![112-Pengendalian Persediaan [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/112-pengendalian-persediaan.jpg)
6 0 5 MB
2019
SMK/MAK
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
bidang keahlian Teknologi dan Rekayasa program keahlian Teknik Industri
Ekasari M. Fery Abdullah Muslim Budi Wilaksono
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
REDAKSIONAL Pengarah: Direktur Pembinaan SMK Kepala Sub Direktorat Kurikulum Kepala Seksi Penilaian Kepala Seksi Pembelajaran Penulis: Ekasari M. Fery Abdullah Muslim Budi Wilaksono Pengendali Mutu: Winih Wicaksono Penyunting: Rais Setiawan Erna Fauziah Editor: Nur Aini Farida Desain Sampul: Sonny Rasdianto Layout/Editing: Intan Sulistyani Widiarti
iii
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
KATA PENGANTAR
Dalam menyediakan referensi materi pembelajaran bagi guru dan peserta didik di SMK, Direktorat Pembinaan SMK berupaya menyediakan bahan ajar kejuruan yang sesuai dengan kebutuhan pembelajaran di SMK pada mata pelajaran C2 dan CJ dari 142 kompetensi keahlian yang ada pada Perdirjen Dikdasmen Nomor 06/D.DS/KK/2018 tanggal 7 Juni 2018 tentang Spektrum Keahlian SMK/ MAK dan Struktur Kurikulum 2013 sesuai Perdirjen Dikdasmen Nomor 07/D. DS/KK/2018 tanggal 7 Juni 2018 ten tang Struktur Kurikulum SMK/MAK. Bah an ajar yang disusun pad a tahun anggaran 2019 diharapkan dapat rnenumbuhkan motivasi belajar bagi peserta didik maupun guru kejuruan di SMK. Karena bahan ajar yang telah disusun ini selain menyajikan materi secara tertulis, juga dilengkapi dengan beberapa materi yang bersifat interaktifdengan penggunaan tautan pencarian yang dapat mernperluas pernahaman individu yang menggunakannya. Bahan ajar kejuruan yang disusun pada tahun 2019 ini disusun oleh para guru kejuruan di SMK yang telah berpengalalaman menyelenggarakan proses pembelajaran sesuai dengan kompetensi keahlian masing-rnasing. Oleh karena itu, diharapkan dapat menjadi referensi bagi guru yang mengarnpu m a t a pelajaran yang sama pada program keahlian sejenis di SMK seluruh Indonesia. Kepada para guru penyusun bahan ajar kejuruan yang telah mendedikasikan waktu, kompetensi, clan perhatiannya, Direktorat Pembinaan SMK menyampaikan ucapan terimakasih. Diharapkan karya ini bukan merupakan karya terakhir, namun seterusnya akan dilanjutkan dengan karya-karya berikutnya, sehingga SMK rnempunyai guru-guru yang procluktif dan kreatif dalam menyumbangkan pemikiran, potensi dan kornpetensinya bagi pengembangan pernbelajaran di SMK. SMK Bisa! SMK Hebat!
iv
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PRAKATA Untuk berhasilnya suatu usaha atau kegiatan produksi perlu dilaksanakan sebuah sistem produksi yaitu kegiatan mengubah bahan mentah dan sumber daya lainnya menjadi barang yang bernilai lebih, baik dari segi fungsi maupun segi ekonomi. Salah satu faktor terpenting dalam mencapai tujuan kegiatan produksi adalah pengendalian persediaan yang menjadi ujung tombak dalam kegiatan proses produksi. Salah satu kompetensi dalam pendidikan menengah kejuruan adalah Teknik Pelayanan Produksi mata pelajaran Pengendalian Persediaan Kelas X. Atas rahmat dan karunia Allah SWT, bahan ajar Pengendalian Persediaan Kelas X kompetensi keahlian Teknik Pengendalian Produksi dapat kami susun. Bahan ajar ini disusun untuk membantu siswa dalam memahami pemahaman materi yang terkait dengan bidang industri baik pengetahuan maupun keterampilan. Mata pelajaran Pengendalian Persediaan adalah mata pelajaran peminatan dari program keahlian Teknik Pengendalian Produksi. Bahan ajar Pengendalian Persediaan Kelas X berisi tentang menerapkan penentuan reorder point system, memahami makna dan kebijakan persediaan, menganalisis kepentingan persediaan pengaman, menganalisis perkiraan perputaran persediaan (inventory turnover), menerapkan prosedur dalam pengadministrasian persediaan, mengevaluasi pencatatan dalam pengawasan persediaan, menganalisis hitungan ukuran lot ekonomis menggunakan metoda EOQ, menganalisis rancangan kapasitas persediaan menggunakan metode ABC, menerapkan prosedur stock opname persediaan. Semoga bahan ajar ini bermanfaat bagi semua pihak, saran dan kritik sangat kami harapkan untuk kemajuan dunia pendidikan.
Bogor,
Ekasari M. Fery Abdullah Muslim Budi Wilaksono
v
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ....................................................................................................iv PRAKATA...................................................................................................................v DAFTAR ISI ...............................................................................................................vi DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................viii DAFTAR TABEL ..........................................................................................................x PETUNJUK PENGGUNAAN BUKU ...............................................................................xi PETA KONSEP BUKU ...............................................................................................xiii APERSEPSI ............................................................................................................. xiv BAB I Sistem Pemesanan Kembali (Reorder Point System) .......................................1 A. Definisi Pengendalian Persediaan........................................................................... 2 B. Metode Pengendalian Persediaan........................................................................... 3 C. Perhitungan Pengendalian Persediaan.................................................................. 4 BAB II Makna dan Kebijakan Persediaan..................................................................13 A. Definisi Persediaan...................................................................................................14 B. Definisi Kebijakan Persediaan................................................................................15 C. Kebijakan Penerimaan Persediaan........................................................................16 D. Kebijakan Pengeluaran Persediaan ......................................................................19 BAB III Persediaan Pengaman (Safety Stock)...........................................................24 A. Model Fixed Time Period..............................................................................................28 B. Model Fixed Order Quantity.......................................................................................30 BAB IV Perputaran Persediaan................................................................................41 A. Pengertian Perputaran Persediaan (Inventory turn over).................................42 B. Mengaplikasikan Perputaran Persediaan ............................................................43 C. Perputaran Persediaan yang Layak ......................................................................46 BAB V Prosedur Pengadministrasian Persediaan....................................................53 A. Pengertian Prosedur ................................................................................................55 B. Prosedur Pengadministrasian Persediaan ..........................................................56 PENILAIAN AKHIR SEMESTER GASAL........................................................................67 BAB VI Pengawasan Persediaan..............................................................................71 A. Pengertian Pengawasan...........................................................................................72 B. Tujuan Pengawasan Persediaan ............................................................................73 C. Pengawasan Persediaan yang Efektif...................................................................74 D. Karakteristik Pengawasan yang Efektif ...............................................................75 E. Instrumen Pengawasan Persediaan.......................................................................75 F. Prosedur Pengawasan Persediaan..........................................................................75
vi
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
BAB VII METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ).............................................80 A. Economic Order Quantity (EOQ)..............................................................................82 B. Model Pengendalian Persediaan EOQ Sederhana..............................................86 BAB VIII PENGENDALIAN PERSEDIAAN DENGAN METODE ABC..................................98 A. Pengertian Metode ABC........................................................................................ 100 A. Dasar Prinsip Metode ABC.................................................................................... 100 B. Tujuan Metode ABC ............................................................................................... 101 C. Prosedur Pelaksanaan Metode ABC................................................................... 102 D. Contoh Kasus Metode ABC................................................................................... 103 BAB IX STOCK OPNAME........................................................................................ 112 A. Pengertian Stock opname....................................................................................... 113 B. Tujuan Kegiatan Stock Opname............................................................................. 114 C. Manfaat Kegiatan Stock Opname.......................................................................... 114 D. Waktu dan Frekuensi Kegiatan Stock Opname.................................................. 115 E. Prosedur Kegiatan Stock Opname......................................................................... 115 PENILAIAN AKHIR SEMESTER GENAP..................................................................... 121 DAFTAR PUSTAKA................................................................................................. 129 GLOSARIUM.......................................................................................................... 133 BIODATA PENULIS................................................................................................. 138
vii
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Manajemen Parsediaan......................................................................................... 2 Gambar 1.2 Model EOQ............................................................................................................... 5 Gambar 1.3 Model ROP............................................................................................................... 6 Gambar 1.4 Modul Reorder Point (Nomral Distribution)....................................................10 Gambar 1.5 Modul Reorder Point (Nomral Distribution)....................................................10 Gambar 1.6 Modul Reorder Point (Nomral Distribution)....................................................11 Gambar 1.7 Modul Reorder Point (Nomral Distribution)....................................................11 Gambar 2.1 Gambar Gudang/Warehouse.............................................................................14 Gambar 2.2 Contoh Kartu Persediaan Barang.....................................................................17 Gambar 2.3 Contoh Kartu Penerimaan Barang...................................................................18 Gambar 2.4 Contoh Kartu Penerimaan Barang...................................................................18 Gambar 2.5 Contoh Kartu Barang Persediaan Stok ..........................................................19 Gambar 2.6 Aplikasi Sistem Persediaan dengan Android................................................22 Gambar 3.1 Warehouse................................................................................................................25 Gambar 3.2 Pola Tingkat Persediaan Teratur. ......................................................................26 Gambar 3.3 Pola Tingkat Persediaan Tidak Teratur............................................................27 Gambar 3.4 Pola Tingkat Persediaan Pengaman..................................................................28 Gambar 3.5 Model Fixed Time Period........................................................................................29 Gambar 3.6 Model Fixed Order Quantity..................................................................................32 Gambar 3.7 Accurate Online ....................................................................................................39 Gambar 4.1 Pekerja Merapikan Stok Barang........................................................................42 Gambar 4.2 Laporan Persediaan Bahan Baku.......................................................................49 Gambar 4.3 Frederick W. Taylor..............................................................................................49 Gambar 5.2 Praktik Kerja Lapangan.......................................................................................54 Gambar 5.1 Barang Hasil Belanja Online................................................................................54 Gambar 5.3 Contoh Format Laporan Penerimaan Barang.................................................57 Gambar 5.4 Diagram Alir Penerimaan Barang.....................................................................58 Gambar 5.5 Contoh Format Kartu Gudang............................................................................60 Gambar 5.6 Web untuk Melacak Pengiriman Barang.........................................................61 Gambar 5.7 Alur Pengeluaran Barang Perusahaan Perdagangan....................................62 Gambar 5.8 Contoh Surat Jalan...............................................................................................63 Gambar 5.9 Contoh Aplikas Pengelola Persediaan...........................................................64 Gambar 6.1 Cctv Pengawas Gudang.......................................................................................72 Gambar 6.2 Presiden Jokowi Melakukan Sidak di Gudang Bulog....................................73 Gambar 6.3 Peta Rancangan Tata Letak Pabrik dan Fasilitas............................................75 Gambar 6.4 Form Stok Opname dengan Excel.....................................................................76 Gambar 6.5 Foto Vincent Gaspersz........................................................................................77 Gambar 7.1 Ilustrasi Persediaan ............................................................................................81 Gambar 7.2 Ilustrasi Harga Pembelian..................................................................................83 Gambar 7.3 Ilustrasi Proses Pemesanan Online....................................................................83 Gambar 7.4 Ilustrasi Proses Perencanaan.............................................................................84 Gambar 7.5 Ilustrasi Kegiatan Penyimpanan di Gudang...................................................85 Gambar 7.6 Grafik Persediaan Model EOQ .........................................................................87 Gambar 7.7 Frekuensi Pemesanan vs Total Order Cost........................................................92 viii
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
DAFTAR GAMBAR Gambar 7.8 Frekuensi Pemesanan vs Total Holding Cost...................................................92 Gambar 7.9 Frekuensi pemesanan vs Total Cost...................................................................93 Gambar 7.10 Ilustrasi Production Planning Inventory Control PPIC................................93 Gambar 8.1 Ilustrasi Gudang....................................................................................................99 Gambar 8.2 Ilustrasi Metode ABC........................................................................................ 100 Gambar 8.3 Ilustrasi ERP........................................................................................................ 108 Gambar 9.1 Ilustrasi kegiatan stock opname....................................................................... 113 Gambar 9.2 Ilustrasi Kegiatan Stock Opname..................................................................... 114 Gambar 9.3 Ilustrasi Odoo..................................................................................................... 118
ix
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Waktu Tunggu dan Biaya........................................................................................... 9 Tabel 3.1 Beberapa Perbedaan yang Memengaruhi Pemilihan Sistem...........................30 Tabel 7.1 Contoh Perhitungan EOQ Model Tabel................................................................91 Tabel 8.1 Format Tabel Perhitungan Metode ABC............................................................ 102 Tabel 8.2 Item Barang, Harga Satuan dan Demand.......................................................... 103 Tabel 8.3 Hasil Perhitungan Total Biaya............................................................................. 104 Tabel 8.4 Perhitungan Persentase....................................................................................... 105 Tabel 8.5 Perhitungan Persentase....................................................................................... 106 Tabel 8.6 Akumulasi Persentase Kelas A, B dan C............................................................ 107 Tabel 9.1 Contoh Format Laporan stock opname............................................................... 117
x
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PETUNJUK PENGGUNAAN BUKU Puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan YME yang telah melimpahkan rahmatnya sehingga dapat menyelesaian buku ini. Buku dengan judul Pengendalian Persediaan ini diharapkan dapat menjadi panduan, memperkaya dan meningkatkan penguasaan pengetahuan dan keterampilan bagi peserta didik. Mengingat pentingnya buku ini, disarankan mmemperhatikan halhal sebagai berikut. 1. Bacalah Tujuan pembelajaran terlebih dahulu untuk mengetahui apa yang akan kamu capai dalam bab ini serta lihatlah peta konsep untuk megetahui pemetaan materi. 2. Bacalah buku ini dengan teliti dan seksama, serta bila ada yang kurang jelas bisa ditanyakan kepada guru. 3. Lakukan kegiatan literasi pada bagian cakrawala dan jelajah internet untuk memperluas wawasanmu. 4. Pada bagian akhir bab terdapat tes kompetensi yang dapat kalian gunakan untuk mengetahui apakah sudah menguasai materi dalam bab ini. Untuk membantu anda dalam menguasai kemampuan di atas, materi dalam buku ini dapat kamu cermati tahap demi tahap. Jangan memaksakan diri sebelum benar-benar menguasai bagian demi bagian dalam modul ini, karena masing-masing saling berkaitan. Pada akhir bab dilegkapi dengan Penilaian Akhir Bab. Jika anda belum menguasai 75% dari setiap kegiatan, maka anda dapat mengulangi untuk mempelajari materi yang tersedia dalam buku ini. Apabila anda masih mengalami kesulitan memahami materi yang ada dalam bab ini, silahkan diskusikan dengan teman atau guru anda. Buku ini terdapat bagian-bagian untuk memperkaya dan menguji pengetahuan dan keterampilanmu. Adapun bagian-bagian tersebuut adalah:
xi
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PETUNJUK PENGGUNAAN BUKU Lembar Praktikum
Lembar acuan yang digunakan untuk melatih keterampilan peserta didik sesuai kompetensi keahlianya.
Contoh Soal
Digunakan untuk memberikan gambaran soal yang akan ditanyakan dan cara menyelesaikannya.
Cakrawala
Berisi tentang wawasan dan pengetahuan yang berkaitan dengan ilmu yang sedang dipelajari.
Jelajah Internet
Fitur yang dapat digunakan peserta didik untuk menambah sumber belajar dan wawasan. Menampilkan link dan QR code sumber belajar.
Rangkuman
Berisi ringkasan pokok materi dalam satu bab.
Tugas Mandiri
Kegiatan yang bertujuan untuk melatih peserta didik dalam memahami suatu materi dan dikerjakan secara individu maupun kelompok (diskusi).
Penilaian Akhir Bab
Digunakan untuk mengetahui sejauh mana kompetensi yang sudah dicapai peserta didik setelah mempelajari satu bab.
Refleksi
Kegiatan yang dapat dilakukan oleh peserta didik maupun guru di akhir kegiatan pembelajaran guna mengevaluasi dan memberikan umpan balik kegiatan belajar mengajar.
Penilaian Akhir Semester
Digunakan untuk mengevaluasi kompetensi peserta didik setelah mempelajari materi dalam satu semester.
xii
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PETA KONSEP BUKU
REORDER POINT SISTEM
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MAKNA DAN KEBIJAKAN PERSEDIAAN
PERSEDIAAN PENGAMAN
PERPUTARAN PERSEDIAAN
PROSEDUR PENGADMINISTRASIAN PERSEDIAAN
PENGAWASAN PERSEDIAAN
EOQ
ABC
STOCK OF NAME
xiii
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
APERSEPSI Pengendalian persediaan berkaitan erat dengan kelancaran suatu proses produksi khususnya dalam industri manufaktur. Hal ini terkait dengan kegiatan perencanaan dan pengendalian yang meliputi aspek penentuan apa yang akan diproduksi, berapa jumlah yang diproduksi, kapan diproduksi, sumber daya apa saja yang akan digunakan serta kontrol dan pengawasan terhadap proses operasi yang sedang berlangsung dalam sistem industri Pengendalian persediaan yang tersusun dengan baik akan berakibat pada menurunnya biaya persediaan yang diakibatkan oleh biaya simpan dan akan mampu menurunkan biaya produksi, sehingga biaya produksi akan rendah dan akan menghasilkan nilai jual produk yang dapat bersaing dipasaran. Pengendalian persediaan membutuhkan proses pencatatan yang cermat dan teliti guna pengumpulan data yang berkaitan dengan kondisi fisik di lapangan dengan rencana produksi yang sudah ditetapkan. Data tersebut juga digunakan untuk menyelesaikan apabila ada masalah yang muncul berkaitan dengan sumber daya produksi seperti kerusakan mesin, kekurangan bahan material, jumlah dari barang yang cacat dan sebagainya. Untuk itu dalam buku Pengendalian Persediaan ini kalian akan mempelajari materi yang berkaitan dengan kompetensi Teknik Pengendalian Produksi. Buku ini terbagi dalam dua semester terdiri dari sembilan bab. Materi yang dipelajari dalam bahan ajar ini adalah menerapkan penentuan reorder point system, memahami makna dan kebijakan persediaan, menganalisis kepentingan persediaan pengaman, menganalisis perkiraan perputaran persediaan (inventory turnover), menerapkan prosedur dalam pengadministrasian persediaan, mengevaluasi pencatatan dalam pengawasan persediaan, menganalisis hitungan ukuran lot ekonomis menggunakan metoda EOQ, menganalisis rancangan kapasitas persediaan menggunakan metoda ABC, menerapkan prosedur stock opname persediaan.
xiv
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
BAB I
Sistem Pemesanan Kembali (Reorder Point System) BAB I Sistem Pemesanan Kembali (Reorder Point System)
TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari materi Reorder Point System diharapkan siswa : 1. Mampu mengerti fungsi dari Reorder Point System pada pengelolaan persediaan. 2. Mampu memahami tentang Reorder Point System dalam melakukan tata cara pemesanan. 3. Mampu melaksanakan Reorder Point System dalam mengelola persediaan. 4. Mampu menerapkan Reorder Point System untuk memenuhi kebutuhan persediaan.
PETA KONSEP
REORDER POINT SYSTEM
Definisi Reorder Point System
Jenis Reorder Point System
Perhitungan Reorder Point System
KATA KUNCI Metode pengendalian persediaan, Economic Order Quantity (EOQ), Reorder Point (ROP), Safety Stock
1
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENDAHULUAN
Manajemen persediaan adalah bagian dari perusahaan yang berfungsi untuk mengatur persediaan barang yang dimiliki. Mulai dari cara memperoleh persediaan, penyimpanannya, sampai persediaan tersebut dimanfaatkan atau dikeluarkan. Manajemen persediaan yang baik merupakan hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Pada satu sisi, pengurangan biaya persediaan dengan cara menurunkan tingkat persediaan dapat dilakukan oleh perusahaan, tetapi pada sisi lain konsumen akan tidak puas apabila suatu produk stoknya habis. Oleh karena itu keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkat pelayanan kepada konsumen harus dapat dicapai.
Gambar 1.1 Manajemen Parsediaan Sumber : https://manajemenkeuangan.net/manajemen-persediaan-oeq/
MATERI PEMBELAJARAN A. Definisi Pengendalian Persediaan Setiap perusahaan, apakah itu perusahaan perdagangan ataupun perusahaan pabrik (manufacture) serta perusahaan jasa selalu mengadakan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada risiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan permintaan barang atau jasa. Hal tersebut dapat terjadi karena disetiap perusahaan tidak selamanya barang-barang atau jasa-jasa tersedia setiap saat, yang berarti pengusaha akan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya didapatkan. Persediaan diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari persediaan tersebut lebih besar dari pada biaya-biaya yang ditimbulkannya. Menurut Irham (2012:109) Persediaan adalah kemampuan suatu perusahaan dalam mengatur dan mengelola setiap kebutuhan barang baik barang mentah, barang setengah jadi dan barang jadi agar selalu tersedia baik dalam kondisi 2
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN pasar yang stabil maupun berfluktuasi. Menurut Rudianto (2012:222) Persediaan adalah sejumlah barang jadi, bahan baku, dan barang dalam proses yang dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk dijual atau diproses lebih lanjut. Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian persediaan adalah barang yang dibeli atau diproduksi oleh perusahaan dengan tujuan untuk dijual kepada pelanggan atau pembeli. B. Metode Pengendalian Persediaan Persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumber-sumber daya, organisasi yang disimpan antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan, sedangkan pengendalian adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi dan berapa besar pesanan harus dilakukan. Adapun metode yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Economic Order Quantity (EOQ) Menurut Sudana (2011:227) EOQ adalah jumlah persediaan yang harus dipesan dengan biaya yang minimal. Dalam model EOQ biaya persediaan yang dipertimbangkan adalah biaya penyimpanan persediaan dan biaya pemesanan persediaan. Dalam pelaksanaannya dapat dirumuskan seperti berikut:
Keterangan : EOQ = Jumlah pesanan yang ekonomis P = Biaya pemesanan setiap kali pesan A = Jumlah kebutuhan persediaan dalam unit tiap tahun H = Biaya penyimpanan per tahun yang dinyatakan dalam persentase dari harga beli persediaan 2. Safety Stock (Persediaan Pengaman) Menurut Sofyan Assauri (2004:186) safety stock (Persediaan Pengaman) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (Stock Out). 3. Reorder Point System Menurut Sofyan Assauri (2004;196), tingkat pemesanan ulang/kembali (reorder point) adalah “suatu titik atau batas dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat dimana pemesanan harus diadakan kembali.” Reorder Point ialah batas atau saat atau titik dimana harus diadakan pemesanan kembali sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan itu tepat pada waktu sehingga persediaan diatas safety stock sama dengan nol. Dalam penentuan/penetapan Reorder Point haruslah kita memperhatikan faktorfaktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali, yaitu: a. Lead Time. Lead time adalah waktu yang dibutuhkan antara barang yang dipesan hingga sampai di perusahaan. 3
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN b.
Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu (Procurement Lead Time). Persediaan Pengaman (Safety Stock), yaitu jumlah persediaan barang minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya bahan baku.
Keterangan: ROP = Lead Time d = Permintaan per hari L = Waktu tunggu pesanan baru dalam hari SS = Safety stock atau persediaan pengaman
a.
b.
Menurut Manahan P. Tampubolon (2013:99) terdapat dua sistem yang dapat diterapkan untuk menentukan kapan harus dilakukan pemesanan kembali diadakan, yaitu: System Quantity Reorder Point (Q/R System) Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time dan ditambah dengan persentase tertentu. Misalnya ditetapkan bahwa safety stock sebesar 50% dari penggunaan selama lead time dan ditetapkan bahwa lead timenya adalah 6 hari, sedangkan kebutuhan barang setiap harinya adalah 3 unit/ hari. Sistem Persediaan Periodik Sistem ini merupakan cara pemesanan secara Interval Waktu Konstan (setiap Minggu, Bulan, atau Triwulan, dsb), tetapi jumlah pesanan bervariasi tergantung pada berapa jumlah penggunaan bahan antara waktu pesanan yang lalu dan waktu pemesanan berikutnya. Oleh sebab itu berdasarkan interval waktu yang tetap maka pesanan kembali (reorder point) dilakukan tanpa memperhatikan jumlah persediaan yang masih ada.
C. Perhitungan Pengendalian Persediaan Sebelum menentukan pada tingkat persediaan berapa pemesanan harus dilakukan kembali agar barang datang tepat pada waktunya (Reorder Point), maka kita harus menentukan terlebih dahulu berapa jumlah pesanan yang ekonomis setiap kali dilakukan pemesanan serta frekuensi waktu pemesanan yang dapat ditentukan dengan menggunakan Metode Economic Order Quantity (EOQ). Dalam model EOQ biaya persediaan yang diperhitungkan adalah biaya penyimpanan persediaan dan biaya pemesanan persediaan.
4
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Gambar 1.2 Model EOQ Sumber : Hari Purnomo,2004
Gambar di atas menyatakan bahwa pada period eke 0 jumlah persediaan yang ada di tangan adalah sebesar Q, kemudian berkurang stoknya dan menurun secara linier sesuai dengan penggunaan. Pada saat persedian mencapai titik R, yaitu pad T1, dilakukan pemesanan sejumlah Q unit, material dikirim dari agen selama L hari. L adalah lead time (waktu tenggang) yaitu waktu pada saat dilakukan pemesanan sampai barang datang di gudang. Barang sejumlah Q akan datang di gudang pada saat T2. Total biaya tahunan yang terjadi adalah sebagai berikut. Total biaya = pemesanan + biaya simpan + biaya material 1.
2.
Dengan: P = biaya pesan setiap kali pesan A = permintaan per periode Q = Jumlah pemesanan optimal
Dengan: H = biaya simpan /unit/periode Q = Jumlah pemesanan optimal
3. Biaya material = MA Dengan: M = harga material Untuk mencari rumus persediaan model Q (EOQ) didapat dari persamaan berikut.
5
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Setelah nilai dari pesanan yang ekonomis setiap kali dilakukan pemesanan serta frekuensi waktu pemesanan yang kita hitung dengan menggunakan Metode Economic Order Quantity (EOQ) telah kita dapatkan maka kita dapat menentukan pada tingkat persediaan berapa pemesanan harus dilakukan kembali agar barang datang tepat pada waktunya Reorder Point (ROP). Menurut Heizer, J.d (2015:567) Pemesanan kembali (Reorder Point) adalah tingkat persediaan (titik) dimana untuk mengisi ulang persediaan barang, sedangkan menurut Assauri (2016:232) asumsi dari pemesanan kembali (Reorder Point) yaitu: 1. Bahwa suatu perusahaan akan menempatkan suatu pesanan bila tingkat persediaan (inventory)nya untuk item tertentu telah mencampai nol. 2. Perusahaan akan menerima item yang dipesannya adalah ketika itu juga atau segera.
Gambar 1.3 Model ROP Sumber : Heizer,J.d (2015:568)
Keterangan : Q* adalah kuantitas pesanan optimum dan waktu tunggu mempresentasikan, waktu antara penempatan pesanan dan penerimaan pesanan. 6
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN Persamaan ROP ini berasumsi bahwa permintaan selama waktu tunggu dan waktu tunggu itu sendiri adalah konstan permintaan perhari (d) dengan membagi permintaan tahunan (D) dengan jumlah hari kerja dalam setahun.
CONTOH SOAL Dalam pelaksananya, ternyata perusahaan-perusahaan menetapkan beberapa kebijakan dalam menentukan titik pemesanan ulang (ROP), yaitu sebagai berikut: 1. Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time, yaitu waktu mulai barang dipesan sampai barang datang ditambah persentase tertentu sebagai persediaan berikut. Suatu perusahaan elektronik memerlukan bahan baku per hari sebanyak 500 unit dengan waktu tunggu 4 hari. Jika kebutuhan pengamannya ditetapkan sebesar 5% dari kebutuhan perhari, tentukan titik pemesanan kembali! Jawaban Kebutuhan = 500 unit Lead Time = 4 hari Safety stock = 50% dari kebutuhan ROP = (4 x 500 unit) + 5% (4x500 unit) = 2000 unit + 1000 unit = 3000 unit Jadi, pemesanan akan dilakukan kembali jika persediaan mencampai 3000 unit. 2. Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time ditambah penggunaan selama periode tertentu sebagai safety stock. Suatu perusahaan elektronik memerlukan bahan baku perhari sebanyak 500 unit dengan waktu 4 hari. Jika kebutuhan pengamannya ditetapkan sebesar kebutuhan selama 3 hari tentukan titik pemesanan kembali! Jawaban Kebutuhan = 500 unit Lead Time = 4 hari Safety stock = kebutuhan selama 3 hari ROP = (4 x 500 unit) + (3 x 500 unit) = 2000 unit + 1500 unit = 3500 unit Jadi, pemesanan akan dilakukan kembali jika persediaan mencampai 3500 unit. 3. Penetapan lead time dengan biaya yang ekonomis atau minimum. Tahun lalu suatu perusahaan elektronik memproduksi 1000 unit barang sesuai
7
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CONTOH SOAL dengan pesanan yang masuk. Tahun ini, menurut bagian produksi pesanan akan meningkat 20%. Tentukan saja hal ini menggembirakan perusahaan. Salah satu bahan yang dipakai untuk memproduksi barang tersebut adalah x, dengan standar pemakaian 100 kg untuk setiap unit barang. Bahan baku tersebut dibeli dari agen di Semarang Rp 100 unit per kilo dan dalam keadaan mendadak dapat juga dibeli di Yogyakarta dengan harga Rp 10 lebih mahal. Setiap pemesanan bahan baku dikeluarkan biaya Rp 500 per order. Berdasarkan perhitungan, ternyata biaya penyimpanan setiap kg bahan x sebesar 10% dari harga beli. Menurut pengalaman tahun lalu, waktu tunggu bahan x berkisar antara 4 sampai 7 hari. Menurut data, yang ada frekuensi waktu tunggu sebagai berikut. Waktu Tunggu
Frekuensi
4 hari
3 kali
5 hari
8 kali
6 hari
6 kali
7 hari
3 kali
Bila dalam setahun terdapat 300 hari, berapa waktu tunggu yang optimal bagi bahan x tersebut? Jawaban Produksi barang = 1000 unit Produksi naik 20% = 120% x 1000 = 1200 unit Kebutuhan bahan baku = D = 100 x 1200 = 120.000 kg Harga bahan baku = P = Rp 100,Biaya pean = S = Rp 500,Biaya penyimpanan = H = 10% dari harga beli = 10% x 100 = 10 Stock out cost = Rp 10,Waktu Tunggu
Frekuensi
Probabilitas
4 hari
3 kali
3/20 = 0.15
5 hari
8 kali
8/20 = 0.40
6 hari
6 kali
6/20 = 0,30
7 hari
3 kali
3/20 = 0.15
20 kali
1
Lead Time 4 hari = 0, karena lead time 4 hari kedatangan tercepat, sehingga tidak ada yang lebih cepat dari 4 hari 8
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CONTOH SOAL 5 hari = ada kemungkinan barang datang 4 hari dengan probabilitas 15%. Jadi ada percepatan kedatangan 1 hari 1(0,15) x 115,5 = 17,25 6 hari = ada 2 kemungkinan, yaitu barang datang 4 hari dengan probabilitas 15% sehingga 2 hari lebih cepat 2(0,15) x 115,5 = 34,65 Kemungkinan barang datang 5 hari dengan probabilitas 40% sehingga 1 hari lebih cepat 1 (0,40) x 115,5 = 46,20 sehingga total lead time 6 hari = 34,65 + 46,20 = 80,85 7 hari = 3(0,15) x 115,5 = 51,975 2(0,40) x 115,5 = 92,400 1 (0,30) x 115,5 = 34,650, totoal 179,025 Stock out cost = SOC =
Lead Time 7 hari =0 6 hari = 1 (0,15) x 4000 = 600 5 hari = 2 (0,15) x 4000 = 1200 1(0,30) x 4000 = 1200, total = 2400 4 hari = 3(0,15) x 4000 = 1800 2 (0,30) x 4000 = 2400 1(0,40) x 4000 = 1600, total =5800 Tabel 1.1 Waktu Tunggu dan Biaya Lead time
Extra Carrying Cost
Stock Out Cost
Total
4 hari
Rp 0,-
Rp 5.800,-
Rp 5.800,-
5 hari
Rp 17,325,-
Rp 2.400,-
Rp 2417,325,-
6 hari
Rp 80,85,-
Rp 600,-
Rp 680,85,-
7 hari
Rp 179,025
Rp 0,-
Rp 179,025,-
Jadi, waktu tunggu paling ekonomis adalah 7 hari dengan biaya paling minim sebesar Rp 179,025,-
9
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CAKRAWALA Reorder Point (Nomral Distribution) Bengkulem Mall mempunyai permintaan rata-rata selama pemesanan ulang adalah 350 unit; permintaan terdistribusi secara normal. Standar deviasinya sebesar 10 unit. Kehabisan stok diperkirakan 5% dari waktu yang ada (Adinur dan Kurniawan, 10) Pertanyaan: Berapa stok pengaman yang harus dimanfaatkan? Langkah-langkah POM/QM for Windows 1. Jalankan program, kli 2x POM/QM For Windows, Ok, Modul, pilih Inventory, 2. Klik File, New, Reorder Point (Normal Distribution) sehingga muncul tampilan:
Gambar 1.4 Modul Reorder Point (Nomral Distribution)
3. 4.
Pada bagian Title, ketikan: Bengkulen Mall Reorder Point (Normal Distribution) untuk judul. Sekarang tampilan akan seperti gambar di bawah ini:
Gambar 1.5 Modul Reorder Point (Nomral Distribution)
10
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CAKRAWALA 5.
Isikan data sesuai dengan soal tadi!
Gambar 1.6 Modul Reorder Point (Nomral Distribution)
6.
Selesaikan contoh soal denagn klik solve, pada windows pilih Inventory Result
Gambar 1.7 Modul Reorder Point (Nomral Distribution)
Kesimpulan: Reorder point (ROP) = 366.4 atau dibulatkan menjadi 367 unit 7. 8.
Jika ada data yang perlu diperbaiki, klik pada toolbar Edit Menyimpan file ke USB, klik File, Save As, pada Save in klik anak panah dibawah, pada contoh klik Z ONE (G), pada File Name ketik: Bengkulen Mall Reorder Point (Normal Distribution) 9. Klik SAVE. 10. Keluar program POM, klik File, Exit.
