↑ Sugihartono, Tri, Dian Ardiansyah dan Muhammad Zakky. 2018. "Implementasi Sistem Pendukung Keputusan Penerima Bantuan Rumah Tidak Layak Huni Berbasis Web". Bangka Belitung: Jurnal SISFOKOM Vol. 07 No.01. 17. ↑ Dzulhaq, M.Iqbal, Rahmat Tullah dan Putra Satia Nugraha. 2017. "Sistem Informasi Akademik Sekolah berbasis Kurikulum 2013". Tangerang: Jurnal Sisfotek Global Vol. 7 No. 1. 18. ↑ 18,0 18,1 Andi Prastomo. 2014. Prototipe Sistem ELearning Dengan Pendekatan Elisitasi Dan Framework Codeigniter: Studi Kasus Smp Yamad Bekasi. Jakarta: Univ. Budi Luhur. Faktor Exacta Vol 7 No 2 19. ↑ Palit, Randi V., Yaulie D.Y. Rindengan dan Arie S.M. Lumenta. 2015. "Rancangan Sistem Informasi Keuangan Gereja Berbasis Web di Jemaat GMIM Bukit Moria Malalayang". Manado: E-Journal Teknik Elektro dan Komputer Vol. 4 No. 7.” 20. ↑ 20,0 20,1 Afifah, Icha Isty Nur dan Supriyanta. 2018. "Sistem Informasi Penjualan Busana Pengantin pada Tutut Manten Yogyakarta". Solo: Journal Speed–Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi Vol.10 No.1). 21. ↑ Utomo, Tatag Abiyoso, Bambang Darmo Yuwono dan Fauzi Janu Amarrohman. 2017. "Aplikasi Sistem Informasi Geografis Berbasis Web dan Android untuk Pemilihan Jalur Alternatif Menuju Tempat Pariwisata (Studi Kasus: Kota Wisata Cibubur Dan Jungleland,



Kabupaten Bogor)". Semarang: Jurnal Geodesi Undip Vol.6 No.2”. 22. ↑ Harminingtyas, Rudika. 2014. “Analisis Layanan Website Sebagai Media Promosi, Media Transaksi dan Media Informasi dan Pengaruhnya Terhadap Brand Image Perusahaan pada Hotel Ciputra di Kota Semarang”. Semarang: Jurnal STIE Semarang. Vol.6 No.3:46-47. 23. ↑ 23,0 23,1 Septimas, Redy dan Minarni. 2017. "Sistem Informasi Pinjaman Dana pada Kredit Plus Berbasis Web". Sampit: Jurnal Penelitian Dosen Fikom (UNDA) Vol.7 No.1.) 24. ↑ Agusvianto, Hendra. 2017. "Sistem Informasi Inventori Gudang untuk Mengontrol Persediaan Barang Pada Gudang Studi Kasus : PT.Alaisys Sidoarjo". Surabaya: Journal Information Engineering and Educational Technology (JIEET) Vol.01 No.01). 25. ↑ Khuzainah, Emy. 2013. "Pembangunan Sistem Informasi Buku Induk Siswa Pada Madrasah Ibtidaiyah Sudirman Pabongan Ngargoyoso Kabupaten Karanganyar". Solo: Journal Speed – Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi Vol.5 No.4.). 26. ↑ Santoso dan Wan Yuliyanti. 2016. "Perencanaan dan Pembuatan Aplikasi Absensi Dosen menggunakan Radio Frequency Identification (RFID) (Studi Kasus Politeknik Negeri Tanah Laut)". Kalsel: Seminar Nasional Inovasi dan Aplikasi Teknologi Di Industri (SENIATI). 27. ↑ 27,0 27,1 Firmansyah. 2018. "Pengertian Database Beserta Fungsi dan Jenis-Jenis Database yang Paling Umum Digunakan". Diakses pada Link https://www.nesabamedia.com/pengertian-databasedan-fungsinya/ (24 Mei 2018). 28. ↑ 28,0 28,1 Kermite, Reynaldi Yosfino, Agus Winarno dan Asih Rohmani. 2017. "Perancangan Sistem Administrasi Sekolah dengan SMS Gateway berbasis Web menggunakan Gammu pada SMK Lpi Semarang". Semarang: Journal of Information Systems.). 29. ↑ 29,0 29,1 29,2 Mustaqbal, M. Sidi, Roeri Fajri Firdaus dan Hendra Rahmadi. 2015. "Pengujian Aplikasi Menggunakan Black Box Testing Boundary Value Analysis (Studi Kasus: Aplikasi Prediksi Kelulusan SNMPTN)". Bandung: Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Terapan Vol.1 No.3.) 30. ↑ Sari, Alsi Linda, Dewi Tresnawati dan Deden Nurul Hakim. 2014. "Rancang Bangun Aplikasi Pengenalan Dasar Bahasa Arab sebagai Media Pembelajaran berbasis



