Praktikum Sistem Informasi Akuntansi Edisi 2 [PDF]

Citation preview

Halaman 1



PRAKTIKUM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI EDISI 2 DAFTAR ISI SISTEM PERKULIAHAN ………………………………………………………



1



SIKLUS PENJUALAN



……………………………………………………………..



2



………………………………………………………….



4



SIKLUS PENJUALAN ………………………………………………………………



4



SIKLUS PENJUALAN ………………………………………………………………



6



KASUS 6



SIKLUS PEMBELIAN ………………………………………………………………



7











KASUS 7



SIKLUS PENGGAJIAN ……………………………………………………………..



7



SIKLUS PENGGAJIAN ……………………………………………………………..



8



SIKLUS ASET TETAP ……………………………………………………………...



10



KASUS 10 SIKLUS ASET TETAP ………………………………………………………………



11



KASUS 1



KASUS 2



KASUS 3



SIKLUS PENDAPATAN







KASUS 4



KASUS 5







KASUS 8



KASUS 9







KASUS 11 SIKLUS KONVERSI ………………………………………………………………. 11 KASUS 1 – SISTEM PENJUALAN Suatu sistem pendidikan mensyaratkan setiap mahasiswa mengisi formulir registrasi secara online. Sistem pengecekan subsistem piutang dilakukan untuk meyakinkan bahwa tidak ada biaya yang terutang. Selanjutnya, untuk setiap sesi perkuliahan, terdapat sistem pengecekan transkrip mahasiswa untuk memastikan bahwa mahasiswa yang bersangkutan telah menyelesaikan persyaratan kuliah. Kemudian, sistem melakukan pengecekan atas ketersediaan kelas dan jika ada kemungkinan ruang untuk menambah jumlah mahasiswa Bidik Misi ke daftar kelas. Laporan yang kembali ke mahasiswa menunjukkan hasil pemrosesan registrasi: jika mahasiswa memiliki tunggakan biaya akan ada pengiriman tagihan yang berarti registrasi mahasiswa yang bersangkutan ditolak. Jika persyaratan perkuliahan tidak terpenuhi, mahasiswa akan mendapatkan informasi bahwa rencana perkuliahan yang akan diambilnya tersebut tidak dapat teregistrasi. Jika kelasnya penuh, mahasiswa akan mendapatkan pemberitahuan bahwa “perkuliahan ditutup-course closed.” Jika mahasiswa tersebut dapat diterima dalam kelas perkuliahan, selanjutnya jadwal dan ruang perkuliahan ditunjukkan di samping nomor perkuliahan. Total biaya perkuliahan yang dibebankan kepada mahasiswa dihitung dan ditunjukkan dalam laporan. Jumlah biaya tersebut kemudian dientri ke dalam subsistem piutang. Ketika registrasi selesai dilakukan, laporan pendaftaran mata kuliah dipersiapkan untuk petunjuk lebih lanjut. Diminta: 1. Persiapkan diagram konteks untuk sistem perkuliahan yang ada di instansi pendidikan tersebut. 2. Kembangkan sebuah Data Flow Diagram (DFD) untuk mendokumentasikan sistem perkuliahan di instansi pendidikan tersebut. 3. Persiapkan bagan alir (flowchart) dokumen untuk mendokumentasikan sistem perkuliahan di instansi pendidikan tersebut. 4. Analisislah kelemahan sistem pengendalian dari sistem perkuliahan di instansi pendidikan tersebut. Berikanlah saran sebagai upaya perbaikan dari kelemahan sistem pengendalian internal tersebut.







Halaman 2



KASUS 2 – SIKLUS PENJUALAN



Perusahaan Jimm dan Klin merupakan industri manufaktur yang menghasilkan sabun dan detergen. Umumnya produk yang dihasilkan perusahaan mampu menguasai pasar karena sebagian konsumen menggunakan produk dari perusahaan ini. Ada beragam varian sabun mandi dan detergen yang diproduksi, mulai dari kemasan cair hingga kemasan padat. Perusahaan memiliki pabrik yang berada di kawasan industri Surabaya dengan ratusan tenaga kerja. Terdapat dua tipe tenaga kerja yang dipekerjakan, yakni tenaga kerja tetap dan tenaga kerja kontrak. Seluruh tenaga kerja memiliki kewajiban membayar premi asuransi dan pajak penghasilan yang dipotong dari gaji yang diterima setiap bulannya. Sistem penjualan produk berbasis B2B (Business to Business) dilakukan perusahaan menggunakan sistem konsinyasi ke setiap pusat perbelanjaan yang melakukan kerjasama dengan pihaknya. Sementara untuk sistem penilaian persediaan dari produknya, perusahaan menggunakan sistem just-in-time (JIT). Alur produksi di perusahaan dimulai dari penyediaan bahan baku hingga menghasilkan produk jadi. Ada 3 jenis biaya yang berperan dalam siklus produksi ini, yakni biaya tetap, biaya variabel, dan biaya overhead pabrik. Untuk siklus penjualannya, perusahaan menggunakan estimasi dari penjualan tahun lalu yang dihitung dengan menggunakan anggaran penjualan di setiap tahunnya.



Perusahaan Jimm dan Klin selain melakukan penjualan secara tunai juga melakukan penjualan secara kredit, seperti yang dijelaskan berikut ini.