11
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
JELAJAH INTERNET Anda pastinya tak akan panik jika sebelumnya sudah menghitung reorder point dengan baik. Anda tak perlu khawatir barang menumpuk di gudang karena memesan barang terlalu awal, atau harus menghadapi kekecewaan pelanggan karena anda kehabisan stok. https://www.hashmicro.com/id/blog/pengertianreorder-point/
RANGKUMAN Reorder Point ialah batas atau saat atau titik dimana harus diadakan pemesanan kembali sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan itu tepat pada waktu dimana persediaan di atas safety stock sama dengan nol.
TUGAS MANDIRI Setelah mempelajari materi di bab I ini, kerjakan tugas ini secara mandiri! Carilah contoh ilustrasi penggunaan reorder point pada kasus tata pengelolaan persediaan!
PENILAIAN AKHIR BAB Jawablah soal di bawah ini dengan benar! 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan reorder point! 2. Jelaskan kegunaan dari reorder point dalam pengelolaan persediaan! 3. Jelaskan tata cara melakukan reorder point! 4. Sebutkan metode apa saja yang digunakan untuk tata kelola persediaan! 5. Sebutkan aplikasi apa yang biasa digunakan untuk menghitung tata cara pengelolaan persediaan!
REFLEKSI Dari semua materi yang sudah dijelaskan ada bab pertama ini, masih adakah yang sulit untuk dipahami? Jika masih ada yang belum dipahami, coba Anda diskusikan kembali dengan teman maupun guru Anda agar ketia lanjut ke bab selanjutnya tidak mengalami kebingungan atau tertinggal. Sampaikan juga kekurangan atau kelebihan kegiatan pembelajaran pada bab ini kepada guru.
12
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
Makna dan Kebijakan Persediaan
BAB II
BAB II Makna dan Kebijakan Persediaan
TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari materi makna dan kebijakan persediaan diharapkan siswa: 1. Mampu menjelaskan pengetahuan tentang makna persediaan. 2. Mampu memahami tentang kebijakan persediaan, 3. Mampu mengikuti kebijakan persediaan. 4. Mampu menerapkan kebijakan persediaan.
MAKNA DAN KENIJAKAN PERSEDIAAN
PETA KONSEP
Definisi Persediaan Definisi Kebijakan Persediaan Kebijakan Penerimaan Persediaan Kebijakan Pengeluaran Persediaan dengan metode: 1. FIFO 2. LIFO 3. FEFO
KATA KUNCI Kebijakan persediaan, Inventory, warehouse, proses produksi, Work in Process
13
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENDAHULUAN Persediaan (inventory) merupakan barang atau sumber daya yang biasanya disimpan di dalam gudang (warehouse) yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan proses produksi. Persediaan sangat diperlukan dalam sebuah organisasi produksi dalam rangka kelancaran proses produksi secara efektif dan efisien, persediaan biasanya berbentuk barang Work In process Gambar 2.1 Gambar Gudang/Warehouse Sumber : https//ipqi.org/perencanaan-layout-warehouse (WIP) atau barang setengah jadi yang nantinya barang WIP tersebut akan digunakan dalam proses produksi selanjutnya sampai menjadi barang jadi yang siap untuk dilempar ke konsumen. Mengelola persediaan sangat penting, disamping dapat mengurangi biaya inventory, di sisi lain produksi dapat terhenti karena tidak adanya barang persediaan sehingga konsumen merasa tidak puas, karena barang tidak tersedia di pasaran. Selanjutnya kebijakan persediaan sangat diperlukan karena jika tidak dikendalikan bisa mengakibatkan sebuah industri dapat berhenti beroperasi
MATERI PEMBELAJARAN A. Definisi Persediaan Jika perusahaan tersebut perusahaan manufaktur “persediaan adalah simpanan bahan baku dan barang setengah jadi untuk diproses menjadi barang jadi yang mempunyai nilai tambah lebih besar secara ekonomis untuk dijual ke konsumen”. Jika perusahaan tersebut adalah perusahaan dagang maka “persediaan adalah simpanan sejumlah barang jadi yang siap untuk dijual kepada konsumen. Menurut pendapat Schroeder (2000:4) yang mengatakan bahwa definisi persediaan atau inventory adalah stok bahan yang digunakan untuk memudahkan produksi atau untuk memuaskan permintaan pelanggan. Beberapa pakar mengartikan bahwa persediaan sebagai suatu sumberdaya yang menganggur dari berbagai jenis yang memiliki nilai ekonomis yang potensial. Definisi ini memungkinkan seseorang untuk menganggap peralatan atau pekerja-pekerja yang menganggur sebagai persediaan, tetapi kita menganggap semua sumber daya yang menganggur selain dari pada bahan sebagai kapasitas. Sedangkan konsep persediaan menurut Rangkuti (2004:1) mengatakan bahwa persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun 14
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Johns dan Harding (2001:71) mengemukakan tentang arti persediaan adalah suatu keputusan investasi yang penting sehingga perlu kehati-hatian. Teori persediaan menurut Kusuma (2009:132) mengatakan persediaan didefinisikan sebagai barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode mendatang. B. Definisi Kebijakan Persediaan Tujuan umum dari persediaan adalah menyediakan barang persediaan baik dari segi mutu, jumlah dan waktu sesuai dengan permintaan, untuk itu kebijakan persediaan diperlukan dalam proses keluar masuk barang persediaan untuk menjamin persediaan guna menunjang kestabilan proses produksi tetap berjalan. Definisi kebijakan persediaan meliputi : 1. Barang yang diterima dan keluar harus dicatat ke dalam sistem waktu berjalan atau real time. 2. Transaksi persediaan yang terjadi dalam periode berjalan harus ditutup pada akhir bulan (misalnya persediaan pada bulan Oktober 2019 harus ditutup pada akhir bulan yaitu tanggal 31 Oktober 2019) 3. Saldo akhir dari periode berjalan akan menjadi saldo awal periode berikutnya (misal saldo akhir bulan oktober 2019 akan menjadi saldo awal pada bulan November 2019) 4. Penilaian persediaan dihitung menggunakan metode rata-rata tertimbang. Pada perhitungan penilaian persediaan dengan metode harga rata-rata tertimbang berarti bahwa nilai saldo awal barang dagangan ditambah dengan total pembelian barang dagangan dibagi dengan total kuantitas barang dagangan yang dibeli ditambah dengan kuantitas saldo awal, dari hasil ini akan diperoleh harga rata-rata. Lalu harga rata-rata tersebut dikali kan dengan kuantitas stok akhir yang diperoleh dari hasil stock opname atau hasil dari stock card. Akhirnya akan diperoleh nilai saldo akhir barang dagangan. 5. Petugas bagian gudang persediaan bertanggung jawab atas penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan persediaan, perlindungan terhadap kehilangan dan kerusakan, pengawasan dan pelaporan dan juga pengelolaan identifikasi fisik persediaan untuk semua gudang yang berada di dalam perusahaan. 6. Setiap ada barang baru yang masuk, master dan kode barang harus ditambahkan oleh Purchasing Departement, sehingga data barang persediaan selalu terbaru. 7. Setiap persediaan di dalam gudang memiliki kode persediaan yang unik (struktur kode yang sama dalam perusahaan), petugas bagian persediaan tidak diperkenankan mengubah, menambah ataupun mengurangi kode yang telah ada. 8. Petugas bagian persediaan bertanggung jawab untuk menindaklanjuti setiap masalah / kerusakan / kehilangan di area gudang dan berkoordinasi aktif dengan pihak-pihak terkait untuk memecahkan masalah tersebut sehingga tidak menghambat proses produksi. 15
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN 9.
Penyimpanan persediaan di luar gudang harus memperoleh persetujuan dari manager setempat. 10. Persediaan dalam gudang (warehouse) harus dilindungi dengan asuransi terhadap risiko-risiko yang mungkin terjadi seperti kebakaran, banjir, pencurian, huru hara dan bahaya-bahaya lainnya. 11. Batas optimal persediaan harus dikelola dengan menyesuaikan permintaanpermintaan dari user departemen terkait dan meminimalisasi biaya-biaya penyimpanan dan pemesanan. Batas-batas persediaan harus ditentukan sebelumnya dan dimasukkan ke dalam sistem. Rencana kerja bulanan harus digunakan sebagai dokumen penuntun dalam menentukan batas pemesanan, batas minimun dan maksimum persediaan. C. Kebijakan Penerimaan Persediaan Seperti sudah dibahas pada materi sebelumnya pengendalian persediaan meliputi kebijakan perimaan persediaan dan kebijakan pengeluaran persediaan. Kebijakan penerimaan persediaan dilakukan oleh petugas gudang persediaan dalam hal pengecekan dan pengawasan barang persediaan yang masuk sekaligus bertanggung jawab untuk mengangkut dan menyimpan barang persediaan ke dalam gudang. Bagian gudang persediaan mempunyai otoritas dalam menjaga barang-barang dalam gudang, termasuk dalam mencatat barang-barang persediaan yang masuk agar kondisi laporan barang-barang persediaan yang masuk selalu terkontrol dan data yang ada selalu valid sesuai dengan kondisi real barang-barang persediaan. Kebijakan penerimaan persediaan meliputi : 1. Tidak diperkenankan menerima barang tanpa disertai dengan bukti PO (Purchase Order), dokumen pendukung dari Supplier (DO dll), dan internal order yang sebelumnya telah diinformasikan ke lokasi. 2. Informasi PO dan Internal Order harus ada pada petugas gudang persediaan saat menerima barang. 3. Surat Tanda Terima Barang adalah dokumen wajib dan dianggap sebagai bukti barang yang diterima. 4. Surat Tanda Terima Barang dibuat oleh petugas gudang persediaan dan disetujui oleh manager terkait. 5. Petugas gudang persediaan harus memastikan bahwa jumlah yang tercatat dalam surat tanda terima barang harus sesuai dengan jumlah barang yang diterima. Jika jumlahnya berbeda dengan surat jalan dari supplier, maka surat jalan dari supplier harus direvisi dan ditandatangani oleh kedua pihak. 6. Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima Barang lebih tinggi dari jumlah yang tertera di dalam PO petugas gudang persediaan harus mengambil keputusan untuk menolak. Informasi harus dikumpulkan dari supplier untuk menentukan apakah jumlah kelebihan akan diterima atau menyimpan barangbarang tersebut di gudang. Jika barang-barang disimpan di gudang maka barang-barang tersebut harus diperlakukan sebagai barang-barang FoC (Free of Charge). 7. Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima Barang lebih rendah dibanding dengan jumlah barang yang tertera dalam PO, Departemen terkait 16
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN yang mengajukan PR harus dikomunikasikan. Tindakan-tindakan yang harus diambil oleh Departemen Purchasing untuk penggantian. 8. Surat Tanda Terima Barang tidak dapat dikeluarkan oleh bagian pergudangan sebelum verifikasi kualitas dilakukan oleh pihak-pihak internal yang berkompeten terhadap kualitas persediaan. 9. Jika ditemukan adanya barang yang usang, rusak atau spesifikasinya salah atau hal-hal lain yang berkaitan dengan kualitas barang dibandingkan dengan PO, maka barang tersebut harus ditolak dan Nota Pengembalian Pembelian harus dibuat dan dikirimkan kepada supplier. Supplier harus menyetujui nota pengembalian pembelian dan mengambil barang dari gudang. Jika supplier tidak mengambil barang-barang tersebut maka barang-barang tersebut dianggap sebagai FoC (Free of Charge) dan dicatat ke dalam kode persediaan yang berbeda. 10. Tembusan Surat Tanda Terima Barang (RR rangkap 4) harus dikirimkan ke Finance Dept untuk diverifikasi dengan PO dan Invoice, untuk proses pencatatan dan pembayaran. 11. Surat Tanda Terima Barang dapat dibuat lebih dari satu untuk satu nomor PO yang pengirimannya dilakukan bertahap. 12. Proses penerimaan barang harus mengikuti aspek-aspek pengawasan internal yang digambarkan dalam SOP. Dokumen terkait yang ada dalam kebijakan penerimaan persediaan sebagai berikut : Contoh Kartu Persediaan
Gambar 2.2 Contoh Kartu Persediaan Barang Sumber : http://repository.wima.ac.id/5127/7/LAMPIRAN
17
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN Kartu Penerimaan Barang
Gambar 2.3 Contoh Kartu Penerimaan Barang Sumber : http://repository.wima.ac.id/5127/7/LAMPIRAN
Contoh Kartu Stok Barang
Gambar 2.4 Contoh Kartu Penerimaan Barang Sumber : http://repository.wima.ac.id/5127/7/LAMPIRAN
18
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN D. Kebijakan Pengeluaran Persediaan Pengendalian kebijakan pengeluaran barang persediaan diperlukan agar kegiatan operasional produksi akan menjadi lebih teratur dan pengendalian internal perusahan dapat ditingkatkan. Dalam hal ini bagian gudang persediaan harus melakukan pembaharuan pada kartu stok ketika barang-barang persediaan keluar, sehingga pencatatan dapat terkendali dengan baik. Demi keamanan gudang persediaan pembatasan akses ke gudang juga perlu diterapkan. Berikut adalah contoh kartu stok pada gudang persediaan Contoh Kartu Stok Barang Persediaan
Gambar 2.5 Contoh Kartu Barang Persediaan Stok Sumber : http://repository.wima.ac.id/5127/7/LAMPIRAN
1. Metode FIFO (First In First Out) Metode yang digunakan dalam metode fifo adalah barang yang pertama kali masuk adalah yang keluar pertama kali. Misalnya, Anda menjual tepung terigu. Yang dijual terlebih dahulu adalah tepung terigu yang pertama kali masuk ke toko. Tidak diperbolehkan menjual tepung terigu yang terakhir masuk. Jika hal tersebut dilakukan, maka tepung terigu yang masuknya awal lama kelamaan akan rusak. Metode ini biasa diterapkan untuk penjualan produk shampoo, susu, atau sabun.
19
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN 2. Metode LIFO (Last In First Out) Metode yang digunakan dalam metode LIFO adalah mengeluarkan/menjual barang yang terakhir masuk. Misalnya toko baju. Toko baju akan mendisplay baju model terbaru di etalase. Baju model baru ini adalah baju yang terakhir datang. Jika mendahulukan penjualan barang yang pertama kali masuk, maka barang yang baru akan lama terjualnya sehingga dikhawatirkan ketinggalan model. Jadi yang terakhir masuk harus pertama kali keluar. 3. Metode FEFO (First Expired First Out) Metode yang digunakan dalam metode FEFO adalah barang dengan masa kadaluwarsa yang terdekat harus keluar lebih dulu. Metode ini biasanya diterapkan pada apotek atau toko ritel yang menjual makanan dan minuman (biasanya dalam kemasan) yang memiliki masa kadaluarsa. Jadi, terlepas apakah barang yang masuk itu datang duluan atau terakhir, barang dengan masa kadaluwarsa paling dekat adalah barang yang harus dijual terlebih dahulu. Produk dengan masa kadaluarsa yang pendek akan ditempatkan di posisi paling depan agar diambil terlebih dahulu. Sedangkan produk dengan masa kadaluwarsa yang masih panjang dapat disimpan di gudang.
CONTOH SOAL Kerjakan contoh soal di bawah ini dengan cermat dan teliti ! Diketahui : Data persediaan barang dagang yang terjadi pada UD Makmur periode Desember 2018 dengan nama barang mi instan. 1 Des Persediaan 100 dus @ Rp 44.000 6 Des Faktur No. 18 dari PT. Boga untuk pembelian 150 dus @ Rp 44.000 9 Des Faktur No. 29 dari PT. Berkah untuk pembelian 100 dus @ Rp 44.500 16 Des Faktur No. 41 dari PT. Prima untuk pembelian 100 dus @ Rp 44.500 23 Des Faktur No. 57 dari PT. Berkah untuk pembelian 150 dus @ Rp 44.000 28 Des Faktur No. 63 dari PT. Boga untuk pembelian 100 dus @ Rp 44.500 Diminta : 1. Catatlah transaksi tersebut ke dalam kartu persediaan 2. Hitunglah harga pokok barang dengan menggunakan metode FIFO 3. Hitunglah harga pokok barang dengan menggunakan metode LIFO Kunci Jawaban : 1. Mutasi barang mi instan pada bulan Desember 2018 dalam kartu persediaan periodik
20
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CONTOH SOAL Nama Barang : Mi Instan A Kartu Persediaan UD Makmur
No. Kode : MI. 031 Satuan : karton (dus)
Tanggal 2018 Des
No bukti
Dibeli dari
1
Jml satuan
Hrg satuan
100
Rp 44.000
Rp 4.400.000
Rp 4.400.000
Jml harga
Jml hrg Persediaan brg
6
M.7
PT. Boga
150
Rp 44.000
Rp 6.600.000
Rp 11.000.000
9
M. 16
PT. Berkah
100
Rp 44.500
Rp 4.450.000
Rp 15.450.000
16
M. 23
PT. Prima
100
Rp 44.500
Rp 4.450.000
Rp 19.900.000
23
M.25
PT. Berkah
150
Rp 44.000
Rp 6.600.000
Rp 26.500.000
28
M. 27
PT. Bpga
100
Rp 44.500
Rp 4.450.000
Rp 30.950.000
Rp 30.950.000
Rp 108.200.000
Total
700
Setelah diadakan perhitungan secara fisik, persediaan mi instan pada tanggal 31 Desember 2018 adalah 200 dus. 2. Menggunakan FIFO Nilai persediaan pada tanggal 31 Desember 2018 adalah : F.63 100 dus x Rp 44.500 = Rp 4.450.000 F.57 100 dus x Rp 44.000 = Rp 4.400.000 + Rp 8.850.000 Harga pokok barang dagang mi instan yang dijual dalam bulan Desember 2018 : Persediaan barang yang tersedia untuk dijual Rp 30.950.000 Nilai persediaan pada tanggal 31 Desember 2010 Rp 8.850.000 Rp 22.100.000 Jadi, harga pokok penjualan mi instan dalam bulan Desember 2018 adalah Rp 22.100.000 3.
Menggunakan LIFO Nilai persediaan pada tanggal 31 Desember 2018 adalah : Persediaan awal 100 dus x Rp 44.000 = Rp 4.400.000 F.57 100 dus x Rp 44.000 = Rp 4.400.000 + Rp 8.800.000 Harga pokok barang dagang mi instan yang dijual dalam bulan Desember 2010 : Persediaan barang yang tersedia untuk dijual Rp 30.950.000 Nilai persediaan pada tanggal 31 Desember 2010 Rp 8.800.000 Rp 22.150.000 Jadi, harga pokok penjualan mi instan dalam bulan Desember 2010 adalah Rp 22.150.000 21
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CAKRAWALA Di era digital sekarang ini pencatatan manual dalam rangka keluar masuk barang persediaan sepertinya sudah akan ditinggalkan sekarang pelaku industri sudah beralih teknologi mobile dengan sistem operasi android, sehingga pencatatan dan pemantauan persediaan tidak perlu lagi harus keluar masuk ke gudang tetapi dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
Gambar 2.6 Aplikasi Sistem Persediaan dengan Android https://www.berakal.com>aplikasi-stok-barang-android
JELAJAH INTERNET Perluas pengetahuanmu tentang makna dan kebijakan persediaan pada link di bawah ini : https://www.sentrarak.com/contoh-sistem-fifo-lifo-avcodan-fefo-dalam-flow-barang-dagangan/
22
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
RANGKUMAN Persediaan adalah barang setengah jadi yang dipersiapkan untuk proses selanjutnya atau barang yang siap untuk dilempar ke pasar yang disimpan dalam gudang (warehouse). Di dalam manajemen persediaan ada kebijakan persediaan yang meliputi kebijakan penerimaan persediaan dan kebijakan pengeluaran persediaan, kedua kebijakan ini harus dilaksanakan secara tertib dan penuh pengawasan agar keberlangsungan persediaan dapat dipastikan lancar sehingga proses produksi dapat terus berlangsung.
TUGAS MANDIRI Setelah mempelajari materi di bab II ini, kerjakan tugas ini secara mandiri! Carilah contoh kartu persediaan dengan metode FIFO, LIFO, dan FEFO dengan masing-masing penggunaan yang sesuai dengan metode tersebut!
PENILAIAN AKHIR BAB Jawablah soal di bawah ini dengan baik dan benar ! 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan persediaan ! 2. Deskripsikan mengapa pengendalian persediaan mempengaruhi kelancaran proses produksi ? 3. Jelaskan definisi kebijakan persediaan ! 4. Sebutkan 5 kebijakan penerimaan persediaan yang harus dilaksanakan oleh petugas persediaan ! 5. Jelaskan tiga metode kebijakan pengeluaran persediaan !
REFLEKSI Apakah Anda paham mengenai materi makna dan kebijakan persediaan yang telah dibahas dalam bab ke dua ini, menurut Anda manakah penjelasan materi yang paling sulit Anda pahami? coba Anda diskusikan dengan teman atau guru agar Anda di pembelajaran selanjutnya.
23
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
BAB III
Persediaan Pengaman (Safety Stock) BAB III Persediaan Pengaman (Safety Stock)
TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari materi Persedian Pengaman (Safety Stock) diharapkan siswa : 1. Mampu mengerti fungsi dari Persedian Pengaman (Safety Stock) pada persediaan. 2. Mampu memahami tentang Persedian Pengaman (Safety Stock) dalam menentukan jadwal produksi. 3. Mampu melaksanakan Persedian Pengaman (Safety Stock) terhadap permintaan yang tidak dapat diperkirakan.
STOK PENGAMAN (SAFETY STOCK)
PETA KONSEP
Definisi Safety Stock Model-model Kebijakan Persediaan Pengaman Pembuatan Jumlah Persediaan Pengaman Perhitungan Safety Stock
KATA KUNCI Safety Stock, Lead Time, Order Quantity, Forcasting, Supplier, Demand
24
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENDAHULUAN Persediaan pada umumnya merupakan salah satu jenis aktiva lancar yang jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan. Hal ini mudah dipahami karena persediaan merupakan faktor penting dalam menentukan kelancaran operasi perusahaan. Persediaan merupakan bentuk investasi, dari mana keuntungan (laba) itu bisa diharapkan melalui penjualan di kemudian hari. Oleh sebab itu pada kebanyakan perusahaan sejumlah minimal persediaan harus dipertahankan untuk menjamin kontinuitas dan stabilitas penjualannya. Pada dasarnya persediaan mempermudah atau mempelancar jalannya operasi perusahaan yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barangbarang serta menyampaikan kepada pelanggan. Persediaan bagi perusahaan, antara lain berguna untuk: 1. Menghilangkan risiko keterlambatan datangnya barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan perusahaan. 2. Menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran. 3. Mempertahankan stabilitas atau kelancaran operasi perusahaan.
Gambar 3.1 Warehouse Sumber : https://www.kabarbisnis.com/images/picture/201604/1101-Werehouse_4.jpg
MATERI PEMBELAJARAN Stok Pengaman atau safety stock adalah persediaan yang diadakan untuk mencegah terjadinya kekurangan persediaan ketika permintaan tidak pasti atau karena faktor yang menentukan besarnya persediaan ini yaitu penggunaan bahan baku ratarata selama periode tertentu sebelum barang yang dipesan datang dan waktu tunggu yang bervariasi. Persediaan pengaman berfungsi untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan barang, misalnya karena penggunaan barang yang lebih besar dari perkiraan semula atau keterlambatan dalam penerimaan barang yang dipesan. Menurut Heizer dan Render (2009), untuk menghitung besar safety stock dapat menggunakan metode sebagai berikut : 25
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Dimana : Z = Standar normal (diperoleh dari table distribusi normal. Misalnya, Z = 95%, ini berarti tingkat pelayanan sebesar 95% dari permintaan atau penjagaan terhadap kemungkinan terjadinnya stock out hanya 5%) σ = Standar deviasi L = lead time Johnson & Wood (1996) mengatakan bahwa Safety Stock adalah sejumlah persediaan barang yang ditambahkan untuk mencegah terjadinya kekosongan barang, yaitu kondisi dimana jumlah permintaan melebihi jumlah persediaan barang yang disediakan. Kejadian ini dikarenakan sifat permintaan yang fluktuatif dimana ketidakpastian permintaan terkadang menyebabkan peramalan akan kebutuhan di periode mendatang menjadi lebih sedikit dibanding dengan aktual yang terjadi dan atau dapat juga fluktuasi di dalam lead time itu sendiri. Faktor ketidakpastian ini semakin diperkuat apaila antar titik-titik penumpukan ( echelon ) masing-masing memiliki persediaan barang yang benarbenar terdesentralisasi. Lebih lanjut Chase, Jacobs and Aquilano (2006) mendefinisikan safety stock sebagai sejumlah persediaan barang yang memang ditambahkan dari permintaan persediaan barang semula yang mendasarkan kepada ekspektasi permintaan di masa yang akan datang. Pembelian barang atau bahan pada umumnya dilakukan dalam jumlah besar, sedangkan pemakaian atau pengeluaran dalam jumlah yang kecil-kecil, sehingga pola tingkat persediaan adalah naik sekaligus dan kemudian turun sedikit demi sedikit, demikian seterusnya. Gambar di bawah ini menunjukkan pola tingkat persediaan yang teratur,
Gambar 3.2 Pola Tingkat Persediaan Teratur. Sumber: https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safety-stock/14568/3
26
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN Namun di dalam kenyataan pemakaian atau pengeluaran barang atau bahan tidak teratur dari waktu ke waktu. Terkadang dalam suatu periode tertentu banyak, terkadang rendah, karena pengaruh di luar kemampuan perusahaan, misalnya karena perubahan pola permintaan konsumen. Bila tingkat persediaan tidak dapat memenuhi banyaknya pengeluaran maka kemungkinan akan terjadi kehabisan bahan. Pola tingkat persediaan pada kenyataannya bisa ditunjukkan dalam gambar di bawah ini.
Gambar 3.3 Pola Tingkat Persediaan Tidak Teratur Sumber : https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safety-stock/14568/3
Untuk mencegah terjadinya kehabisan ( run out ) material, maka perusahaan pada umumnya menetapkan persediaan pengaman atau ” Safety Stock”, ”Buffer Stock” atau ”Reverse Stock ”, yaitu persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kehabisan bahan material atau barang. Menurut Gopal and Cahill (1992) ada beberapa alasan mengapa diperlukan stok pengaman: 1. Untuk menjaga terhadap ketidakpastian dan perubahan lead time. 2. Penjadwalan. 3. Kualitas. 4. Adanya perubahan permintaan (d emand ). 5. Forecasting yang tidak memadai dan perencanaan supply-demand yang kurang. Namun harus diingat bahwa setiap kali diadakan tambahan persediaan akan selalu menambah holding cost sebanyak persentase tertentu dari nilai persediaan tambahan tersebut. Oleh karena itu harus diusahakan agar persediaan pengaman tersebut tetap efisien yaitu biaya persediaan yang serendah mungkin. Tapi tentunya dengan tidak mengurangi efektivitas dari persediaan itu sendiri, yaitu tetap terjaminnya ketersediaan persediaan tersebut ketika akan dibutuhkan. Gabungan dari efisien dan efektif adalah kondisi persediaan yang optimal. Gambar di bawah ini menunjukkan pola tingkat persediaan dengan adanya 27
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN persediaan pengaman, dengan jumlah pesanan yang tetap.
Gambar 3.4 Pola Tingkat Persediaan Pengaman Sumber : https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safety-stock/14568/3
Chase, Jacobs and Aquilano (2006) membagi sistem persediaan barang menjadi dua model berdasar kapan untuk melakukan pemesanan ( When to order ): 1. Model Fixed Time Period 2. Model Fixed Order Quantity Perbedaan utama dari kedua model di atas adalah sebagai berikut: 1. Model Fixed Time Period berdasarkan atas waktu ( time triggered ), dimana order terjadi pada interval waktu yang telah ditentukan. 2. Model Fixed Order Quantity berdasarkan kuantitas. Model ini menandakan perlunya pemesanan/order saat titik order tercapai. Lebih rinci mengenai keduanya akan dijelaskan di bawah ini. A. Model Fixed Time Period Model persediaan barang ini juga dikenal dengan sebutan periodic review. Model ini menyarankan bahwa untuk melakukan pemesanan kembali untuk setiap jangka waktu yang tetap. Order yang dilakukan dapat berubah-ubah tergantung dari seberapa besar penggunaan tingkat persediaan barang di dalam masing-masing periode. Perhitungan persediaan dan penempatan pesanan dalam jangka periodik terkadang terjadi pada saat penjual mengadakan kunjungan rutin ke pelanggan dan mengambil pesanan untuk produk-produk mereka, atau saat pembeli ingin menggabungkan pesanan untuk menghemat biaya transportasi.
28
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Gambar 3.5 Model Fixed Time Period Sumber : https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safety-stock/14568/3
Frekuensi pemeriksaan ditentukan berdasarkan keputusan manajemen dan cukup bervariasi tergantung kepada tingkat pengawasan yang dikehendaki manajemen. Kelompok bahan kelas X mungkin diadakan pemeriksaan seminggu sekali, kelas Y sebulan atau dua bulan sekali, kelas Z kuartalan atau setengah tahun. Model Fixed Time Period ini, mempunyai jumlah pesanan yang bervariasi dari waktu ke waktu yang tergantung kepada tingkat penggunaan. Hal ini biasanya membutuhkan tingkat stok pengaman yang cukup tinggi dibandingkan dengan sistem jumlah pesanan tetap. Sistem pesanan tetap mengasumsikan perhitungan kontinyu terhadap jumlah stok saat itu, dengan order yang seketika ditempatkan saat titik pemesanan kembali ( reorder point ) tercapai. Sebaliknya Fixed Time Period mengasumsikan bahwa persediaan dihitung pada saat interval waktu yang telah ditentukan sehingga mungkin terjadi bahwa kebutuhan banyak akan menarik jumlah persediaan hingga nol setelah pesanan dikeluarkan. Kondisi ini dapat tidak diketahui hingga periode berikutnya terlewati sedangkan order baru masih membutuhkan waktu untuk mendatangkannya. Hal yang sangat mungkin terjadi adalah kekurangan stok melalui sepanjang waktu review, T, dan jangka waktu pesanan ( Lead Time ), L. Stok pengaman harus melindungi kita terhadap kekurangan material selama periode evaluasi ataupun selama jangka waktu pesanan hingga order diterima. Rumus yang digunakan untuk menentukan jumlah barang yang dipesan adalah : Dimana: q = Jumlah barang yang harus dipesan T = Periode evaluasi (hari) L = Jangka waktu pesanan / lead time d = konsumsi rata-rata harian z σ T+L = Standar deviasi permintaan selama perioe evaluasi T dan lead time L I = jumlah stok yang ada ditambah dengan yang sedang dalam pemesanan 29
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN dan safety stock untuk model fixed time period sebagai berikut : untuk
Dengan menganggap sigma d konstan dan setiap hari bersifat independent, persamaan di atas dapat dituis kembali: Dimana T = lamanya periode review L = lead time (dalam hari atau bulan) B. Model Fixed Order Quantity Model yang biasa disebut dengan continues review atau dikenal pula dengan reorder point, mempunyai prinsip dasar yaitu pemesanan kembali akan dilakukan apabila jumlah persediaan barang yang dimiliki jatuh dalam batas tertentu dari tingkat minimum persediaan barang yang diperkenankan (reorder point). Atau dengan kata lain model ini mengasumsikan penempatan order terjadi pada saat sisa persediaan mencapai titik order yang telah ditentukan sehingga jumlah persediaan harus selalu dikontrol. Sistem ini mewajibkan bahwa setiap kali pengeluaran atau pun penambahan persediaan dibuat, catatan harus diperbarui untuk memastikan bahwa titik order telah tercapai atau belum. Tabel 3.1 Beberapa Perbedaan yang Memengaruhi Pemilihan Sistem Q Model P Model Deskripsi Fixed Order Quantity Model Fixed Time Period Model Jumlah yang di order Tetap Bervariasi Ketika posisi persediaan Dalam periode waktu Waktu ketika sudah mencapai ROP yang telah ditentukan melakukan order (Reorder Point) (periodic review ) Dihitung hanya pada Dihitung setiap kali barang Pencatatan saat waktu tertentu keluar dan masuk (periodic review ) Ukuran (size ) dari Lebih sedikit dari Fixed Time Lebih besar dari Fixed persediaan Period Model Order Quantity Model Usaha (durasi waktu) Lebih besar dari Fixed Time untuk menjaga Period Model Harga per unit yang mahal, Jenis persediaan material yang penting dan kritis Sumber : https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safety-stock/14568/3
30
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN Pada Fixed Order Quantity harus ditentukan Re-order Point, R, yaitu kapan suatu order hendak dilakukan kembali dan besarnya order yaitu Q. Re- order Point, R, biasanya merupakan jumlah unit tertentu. Pesanan sejumlah Q ditempatkan saat stok masih ada dan mencapai titik order, R. Posisi stok ditentukan dengan jumlah stok saat itu ditambah dengan jumlah yang telah dipesan dikurangi dengan jumlah back-order Model ini mempunyai asumsi-asumsi sebagai berikut: 1. Kebutuhan untuk setiap produk konstan dan seragam untuk periode tersebut. 2. Jangka waktu pesanan (Lead Time) adalah tetap. 3. Harga setiap produk adalah konstan. 4. Biaya persediaan adalah konstan. 5. Biaya pesan adalah konstan. 6. Kebutuhan produk selalu dipenuhi (tidak diperbolehkan kekurangan stok) Model Fixed Order Quantity dihitung sehingga meminimumkan biaya langsung penyimpanan (holding/carrying cost) dan biaya pesanan (ordering cost) dengan menggunakan rumus berikut
Dimana : D = penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per periode waktu (setahun) S = biaya pemesanan per pesanana H = biaya penyimpanan per unit per tahun Bila persediaan sudah mencapai order point, maka petugas segera membuat pesanan dan dikirimkan kepada pemasok yang segera akan mengirim bahan dan persediaan akan kembali ke tingkat maksimum. Dengan demikian selama kegiatan pengeluaran bahan, tingkat persediaan dipertahankan antara minimum dan maksimum. Model ini dapat diterapkan dengan anggapan-anggapan sebagai berikut: 1. Permintaan konstan, seragam dan dapat diketahui. 2. Harga per unit produk konstan. 3. Biaya penyimpanan per unit per tahun konstan. 4. Biaya pemesanan per pesanan konstan. 5. Waktu antara pesanan dilakukan sampai barang diterima (lead time) konstan. 6. Tidak terjadi kekurangan barang atau ’back orders’. Untuk mengetahui berapa banyak (dalam unit) reorder point dilakukan, dengan menggunakan persamaan berikut:
31
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN Dimana R = reorder point d = rata-rata tingkat permintaan yang diramalkan L = lead time z = angka standar deviasi untuk tingkat layanan yang diharapkan σL = standar deviasi selama lead time Gambar di bawah ini menunjukan hubungan R dan Q dimana saat posisi stok mencapai titik R, maka order ditempatkan. Order ini diterima pada akhir periode L.