Multimedia". Bandung: Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut Vol. 11 No. 1). 31. ↑ Kurniawan, Vivi Sahfitri dan A. Mutatkin Bakti. 2017.“Desain dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web”. Palembang: Jurnal Ilmiah Matrik Vol.19 No.2. 32. ↑ Ekawati, Henny, Bebas Widada dan Tri Irawati. 2016. “Sistem Informasi Pengagendaan Surat Keluar Masuk pada SKPD Kecamatan Polanharjo dengan Aplikasi Multi User”. Surakarta: Jurnal TIKomSiN (Teknologi Informasi dan Komunikasi Sinar Nusantara) Vol.4 No.2. 33. ↑ Bibit dan Sukadi. 2015. “Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Terkomputerisasi pada Unit Pelaksana Teknis (UPT) Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 1 Tegalombo”. Surakarta: IJNS (Indonesian Journal on Networking and Security) Vol.4 No.2. 34. ↑ Wibowo, Sari Nur Sita dan Amak Yunus EP. 2017. “Aplikasi Surat Masuk dan Keluar dengan Klasterisasi Menggunakan Metode K-Means di Instalasi Farmasi RSUD Dr.Saiful Anwar”. Malang: Ejournal Unikama Fakultas Teknologi Informasi Vol.1 No.5. 35. ↑ Walia, Saurabh dan Satinderjit Kaur Gill. 2014. “A Framework for Web Based Student Record Management System using PHP”. India: International Journal of Computer Science and Mobile Computing Vol.3 No.8. 36. ↑ Cantos, Maria Cecilia G., Lorena W. Rabago, dan Bartlome T. Tanguilig. 2015. "Mobile Web-Based Student Integrated Information System". Philipina: International Journal of Machine Learning and Computing Vol.5 No.5. 37. ↑ Bhimani,Janki, Ningfang Mi, Miriam Leeser, dan Zhengyu Yang. 2017. “FiM: Performance Prediction for Parallel Computation in Iterative Data Processing Applications”. USA: Cloud Computing (CLOUD), IEEE 10th international conference. 38. ↑ Bello, Ridwan Oluwaseun, Muyiwa Olugbebi, Abdulrauph Olanrewaju Babatunde, Bashir Omolaran Bello dan Shakirat Iyabo Bello. 2017. “A University Examination Web Application Based Onlinear-Sequential Life Cycle Model”. Nigeria: Daffodil International University Journal Of Science And Technology Vol.12 No.1. 39. ↑ Habibu, Taban, Draku Job. 2017. “Computerized Private Students’ Admission System: A Case Study of



Muni University”. Uganda: International Journal of Science and Research. Vol.6 No.8.



Contributors Eka Yuni Setyawati Kategori:  



Skripsi 2017/2018







Lock



Menu navigasi 



Buat akun baru







Masuk log



    



Halaman Pembicaraan



Baca Lihat sumber Versi terdahulu







Halaman Utama 10 Pilar IT iLearning (TPi)  Raharja Official Website  iMe  Rinfo  iDu  iRan  iDuHelp!  Widuri  ROOSTER  iSur  Magics Perkakas  Halaman Istimewa







Halaman ini terakhir diubah pada 17 September 2018, pukul 10.52.