1. Penjualan Staf administrasi bagian penjualan mempersiapkan faktur penjualan dengan dua salinan tambahan. Salinan pertama dan faktur aslinya akan diteruskan ke kasir. Staf administrasi bagian penjualan menyimpan salinan kedua di dalam buku penjualan. Ketika penjualan tersebut adalah penjualan tunai, pelanggan akan memberikan uang ke staf administrasi bagian penjualan, yang kemudian akan meneruskan uangnya ke kasir beserta salinan faktur penjualan tersebut. Kasir menyetujui penjualan kredit berdasarkan informasi pengajuan kredit yang telah disetujui dan tentunya setelah staf administrasi bagian penjualan membuat faktur penjualan dengan 2 salinan tambahan. Setelah menerima kas atau menyetujui faktur penjualan tersebut, kasir akan memvalidasi faktur penjualan yang asli dan memberikannya ke pelanggan. Di akhir hari kerja tersebut, kasir akan merekapitulasi penjualan dan uang yang diterima, serta meneruskan uang dan salinan pertama faktur penjualan ke staf administrasi bagian penjualan. Staf administrasi bagian penjualan akan membuat laporan uang yang diterima berdasarkan faktur penjualan tunai dan mempersiapkan ringkasan penjualan harian. Faktur penjualan kredit akan dimasukkan ke dalam buku pembantu piutang untuk kemudian dikirimkan ke staf administrasi bagian pengendalian persediaan di departemen penjualan, agar staf administrasi bagian pengendalian persediaan dapat mengentri informasi ke kartu-kartu pengendalian persediaan untuk kemudian mengentri ke dalam dokumen faktur yang ada berdasarkan nomornya. Staf administrasi bagian penjualan mengentri ringkasan penjualan harian ke jurnal kas dan jurnal penjualan, serta mengentri ringkasan penjualan harian tersebut ke dalam dokumen yang ada berdasarkan tanggal. Uang dari penjualan tunai tersebut selanjutnya disetorkan ke dalam rekening bank yang dimiliki perusahaan untuk menyimpan dana perusahaan.



2. Penyimpanan di Bank Bank akan memvalidasi slip penyimpanan dan mengembalikan salinan pertama ke departemen akuntansi, tempat staf administrasi bagian piutang akan mengentri ke dalam dokumen berdasarkan tanggal. Laporan bulanan dari bank akan direkonsiliasi dengan tepat oleh supervisor departemen akuntansi dan akan disimpan di dalam dokumen berdasarkan tanggal.







Halaman 3



3. Pembayaran atas Rekening Setiap pagi, staf administrasi bagian surat-menyurat di departemen penjualan akan membuka surat-surat. Staf administrasi tersebut menyiapkan berita pengiriman uang (remittance advice) yang menunjukkan nama pelanggan dan jumlah yang telah dibayar. Cek-cek beserta berita pengiriman uang kemudian akan diteruskan ke supervisor departemen penjualan, yang akan meninjau setiap cek dan meneruskan baik cek maupun berita pengiriman uang ke supervisor departemen akuntansi. Supervisor departemen akuntansi yang juga berfungsi sebagai manajer bagian kredit akan meninjau seluruh cek untuk pembayaran rekening yang telah jatuh tempo untuk selanjutnya meneruskan cek serta berita pengiriman uang tersebut ke staf administrasi bagian piutang yang akan mengelola berita-berita pengiriman uang tersebut secara alfabetis. Berita-berita pengiriman uang akan dientri langsung ke kartu-kartu piutang. Cek-cek akan disahkan dengan stempel dan dihitung totalnya. Nilai tersebut akan dimasukkan ke dalam dokumen sesuai urutan kronologisnya. Setelah menerima kas dari penjualan tunai hari sebelumnya, staf administrasi bagian piutang mempersiapkan slip penyimpanan harian dengan dua salinan tambahan. Salinan kedua slip tersebut akan disimpan dalam dokumen berdasarkan tanggal, sementara salinan pertama beserta slip aslinya akan disertakan ke proses penyimpanan di bank.



Diminta: Anda mengetahui bahwa terdapat beberapa kelemahan dalam sistem yang telah ada tersebut dan yakin bahwa bagan alir (flowchart) dokumen dapat berguna untuk mengevaluasi pengendalian internal klien dalam rangka mempersiapkan pemeriksaan atas laporan keuangan yang akan Anda lakukan nanti.



1. Lengkapi bagan alir (flowchart) dalam Gambar 1.1 untuk penjualan dan penerimaan tunai di Jimm dan Klin dengan cara memberi nama yang sesuai pada simbol-simbol didalamnya dan menunjukkan arah aliran informasinya. Diagram tersebut lengkap bersama dengan simbol dan arus dokumennya. 2. Dengan menggunakan petunjuk untuk mempersiapkan bagan alir (flowchart) di Gambar 1.2 dan simbol-simbol bagan alir (flowchart) dalam Tabel 1.1, buatlah kritik atas bagan alir (flowchart) yang diperlihatkan dalam Gambar 1.1. buatlah daftar halhal yang diabaikan bagan alir (flowchart) tersebut berdasarkan petunjuk bagan alir (flowchart) atau pergunakanlah simbol-simbol yang tepat. 3. Identifikasikanlah kelemahan dari sistem pengendalian internal di perusahaan tersebut. Berikanlah saran sebagai upaya perbaikan dari kelemahan sistem pengendalian internal tersebut.