Gambar 3.6 Model Fixed Order Quantity Sumber : https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safety-stock/14568/3
Di dalam praktiknya manajer harus bisa mengantisipasi keterlambatan kedatangan pesanan. Langkah yang umum dilakukan oleh manajer di dalam mengantisipasi masalah lead time tersebut adalah dengan membuat kebijakan reorder point. Kebijakan di dalam menentukan reorder point melibatkan dua hal, pertama tingkat permintaan yang diperkirakan terjadi selama lead time dan hal yang kedua adalah besarnya Safety Stock (persediaaan pengaman), yang besarnya tergantung dari tingkat layanan yang diinginkan. Dari penjelasan di atas didapat kesimpulan bahwa sistem yang menggunakan model Fixed Order Quantity ini secara teknis menggunakan dua macam perhitungan, perhitungan yang pertama adalah menentukan besarnya jumlah pesanan yang optimal (EOQ) dan perhitungan yang kedua adalah menentukan berapa batas minimum persediaan barang yang harus dijaga ada di tangan R. Dengan kata lain pada saat tingkat persediaan barang menyentuh R, perusahaan harus melakukan pesanan sejumlah EOQ . Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa untuk mengetahui kapan tingkat persediaan barang menyentuh titik R, sistem yang menggunakan Fixed Order Quantity ini disyaratkan harus terus menerus memonitor kondisi stoknya. 1. Kebijakan Persediaan Pengaman a. Kebijakan Umum Persediaan 1) Barang yang diterima dan keluar harus dicatat ke dalam sistem secara real time dan transaksi persediaan yang terjadi dalam periode berjalan
32
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN harus ditutup pada akhir bulan. Saldo akhir dari periode berjalan akan menjadi saldo awal periode berikutnya. 2) Penilaian persediaan dihitung menggunakan metode rata-rata tertimbang. 3) Store keeper bertanggung jawab atas penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan persediaan, perlindungan terhadap kehilangan dan kerusakan, pengawasan dan pelaporan dan juga pengelolaan identifikasi fisik persediaan untuk semua gudang yang berada di dalam perusahaan. 4) Penambahan master dan kode barang disusun oleh Purchasing Departement. 5) Setiap persediaan didalam gudang memiliki kode persediaan yang unik (struktur kode yang sama dalam perusahaan) Store keeper tidak diperkenankan mengubah, menambah ataupun mengurangi kode yang telah ada. 6) Storekeeper bertanggung jawab untuk menindaklanjuti setiap masalah / kerusakan / kehilangan di area gudang dan berkoordinasi aktif dengan pihak-pihak terkait untuk memecahkan masalah tersebut. 7) Penyimpanan persediaan di luar gudang harus memperoleh persetujuan dari Site Manager. 8) Persediaan harus dilindungi dengan asuransi terhadap risiko-risiko yang mungkin terjadi seperti kebakaran, banjir, pencurian, huru hara dan bahaya-bahaya lainnya. 9) Batas optimal persediaan harus dikelola dengan menyesuaikan permintaan-permintaan dari User Departemen terkait dan meminimalisasi biaya-biaya penyimpanan dan pemesanan. Batas-batas persediaan harus ditentukan sebelumnya dan dimasukkan ke dalam sistem. Rencana kerja bulanan harus digunakan sebagai dokumen penuntun dalam menentukan batas-batas persediaan berikut: a) Batas pemesanan ulang atau jumlah pemesanan ekonomis b) Batas minimum persediaan c) Batas maksimum persediaan b. Kebijakan Penerimaan Persediaan 1) Tidak diperkenankan menerima barang tanpa disertai dengan bukti PO (Purchase Order), dokumen pendukung dari Supplier (DO dll) dan internal order yang sebelumnya telah diinformasikan ke lokasi. 2) Informasi PO dan Internal Order harus ada pada Store keeper saat menerima barang. 3) Surat Tanda Terima Barang (RR) adalah dokumen wajib dan dianggap sebagai bukti barang yang diterima. 4) Surat Tanda Terima Barang (RR) dibuat oleh Store Keeper dan disetujui oleh manager terkait. 5) Store keeper harus memastikan bahwa jumlah yang tercatat dalam surat tanda terima barang harus sesuai dengan jumlah barang yang diterima. Jika jumlahnya berbeda dengan surat jalan dari supplier, maka surat jalan dari supplier harus direvisi dan ditandatangani oleh kedua pihak. 6) Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima Barang lebih tinggi 33
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
7)
8) 9)
10) 11) 12)
dari jumlah yang tertera didalam PO store keeper harus mengambil keputusan untuk menolak. Informasi harus dikumpulkan dari supplier untuk menentukan apakah jumlah kelebihan akan diterima atau menyimpan barang-barang tersebut di gudang. Jika barang-barang disimpan di gudang maka barang-barang tersebut harus diperlakukan sebagai barang-barang FoC (Free of Charge). Jika jumlah yang tertera dalam surat tanda terima barang lebih rendah dibanding dengan jumlah barang yang tertera dalam PO, departemen terkait yang mengajukan PR harus dikomunikasikan. Tindakantindakan yang perlu harus diambil oleh Departemen Purchasing untuk penggantian. Surat tanda terima barang tidak dapat dikeluarkan oleh bagian pergudangan sebelum verifikasi kualitas dilakukan oleh pihak-pihak internal yang berkompeten terhadap kualitas persediaan. Jika ditemukan adanya barang yang usang, rusak atau spesifikasinya oleh salah satu atau hal-hal lain yang berkaitan dengan kualitas barang dibandingkan dengan PO, maka barang tersebut harus ditolak dan nota pengembalian pembelian harus dibuat dan dikirimkan kepada supplier. Supplier harus menyetujui nota pengembalian pembelian dan mengambil barang dari gudang. Jika supplier tidak mengambil barangbarang tersebut maka barang-barang tersebut dianggap sebagai FoC (Free of Charge) dan dicatat ke dalam kode persediaan yang berbeda. Tembusan surat tanda terima barang (RR rangkap 4) harus dikirimkan ke Finance Dept untuk diverifikasi dengan PO dan Invoice untuk proses pencatatan dan pembayaran. Surat tanda terima barang dapat dibuat lebih dari satu untuk satu nomor PO yang pengirimannya dilakukan bertahap. Proses penerimaan barang harus mengikuti aspek-aspek pengawasan internal yang digambarkan dalam SOP.
c. Kebijakan Pengeluaran Persediaan 1) Barang persediaan akan disimpan dan dikeluarkan sesuai FIFO (First In First Out). 2) Proses transfer persediaan antar gudang dan antar perusahaan adalah hal penting yang diperlukan dalam sistem untuk membantu kelancaran transfer antar gudang untuk memenuhi permintaan-permintaan transfer material penting yang sesuai atau di luar perencanaan sesuai dengan ketersediaan barang dan mendapat persetujuan dari Head of Dept dan Financial Controller terkait. 3) Pengeluaran persediaan ke lokasi user tanpa melalui gudang tidak diperbolehkan. 4) Jika ada penegembalian barang dari lapangan asisten gudang harus menghitung jumlah barang yang dikembalikan dan membuat Nota Pengembalian Barang. d. Kebijakan Pelaporan Persediaan 1) Laporan bulanan persediaan yang terdiri dari saldo, mutasi, analisis 34
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
2)
3) 4) 5) 6)
7)
umur persediaan harus diserahkan tepat waktu dan menyajikan pengelolaan persediaan. Pengawasan rutin atas batas-batas persediaan, verifikasi persediaan (pemeriksaan persediaan) berdasarkan sampel dan secara teratur harus dilakukan terutama pada barang-barang yang bernilai tinggi dan tindakan pencegahan harus diambil untuk meminimalisasi kerugian akibat keusangan, pencurian, kerusakan dll. Pemeriksaan fisik persediaan secara sampling dilakukan setiap bulan, dengan nilai minimum 50% dari nilai total dari gudang-gudang terkait, sedangkan pemeriksan menyeluruh dilakukan setiap 6 bulan sekali. Penyesuaian kelebihan jumlah persediaan setelah perhitungan fisik akan diupdate dalam modul persediaan, dengan persetujuan dari Financial Controller dan GM. Kekurangan jumlah persediaan setelah perhitungan fisik harus dilaporkan ke BOD dan penyesuaian kepada sistem harus berdasarkan persetujuan BOD. Untuk meminimalisasi dampak penghapusan (write off) yang tak terduga dan signifikan, maka kebijakan penyusutan sistematis diterapkan untuk barang-barang persediaan yang bergerak lambat, kecuali untuk semua barang-barang yang telah diasuransikan. Perusahaan membuat penyisihan untuk persediaan barang yang usang, rusak, mengalami penyusutan, tidak sesuai spek, dan bergerak lambat untuk disetujui oleh BOD dan dinyatakan dalam laporan keuangan secara konservatif.
2. Pembuatan Laporan Jumlah Persediaan Pengaman Prosedur Penerimaan Persediaan a. Store keeper tidak diperkenankan menerima barang dari supplier tanpa disertai dengan bukti PO atau internal Order untuk antarlokasi atau dari kantor cabang dan pendukung dari supplier surat jalan. Store keeper telah menerima copi PO pada saat menerima barang di Gudang. b. Store keeper melakukan pengecekan atas barang yang diterima, kualitas barang dilakukan pengecekan oleh fihak internal yang berkopenten. c. Store keeper membuat Good receive note / surat tanda terima barang berdasarkan fisik barang yang diterima di gudang sesuai dengan surat jalan. Jika tidak sesuai dengan surat jalan, maka surat jalan dari supplier harus direvisi dan disesuaikan dengan dengan fisik barang yang diterima di gudang. Surat jalan yang telah direvisi tersebut ditandatangani oleh kedua belah pihak. d. Jika saat penerimaan barang, ditemukan adanya barang yang rusak, using atau spesifikasinya tidak sesuai, barang telah expired, maka store keeper berhak menolak barang dari supplier tersebut. e. Storekeeper segera membuat berita acara atas kondisi barang yang diterima tersebut dan mengionformasikan serta menyerahkan berita acara tersebut kepada Purchasing Departement 35
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN f. g. h. i. j. k.
Berdasarkan informasi/berita acara dari storekeeper, Purchasing departemen membuat nota pengembalian barang kepada supplier Supplier harus menyetujui nota pengembalian barang dan segera mengambil barang tersebut dari gudang. Storekeeper mengirimkan surat tanda terima barang atau Good Received Notes kepada Purchasing Dept. Purchasing Dept melakukan verifikasi antara STTB/GRn dengan PO dan Invoice. Purchasing dept mengirimkan STTD/GRn, PO dan invoice ke Finance Dept/ AP Staff untuk proses pencatatan dan pembayaran. Store keeper melakukan pengecekan untuk kelompok barang-barang tertentu sebagai berikut: 1) Dry Food, store keeper harus memeriksa tanggal kadaluwarsa/expired datenya dan kemasannya (packaging) tidak tumpah atau bocor 2) Frozen food, Srore keeper harus memeriksa temperatur suhu kontainer pada saat menerima barang, misalnya -18, -20 dereajat celcius untuk daging ayam, daging olahan, daging sapi, ice cream dan lain-lain. Warna daging atau ikan yang diterima dan expired date-nya 3) Chilled food, Storekeeper harus memeriksa kesegaran dari sayur, buah, cabe, bawang dan bahan baku chilled lainnya, suhu untuk barang chilled adalah 0 sampai -5 derajat celcius.
3. Prosedur Pengeluaran Persediaan a. Bagian produksi mengajukan permintaan jumlah material berdasarkan jumlah karyawan klien. b. Bagian produkasi mengajukan permintaan item/jenis material berdasarkan menu planning bulanan c. Untuk barang-barang kelompok dry goods seperti gula, kopi, susu, minuman kaleng, minuman kotak atau material selain menu utama maka admin site membuat form permintaan barang dan mengajukan kepada storekeeper berdasarkan catatan dari klien. d. Admin site membuat isu tiket atas barang-barang tersebut sebagai dasar invoice backcharges e. Storekeeper mengeluarkan barang berdasarkan metode FIFO, barang yang pertama masuk pertama keluar f. Sorekeeper mencatat setiap pengeluaran barang dalam system dan mencetak form pengeluaran barang dan ditandatangani oleh Requestor / clien g. Storekeeper diperkenankan melakukan transfer persediaan antargudang hanya jika telah mendapat persetujuan dari Head of Departemen dan Finance Controler h. Untuk transfer persediaan antargudang. Storekeeper masing-masing site membuat form pemerimaan barang dan form pengeluaran barang dan ditandatangani kedua belah pihak. i. Jika terdapat pengembalian barang dari produksi atau dari backcharges atau dari gudang site yang lain (transfer persediaan antarguiding) Sorekeeper 36
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN membuat lapopran penerimaan barang dan mencatat penerimaan barang tersebut dalam sistem 4. Prosedur Pelaporan Persediaan a. Storekeeper membuat laporan persediaan yang terdiri dari saldo persediaan, mutasi persediaan (penerimaan barang dan pengeluaran barang) secara periodik (daily, weekly atau mountly report). b. Storekeeper membuat analisis umur persediaan, katagori persediaan yang pergerakannya lambat. c. Storekeeper dan Team Accounting melakukan Stock take/perhitungan fisik setiap bulannya dan didokumentasikan. Storekeeper membuat berita acara atas dilakukannya stock take dan ditandatangani oleh Storekeeper dan Accounting. d. Berdasarkan berita acara stok take tersebut jika terjadi kelebihan jumlah persediaan, maka storekeeper melakukan penyesuaian tersebut dan di update kedalam sistem setelah mendapat persetujuan dari Finance Controler dan General Manager e. Berdasarkan beritra acara Stock Take tersebut jika terjadi kekurangan jumlah persediaan maka kekurangan tersebut harus dilaporkan ke BOD dan storekeeper dapat dapat melakukan penyesuaian kedalam system setelah mendapat persetujuan dari BOD f. Team Accounting dapat membuat laporan penyusutan persediaan berdasarkan laporan analisis umur persediaan yang bergerak lambat. g. Team accounting membuat laporan penyisihan persediaan berdasarkan berita acara Stock take atas persediaan yang telah usang, rusak dan mengalami penyusutan, bergerak lambat dan lain-lain. Team Accounting mengajukan laporan tersebut kepada Finance Controler untuk di Review dan kemudian diajukan ke BOD untuk disetujui 5. Prosedur Pelaporan Stock Opname Persediaan yang dilakukan stok fisik yaitu barang yang diperjualbelikan dalam operasi sehari-hari, baik bahan baku, bahan dalam proses ataupun barang jadi. Pelaksanaannya dapat dilakukan secara menyeluruh (General Phisical Inventory Stock Taking) atau dengan cara sebagian persediaan (sampling persediaan), diadakan setiap akhir bulan di lokasi cabang yang volume persediaannya besar disesuaikan dengan aktivitas gudang dan paling lama setiap tiga bulan, dibagi dalam beberapa tahapan yaitu: a. Tahap persiapan: meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab, pembentukan team, group, persiapan peralatan, persiapan administrasi baik manual maupun komputer termasuk persiapan untuk berusaha tidak ada mutasi barang selama diadakannya stok fisik. b. Tahapan pelaksanaan : meliputi poster pengumuman phisical inventory di pintu gudang, perhitungan fisik dan d i tally sesuai (code, nama barang dan merk, ukuran), penulisan label pada fisik barang, penyusunan/penyimpanan barang yang telah di telly dan menyerahkan hasil telly kepada petugas yang merekap hasil stok opname dan masing masing telly sheet ditandatangani
37
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
c.
oleh yang melakukan stokk fisik (petugas gudang, petugas acounting dan internal audit baik internal maupun eksternal). Tahap penyelesaian: Membuat laporan hasil physic stock opname, merekonsiliasi antara hasil fisik dengan catatan administrasi gudang, membuat berita acara hasil stock opname dan menandatangani hasil stok fisik tersebut diketahui dan disetujui oleh yang berwenang, memasukkan ke sistem administrasi gudang baik manual maupun komputer dan melaporkan hasilnya ke manajemen perusahaan.
CONTOH SOAL 1.
Misalkan PT Agung memperkirakan pemakaian maksimum bahan-bahan perminggu sebesar 650 kg, sedangkan pemakaian rata-ratanya sebesar 500 kg dan lamanya lead time 2 minggu, maka data-data tersebut safety stock sebesar: Safety Stock = (650 – 500) 2 = 300 Kg 2. Perhatikan tabel berikut ini! Tabel 3.2 Soal Menaksir Safety Stock
Langkah-langkah menghitung Safety Stock : 1. Menghitung rata-rata deviasi = – 480 : 12 = 1 40 2. Menghitung selisih antara total deviasi kuadrat dengan total deviasi dikuadratkan dibagi n = 155.200 – (-480)2/n = 136.000 3. Hasil langkah kedua dibagi n-1 dan hasilnya diakar kuadrat.= 136.000/12 – 1 = 111,19 4. Untuk menghitung besarnya safety stock dipengaruhi dua faktor yaitu : a. Besarnya derajat signifikan standar deviasi pada kurva normal yang digunakan, misalnya 97% = 2 atau 99,5% = 3. b. Lamanya jangka waktu yang digunakan sebagai dasar perhitungan. Misalkan derajat signifikan yang digunakan sebesar 99,5%, dan lama jangka waktu dasar selama 4 bulan, maka safety stock : = (3 x 111,19 x √4) – (-40 x 4) = 827,14 38
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CAKRAWALA Accurate Online adalah aplikasi akutansi online berbasis cloud yang mendukung manajemen persediaan untuk menghasilkan keuntungan pada bisnis dan membuat pelanggan puas. Tidak hanya itu, Accurate online juga akan membantu melakukan persediaan, penambahan gudang baru, mengelola barang pergudang, dan menyelesaikan masalah lain yang berhubungan dengan manajemen persediaan. Fleksibilitas yang tinggi, teknologi Cloud menawarkan fleksibilitas dengan kemudahan data akses, kapan dan dimana pun kita berada dengan catatan bahwa pengguna (user) terkoneksi dengan internet. Selain itu, pengguna dapat dengan mudah meningkatkan atau mengurangi kapasitas penyimpanan data tanpa perlu membeli peralatan tambahan seperti hardisk. Bahkan salah satu praktisi IT kenamaan dunia, mendiang Steve Jobs mengatakan bahwa membeli memori fisik untuk menyimpan data seperti hardisk merupakan hal yang percuma jika kita dapat menyimpannya secara
Gambar 3.7 Accurate Online Sumber : https://accurate.id/ mengembangkan-manajemenpersediaan-dengan-accurate-online/
virtual/melalui internet. Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju dan mobilitas pelaku bisnis yang tidak bisa stay mengerjakan bisnis hanya dalam satu tempat saja. Dengan kondisi tersebut cloud computing sangat dirasakan manfaatnya, tempat dan jarak sudah bukan menjadi hambatan dalam berbisnis.
JELAJAH INTERNET https://www.accuratego.id/fitur-accurate-online/
39
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
RANGKUMAN Stok Pengaman atau safety stock adalah persediaan yang diadakan untuk mencegah teradinya kekurangan persediaan ketika permintaan tidak pasti atau karena faktor yang menentukan besarnya persediaan ini adalah penggunaan bahan baku rata-rata selama periode tertentu sebelum barang yang dipesan datang dan waktu tunggu yang bervariasi. Persediaan pengaman berfungsi untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan barang, misalnya karena penggunaan barang yang lebih besar dari perkiraan semula atau keterlambatan dalam penerimaan barang yang dipesan. Kebijakan di dalam menentukan reorder point melibatkan dua hal, pertama tingkat permintaan yang diperkirakan terjadi selama lead time dan hal yang kedua adalah besarnya Safety Stock (persediaaan pengaman), yang besarnya tergantung dari tingkat layanan yang diinginkan.
TUGAS MANDIRI Setelah mempelajari materi di bab III ini, kerjakan tugas ini secara mandiri! Carilah contoh formulir-formulir dalam administrasi gudang antara : Purchase Request, Telly Sheet, Receiving Report, Packing List, Delivery Receipt, Delivery Note, Transfer note, Bin Card, MICS, Retur Jual, Retur beli, Demages dan Laporan Mutasi Persediaan.
PENILAIAN AKHIR BAB Jawablah soal di bawah ini dengan baik dan benar ! 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan safety stock ! 2. Mengapa untuk mencegah terjadinya kehabisan ( run out ) material, perusahaan pada umumnya menetapkan persediaan pengaman (Safety Stock)! 3. Jelaskan arti pentingnya kebijakan persediaan pengaman dalam aktivitas produksi! 4. Sebutkan 5 prosedur pelaporan jumlah persediaan pengaman! 5. Jelaskan 2 model berdasar kapan untuk melakukan pemesanan!
REFLEKSI Dari semua materi yang sudah dijelaskan ada bab ketiga ini, masih adakah yang sulit untuk dipahami? Jika masih ada yang belum dipahami, coba Anda diskusikan kembali dengan teman maupun guru Anda agar ketia lanjut ke bab selanjutnya tidak mengalami kebingungan atau tertinggal. Sampaikan juga kekurangan atau kelebihan kegiatan pembelajaran pada bab ini kepada guru. 40
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
Perputaran Persediaan
BAB IV
BAB IV Perputaran Persediaan
TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari Bab IV, peserta didik akan mampu: 1. Menjelaskan perputaran persediaan. 2. Mendata biaya-biaya yang terpengaruh. 3. Mengaplikasikan rasio perputaran persediaan. 4. Menganalisis rasio perputaran persediaan.
PERPUTARAN PERSEDIAAN
PETA KONSEP Biaya-biaya yang terpengaruh Perusahaan Manufaktur
Menganalisis perkiraan perputaran persedian
Perusahaan Perdagangan
KATA KUNCI Persediaan, Rasio, Bahan baku, Barang dalam proses
41
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENDAHULUAN Setelah lulus SMK nantinya, jika kita berwiraswasta atau memiliki sebuah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur ataupun perdagangan, sudah barang tentu perlu menyediakan bahan baku. Bahan baku dimaksud dapat berbentuk material, barang setengah jadi, ataupun produk jadi. Untuk mengamankan proses produksi ataupun perdagangan yang kita jalankan, maka sangat dibutuhkan bahan baku tersebut. Gambar 4.1 Pekerja Merapikan Stok Barang Sumber : Fery. AM, 2019 (Dok. Pribadi) Sehingga proses produksi maupun penjualan tidak akan terkendala masalah persediaan bahan baku. Dalam perjalanan perusahaan, ada kalanya kita membutuhkan modal tambahan untuk pengembangan usaha. Tambahan modal bisa saja diperoleh dari perorangan, misalnya dari anggota keluarga ataupun dari sahabat. Bisa juga diperoleh dari pinjaman bank, maupun dengan menerbitkan/menjual saham perusahaan kita kepada publik. Salah satu indikator yang menjadi kriteria investor dalam menanamkan modalnya pada perusahaan kita adalah rasio perputaran persediaan (Inventory turn over).
MATERI PEMBELAJARAN A. Pengertian Perputaran Persediaan (Inventory turn over). Tujuan didirikannya perusahaan diantaranya adalah untuk memberikan kemudahan bagi masyarakat dalam memperoleh barang tertentu, membuka lapangan pekerjaan dan juga untuk memperoleh laba. Berbagai upaya akan dilakukan oleh pemilik ataupun manajerial perusahaan untuk memperoleh laba yang sebesar-besarnya. Namun tentunya, upaya tersebut harus sesuai hukum yang berlaku, baik lokal maupun internasional. Pada umumnya, perusahaan akan berupaya untuk memaksimalkan perolehan keuntungan dan meminimalkan pengeluaran. Perusahaan dengan kinerja yang baik, sudah barang tentu perolehan laba dan pengeluaran biaya mendekati atau bahkan sesuai dengan apa yang direncanakan, terlebih lagi jika perolehan laba berada di atas target dengan pengeluaran di bawah standar yang ditetapkan. Salah satu indikator bahwa perusahaan memiliki kinerja yang baik adalah tingginya perputaran persediaan (Inventory turn over) pada periode tertentu, umumnya per satu tahun. Dalam ilmu manajemen, perputaran persediaan dinyatakan dalam bentuk rasio. Pengelolaan persediaan merupakan suatu aktivitas rantai pasokan yang vital bagi sebuah perusahaan. Hasil perhitungan rasio perputaran persediaan akan menunjukan angka berapa kali sikluskah perusahaan berhasil menjual seluruh
42
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN produknya. Rasio perputaran yang tinggi menggambarkan bahwa perusahaan telah mengupayakan yang terbaik dalam hal melaksanakan kegiatan produksi dan operasional secara ekonomis dan menunjukan tingkat penjualan yang bagus. Perputaran persediaan adalah sebuah ukuran bagi kemampuan manajemen mengelola sumber daya secara efektif dan efisien. Pengendalian yang tepat serta pengamanan persediaan yang selalu menjamin tersedianya bahan baku dan stok produk pada saat yang dibutuhkan adalah sebuah hal yang vital. Hal ini dikarenakan bahwa bisnis apapun, membutuhkan informasi dan ketepatan waktu pengadaan bahan baku serta pergerakannya. Sebagai orang awam, mungkin kita boleh mengungkapkan perputaran persediaan sebagai perputaran tiap lot bahan baku yang dibeli, dengan kata lain berapa kali kita melakukan pembelian bahan baku. Bagaimana menurut pendapatmu? B. Mengaplikasikan Perputaran Persediaan Agar kita bisa menghitung tingkat perputaran persediaan perusahaan kita, maka diperlukan catatan-catatan ataupun data pendukung terkait dengan harga pokok produksi dan jumlah persediaan yang sudah terjual maupun yang masih dimiliki. Persediaan dapat berupa barang mentah (misalnya tanah liat pada pabrik pembuatan bata merah), bahan setengah jadi (misalnya potongan kain pada industri pembuatan masker), bahan pembantu (misalnya baut dan mur pada perusahaan karoseri) atau produk jadi yang akan dipasarkan (misal sepatu pada toko online). 1. Persamaan Perputaran Persediaan Untuk menghitung atau membuat perkiraan perputaran persediaan, dapat dilakukan dengan memanfaatkan persamaan matematika yang digunakan untuk mengetahui jumlah siklus order per tahun. Dimana kita harus memiliki data permintaan produk rata-rata per tahun dan jumlah persediaan ekonomis yang dipesan tiap siklus. Persamaannya menurut Teguh Baroto (2002:70):
Dimana: D = Permintaan produk rata-rata per tahun (unit) Q = Jumlah persediaan ekonomis yang dipesan tiap siklus (unit) Persamaan di atas terkait dengan Economic Order Quantity (EOQ) yang akan dipelajari di BAB VII. Selain menggunakan persamaan di atas, rasio perputaran juga dapat diperoleh dengan cara menggunakan bantuan catatan penjualan dan data persediaan rata-rata. Perhitungan rasio perputaran persediaan lainya yaitu : Rasio Perputaran Persediaan =
Misalkan dari hasil perhitungan dengan persamaan di atas diperoleh angka 11, maka artinya dalam 1 periode atau 1 tahun tersebut terjadi 11 kali perputaran bahan baku. 43
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN Apakah rasio yang diperoleh setelah dihitung merupakan angka yang tinggi? apakah itu mencerminkan bahwa perusahaan kita berhasil? bagaimana jika ada perusahaan yang hanya menunjukan rasio perputaran sebesar 2 kali dalam satu tahun, apakah itu buruk? lantas bagaimana agar bisa meningkatkan rasio perputaran yang tepat? nah, biasakanlah diri Anda untuk menganalisis atau bertanya-tanya dalam diri sendiri terhadap hal-hal sederhana atau pertanyaan-pertanyaan khayalan, seolah kita sedang mengelola bisnis kita sendiri. Suatu bisnis berupa perusahaan manufaktur yang besar ataupun perusahaan perdagangan dengan sistem e-commerce yang mendunia. Dengan demikian kita bisa mengembangkan pola pikir dan pengetahuan kita. Dianggap tinggi atau tidak suatu rasio, ataupun berhasil dan tidaknya, tergantung dari target yang dicanangkan perusahaan. Target tersebut dibuat dalam rencana kerja tahunan perusahaan. Misalkan untuk tahun 2020, maka target perusahaan biasanya dibuat pada November – Desember tahun 2019. Bilamana perputaran persediaan melebihi target, tentu ini merupakan hal yang menggembirakan dan perusahaan dikatakan berhasil. Perlu diketahui bahwa perputaran persediaan dapat diketahui dari frekuensi pembelian persediaan (bahan baku) oleh perusahaan, waspadai bahwa pembelian ini terjadi karena memang persediaan yang ada, baik bahan mentah, bahan pembantu, produk setengah jadi ataupun produk jadi benar-benar menipis atau habis persediaannya karena telah terjual. Bukan karena habis akibat kerusakan bahan baku, pencurian ataupun karena kecacatan produksi. Misalkan ada beberapa perusahaan yang hanya memperoleh rasio 1 atau 2, apakah dikatakan buruk? hal seperti ini harus diwaspadai. Bahwa memang benar ada beberapa perusahaan yang hanya menunjukan angka tersebut dalam perputaran persediaannya. Tetapi, hal itu tidak bisa dikatakan buruk, ini karena memang proses produksi atau penjualannya tidak segencar produk makanan ataupun minuman, namun lebih berorientasi kebutuhan tersier ataupun produk yang dibuat berdasarkan pesanan. Sebut saja perusahaan pembuat pesawat terbang, kapal laut dan industri strategis lainnya. Bisa saja mereka hanya memperoleh rasio 2 kali dalam satu tahun. Hal ini memang dikarenakan proses produksi yang butuh waktu lama, butuh ketelitian dan kerumitan yang luar biasa. Belum lagi uji coba keselamatannya. Maka tidak aneh jika perusahaan sejenis ini hanya menorehkan beberapa kali perputaran persediaannya. Tetapi hebatnya, nilai transaksi yang fantastis selalu tercipta di tiap penjualan ataupun pemesanan produk mereka. Agar rasio perputaran persediaan bisa menunjukan hasil yang baik atau selalu naik tiap tahun, maka kamu jangan pernah gengsi untuk berdiskusi dengan rekan-rekan sejawat dari bagian lainnya di perusahaan saat bekerja nanti. Ataupun kamu bisa mengumpulkan seluruh staf yang ada di perusahaan kamu untuk membahas bagaimana strategi yang tepat dan dapat dilaksanakan dengan mudah serta terukur guna meningkatkan rasio tersebut. Perlu suatu kerjasama yang apik dari seluruh unsur di perusahaan kamu. Cara sederhananya yaitu: a. Kumpulkan para kepala bagian/ manajer diperusahaanmu. b. Tentukan target rasio yang ingin diraih. Target harus mudah 44
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN diimplementasikan, terukur dan mudah untuk mengawasinya. Petakan, bagian/departemen mana saja yang berkaitan dengan pengadaan, penggunaan dan pengeluaran persediaan (bahan baku) dari gudang. d. Rencanakan dan laksanakan pengawasan pengelolaan persediaan (penerimaan barang, penyimpanan barang dan pengeluarannya) dengan teliti. e. Rencanakan dan laksanakan proses produksi yang menghasilkan produk dengan konsep nol kesalahan (tanpa kesalahan). f. Pertimbangkan untuk menggunakan alat-alat pemindah matrerial dan produksi yang lebih kekinian namun ekonomis. g. Pertimbangkan penggunaan teknologi elektronika, komputer dan jaringan untuk mendukung kemudahan dan kelancaran proses produksi dan operasi. h. Jadikan prinsip kejujuran sebagai modal utama dalam bekerja. i. Setiap atasan agar berupaya menjadi suri teladan bagi bawahannya. j. Gunakan metode JIT (Just in Time) dalam mengelola persediaan dan dalam kegiatan produksi. k. Budayakan 5S (seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke). l. Budayakan K3 (keselamatan dan kesehatan kerja). m. Sosialisasikan kepada seluruh pegawai, tentang apa yang sudah kamu rencanakan. n. Berikan pendidikan dan pelatihan kepada pegawai untuk membiasakan pelaksanaan rencana yang sudah dibuat. o. Berikan tengat waktu kepada pegawai untuk memahami, membiasakan dengan peraturan atau rencana baru terkait kebijakan meraih rasio perputaran persediaan yang kamu inginkan. p. Berikan penghargaan bagi pegawai yang bekerja sesuai aturan dan berikan sanksi kepada pekerja yang tidak sesuai aturan. q. Laksanakan langkah-langkah di atas secara konsisten. Setelah satu atau dua bulan, dapat di evaluasi dan disesuaikan (revisi). c.
2. Langkah-langkah Menghitung Perputaran Persediaan Untuk menghitung perputaran persediaan pada sebuah perusahaan, dapat diperoleh dengan jalan seperti urutan berikut : a. Hitung/ tentukan harga pokok penjualan (HPP) Harga pokok penjualan yaitu harga taksiran suatu produk atau jasa digunakan untuk acuan perusahaan ketika menentukan harga produknya dipasaran. HPP ini diperoleh dari unsur-unsur biaya yang berkaitan langsung dengan bahan baku dan proses produksi/ operasi. Untuk perusahaan manufaktur, dihitung dengan persamaan : HPP = Biaya produksi + Persediaan awal – persediaan akhir Biaya produksi yaitu macam biaya yang dikeluarkan guna menghasilkan produk. Misalnya : biaya bahan mentah, bahan pembantu, 45
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN biaya listrik, biaya penyimpanan, upah tenaga kerja penyimpanan persediaan (gudang) dan pegawai bagian produksi. Juga biaya lain yang terkait erat pada kegiatan produksi. Persediaan awal yaitu sejumlah barang jadi yang dimiliki, biasanya kita menyebutnya stok awal dan disimpan di gudang, yang dihitung pada awal bulan atau awal tahun produksi, dinyatakan dengan nilai rupiah. Persediaan akhir yaitu sejumlah barang jadi yang dimiliki, biasanya kita menyebutnya stok akhir dan disimpan di gudang, yang dihitung pada akhir bulan atau akhir tahun produksi, dinyatakan dengan nilai rupiah. Untuk perusahaan perdagangan dilakukan dengan cara : HPP = Stok dagangan – Stok akhir Stok dagangan = stok dagangan awal + pengadaan stok Pengadaan stok = (pembelian - retur pembelian – potongan pembelian) + biaya angkut + asuransi b. Hitung persediaan rata-rata per tahun Dengan cara : (stok awal + stok Akhir) / 2 c. Hitung rasio perputaran persediaan Rasio Perputaran Persediaan = C. Perputaran Persediaan yang Layak Setiap perusahaan tentu ingin mendapatkan rasio perputaran persediaan yang layak atau bahkan lebih. Karena hal ini menggambarkan penjualan yang bagus dan kinerja perusahaan yang sangat ideal. Berapakan rasio perputaran persediaan yang layak? tentunya setiap perusahaan memiliki standar atau target pencapaian yang berbeda-beda. Maka, rasio yang baik adalah pencapaian rasio yang sesuai target atau bahkan melampaui target. Jika akan membandingkan rasio antara perusahaan kamu dengan perusahaan lain, maka bandingkanlah dengan perusahaan yang sejenis. Misalnya jika kamu memproduksi makanan ringan, maka bandingkanlah dengan perusahaan yang juga memproduksi makanan ringan.