TATA CARA PENGURUSAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR



Yang dimaksud dengan surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum akan meliputi aktifitas-aktifitas sebagai berikut: 1. Penerimaan Surat Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan. Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”. Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain. Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima tanggal pada tanggal 21 Agustus 2008, diberi cap tanggal sesuai tanggal tersebut. 2. Persortiran Surat Surat-surat yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir berdasarkan tujuannya. Misalnya yang untuk direktur dan untuk bagian-bagian yang ada pada organisasi yang bersangkutan. 3. Pembukaan Surat Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada. Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah yang berjenis rahasia dan surat pribadi atau private atau prive. Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja. Seperti misalnya: Kepada Yth. Bapak Ir. Sudirman Kantor Depdiknas Malang Jalan Veteran 7 Malang 63245 Atau biasanya pada sampulnya ditulis PRIVATE atau PRIVE atau yang lainnya yang menunjukkan bahwa surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat dinas atau bisnis, biasanya hanya disebutkan jabatannya saja seperti misalnya: Kepada Yth. Direktur PT. SEMBADA Jalan Arjuna 505 Purwokerto 53181 Setelah surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan amplopnya. Jadi isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja dengan distaples. Tujuan menyertakan amplopnya adalah untuk: 1. mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat pengirimannya 2. menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal didalam amplop. 3. Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum tanggal pembuatan surat.



4. Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos, ini dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya surat. 4. Pengagendaan Surat Masuk Setiap surat yang masuk akan dicatat pada Buku Agenda Surat Masuk. Adapun yang dicatat adalah nomor urut, tanggal penerimaan, tanggal surat, nomor surat, perihal surat, asal surat, tujuan surat, keterangan. Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut:



No Tanggal Tanggal Nomor Surat Perihal Asal Surat Terima Surat 18 21/8/2008 15/8/2008 12/KH/VIII Pajak Kantor Pajak Penjualan Malang



Tujuan



Ket



Direktur



1. Pengklasifikasian Surat Surat-surat diklasifikasikan menurut jenisnya dan tingkat kepentingannya, misalnya surat rahasia, surat pribadi, surat dinas yang harus segera ditanggapi, surat dinas biasa, surat yang hanya berupa informasi. 6.  Pendistribusian Surat Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Tentang alamat yang dituju ada dua kemungkinan, yaitu perorangan, seperti untuk direktur/pimpinan, dan beberapa orang lainnya. Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan, sebaiknya dalam penyampaiannya disusun berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai dyang paling penting sampai ke yang kurang penting dan ditrmpatkan pada sebuah map khusus. Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian  yang ada pada suatu organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ini mencatat tentang identitas surat, tujuan surat, tanda tangan/paraf penerima surat dan tanggal penerimaan surat. Contoh Buku Ekspedisi Intern adalah sebagai berikut: BUKU EKSPEDISI INTERN



No



Tanggal Terima



Nomor Surat



Tujuan Surat



45



12/9/2007



89/Ps/K/IX/07



Bagian Personalia



Tanda Tangan dan Tanggal



Sering terjadi sebuah surat perlu diketahui oleh beberapa pihak. Untuk surat yang semacam ini cara pendistribusiannya ada beberapa cara yaitu: 1. a. Diperbanyak Surat tersebut diperbanyak sejumlah pihak yang harus mendapatkan surat tersebut, kemudian didistribusikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern. b. Menggunakan Slip Edaran Yang dimaksud slip edaran adalah lembaran kertas yang memuat pihak-pihak yang akan dituju oleh surat tertentu. Slip edaran ini nantinya dilampirkan pada surat yang akan diedarkan.Setiap orang yang telah membaca surat tadi harus membubuhkan tanda tangan/parafnya dan diberi tanggal, kemudian diedarkan ke orang berikutnya. Orang yang paling akhir bertugas mengembalikan surat tersebut ke tempat yang telah ditentukan atau akan ada petugas yang mengambil surat tersebut. Jadi disini suratnya tidak diperbanyak, tetapi diedarkan ke pihak-pihak yang dituju, dengan dilampiri slip edaran. Pada kolom catatan biasanya diisi tentang perlunya surat tersebut dibaca oleh pihakpihak yang dituju. Misalnya: “Hanya sebagai informasi” atau “Hanya untuk diketahui”. Contoh slip edaran:



