Press Conference [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



1.1



LATAR BELAKANG



Dalam



mensukseskan



suatu



event



yang



berkaitan



dengan



MICE,



penyelenggara harus memiliki strategi agar publik tertarik untuk menghadirinya karena biasanya kebanyakan orang kerap mengaikatkan mutu dari suatu event dengan kualitas kerja dari perusahaan yang menyelenggarakannya. Strategi tersebut juga dapat dipakai sebagai sarana untuk menciptakan image atau citra yang baik tentang perusahaan yang menyelenggarakan event tersebut. Karena citra perusahaan (corporate image) merupakan salah satu aspek penting sebagai enabler dalam pemasaran, secara langsung maupun tidak langsung. Maka dari itu, dalam pendekatan mengenai bauran pemasaran yang berisi 7 P, public relations dikeluarkan sebagai komponen tersendiri yang sejajar dengan promosi. Walaupun aktivitas PR dalam bauran



pemasaran



lebih



mendekati



fungsi Marketing



Public



Relation melainkan Corporate Public Relation. Pada dasarnya, pencitraan adalah usaha agar publik memandang si pelaku sesuai dengan kesan atau citra yang diinginkan oleh pelaku ini. Belakangan, pencitraan tidak hanya dilakukan oleh perusahaan utamanya sebagai salah satu peran yang dilakukan oleh Public Relations (PR) saja, tapi juga bisa dilakukan oleh individu, baik yang terikat oleh perusahaan maupun yang ingin dipandang sebagai individu itu sendiri. Citra perusahaan pada hakikatnya adalah persepsi publik terhadap perusahaan. Dalam persepsi publik, citra perusahaan terbentuk dari asosiasi antara perusahaan sebagai subyek dan atribut-atributnya seperti: baik, buruk, berkualitas, peduli lingkungan, bertanggung jawab dan lain-lain. Akumulasi dari citra perusahaan akan membentuk reputasi perusahaan yang sangat bermakna bagi perusahaan bukan saja bermanfaat dalam berhubungannya dengan para pelanggannya, tetapi juga dengan stakeholder yang lain. Reputasi yang baik akan memberi keuntungan ketika berhubungan dengan pemasok, dapat meningkatkan bargaining position. Demikian



pula dalam berhubungan dengan jalur distribusi, perusahaan yang mempunyai reputasi baik akan mendapat perlakuan khusus apalagi jika berhubungan dengan publik keuangan, maka perusahaan tersebut akan mendapatkan banyak kemudahan. Tugas untuk memelihara citra perusahaan harus dilakukan oleh segenap anggota organisasi secara lintas fungsional, dilakukan secara terus menerus dan harus ada sebuah sistem yang eksis untuk menopang citra perusahaan tersebut. Salah satu cara untuk mendapatkan citra atau image yang baik tentang suatu perusahaan adalah dengan mengadakan publikasi. Kegiatan publikasi ini sendiri dimaksukan untuk meningkatkan pengenalan, pemahaman dan pengetahuan tentang penyelenggaraan dari event yang diadakan oleh perusahaan tersebut. Dari sekian banyak



kegiatan



publikasi



yang



dapat



dilakukan



oleh



perusahaan



yang



menyelenggarakan event, salah satu kegiatan yang banyak dilakukan adalah press conference. Yang dimaksud dengan press conference itu sendiri adalah acara atau hajatan media, dimana sumber berita (narasumber) mengundang wartawan dan perwakilan media massa untuk menyampaikan suatu informasi atau pernyataan (statement) dan seringkali dalam konferensi pers berlangsung tanya jawab. Konferensi pers biasanya dilakukan oleh politikus, pemerintahan, tim olah raga, selebritis, studio film, organisasi komersil untuk mempromosikan produk terbarunya, pengacara untuk mendukung kasus yang sedang ditangani dan siapa saja yang ingin mendapatkan manfaat dari publikasi media. Beberapa orang, termasuk pihak kepolisian seringkali terpaksa mengadakan konferensi pers untuk menjelaskan suatu kasus secara resmi daripada berhadapan dengan wartawan secara individu. Alasan diadakannya press conference adalah agar narasumber dapat menjawab pertanyaan secara langsung dan tuntas daripada harus berulang-ulang menjawab pertanyaan via telepon serta untuk menarik perhatian media dan menjadi bahan berita, sehingga masyarakat dapat mengetahui sesuatu yang mungkin saja luput dari perhatian jika tanpa press conference. Konferensi pers biasanya diberitahukan sebelumnya dengan memberikan undangan kepada media dengan mengirimkan surat resmi kepada redaksi.