Halaman 4















Halaman 5











Halaman 6



KASUS 3 – SIKLUS PENDAPATAN



Dari siklus pendapatan di kasus pertama yang telah diuraikan sebelumnya, terjadi retur penjualan karena produk yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan dari masing-masing pihak yang melakukan konsinyasi, sehingga perusahaan harus melakukan pengiriman kembali sesuai dengan produk yang dipesan.



Diminta: 1. Buatlah diagram konteks. 2. Buatlah Data Flow Diagram (DFD). 3. Buatlah bagan alir (flowchart) dari suatu transaksi di perusahaan Jimm dan Klin. 4. Identifikasilah sistem pengendalian internal perusahaan tersebut 5. Apabila terdapat kelemahan, berikanlah saran sebagai upaya perbaikan dari kelemahan sistem pengendalian internal tersebut.











Halaman 7



KASUS 4 – SIKLUS PENJUALAN



Perkembangan perusahaan terjadi sangat pesat di perusahaan Jimm dan Klin. Pada tahun 2017 perusahaan mengembangkan industrinya dalam bidang makanan. Produk makanan yang pertama kali diproduksi adalah makanan cepat saji dalam bentuk mie instan. Diversifikasi produk ini menjadi suatu tantangan baru bagi perusahaan dalam menghadapi persaingan pasar bebas. Dalam pemasarannya, perusahaan Jimm dan Klin akan menggunakan tenaga penjualan. Di bawah ini akan digambarkan sistem Pemrosesan Pesanan Penjualan yang terjadi di perusahaan.



Sistem Pemrosesan Pesanan Penjualan Seorang tenaga penjualan akan mencatat pesanan penjualan dan memberikan pesanan tersebut ke staf administrasi bagian penjualan yang menggunakan komputer untuk membuat serta mencetak 7 (tujuh) bagian pesanan penjualan (salinan untuk pengeluaran persediaan, salinan untuk slip pengepakan, salinan untuk faktur, salinan untuk buku besar, dan tiga salinan untuk file). Salinan untuk pengeluaran persediaan, slip pengepakan dan untuk file dari pesanan penjualan tersebut akan dikirim langsung ke gudang. Faktur, salinan untuk buku besar dan satu salinan untuk file akan dikirim ke bagian akuntansi. Salinan untuk file yang terakhir akan disimpan dalam file pesanan terbuka pesanan di bagian penjualan. Ketika bagian gudang menerima salinan untuk pengeluaran persediaan, slip pengepakan dan salinan untuk arsip, maka barang terkait akan diambil. Gudang akan memperbarui file komputer buku pembantu persediaan dan mencetak voucher jurnal. Voucher jurnal kemudian dikirimkan ke bagian akuntansi. Salinan untuk pengeluaran persediaan, slip pengepakan, dan barangnya akan dikirimkan ke bagian pengiriman. Satu salinan dari pesanan penjualan akan disimpan di bagian gudang. Ketika bagian pengiriman menerima barang, salinan pengeluaran persediaan dan slip pengepakan dari gudang, staf administrasi menggunakan komputer untuk memperbarui file daftar pengiriman dan membuat serta mencetak 2 salinan bill of lading. Staf adminsitrasi tersebut kemudian akan mengisi bagian manual dari bill of lading tersebut. Dua salinan dari bill of lading, slip pengepakan, dan barang tersebut akan diberikan ke kurir. Salinan pengeluaran persediaan kemudian akan dikirimkan ke bagian akuntansi sebagai bukti pengiriman. Bagian akuntansi menerima faktur, salinan untuk buku besar, dan salinan untuk file dari pesanan penjualan tersebut. Setelah menerima berbagai dokumen ini, file komputer jurnal penjualan akan diperbarui dan voucher jurnal akan dicetak. Faktur, salinan untuk buku besar dan salinan untuk file kemudian dimasukkan ke dalam file sementara hingga bagian akuntansi menerima salinan pengeluaran persediaan dari bagian pengiriman. Ketika salinan pengeluaran persediaan telah diterima, bagian penagihan menambahkan harga ke dalam file komputer penetapan harga dan menagih pelanggan. Salinan untuk file kemudian disimpan di bagian akuntansi dan salinan pengeluaran persediaan akan dikirimkan ke bagian penjualan, tempat salinan tersebut disimpan dalam file pesanan terbuka. Salinan untuk buku besar dari pesanan penjualan itu kemudian digunakan untuk memperbarui buku pembantu piutang melalui komputer. Kemudian ikhtisar piutang usaha akan dicetak. Salinan untuk buku besar akan disimpan. Voucher jurnal persediaan dan penjualan bersama dengan ikhtisar piutang usaha kemudian akan digunakan untuk memperbarui akun pengendali buku besar melalui komputer serta kemudian akan disimpan.



Sistem Penerimaan Kas Sekretaris bagian umum akan menerima cek dan slip pemberitahuan pembayaran melalui surat dan membuat 2 slip setoran. Sekretaris tersebut bertanggung jawab membawa satu salinan dari slip setoran itu bersama dengan cek pelanggan ke bank. Salinan kedua dari slip setoran dan pemberitahuan pengiriman yang dikirimkan ke bagian akuntansi untuk menunjukkan bahwa cek tersebut telah diterima dan disetor ke bank.