SLIP EDARAN Tanggal                 : Tanggal Surat       : Nomor Surat         : Perihal                   : No. Tujuan



Catatan :



Paraf dan Tanggal



c. Menggunakan Slip Tindakan (Action Slip) Dengan cara ini surat tadi diperbanyak sebanyak yang diperlukan. Kemudian masing-masing copy surat tadi dilampiri Slip Tindakan atau sering juga disebut Slip Penugasan. Bentuk slip tersebut



biasanya adalah seperti yang tercantum di bawah ini. Slip ini diberi tanda pada salah satu atau beberapa perintah yang harus dilakukan sehubungan dengan surat yang diedarkan. B. Prosedur Penanganan Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut: 1.  Pembuatan konsep Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu 1. Penempatan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat. b.  Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat. 1. Mengetahui calon penerima surat.Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat. Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya. 2. Persetujuan konsep Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat. Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemendepartemen tadi. Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat. 3. Pemberian nomor surat Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya. Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomornomor dan kode-kode tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/08, yang artinya: - 231 = nomor urut surat - K  = surat keluar - Ps = kode untuk surat pesanan - IX = bulan pembuatan surat - 08 = tahun pembuatan surat 4. Pengetikan konsep Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;  diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap 



dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan



 memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi          waktu pengirimannya dan isinya Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan. Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak. 5. Penanda tanganan surat Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya. Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya  pada konsep surat tersebut.



6. Pemberian cap stempel organisasi Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan. 7. Pencatatan surat keluar Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan. Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut: BUKU AGENDA SURAT KELUAR



No 1



Tanggal Tujuan Surat Perihal Nomor Surat Lamp 10/09/2008 PT Setia Hati Jl Penawaran 03/KP/Pn/IX/08 2 Setia 45 Barang Makasar



Asal Ket Bagian Marketing



Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah: 1. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat 2. untuk mengontrol surat yang keluar 3. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar 8. Pengiriman surat Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu; 1. dikirim oleh petugas pengiriman surat 2. dikirim melalui jasa pengiriman surat Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman. Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim. Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu; 1. Perum Pos dan Giro 2. Perum Telekomunikasi 3. Jasa Pengiriman Swasta a. Perum Pos danGiro Jasa yang diberikan oleh PerumPos dan Giro sehubungan dengan pengiriman surat adalah mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat Pos adalah nama himpunan umtuk surat, warkat pos, barang cetakan, surat kabar, dan bungkusan kecil. Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah; 1. Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hari atau lebih, tergantung jauh dekatnya alamat tujuan. 2. Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – 1 minggu. 3. Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini. 4. POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas, Jasa jenis ini membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00 – 23.00 dan untuk kota-kota tertentu saja 5. EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2 macam, yaitu:  On Schedule Service (EMS/OS)  ,yaitu pelayanan pengiriman  EMS dengan alamat dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat antara pengirim dengan Kantor Pos dan Giro  On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka. 1. Kiriman Tercatat, yaitu jenis pengiriman yang aman, biasanya digunakan untuk mengirim dokumen atau surat yang penting dan mempunyai nilai tertentu, seperti surat