46
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CONTOH SOAL 1. PD. Cileungsi-Bogor adalah sebuah perusahaan perdagangan daging sapi. Memiliki data pada triwulan pertama 31 Maret 2019, dimana: Nilai stok awal (01/01/19) : Rp. 1.200.525,Nilai stok akhir (30/04/19) : Rp. 5.000.505,Pengadaan bahan baku (Jan – Maret 19) : Rp. 20.500.711,Berapakah rasio perputaran persediaannya ? Penyelesaian a.
Hitung persedian barang dagang Persediaan barang dagang = Persediaan awal + Pembelian bersih = Rp. 1.200.525,- + Rp. 20.500.711, = Rp. 21.701.236,b. Hitung persediaan rata-rata Persediaan rata-rata = (Stok awal + Stok akhir) / 2 = (Rp. 1.200.525,- + Rp. 5.000.505,-) / 2 = Rp. 3.100.515,c. Hitung HPP HPP = Stok dagangan – stok akhir = Rp. 21.701.236,- ─ Rp. 5.000.505,= Rp. 16.700.731,d. Hitung rasio perputaran persediaan Perputaran persediaan = = = 5,3864 Artinya bahwa dalam satu periode, pada perusahaan ini terjadi perputaran persediaan sebesar 5,4 kali. 2. Manajer pabrik PT SKIM BOIS melaporkan data produksi dan penjualan ke kantor pusat, sebagai berikut : Persedian awal produk masih diproses : Rp. 20.444.000,(Produk masih dalam tahap pengerjaan/ belum selesai) Persedian awal material : Rp. 30.400.000,Pembelian bahan baku termasuk biaya bongkar pada periode tersebut : Januari : Rp. 10.500.000,- April : Rp. 20.600.000,Februari : Rp. 15.600.000,- Mei : Rp. 10.100.000,Maret : Rp. 15.700.000,- Juni : Rp. 10.200.000,Persedian akhir produk masih diproses : Rp. 40.111.000,Persedian akhir material : Rp. 53.222.000,Biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan: Gaji pegawai produksi : Rp. 80.000.200,-
47
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CONTOH SOAL Biaya pendukung produksi (Overhead cost) : Biaya listrik Rp. 11.258.000,Biaya telephone Rp. 12.300.000,Biaya internet Rp. 1.050.000,Penyelesaian 1). Hitung nilai material/ bahan baku (BB) yang terpakai Material Terpakai = ( Persediaan awal BB + Pembelian BB ) – saldo akhir bahan baku. = (Rp. 30.400.000 + Rp. 82.700.000) ─ Rp 53.222.000 = Rp. 29.478.000,2). Hitung Total biaya produksi (TBP) TBP = Material terpakai produksi + Gaji pegawai produksi + Biaya pendukung produksi TBP = Rp. 59.878.000 + Rp. 80.000.200 + Rp. 24.608.000 = Rp. 164.486.200,3). Hitung harga pokok produksi HP. Produksi = (TBP + Persedian awal produk masih diproses) ─ Persedian akhir produk masih diproses HP. Produksi = ( Rp. 164.486.200,- + Rp. 20.444.000,- ) ─ Rp. Rp. 40.111.000,HP. Produksi = Rp. 144.819.200 4). Hitung harga pokok penjualan (HPP) HPP = HP. produksi + Persediaan awal material – Persediaan akhir material HPP = (Rp.144.819.200 + Rp. 30.400.000 ) - Rp. 53.222.000 HPP = Rp. 121.997.200,5). Hitung persediaan rata-rata bahan baku (stok awal + stok Akhir) / 2 ( Rp. 30.400.000 + Rp. 53.222.000) / 2 = Rp. 41.811.000,6). Hitung inventory turn over ratio Perputaran persediaan
=
= = 2,917 Artinya bahwa dalam satu periode, pada perusahaan ini terjadi perputaran persediaan sebesar 2,92 kali.
48
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CAKRAWALA Seorang pria berkebangsaan Amerika Serikat yang dilahirkan di Philadelphia tanggal 20 Maret 1865. Meninggal pada 21 Maret 1915, dikenal selaku “Bapak Manajemen Ilmiah”. Dia merupakan pemimpin intelektual gerakan efisiensi. Beliau dianggap tokoh yang sangat berjasa dalam manajemen industri. Banyak sekali teori-teori hasil penelitian dan pengamatannya telah memberikan kemajuan pesat di zamannya. Saat ini pun, pandangan-pandangan dan produk hasil pemikiran beliau masih relevan digunakan serta menjadi dasar dalam pengembangan manajemen industri masa kini. Untuk membaca dan mengetahui lebih lengkap, silakan pindai Qrcode berikut.
Gambar 4.2 Frederick W. Taylor Sumber : https:// alchetron.com/ Frederick-WinslowTaylor
JELAJAH INTERNET Pada setiap akhir tahun keuangan (misal 31 Desember 2019) atau periode tertentu sesuai kebijakan perusahaan, baik pada perusahaan manufaktur maupun perusahaan perdagangan, selalu mengeluarkan laporan posisi keuangan sebagai bentuk tanggung jawab perusahaan kepada para pemodal. Pada laporan tersebut tercantum nilai persediaan yang miliki pada akhir tahun keuangan. Agar laporan tersebut dapat dibuat oleh bagian akuntansi atau keuangan di perusahaan, maka dibutuhkan laporan kondisi akhir persediaan, misalnya seperti Gambar 4.3. PT. SYAMIL HEBEL LANCAR Produsen Bata Merah, Hebel dan Paving Block Jl. JOnggol No. 12 Desa Gandoang Kec. Cileungsi – Kab. Bogor Telp. 021 – 82300000 www.syela.co.id e-mail : [email protected]
=========================================================== ========= Laporan Persediaan Bahan Baku Kondisi Per 30 Desember 2019
No
Kode Material
Material
Volume
Harga/ Satuan
Jumlah
1
P - 01
Pasir Besi
10 m3
Rp. 15.000
Rp. 150.000
2
T - 01
Tanah merah super
5m
Rp. 10.000
Rp. 50.000
Jumlah
Kepala Gudang
_________________________
3
15 m3
-
Catatan
Rp. 200.000
Cileungsi, ................... Petugas,
____________________
Gambar 4.3 Laporan Persediaan Bahan Baku Sumber : Fery. AM, 2019 (Dokumentasi Pribadi)
49
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
JELAJAH INTERNET Dari gambar 4.3, dapat kita ketahui bahwa tiap akhir tahun keuangan, perusahaan membutuhkan laporan persediaan. Laporan ini merupakan data untuk menyusun laporan keuangan tahunan. Laporan tahunan keuangan merupakan hal yang vital. Nah, tahukah kamu bagaimana bentuk laporan keuangan? Apakah seluruh perusahaan manufaktur atau perusahaan perdagangan melakukan hal yang sama? bagaimana dengan perusahaan jasa? silakan cari tahu dengan mengunjungi https://qrgo.page.link/reRLM atau dengan memindai QRcode berikut.
RANGKUMAN 1. Perputaran persediaan adalah angka yang menginformasikan berapa kali 2. 3.
4.
5. 6. 7.
50
sikluskah perusahaan memutarkan persediaannya, baik material, produk setengah jadi maupun barang dagangan pada satu tahun produksi/operasi. Jenis persediaan yang dimiliki perusahaan dapat berupa material, produk setengah jadi ataupun produk yang siap dijual. Data (dinyatakan dalam nilai nominal) yang dibutuhkan untuk menghitung rasio perputaran bahan baku pada perusahaan manufaktur, diantaranya: a. Nominal stok barang awal periode b. Nominal saldo awal produk masih diproses (work in process) c. Nominal stok barang akhir periode d. Nominal produk masih diproses (work in process) e. Nominal persediaan yang dibeli f. Gaji pegawai produksi g. Biaya pendukung produksi (overhead) Data (dinyatakan dalam nilai nominal) yang dibutuhkan untuk menghitung rasio perputaran bahan baku pada perusahaan perdagangan, diantaranya: a. Persedian awal bahan baku (stok awal barang) b. Persediaan akhir bahan baku (stok akhir barang) c. Pembelian bersih (Pengadaan barang). Akhir periode perhitungan, baik laporan jumlah persediaan ataupun laporan keuangan tiap perusahaan tidaklah sama, tergantung dari keputusan manajemen perusahaan tersebut. Langkah dan cara perhitungan rasio perputaran persediaan antara perusahaan perdagangan dengan perusahaan manufaktur berbeda. Untuk meningkatkan rasio, dibutuhkan kemauan, kerjasama, perencaan yang matang dari seluruh unsur manajemen perusahaan. Hal yang sangat vital adalah sosialisasi dan pelatihan pekerja serta pemberian hadiah dan hukuman kepada pekerja.
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
TUGAS MANDIRI Untuk lebih memahami materi dan mengalami penerapan perputaran persediaan, maka lakukanlah aktivitas berikut! 1. Bentuklah kelompok kerja di kelas mu. Tiap kelompok minimal beranggotakan 3 orang dan maksimal 4 orang! 2. Carilah sebuah bentuk usaha (PD, CV atau PT) di sekitar tempat tinggal mu. Mintalah izin kepada pemilik usaha tersebut untuk kamu lakukan wawancara dan mengetahui proses perputaran persediaan di badan usaha tersebut! 3. Mintalah surat pengantar dari sekolah untuk keabsahan tugas! 4. Siapkan daftar pertanyaan untuk wawancara! 5. Untuk pedoman wawancara, bentuk laporan kegiatan dan waktu pengumpulan serta pelaporan, silakan musyawarahkan dengan teman sekelas dengan dibimbing guru mata pelajaran! 6. Mintalah bantuan Guru Bahasa Indonesia jika dirasa sulit membuat daftar pertanyaan yang baik! 7. Dokumentasikan setiap langkah yang kamu lakukan! 8. Setelah laporan selesai, presentasikanlah di depan kelas! Dengan demikian kamu mengalami langsung proses perputaran persediaan.
PENILAIAN AKHIR BAB Berikanlah solusi untuk masalah-masalah berikut ! 1. Jika sebuah bank akan mengucurkan kreditnya pada sebuah perusahaan manufaktur atau perusahaan perdagangan, salah satu hal yang ditelaah adalah berapa kalikah perusahaan membeli material pada satu periode produksi. Menurutmu, mengapa demikian ? 2. Tuan Mughny adalah seorang pengusaha yang ingin membeli sebuah perusahaan pembuat sepatu. Namun karena kesibukannya, beliau tidak bisa menentukannya sendiri. Asisten pribadinya menyuguhkan data tahun 2019 dari dua perusahaan sebagai berikut: No Variabel Perusahaan A Perusahaan B Ket 1
Harga pokok penjualan
Rp. 2.050.550
Rp. 4000.110
2
Persediaan Awal
Rp. 1.980.020
Rp. 3.444.000
3
Persediaan Akhir
Rp. 1.010.425
Rp. 3.000.999
Dari data tersebut, maka perusahaan manakah yang akan dibeli oleh Tuan Mughny? Apa alasannya? 3. Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi PT Syamil Hebel Lancar. Pada akhir tahun 2018 menyampaikan informasi pada pimpinan perusahaan sebagai berikut: a. Persediaan awal material : Rp. 2.200.000,b. Pengadaan material (April 2018) : Rp. 3.300.000,-
51
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR BAB c. Pengadaan material (Agustus 2018) : Rp. 4.100.000,d. Persediaan akhir material : Rp. 2.500.000,e. Upah operator produksi : Rp. 5.400.000,f. Upah pegawai Quality control : Rp. 2.100.000,Dari data tersebut, informasi apakah yang bisa kita kelola sebagai variabel dalam menghitung perputaran persediaan ? 4. Mengapa perhitungan perputaran persediaan perusahaan manufaktur prosesnya lebih lama jika dibandingkan dengan perusahaan perdagangan? 5. PD Kikiping adalah sebuah perusahaan penjual sepeda listrik, pada tahun 2020 mencatatkan data sebagai berikut : a. Stok sepeda pada awal tahun 2020 : Rp. 20.000.000,b. Pembelian ke produsen pada Mei 2020 : Rp. 30.000.000,c. Stok sepeda pada akhir tahun 2020 : Rp. 10.000.000,Berapa banyak perputaran persediaan terjadi di PD Kikiping pada tahun tersebut ? 6. Seandainya nanti kita berwiraswasta, misalnya membuka sebuah toko kelontong di desa, apakah konsep rasio perputaran persediaan ini harus kita terapkan? apa alasannya? 7. Andaikan usaha yang kita miliki berbentuk usaha jasa, seperti halnya jasa pengiriman paket (ekspedisi), maka bagaimanakah cara menghitung rasio perputarannya? 8. Apakah ada hubungan antara perputaran persediaan dengan kualitas produk? 9. Karyawan bagian produksi, harus benar-benar terlatih dalam penggunaan mesin perkakas kerja sehingga mampu meminimalisasi terjadinya produk yang cacat. Apakah hal ini akan mempengaruhi rasio perputaran? 10. Berikan pendapat/pemikiranmu salah satu langkah untuk meningkatkan rasio perputara! dan berikan alasannya !
REFLEKSI Setelah mempelajari materi bab ini, tentunya Anda mampu untuk menganalisis hasil perputaran persediaan. Sebelum melangkah ke bab selanjutnya, renungkanlah! Apakah seluruh materi pembelajaran di bab ini sudah dikuasai? Berikan tanda centang (√) pada tabel berikut ! No
52
Materi
1
Pengertian perputaran persediaan
2
Perputaran persediaan perusahaan manufaktur
3
Perputaran persediaan perusahaan perdagangan
4
Perputaran persediaan yang layak
5
Analisis hasil perputaran persediaan
Sudah dikuasai
Belum dikuasai
Ket
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
Prosedur Pengadministrasian Persediaan
BAB V
BAB V Prosedur Pengadministrasian Persediaan
TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mengikuti pembelajaran Bab V, peserta didik dapat: 1. Menjelaskan prosedur administrasi persediaan. 2. Menguraikan prosedur umum dan khusus administrasi persediaan. 3. Mengimplementasikan langkah-langkah pengadministrasian persediaan. 4. Membuat format-format administrasi persediaan. 5. Menyajikan administrasi sistem persediaan berdasarkan contoh kasus.
PETA KONSEP
Prosedur Pengadministrasian Persediaan
Administrasi Penerimaan Barang
Administrasi Penyimpanan Barang
Perusahaan Perdagangan
Administrasi Pegeluaran Barang
Perusahaan Manufaktur
KATA KUNCI Administrasi, Diagram alir, Purchase Order, Formulir persediaan
53
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENDAHULUAN Perhatikan gambar 5.1. Pada gambar tersebut terdapat barang yang diterima dari belanja dengan cara online. Tentu hal ini bukan hal yang asing bagi kita. Bahkan saat ini, generasi milenial sangat menggandrungi belanja dengan cara online. Tidak hanya barang-barang fashion saja bahkan sampai makanan dan minuman pun dipesan dengan cara online. Fokus perhatian adalah identitas barang yang menempel pada kemasan tersebut. Tentu kertas tersebut tidak begitu saja tercetak atau menempel Gambar 5.1 Barang Hasil Belanja Online pada kemasan tanpa ada arti dan proses yang dilalui Sumber : Fery. AM , 2019 (Dok. Pribadi) sebelumnya. Bila kita runut saat kita belanja pada salah satu toko maya, prosesnya tentu dimulai dengan melihat galeri barang yang kita cari, lalu kita memesan dan melakukan pembayaran. Kemudian toko maya tersebut mengirimkna konfirmasi ke surat elektronik kita, beserta dengan proses dan tahap pengiriman barang yang kita pesan. Hebatnya, kita bisa melacak pesanan kita dari rumah, bahkan di meja makan hal itu bisa kita lakukan. Sebagai konsumen tentu kita merasa tenang dan bahagia dengan layanan semacam ini. Layanan yang menggunakan bantuan teknologi informasi, khususnya internet, sehingga kita bisa memantau pesanan kita. Sementara dari sisi penjual identitas yang ditempelkan pada barang tersebut merupakan hasil dari suatu prosedur pengadministrasian persediaan barang di gudang. Dengan kata lain, setiap pesanan baik online maupun offline harus menghasilkan suatu formulir atau suatu bukti yang dicetak maupun ditampilkan secara digital sebagai bentuk pengadministrasian persediaan. Pengadministrasian persediaan merupakan objek vital yang mesti kita perhatikan. Coba kita khayalkan, bila saja kita seorang bos pemilik sekaligus pengelola sebuah start-up e-commerce yang sedang meroket pesanan atau penjualannya, tentu sangat membutuhkan ketelitian dalam melayani dan menangani pesanan konsumen, bila kita lengah dan lemah dalam pengelolaan dan pengawasan, kemungkinan terjadi salah kirim barang sangat besar. tentu saja konsumen akan kecewa dan tidak akan belanja lagi di toko kita.
Gambar 5.2 Praktik Kerja Lapangan Kiri : Merapikan persediaan. Kanan : mendata persediaan. Sumber: Feni Indrayani, S.T, 2019 (Dokumen Pribadi)
54
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENDAHULUAN Administrasi persediaan yang baik, akan mencegah terjadinya kesalahan dalam pengiriman barang pesanan, kehilangan barang, kerusakan dan lain sebagainya. Bagaimanakah bentuk administrasi persediaan yang baik untuk diterapkan di perusahaan kita? Apakah harus sama dengan perusahaan yang sudah mapan? Hal ini pastinya menjadi pikiran kita, namun ingatlah bahwa suatu administrasi yang baik dapat terlaksana bilamana ada sebuah prosedur yang menjadi pedoman dalam layanan administrasi. Oleh karenanya, prosedur pengadministrasian persediaan perlu menjadi perhatian kita, agar usaha yang kita jalankan dapat menghasilkan laba yang sesuai harapan. Pertimbangkan pula untuk memanfaatkan kemajuan teknologi IT untuk menunjang kegiatan administrasi persediaan.
MATERI PEMBELAJARAN A. Pengertian Prosedur Kita kerap kali mendengar istilah prosedur atau prosedur operasional standar. Misalnya, saat kita mendaftar masuk di SMK sekarang, pastinya Guru/ panitia PPDB menjelaskan prosedurnya. Bahkan diilustrasikan dengan grafis berupa video, gambar animasi atau sekedar diagram alur dengan tanda panah (flowchart). Hal ini menandakan bahwa prosedur dalam bidang apapun menjadi penting untuk diketahui semua orang. Tabel 5.1 Beberapa Simbol Diagram Alir (flowchart) SIMBOL DIAGRAM ALIR Simbol
Arti Mulai atau berakhir
Simbol
Arti Dokumen untuk input/ output data
Keputusan (ya / tidak)
Beragai dokumen (1 rangkap)
Arus / aliran
Kegiatan manual
Sumber : Sulindawati dan Muhammad Fathoni, 2010
Prosedur adalah serangkaian aturan yang berbentuk langkah-langkah kerja yang harus dilakukan pada suatu kegiatan yang sifatnya mutlak dilakukan bertahap atau tidak bisa melakukan proses selenjutnya, bila proses sebelumnya belum 55
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN dilaksanakan. Prosedur umumnya dibuat secara ringkas, mudah dilaksanakan oleh siapapun, terkadang hanya menggunakan simbol-simbol tertentu (flowchart), terkadang juga dilengkapi dengan tulisan. Administrasi adalah kegiatan tata usaha berupa catat-mencatat, mendokumentasikan, memeriksa apakah sesuatu yang tertulis pada dokumen telah benar-benar sama dengan data yang dimiliki. Administrasi tidak bisa dipisahkan dari kegiatan apapun, baik di sekolah, pasar, perkantoran terlebih di dunia industri dan perdagangan. Persediaan yaitu sejumlah barang, baik berupa peralatan, material, produk yang belum selesai (setengah jadi), produk yang sudah selesai dikerjakan (barang jadi) dan alat serta bahan lainnya yang disimpan sebagai persiapan melaksanakan kegiatan produksi maupun operasi perusahaan. Persediaan ini masuk dalam salah satu aset kekayaan perusahaan, serta selalu dibuat dalam laporan keuangan perusahaan. Dari uraian-uraian di atas, menurutmu apa yang dimaksud prosedur pengadministrasian persediaan? Silakan diskusikan dengan teman satu kelompokmu. B. Prosedur Pengadministrasian Persediaan Persediaan yang dimiliki oleh suatu badan usaha seperti PT, CV, PD atau bahkan toko kelontong di pasar rakyat, tentunya disimpan di gudang. Nah, agar persediaan itu bisa kita kendalikan dan betul-betul bisa dipantau, tentulah mesti ada prosedurnya, ada aturannya. Pada perusahaan manufaktur atau perusahaan perdagangan, prosedur dibuat oleh manajer pabrik, kepala gudang atau dirancang secara bersama-sama beberapa manajer yang terkait. Sementara jika kita nanti berwiraswasta dengan mendirikan sendiri badan usaha kita, maka kita harus merancang prosedurnya sendiri. Pada awalnya, mungkin sulit dan terkesan asal buat saja, namun seiring berjalan waktu dan pengalaman, maka kita akan memperbaiki dan dapat merancang sebuah prosedur yang mendekati akurat. Suatu prosedur dapat dikatakan baik bilamana mendeskripsikan proses yang sebenarnya di lapangan, mudah dalam pengawasannya dan mudah dipahami oleh siapapun. Prosedur tiap perusahaan tentu tidak akan sama dan akan selalu diperbarui setiap ada pengunaan teknologi baru ataupun target baru yang ingin dicapai perusahaan. : 1. Administrasi penerimaan barang Setiap barang yang datang, haruslah diperiksa dan dicatatkan di lembar pengamatan atau formulir peneriman barang. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa barang yang kita pesan atau yang masuk ke gudang telah sesuai dengan persyaratan, dalam hal: a. Jumlahnya cocok dengan yang dipesan. b. Kondisi barang saat diterima dalam kondisi baik. c. Spesifikasi/ sifat (merk, model, warna, ukuran, dll) sesuai. d. Tanggal kadaluwarsa. e. Kartu jaminan garansi. Pada beberapa perusahaan, penerimaan barang dilakukan dengan sangat ketat, terlebih lagi pada perusahaan yang termasuk dalam kawasan berikat, 56
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN mereka sangat ketat sekali dalam memberlakukan prosedur peneriman barang. Selain terkait dengan barang-barang ekspor-impor hal ini terjadi karena sangat berkaitan erat dengan pemasukan pajak bagi negara. Di beberapa perusahaan mungkin berbeda, karena pastinya setiap perusahaan pastilah mereka memiliki prosedur yang berbeda pula. Umumnya prosedur penerimaan barang, seperti berikut ini: a. Petugas penerimaan persediaan/ gudang menerima informasi dari bagian pembelian berupa Purchase Order (PO) atau salinan faktur pembelanjaan dan kapan barang akan tiba. b. Setelah armada pengangkut barang pesanan tiba, bagian penerimaan segera memeriksa barang dan mencocokan dengan faktur pembelanjaan, daftar pengiriman barang dari penjual serta pengecekan persyaratan tertentu. c. Bila cocok, bagian penerimaan mengisi formulir penerimaan barang dan melaporkan kepada kepala gudang. d. Bila barang yang kita terima tidak sesuai dengan faktur, Purchase Order ataupun persyaratan, maka harus segera dilaporkan kepada kepala gudang untuk ditindak lanjuti. e. Bila barang yang diterima tepat sesuai persyaratan dan cocok dengan faktur pembelian, maka barang dimasukkan ke gudang penyimpanan. f. Pisahkan barang yang datang pada hari yang berbeda. Tujuan untuk memudahkan pelacakan atau menghitung harga pokok penjualan. PT. ZAKIYAA JAYA SENTOSA Jasa konstruksi, pembangunan gedung, desain dan renovasi rumah Jl. Camat Enjan No. 09 Kecamatan Cileungsi – Kab. Bogor Telp. 021 – 82300000 www.zayasena.co.id e-mail : [email protected] ==================================================================== LAPORAN PENERIMAAN BARANG Nomor : ............................................. Tanggal penerimaan Nomor faktur Asal barang dari
: .................. : .................. : ...................
Moda angkutan No. Polisi Juru Kemudi
: ..................... : ...................... : ...................
Telah diterima barang-barang seperti tersebut di bawah ini : No
Nama Barang
Kepala Gudang ___________________
Jumlah
Keterangan
Cileungsi, ...................... Petugas, ________________
Gambar 5.3 Contoh Format Laporan Penerimaan Barang Sumber : M. Fery. AM, S.T, 2018 (Dokumen Pribadi)
57
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Gambar 5.4 Diagram Alir Penerimaan Barang Sumber: M. Fery. AM, S.T, 2018 (Dokumen Pribadi)
58
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN 2. Administrasi Penyimpanan Barang Seorang kepala gudang, memegang kendali atas tiga regu kerja, yaitu bagian penerimaan barang, bagian penyimpanan dan bagian pengeluaran atau pengiriman barang. Setiap bagian memiliki pemimpin yang bertanggung jawab kepada kepala gudang. Seluruh pekerja di bagian gudang harus benar-benar teliti dan bekerja sesuai prosedur, jangan sampai penyimpanan barang tidak teratur, rusak atau hilang karena pencurian. Bagian penyimpanan akan berkaitan erat dengan penghitungan harga pokok penjualan. Tujuan dibentuknya bagian penerimaan dan penyimpanan barang yaitu guna memverifikasi barang yang diterima dari suplayer dan melindungi barang agar tidak hilang atau dicuri. Di bawah ini beberapa ancaman dan prosedur pengelolaan yang berhubungan dengan bagian penerimaan dan penyimpanan. a. Penerimaan barang yang tidak dipesan. Penerimaan barang yang tak dipesan menjadikan kita mesti mengeluarkan ongkos yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke suplayer. b. Kesalahan penghitungan barang yang diterima. Perhitungan tepat jumlah barang diterima merupakan hal vital pada pendokumentasian persediaan. c. Pencurian Barang. Kehilangan bisa dicegah dengan menjalankan prosedur-prosedur berikut : 1) Barang harus disimpan pada lokasi yang aman dan akses ke lokasi dibatasi. 2) Pergeakan barang antarbagian di perusahaan harus didokumentasikan. Contoh: Departemen penerimaan serta departemen penyimpanan mesti mengetahui adanya pergerakan barang dari lokasi penerimaan ke gudang. Prosedur penyimpanan barang umumnya adalah sebagai berikut: a. Saat barang datang, staf gudang bersama-sama staf penerimaan memeriksa kesesuaian barang. b. Jika sudah sesuai prosedur penerimaan barang, maka staf penerimaan menyerah terimakan barang kepada staf gudang. c. Lakukan pencatatan pada form laporan penerimaan barang. d. Setiap barang persediaan yang keluar, dicatat dengan teliti. e. Lakukan pemeriksaan persediaan secara berkala misalnya tiap akhir minggu atau akhir bulan (stock opname).
59
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
PT. ZAKIYAA JAYA SENTOSA Jasa konstruksi, pembangunan gedung, desain dan renovasi rumah Jl. Camat Enjan No. 09 Kecamatan Cileungsi – Kab. Bogor Telp. 021 – 82300000 www.zayasena.co.id e-mail : [email protected] ============================================================= ======= KARTU GUDANG Nomor : ............................... Nama Barang : ............................. Suplayer : ...................... Spesifikasi : ............................... : ............................... Diterima Tanggal
No. Bukti
Dipakai / Dikirimkan Jumlah
Tanggal
Kepala Gudang _________________________
No. Bukti
Jumlah
Saldo Jumlah
Keterangan
Cileungsi, .................. Petugas, ____________________
Gambar 5.5 Contoh Format Kartu Gudang Sumber : M. Fery. AM, S.T, 2018 (Dokumen Pribadi)
3. Administrasi Pengiriman Barang Jika usaha yang akan kamu geluti adalah jasa usaha pengiriman barang (ekspedisi), maka kesiapan dokumen pengiriman menjadi hal yang wajib dipenuhi agar barang dapat tersampaikan kepada pembeli dengan cepat, tepat dan tidak ada kerusakan karena perlakuan pekerja kita. Keberadaan dokumen pengiriman barang, terlepas berbentuk cetak maupun dalam bentuk elektronik, merupakan titik awal melaksanakan pekerjaan pada bagian pengeluaran barang di gudang. Petugas pengantar pada perusahaan jasa ekspedisi juga sangat berpegang kepada dokumen pengiriman barang. Dokumen pengiriman di era milenial ini, tidak hanya menjadi hak veto penjual dan pengirim saja. Bahkan dengan memanfaatkan teknologi internet dan media sosial, pembeli pun menerima dokumen proses pengiriman barang sampai dengan nomor resi pengirimannya. Konsumen dapat melacak barang pesanan mereka sudah berada dimana berdasakan dokumen pengiriman barang digital.
60
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Gambar 5.6 Web untuk Melacak Pengiriman Barang Sumber : https://www.posindonesia.co.id/id/tracking
4. Administrasi Pengeluaran Barang Perusahaan Perdagangan Gudang persediaan pada perusahaan perdagangan tentu ditujukan untuk menyimpan barang yang dibeli dari produsen untuk didistribusikan ke konsumen. Pengeluaran barang yang dilakukan, akan berkaitan langsung dengan bagian pemasaran, bagian akuntasi/ keuangan dan bagian transportasi atau perusahaan jasa pengiriman barang. Prosedur pengeluaran barang pada perusahaan perdagangan, umumnya seperti berikut:
61
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Gambar 5.7 Alur Pengeluaran Barang Perusahaan Perdagangan Sumber : M. Fery. AM, S.T, 2018 (Dokumen Pribadi)
62
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN a. b. c. d. e.
Kepala gudang salinan Purchase Order pembeli dari bagian penjualan. Staf gudang memeriksa stok barang dan menyiapkan barang sesuai PO. Mendata perubahan persedian barang. Kepala gudang mengonfirmasikan ke bagian penjualan bahwa barang siap dikirim. Kepala gudang bersama bagian penjualan menerbitkan surat jalan.
Gambar 5.8 Contoh Surat Jalan Sumber : M. Fery. AM, S.T, 2018 (Dokumen Pribadi)
5. Administrasi Pengeluaran Barang Perusahaan Manufaktur Untuk perusahaan manufaktur, barang persediaan biasanya disebut sebagai bahan baku. Bentuknya bisa bahan baku mentah misalnya besi plat untuk perusahaan karoseri bus ataupun dapat berupa mur/ baut sebagai bahan pembantu. Persediaan yang dimiliki digunakan untuk memenuhi kebutuhan produksi perusahaan. Prosedur pengeluaran persediaan yang harus dilaksanakan oleh staf gudang, dalam hal ini staf pengeluaran barang pada umumnya sebagai berikut: a. Memeriksa form permintaan barang dari kepala produksi. b. Mempersiapkan barang yang diminta. c. Staf pengeluaran dan kepala gudang menandatangani form permintaan barang. d. Menyerahkan barang kepada staf produksi/ kepala produksi. e. Mencatat perubahan persediaan pada kartu gudang atau form persediaan.
63
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
LEMBAR PRAKTIKUM Dengan menggunakan Ms. Excel, buatlah formulir-formulir: 1. Laporan peneriman 2. Kartu gudang 3. Surat jalan Kemudian isilah formulir-formulir tersebut dengan data sembarang. Gunakan rumus Ms. Excel untuk menghitung jumlah pada tiap formulir.
CAKRAWALA Aplikasi Persediaan Setiap langkah, baik penerimaan barang, penyimpanan dan pengeluaran barang, harus mengisi formulir tersendiri. Bila bisnis yang kita miliki masih berskala kecil, maka administrasi seperti itu dapat dengan mudah kita laksanakan, namun jika bisnis kita sudah besar, maka kita harus menggunakan bantuan aplikasi dan teknologi jaringan komputer.
Gambar 5.9 Contoh Aplikas Pengelola Persediaan Sumber : https://www.datavtech.com/a-brief-history-oferp-software
JELAJAH INTERNET Banyak perangkat lunak atau aplikasi yang digunakan untuk memudahkan para manajer di perusahaan dalam mengelola administrasi persediaan. Mulai dari yang berbayar sampai yang gratis, tampilan grafis dan databasenya pun bermacammacam. Namun, sebelum menggunakan aplikasi yang otomatis, sebaiknya kamu menguasai dan pahami dulu cara-cara manual, sehingga dengan demikian saat menggunakan aplikasi yang otomatis, kita dapat mengetahui bilamana ada kesalahan atau kejanggalan pada aplikasi tersebut. Beberapa perusahaan kecil dan perusahaan menengah, mengembangkan sendiri aplikasi persediaannya, bahkan mereka masih menggunakan Ms. Excel dalam pelaksanaannya. Selain hemat, mudah dioperasikan juga sesuai dengan kebutuhan dan level perusahaan mereka.
64
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
JELAJAH INTERNET Untuk mengetahui contoh aplikasi persediaan dengan Ms. Excel dan dengan aplikasi yang kekinian, kunjungi laman https://rederp.co.id/stock-opname/ atau silahkan scan barcode berikut :
RANGKUMAN 1. Pengadministrasian persediaan terkait erat dengan bagian gudang sebagai penyimpanan persediaan.
2. Persediaan bisa berupa barang jadi untuk perusahaan perdagangan.
Sedangakan pada perusahaan manufaktur umumnya berupa material, barang pelengkap (misal; mur, baut) atau produk setengah jadi. 3. Administrasi di gudang persediaan, terdiri dari tiga unit, yaitu unit penerimaan, unit penyimpanan dan unit pengeluaran. 4. Unit penyimpanan berkaitan erat dengan harga pokok penjualan. 5. Format yang digunakan dibagian penerimaan adalah laporan penerimaan barang. 6. Format yang digunakan di bagian penyimpanan adalah kartu stok atau kartu gudang. 7. Format yang digunakan di bagian pengeluaran adalah surat jalan. 8. Jika bagian produksi ingin mengambil material dari gudang maka harus membuat bon kebutuhan barang atau form pengambilan barang. 9. Prosedur dan administrasi persediaan tiap perusahaan berbeda-beda.