Halaman 8



Bagian akuntansi menerima slip setoran dan slip pemberitahuan pembayaran dan kemudian menggunakan komputer untuk memperbarui jurnal penerimaan kas serta mencetak voucher jurnal. Buku pembantu piutang usaha juga diperbarui melalui komputer dari ringkasan piutang usaha akan dicetak. Slip pemberitahuan pembayaran dan slip setoran kemudian akan disimpan di bagian akuntansi. Ikhtisar akun dan voucher jurnal penerimaan kas digunakan untuk memperbarui file komputer buku besar serta kemudian disimpan. Terakhir, bank akan mengembalikan dengan slip setoran ke bagian akuntansi sebagai bukti setoran, yang akan direkonsiliasi dengan slip setoran yang telah disimpan. Kedua slip tersebut akan disimpan.



Diminta: 1. Buatlah diagram arus data (data flow diagram) dari sistem saat ini. 2. Buatlah bagan alir (flowchart) dokumen dari sistem yang ada saat ini. 3. Analisislah kelemahan pengendalian internal dalam sistem ini. Sesuaikan jawaban Anda dengan enam kategori aktivitas pengendalian fisik yang disebutkan dalam SAS 78. 4. Berikan saran-saran untuk memperbaiki kelemahan pengendalian internal di perusahaan tersebut.



KASUS 5 – SIKLUS PENJUALAN



Sistem Pemrosesan Pesanan Penjualan Seorang tenaga penjualan akan mencatat pesanan penjualan dan memberikan pesanan tersebut ke staf administrasi bagian penjualan yang menggunakan komputer untuk membuat serta mencetak 7 (tujuh) bagian pesanan penjualan (salinan untuk pengeluaran persediaan, salinan untuk slip pengepakan, salinan untuk faktur, salinan untuk buku besar dan tiga salinan untuk file). Salinan untuk pengeluaran persediaan, slip pengepakan dan untuk file dari pesanan penjualan tersebut akan dikirim langsung ke gudang. Faktur, salinan untuk buku besar dan satu salinan untuk file akan dikirim ke bagian akuntansi. Salinan untuk file yang terakhir akan disimpan dalam file pesanan terbuka pesanan di bagian penjualan. Ketika bagian gudang menerima salinan untuk pengeluaran persediaan, slip pengepakan dan salinan untuk arsip, maka barang terkait akan diambil. Gudang akan memperbarui file komputer buku pembantu persediaan dan mencetak voucher jurnal. Voucher jurnal kemudian dikirimkan ke bagian akuntansi. Salinan untuk pengeluaran persediaan, slip pengepakan, dan barangnya akan dikirimkan ke bagian pengiriman. Satu salinan dari pesanan penjualan akan disimpan di bagian gudang. Ketika bagian pengiriman menerima barang, salinan pengeluaran persediaan dan slip pengepakan dari gudang, staf administrasi menggunakan komputer untuk memperbarui file daftar pengiriman dan membuat serta mencetak 2 salinan bill of lading. Staf adminsitrasi tersebut kemudian akan mengisi bagian manual dari bill of lading tersebut. Dua salinan dari bill of lading, slip pengepakan, dan barang tersebut akan diberikan ke kurir. Salinan pengeluaran persediaan kemudian akan dikirimkan ke bagian akuntansi sebagai bukti pengiriman. Bagian akuntansi menerima faktur, salinan untuk buku besar, dan salinan untuk file dari pesanan penjualan tersebut. Setelah menerima berbagai dokumen ini, file komputer jurnal penjualan akan diperbarui dan voucher jurnal akan dicetak. Faktur, salinan untuk buku besar dan salinan untuk file kemudian dimasukkan ke dalam file sementara hingga bagian akuntansi menerima salinan pengeluaran persediaan dari bagian pengiriman. Ketika salinan pengeluaran persediaan telah diterima, bagian penagihan menambahkan harga ke dalam file komputer penetapan harga dan menagih pelanggan. Salinan untuk file kemudian disimpan di bagian akuntansi dan salinan pengeluaran persediaan akan dikirimkan ke bagian penjualan, tempat salinan tersebut disimpan dalam file pesanan terbuka. Salinan untuk buku besar dari pesanan penjualan itu kemudian digunakan untuk memperbarui buku pembantu piutang melalui komputer. Kemudian ikhtisar piutang usaha akan dicetak. Salinan untuk buku besar akan disimpan. Voucher jurnal persediaan dan penjualan bersama dengan ikhtisar







Halaman 9



piutang usaha kemudian akan digunakan untuk memperbarui akun pengendali buku besar melalui komputer serta kemudian akan disimpan.



Diminta: 1. Buatlah diagram arus data (data flow diagram) dari sistem pemesanan penjualan. 2. Buatlah bagan alir (flowchart) dokumen dari sistem yang ada saat ini. 3. Analisislah kelemahan pengendalian internal dalam sistem ini. Sesuaikan jawaban Anda dengan enam kategori aktivitas pengendalian fisik yang disebutkan dalam SAS 78. 4. Berikan saran-saran untuk memperbaiki kelemahan pengendalian internal di perusahaan tersebut.