1.2



TUJUAN PENELITIAN



Dengan menggaris bawahi acuan diatas, maka tujuan yang menjadi target penulis dengan dilaksanakannya penelitian adalah untuk mengetahui bagaimanakah dampak press conference terhadap kesuksesan suatu event MICE dan pengelolaannya sebelum dan saat press conference itu berlangsung.



1.3



SIGNIFIKASI PENELITIAN



Penelitian ini dilakukan untuk memberikan manfaat bagi beberapa pihak, diantaranya: 1.



Bagi Perusahaan Sebagai informasi atau masukan bagi perusahaan khususnya dalam mengadakan inovasi.



2.



Bagi Peneliti Manfaat bagi penulis sebagai peneliti dalam mengembangkan nalar baik sebagai kaum akademis atau sebagai pribadi dalam pengaplikasian ilmu yang didapat.



3.



Bagi Masyarakat Agar lebih mengenal dan mengetahui dampak ekonomi yang dihasilkan dari pelayanan pameran yang sedang berlangsung.



4.



Bagi Perguruan Tinggi Dapat menambah referensi yang telah ada dan dapat digunakan oleh semua pihak yang membutuhkan.



1.4



METODOLOGI PENELITIAN



Pembuatan tugas Ujian Tengah Semester ini dilakukan dengan melakukan proses, yaitu:



1. Studi Kepustakaan (Library Research)



Pengumpulan data kepustakaan dilakukan terhadap data dan informasi dalam bentuk buku, laporan, hasil penelitian yang telah dilakukan oleh berbagai pihak, makalah, jurnal dan media online (internet) yang terkait dan relevan dengan pengelolaan alam suatu press conference yang dilakukan di suatu event MICE.



BAB II ISI



Wadah press conference digunakan sebagai sarana untuk mengumumkan, menjelaskan, mempertahankan atau mempromosikan kebijaksanaan dengan maksud untuk mengukuhkan pengertian dan penerimaan publik ke pihaknya. Maka dari itu, meskipun biasanya press conference hanya berlangsung tak lebih dari dua jam, tetapi dampaknya sangat luas bila benar-benar hasilnya dipublikasi oleh wartawan yang hadir. Apalagi di era masyarakat modern sekarang ini, boleh dikatakan tidak mungkin lagi hidup tanpa informasi. Informasi yang diterima oleh publik akan dnegan sendirinya membentuk citra objek informasi itu. Kalau informasi negatif terus muncul dari sebuah perusahaan maka opini publik otomatis akan negatif terhadap perusahaan dimaksud. Jadi, ada berbagai tujuan mengadakan sebuah press conference sesuai dengan rencana pihak yang memprakarsainya. Ada perusahaan yang ingin menyampaikan kinerja perusahaan kepada publik agar publik semakin percaya terhadap perusahaan tersebut. Berita positif tentang sebuah perusahan yang sudah terdaftar pada bursa saham akan mempengaruhi kenaikan harga sahamnya di bursa. Namun tujuan utama dilaksanakannya sebuah press conference adalah mewujudkan keinginan pemrakarsa untuk menyampaikan informasi yang dianggapnya penting disampaikan kepada publik lewat para wartawan. Dengan terpublikasinya informasi yang diinginkan pemrakarsa/penyelenggara press conference berharap akan bisa meningkatkan kesadaran dan pengetahuan khalayak sasaran akan keunggulan produk baru yang sedang dibicarakan dibandingkan dengan produk sejenis lainnya. Ada juga pihak tertentu mengadakan press conference untuk membantah isu atau berita miring yang telah beredar di masyarakat luas dnegan harapan persepsi masyarakat terhadap diri atau lembaga yang diwakilinya kembali menjadi positif. Banyak manajemen perusahaan merasa perlu menyampaikan informasi seluas-luasnya ke publik karena ingin memerangkan persaingan yang semakin ketat.