TUGAS MANDIRI Untuk lebih memahami materi dan mengalami prosedur administrasi persediaan, maka lakukanlah aktivitas berikut: 1. Bentuklah kelompok kerja di kelasmu. Tiap kelompok minimal beranggotakan 3 orang dan maksimal 4 orang! 2. Carilah seseorang di sekitar tempat tinggalmu yang bekerja atau pernah bekerja di bagian PPIC atau pergudangan! 3. Sampaikan kepada orang tersebut bahwa kamu ada tugas pengendalian persediaan dan butuh bimbingan dari orang berpengalaman seperti beliau! 4. Lakukan wawancara dengan sopan dan santai. Intinya adalah kita mengetahui bagaimana administrasi persediaan di tempat mereka, juga apakah formulirformulir yang kita pelajari digunakan oleh perusahaan! 5. Dokumentasikan setiap langkah yang kamu lakukan! 6. Pertemuan selanjutnya, presentasikanlah di depan kelas! 65
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR BAB Berikan solusi untuk persoalan-persoalan berikut! 1. Prosedur penerimaan barang PT Gandoang, Tbk yakni: a. Material sampai di gudang, lalu diterima oleh staf penerimaan barang. b. Staf mencocokan Purchase order dengan barang yang tiba. c. Mengisi formulir pemeriksaan barang d. Bilamana barang tak sesuai PO, maka laporkan ke bagian pembelian untuk dikembalikan (retur) ke penjual. e. Jika barang sesuai, maka bongkar muat dan simpan di gudang. f. Buat laporan penerimaan barang. Buatkan diagram alir penerimaan persediaan sesuai prosedur di atas! 2. Bilamana bahan baku yang kita pesan berupa papan berdimensi 220 cm x 22 cm x 4 cm sebanyak 500 lembar telah tiba dengan diangkut sebuah truk, maka saat akan mencocokan spesifikasi barang yang kita pesan, apakah akan kita harus memeriksanya satu persatu? Bagaimana pendapatmu? 3. Perhatikan data persediaan yang masuk di gudang berikut: a. Tanggal 10 Maret 2019 tiba pelat besi sebanyak 1000 lembar dengan total harga pembelian Rp. 10.000.000,-. b. Tanggal 20 Maret 2019 tiba pelat besi sebanyak 1500 lembar dengan total harga pembelian Rp. 11.000.000,-. c. Tanggal 30 Maret 2019 tiba pelat besi sebanyak 1400 lembar dengan total harga pembelian Rp. 10.800.000,-. Dari data, bolehkah penyimpanan pelat besi tersebut kita satukan ? Berikan alasannya! 4. Kadang kala, kita mendengar bahwa sebuah perusahaan mengalami kerugian karena kehilangan bahan baku atau stok barang persediaan. Menurutmu, mungkinkah hal ini terjadi? Kira-kira apakah ada kesalahan prosedur? 5. Saat barang pesanan tiba, apakah yang melakukan pengecekan hanya staf penerimaan saja? bagaimana peranan staf penyimpanan dan staf pengeluaran barang?
REFLEKSI Setelah mempelajari materi bab ini, tentunya Anda mampu untuk menganalisis hasil perputaran persediaan. Sebelum melangkah ke bab selanjutnya, renungkanlah ! Apakah seluruh materi pembelajaran di bab ini sudah dikuasai? Berikan tanda centang (√) pada tabel berikut ! No
Materi
1
Administrasi penerimaan barang
2
Aministrasi penyimpanan barang
3
Administrasi pengeluaran barang
66
Sudah dikuasai
Belum dikuasai
Keterangan
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GASAL
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GASAL
A. PILIHAN GANDA Pilihlah jawaban yang tepat ! 1. Aktivitas logistik berupa penyediaan barang guna memenuhi tingkat pelayanan tertentu adalah… a. Procurement b. Reverse logistics c. Order processing d. Inventory management e. Requirements 2. Untuk mengurangi waktu yang dilibatkan dalam proses negosiasi dengan supplier dapat digunakan… a. Kondefikasi b. Standarisasi c. Holding cost d. Diskon kuantity e. Demand Planning 3. Suatu metode yang menetapkan bahwa barang yang masuk terakhir dianggap yang dikeluarkan lebih dahulu adalah metode... a. LIFO b. FIFO c. Rata-rata tertimbang d. Rata-rata sederhanan e. Identitas khusus 4. Selisih antara jumlah barang yang tersedia dengan titik pemesanan disebut.... a. Titik pemesanan b. Jumlah yang dipesan c. Perputaran persediaan d. Stok cadangan e. Ketersediaan produk 5. Catatan akuntansi yang merupakan rincian jumlah persediaan dalam gudang disebut.... a. Barang b. Kartu persediaan c. Penjualan d. Perhitungan barang e. Pembelian 6. Perhatikan soal berikut! Penjualan Rp10.000.000 Pembelian Rp 6.000.000 Biaya angkut Rp 1.000.000 Biaya gaji Rp 4.000.000 Dengan melihat data tersebut, perusahaan menggunakan metode persediaan .... a. Perpetual b. Multi step c. Retail d. Fisik/periodic e. Rata-rata 67
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GASAL
7. Persediaan biasanya disimpan di dalam .... a. gudang b. ruang pameran c. lobby kantor d. di luar pabrik e. semua jawaban salah
8. Kebijakan persediaan untuk pencatatan keluar masuk barang harus tercatat secara .... a. Sewaktu ada pemeriksaan b. Waktu berjalan (real time) c. Setiap minggu d. Setiap bulan e. Setiap hari 9. Metode penentuan jumlah optimal yang menekankan pada pemesanan yang paling ekonomis disebut… a. EOQ b. EPQ c. ReOrder point d. Safety stock e. Released orders 10. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mencapai strategi yang tepat terkait dengan kemampuan rantai pasok dalam memenuhi kepuasan pelanggan, kecuali.... a. Pencapaian strategi yang tepat b. Memahami kemampuan rantai pasok c. Memenuhi tingkat pelayanan yang tinggi d. Memahami pelanggan dan ketidakpastian dari rantai pasok e. Memaksimalkan persediaan suapaya biaya rendah 11. Dokumen transaksi yang lengkap harus selalu ada di setiap kejadian transaksi dengan tujuan memudahkan dalam proses .... a. Pencatatan persediaan barang saat barang masuk b. Tindakan penyesuaian di pembukuan c. Pembukuan dan laporan keuangan 12. Diketahui permintaan rata-rata jarum suntik per tahun PT Alfath adalah 3.000 unit, biaya pemesanan adalah sebesar Rp. 300.000,00 per pemesanan, dan biaya penyimpanan per unit per tahun adalah sebesar Rp. 10.000,00. Pembelian optimal untuk tiap kali pemesanan adalah... a. 300 unit b. 325 unit c. 424 unit d. 450 unit e. 475 unit 13. Dengan menggunakan metode ini nilai persediaan akhir akan menghasilkan nilai antara nilai persediaan metode FIFO dan nilai persediaan LIFO… a. FOB Destination Point b. FIFO 68
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GASAL
c. Average d. LIFO e. FOB Shipping Point 14. Sistem pencatatan persediaan yang harus melakukan pengecekan fisik terhadap persediaan (stock opname of inventories) dengan cara mengukur dan menghitung berapa jumlah barang yang ada di gudang a. FIFO b. LIFO c. Periodik d. Identifikasi khusus e. perpetual 15. Jangka waktu yang dibutuhkan sejak permintaan barang / material sampai diterima siap untuk digunakan adalah … a. Safety stock b. Level stock c. Status stock d. Leadtime e. Saldo stock 16. Rasio yang menunjukkan berapa kali jumlah barang sediaan diganti dalam satu tahun adalah .... a. Harga pokok produksi b. Perputaran persediaan c. Persediaan awal d. Persediaan akhir e. Perputaran modal 17. Semakin tinggi angka ratio perputaran persediaan, maka .... a. Semakin kecil laba b. Semakin besar laba c. Semakin banyak pekerja d. Semakin sedikit pekerja e. Semakin tinggi biaya 18. Melakukan penghitungan fisik persediaan barang di gudang pada tiap akhir periode disebut .... a. Evaluasi b. Pemeriksaan barang c. Stock out d. Pemeriksaan e. Stock opname 19. Bila pada gudang dengan pendingin (cold storage), maka alat bantu pengawasan yang tepat adalah.... a. Termometer b. Alat pemindai (scanner) c. Lampu penerangan d. Pengukur kebisingan e. Alat pelindung diri 69
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GASAL
20. Dengan membuat struktur oraganisasi pegawai gudang, maka akan jelas.... a. Siapa bertanggungjawab kepada siapa b. Siapa saja staf produksi c. Siapa saja staf penjualan d. Siapa saja yang bertanggungjawab di pabrik e. Siapa yang bekerja
B. ESSAY Kerjakan soal-soal di bawah ini dengan baik dan benar ! 1. Apa yang dimaksud dengan reorder point? 2. Apa yang dimaksud dengan safety stock? Jelaskan! 3. PT XYZ melakukan perlakuan (pembelian, penjualan) persediaan pada tahun 2018 adalah sebagai berikut Tanggal
Keterangan
Kuantitas
Harga
2 Januari
Persediaan awal
200 unit
Rp 9000
10 Maret
Pembelian
300 unit
Rp 10000
5 April
Penjualan
200 unit
Rp 15000
7 Mei
Penjualan
100 unit
Rp 15000
21 September
Pembelian
400 unit
Rp 11000
18 November
Pembelian
100 unit
Rp 12000
20 November
Penjualan
200 unit
Rp 17000
10 Desember
Penjualan
200 unit
Rp 18000
Diminta : Hitung nilai persediaan terakhir sistem perpetual dengan metode FIFO, LIFO, dan Average! 4. Jika Bank Syariah akan memberikan pinjaman dengan imbal bagi hasil kepada salah satu dari perusahaan berikut : a. PT Bebenah Bae, produsen alat-alat rumah tangga dengan ratio perputaran persediaan sebanyak 5,5 kali pertahun. b. PT Boeing-boeing Zet. Produsen pesawat Airbus kapasitas 100 penumpang dengan ratio perputaran persediaan sebanyak 2 kali per tahun. Dari data yang disajikan, menurutmu perusahaan manakah yang akan diberikan pinjaman ? Berikan analisis alasannya! 5. Buatlah sebuah diagram alir prosedur pengawasan persediaan pada sebuah perusahaan!
70
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
BAB VI
Pengawasan Persediaan BAB VI Pengawasan Persediaan
TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari Bab VI, peserta didik mampu: 1. Menjelaskan tujuan pengawasan persediaan 2. Menganalisis karakteristik pengawasan yang efektif. 3. Membuat instrumen pengawasan. 4. Menyusun prosedur pengawasan persediaan sederhana.
PETA KONSEP Tujuan Pengawasan Pengawasan Persediaan
Karakteristik Pengawasan
Pelaksanaan Pengawasan
Instrumen Pengawasan
KATA KUNCI Instrumen, Karakteristik, Prosedur, Stock Opname
71
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENDAHULUAN Pengawasan persediaan adalah suatu upaya yang sangat penting kita lakukan. Lancar atau tidaknya operasional perusahaan, salah satunya ditentukan oleh pengawasan gudang atau persediaan. Kita tidak ingin produksi atau penjualan terhambat karena tidak tersedianya barang atau bahan baku di gudang. Kegiatan pengawasan tidak hanya difokuskan pada pencegahan kehilangan dan kerusakan barang saja, namun juga pada ketersediaan dan umur barang atau bahan baku yang kita miliki. Semakin besar perusahaan, maka semakin rumit pula pengawasan persediaannya. Bahkan saat ini, penggunaan perangkat lunak dan peralatan pengawas elektronik, seperti kamera, sensor alarm kerap digunakan untuk menjaga aset persediaan. tentu dibutuhkan prosedur dan teknis pelaksanaan yang baik agar pengawasan persediaan menjadi efektif dan efisien. Penggunaan teknik-teknik pengelolaan persediaan seperti FIFO, LIFO atau metode ABC, juga bisa saja menjadi salah satu yang efektif.
Gambar 6.1 Cctv Pengawas Gudang Sumber : CCTV-camera.com.sg
MATERI PEMBELAJARAN A. Pengertian Pengawasan Pengawasan adalah aktivitas yang kita lakukan dengan cara mengamati dengan cara memperhatikan dan mendengarkan satu atau beberapa kegiatan yang sedang berjalan. Teknisnya misalkan mengawasi karyawan yang sedang bekerja, dengan tujuan mereka tidak mangkir dan tetap bekerja dengan baik dan mampu mencapai target kerja. Persediaan merupakan aset kekayaan perusahaan yang disimpan di gudang dalam bentuk material sebagai asupan kegiatan produksi, barang-barang masih dalam pengolahan dan produk jadi yang disimpan untuk dijual. Persediaan merupakan hal yang utama dalam suatu bentuk usaha manufaktur dan perdagangan. Pengawasan persediaan yaitu suatu aktivitas yang ditujukan agar perusahaan tidak mengalami kehabisan stok bahan baku, keterlambatan pengiriman, keterlambatan produksi, kehilangan, atau ada stok barang yang rusak maupun kadaluwarsa. 72
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN B. Tujuan Pengawasan Persediaan Sepanjang perusahaan yang kita dirikan masih melakukan proses produksi atau operasi, maka dibutuhkan suplai material untuk kelangsungannya. Kecenderungan para pengusaha kecil sampai pengusaha menengah adalah meraih keuntungan yang tinggi tanpa memikirkan persediaan untuk suplai material produksi ataupun stok dagangan mereka. Tak heran, terkadang saat kita hendak membeli atau memesan suatu barang di pasar tradisional maupun di pasar daring, barang tidak tersedia. Hal ini tentu membuat pembeli enggan berbelanja kembali. Pada perusahaan yang membuat produk (industri manufaktur), hal ini juga berlaku, walaupun mereka tidak melakukan penjualan secara langsung kepada masyarakat umum, akan tetapi ujung dari kegiatan produksi mereka adalah penjualan. Makin tinggi penjualan, maka kegiatan produksi pun akan berlanjut dan bertambah jam kerjanya. Tetapi bila saja persediaan material di gudangnya menipis atau bahkan habis, maka pastilah kegiatan produksi terhenti, karyawan menganggur, order agen dan disributor tidak terpenuhi, maka perusahaan manufaktur tersebut dipastikan menanggung kerugian yang luar biasa besarnya.
Gambar 6.2 Presiden Jokowi Melakukan Sidak di Gudang Bulog Sumber : http://bumn.go.id/bulog/berita/1-Perum-Bulog-Klaim-Terapkan-Pengelolaan-Beras-dengan-Baik
Pengawasan persediaan lekat kaitannya dengan istilah gudang atau pergudangan. Mengapa demikian? Hal ini dikarenakan bahwa material atau barang persediaan yang dalam jumlah besar, pastilah disimpan di gudang, walaupun hanya sebuah toko kelontong, pastinya memiliki gudang. Lain halnya jika kita baru merintis usaha produksi ataupun penjualan, misalnya usaha produksi kue skala kecil, terkadang, bahan baku pembuatan kue kita simpan di tempat yang sama dengan tempat kegiatan membuat adonan kue. Setiap kegiatan yang kita lakukan tentu memiliki tujuan yang sudah direncanakan. Demikian halnya dengan pengawasan persediaan. Kegiatan ini memiliki tujuan yang mungkin saja berbeda tingkat kepentingannya di setiap gudang penyimpanan. Misalkan gudang/area penyimpanan pasir pada usaha penjualan bahan bangunan, tentu memilki tujuan pengawasan yang berbeda dengan gudang penyimpanan persediaan bahan-bahan kimia dan amunisi militer. Secara umum tujuan dari pengawasan persediaan yakni: 73
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN 1. Memastikan ketersediaan material untuk kegiatan produksi. 2. Memastikan ketersediaan produk untuk penjualan. 3. Menghindari pemborosan biaya pemesan persediaan. 4. Menghindari pemborosan biaya penyimpanan. 5. Mencegah melonjaknya harga material dipasaran. 6. Mencegah kerusakan material. 7. Mencegah terjadinya kehilangan. 8. Mencegah persediaan kadaluwarsa. 9. Meningkatkan nilai aset perusahaan. 10. Untuk meraih sertifikasi/ standardisasi. Ketersediaan material dan produk untuk produksi dan penjualan sangat menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Karena tanpa kedua hal tersebut, perusahaan tak bisa beoperasi. Hal ini merupakan tangung jawab yang berat dari seorang manajer pabrik atau orang yang ditunjuk sebagai penanggung jawab kegiatan persediaan dan produksi. Ia harus bisa memastikan stok persediaan pada tempat dan saat yang tepat guna menghindari waktu kerja menganggur. Beberapa perusahaan mungkin tidak memiliki lahan yang luas untuk kegiatan operasional atau produksinya, sehingga tidak aneh bila dekade ini banyak dibangun kawasan pergudangan (Werehause Estate). Terlebih perusahaan yang membutuhkan gudang dengan sistem pendinginan untuk produk-produk berupa obat-obatan dan makanan. Maka untuk menekan biaya penyimpanan berupa sewa gudang dan penggunaan fasilitas, diperlukan pengawasan persediaan yang hemat dan cermat. C. Pengawasan Persediaan yang Efektif Pengawasan persediaan yang efektif tentu menjadi idaman seluruh pemilik usaha. Dengan pengawasan yang efektif, maka kehilangan, kerusakan, kadaluwarsa dan kekosongan persediaan dapat diantisipasi atau bahkan dibuat nol. Hal ini tidak bisa serta merta terjadi, tapi harus direncanakan dari awal. Pengawasan yang baik haruslah terencana sejak saat awal didirikannya rencana usaha, ataupun saat pembangunan gudang dan fasilitas produksi. Disitu perancangan tata letak menempatkan fasilitas dan ruangan-ruangan yang akan digunakan untuk kegiatan perusahaan. Lalu memperhitungkan hubungan antarruang, arus keluar masuk barang, arus keluar masuk dokumen dan karyawan. Kemudian juga dengan penempatan alat atau mesin-mesin produksi, turut diperhitungkan dan didesain supaya tidak menghambat penanganan atau perpindahan material. Gambar 6.3 memperlihatkan perancangan tata letak ruangan penyimpanan dan lainnya. Selain kedua hal di atas, supaya pengawasan dapat berjalan efektif, perlu juga dipikirkan: 1. Poin apa saja yang perlu diawasi. 2. Siapa pengawasnya dan siapa yang diawasi. 3. Bagaimana cara pelaksanaannya. 4. Alat bantu apa yang akan digunakan. 5. Bila ada penyimpangan, bagaimana dan kepada siapa pengawas melapor. 6. Bagaimana tindak lanjut yang akan dilakukan 74
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Gambar 6.3 Peta Rancangan Tata Letak Pabrik dan Fasilitas Sumber : M. Ilham Ramadhan, dkk, 2018
D. Karakteristik Pengawasan yang Efektif Setiap perusahaan harus mengupayakan pengawasan yang efektif, agar persediaan yang dimiliki dapat dimanfaatkan secara optimal dan tidak terjadi kondisi yang merugikan. Diantara karakteristik pengawasan yang efektif, yaitu: 1. Memiliki prosedur yang jelas 2. Akurat 3. Tepat waktu 4. Tepat pada titik strategis 5. Obyektif dan menyeluruh 6. Efisien 7. Fleksibel 8. Terkoordinasi. E. Instrumen Pengawasan Persediaan Kegiatan pengawasan secara teknis terdiri dari pengamatan dan penelitian. Pengamatan maksudnya mengamati persediaan, sedangkan penelitian maksudnya meneliti mengapa suatu masalah pada bagian persediaan bisa terjadi. Saat melaksanakan pengawasan, tentu kita butuh instrumen sebagai alat bantu kegiatan. Instrumen yang dapat digunakan diantaranya adalah: 1. Kamera CCTV. 2. Termometer untuk mengukur suhu ruangan gudang. 3. Bukti pemesanan barang dan faktur penjualan. 4. Formulir laporan peneriman barang. 5. Formulir laporan pengeluaran barang/ surat jalan. 6. Bon permintaan barang 7. Kartu persediaan 8. Formulir stock opname F. Prosedur Pengawasan Persediaan Setiap kegiatan yang dilakukan berulang-ulang di perusahaan, perlu memiliki prosedur yang jelas. Begitu pula dengan pengawasan persediaan. 75
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN Kegiatan pengawasan dilakukan oleh staf, supervisor atau bahkan kepala gudang. Prosedur yang umumnya dilakukan untuk pengawasan persediaan adalah sebagai berikut: 1. Buat instruksi kerja (IKA) pengawasan. 2. Buat peraturan kerja bagian gudang/ persediaan. 3. Buat struktur organisasi bagian gudang/ persediaan. 4. Sosialisasikan peraturan-peraturan terkait persediaan kepada seluruh pekerja. 5. Awasi proses penerimaan barang, pastikan jumlah dan spesifikasi telah sesuai dengan pesanan kita. 6. Awasi proses penyimpanan barang, pastikan aman dan barang yang berbeda tanggal tidak disatukan. Perhatikan kondisi lingkungan gudang (suhu, cahaya, kelembaban). 7. Gunakan teknik ABC, FIFO, LIFO atau teknik lainya dalam pengelolaan persediaan. 8. Awasi proses pengeluaran barang, pastikan sesuai PO atau faktur penjualan ataupun bon permintaan barang. 9. Terapkan JIT dalam metode produksi. 10. Lakukan stock opname secara periodik, misal satu bulan 1x.
LEMBAR PRAKTIKUM Dengan menggunakan Ms. Excel, buatlah form stock opname seperti gambar 6.4 kemudian hitunglah selisih barang dengan menggunakan rumus excel!
PD. ZAKIYAA JAYA SENTOSA
Menjual Sembako dan Perlengkapan Rumah Tangga Jl. Camat Enjan No. 09 Kecamatan Cileungsi – Kab. Bogor Telp. 021 – 82300000 www.zayasena.co.id e-mail : [email protected]
FORM STOK OPNAME
Dilaksanakan Tanggal : 30 - 31 Desember 2019 1
S-001
Sabun mandi
Batang
Jumlah Tercatat 20
2
S-002
Sabun mandi bayi
Batang
18
18
0
3
S-003
Sabun cuci pakaian
Batang
12
12
0
4
S-004
Sabun colek
Batang
11
11
0
5
S-005
Sabun cuci piring
Batang
5
5
0
6
M-001
Minyak goreng curah
Botol
4
4
0
7
M-002
Minyak goreng murni
Botol
3
3
0
8
M-003
Minyak goreng 2 x P
Botol
4
3
1
9
T - 001
Tali plastik kecil
Golong
3
2
1
10
T - 002
Tali plastik sedang
Golong
4
3
1
11
T - 003
Tali plastik besar
Golong
6
5
1
No Kode_Barang
Nama_Barang
Satuan
Jumlah Fisik 18
Gambar 6.4 Form Stok Opname dengan Excel Sumber : M. Fery. AM, S.T, 2019 (Dok. Pribadi)
76
Selisih 2
Ket
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CAKRAWALA Mengenal Vincent Gaspersz
Gambar 6.5 Foto Vincent Gaspersz Sumber:http://www.vincentgaspersz.com/ home/
Beliau adalah seorang ahli dengan banyak keahlian, terutama yang berhubungan dengan Manajemen Sistem, Teknik Industri, Manajemen Manufaktur juga Manajemen Produksi & Inventory, juga ahli di bidang analisis statistika. Beliau juga ahli dibidang penerapan “Six Sigma”. Sederet gelar Profesional dari dalam dan luar negeri telah beliau pegang. Hasil pemikiran dan analisis serta kemampuannya sangat dihargai dan diterapkan di berbagai industri di dunia.
JELAJAH INTERNET Untuk mengenal tokoh lebih dalam Prof. Dr. Vincent Gaspersz silakan scan barcode berikut :
Terdapat banyak buku-buku pdf gratis tulisan beliau yang bisa kita unduh.
RANGKUMAN 1. Pengawasan persediaan yaitu suatu aktivitas yang ditujukan agar perusahaan tidak mengalami kehabisan stok bahan baku, keterlambatan pengiriman, keterlambatan produksi, kehilangan, atau ada stok barang yang rusak maupun kadaluwarsa. 2. Karakteristik pengawasan yang efektif, yaitu : a. Memiliki prosedur yang jelas b. Akurat
77
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
RANGKUMAN c. Tepat waktu d. Tepat pada titik strategis e. Obyektif dan menyeluruh f. Efisien g. Fleksibel h. Terkoordinasi. 3. Stock opname adalah kegiatan mendata persediaan di gudang dengan maksud mengetahui jumlah dan kondisi persediaan yang masih ada. Kegiatan ini merupakan salah satu bentuk pengawasan persediaan.
TUGAS MANDIRI Untuk lebih memahami materi dan mengalami prosedur administrasi persediaan, maka lakukanlah aktivitas berikut! 1. Bentuklah kelompok kerja di kelasmu. Tiap kelompok minimal beranggotakan 3 orang dan maksimal 4 orang! 2. Carilah seseorang di sekitar tempat tinggal mu yang bekerja atau pernah bekerja di minimarket atau swalayan! 3. Sampaikan kepada orang tersebut bahwa kamu ada tugas pengendalian persediaan dan butuh bimbingan dari orang berpengalaman seperti beliau! 4. Lakukan wawancara dengan sopan dan santai. Intinya adalah kita mengetahui bagaimana bentuk pengawasan persediaan yang mereka lakukan. Apakah stock opname dilakukan? Dan tiap berapa minggu? 5. Dokumentasikan setiap langkah yang kamu lakukan! 6. Pertemuan selanjutnya, presentasikanlah di depan kelas!
PENILAIAN AKHIR BAB Berikan solusi yang jitu untuk permasalahan-permasalahan berikut ! 1. Setiap pekerjaan yang dilakukan, alangkah baiknya dibuatkan prosedur atau Prosedur Operasional Standar (POS). Menurutmu mengapa perlu dibuatkan POS? 2. Salah satu karakteristik pengawasan yang efektif adalah bawa pengawasan harus akurat. Jelaskan maksud pernyataan tersebut! 3. Bagian persediaan/gudang berhubungan dengan bagian lainnya, misalnya bagian keuangan/akuntansi. Menurutmu pada perihal apa terdapat hubungan antara bagian gudang dengan bagian akuntansi? berikan ilustrasinya! 4. Menurutmu, mengapa fungsi pengawasan persediaan sangat penting dalam organisasi perusahaan? 78
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR BAB 5. Jelaskan tujuan pengawasan persediaan pada perusahaan perdagangan! 6. Berikan saranmu, agar pengawasan efektif, bagaimanakah cara melakukannya? 7. Bila hasil stock opname menunjukan ada ketidakcocokan catatan pada kartu gudang dengan jumlah barang tersedia, maka bagaimanakah menurutmu proses penyelesaiannya? 8. Apakah bagian pemasaran berkaitan dengan bagian penyimpanan persediaan? berikan komentarmu! 9. Mengapa fasilitas penyimpanan persediaan perlu diperhatikan dengan baik? 10. Berikan gambaran kolom data apa sajakah yang harus diperoleh dari kegiatan stock opname?
REFLEKSI Setelah mempelajari materi bab ini, tentunya Anda mampu untuk menganalisis hasil perputaran persediaan. Sebelum melangkah ke bab selanjutnya, renungkanlah! Apakah seluruh materi pembelajaran di bab ini sudah dikuasai? Berikan tanda centang (√) pada tabel berikut! No
Materi
1
Karakteristik pengawasan persediaan
2
Instrumen pengawasan persediaan
3
Prosedur pengawasan persediaan
Sudah dikuasai
Belum dikuasai
Keterangan
79
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
BAB VII
METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) BAB VII METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)
TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan dari pembelajaran bab model-model pengendalian persediaan metode EOQ sebagai berikut: 1. Peserta didik mampu memahami konsep metode EOQ dalam sistem persediaan 2. Peserta didik mengetahui asumsi-asumsi dalam EOQ 3. Peserta didik mampu menghitung dan menerapakan EOQ dalam sistem persediaan 4. Peserta didik mengetahui hubungan antara EOQ, safety stock dan re order point
Economic Order Quantity
PETA KONSEP
Pengertian EOQ
Harga pembelian Biaya pemesanan Biaya set up
Biaya-biaya persediaan
Biaya Penyimpanan
Asumsi-asumsi EOQ
Biaya pemesanan per tahun
Biaya stock out
Biaya penyimpanan per tahun
Model Persamaan EOQ
Biaya total per tahun EOQ
KATA KUNCI Economic Order Quantity (EOQ), Demand, Ordering cost/procurement cost, Holding cost/carrying cost, Quantity discounts, Fix cost, Variable Cost, Product Cost, Safety Stock
80
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENDAHULUAN Perusahaan industri manufaktur maupun perusahaan perdagangan tidak akan lepas dari permasalahan persediaan, meskipun pada hakikatnya persediaan merupakan asset/modal perusahaan yang mengganggur, mengingat barang persediaan jika belum digunakan (proses produksi, pengiriman) maka dana yang terpakai Gambar 7.1 Ilustrasi Persediaan tidak dapat digunakan untuk keperluan Sumber : https://www.jurnal.id/id/product_tour perusahaan lainnya (Herjanto E, 1997). Menurut Groebner tahun 1992. Persediaan merupakan sumber daya (resource) yang dimiliki oleh perusahaan dan disimpan untuk mengantisipasi terhadap pemenuhan suatu permintaan. Atau dapat diartikan sebagai barang material, komponen, produk ½ jadi, dan produk jadi yang tersedia di gudang (on hand inventory) menunggu untuk dijual ke konsumen atau digunakan untuk proses produksi. Persediaan menjadi sangat penting karena akan menentukan besaran investasi yang akan ditanamkan oleh perusahaan. Persediaan dalam industri manufaktur terdiri dari: bahan mentah, barang setengah jadi, barang dalam proses (work in process), part/ komponen, bahan penolong dan barang jadi (finished goods). Jika dilihat dari beberapa pihak-pihak terkait stakeholder masing-masing mempunyai kebijakan maupun pertimbangan yang berbeda-beda, misalnya bagian pemasaran (marketing) selalu menginginkan persediaan dalam level yang selalu tinggi (maximal), agar bisa melayani kebutuhan konsumen dengan sebaik mungkin. Kemudian bagian pembelian (purchasing) menginginkan pembelian dalam jumlah yang besar, dengan pertimbangan harga lebih murah, mendapatkan diskon, dan biaya pengiriman lebih rendah. Sama halnya dengan bagian produksi menginginkan jumlah persediaan dalam level yang tinggi (maximal) agar proses produksi tidak terganggu oleh kekurangan bahan. Sedangkan di pihak lain seperti bagian keuangan dan general manager menginginkan jumlah persediaan yang minimum agar investasi perusahaan dapat ditekan. Karena pada dasarnya jika barang persediaan semakin besar maka dana investasi yang ditanam perusahaan juga semakin besar (terlalu banyak dana menganggur), namun jika barang persediaan terlalu sedikit juga akan berpengaruh terhadap risiko kekurangan bahan (stock out) yang bisa mengakibatkan kehilangan keuntungan atau risiko kehilangan pelanggan (Herjanto E, 1997). Sebagaimana penjelasan di atas, maka sistem pengendalian persediaan merupakan serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga (safety stock), jumlah optimal barang yang harus dipesan (economic order quantity), kapan pemesanan akan dilakukan kembali dengan melihat stok barang di gudang dengan pertimbangan waktu tunggu serta kapasitas gudang (Herjanto E, 1997).