KASUS 6 – SIKLUS PEMBELIAN



Sejak berdirinya perusahaan 2 tahun yang lalu, perusahaan Jimm dan Klin dapat dikatakan cukup sukses. Sebagai perusahaan manufaktur, Jimm dan Klin membeli produk dari pasar-pasar di Asia dan menjualnya kembali ke toko-toko ritel lokal. Dalam rangka memenuhi permintaan yang meningkat atas sabun dan detergen di Surabaya, Jimm dan Klin memperluas operasi lokalnya. Inti dari perluasan tersebut adalah dikenalkannya sistem informasi baru untuk menangani pembelian yang meningkat tajam. Anda telah melakukan sejumlah pembicaraan dengan beberapa supervisor departemen yang terkait dengan sistem pembayaran/perolehan (acquisition). Berikut adalah ringkasan diskusi Anda. Daftar permintaan pembelian dikirim dari sistem persediaan ke Nita, seorang staf administrasi dari departemen pembelian (purchasing department). Nita mempersiapkan pesanan pembelian berdasarkan informasi dari dokumen pemasok/penyedia barang dan persediaan, serta mengirimkannya ke pemasok yang bersangkutan. Pemasok akan memberikan tanda terima pemasok kepada Nita sebagai umpan balik (feedback) yang menunjukkan adanya penerimaan pesanan pembelian. Ketika departemen penerimaan menerima barang-barang dari pemasok, sistem persediaan akan memberitahukan Elei dengan cara mengirimkan sebuah laporan penerimaan. Elei juga menerima faktur penjualan dari berbagai pemasok. Dia mencocokkan faktur penjualan dengan pemberitahuan pesanan pembelian dan laporan penerimaan, serta memperbarui dokumen utama (master file) dari bagian utang usaha. Elei selanjutnya mengirim pengesahan pembayaran ke departemen akuntansi. Di departemen tersebut, Andeloo Nonu mempersiapkan dan mengirimkan sebuah cek ke pemasok. Ketika cek tersebut diterbitkan, sistem secara otomatis memperbarui dokumen utama (master file) dari utang usaha dan buku besar.



Diminta: 1. Buatlah diagram konteks. 2. Buatlah Data Flow Diagram (DFD) untuk sistem pembayaran/perolehan (acqusition) Jimm dan Klin. 3. Buatlah bagan alir (flowchart) untuk siklus pembelian tersebut. 4. Analisislah sistem pengendalian internal untuk transaksi siklus pembelian tersebut. Apabila terdapat kelemahan, berikanlah saran sebagai upaya perbaikan dari kelemahan sistem pengendalian internal tersebut.



KASUS 7 – SIKLUS PENGGAJIAN



Sebagai auditor internal Jimm dan Klin, Anda telah diminta supervisor Anda untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan penggajian di perusahaan saat ini. Berdasarkan dokumentasi Anda, Jimm dan Klin berharap dapat mengembangkan rencana perbaikan sistem informasi saat ini, untuk mengeliminasi penundaan yang seharusnya tidak terjadi dalam pemrosesan cek penggajian. Penjelasan terbaik Anda atas sistem tersebut berasal dari pembicaraan dengan kepala staf administrasi bagian penggajian, sebagai berikut.







Halaman 10



Sistem pemrosesan penggajian di Jimm dan Klin cukup sederhana. Perusahaan memiliki tenaga kerja tetap dan tenaga kerja kontrak. Data waktu kerja dicatat di setiap departemen dengan menggunakan kartu waktu kerja dan jam kerja. Akan tetapi, proses ini cukup menjengkelkan ketika pegawai harus mencetak kartunya di malam hari dan kami harus mencatat informasi waktu kerja mereka secara manual. Pada akhir periode, staf administrasi bagian penggajian kami, akan memasukkan data dari kartu waktu kerja ke dokumen penggajian untuk memulai proses tersebut. Staf administrasi kami bekerja cukup bagus—walaupun saya harus melakukan perbaikan sendiri saat mereka salah memasukkan data. Sebelum dokumen penggajian diproses untuk periode yang bersangkutan, departemen sumber daya manusia mengirimkan kepada kami data perubahan jumlah pegawai, adanya kenaikan tingkat gaji dan informasi mengenai pegawai baru. Staf administrasi kami akan memasukkan informasi ini ke dokumen penggajian, agar segera dapat diproses. Biasanya kesalahan muncul karena departemen sumber daya manusia mencatat tingkat gaji yang salah atau ada seorang pegawai yang telah mundur dari perusahaan dan departemen tersebut lupa menghapus catatannya. Data tersebut selanjutnya akan diproses dan cek penggajian untuk setiap pegawai akan dibuat. Beberapa laporan penting juga dihasilkan untuk pihak manajemen walaupun saya tidak begitu tahu apa yang mereka lakukan dengan laporan tersebut. Sebagai tambahan, pemerintah mensyaratkan adanya laporan pemotongan pajak secara teratur yang sesuai dengan peraturan pajak terkini untuk tujuan perpajakan. Perusahaan juga memberikan jaminan asuransi pada semua pegawainya yang mana pegawai setiap bulannya. Saat ini, sistem menghasilkan laporan-laporan tersebut secara otomatis, hal ini merupakan kondisi yang baik.



