Perencanaan Dan Pengadaan Obat [PDF]

Citation preview

PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT ( PEMESANAN ) DI APOTEK



NAMA KELOMPOK GRACE MARGARETHA



1504026043



IRAWATI



1504026053



KURNIYATI



1504026064



LIA FAUZIAH



1504026067



MERY MEGAWATI



1504026074



MUHAMMAD INDRA FAISAL



1504026078



NUR FAJRINA



1504026086



RIYA UTAMI



1504026096



SANTIKA SEPTI RIHANA



1504026101



SAYUTI



1504026102



FAKULTAS FARMASI DAN SAINS JURUSAN PROGRAM STUDI APOTEKER UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PROF DR. HAMKA 2015



BAB I PENDAHULUAN Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau upaya kesehatan rujukan dan/atau upaya kesehatan penunjang. Selain itu, sarana kesehatan dapat juga dipergunakan untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan. Dari uraian di atas, sarana kesehatan meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas), Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter gigi, praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat, apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, dan sarana kesehatan lainnya. Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan diperlukan perbekalan kesehatan yang meliputi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya, sedangkan sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik. Dalam beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit, pabrik buatan, pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat. Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggung jawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.



Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu : a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan b. Pengadaan c. Distribusi d. Penggunaan Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai : a. Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan perbekalan farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya kekosongan atau kekurangan perbekalan farmasi serta meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien. b. Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan. c. Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur kepada yang membutuhkan pada saat diperlukan. d. Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi berdasarkan resep kepada dokter.



Seluruh unit pelayanan kesehatan bertugas merencanakan, mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan oba. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan yang dibutuhkan oleh masyarakat yang disebut sebagai konsumen atau pasien. Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional agar jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis.



BAB II PEMBAHASAN



I.



Pengelolaan Perbekalan Farmasi Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2014 tentang standar pelayanan kefarmasian di apotek, pelayanan farmasi klinik di apotek merupakan bagian dari pelayanan kefarmasian yang langsung dan bertanggung jawab kepada pasien berkaitan dengan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. a. Perencanaan b. Pengadaan c. Penerimaan d. Penyimpanan e. Pemusnahan f. Pengendalian g. Pencatatan dan Pelaporan



II.



Perencanaan Perbekalan Farmasi Suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang ditetapkan. Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat (Permenkes No.35 Tahun 2014).



Tujuan perencanaan pengadaan obat adalah untuk mendapatkan :  Prakiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati kebutuhan  Menghindari terjadinya kekosongan obat  Meningkatkan penggunaan obat secara rasional  Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.



Adapun yang menjadi pedoman dalam perencanaan pengadaan obat yaitu DOEN, formularium



rumah sakit, standar terapi rumah sakit, ketentuan setempat yang



berlaku, data catatan



medik, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, siklus



penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu, serta rencana pengembangan.



Kegiatan pokok dalam perencanaan pengadaan obat adalah:  Seleksi atau perkiraan kebutuhan, meliputi memilih obat yang akan dibeli dan menentukan jumlah obat yang akan dibeli.  Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana



Ada 3 metode perencanaan perbekalan farmasi, yaitu: 



Metode Konsumsi



Metode konsumsi ini didasarkan atas analisis data konsumsi obat tahun sebelumnya dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Langkah-langkah metode konsumsi yaitu : o Langkah Evaluasi o Evaluasi rasionalitas pola pengobatan periode lalu o Evaluasi suplai obat periode lalu o Evaluasi data stock, distribusi, dan penggunaan obat periode lalu o Pengamatan kecelakaan dan kehilangan obat Estimasi jumlah kebutuhan obat periode mendatang dengan memperhatikan : o Perubahan populasi cakupan pelayanan o Perubahan pola morbiditas o Perubahan fasilitas pelayanan



Kelebihan metode konsumsi: o



Data konsumsi akurat (metode paling mudah).



o



Tidak membutuhkan data epidemiologi maupun standar pengobatan.



o



Jika data konsumsi dicatat dengan baik, pola preskripsi tidak berubah dan kebutuhan relatif konstan.



Kekurangan metode konsumsi: o



Data konsumsi, data obat dan data jumlah kontak pasien kemungkinan sulit untuk didapat.



o



Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan perbaikan pola preskripsi.



o



Tidak dapat diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat lebih dari 3 bulan, obat yang berlebih atau adanya kehilangan.



o







Pencatatan data morbiditas yang baik tidak diperlukan.



Metode Epidemiologi



Metode epidemiologi didasarkan pada pola penyakit, data jumlah kunjungan, frekuensi penyakit dan standar pengobatan yang ada, langkah-langkah perencanaan dalam metode ini adalah sebagai berikut: o Susun daftar masalah kesehatan atau penyakit utama yang terjadi o Lakukan pengelompokkan pasien o Prinsip penggolongan umur harus sesederhana mungkin o Tentukan frekuensi tiap penyakit per periode o Sususn standar terapi rata-rata atau terapi ideal o Dengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan tipe dan frekuensi pengobatan yang diperlukan o Susun daftar obat yang dikuantifikasikan o Hitung jumlah episode pengobatan untuk setiap penyakit o Hitung safety stock atau jumlah obat diperkirakan hilang



Kelebihan metode epidemiologi: o Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran. o Program-program yang baru dapat digunakan. o Usaha memperbaiki pola penggunaan obat dapat didukung oleh standar pengobatan. o Kekurangan metode epidemiologi: o Memerlukan waktu yang banyak dan tenaga yang terampil. o Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan terdapat o penyakit yang tidak termasuk dalam daftar/tidak melapor. o Memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan. o Pola penyakit dan pola preskripsi tidak selalu sama. o Dapat terjadi kekurangan obat karena ada wabah atau kebutuhan insidentil o tidak terpenuhi. o Variasi obat terlalu luas 



Metode Kombinasi



Metode kombinasi merupakan kombinasi metode konsumsi dan metode epidemiologi. Metode kombinasi berupa perhitungan kebutuhan obat atau alat kesehatan yang mana telah mempunyai data konsumsi yang jelas namun kasus penyakit cenderung berubah (naik atau turun). Gabungan perhitungan metode konsumsi dengan koreksi epidemiologi yang sudah dihitung dengan suatu prediksi (boleh prosentase kenaikan kasus atau analisa trend). Metode kombinasi digunakan untuk obat & alkes yng terkadang fluktuatif, maka dapat menggunakan metode konsumsi dengan koreksi-koreksi pola penyakit, perubahan, jenis/ jumlah tindakan, perubahan pola peresepan, perubahan kebijakan pelayanan kebijakan.



III.



Pengadaan Perbekalan Farmasi Pengadaan adalah proses penyediaan obat yang dibutuhkan di apotek dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembeliaan. Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat. (Permenkes No.35 Tahun 2014).



Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasiaan maka pengadaaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi melalui salesman berdasarkan barang yang tercatat pada buku habis (defecta). Sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan berdasarkan perencanaan dan pengadaan tersebut dilaksanakan pemesanan obat.



Sebelum melakukan kegiatan pengadaan barang, dengan memperhatikan hal-hal berikut :  Buku habis (buku defecta)  Rencana anggaran belanja (anggaran pembelian)  Pemilihan PBF yang sesuai yaitu dengan pertimbangan



a) Kriteria pedagang besar farmasi  pelayanan yang baik dan kecepatan pengiriman  Ketersediaan barang (lengkap/tidak/kuantitas dan kualitas barang)  Rutinitas PBF datang ke apotek.  Adanya program yang menguntungkan (diskon dan bonus)  Harga barang  Prosedur PBF (jangka waktu pembayaran yang relatif lebih panjang)  Lokasi PBF



Pengadaan barang dapat dilakukan dengan cara:  COD (Cash on Delivery)  Kredit  Konsinyasi



Pembelian dilakukan dengan tiga cara yaitu:  Pembelian berencana Merencanakan pembelian berdasarkan penjualan per minggu atau per bulan. Keuntungan apotek dapat mengetahui obat-obat yang bersifat fast moving dan slow moving sehingga memudahkan dalam pengadaan. Metode ini biasanya digunakan untuk apotek yang telah berjalan. Cara ini biasa digunakan untuk membeli barang yang sukar diperoleh karena PBF berada di luar kota.



 Pembelian spekulatif Pembelian dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan dengan harapan akan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau adanya diskon atau bonus. Pengadaan secara spekulatif ini hendaknya harus diperhitungkan sesuai dengan kebutuhan sehingga tidak terjadi penumpukan yang dapat menyebabkan kerugian.  Pembelian dalam jumlah terbatas Pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam jangka pendek atau pembelian dilakukan jika barang habis atau menipis. Biasanya digunakan pada apotek yang baru buka atau memiliki modal yang terbatas. Pemesanan barang (obat-obat) biasanya melalui dua jalur yaitu melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan langsung ke pabrik. Pada umumnya apotek lebih suka memesan kepada PBF daripada pemesanan langsung ke pabrik. Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk pemesanan pada PBF yaitu PBF dapat memberikan harga murah dengan kualitas baik, waktu pengiriman barang tepat, kemungkinan adanya potongan atau bonus dan jangka waktu kredit yang cukup.



IV.



Pengolonggan Obat Penggolongan obat secara luas dibedakan berdasarkan beberapa hal, diantaranya Penggolongan obat berdasarkan jenisnya, yaitu :  Obat Bebas Obat bebas dapat dijual bebas di warung kelontong, toko obat berizin, supermarket serta apotek. Dalam pemakaiannya, penderita dapat membeli dalam jumlah sangat sedikit saat obat diperlukan, jenis zat aktif pada obat golongan ini relatif aman sehingga pemakainnya tidak memerlukan pengawasan tenaga medis selama diminum sesuai petunjuk yang tertera pada kemasan obat. Oleh karena itu, sebaiknya golongan obat ini tetap dibeli bersama kemasannya.



Di Indonesia, obat golongan ini ditandai dengan lingkaran berwarna hijau dengan garis tepi berwarna hitam, yang termasuk golongan obat ini yaitu obat analgetik (parasetamol), vitamin dan mineral. Ada juga obat-obat herbal tidak masuk dalam golongan ini, namun dikelompokkan sendiri dalam obat tradisional.



 Obat Bebas Terbatas Obat bebas terbatas adalah obat yang sebenarnya termasuk obat keras tetapi masih dapat dijual atau dibeli bebas tanpa resep dokter, dan disertai dengan tanda peringatan. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas terbatas adalah lingkaran biru dengan garis tepi berwarna hitam.



Tanda peringatan selalu tercantum pada kemasan obat bebas terbatas, berupa empat persegi panjang berwarna hitam berukuran panjang 5 (lima) sentimeter, lebar 2 (dua) sentimeter dan memuat pemberitahuan berwarna putih sebagai berikut:



Seharusnya obat jenis ini hanya dapat dijual bebas di toko obat berizin (dipegang seorang asisten apoteker) serta apotek (yang hanya boleh beroperasi jika ada apoteker, no pharmacist no service), karena diharapkan pasien memperoleh informasi obat yang memadai saat membeli obat bebas terbatas. Contoh obat golongan ini adalah: pain relief, obat batuk, obat pilek dan krim antiseptik.



 Obat Keras Golongan obat yang hanya boleh diberikan atas resep dokter, dokter gigi, dan dokter hewan ditandai dengan tanda lingkaran merah dan terdapat huruf K di dalamnya. Yang termasuk golongan ini adalah beberapa obat generik dan Obat Wajib Apotek (OWA). Juga termasuk didalamnya narkotika dan psikotropika tergolong obat keras.



Obat psikotropika adalah obat keras baik alamiah maupun sintetis bukan narkotik, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Contoh : Diazepam, Phenobarbital  Obat Psikotropika Psikotropika adalah zat atau bahan baku atau obat, baik alamiah maupun sintesis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku  Obat Narkotika Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik sintesis maupun semi sintesis, yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri dan dapat menimbulkan ketergantungan, yang dibedakan ke dalam golongan-golongan sebagainya terlampir dalam undang-undang tentang narkotika Contoh : Morfin, Petidin



V.



Pemesanan obat 



Pemesanan Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas, Obat Wajib Apotek dan Obat Keras



Tahapan pemesanan obat 



Apoteker pengelola apotek



atau asisten apoteker membuat surat pesanan



kepada pedagang besar farmasi menggunakan surat pesanan rangkap dua (satu rangkap untuk pedagang besar farmasi dan satu rangkap untuk apotek). Surat pesanan Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas, Obat Wajib Apotek dan Obat Keras harus ditandatangani oleh Apoteker pengelola apotek denga mencantumkan nama dan nomor surat izin pengelola apotek. 



Pemesanan obat dapat dilakukan melalui telepon ke pedagang besar farmasi atau dititipkan kepada sales pedagang besar farmasi tersebut







Pemesanan Obat prekursor



Tahapan pemesanan obat : 



Apoteker pengelola apotek



atau asisten apoteker membuat surat pesanan



kepada pedagang besar farmasi menggunakan surat pesanan rangkap dua (satu rangkap untuk pedagang besar farmasi dan satu rangkap untuk apotek). Surat pesanan obat prekursor harus ditandatangani oleh Apoteker pengelola apotek denga mencantumkan nama dan nomor surat izin pengelola apotek. 



Pemesanan obat prekursor hanya dapat dilakukan secara langsung ke sales pedagang besar farmasi, tidak dapat melalui telepon.



 Pemesanan obat psikotropika Tahapan pemesanan obat psikotropika 



Apoteker pengelola apotek



atau asisten apoteker membuat surat pesanan



kepada pedagang besar farmasi menggunakan surat pesanan rangkap dua (satu rangkap untuk pedagang besar farmasi dan satu rangkap untuk apotek). Surat pesanan obat psikotropika harus ditandatangani oleh Apoteker pengelola apotek denga mencantumkan nama dan nomor surat izin pengelola apotek.







Pemesanan obat psikotropika hanya dapat dilakukan secara langsung ke sales pedagang besar farmasi, tidak dapat melalui telepon.



 Pemesanan obat narkotika Tahapan pemesanan obat narkotika 



Pemesanan sediaan narkotika menggunakan Surat Pesanan Narkotik yang ditandatangani oleh Apoteker pengelola apotek.







Membuat surat pesanan khusus narkotika rangkap empat. Satu lembar Surat Pesanan Asli dan dua lembar salinan Surat Pesanan diserahkan kepada Pedagang Besar Farmasi yang bersangkutan sedangkan satu lembar salinan Surat Pesanan sebagai arsip di apotek.







Satu surat pesanan hanya boleh memuat pemesanan satu jenis obat (item) narkotika







Pemesanan dilakukan ke PT. Kimia Farma Trade and Distribution (satu satunya PBF narkotika yang legal di indonesia)







Pemesanan obat narkotika hanya dapat dilakukan secara langsung ke sales pedagang besar farmasi, tidak dapat melalui telepon.



VI.



Penerimaan Obat 



Penerimaan Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas, Obat Wajib Apotek dan Obat Keras  Obat yang datang dari pedagang besar farmasi diterima bersama dengan fakturnya  Dilakukan pengecekan antara pesanan obat yang dipesan dengan obat yang datang  Pengecekan yang dilakukan berupa ED, jumlah, jenis dan kondisi fisik obat yang datang  Surat pesanan ditandatangi dan di cap stempel apotek







Penerimaan Obat prekursor, psikotropika dan narkotika  Penerimaan obat prekursor, psikotropika dan narkotika dari pedagang besar farmasi



harus diterima oleh apoteker pengelola apotek



atau dilakukan



dengan sepengetahaun APA  Obat yang datang dari pedagang besar farmasi diterima bersama dengan fakturnya  Dilakukan pengecekan antara pesanan obat yang dipesan dengan obat yang datang  Pengecekan yang dilakukan berupa ED, jumlah, jenis dan kondisi fisik obat yang datang  Surat pesanan ditandatangi dan di cap stempel apotek



BAB III KESIMPULAN



a. Dalam perencanaan dan pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat. b. Berdasarkan perencanaan dan pengadaan dilakukan pemesanan obat yang dilakukan di padagang besar farmasi jalur resmi dan seuai dengan undang – undang yang berlaku, dengan tujuan untuk menjamin sediaan obat dn pelayanan berkualitas. c. Alur pemesanan obat setiap jenisnya berbeda-beda. d. Apoteker pengelola apotek sangat berperan dalam pemesanan obat, hal itu bisa dilihat dari setiap pemesanan dan penerimaan obat memerlukan tanda tangan apoteker pengelola apotek.



Lampiran



Contoh surat pesanan Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas, Obat Wajib Apotek dan Obat Keras



Contoh surat pesanan Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas, Obat Wajib Apotek dan Obat Keras



Contoh surat pesanan obat prekursor



Contoh surat pesanan obat prekursor



Contoh Surat Pesanan Obat Psikotropika



Contoh Surat Pesanan Obat Psikotropika



Surat Pesanan obat Narkotika



Surat Pesanan obat Narkotika