81
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN A. Economic Order Quantity (EOQ) Menurut Riyanto, (2015) EOQ adalah kepanjangan dari Economic Order Quantity yakni jumlah pembelian optimal yang dilakukan perusahaan untuk menekan biaya invenstasi, dengan cara menentukan jumlah barang yang optimal untuk mendapatkan biaya yang paling minimum, namun sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan menurut Kusuma, H (1999) EOQ merupakan tingkat pemesanan yang meminimasi biaya persediaan secara keseluruan, biaya-biaya tersebut meliputi biaya tetap maupun biaya variabel yang melekat pada sistem persediaan, dengan tujuan agar kuantitas persediaan yang dipesan baik dan total biaya persediaan dapat diminimalisasi selama periode perencanaan produksi. Seluruh kegiatan di dalam sistem persediaan pastinya akan menimbulkan biaya-biaya, baik itu yang sifatnya tetap (fix cost) dan biaya yang sifatnya berubahubah (variable cost), biaya tetap yakni biaya yang tidak dipengaruhi oleh besaran barang atau produk yang diproduksi oleh perusahaan ataupun produk yang dipesan kepada pemasok. Misalnya biaya pemesanan (telepon, administrasi, pengiriman dan lain-lain). Besarnya akan selalu sama meskipun jumlah barang yang dipesan kepada pemasok berbeda-beda, yang membedakan adalah frekuensi pemesanan yang dilakukan oleh perusahaan, semakin sering melakukan pemesanan, secara otomatis biaya pemesanan semakin besar. Selanjutnya pada kegiatan proses produksi, setiap pergantian job atau pekerjaan perusahaan harus men-set up mesin, dan fasilitas produksi lainnya sesuai dengan pekerjaan atau job yang akan dikerjakan, perusahaan juga harus membuat perencanaan, riset dan development, menyiapkan gambar desain dan lain-lain dimana biaya-biaya tersebut akan sama besarnya meskipun jumlah produk yang diproduksi berbeda. Sedangkan biaya variabel adalah biaya yang dipengaruhi oleh besaran jumlah produk yang dibuat perusahaan maupun dipesan kepada pemasok. Biaya variabel memiliki kecenderungan yakni berbanding lurus terhadap jumlah produk yang akan dibuat atau dipesan kepada pemasok, misalnya harga produk, jika membeli produk dengan jumlah yang besar secara otomatis biaya yang dikeluarkan perusahaan juga semakin besar. Kemudian biaya penanganan seperti material handling dan penyimpanan barang semakin besar jumlah barang yang disimpan penanganannya juga memerlukan biaya yang tinggi. Biaya-biaya persediaan secara umum terdiri dari biaya pembelian barang, biaya pemesanan, biaya penyiapan (set up), biaya penyimpanan serta biaya yang timbul akibat kekurangan persediaan (Baroto T, 2002). Berikut penjelasan lebih detailnya. 1. Harga Pembelian (Cost Of Product) Biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang, besarnya sesuai dengan jumlah barang yang dibeli, yakni jumlah barang dikalikan harga satuan pada beberapa model pengendalian harga berang tidak termasuk dalam pertimbangan penentuan keputusan persediaan secara langsung, namun harga barang menjadi dasar pertimbangan dalam investasi yang akan dilakukan perusahaan, hal ini terkait dengan aktiva lancar perusahaan
82
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Gambar 7.2 Ilustrasi Harga Pembelian Sumber : https://mentari.news/2017/07/hari-belanja-diskon-indonesia-gandeng-500-merek-lokal-dan-global/
2. Biaya Pemesanan (Ordering Cost/Procurement Cost) Biaya yang dikenakan perusahaan untuk mendatangkan barang atau membeli produk dari pemasok, melalui kegiatan pemesanan baik pemesanan langsung maupun pemesanan tidak langsung. Biaya pemesanan tidak dipengaruhi dengan jumlah barang yang akan dipesan, oleh karena itu biaya ini termasuk dalam katagori biaya tetap (fix cost). Besarnya biaya pemesanan dipengaruhi oleh beberapa hal misalnya frekuensi pemesanan, proses pemesanan dan lain-lain yang meliputi sebagai berikut: 1) Pemrosesan pesanan (surat menyurat, plat form system, administrasi) 2) Sarana komunikasi (telepon, fax, internet, dsb) 3) Biaya dokumentasi/transaksi 4) Biaya packing atau pengepakan 5) Biaya expedisi atau pengiriman 6) Biaya pemeriksaan barang 7) Dan lain-lain
Gambar 7.3 Ilustrasi Proses Pemesanan Online Sumber : https://mediakonsumen.com/2018/12/21/surat-pembaca/sistem-tokopedia-mengalihkan-order-saya-ke-selleryang-tidak-senonoh
3. Biaya Penyiapan (Set Up Cost) Pada persediaan item barang tertentu, perusahaan melakukan proses produksi sendiri artinya perusahaan tidak melakukan pemesanan barang kepada pemasok. Sehingga akan timbul biaya-biaya untuk mempersiapkan kegiatan 83
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN proses produksi. Salah satunya adalah biaya set-up, dimana biaya tersebut termasuk dalam katagori biaya tetap (fix cost) karena tidak dipengaruhi oleh jumlah kuantitas produk yang akan dibuat. Biaya-biaya tersebut meliputi: a. Biaya set-up atau menyetel mesin sebelum digunakan. Biasanya untuk perusahaan job shop/job order dimana mesin-mesin yang digunakan general artinya satu mesin dapat digunakan untuk berbagai macam jenis produk, asalkan prosesnya sama misalnya mesin cutting, boring, spindle, stamping, banding, turning dan lain-lain, jika akan mengganti job/pekerjaan dengan tipe yang berbeda otomatis harus menyiapkan atau menyeting mesin terlebih dahulu b. Biaya persiapan gambar kerja, misalnya gambar 2D dan 3D, gambar rangkaian, dan lain-lain, biasanya dilakukan oleh riset and development perusahaan (RnD) dan engineering, c. Biaya perencanaan, baik perencanaan tenaga kerja, perencanaan material maupun penjadwalan yang dilakukan oleh perencana
Gambar 7.4 Ilustrasi Proses Perencanaan Sumber : https://beritagar.id/artikel/gaya-hidup/langkah-membangun-rumah-sendiri
4. Biaya Penyimpanan (Holding Cost/Carrying Cost) Biaya yang dikeluarkan perusahaan karena ada proses penanganan penyimpanan terhadap barang persediaan, barang-barang yang disimpan diantaranya barang material mentah, barang ½ jadi, barang work in process (WIP), barang sub-assembly, komponen (spare part), dan barang jadi (finished goods). Biaya simpan dinyatakan dalam biaya per unit/periode. Berikut ini yang termasuk dalam katagori biaya simpan: a. Biaya sarana dan prasarana, perusahaan harus membayar sejumlah uang guna menyiapkan sarana dan prasarana persediaan seperti sewa gedung, tagihan air bersih, tagihan listrik, kebersihan gudang, keamanan gudang, sarana pendingin ruangan baik di kantor maupun di area gudang dan lainlain. b. Biaya modal yang diinvestasikan ke dalam persediaan (opportunity cost) yakni biaya kesempatan, karena mengingat barang yang disimpan di gudang adalah asset yang tidak bergerak. Artinya perusahaan harus 84
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
c.
d.
kehilangan kesempatan untuk menggunakan modal atau asset tersebut untuk kegiatan yang lain. Biaya pajak dan asuransi barang persediaan, setiap barang yang disimpan di gudang seyogyanya harus memiiki asuransi yang berguna untuk mengcover jika terjadi sesuatu terhadap barang persediaan tersebut, misalnya terjadi kebakaran, kebanjiran, perampokan, kerusakan yang disebabkan oleh faktor lain. Sehingga perusahaan tidak rugi. Biaya perawatan, meliputi seluruh kegiatan maintenance yang ada di area gudang seperti perawatan alat material handing crane, lift, ekskalator, forklift, hand pallet, dan lain-lain. Serta perawatan gedung dan peralatan yang ada di kantor gudang seperti komputer, pendingin ruangan, telpon, printer dan lain-lain.
Gambar 7.5 Ilustrasi Kegiatan Penyimpanan di Gudang Sumber: https://www.arthanugraha.com/10-tipe-gudang-berdasarkan-karakteristik-penyimpanan/
5. Biaya kekurangan persediaan (Stock Out) Biaya yang timbul akibat perusahaan tidak memiliki stok yang cukup saat terjadi permintaan, bahkan sampai kehabisan stok, sehingga menimbulkan kekecewaan dari pelanggan yang akhirnya pelanggan pindah ke perusahaan lain yang merupakan saingannya. Pedoman menghitung biaya stock out didasarkan hal-hal sebagai berikut: a. Kehilangan penjualan yang berakibat kehilangan pelanggan, hal ini akan terjadi akibat konsumen kecewa dengan pelayanan perusahaan, dimana barang yang diminta tidak sesuai dengan yang disediakan. Baik jenis barang maupun kuantitas barang, sehingga risiko pelanggan pindah ke perusahaan pesaing semakin besar. Hal itu sangat merugikan perusahaan. Kerugian dapat dihitung dari keuntungan yang hilang dari sejumlah permintaan konsumen yang tidak terpenuhi, atau biaya ganti rugi berupa pinalti kepada konsumen. b. Waktu pemenuhan, jika gudang kosong selama periode tertentu, akan mengakibatkan terhambatnya proses produksi sehingga, produktivitas menurun serta banyak mesin yang menganggur. Waktu lamanya mesin menganggur menyebabkan kerugian waktu dan produktivitas. c. Biaya ekspedisi khusus, karena waktu pemenuhan yang terbatas, sedangkan konsumen menginginkan barangnya datang tepat waktu, agar 85
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
d.
tidak mengecewakan pelanggan akhirnya perusahaan harus menggunakan ekspedisi khusus misalnya ekspedisi paket kilat yang harganya lebih mahal dari harga normal, asalkan barang terkirim tepat waktu kepada konsumen. Biaya tenaga kerja lembur, untuk mengejar pemenuhan kebutuhan pelanggan yang disebabkan kehabisan stok persediaan, perusahaan harus menambah jam kerja di luar kerja aktif atau istilahnya kerja lembur, hal ini dilakukan agar kebutuhan pelanggan tetap terpenuhi baik kuantitas dan waktu pengiriman, hal ini akan menambah biaya operasional produksi.
B. Model Pengendalian Persediaan EOQ Sederhana Berdasarkan pada keterangan biaya-biaya di atas, secara umum biaya-biaya dapat diklasifikasikan ke dalam dua jenis, yakni biaya tetap (fix cost) dan biaya tidak tetap (variable cost). Dengan adanya perbedaan jenis biaya tersebut maka perbedaan jumlah unit yang akan diproduksi mengakibatkan total biaya (total cost) menjadi berbeda pula, terutama fix cost, meskipun perusahaan membuat produk dengan jumlah yang berbeda misalnya, 10 unit, 100 unit bahkan 1000 unit, beban biaya fix cost cenderung sama. Namun akan berbeda jika fix cost dibebankan pada biaya produksi per unit (“fix cost” dibagi “jumlah unit” yang diproduksi) Awalnya biayanya tetap menjadi tidak tetap (variable cost) sesuai dengan jumlah unit yang diproduksi. Sehingga semakin banyak jumlah unit yang dibuat total cost cinderung semakin kecil. (Baroto. T. 2002). Berdasarkan dasar pertimbangan biaya tetap dan biaya tidak tetap tersebut Ford.W. Harris pada tahun 1914 mengembangkan model untuk menghitung jumlah optimal pemesanan barang, yang memiliki biaya minimum atau yang kita kenal dengan istilah economic order quantity EOQ. Model Economic order quantity (EOQ) memiliki asumsi-asumsi sebagai berikut (Baroto, 2002): 1. Besarnya permintaan terhadap suatu produk diketahui dengan pasti Artinya permintaan barang baik kepada supplier maupun di dalam produksi internal jumlahnya diketahui, jumlah permintaan dapat dihitung dari peramalan atau pesanan dari konsumen. 2. Permintaan cenderung konstan selama periode persediaan Jumlah permintaan selama periode persediaan cenderung tetap atau fluktuatifnya mendekati nilai rata-rata. 3. Semua Item yang dipesan dikirim sesuai dengan jumlah pesanan Jumlah pengiriman barang dari supplier dikirim sesuai dengan jumlah pesanan yang diminta perusahaan dan dikirim sekaligus tidak bertahap, hal ini akan berpengaruh pada biaya penyimpanan barang. 4. Lead time (waktu tunggu) pasti Jarak waktu tunggu mulai dari proses pesan, barang diproses sampai dengan barang pesanan sampai ke konsumen waktunya pasti tidak berubah-ubah. Dengan kata lain barang pesanan akan dikirim sesuai dengan lead time yang sudah disepakati di awal. 5. Semua biaya diketahui dan bersifat pasti Artinya biaya yang berpengaruh terhadap EOQ baik biaya tetap maupun biaya
86
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN variable sifatnya pasti dan tetap selama periode persediaan. Biaya-biaya tersebut meliputi biaya pemesanan, biaya penyimpanan, harga barang, dan lain-lain. 6. Kekurangan persediaan (Stock Out) tidak diizinkan Diasumsikan selama periode persediaan tidak terjadi kekurangan persediaan, misalnya tidak terjadi pengerjaan ulang (re-work) sehingga mengakibatkan persediaan digunakan lebih banyak dan lebih cepat dari estimasi sebelumnya. Atau bisa dikarenakan persediaan rusak pada saat proses penyimpanan dikarenakan suatu hal. 7. Tidak ada diskon dalam tingkat kuantitas pemesanan Asumsi ini hanya berlaku pada model EOQ biaya tetap, dimana besarnya diskon dari supplier/vendor tidak diperhitungkan. Berbeda dengan model EOQ quantity discounts yang memperhitungkan besarnya diskon dalam perhitungan EOQ Berdasarkan asumsi-asumsi di.atas, maka grafik persediaan model ini berbentuk seperti gergaji, lihat Gambar 7.7.
Gambar 7.6 Grafik Persediaan Model EOQ Sumber : Pengolahan data pribadi
Berdasarkan grafik di atas pada sumbu horizontal menunjukkan periode waktu economic order quantity, yakni periode mulai dari 1 s/d 24 (week), Sedangkan pada sumbu vertical menunjukkan jumlah persediaan di gudang (tingkat persediaan Q = 500 unit, rata-rata persediaan Q/2 = 250 unit). Grafik menunjukkan persediaan berkurang dalam jumlah yang sama dari waktu ke waktu (100 unit/periode) artinya setiap periode waktu bertambah maka persediaan berkurang sebesar 100 unit. Kemudian jika persediaan mencapai nol, pesanan untuk lot/batch baru telah diterima tepat waktu sesuai dengan lead time dan jumlah yang sesuai dengan pesanan (Q = 500 unit, dengan lead time = 5 week), sehingga persediaan naik lagi sejumlah Q, begitu seterusnya sampai periode persediaan itu berakhir (Harjanto. E. 1997).
87
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN Model persediaan economic order quantity EOQ dapat ditunjukkan dengan model rumus EOQ dan model perhitungan tabel. Berikut ini merupakan formulasi matematis perhitungan EOQ. Model EOQ (Herjanto, E. 1997): a. Biaya Pemesanan Per Tahun (Total Order Cost) Merupakan total biaya pemesanan selama periode 1 tahun, yakni frekuensi pemesanan selama satu tahun dikalikan dengan biaya order per pemesanan dapat diformulasikan sebagai berikut: Keterangan: Q = EOQ
....................................................................................................(7.1)
= economic order quantity jumlah pemesanan optimal (unit) TOC = total order cost biaya pemesanan per tahun (Rp./ tahun) OC = order cost biaya pemesanan (Rp./pesan) b.
Biaya Penyimpanan Per Tahun (Total Holding Cost) Merupakan total biaya penyimpanan selama periode 1 tahun, yakni ratarata kebutuhan selama satu tahun dikalikan dengan biaya peyimpanan selama periode satu tahun, dapat diformulasikan sebagai berikut: Keterangan: Q = EOQ
.....................................................................................................(7.2)
= economic order quantity jumlah pemesanan optimal (unit) THC = total holding cost biaya penyimpanan per tahun (Rp./unit/tahun) HC = holding cost biaya penyimpanan (Rp./unit/ periode) c.
Biaya Total Per Tahun (Total Cost) Total biaya yang harus dibebankan perusahaan untuk memenuhi persediaan selama periode perencanaan satu tahun, yakni diperoleh dari dari menjumlahkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan selama periode satu tahun. dapat diformulasikan sebagai berikut: TC = TOC + THC + ....................................................(7.3) Keterangan: TC = total cost biaya total persediaan selama satu tahun (Rp./ tahun)
d.
88
Economic Order Quantity EOQ/Q Merupakan jumlah optimal pemesanan yang dihitung berdasarkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. EOQ didapatkan dari persamaan fungsi total order cost = total holding cost, dapat dirumuskan sebagai berikut:
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
=
=
Keterangan: Q = EOQ
= ....................................................(7.4)
= Economic order quantity jumlah pemesanan optimal (unit) OC = order cost biaya pemesanan (Rp./order) D = demand permintaan produk pada periode tertentu (unit/periode) HC = holding cost biaya penyimpanan (Rp./unit/ periode) Contoh Kasus 01 CV Budi Jaya Makmur merupakan perusahaan yang bergerak di bidang elektronika, yakni memproduksi speaker aktif, berbagai macam jenis untuk dikirim ke konsumen baik dalam negeri maupun ke luar negeri. Kebutuhan komponen woofer 12’ untuk periode satu tahun (365 hari) sebanyak 12.000 unit, dengan harga komponen adalah Rp. 150.000,-/unit. Kemudian untuk biaya pemesanan sebesar Rp. 65.000,-/pesan. Sedangkan biaya penyimpanan sebesar 5 % dari harga produk (unit/tahun). Berdasarkan kasus tersebut, hitunglah… 1. Jumlah pemesanan yang optimal EOQ 2. Total order cost per satu tahun 3. Total holding cost per satu tahun 4. Total cost per satu tahun Penyelesaian: Diketahui, 1 thn = 365 hari C = Rp.150.000,-/unit D = 12.000 unit/tahun OC = Rp. 65.000/pemesanan HC = 2 % dari C Rp.3.000,-/unit/tahun a.
Economic Order Quantity
89
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Jadi jumlah pemesanan optimal CV. Budi Jaya Makmur adalah 721 unit b.
Total Order Cost , dimana frekuensi pemesanan dalam 1 tahun dihitung, cost adalah.
= 16, 643 = 17 kali pemesanan, maka total order
Jadi total biaya pemesanan selama periode satu tahun CV. Budi Jaya Makmur sebesar c.
Total Holding Cost
Jadi total biaya peyimpanan selama periode satu tahun CV. Budi Jaya Makmur sebesar d.
Total Cost + + Jadi total biaya yang dibutuhkan selama periode satu tahun CV. Budi Jaya Makmur sebesar
Model persediaan economic order quantity EOQ juga bisa ditunjukkan dengan model perhitungan tabel, Tabel 7.1 melalui pendekatan trial and error, yakni menghitung dan membandingkan biaya-biaya yang timbul (total order cost, total holding cost, total cost) pada sistem persediaan pada setiap kemungkinan frekuensi pemesanan yang dilakukan dalam periode satu tahun. Misalnya selama satu tahun perusahaan melakukan pemesanan sebanyak 1 kali, 2 kali, 3 kali dan seterusnya. Berdasarkan model perhitungan tersebut dipilih frekuensi pemesanan yang menghasilkan total biaya paling rendah. 90
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN Perhitungan biaya-biaya persediaan seperti total order cost, total holding cost, total cost berdasarkan formulasi yang dibahas sebelumnya. Dengan rumus formulasi berturut-turut 7.1, 7.2, dan 7.3. Berikut contoh model tabel hasil perhitungan economic order quantity, kasus sesuai dengan contoh kasus 01 Tabel 7.1 Contoh Perhitungan EOQ Model Tabel PERIODE SATU TAHUN Frekuensi Jumlah Persediaan Total Biaya Total Biaya Biaya Total Pemesanan Pesanan Rata-rata Pemesanan Penyimpanan (TC) (F) (EOQ) (Q/2) (TOC) (THC) 1
12,000
6,000
65,000
18,000,000
18,065,000
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
6,000 4,000 3,000 2,400 2,000 1,714 1,500 1,333 1,200 1,091 1,000 923 857 800 750 706 667 632 600
3,000 2,000 1,500 1,200 1,000 857 750 667 600 545 500 462 429 400 375 353 333 316 300
130,000 195,000 260,000 325,000 390,000 455,000 520,000 585,000 650,000 715,000 780,000 845,000 910,000 975,000 1,040,000 1,105,000 1,170,000 1,235,000 1,300,000
9,000,000 6,000,000 4,500,000 3,600,000 3,000,000 2,571,429 2,250,000 2,000,000 1,800,000 1,636,364 1,500,000 1,384,615 1,285,714 1,200,000 1,125,000 1,058,824 1,000,000 947,368 900,000
9,130,000 6,195,000 4,760,000 3,925,000 3,390,000 3,026,429 2,770,000 2,585,000 2,450,000 2,351,364 2,280,000 2,229,615 2,195,714 2,175,000 2,165,000 2,163,824 2,170,000 2,182,368 2,200,000
Sumber : Data pengolahan pribadi
Berdasarkan tabel EOQ diatas beberapa analisis dan kesimpulan yang dapat diambil diantaranya adalah sebagai berikut: a. Frekuensi pemesanan yang optimal adalah 17 kali, karena menghasilkan total biaya paling minimum dibandingkan dengan yang lainnya, yaitu biaya total yang harus dikeluarkan PT Budi Jaya Makmur sebesar Rp. 2. 163.824,- selama satu tahun. b. Jumlah pemesanan optimum sebesar 706 unit/pemesanan, dimana total biaya pemesanan sebesar Rp. 1.105.000,- per tahun, dan total biaya penyimpanan sebesar Rp. 1.058.824,- per tahun. Selain itu model perhitungan persediaan EOQ model tabel juga bisa ditunjukkan dengan model grafik, berikut grafik hubungan antara biaya-biaya persediaan terhadap frekuensi pemesanan. 91
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
a.
Hubungan antara total biaya pemesanan terhadap frekuensi pemesanan
Gambar 7.7 Frekuensi Pemesanan vs Total Order Cost Sumber : Data pengolahan pribadi
Berdasarkan grafik gambar 7.7. di atas, total biaya pemesanan cenderung naik, secara linier semakin tinggi frekuensi pemesanan maka total biaya pemesanan semakin mahal. b. Hubungan antara total biaya penyimpanan terhadap frekuensi pemesanan
Gambar 7.8 Frekuensi Pemesanan vs Total Holding Cost Sumber : Data pengolahan pribadi
Berdasarkan grafik gambar 7.8. total biaya penyimpanan biayanya cenderung turun secara linier, yakni semakin tinggi unit yang disimpan maka total biaya simpan semakin murah.
92
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
c. Hubungan antara total biaya terhadap frekuensi
Gambar 7.9 Frekuensi pemesanan vs Total Cost Sumber : Data pengolahan pribadi
Berdasarkan grafik gambar 7.9. di atas, menunjukkan jika grafik cenderung turun secara linier pada tingkat frekuensi tertentu (17) lalu perlahan mulai naik sampai tingkat frekuensi 20.
CAKRAWALA
Gambar 7.10 Ilustrasi Production Planning Inventory Control PPIC Sumber: https://spinsinergi.id/production-planning-inventory-control/
PPIC merupakan salah satu departemen di perusahaan manufaktur yang berfungi merencanakan segala hal terkait proses produksi, mulai dari perencanaan penjadwalan produksi, mesin dan peralatan produksi, penentuan human resource, estimasi perhitungan raw material, work in process, finished goods, dan material 93
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CAKRAWALA pendukung lainnya guna menjamin proses produksi berjalan dengan lancar dan terkendali. Secara umum tugas dari departemen PPIC adalah sebagai berikut: 1. Menerima order atau pemesanan dari bagian marketing, lalu memastikan order tersebut dikerjakan di produksi hingga selesai dan dikirim ke konsumen tepat waktu 2. Membuat laporan terkait level of material yakni status barang yang ada di lingkungan produksi misalnya barang WIP, maupun di gudang (raw material dan finised goods) Untuk menjadi PPIC di perusahaan seseorang harus memiliki skill analisis yang tinggi, learning people, dan sistematis karena seorang PPIC dituntut untuk peka terhadap perkembangan yang ada di lapangan dengan permasalahan yang kompleks dan tidak menentu.https://ipqi.org/memahami-fungsi-ppicproduction-planning-inventory-control/
JELAJAH INTERNET Untuk lebih memahami tentang peran PPIC dalam aktivitas bisnis di perusahaan silakan pelajari artikel berikut dengan judul “Production Planning Control sebagai jantung utama pabrik/industry” Link artikel. https://ipqi.org/memahami-fungsi-ppicproduction-planning-inventory-control-sebagai-jantungutama-pabrik-industri/
RANGKUMAN Menurut Groebner tahun 1992. Persediaan merupakan sumber daya (resource) yang dimiliki oleh perusahaan dan disimpan untuk mengantisipasi terhadap pemenuhan suatu permintaan. Atau dapat diartikan sebagai barang material, komponen, produk ½ jadi, dan produk jadi yang tersedia di gudang (on hand inventory) menunggu untuk dijual ke konsumen atau digunakan untuk proses produksi. Agar persediaan berjalan dengan semestinya, artinya sanggup menyuplai permintaan konsumen dan juga produksi, namun biaya yang dikeluarkan optimal, maka perhitungan persediaan menggunakan metode EOQ. Menurut Kusuma, H (1999) EOQ merupakan tingkat pemesanan yang meminimasi biaya persediaan secara keseluruhan, biaya-biaya tersebut meliputi biaya tetap maupun biaya variabel yang melekat pada sistem persediaan, dengan 94
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
RANGKUMAN tujuan agar kuantitas persediaan yang dipesan baik dan total biaya persediaan dapat diminimalkan selama periode perencanaan produksi. Menurut Baroto, T. (2002) biaya-biaya persediaan secara umum terdiri dari sebagai berikut: 1. Ongkos pembelian barang, 2. Ongkos pemesanan, 3. Ongkos penyiapan (set up), 4. Ongkos penyimpanan 5. Ongkos yang timbul akibat kekurangan persediaan Model Economic order quantity (EOQ) memiliki asumsi-asumsi sebagai berikut: 1. Besarnya permintaan terhadap suatu produk diketahui dengan pasti 2. Permintaan cenderung konstan selama periode persediaan 3. Semua item yang dipesan dikirim sesuai dengan jumlah pesanan 4. Lead time (waktu tunggu) pasti 5. Biaya diketahui dan bersifat pasti 6. Kekurangan persediaan (Stock Out) tidak diizinkan 7. Tidak ada diskon dalam tingkat kuantitas pemesanan
Model formulasi persediaan metode EOQ, sebagai berikut: 1. Biaya pemesanan per tahun (total order cost) 2. Biaya penyimpanan per tahun (total holding cost)
3. Biaya total per tahun (total cost) + 4. Economic order quantity EOQ/Q
Keterangan: Q = EOQ = Economic order quantity (unit) OC = order cost (Rp./order) D = demand (unit/periode) HC = holding cost (Rp./unit/periode) TC = total cost (Rp./tahun) THC = total holding cost (Rp./unit/tahun) TOC = total order cost (Rp./tahun)
95
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
TUGAS MANDIRI Setelah mempelajari model persediaan metode economic order quantity EOQ model sederhana pada bab VII dan juga pada teori-teori persediaan yang lain pada bab sebelumnya, jelaskan dan gambarkan grafik model persediaan yang menunjukkan hubungan antara EOQ, SS dan ROP berdasarkan contoh soal 01! Setelah mempelajari model persediaan metode economic order quantity EOQ model sederhana pada bab VII dan juga pada teori-teori persediaan yang lain pada bab sebelumnya, jelaskan dan gambarkan grafik model persediaan yang menunjukkan hubungan antara EOQ, SS dan ROP berdasarkan contoh soal 01!
PENILAIAN AKHIR BAB Jawablah soal-soal di bawah ini dengan baik dan benar! 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan biaya tetap (fix cost) dan biaya tidak tetap (variable cost) pada sistem persediaan! 2. Sebutkan biaya-biaya apa saja yang timbul pada sistem persediaan di perusahaan manufaktur! 3. Jelaskan definisi dari beberapa istilah berikut: 1. Economic Order Quantity 2. Holding cost 3. Order cost 4. Sebutkan asumsi-asumsi yang digunakan pada perhitungan EOQ model sederhana! 5. PT Budi Jaya Makmur merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang furniture yang memproduksi daun pintu untuk perumahan, hotel dan apartemen di daerah Jakarta. Mengingat operator produksi sering kali kehabisan bahan cat, saat produksi sehingga proses produksinya terganggu. Perusahaan ini ingin menghitung kebutuhan cat dasar selama satu tahun ke depan dengan optimal. Jika diketahui kebutuhan cat per tahun adalah 1.200 kg, harga satuan cat dasar adalah Rp. 25.500,- per kg, biaya penyimpanan sebesar 2 % dari harga satuan, serta biaya pemesanan sebesar Rp. 35.000,per pesan, hitunglah: 1. Berapa ukuran pemesanan yang optimal? 2. Hitung masing-masing biaya penyimpanan dan biaya pemesanan berdasarkan ukuran pemesanan yang optimal! 3. Berapa total biaya yang dikeluarkan perusahaan selama satu tahun?
96
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
REFLEKSI 1. Berdasarkan materi model persediaan metode economic order quantity EOQ yang dijelaskan pada bab ini, apakah Anda sudah memahami dan mengerti setiap bab demi bab yang ditulis? 2. Sebutkan kesulitan-kesulitan apa saja yang Anda dapatkan saat mempelajari materi metode economic order quantity EOQ tersebut? 3. Apakah bahasa yang digunakan pada bab ini sudah sesuai dengan diri Anda, apakah mudah dipahami ataukah berbelit-belit dan sebagainya? 4. Untuk menambah wawasan pengetahuan, carilah referensi dari buku-buku yang lain, sebagai pembanding lalu diskusikan dengan teman-teman dan juga dengan guru-guru Anda. Semoga sukses!!
97
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
BAB VIII
PENGENDALIAN PERSEDIAAN DENGAN METODE ABC BAB VIII PENGENDALIAN PERSEDIAAN DENGAN METODE ABC
TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan dari pembelajaran pengendalian persediaan metode ABC sebagai berikut: 1. Peserta didik mampu memahami konsep pengendalian persediaan dengan metode ABC. 2. Peserta didik mampu mengelompokkan item-item persediaan ke dalam levellevel berdasarkan metode ABC. 3. Peserta didik mampu mengolah data perhitungan metode ABC. 4. Perserta didik mampu menganalisis perlakuan-perlakuan terhadap masingmasing level dari
PETA KONSEP
METODE ABC
Pengertian Metode ABC Prinsip Dasar Metode ABC
Tujuan dan Manfaat Metode ABC Prosedur Pelaksanaan Metode ABC
KATA KUNCI Persediaan, Metode ABC, Demand (permintaan), Harga satuan, Level persedian, Klasifikasi
98
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENDAHULUAN Tingkat persediaan di perusahaan harus dikelola pada level yang optimum. Hal ini berdampak pada biaya dan risiko-risiko yang akan timbul jika persediaan terlalu tinggi maupun terlalu rendah, misalnya jumlah persediaan terlalu tinggi (overstock) akan menimbulkan besarnya modal yang harus di investasikan perusahaan, selain itu jika persediaan overload dari kapasitas gudang risiko kerusakan dan kehilangan barang di gudang semakin besar. Namun jika jumlah persediaan terlalu rendah (low-stock) atau bahkan sampai kehabisan persediaan (stock-out) akan menimbulkan beberapa resiko diantaranya terganggunya proses produksi, pengiriman barang ke konsumen terlambat, kehilangan penjualan bahkan hingga kehilangan pelanggan, semua itu karena kehabisan stock persediaan, sehingga tidak bisa men-suplay dengan baik. Permasalahan yang dijelaskan diatas dapat diatasi dengan beberapa cara diantaranya adalah dengan mementukan jumlah pembelian optimum dengan biaya yang minimum (Economic Order Quantity), menentukan titik pemesanan kembali dengan melihat persediaan di gudang (Re Order Point) serta menentukan stok persediaan pengaman (Safety Stock) untuk memberikan jaminan kepada perusahaan yakni stock selalu tersedia, meskipun supplier terlambat melakukan pengiriman, atau dengan sebab-sebab yang lainnya. Namun dalam menentukan stock pengaman (safety stock) perusahaan harus memilih dengan cermat item-item apa saja yang perlu diprioritaskan terlebih dahulu dan diperhatikan secara ketat, artinya tidak semua item diperlakukan secara general (sama rata) terkait jumlah persediaannya, cara penangannya bahkan cara penjagannya, hanya item-item tertentu yang diprioritaskan saja, agar investasi yang dikeluarkan perusahaan dapat ditekan dan dikendalikan secara optimal. Setiap persediaan memiliki nilai dan tingkat kepentingan yang berbeda-beda, sehingga perlu adanya klasifikasi atau pengelompokkan agar perusahaan bisa fokus untuk memilih dan memprioritaskan mana saja item persediaan yang harus di kontrol lebih ketat dan mana saja item persediaan yang dikontrol lebih longgar Salah satu teknik analisis persediaan yang sering digunakan adalah teknik ABC, merupakan suatu sistem atau prosedur sederhana yang dapat dipergunakan untuk mengisolasi barangbarang yang memerlukan perhatian khusus dalam hal pengendalian persediaan Gazpersz, (2001). Secara umum metode ABC membagi persediaan menjadi 3 level, yakni level A, pengawasan lebih intensif / ketat bisa dilakukan minimal 1 bulan sekali, tiap minggu atau bahkan setiap hari di kontrol, Level B, pengawasan normal bisa dilakukan dalam rentang 3 Gambar 8.1 Ilustrasi Gudang bulanan, 2 bulanan, atau 1 bulanan Sumber:https://www.kompasiana.com/reza_ hermawanyadi/593e3f0b127f619e2db6c78a/peranan-gudang- tergantung kebutuhan perusahaan dalam-logistik-dan-rantai-pasok dan Level C, pengawasan longgar bisa dilakukan dalam rentang 1 tahun.
99
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN Materi yang akan dibahas pada bab ini secara ringkas terdiri dari pengertianpengertian metode ABC, prinsip dan dasar pertimbangan metode ABC, tujuan dari mengelompokkan item-item persediaan dengan metode ABC, prosedur pembuatan klasifikasi item-item persediaan dengan metode ABC, serta mampu menyelesaikan kasus-kasus yang terkait dengan permasalahan persediaan dengan metode ABC. Berikut penjelasan lebih detailnya. A. Pengertian Metode ABC Pengendalian persediaan metode ABC merupakan prosedur sederhana yang digunakan untuk mengisolasi barang-barang persediaan. Tujuan dari isolasi adalah untuk menentukan barang-barang mana saja yang perlu mendapat perhatian khusus dari manajemen dan barang-barang mana saja yang perhatiannya longgar. Metode ini biasanya untuk perusahaan yang memiliki barang-barang dengan jenis yang sangat kompleks dan penggunaan yang berbeda-beda (Assaury,1999) Berdasarkan klasifikasi persediaan dengan metode ABC, barang-barang yang memiliki persentase tertinggi yakni baik dari segi harga barang dan penggunaan barang digolongkan ke dalam kelas A, persediaan yang bernilai sedang digolongkan ke dalam kelas B, dan persediaan yang benilai rendah digolongkan ke dalam kelas C. jika item-item persediaan digolongkan dalam masing-masing kelas secara otomatis perlakuan atau kebijakan terhadap masing-masing kelas juga berbeda tergantung dari kebijakan perusahaan (Kusuma, H. 1999).