Diminta: 1. Persiapkan diagram konteks untuk sistem pemrosesan penggajian yang ada saat ini di Jimm dan Klin. 2. Kembangkan sebuah DFD untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan penggajian di Jimm dan Klin. 3. Susunlah flowchart untuk sistem penggajian di atas. 4. Identifikasi sistem pengendalian internal untuk siklus penggajian ini. 5. Apabila terdapat kelemahan, berikanlah saran sebagai upaya perbaikan dari kelemahan sistem pengendalian internal tersebut.



KASUS 8 – SIKLUS PENGGAJIAN



Perkembangan perusahaan Jimm dan Klin sangat pesat, perusahaan mencoba untuk mengembangkan produk dalam bentuk shampo dan kondisioner. Beragam shampo dikeluarkan, ada shampo anti ketombe, shampo perawatan untuk rambut kering, ada shampo volume nourishment, dan kondisioner. Perusahaan mempekerjakan lebih dari 1.000 pekerja dalam 3 giliran (shift) dan sebagian besar pegawai lembur jika diperlukan. Gambar 8.1 menggambarkan prosedur yang dijalankan untuk memproses penggajian. Informasi tambahan mengenai prosedur penggajian tersebut: a. Departemen Manajemen Sumber Daya Manusia menetapkan tingkat upah seluruh pegawai. Proses tersebut dimulai ketika sebuah formulir yang mengotorisasi tambahan pegawai baru ke file induk penggajian dikirimkan ke koordinator penggajian untuk pemeriksaan dan persetujuan. Setelah informasi mengenai pegawai baru dimasukkan ke dalam sistem, komputer secara otomatis menghitung tingkat lemburan dan perbedaan giliran (shift) untuk pegawai tersebut. b. Sebuah Kantor Akuntan Publik lokal melengkapi Jimm dan Klin dengan pembaruan pajak gaji bulanan yang digunakan untuk memodifikasi tingkat pajak. c. Para pegawai mencatatkan kehadiran dengan cara menempelkan tangan pada mesin kehadiran (finger print) setiap datang dan pulang kerja. Setiap Senin pagi, data finger print akan di-print. Manajer departemen penggajian mencetak data finger untuk memastikan bahwa jam kerja ditotal tepat, sistem secara otomatis







Halaman 11



menentukan apakah lembur telah dikerjakan atau perbedaan giliran (shift) diperlukan. d. Manajer departemen penggajian melakukan seluruh aktivitas lain yang digambarkan dalam Gambar 8.1. e. Sistem secara otomatis menentukan serangkaian nomor berurutan untuk masingmasing cek penggajian. Cek-cek tersebut disimpan dalam sebuah kotak dekat printer untuk mempermudah akses. Setelah cek-cek dicetak, manajer departemen penggajian menggunakan sebuah mesin penandatanganan otomatis untuk menandatangani cek. Stempel penandatanganan disimpan dan terkunci di dalam lemari besi. Setelah cek ditandatangani, manajer penggajian mendistribusikan cek gaji ke seluruh pegawai giliran (shift) pertama. Cek gaji untuk 2 giliran (shift) lainnya diberikan ke supervisor giliran (shift) untuk didistribusikan olehnya. f. File induk penggajian dicadangkan secara mingguan, setelah pemrosesan penggajian diselesaikan. Gambar 8.1 Prosedur yang Dijalankan untuk Memproses Penggajian



Diminta: 1. Identifikasi dan jelaskan setidaknya 3 (tiga) kelemahan dalam proses penggajian Jimm dan Klin. Berikan saran perbaikan. 2. Identifikasi dan jelaskan setidaknya 2 (dua) area berbeda dalam sistem pemrosesan penggajian Jimm dan Klin di mana pengendaliannya memuaskan.



KASUS 9 – SIKLUS ASET TETAP



Subsistem aset tetap Jim dan Klin terdiri atas 2 fungsi utama. Kedua fungsi tersebut, fungsi akuisisi aset dan fungsi pemeliharaan atau penghapusan merupakan tanggung jawab manajer produksi. Proses akuisisi aset tetap sama untuk semua mesin pada siklus produksi yang ada di perusahaan, namun setiap proses produksi sabun dan detergen memiliki otonomi untuk memilih pemasok. Pembelian tanah dan gedung







Halaman 12



hanya dilakukan oleh Dicky dan ditangani secara kasus per kasus. Dalam buku petunjuk manajer tertulis, “Para manajer boleh membeli aset tetap menurut kebijakan mereka untuk memastikan kelancaran operasional.” Tidak ada analisis investasi modal yang dilakukan oleh kantor. Ketika seorang manajer sudah memutuskan bahwa pembelian perlu dilakukan, perusahaan tersebut mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Manajer memilih pemasok dan kemudian menegosiasikan syarat kontrak/pesanan pembelian yang dapat mencakup tukar tambah, tanggal pengiriman, pendanaan yang dapat diaplikasikan, jaminan, dan layanan servis. 2. Setelah kontrak disepakati, manajer mengirimkan kontrak/pesanan pembelian kepada pemasok. Pemasok memroses pesanan pembelian dan manajer membuat persetujuan untuk mengambil aset tersebut atau pemasok yang akan mengirimkannya. Manajer menerima satu salinan pesanan pembelian dan faktur dari pemasok. 3. Pemasok mengirimkan satu salinan tambahan dari pesanan pembelian dan faktur kepada manajer, untuk kemudian menyimpannya dalam catatan aset tetap perusahaan. 4. Manajer kemudian mengirimkan satu formulir yang berisi rincian transaksi beserta salinan pesanan pembelian, faktur pembelian, dan kebutuhan modal ke departemen utang dagang di perusahaan. 5. Perusahaan kemudian mentransfer pembayaran yang diperlukan melalui proses pengeluaran kas, baik untuk proses akuisisi aset tetap maupun proses pemeliharaan mesin produksi. 6. Pembayaran kepada para pemasok dilakukan melalui proses pengeluaran kas.



Petunjuk di dalam buku pegangan memberikan informasi kepada para manajer terkait umur ekonomis dari beberapa aset tetap, tetapi tidak dipandang sebagai suatu keharusan. Tidak ada otorisasi formal untuk membeli atau menghapus aset. Ketika seorang manajer memutuskan bahwa suatu aset harus dihapus, kebijakan umum perusahaan adalah menjualnya dengan cara tukar tambah dengan aset baru, atau menghibahkannya. Para manajer diberi wewenang untuk menghapus aset tetap. Para asisten manajer produksi bertanggung jawab untuk memastikan semua mesin produksi melalui proses pemeriksanaan dan pemeliharaan rutin sesuai dengan umur ekonomis dari masing-masing mesin.



Diminta: 1. Buatlah sebuah Data Flow Diagram (DFD) untuk masing-masing sistem tersebut. 2. Buatlah bagan alir (flowchart) dokumen untuk masing-masing sistem tersebut. 3. Analisislah kelemahan pengendalian internal dalam setiap sistem yang ada. Sesuaikan jawaban Anda dengan enam kategori aktivitas pengendalian fisik yang disebutkan dalam SAS 78. 4. Berikan saran sebagai upaya perbaikan dari kelemahan sistem pengendalian internal tersebut.



KASUS 10 – SIKLUS ASET TETAP



Subsistem Aset Tetap di Jimm dan Klin Jimm dan Klin adalah perusahaan manufaktur terbesar yang ada di Surabaya yang memproduksi sabun dan detergen. Pada tahun 2012, Jimm dan Klin meningkatkan jumlah produksi dari tahun sebelumnya sebesar 140% menjadi 2,3 juta unit produk; sebagian besar berasal dari promosi pengiriman produk konsinyasi yang inovatif dan agresif, seperti pelanggan yang menerima brosur produk spesial setiap minggunya. Pelanggan dapat menelepon untuk memesan sabun dan detergen yang dijamin akan dikirim oleh Jimm dan Klin dalam waktu 2 jam. Pada tanggal 7 Januari, tim produksi menyatakan bahwa salah satu mesin yang ada sudah tidak memenuhi standar produksi. Mesin keluaran tahun 1995 tersebut telah melampaui jam produksi dan telah digunakan lebih lama dari umur ekonomisnya. Ia menghubungi teman sekamarnya waktu masih kuliah dulu, di Perusahaan Tritium,







Halaman 13



untuk membeli empat mesin produksi. Perusahaan mengontrak Tritium untuk membeli dua mesin produksi baru dengan harga satuan $26.500 dan dua mesin bekas, masingmasing keluaran tahun 2002 dengan harga $19,800 dan keluaran tahun 2004 seharga $22,300. Semua mesin dikirim pada tanggal 1 Februari. Mesin yang lama ditukar tambah seharga $4,000 dengan mesin yang baru tersebut. Perusahaan mengirimkan pesanan pembelian untuk mesin tersebut ke Perusahaan Tritium pada tanggal 9 Januari. Perusahaan Tritium kemudian mengirimkan salinan faktur tersebut ke Jimm dan Klin. Mesin tersebut dikirim pada tanggal yang sudah disepakati dengan satu salinan faktur. Jimm dan Klin memperbarui utang dagang dan kemudian menyusun laporan ringkasan transaksi yang dikirimkan ke sistem pengeluaran kas. Perusahaan menggunakan metode penyusutan garis lurus untuk menghitung umur ekonomis dari masing-masing mesin produksi tersebut. Perusahaan menggunakan kebijakan berbeda untuk mesin baru dan mesin lama. Untuk mesin baru jika masih dalam proses asuransi atau garansi, perusahaan dalam proses perbaikannya akan menggunakan biaya asuransi tersebut. Sementara untuk mesin lama dalam proses perbaikannya perusahaan akan mengeluarkan pembayaran ke pihak penyedia layanan servis dengan melakukan transfer melalui rekening bank.



Diminta: 1. Buatlah diagram arus data (data flow diagram—DFD) untuk masing-masing sistem tersebut. 2. Buatlah baan alir (flowchart) dokumen untuk masing-masing sistem tersebut.



KASUS 11 – SIKLUS KONVERSI



Perusahaan Jimm dan Klin merupakan industri yang bergerak dalam industri manufaktur yang memproduksi sabun dan detergen. Untuk sabun yang dihasilkan adalah macam-macam sabun mandi baik sabun cair maupun sabun padat dengan jenis yang sangat beragam dan banyak variannya. Begitu juga untuk produk detergennya, mereka mengeluarkan detergen bubuk dan cair. Pada awal tahun, para produsen sabun dan detergen memberi Jimm dan Klin pesanan yang didasarkan pada prediksi anggaran penjualan. Akan tetapi, pesanan ini dijamin hanya untuk bulan pertama, setelah itu tiap produsen sabun dan detergen dapat merevisi pesanan per bulan. Sistem Jimm dan Klin saat ini mensyaratkan pesanan bahan baku dimasukkan ke para pemasok setiap triwulan. Sementara pesanan tersebut memberikan gambaran umum apa yang diharapkan, pesanan dari para produsen mobil dapat naik atau turun secara dramatis setelah bulan pertama tersebut. Berdasarkan proses produksi batch saat ini dalam siklus konversinya, pesanan yang telah disepakati sebelumnya (blanket order) dikirimkan secara langsung ke tahap produksi, perencanaan, dan pengendalian. Dalam tahap ini, bahan baku dan kebutuhan operasi akan ditetapkan. Di tahap inilah dokumen produksi yang dibutuhkan (daftar kebutuhan bahan baku, lembar urutan kerja) dibuat dan digabungkan dengan laporan status persediaan dari bagian pengendalian persediaan dan spesifikasi teknis yang dibutuhkan dari bagian teknik untuk membuat permintaan pembelian. Saat ini tahap penjadwalan produksi masuk dalam tanggung jawab tempat kerja. Di tempat kerja, supervisor yang bertugas akan membuat perintah kerja, lembar perpindahan dan permintaan bahan baku. Berbagai dokumen ini dikirimkan ke bagian akuntansi biaya dan juga digunakan untuk membuat file perintah kerja terbuka. Tempat kerja tersebut juga menahan beberapa salinan dari berbagai dokumen ini agar dapat digunakan untuk memulai aktivitas produksi. Dengan sistem saat ini, ketika produksi dimulai, bahan baku yang berlebih akan langsung dibuang. Pusat kerja juga membuat berbagai dokumen pencatatan waktu kerja yang dibutuhkan (kartu waktu untuk gaji dan jam kerja) serta mengirimkan informasi ini ke bagian akuntansi biaya juga. Setelah siklus produksi selesai, jadwal produksi dan lembar perpindahan akan digunakan untuk menutup file perintah kerja terbuka, dengan satu salinan perintah kerja akan dikirim ke gudang barang jadi sementara lainnya dikirm ke bagian pengendalian persediaan.







Halaman 14



Pada tahap awal produksi, salinan dari permintaan bahan baku dikirimkan ke bagian penyimpanan persediaan agar bahan baku yang dibutuhkan dapat dikeluarkan ke tempat kerja. Sebuah salinan permintaan bahan baku disimpan dalam file di bagian penyimpanan persediaan. Bagian pengendalian persediaan dilibatkan dalam seluruh proses produksi batch. Bagian ini menerbitkan dokumen status persediaan ke fungsi produksi perencanaan dan pengendalian agar kebutuhan bahan baku diterima dari bagian penyimpanan persediaan hingga file persediaan dapat diperbarui. Ketika berbagai file tersebut diperbarui, maka permintaan bahan baku dikirimkan ke bagian akuntansi biaya, sementara file yang diperbarui digunakan juga untuk membuat voucher jurnal yang dikirimkan ke bagian buku besar. Satu salinan dari permintaan bahan baku, permintaan pembelian dan dokumen perintah kerja akan disimpan dalam file di bagian pengedalian persediaan. Ketika bagian akuntansi biaya telah menerima semua informasi yang dibutuhkan dari berbagai bagian lainnya, file barang dalam proses akan diperbarui. Semua dokumen tempat kerja (kartu perpindahan, kartu waktu, permintaan bahan baku, kelebihan bahan baku, dan retur bahan baku), bersama dengan sebuah salinan perintah kerja, disimpan di bagian akuntansi biaya. Pada akhir tahap ini, bagian akuntansi biaya membuat voucher jurnal dan mengirimkannya ke bagian buku besar. Voucher jurnal ini bersama dengan yang dikirimkan oleh bagian pengendalian persediaan digunakan untuk memperbarui buku besar. Kedua voucher jurnal tersebut disimpan dalam file di bagian buku besar.



Diminta: 1. Buatlah diagram arus data (data flow diagram) untuk sistem saat ini. 2. Buatlah bagan alir (flowchart) dokumen untuk sistem yang ada sekarang ini. 3. Analisislah berbagai kelemahan pengendalian internal dalam sistem ini. Sesuaikan jawaban Anda dengan enam kategori aktivitas pengendalian fisik yang disebutkan dalam SAS 78. 4. Buatlah bagan alir sistem untuk sistem berbasis komputer yang didesain ulang yang bisa menyelesaikan kelemahan pengendalian yang Anda identifikasi. Referensi: 1. Romney, dan Steiberg. 2015. Accounting Information System: An Overview. Edisi 13. USA: Pearson Education. 2. Gelinas, Uric J., dan Richard B. Dull. 2008. Accounting Information System. Edisi 7. USA: Thomson South-Western. 3. Hall, James A. 2013. Accounting Information System. Edisi 8. USA: South-Western Cengage Learning.