perjanjian, ijasah dan sejenisnya. Jika menggunakan jasa ini, pengirim akan mendapatkan tanda bukti pengiriman. Tanda bukti ini harus disimpan, sebagai tanda bukti. Setiap jenis pengiriman tadi mempunyai tingkatan tarif biaya yang berbeda-beda. Tentang daftar tarif, biasanya setiap tahun Kantor Pos dan Giro menerbitkan dan diperjual belikan untuk umum. Hal lain yang mempengaruhi besar kecil biaya pengiriman adalah berat-ringannya dokumen yang  dikirim. Jadi setiap surat yang akan dikirim melalui Kantor Pos dan Giro harus ditimbang timbang terlebih dahulu, kemudian dilihat di daftar terif untuk menentukan atau memberikan jumlah perangko yang harus ditempel Penimbangan dan Pemberian perangko ini dapat dilakukan sendiri atau oleh Kator Pos dan Giro tempat mengirim. Dalam menggunakan jasa pengiriman melalui Pos dan Giro, penulisan alamat sangat penting untuk diperhatikan. Cara penulisan alamat yang benar menurut petunjuk yang diberikan oleh Perum Pos dan Giro adalah sebagai berikut: 1. Susunan alamat agar di tulis pada bagian kanan smapul surat. Selain nama dan tempat tinggal dan alamat, juga nama gang, jalan, nomor rumah, nomor RT dan RW, Kabupaten dan Propinsi ditulis pada susunan alamat tersebut. Yang lebih penting lagi jangan lupa: Cantumkam Nomor Kode Pos pada alamat anda.  Contoh: Kepada Yth. Sdri. Alin Nurlina Jl. Rumah Sakit Gg. Sukarasa 8 RT. O7/RW. 02 Kel. Kahuripan, Kec. Tawang Tasikmalaya 46115 Kepada CV. BUDI PERMADI Jl. Gelatik Dalam 42/151A Bandung 40133 1. Sedangkan semua kiriman untuk alamat Luar Negeri, Cantumkan nama Negara tujuan dan jika ada cantumkan nomor  penyaluran pos atau nama daerah antar. Contoh: Miss Cindy Brewer 507 Kanthy Drive, Tecumseh Oklahoma 74873 U.S.A Felicia Wong Pty.Ltd 6-188. BLK 97, Whampoa Drive Singapore 12323 b.  Perum Telekomunikasi. Jenis jasa yang diberikan olah Perumtel antara lain adalah: -         Telegram -         Telex -         Teletex, yaitu suatu jasa teleks dengan kemampuan pengiriman yang lebih cepat -         Telefax (Facsimile), yaitu suatu jasa fotokopi jarak jauh yang dikirimkan melalui media telekomunikasi dengan kemampuan lebih cepat dan lebih murah. -         Electronic Mail (E-Mail), pengiriman berita baik tertulis maupun bentuk suara yang memakai fasilitas gabungan telekomunikasi dan computer sehingga berita tersebut dapat disimpan dan diakses dari seluruh penjuru dunia bagi mereka yang berkepentingan. 1. c. Jasa Pengiriman Swasta Yang dimaksud disini adalah biro-biro jasa pengiriman yang disediakan oleh pihak swasta seperti ELTEHA dan berbagai biro jasa pengiriman yang lain. Untuk semua surat-surat yang akan dikirimkan, baik oleh petugas sendiri maupun melalui jasa pengiriman, biasanya dibuatkan atau dicatat pada buku Ekspedisi Ekstern. Buku ini mencatat suratsurat yang dikirim, kemana tujuannya, dan siapa yang menerima surat-surat tersebut. Penerima surat akan membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku tersebut sebagai bukti bahwa suratnya telah diterima. Untuk surat yang dikirim melalui jasa pengiriman, yang tanda tangan atau paraf adalah petugas di tempat jasa pengiriman. Adapun bentuk Buku Ekspedisi Ekstern adalah sebagai berikut: BUKU EKSPEDISI EKSTERN



No



Tgl Pengiriman



Nomor Surat



Tujuan



Paraf Penerima



23



12/09/2008



23K/M/Pr/IX/08 CV. Wardana Jalan Perkutut 56 Bandung 40133



Diposting oleh Unknown di 08.51  Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest