Pertanyaan Dan Jawaban Mengenai Analisis Pengendalian Internal Atas Persediaan Obat [PDF]

Citation preview

1.



Pertanyaan dan Jawaban Mengenai Analisis Pengendalian Internal Atas Persediaan



Obat-Obatan 1. Lingkungan Pengendalian Narasumber : Marwa Safana A. Integritas dan Nilai Etika 1. Apakah terdapat peraturan baik secara tertulis maupun lisan yang mengatur masalah etika? ‘’Iya sudah pasti ada dek salah satunya itu ada Absen untuk semua pegawai jadi wajib absen tiap jam kerja, absennya itu mulai jam 08:00 sampai 08:30 dimana kalau datang terlambat atau tidak datang harus ada alasan yang jelas tapi basa jam 08:30 itu sudah dikunci ruang absennya’’ 2. Apakah pihak Puskesmas memberikan sanksi yang tegas atas pelanggaran terhadap peraturan-peraturan yang ada? ‘’Kalau untuk sanksi yang tegas tidak ada dek hanya ditegur saja sama Kapus’’ B. Komitmen terhadap Kompetensi 3. Bagaimana cara Puskesmas merekrut/menerima pegawai/karyawan? ‘’Kalau perekrutan PNS itu pusat yang lakukan tes sekaligus dengan kontraknya seperti saya lulus CPNS 2019 kontraknya 10 tahun sedangkan untuk perekrutan honorer iya puskesmas sendiri yang rekrut ‘’ 4. Apakah dalam penempatan karyawan berdasarkan pendidikan dan keahlian? ‘’Iya, karena kalau tidak sesuai dengan pendidikan dan keahlian susah nanti pas kerja’’ C. Partisipasi Dewan komisaris dan Komite Audit Narasumber : Wa Ode Sitti Munirah, S. Si. Apt



5. Apakah ada deawan komisaris mengawasi pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh manajemen? ‘’iya karena sesuai dengan peraturan perundang-undangan kalau PKM itu kan lembaga yang dibawahi oleh Dinas Kesehatan jadi jelas kalau kita itu bekerja dibawah pengawasan dan bertanggug jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan jadi bisa dibilang dewan komisaris dan partisipasi audit Puskesmas itu dari Dinas Kesehatan itu sendiri’’ D. Struktur Organisasi 6. Apakah struktur organisasi yang ada dalam perusahaantelah menggambarkan garis tanggung jawab dan wewenang yang jelas? ‘’Iya dek di struktur struktur organisasi sudah menggambarkan itu semua meskipun masih ada beberapa yang rangkap tugas tapi untuk fungsi dan tugas sudah jelas semua’’ E. Falsafah dan Gaya Operasi Manajemen 7. Apakah direktur selalu melakukan koordinasi yang efektif dengan unit-unit kerja yang ada di Puskesmas ? ‘’Iya karena disini itu tiap bulan ada rapat rutin namanya kita sebut mini lokakarya disingkat Minlok biasanya dulu tiap tiga bulan sekali tapi dari Kapus diubah jadi tiap sebulan sekali alasannya biar tercipta hubungan dan komunikasi yang baik dalam membahas masalah-masalah yang terjadi disini khususnya dibagian kefarmasian bagian persediaan obat’’ 8. Apakah penanggung jawab farmasi bertanggung jawab terhadap keluar masuknya obat ? ‘’Iya tentu,saya bertanggung jawab atas semua kegiatan yang terjadi di dalam ruang kefarmasian mau itu kegiatan pencatatan,pelaporan,penghitungan dan semua kegiatan lain yang berkaitan dengan persediaan obat-obatan itu menjadi tanggung jawab saya sepenuhnya tetapi ada beberapa tugas yang dilaksanakan oleh asisten apoteker seperti pengoperasian obat di apotek puskesmas’’



9. Seperti apa bentuk tanggung jawab petugas ruang farmasi? ‘’Jadi saya itu bertanggung jawab dalam semua proses pengadaan obat-obatan mulai dari proses perencanaan hingga pemantauan persediaan obat-obatan’’ F. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia 10. Apakah pendidikan pegawai kefarmasian sesuai dengan jabatannya ? ‘’iya tentu disesuaikan antara pendidikan dan jabatan agar tidak ada kendala dalam melaksanakan tugas dan fungsi masing-masing meskipun mislanya seperti saya merangkap menjadi beberapa fungsi tapi itu masih bisa saya atasi karena dibantu juga sama asisten apoteker’’ 11. Apakah pihak perusahaan memberikan pelatihan-pelatihan pada pegawai/karyawan? ‘’Iya beberapa kali ada pelatihan sama seminar juga rata-rata Dinas Kesehatan yang adakan’’ 2. Penilaian Risiko 12. Bagaimana cara manajemen dalam mengatasi risiko yang mungkin akan terjadi dalam persediaan obat-obatan? ‘’Caranya saya kenali risiko itu dengan melakukan stok opname pada persediaan obat-obatan baik yang tablet,sirup,vitamin,vaksin dengan menggunakan metode FIFO dan FEFO terus obat-obatnya saya tandai pakai stiker biar tidak keliru jadi dengan stok opname ini saya bisa tau apakah ada obat yang rusak,yang kadaluwarsa,yang habis. Kalau ada yang rusak obatnya langsung dipindahkan begitu juga yang kadaluwarsa. Kalau masalah kehabisan stok disini belum pernah kehabisan stok obat karena kalau misalnya habis kita gunakan obat yang serupa atau obat yang sama fungsinya hanya beda nama atau merk biasa ada yang obat tablet habis nah kita kasih yang sirupnya’’ 3. Aktivitas Pengendalian A. Pemisahan Tugas 13. Apakah terdapat pemisahan tugas yang memadai?



‘’Belum ada dek kalau untuk dibagian kefarmasian, jadi disini belum ada pembagian tugas untuk bagian Gudang dari proses perencanaan sampai pengadaan obat semua masih saya sendiri yang kerjakan tapi untungnya ada asistenku yang bantu-bantu kadang. Agak susah juga karena saya semua yang handle apalagi sistemnya masih manual jadi kadang memang ada kesulitan-kesulitan apalagi kalau sudah ada kesalahan pencatatan atau perhitungan saya harus ulang crosscheck lagi sendiri’’ B. Otorisasi yang sesuai atas transaksi dan Aktivitas 14. Apakah dokumen-dokumen selalu dilengkapi dengan tanda tangan dan stempel sebagai bukti? ‘Iya jadi untuk dokumen-dokumen yang berkaitan dengan persediaan obat-obatan khususnya pasti di otorisasi sama saya dan kepala puskesmas, jadi yang tanda tangan itu hanya saya dengan kepala puskesmas terus kan di stempel juga jadi tidak mudah dimanipulasi’’ C. Dokumen dan catatan-catatan yang memadai 15. Apakah penerimaan barang dilengkapi dengan dokumen yang mendukung ? ‘’Iya harus ada dokumennya itu pakai Surat Bukti Barang Keluar ’’ 16. Apakah setiap barang yang dikeluarkan dilengkapi dengan dokumen? ‘’Iya sama harus menggunakan dokumen juga kalau barang didistribusikan itu pakai dokumen buku pengeluaran barang sebelumnya sudah dicatat di kartu stok gudang dan buku inventaris’’ D. Pengendalian Fisik atas Aktiva dan Catatan 17. Apakah di ruangan penyimpanan obat terdapat AC,Kamera CCTV,dan alat pemadam kebakaran? ‘’Kalau AC ada,kamera CCTV sama alat pemadam kebakaran belum ada’’ 18. Apakah obat disimpan pada ruangan tertutup dan dijaga keberadaannya?



‘’Iya seperti yang terlihat kalau pintu gudang selalu ditutup kemudian di dalam ada AC untuk menjaga suhu obat,di dalam gudang juga tidak sembarang orang yang bisa masuk,ada lemari kaca untuk simpan obat, dos-dos obat yang belum disusun juga saya atur di lantai dengan teratur jadi tidak ditindis-tindis’’ 19. Apakah Puskesmas menyimpan dokumen pada ruang penyimpanan? ‘’Tidak semua dokumen disimpan diruang penyimpanan karena lemari di ruang penyimpanan belum memadai jadi sebagian di simpan di lemari ruangannya Kapus,sama di Ruang rekam medis’’ E. Pemeriksaan Independen atas Kinerja 20. Siapa yang bertanggung jawab atas segala aktivitas dalam ruang kefarmasian? ‘’Jadi semua yang terjadi dalam ruang kefarmasian itu menjadi tanggung jawabku entah itu kesalahan pelaporan,kesalaahan penghitungan,atau misal obat rusak, hilang itu jadi tanggung jawabku sepenuhnya. Semua dibebankan sama saya sebagai petugas kefarmasian’’ 4. Informasi dan Komunikasi 21. Apakah pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran barang persediaan dilakukan setelah transaksi terjadi? ‘’Iya semua dicatat setelah transaksi terjadi’’



22. Apakah semua persediaan obat diberi nomor atau kode secara berururtan? ‘’Iya semua persediaan obat itu harus dikasih nomor dan kode secara berurut untuk memudahkan pengoperasiannya’’ 23. Apakah setiap ada masalah dalam persediaan selalu dikomunikasikan kepada pimpinan?



‘’Oh iya tentu saja,kalau Kapus lagi di PKM saya komunikasikan secara langsung tapi kalau lagi diluar PKM saya lewat online saja lewat WA’’ 5. Pemantauan 24. Bagaimana cara pemantauan persediaan obat-obatan pada Puskesmas Tikep? ‘’Yaa pemantauannya dengan cara melakukan stok opname secara periodik tiap bulan’’