Gambar 8.2 Ilustrasi Metode ABC Sumber: https://akuntansiterapan.com/2014/02/17/activity-based-costing/
A. Dasar Prinsip Metode ABC Vilfredo Pareto (1848-1923) seorang ekonom dan sosiolog asal Italia mengemukakan bahwa sebagian ongkos yang besar disebabkan oleh sejumlah kecil item, atau istilah umumnya disebut Hukum Pareto yang berbunyi “Distribusi sebagian pendapatan perusahaan (85%) terpusat pada sebagian kecil individu (15%) dari total populasi” Hukum ini juga berlaku pada sistem persediaan, dimana sebagian kecil item-item persediaan menyebabkan sebagian besar ongkos-ongkos persediaan bilamana item-item tersebut memiliki nilai (value), biaya serta frekuensi penggunaan yang tinggi. Jika item-item tersebut dikendalikan secara tepat akan berdampak pada biaya-biaya persediaan yang ditimbulkan, perusahaan selalu menginginkan biaya-biaya persediaan dapat ditekan secara efektif. (Kusuma, H. 1999). 100
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN Pertimbangan-pertimbangan yang mendasari pengelompokkan item-item persediaan diantaranya adalah: 1. Biaya persediaan Biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk melakukan kegiatan persediaan suatu item barang meliputi biaya pemesanan, biaya penyimpanan, biaya pembelian dan lain-lain 2. Frekuensi penggunaan persediaan Semakin tinggi frekuensi pemakaian item-item persediaan maka semakin besar pula nilai (value) barang tersebut. Hal ini dikarenakan kebutuhan item barang tersebut tinggi, sehingga perusahaan mengeluarkan investasi besar agar item barang tersebut selalu tersedia saat dibutuhkan. 3. Risiko yang terjadi jika kehabisan Hal ini terkait dengan akibat atau risiko yang ditimbulkan apabila item barang persediaan habis di saat proses produksi masih berjalan (bahan mentah), atau proses pengiriman kepada konsumen (bahan jadi). Apakah memiliki pengaruh yang signifikan, pengaruhnya sedang-sedang saja atau bahkan tidak berpengaruh sama sekali. Misalnya bahan baku utama dan bahan baku pembantu atau penolong. 4. Waktu tunggu pemesanan Waktu tunggu pemesanan juga menjadi faktor pertimbangan dalam penentuan metode ABC, hal ini dikarenakan masing-masing item barang memiliki lead time yang berbeda-beda tergantung dari supplier atau vendor dari item barang tersebut, misalnya jika suatu komponen hanya diproduksi oleh supplier perusahaan di luar negeri (barang impor) biasanya lead time pemesanan barang lebih lama dibandingkan dengan komponen yang diproduksi oleh supplier di dalam negeri. Hal ini harus menjadi pertimbangan perusahaan agar mengatur bagaimana caranya item komponen tersebut tidak telat. B. Tujuan Metode ABC Menurut Gaspersz, (2001) tujuan dari pengelompokan item-item persedian dengan metode ABC, memiliki beberapa hal diantaranya sebagai berikut: 1. Menentukan frekuensi perhitungan persediaan, item barang yang masuk katagori kelas A harus ditinjau lebih sering dalam hal akurasi catatan inventory dibandingkan dengan barang-barang yang masuk dalam katagori kelas B dan C, hal ini dapat diaplikasikan pada kegiatan stock opname khusus item-item barang kelas A harus lebih sering dilakukan stock opname secara periodik. 2. Prioritas rekayasa (engginering) atau kegiatan produksi difokuskan pada material-material item barang kelas A dan B dibandingkan dengan kelas C 3. Prioritas pembelian seharusnya difokuskan pada barang-barang yang masuk dalam katagori kelas A yakni barang-barang yang harga dan frekuensi penggunaannya sangat tinggi. 4. Keamanan, untuk menjaga item barang kelas A dan B agar lebih aman, maka seharusnya disimpan dalam ruangan terkunci untuk mencegah kehilangan, kerusakan atau pencurian. Hal ini dikarenakan item-item barang pada kelas A dan B, memiliki nilai (value) yang lebih tinggi dibandingkan dengan kelas C atau kelas yang lainnya. 101
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN 5. Sistem pengisian kembali (replenishment systems), untuk barang-barang yang masuk katagori kelas A dan B harus dilakukan dengan metode yang tepat dan pencatatannya membutuhkan ketelitian yang tinggi dibandingkan dengan barang-barang yang masuk katagori kelas C. C. Prosedur Pelaksanaan Metode ABC Prosedur untuk mengelompokkan material-material persediaan ke dalam kelas A, B, dan C, yaitu sebagai berikut (Gaspersz, 2001): 1. Tentukan volume penggunaan per periode waktu (biasanya per tahun) dari item barang persediaan yang ingin diklasifikasikan. Buatlah tabel dengan kolom 1 = nama material, kolom 2 = volume pemakaian (demand) per tahun, kolom 3 = harga satuan untuk masing-masing material, kolom 4 = harga satuan, kolom 5 = total harga, kolom 6 = persentase, kolom 7 = akumulasi persentase dan kolom 8 = keterangan, seperti pada tabel dibawah ini. Tabel 8.1. Format Tabel Perhitungan Metode ABC 1
2
3
4
5
6
7
8
No
Item Barang
Demand
Harga Satuan
Total Harga
Persentase %
Akumulasi %
Keterangan
Sumber : Pengolahan Data Pribadi
2. Kalikan volume penggunaan (demand) per tahun (kolom 3), dengan masingmasing harga satuan dari material persediaan (kolom 4) untuk memperoleh nilai total penggunaan biaya per tahun (kolom 5) dari setiap item barang persediaan tersebut. (kolom 3 * kolom 4 = kolom 5) 3. Jumlahkan nilai total penggunaan biaya dari semua material persediaan itu untuk memperoleh nilai total penggunaan biaya agregat (akumulasi total biaya) 4. Bagi nilai total penggunaan biaya dari masing-masing item barang tersebut dengan nilai total penggunaan biaya agregat (akumulas total biaya), untuk menentukan persentase nilai total penggunaan biaya dari setiap material inventori tersebut (kolom 6) 5. Urutkan persentase dari masing-masing item barang itu dalam bentuk ranking persentase nilai total terbesar sampai terkecil (kolom 7) 6. Klasifikasikan material-material persediaan itu ke dalam kelas A, B, dan C dengan kriteria: 20% dari jenis material diklasifikasikan ke dalam kelas A, 30% dari jenis material diklasifikasikan ke dalam kelas B, dan 50% dari jenis material diklasifikasikan ke dalam kelas C (kolom 8). Dengan catatan persentase masingmasing kelas sesuai dengan kebijakan perusahaan.
102
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN D. Contoh Kasus Metode ABC PT Budi Jaya Makmur merupakan perusahaan yang memproduksi peralatan elektronik yang membuat berbagai macam peralatan elektronik seperti TV, Radio, Speacker, speaker aktif dan lain-lain, manajer gudang ingin menerapkan sistem persediaan yang optimal agar menekan biaya persediaan. Berikut data item material persediaan, harga satuan dan kebutuhan per tahun (demand). Tabel 8.2. Item Barang, Harga Satuan dan Demand No
Item Barang
Demand
Harga Satuan
1
H-0213
2569
Rp. 250
2
J-220
2000
Rp. 6,850
3
A-221
300
Rp. 627,500
4
A320
9050
Rp. 4,400
5
S-023
850
Rp. 1,800
6
F-502
865
Rp. 2,500
7
B-709
4800
Rp. 50
8
D-404
3500
Rp. 1,500
9
T-110
240
Rp. 1,605,000
10
R-303
128
Rp. 32,500
11
T-402
187
Rp. 7,950
12
C-220
500
Rp. 4,300
13
BX-020
300
Rp. 22,500
14
M-430
2450
Rp. 13,200
15
K-220
100
Rp. 750
Sumber: Data Pengolahan Pribadi
103
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN Tentukan item-item barang persediaan yang masuk pada katagori kelas A, B dan C! Penyelesaian: 1. Berikut hasil perhitungan total biaya dari permintaan selama satu tahun. Tabel 8.3 Hasil Perhitungan Total Biaya No
Item Barang
Demand
Total Harga
1
H-0213
2569
Rp250
Rp642,250
2
J-220
2000
Rp6,850
Rp13,700,000
3
A-221
300
Rp627,500
Rp188,250,000
4
A320
9050
Rp4,400
Rp39,820,000
5
S-023
850
Rp1,800
Rp1,530,000
6
F-502
865
Rp2,500
Rp2,162,500
7
B-709
4800
Rp50
Rp240,000
8
D-404
3500
Rp1,500
Rp5,250,000
9
T-110
240
Rp1,605,000
Rp385,200,000
10
R-303
128
Rp32,500
Rp4,160,000
11
T-402
187
Rp7,950
Rp1,486,650
12
C-220
500
Rp4,300
Rp2,150,000
13
BX-020
300
Rp22,500
Rp6,750,000
14
M-430
2450
Rp13,200
Rp32,340,000
15
K-220
100
Rp750
Rp75,000
Sumber: Data Pengolahan Pribadi
104
Harga Satuan
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN 2. Hasil perhitungan persentase untuk masing-masing item persediaan sebagai berikut: Tabel 8.4 Perhitungan Persentase No
Item Barang
Demand
Harga Satuan
Total Harga
Persentase %
1
H-0213
2569
Rp250
Rp642,250
0.094%
2
J-220
2000
Rp6,850
Rp13,700,000
2.004%
3
A-221
300
Rp627,500
Rp188,250,000
27.532%
4
A320
9050
Rp4,400
Rp39,820,000
5.824%
5
S-023
850
Rp1,800
Rp1,530,000
0.224%
6
F-502
865
Rp2,500
Rp2,162,500
0.316%
7
B-709
4800
Rp50
Rp240,000
0.035%
8
D-404
3500
Rp1,500
Rp5,250,000
0.768%
9
T-110
240
Rp1,605,000
Rp385,200,000
10
R-303
128
Rp32,500
Rp4,160,000
0.608%
11
T-402
187
Rp7,950
Rp1,486,650
0.217%
12
C-220
500
Rp4,300
Rp2,150,000
0.314%
13
BX-020
300
Rp22,500
Rp6,750,000
0.987%
14
M-430
2450
Rp13,200
Rp32,340,000
4.730%
15
K-220
100
Rp750
Rp75,000
0.011%
56.336%
Sumber: Data Pengolahan Pribadi
105
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN 3. Hasil rangking persentase untuk masing-masing item barang dari yang terbesar sampai terkecil Tabel 8.5 Perhitungan Persentase No
Item Barang
Demand
Total Harga
Persentase %
1
T-110
240
Rp1,605,000
Rp385,200,000
56.336%
2
A-221
300
Rp627,500
Rp188,250,000
27.532%
3
A320
9050
Rp4,400
Rp39,820,000
5.824%
4
M-430
2450
Rp13,200
Rp32,340,000
4.730%
5
J-220
2000
Rp6,850
Rp13,700,000
2.004%
6
BX-020
300
Rp22,500
Rp6,750,000
0.987%
7
D-404
3500
Rp1,500
Rp5,250,000
0.768%
8
R-303
128
Rp32,500
Rp4,160,000
0.608%
9
F-502
865
Rp2,500
Rp2,162,500
0.316%
10
C-220
500
Rp4,300
Rp2,150,000
0.314%
11
S-023
850
Rp1,800
Rp1,530,000
0.224%
12
T-402
187
Rp7,950
Rp1,486,650
0.217%
13
H-0213
2569
Rp250
Rp642,250
0.094%
14
B-709
4800
Rp50
Rp240,000
0.035%
15
K-220
100
Rp750
Rp75,000
0.011%
Sumber: Data Pengolahan Pribadi
106
Harga Satuan
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN 4. Hasil akumulasi persentase untuk kelas A, B dan kelas C Tabel 8.6 Akumulasi Persentase Kelas A, B dan C No
Item Barang
Demand
Harga Satuan
Total Harga
Persentase %
Akumulasi %
Ket
1
T-110
240
Rp1,605,000
Rp385,200,000
56.336%
56.336%
A
2
A-221
300
Rp627,500
Rp188,250,000
27.532%
27.532%
B
3
A320
9050
Rp4,400
Rp39,820,000
5.824%
C
4
M-430
2450
Rp13,200
Rp32,340,000
4.730%
C
5
J-220
2000
Rp6,850
Rp13,700,000
2.004%
C
6
BX-020
300
Rp22,500
Rp6,750,000
0.987%
C
7
D-404
3500
Rp1,500
Rp5,250,000
0.768%
C
8
R-303
128
Rp32,500
Rp4,160,000
0.608%
C
9
F-502
865
Rp2,500
Rp2,162,500
0.316%
10
C-220
500
Rp4,300
Rp2,150,000
0.314%
C
11
S-023
850
Rp1,800
Rp1,530,000
0.224%
C
12
T-402
187
Rp7,950
Rp1,486,650
0.217%
C
13
H-0213
2569
Rp250
Rp642,250
0.094%
C
14
B-709
4800
Rp50
Rp240,000
0.035%
C
15
K-220
100
Rp750
Rp75,000
0.011%
C
16.132%
C
Sumber: Data pengolahan pribadi
Berdasarkan hasil perhitungan tabel metode ABC diatas menunjukkan: a. Kelas A, terdiri dari satu item barang yakni T-110 dengan nilai persentase sebesar 56, 336% b. Kelas B, terdiri dari satu item barang yakni A-221 dengan nilai persentase sebesar 27, 532% c. Sedangkan kelas C, terdiri dari A-320; M-430; J-220; BX-020; D-404; R-303; F-502; C-220; S-023; T-402; H-0213; B-709 dan K-220 dengan total persentase sebesar 16,132%.
107
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CAKRAWALA
Gambar 8.3 Ilustrasi ERP Sumber: http://www.ptbsi.co.id/index.php/news/news/129-penggunaan-aplikasi-erp-optimalkan-gerak-rodabisnis-maskapai
ERP kepanjangan dari enterprise resource planning merupakan software untuk memudahkan pengelolaan manajemen bisnis perusahaan secara terintegrasi. Sistem ini mampu memberikan informasi secara realtime proses produksi dan berbagai macam transaksi perusahaan baik internal maupun eksternal yang sedang berlangsung, misalnya proses produksi, inventory, purchase order, employee payroll dsb. Keuntungan menggunakan sistem ERP diantaranya adalah: 1. Memberikan data secara global kondisi perusahaan trkait aktivitas-aktivitas secara berkala dan akurasi tinggi 2. Kontrol terhadap standart perusahaan dari seluruh bagian-bagian yang terlibat di system tersebut 3. Aktivitas bisnis yang utama seperti procure to pay, order to fulfillment, dan lead to cash dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem ERP 4. Meningkatkan pelayanan kepada konsumen misalnya dalam hal penagihan dan pembayaran yang bisa menggunakan fitur relationship tracking Sumber:http://www.ptbsi.co.id/index.php/news/news/129-penggunaanaplikasi-erp-optimalkan-gerak-roda-bisnis-maskapai
JELAJAH INTERNET Untuk menambah wawasan tentang manajemen pergudangan, silakan pelajari artikel berikut ini dengan judul “Manajemen Pergudangan dan Strategi Perencanaan Persediaan” Link internet:https://ipqi.org/manajemen-pergudangandan-strategi-untuk-perencanaan-barang/ atau dengan scan barcode disamping.
108
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
RANGKUMAN 1. Pengertian ABC Pengendalian persediaan metode ABC merupakan prosedur sederhana yang digunakan untuk mengisolasi barang-barang persediaan. Tujuan dari isolasi adalah untuk menentukan barang-barang mana saja yang perlu mendapat perhatian khusus dari manajemen dan barang-barang mana saja yang perhatiannya longgar. Metode ini biasanya untuk perusahaan yang memiliki barang-barang dengan jenis yang sangat kompleks dan penggunaan yang berbeda-beda (Assaury,1999) 2. Pertimbangan-Pertimbangan Metode ABC Hukum Pareto yang berbunyi “Distribusi sebagian pendapatan perusahaan (85%) terpusat pada sebagian kecil individu (15%) dari total populasi” Pertimbangan-pertimbangan yang mendasari pengelompokkan itemitem persediaan diantaranya adalah: a. Biaya persediaan b. Frekuensi penggunaan persediaan c. Risiko yang terjadi jika kehabisan d. Waktu tunggu pemesanan 3. Tujuan Metode ABC Tujuan dari adanya metode ABC adalah untuk mengelompokkan itemitem barang mana saja yang lebih diprioritaskan, prioritas tersebut meliputi: a. Menentukan frekuensi perhitungan inventory b. Menetukan prioritas engginering c. Menentukan prioritas pembelian d. Menentukan keamanan produk e. Menentukan keputusan investasi 4. Prosedur Pelaksanaan Metode ABC Prosedur untuk mengelompokkan material-material persediaan ke dalam kelas A, B, dan C, yaitu sebagai berikut (Gaspersz, 2001): a. Tentukan volume penggunaan per periode waktu (biasanya per tahun) b. Kalikan volume penggunaan (demand) per tahun, dengan masing-masing harga satuan dari material persediaan c. Akumulasi total biaya dapat dicari dengan menjumlahkan nilai total penggunaan biaya dari semua material persediaan d. Persentase nilai total dapat dihitung dengan cara membagi nilai total penggunaan biaya dari masing-masing item barang tersebut dengan nilai total penggunaan biaya agregat (akumulasi total biaya), e. Urutkan persentase dari masing-masing item barang itu dalam bentuk ranking persentase nilai total terbesar sampai terkecil f. 20% dari jenis material diklasifikasikan ke dalam kelas A, 30% dari jenis material diklasifikasikan ke dalam kelas B, dan 50% dari jenis material diklasifikasikan ke dalam kelas C.
109
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
TUGAS MANDIRI Setelah mempelajari salah satu sistem pengendalian persediaan yakni dengan matode ABC, silakan mencari referensi dari buku lain terkait dengan sistem pengendalian persediaan, diantaranya adalah sistem pengendalian Just In Time (JIT), sistem pengendalian persediaan Outsourcing dan sistem pengendalian bahan baku material resource planning (MRP), kemudian analisis dan bandingkan dari setiap metode tersebut terkait kelebihan maupun kelemahannya.
PENILAIAN AKHIR BAB Kerjakan tugas berikut ini dengan baik dan benar! 1. Sebutkan pengertian dari metode ABC! 2. Apakah faktor-faktor yang menjadi pertimbangan dalam menentukan klasifikasi item barang dengan metode ABC? 3. Sebutkan manfaat dari adanya klasifikasi item persediaan dengan metode ABC! 4. Diketahui data penjualan sparepart kendaraan motor di sebuah bengkel Budi Jaya Makmur selama periode satu tahuan adalah sebagai berikut,
Tentukan klasifikasi item sparepart di atas dengan metode ABC!
5. PT Eka Jaya merupakan perusahaan yang memproduksi peralatan elektronik yang membuat berbagai macam peralatan elektronik, manajer gudang ingin menerapkan sistem persediaan yang optimal agar menekan biaya persediaan. Berikut data item material persediaan, harga satuan dan kebutuhan per tahun.
110
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR BAB
Tentukan klasifikasi item barang diatas dengan metode ABC!
REFLEKSI 1. Berdasarkan materi sistem pengendalian persediaan dengan metode ABC yang dijelaskan pada bab ini, apakah Anda sudah memahami dan mengerti setiap bab demi bab yang ditulis? 2. Sebutkan kesulitan-kesulitan apa saja yang Anda dapatkan saat mempelajari materi sistem pengendalian persediaan dengan metode ABC tesebut! 3. Apakah bahasa yang digunakan pada bab ini sudah sesuai dengan diri Anda, apakah mudah dipahami ataukah berbelit-belit dan sebagainya? 4. Untuk menambah wawasan pengetahuan, carilah referensi dari buku-buku yang lain, sebagai pembanding lalu diskusikan dengan teman-teman dan juga dengan guru-guru Anda. Semoga sukses!
111
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
BAB IX
STOCK OPNAME BAB IX STOCK OPNAME
TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan dari pembelajaran kegiatan stock opname adalah sebagai berikut: 1. Peserta didik mampu memahami apa itu kegiatan stock opname perusahaan. 2. Peserta didik mampu mengetahui tujuan dan manfaat dari kegiatan stock opname 3. Peserta didik mampu mengetahui kapan saja dan frekuensi kegiatan stock opname harus dilakukan oleh perusahaan 4. Perserta didik mampu mengetahui dan melaksanakan prosedur kegiatan stock opname 5. Peserta didik mampu membuat laporan stock opname.
PETA KONSEP
STOCK OPNAME
Pengertian Stock Opname Tujuan Manfaat Stock Opname
Waktu melaksanakan Stock Opname Frekuensi melaksanakan Stock Opname Prosedur melaksanakan Stock Opname
KATA KUNCI Persediaan, Kartu stok (bin card), Stock opname, Accounting
112
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENDAHULUAN
Gambar 9.1 Ilustrasi kegiatan stock opname Sumber: https://ukirama.com/en/blogs/cara-dan-contoh-perhitungan-persediaan-akhir-tanpa-stok-opname-barang-digudang
Sering kali kegiatan pengendalian persediaan tidak berjalan lancar dikarenakan banyak hal, salah satunya adalah tidak balance antara stok di sistem (ERP) dengan stok fisik di lapangan (gudang), sehingga sering kali terjadi kekeliruan pemesanan oleh bagian inventory control (IC), baik itu kelebihan atau kekurangan kegiatan produksi teganggu. Faktor-faktor yang mempengaruhi ketidaksesuaian antara stock di sistem (ERP) dengan stock fisik di lapangan (gudang) diantaranya adalah adanya kerusakan barang material di gudang saat penyimpanan atau saat penanganan, kehilangan barang di gudang, kesalahan perhitungan operator, masa kadaluwarsa (expired) dan lain sebagainya. Untuk mengatasi hal tersebut biasanya perusahaan melakukan kegiatan perhitungan fisik secara manual dan mencocokkan dengan di sistem perusahaan, sehingga perusahaan mengetahui selisih atau perbedaan stock di gudang dengan stock fisik di lapangan. Kegiatan tersebut adalah stock opname yang akan dibahas lebih detail pada pembelajaran kali ini.
MATERI PEMBELAJARAN Materi yang akan dibahas pada bab ini secara ringkas terdiri dari: 1. Pengertian kegiatan stock opname, 2. Tujuan dan manfaat kegiatan stock opname, 3. Waktu dan frekuensi kegiatan stock opname dilakukan, 4. Prosedur kegiatan stock opname, dan 5. Contoh laporan stock opname. A. Pengertian Stock opname Stock opname merupakan kegiatan menghitung persediaan barang yang berada di dalam gudang (GBB dan GBJ) dan di lantai produksi secara fisik dan dicocokkan dengan data di catatan stok sistem perusahaan. Kegiatan stock opname dilakukan untuk mengetahui kebenaran dari pencatatan kartu stock perusahaan, 113
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN sehingga jika terjadi selisih antara jumlah fisik dengan kartu stok, perusahaan bisa mencari sebab-sebabnya, misalnya kesalahan dalam pencatatan, atau kecurangan internal perusahaan, (Margareth, S. 2018. http://www.jtanzilco.com/blog/ detail/1074/slug/efektif-melaksanakan-stock-opname. 2 Desember 2019)
Gambar 9.2 Ilustrasi Kegiatan Stock Opname Sumber: https://www.jurnal.id/id/blog/2018-pengertian-tujuan-manfaat-stock-opname-beserta-contohnya/
B. Tujuan Kegiatan Stock Opname Tujuan dari kegiatan stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran dan keakuratan data antara catatan pembukuan (sistem perusahaan) dengan jumlah fisik yang ada di lapangan (GBB, GBJ dan lantai produksi), apakah nilai sama atau ada perbedaan/selisih yakni kelebihan barang dan atau kekurangan barang Berikut beberapa keputusan yang biasanya dilakukan perusahaan jika terjadi selisih stok saat dilakukan stock opname: 1. Jika terdapat kelebihan stok fisik yang ada dilapangan (gudang, produksi) dengan catatan stock, Perusahaan harus melakukan pengecekan ulang untuk memastikan tidak ada barang yang belum dicatat dalam sistem ERP, atau adanya kemungkinan kesalahan dalam proses pencatatan. 2. Jika terdapat kekurangan stok fisik dilapangan (gudang dan produksi) dengan catatan stok terdapat dua kemungkinan, yakni sebagai berikut: a. Dibuatkan jurnal penyesuaian atas kekurangan tersebut kemudian biayanya dibebankan pada perusahaan b. Bagian gudang atau produksi yang bertanggung jawab pada barang tersebut diawajibkan mengganti kekurangan dari persediaan tersebut. C. Manfaat Kegiatan Stock Opname Manfaat dari kegiatan stock opname diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui apakah jumlah stok fisik barang yang ada di lapangan (toko, gudang dan produksi) sama dengan catatan pembukuan yang dilaporkan. 114
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN 2. Meminimalisir penyimpangan persediaan, misalnya kesalahan dalam pencatatan dan lain-lain 3. Perusahaan segera melakukan tindakan jika terjadi selisih data hasil stok opname, misalnya barang rusak, hilang dan lain-lain 4. Perusahaan mengetahui arus masuk dan keluar persediaan barang sehingga perusahaan mengetahui kondisi persediaan barang sesungguhnya. D. Waktu dan Frekuensi Kegiatan Stock Opname Secara umum kegiatan stock opname pada masing-masing perusahaan berbeda tergantung dari kebijakan perusahaan tersebut, tergantung dari jenis perusahaan, jenis barang yang disimpan, kondisi manajemen perusahaannya. Berikut ini secara umum frekuensi kegiatan stock opname akhir tahun, semester (6 bulan sekali), catur wulan (4 bulan sekali) daan triwulan (3 bulan sekali). Perusahaan sebelum melakukan kegiatan stock opname harus direncanakan dengan matang, agar tidak mengganggu kegiatan yang sedang berlangsung. Ada beberapa kasus dimana saat melakukan stock opname perusahaan harus menghentikan kegiatan-kegiatan supply chain barang misalnya menghentikan sementara kegiatan pengiriman barang ke konsumen dan penerimaan barang dari supplier. Dewasa ini, kegiatan stock opname sudah mengalami perkembangan yang cukup baik, yakni dengan menggunakan barcode pada label produk kegiatan stock opname menjadi lebih cepat dan akurat daripada jika dilakukan secara manual, selain itu sekarang banyak sekali software-software yang berbasis android bisa digunakan untuk melakukan kegiatan stock opname sehingga operator bisa melukakan kegiatan stock opname dengan smartphone saja. E. Prosedur Kegiatan Stock Opname Secara umum prosedur pelaksanaan kegiatan stock opname dibagi menjadi 3 tahapan, yakni tahap persiapan, tahap penjabaran pekerjaan dan tahap pelaksanaan kegiatan. Berikut detail penjelasannya (Martina,2019.https://ukirama.com/blogs/ berikut-7-langkah-langkah-standar-operasional-prosedur-sop-stock-opname. 3 desember 2019): 1. Tahap Persiapan Merupakan kegiatan yang sangat penting sebelum melaksanakan stock opname, mengingat kegiatan tersebut memerlukan banyak waktu serta dapat mempengaruhi kegiatan-kegiatan lainnya dalam perusahaan, untuk itu harus disiapkan secara matang. Secara umum kegiatan stock opname dilakukan oleh departemen gudang baik itu gudang bahan baku dan gudang bahan jadi, di area produksi juga bisa melaksanakan kegiatan stock opname biasanya untuk barang dalam proses (work in process). Pada penjelasan kali ini lebih ditekankan pada kegiatan stock opname yang dilakukan pihak gudang. Beberapa hal yang harus disiapkan gudang diantaranya adalah: a. Pihak gudang memastikan seluruh barang-barang yang akan di stock opname sudah terpasang barcode sesuai dengan ketentuannya, hal ini untuk mempermudah perhitungan saat melaksanakan stock opname 115
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN Sticker khusus stock opname untuk menandai barang yang akan dilakukan stock opname, agar tidak tercampur atau double count (dihitung lebih dari dari satu kali), selain itu juga menyediakan stiker khusus non stock opname digunakan untuk barang yang tidak dihitung saat pelaksanaan stock opname c. Pihak gudang diintruksikan untuk menata barang-barang yang akan dilakukan stock opname, agar pelaksanaan menjadi lebih mudah dan lebih cepat, karena jika lokasi barang yang tidak beraturan kemungkinan terjadi kesalahan pencatatan lebih besar selain itu waktu pelaksanaan menadi tidak efisien 1. Tahap Penjabaran Pekerjaan Tahap ini biasanya dilakukan sehari sebelum pelaksanaan H-1, hal-hal yang harus disiapkan antara lain: a. Melakukan brifing atau pengarahan kepada semua pihak yang terlibat saat kegiatan stock opname, baik pihak gudang maupun nongudang. Pada tahap ini dijabarkan secara detail tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat saat proses stock opname, agar tidak terjadi kesalahan komunikasi, kesalahan perhitungan maupun pencatatan yang berdampak negatif pada perusahaan. b. Pihak gudang harus sudah memastikan segala transaksi yang ada di gudang sudah di input ke sistem, terhitung sejak akan dilakukan kegiatan stock opname hingga selesai 2. Tahap Pelaksanaan Stock Opname Pada tahap ini, berarti pihak-pihak terkait sudah siap melaksanaan proses stock opname, berikut prosedur pelaksanaannya: a. Memastikan kembali bahwa seluruh transksaksi yang berhubungan dengan stok sudah ter-input ke dalam progam atau sistem ERP perusahaan b. Print out semua stok barang dari progam sebagai pedoman stok saat proses stock opname c. Hasil print out dibagikan kepada bagian tim stock opname sebagai pedoman pelaksanaan, namun pihak gudang tidak diperbolehkan menerima hasil print out tersebut agar tidak mempengaruhi validitas perhitungan di lapangan. d. Saat proses stock opname berjalan, barang-barang yang sudah di hitung di tempel stiker khusus, agar tidak terjadi double count (perhitungan ganda) e. Hasil perhitungan stock opname manual kemudian disalin ke dalam laporan stock opname, biasanya dalam format excel yang sudah dimodifikasi agar memudahkan analisis selisih stok hasil perhitungan stock opname terhadap stok dari program f. Berdasarkan laporan stock opname, dilakukan pengecekan ulang, apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stok, jika memang terjadi selisih stok perusahaan mempunyai kewenangan terkait selisih barang tersebut apakah diganti atau sudah dianggap nol dan sebagainya. g. Setelah semua proses selesai, laporan stock opname diberikan kepada pihak accounting untuk penyesuaian stock ke sistem persediaan ERP. b.
116
LAPTOP LENOVO IDEPAD 310 LAPTOP DEL VOSTRO
PRINTER HP 1112
PRINTER EPSON L360
2
4
5 6 7 8 9 10
Sumber : Pengolahan data pribadi
LAPTOP ASUS X401
1
3
NAMA BARANG
NO
UNIT
UNIT
UNIT
UNIT
UNIT
SATUAN
Hasil perhitungan fisik barang adalah sebagai berikut:
hari, tanggal/bulan/tahun :
EP-02
HP-002
DL-320
LN-021
60
55
110
15
120
SALDO KARTU STOCK
KODE BARANG AS-001
60
54
108
15
118
SALDO FISIK
KUANTITAS
STOCK OPNAME PT. XYZ
LAPORAN
0 0 0 0 0 0
1
2
0
2
SELISIH
OK
RUSAK
RUSAK
OK
RUSAK
KETERANGAN
Tabel 9.1 Contoh Format Laporan stock opname
-
SERVICE
DIRETUR
-
DIRETUR
TINDAK LANJUT
-
GUDANG
GUDANG
-
GUDANG
PIHAK YANG BERTANGGUNG JAWAB
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
117
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
CAKRAWALA
Gambar 9.3 Ilustrasi Odoo Sumber: https://www.suryasemesta.com/blog/artikel-4/post/apa-itu-odoo-erp-dan-mengapa-anda-harus-memilihodoo-erp-44
Odoo merupakan salah satu dari software enterprise resource planning ERP yakni mencakup customer relationship management yaitu mengintregasikan seluruh aktivitas-aktivitas bisnis perusahaan dalam sebuah sistem, seperti penjualan, produksi, proyek manajemen, sistem pergudangan hingga keuangan perusahaan dan lain-lain. Namun odoo memiiki keunggulan dibandingkan dengan software ERP yang lain karena system yang digunakan open source, sehingga perusahaan dapat menggunakan software ini sesuai dengan kebutuhan masingmasing. Sumber: https://www.suryasemesta.com/blog/artikel-4/post/apa-itu-odoo-erpdan-mengapa-anda-harus-memilih-odoo-erp-44
JELAJAH INTERNET Untuk menambah wawasan dan pengetahuan kalian tentang pergudangan silahkan dipelajari artikel berikut dengan judul ”Sistem Manajemen Gudang” Link internet: https://ipqi.org/sistem-manajemen-gudangbag-1/ atau scan barcode berikut ini.
118
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
RANGKUMAN 1. Pengertian Stock opname Stock opname merupakan kegiatan menghitung persediaan barang yang berada di dalam gudang (gudang bahan baku, gudang bahan jadi) dan di produksi dengan cara mencocokkan data di catatan stock (kartu stock), 2. Tujuan Kegiatan Stock Opname Tujuan dilakukan kegiatan stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran dan keakuratan data antara catatan pembukuan (sistem ERP perusahaan) dengan jumlah fisik yang ada di lapangan (gudang bahan baku, gudang bahan jadi, maupun di produksi), Jika terdapat kelebihan stok fisik yang ada di lapangan (gudang, produksi) dengan catatan stok, perusahaan harus melakukan pengecekan ulang untuk memastikan tidak ada barang yang belum dicatat dalam sistem ERP, atau adanya kemungkinan kesalahan dalam proses pencatatan. Jika terdapat kekurangan stock fisik dilapangan (gudang dan produksi) dengan catatan stok terdapat dua kemungkinan, yakni kemungkinan pertama dibuatkan jurnal penyesuaian atas kekurangan tersebut kemudian biayanya dibebankan pada perusahaan, sedangkan kemungkinan kedua adalah bagian gudang atau produksi yang bertanggung jawab pada barang tersebut diawajibkan mengganti kekurangan dari persediaan tersebut. 3. Manfaat Kegiatan Stock Opname Manfaat dari kegiatan stock opname diantaranya adalah sebagai berikut: a. Mengetahui apakah jumlah stock fisik barang yang ada di lapangan (toko, gudang dan produksi) sama dengan catatan pembukuan yang dilaporkan. a. Meminimalisir penyimpangan persediaan, misalnya kesalahan dalam pencatatan dan lain-lain b. Perusahaan segera melakukan tindakan jika terjadi selisih data hasil stok opname, misalnya barang rusak, hilang dan lain-lain c. Perusahaan mengetahui arus masuk dan keluar persediaan barang d. Perusahaan mengetahui kondisi persediaan barang sesungguhnya. 4. Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Stock Opname Secara umum prosedur pelaksanaan kegiatan stock opname dibagi menjadi 3 tahapan, yakni tahap persiapan, tahap penjabaran pekerjaan dan tahap pelaksanaan kegiatan stock opname. a. Tahap Persiapan Stock Opname b. Tahap Penjabaran Pekerjaan c. Tahap Pelaksanaan Stock Opname
TUGAS MANDIRI Setelah mempelajari teori dan prosedur stock opname barang persediaan, silakan memcari software by android tentang werehouse management system, kemudian praktikkan prosedur stock opname dengan bantuan software tersebut, Studi kasus: “Stock Opname Buku Perpustakaan Sekolah”
119
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR BAB Kerjakan tugas berikut ini dengan baik dan benar! 1. Jelaskan pengertian dari stock opname! 2. Mengapa perusahaan perlu melakukan kegiatan stock opname? 3. Berapa kali frekuensi ideal stock opname dilakukan oleh perusahaan yang bergerak di perdagangan misalnya toko swalayan? sebutkan alasannya! 4. Jika hasil stock opname menunjukkan ada kelebihan maupun kekurangan barang, yang disebabkan oleh suatu hal, bagaimana perusahaan harus menyikapinya? 5. Sebutkan manfaat menggunakan barcode pada kegiatan stock opname!
REFLEKSI 1. 2. 3. 4.
120
Berdasarkan materi teori dan prosedur stock opname yang dijelaskan pada bab ini, apakah Anda sudah memahami dan mengerti setiap bab demi bab yang ditulis? Sebutkan kesulitan-kesulitan apa saja yang anda dapatkan saat mempelajari materi teori dan prosedur stock opname tersebut! Apakah bahasa yang digunakan pada bab ini sudah sesuai dengan diri Anda, apakah mudah dipahami ataukah berbelit-belit dan sebagainya? Untuk menambah wawasan pengetahuan, carilah referensi dari buku-buku yang lain, sebagai pembanding lalu diskusikan dengan teman-teman dan juga dengan guru-guru anda! Semoga
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GENAP
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GENAP
A. PILIHAN GANDA Pilihlah jawaban yang tepat ! 1. Berikut ini yang termasuk dalam katagori persediaan perusahaan perdagangan adalah… kecuali a. Bahan mentah b. Bahan ½ jadi c. Bahan jadi d. Komponen/part e. Work In Process (WIP) 2.
Mendapatkan diskon/potongan harga dengan pembelian kuantitas tertentu (besar) merupakan salah satu fungsi persediaan… a. Fungsi Antisipasi b. Fungsi Decoupling c. Fungsi Economic size d. Fungsi inventory e. Fungsi planning
3.
Salah satu fungsi persediaan dimana untuk menyelamatkan jika sampai terjadi keterlambatan pesanan dari supplier, agar proses produksi tetap berjalan dengan lancar disebut… a. Fungsi Antisipasi b. Fungsi Decoupling c. Fungsi Economic size d. Fungsi inventory e. Fungsi planning
4.
Barang yang disimpan untuk dijual ke konsumen untuk dipakai atau digunakan langsung, tanpa ada lagi proses produksi adalah … a. Bahan mentah b. Bahan ½ jadi c. Bahan jadi d. Komponen/part e. Work In Process (WIP)
5.
Berikut ini yang bukan termasuk dalam kategori biaya penyimpanan (holding cost) adalah… a. Penerangan ruangan b. Pendingin ruangan
121
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GENAP
c. d. e. 6.
7.
Sewa gedung Biaya ekspedisi Biaya pajak dan asuransi
Biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan, misalnya disebabkan oleh terlambatnya supplier mengirim barang, sehingga proses produksi terganggu adalah… a. Holding cost b. Shortage cost c. Order cost d. Procurement cost e. Set up cost Untuk soal nomor 7-10 Diketahui, D = 6000 unit/tahun Permintaan produksi C = Rp. 15/ unit harga produk HC = Rp. 6/unit/tahun biaya simpan OC = Rp. 5/order biaya pesan Berapa nilai economic order quantity dari data tersebut… a. 80 unit b. 90 unit c. 100 unit d. 110 unit e. 120 unit
8.
Jika diketahui, kebutuhan total selama 1 tahun sebesar 6.000 unit, maka berapa frekuensi pemesanan harus dilakukan… a. 60 kali order b. 70 kali order c. 80 kali order d. 90 kali order e. 100 kali order
9.
Berapa total order cost selama 1 tahun… a. Rp. 100 b. Rp. 200 c. Rp. 300 d. Rp. 400
122
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GENAP
e. 10.
11.
Rp. 500
Berapa total cost yang harus dikeluarkan salama 1 tahun… a. Rp. 10.000 b. Rp. 10.200 c. Rp. 900 d. Rp. 90.900 e. Rp. 90.000 Berikut yang merupakan metode dalam pengendalian persediaan/material adalah… kecuali a. Safety stock b. Economic order quantity c. Metode ABC d. Material resource planning e. Seven tools
12.
Tujuan spesifik dari pengendalian material/persediaan dengan metode ABC adalah… a. Agar material tidak kelebihan b. Agar material tidak kekurangan c. Agar kegiatan produksi tidak terganggu d. Untuk mengetahui level persediaan e. Untuk mengelompokkan item material mana yang lebih prioritas untuk di kontrol lebih ketat
13.
Bunyi hukum pareto adalah… a. Distribusi sebagian pendapatan perusahaan (85%) terpusat pada sebagian kecil individu (15%) dari total populasi b. Distribusi sebagian pendapatan perusahaan (80%) terpusat pada sebagian kecil individu (20%) dari total populasi c. Distribusi sebagian pendapatan perusahaan (90%) terpusat pada sebagian kecil individu (10%) dari total populasi d. Distribusi sebagian pendapatan perusahaan (75%) terpusat pada sebagian kecil individu (25%) dari total populasi e. Distribusi sebagian pendapatan perusahaan (15%) terpusat pada sebagian kecil individu (85%) dari total populasi
14.
Pertimbangan-pertimbangan yang mendasari pengelompokkan item-item dalam metode ABC diantaranya… kecuali a. Supplier 123
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GENAP
b. c. d. e.
Biaya persediaan Frekuensi penggunaan material Risiko jika kehabisan Lead time material
15.
Berikut ini yang termasuk tujuan dari metode pengendalian persediaan dengan ABC adalah… a. Prioritas rekayasa engginering b. Prioritas pembelian c. Prioritas keamanan produk/material d. Keputusan invenstasi e. Semua jawaban benar
16.
Berikut ini risiko yang dihadapi perusahaan jika jumlah persediaan terlalu rendah (Stock-Out) adalah…kecuali a. Risiko kehabisan stok pengiriman ke konsumen b. Risiko kehabisan bahan untuk produksi, sehingga produksi stop atau terganggu c. Risiko kehilangan penjualan untuk marketing d. Risiko kehilangan penjualan dan kepercayaan dari customer e. Modal yang dikeluarkan tinggi
17.
Suatu sistem atau prosedur sederhana yang dapat dipergunakan untuk mengisolasi barang-barang yang memerlukan perhatian khusus dan ketat dalam hal pengendalian persediaan adalah… a. Safety Stock b. Metode ABC c. Processing Time d. Re order Point e. Economic Order Quantity
124
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GENAP
Untuk soal nomor 8-10 Berikut merupakan data penjualan komponen elektonik di sebuah toko elektronika.
18.
Berdasarkan tabel di atas persentase asset komponen integaretd circuit adalah… a. 17, 19 % b. 12, 60 % c. 11, 46 % d. 10, 31 % e. 9, 17 %
19.
Komponen manakah yang memiliki persentase terkecil dari tabel di atas… a. Crystal b. Speaker c. Connector d. Resistor e. Socket
20.
Berikut yang termasuk dalam katagori A adalah… a. Transistor, fuse, diode, Integrated circuit, buzzer, capasitor elco b. Transistor, diode, buzzer, Fuse c. Optocoupler, crystal, speaker d. Socket, resistor, connector e. Socket, resistor, connector, crystal
125
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GENAP
21.
Berikut ini faktor-faktor yang menyebabkan stok persediaan di sistem dengan di fisik atau lapangan tidak sesuai (tidak balance) adalah… a. Kerusakan saat penyimpanan b. Kesalahan perhitungan operator dilapangan c. Kehilangan barang persediaan digudang karena suatu hal d. Salah input di sistem e. Semua jawaban benar
22.
Suatu kegiatan perhitungan fisik secara manual dan mencocokkan dengan di sistem perusahaan, sehingga perusahaan mengetahui selisih atau perbedaan stock di gudang dengan stock fisik di lapangan merupakan… a. Kegiatan input material b. Counter material c. Penyimpanan material d. Kegiatan stock opname e. Material handling
23.
Kartu atau dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi barang persediaan baik penambahan dan pengurangan secara peridik disebut… a. Stock opname b. Stock card c. Purchasing order d. Berita acara pemeriksaan barang e. Label barang
24.
Jika hasil dari stock opname ditemukan kelebihan barang di fisik apa yang harus dilakukan perusahaan… a. Mengecek ulang barang persediaan b. Mengecek ulang transaksi dari barang persediaan tersebut c. Membuat jurnal penyeseuaian d. Jawabn a dan b benar e. Semua jawaban benar
25.
Manfaat dari stock opname diantaranya adalah… a. Meningktkan output produksi b. Mengetahui tingkat produktivitas mesin c. Perusahaan mengetahui kondisi persediaan barang sesungguhnya d. Agar produksi tidak kekurangan material e. Untuk mengetahui cacat barang
126
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GENAP
26.
Berikut yang bukan termasuk tahap-tahap dalam melakukan stock opname adalah… a. Tahap persiapan b. Tahap penjabaran pekerjaan c. Tahap pemilihan pihak-pihak yang akan melakukan stock opname d. Tahap pelaksanaan stock opname e. Tahap input data ke sistem
27.
Dokumen-dokumen berikut yang perlu disiapkan saat melakukan stock opname adalah… a. Kartu persediaan/bin card b. Bukti barang masuk c. Bukti barang keluar d. Kartu count tag e. Semua jawaban benar
28.
Diagram batang dilengkapi dengan kode angka yang menandakan jenis dan harga barang tersebut disebut… a. Bin card b. Stock count c. Kartu stock d. Bar code e. Label
29.
Waktu atau frekuensi kegiatan stock opname yang cocok untuk diterapkan toko swalayan adalah… a. Harian b. Mingguna c. Bulanan d. Tahunan e. Catur wulan
30.
Pihak atau bagian-bagian dari perusahaan berikut, yang biasanya ikut melaksanakan stock opname adalah… kecuali a. Gudang b. Accounting c. PPIC d. Document control (ISO) e. IT 127
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GENAP
B. ESSAY Kerjakan soal-soal di bawah ini dengan baik dan benar ! 1. Apa yang dimaksud dengan persediaan ? 2. Faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi ketidaksesuain stok di sistem dengan stok di lapangan ? 3. Jelaskan langkah-langkah pelaksanaan stock opname secara sederhana! 4. PT TPP Membutuhkan material benang untuk produksi selama 1 tahun adalah 10.000 unit, jika diketahui harga produk Rp. 25/unit, biaya simpan produk Rp. 10 /unit/tahun. Dan biaya pemesanan Rp. 9/Pesan. Maka berapa jumlah optimal pemesanan yang paling ekonomis? Berapa total biaya yang harus dikeluarkan perusahaan selama 1 tahun? 5. Diketahui data penjualan sparepart kendaraan motor di sebuah bengkel adalah sebagai berikut,
Tentukan analisis ABC dari kasus di atas!
128
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
DAFTAR PUSTAKA Adinur dan Kurniawan. 2009.Panduan Program Aplikasi QM for Windows Versi 3.0, Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Assauri. 2004. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Lembaga Penerbit FE UI. Heizer, J. D. 2015. Manajemen Operasi:Keberlangsungan dan Rantai Pasokan. Edisi 11. Jakarta: Salemba Empat. Manahan P. Tampubolon. 2013. Manajemen Keuangan (Finance Management). Jakarta: Mitra Wacana Media. Irham Fahmi. 2012. Manajemen Produksi dan Operasi. Bandung: Alfabeta. Purnomo, Hari. 2004. Pengantar Teknik Industri. Yogyakarta: Graha Ilmu Sofyan www. https://manajemenkeuangan.net/manajemen-persediaan-oeq/ (Diakses 20 November 2019 ) Santoso dan Rainisa Maini Heryanto, Perencanaan dan Pengendalian Produksi 1, Alfabeta CV, bandung, 2017 https://www.sentrarak.com/contoh-sistem-fifo-lifo-avco-dan-fefo-dalam-flowbarang-dagangan/ (diakses tanggal 25 Oktober 2019, pukul 18.30) http://www.academia.edu/13493487/PENGELOLAAN_KONTROL_PERSEDIAAN (diakses tanggal 25 Oktober 2019, pukul 18.30) http://repository.wima.ac.id/5127/7/LAMPIRAN pukul 13.40)
(diakses tanggal 27 Oktober 2019,
(diakses tanggal 27 Oktober 2019, pukul 13.40) (diakses tanggal 27 Oktober 2019, pukul 15.00) https://www.kabarbisnis.com/images/picture/201604/1101-Werehouse_4.jpg (diakses tanggal 10 Desember 2019, pukul 20.30) https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safetystock/14568/3 (diakses tanggal 10 Desember 2019, pukul 20.30) https://accurate.id/mengembangkan-manajemen-persediaan-dengan-accurateonline/ (diakses tanggal 12 Desember 2019, pukul 17.00) https://www.accuratego.id/fitur-accurate-online/ (diakses tanggal 17 Desember 2019, pukul 21.30) Heni Purwanni. 2013. Pengaruh current ratio, inventory turnover ratio, Rasio utang, dan return on equity (roe) Terhadap price/earning ratio (p/e) Pada perusahaan makanan dan minuman Yang terdaftar di bursa efek indonesia Periode 20092011 [Skripsi]. Yogyakarta (ID): Universitas Negeri Yogyakarta. Herjanto, Eddy. 1999. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Kedua. Jakarta: Grasindo. Oktapiadi, Refi Sandria, Kokom Komariah, Dicky Jhoansyah. 2019. Analisis inventory 129
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
DAFTAR PUSTAKA turn over dalam meningkatkan profitabilitas pada matahari department store tbk. Jurnal EKOBIS, Volume 20 No. 02 : 62-71 Rao, C. Madhusudhana and K. Prahlada Rao. 2009. Inventory Turn Over Ratio as a Suppl Chain Performance Measure. Serbian Journal of Management, Volume 4, No. 1 : 41-50 Ristono, Agus. 2018. Manajemen Persediaan. Cetakan kedua. Yogyakarta: Graha Ilmu https://alchetron.com/Frederick-Winslow-Taylor 13;57 WIB
diunduh pada 24/04/2020
jam
Herjanto, Eddy. 1999. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Kedua. Jakarta: Grasindo. Kristiawan, Evelyn, Zeplin Jiwa Husada Tarigan. 2014. Penerapan inbound logistik pada PT Mekar Armada Jaya di Magelang dengan pendekatan konsep supply chain Management. Jurnal Agora. Vol. 2, No. 1, (2014) Sulindawati, Muhammad Fathoni. 2010. Pengantar Analisa Perancangan “Sistem”. Jurnal SAINTIKOM. Vol. 9, No. 2, (2010) https://www.posindonesia.co.id/id/tracking 23:53 WIB
Diunduh tanggal 25 April 2020 Jam
https://www.datavtech.com/a-brief-history-of-erp-software/ Diunduh tanggal 28 April 2020 Jam 13:42 WIB https://sleekr.co/blog/cara-pembuatan-dan-manfaat-standar-operasional-prosedursop-perusahaan/ diakses pada 02 Januari 2020 Kristiawan, Evelyn, Zeplin Jiwa Husada Tarigan. 2014. Penerapan inbound logistik pada PT Mekar armada jaya di Magelang dengan pendekatan konsep supply chain Management. Jurnal Agora. Vol. 2, No. 1, (2014) Assauri, Sofjan. 2008. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Revisi. Jakarta: BPFE Universitas Indonesia. Fahmi, Irham. 2012. Manajemen Produksi dan Operasi. Cetakan pertama. Bandung: Alfabeta Handoko, T. Hani. 2000. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Edisi Kedua. Cetakan ke empat belas. Yogyakarta: BPFE Hanum, Zubaidah, Rizki Maya Sari Rangkuti. 2015. Tinjauan Pengawasan Barang Dagang Pada PT Mitra Tani Sari Panyabungan (2015). Jurnal Bisnis Administrasi. Volume 04, Nomor 01: 42-52. Strong, Earl P. 2001. Manajemen Dasar, Edisi Revisi. Cetakan Pertama. Jakarta: Bumi Aksara Harjanto, Eddy.1997. Manajemen Produksi Dan Operasi, Edisi Kedua. Jakarta: PT Grasindo 130
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
DAFTAR PUSTAKA Baroto, Teguh. 2002. Perencanaan Dan Pengendalian Produksi. Jakarta: Ghalia Indonesia Kusuma, Hendra. 1999. Perencanaan Dan Pengendalian Produksi. Yogjakarta: Andhi Yogyakarta. https://www.jurnal.id/id/product_tour (Diakses tanggal 15 November 2019 pukul 10.51 WIB) https://mentari.news/2017/07/hari-belanja-diskon-indonesia-gandeng-500-mereklokal-dan-global/ (Diakses tanggal 15 November 2019, pukul 13.45 WIB) https://mediakonsumen.com/2018/12/21/surat-pembaca/sistem-tokopedia mengalihkan-order-saya-ke-seller-yang-tidak-senonoh (Diakses tanggal 16 November 2019, pukul 13.55 WIB) https://www.arthanugraha.com/10-tipe-gudang-berdasarkan-karakteristikpenyimpanan/ (Diakses tanggal 15 November 2019, pukul 22.55 WIB) https://beritagar.id/artikel/gaya-hidup/langkah-membangun-rumah-sendiri (Diakses tanggal 15 November 2019, pukul 08.15 WIB) https://spinsinergi.id/production-planning-inventory-control/ (Diakses tanggal 16 November 2019, pukul 09.15 WIB) https://ipqi.org/memahami-fungsi-ppic-production-planning-inventory-control/ (Diakses tanggal 16 November 2019, pukul 10.34 WIB) https://ipqi.org/pengertian-sistem-produksi-just-in-time-jit/ (Diakses tanggal 16 November 2019, pukul 07.32 WIB) Assauri. 1999. Manajemen Produksi dan Operasi, Edisi Revisi. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Gasperz, V. 2001. Production Panning and Inventory Control. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia Kusuma, Hendra.1999. Perencanaan Dan Pengendalian Produksi. Yogjakarta: Andhi Yogyakarta. https://www.kompasiana.com/reza_hermawanyadi/593e3f0b127f619e2db6c78a/ peranan-gudang-dalam-logistik-dan-rantai-pasok (Diakses tanggal 27 November 2019 pukul 14.51 WIB) https://akuntansiterapan.com/2014/02/17/activity-based-costing/(Diakses tanggal 26 November 2019 pukul 22.21 WIB) http://www.ptbsi.co.id/index.php/news/news/129-penggunaan-aplikasi-erpoptimalkan-gerak-roda-bisnis-maskapai (Diakses tanggal 28 November 2019 pukul 10.25 WIB) https://ukirama.com/en/blogs/cara-dan-contoh-perhitungan-persediaan-akhirtanpa-stok-opname-barang-di-gudang (Diakses tanggal 29 November 2019 pukul 22.51 WIB) 131
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
DAFTAR PUSTAKA http://www.jtanzilco.com/blog/detail/1074/slug/efektif-melaksanakan-stockopname (Diakses tanggal 2 Desember 2019 pukul 10.23 WIB) https://zahiraccounting.com/id/blog/pengertian-dan-contoh-laporan-stock-opnameexcel/ (Diakses tanggal 2 Desember 2019 pukul 14.45 WIB) https://www.jurnal.id/id/blog/2018-pengertian-tujuan-manfaat-stock-opnamebeserta-contohnya/(Diakses tanggal 4 Desember 2019 pukul 21.20 WIB) https://ukirama.com/blogs/berikut-7-langkah-langkah-standar-operasionalprosedur-sop-stock-opname (Diakses tanggal 3 Desember 2019 pukul 18.25 WIB) https://www.suryasemesta.com/blog/artikel-4/post/apa-itu-odoo-erp-danmengapa-anda-harus-memilih-odoo-erp-44(Diakses tanggal 12 Desember 2019 pukul 10.06 WIB) https://www.cctv-camera.com.sg/ diunduh tanggal 12/04/2020 jam 23:03 http://bumn.go.id/bulog/berita/1-Perum-Bulog-Klaim-Terapkan-Pengelolaan-Berasdengan-Baik diunduh tanggal 03/05/2020 jam 13:52 Ramadhan, M. Ilham, M. Emelda Isharyani, Farida Djumiati Sitania. 2018. Analisis Kelayakan Aspek Teknik industri Pengolahan Biofarmaka Berbahan Baku Bawang Tiwai. Jurnal Rekayasa Sistem Industri. Volume 7, Nomor 2: 99-110 http://www.vincentgaspersz.com/home/ diunduh tanggal 12/04/2020 jam 23:05
132
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
GLOSARIUM Accounting
:
Aktiva
:
Asset Bahan baku
:
Biaya Material
:
Biaya Pesan
:
Biaya Simpan
:
Biaya overhead
:
Bin Card BOD (Bill of Distribution)
:
Buffer Stock
:
Carrying Cost
:
Demand
:
E-commerce Efektif
:
Efisien
:
Proses pencatatan transaksi keuangan yang sistematis dan komprehensif yang berkaitan dengan bisnis Suatu sumber daya ekonomi perusahaan yang juga meliputi berbagai biaya yang terjadi akibat dari transaksi sebelumnya serta juga memiliki mafaat dimasa yang akan datang Kekayaan yang dimiliki secara fisik Bahan yang digunakan/ dirubah dengan proses produksi sehingga menjadi barang jadi Komponen biaya yang terbesar dalam pembuatan produk jadi. Dalam perusahaan manufaktur, bahan baku diolah menjadi produk jadi dengan mengeluarkan biaya konversi. Bahan yang digunakan untuk produksi diklasifikasikan menjadi bahan baku (bahan langsung) dan bahan pembantu (bahan tidak langsung) Biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan barang yang dimulai dari penempatan pemesanan hingga tersedianya barang tersebut Biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan diadakannya persediaan barang Sejumlah uang yang dikeluarkan dan tidak ada hubungan langsung dengan kegiatan produksi. Kartu stok yang menunjukkan transaksi dari suatu barang (masuk dan keluar) Suatu produk yang didistribusikan lebih lanjut dalam perusahaan setelah pengiriman dari pemasok sebelum diterusakan ke pelanggan Istilah yang digunakan oleh logistik untuk menggambarkan tingkat stok ekstra yang dipertahankan untuk mengurangi risiko stockouts (kekurangan bahan baku atau kemasan) karena ketidakpastian pasokan dan permintaan Biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan diadakannya persediaan barang Jumlah barang atau jasa yang ingin dan mampu dibeli oleh konsumen, pada berbagai tingkat harga, dan pada waktu tertentu Usaha jual beli yang dilaksanakan dengan memanfaatkan komputer , multimedia dan internet. Upaya yang dapat membawa hasil atau berhasil guna Upaya yang tepat, berhasil serta tanpa pemborosa. 133
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
GLOSARIUM Ekonomis
:
EOQ
:
Enterprise Resource Planning Fashion FIFO (First In, First Out)
: :
Finished Goods Financial Controller Fix cost
: :
Fixed Order Quantity
:
Fixed Time Period
:
Flowchart Fluktuatif Forecasting
: : :
Good Receive Note
:
Head Of Dept Holding cost
:
Indikator Inventory
: :
Investasi
:
Investor
:
Invoice
:
134
Dihasilkan / dilakukan tanpa pemborosan dan dengan Tingkat persediaan yang meminimalkan total biaya menyimpan persediaan dan biaya pemesanan Sebuah aplikasi manajemen bisnis yang memudahkan pengelolaan bisnis secara terintegrasi. Aneka ragam busana (Pertama Masuk, Pertama Keluar), sebuah abstraksi yang berhubungan dengan cara mengatur dan memanipulasi data relatif terhadap waktu dan prioritas. Barang jadi/barang akhir yang siap dikirim ke konsumen Tingkat jabatan dibidang accounting dan keuangan Biaya tetap yang dikeluarkan perusahaan selama proses produksi Model yang menunjukan jumlah pemesanan kembali pada tiap waktu sama Model yang menunjukan jumlah setiap kali pemesanan yang bervariasi Simbol/ gambar yang digunakan untuk mengurutkan Ketidaktetapan Suatu teknik analisa perhitungan yang dilakukan dengan pendekatan kualitatif ataupun keuantitatif untuk melakukan perkiraan peristiwa pada masa depan dengan penggunaan referensi data-data pada masa lalu Untuk melakukan validasi terhadap barang yang dibeli serta dicatat dalam daftar persediaan barang. Tahap ini dapat menentukan bagaimana proses pengakuan hutang dilakukan Kepala departemen Biaya-biaya yang berkaitan dengan proses penyimpanan barang persediaan Sesuatu yang menjadi ciri/ petunjuk Suatu kegiatan yang menyediakan stok bahan baku atau barang setengah jadi ataupun barang jadi demi kelancaran proses produksi dan/atau pemenuhan permintaan pelanggan Upaya penanaman modal untuk mendapatkan keuntungan di kemudian hari Orang yang memberi/ menanamkan uang sebagai modal Surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli atau dalam hal ini pelanggan sesuai kesepakatan yang tertera di Purchase Order
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
GLOSARIUM Konstan Konsumen
: :
Laba
:
Lead Time
:
Low stock Manajemen
: :
Manufactur
:
Marketing Material handling Milenial Mutasi Persediaan
: :
Opportunity cost Ordering Cost
: :
Overload
:
Packaging
:
Periode Persediaan
: :
Segala sesuatu yang bersifat tetap dan tidak berubah Setiap orang pemakai barang dan/atau jasa yang tersedia dalam masyarakat, baik bagi kepentingan diri sendiri, keluarga, orang lain, maupun makhluk hidup lain dan tidak untuk diperdagangkan Keuntungan bersih yang didapatkan oleh suatu perusahaan atau individu dari kegiatan ekonomi yang dilakukannya Periode waktu antara pemesanan pelanggan dan waktu pesanan itu selesai dikerjakan Kapasitas persediaan terlalu rendah Seperangkat prinsip yang berkaitan dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian, dan penerapan prinsip-prinsip ini dalam memanfaatkan sumber daya fisik, keuangan, manusia dan informasi secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi Suatu cabang industri yang mengaplikasikan mesin, peralatan dan tenaga kerja dan suatu medium proses untuk mengubah bahan mentah menjadi barang jadi yang memiliki nilai jual Departemen atau devisi yang bertanggung jawab pada penjualan produk dari perusahaan Kegiatan pemindahan barang dalam proses produksi di diperusahaan Manusia yang lahir antara tahun 1980 – 2000 Keluar masuknya persediaan barang dagang. Jika pembelian maka mutasi debit, dan penjualan maka mutasi kredit Biaya – biaya yang timbul akibat adanya kesempatan B iaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan barang yang dimulai dari penempatan pemesanan hingga tersedianya barang tersebut Kapasitas melebihi jumlah kapasitas maksimal yang ditentukan Suatu benda yang digunakan untuk membungkus atau untuk melindungi suatu barang agar rapi atau bersih Kurun waktu yang diperlukan Pos-pos aktiva yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual dalam operasi bisnis normal, atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam membuat barang yang akan dijual.
135
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
GLOSARIUM :
PPIC
Procurement cost Purchase Order (PO)
:
Product cost
:
Produksi
:
Purchasing
:
Purchasing Dept Quantity discount
: :
Rasio
:
Reorder Point (ROP)
:
Reorder Point System
:
Safety Stock
:
Saldo Set up
:
Sistem Periodik
Spare part
136
Persediaan
:
Merupakan salah satu departemen di perusahaan manufaktur yang berfungi merencanakan segala hal terkait proses produksi, mulai dari perencanaan penjadwalan produksi, mesin dan peralatan produksi, penentuan human resource, estimasi perhitungan raw material, work in process, finished goods, dan material pendukung lainnya guna menjamin proses produksi berjalan dengan lancar dan terkendali. Biaya-biaya yang berkaitan dengan proses pemesanan barang Dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual Biaya yang ditimbulkan dari kegiatan operasional proses produksi baik biaya langsung maupun biaya tidak langsung Suatu kegiatan untuk menciptakan atau menambah nilai guna suatu barang untuk memenuhi kebutuhan Pembelian yang dalam suatu organisasi berarti suatu proses pemesanan barang atau jasa untuk digunakan dalam melancarkan kegiatan operasional Departemen pembelian Potongan harga yang diberikan produsen kepada konsumen sesuai dengan kuantitas tertentu Angka perbandingan antara satu satuan dengan satuan Sebuah titik di mana sebuah barang yang ada di gudang harus ditambah persediaannya sebelum kehabisan Jumlah persediaan yang diorder kembali sangat tergantung pada kebutuhan persediaan untuk proses konversi, pada kenyataannya penggunaan persediaan bahan tidak pernah konstan dan selalu bervariasi. Persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan Jumlah tagihan yang belum dibayar kegiatan setting mesin atau persiapan sebelum proses produksi dimulai Metode pencatatan yang dilakukan secara terus menerus berdasarkan transaksi bisnis perusahaan yang menyebabkan pemasukan, pengeluaran persediaan barang, dan retur pembelian barang yang dilakukan oleh sebuah perusahaan Komponen-komponen barang rakitan
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
GLOSARIUM Staff Accounting
:
Stakeholder
:
Standar Deviasi
:
Start-up
:
Stock Stock Opname
:
Stock Out Store Keeper
: :
Sub assembly :
Supplier Surat Tanda Barang (STTB)
Terima
:
Variable cost
:
Verifikasi
:
Warehouse
:
Work in process
Seorang pekerja yang memiliki tugas untuk melakukan penghitungan terhadap aset finansial perusahaan Pihak-pihak yang terkait dan berwenang terhadap suatu hal dalam suatu perusahaan Nilai statistik yang digunakan untuk menentukan bagaimana sebaran data dalam sampel, dan seberapa dekat titik data individu ke mean – atau rata-rata – nilai sampel. Adalah usaha rintisan (usaha baru) yang menggunakan teknologi informasi dan komputer dalam kegiatan perdagangannya Jumlah persediaan Kegiatan penghitungan secara fisik atas persediaan barang di gudang yang akan dijual Barang kosong/kehabisan persediaan Posisi kerja di departemen accounting yang bertugas menjaga keluar-masuknya barang yang tersimpan di gudang sentral Produk hasil rakitan dari komponen-komponen spare part Rang atau perusahaan yang menjual bahan yang akan diolah perusahaan lain menjadi produk siap jual Sebuah tanda bukti yang dikirimkan oleh perusahaan terkait dengan penerimaan barang/jasa yang diberikan Biaya yang bergantung pada jumlah produk yang diproduksi peusahaan, semakin besar volume produk maka biayanya semakin besar dan sebalikya Pemeriksaan tentang kebenaran laporan, pernyataan dan sebagainya sebagai langkah maupun melalui metode empirik Pekerjaan yang melibatkan penyimpanan barang untuk produksi atau produksi, menghasilkan jumlah dan periode waktu tertentu, yang kemudian didistribusikan berdasarkan permintaan ke tempat tujuan Barang atau material setengah jadi yang masih dalam proses produksi
137
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
BIODATA PENULIS BIODATA PENULIS 1 : Nama Lengkap Telepon /HP/WA Email Akun Facebook Alamat Kantor Kompetensi Keahlian
: EKASARI, S.T : 085717000369 : [email protected] : [email protected] : SMK Negeri 1 Cileungsi Jl. Raya Narogong km. 16,5 Cileungsi Kab. Bogor : Teknik Pelayanan Produksi
Riwayat Pekerjaan/Profesi (10 Tahun Terakhir) 1. Guru SMK Negeri 1 Cileungsi (Tahun 2014 s.d sekarang) Riwayat Pendidikan Tinggi dan Tahun Belajar 1. S1 Teknik Industri, STMI Depperindag R.I (Lulus Tahun 2002) 2. Akta IV, Universitas Ibnu Khaldun Bogor (Lulus Tahun ) Judul Buku dan Tahun Terbit (10 Tahun Terakhir) Informasi Lain dari Penulis Tinggal di Kp. Pulo Rt 011/01 Desa Kedung Waringin Kecamatan Bojonggede Kabupaten Bogor. Lahir di Bogor, 2 April 1980. Sekolah Dasar di lalui di SD N Kedung Waringin 04 dan SMP Negeri 1 Bojonggede dan SMK N 1 Bojonggede di Kabupaten Bogor. Tahun 1998 kuliah di Sekolah Tinggi Manajemen Industri (STMI) Depperindag R.I Jakarta, lulus tahun 2003. Menjadi guru di SMK Negeri 1 Cileungsi, dari tahun 2014 - sekarang .
138
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
BIODATA PENULIS BIODATA PENULIS 2 : Nama Lengkap Telepon /HP/WA Email Akun Facebook Alamat Kantor Kompetensi Keahlian
: M. FERY ABDULLAH MUSLIM, S.T : 085782714381 : [email protected] : fery abdullah muslim : SMK Negeri 1 Cileungsi Jl. Naroggong – Cileungsi Km. 16,5 Kec. Cileungsi – Kab. Bogor, 16820. : Teknik Pengendalian Produksi
Riwayat Pekerjaan/ Profesi (10 Tahun Terakhir) 1. Guru SD Negeri Gandoang 01 (Tahun 2009 s.d Taun 2014) 2. Guru SMK Negeri 1 Cileungsi (Tahun 2014 s.d sekarang) Riwayat Pendidikan Tinggi dan Tahun Belajar 1. S1 Teknik dan Manajemen Industri, Univ. Mpu Tantular Jakarta (Lulus Tahun 2003) 2. Akta IV, Uhamka Jakarta (Lulus Tahun 2005) Judul Buku dan Tahun Terbit (10 Tahun Terakhir) Informasi Lain dari Penulis Lulus dari SD Negeri Gandoang 01 tahun 1992, penulis melanjutkan pendidikan ke SMP Negeri 01 Jonggol dan lulus tahun 1995. Mengikuti tren dunia pendidikan saat itu, penulis melanjutkan pendidikan di SMK Muhammadiyah Cileungsi pada jurusan Teknik Mesin dan lulus tahun 1998. Khayalan lah yang menyebabkan penulis memilih kuliah dengan Jurusan Teknik dan Manajemen Industri di Universitas Mpu Tantular dan lulus tahun 2003. Penulis mengikuti program Akta IV mengajar di Univ. Muhammadiyah Prof. Dr. Hamka Jakarta, lulus tahun
139
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
BIODATA PENULIS BIODATA PENULIS 3 : Nama Lengkap Telepon /HP/WA Email Akun Facebook Alamat Kantor Kompetensi Keahlian
: Budi Wilaksono, ST : 085217511090 : [email protected] : @will.will’s : SMK Negeri 1 Cileungsi Jl. Raya Narogong km. 16,5 Cileungsi Kab. Bogor : Teknik Pengendalian Produksi
Riwayat Pekerjaan/Profesi (10 Tahun Terakhir) 1. Staff Quality Control PT. Widaya Inti Plasma, Sidoarjo 2. Guru SMKS Bina Bangsa Mandiri, Cikeas 3. SMKS Bina Pendidikan 3, Ciangsana 4. SMK Negeri 1 Cileungsi, Cileungsi Riwayat Pendidikan Tinggi dan Tahun Belajar 1. S1 Teknik Industri, Universitas Trunojoyo Madura, Bangkalan (2015) Judul Buku dan Tahun Terbit (10 Tahun Terakhir) Informasi Lain dari Penulis Tinggal di Jl. Bangka II GG VII RT 014/001 Kel. Pela Mampang, Kec. Mampang Prapatan, Jakarta Selatan. Lahir di Jakarta, 05 Desember 1991. Sekolah Dasar di lalui di SD N 1 Gunung Putri dan SMPS Semen Cibinong dan SMKS Triple “J” (Jujur, Jembatan Jaya) di Kabupaten Bogor. Tahun 2010 kuliah di Universitas Trunojoyo Madura, Bangkalan, lulus tahun 2015. Menjadi guru di SMK Negeri 1 Cileungsi, dari tahun 2017 - sekarang .
140