2.1



Perencanaan Press Conference Sebelum melakukan suatu press conference, penyelenggara harus melakukan suatu perencanaan agar tujuan dilakukannya press conference dapat terlaksana dengan baik. Berikut tahapan dalam perencanaan press conference: 1. Membentuk Tim Kerja Public Relation (PR) -



Tim kerja harus solid



Tugas utama public relation (PR) dalam sebuah press conference adalah menjamin sampainya pesan/berita yang diinginkan oleh narasumber kepada publik lewat para wartawan yang diundang. Sedangkan mengenai bagaimana bentuk penyelenggaraan event press conference itu sangat bervariasi. Ada yang menginginkan press conference itu dilakukan secara formal dengan membentuk sebuah forum. Ada kalanya narasumber lebih menginginkan suasana yang informal sambil berdiri santai berbincang-bincang dengan para wartawan. Dalam pelaksanaan press conference yang dilakukan secara informal tidak dibutuhkan kehadiran alat-alat bantu formil seperti mic, transparansi, laptop dan sebagainya. Tujuannya agar dialog berlangsung lebih cair dan ringan tanpa aturan main yang formal seperti mengajukan pertanyaan per termin. Biasanya bentuk dialog yang informal ini dilaksanakan oleh para narasumber yang sudah terbiasa menghadapi para wartawan dan benar-benar menguasai materi atau topik yang akan dibacarakan. Umumnya, cara pendekatan mereka kepada wartawan pun sudah berbeda. Dia suadah mahir untuk memilah-milah informasi apa yang menarik dan maan yang tidak menarik untuk wartawan. Narasumber yang mahir juga mampu menolak untuk menjawab pertanyaan yang dianggap kurang relevan dengan topik yang sedang dibahas. Namun, yang lebih lazim terjadi adalah press conference yang formal. Artinya, antara wartawan dan narasumber duduk resmi dengan posisi duduk berhadap-hadapan. Biasanya dalam press cpnference yang formal narasumber duduk di depan atau bahkan di atas panggung menghadap kepada para wartawan atau peserta press conference. Sedang di pihak lain poara wartawan



duduk di hadapan narasumber agar bisa saling bertatap muka dan berdialog secara formal. Baik press conference formal maupun informal akan dapat terlaksana dan berlangsung dengan baik dalam artian bahwa hasil pembicaraan pada press conference terpublikasikan ke publik lewat media massa, apabila benarbenar dipersiapkan dengan matang. Yang dipersiapkan dalam hal ini menyangkut semua hal yang dibutuhkan dalam pelaksanaan press conference itu. Narasumber dipastikan konsisten berbicara seputar tema yang dipilih. Demikian juga pihak penerima informasi dalam hal ini para wartawan, harus dipastikan hadir dan mempublikasikan hasil press conference dimaksud.



-



Pembagian kerja anggota tim harus jelas



Selalu banyak yang mempertanyakan berapa orang idealnya dalam satu tim untuk sebuah press conference. Jawabannya, tidak pernah ada jumlah yang pasti dan dieal. Banyak faktor yang mempengaruhi besar-kecilnya sebuah tim kerja untuk sebuah press conference. Situasi dan kondisi baik cakupan press conference maupun keberadaan sumber daya manusia (SDM) memegang peranan penting dalam kesuksesan penyelenggaraan sebuah press conference. Namun hal yang paling terpenting adalah jangka waktu persiapan yang tersedia. Makin lama jangka waktu persiapannya, maka semakun mudah untuk ditangani oleh tim yang jumlahnya anggotanya sedikit atau beberapa orang saja. Sedangkan jika waktu persiapannya sempit, maka makin dibutuhkan partisipasi yang lebih banyak. Dalam sebuah tim diperlukan orang untuk mengurusi tempat dan lokasi, perlengkapan yang dibutuhkan oleh narasumber, konsumsi hingga sarana dan prasarana pendukung lainnya seperti akomodasi, tenaga penerjemah (translator), transportasi dan press release yang dibuat dalam minimal dua bahasa. Untuk menghubungi wartawan dan para narasumber yang akan diundang dalam acara itu biasanya masih harus ditangani oleh para senior. Karena untuk hal ini dibutuhkan teknik-teknik pendekatan khusus dan umunya lebih mengandalkan kedekatan hubungan interpersonal. Yang terpenting sebagai Public Relation (PR) adalah menjamin bahwa kehadiran



wartawan bisa mengkomunikasikan ke publik tentang apa yang diinginkan oleh narasumber.



2. Dukungan Fasilitas dan Anggaran



Seperti yang kita ketahui, banyak komponen yang harus dipersiapkan dalam penyelenggaraan press conference. Lalu, pekerjaan team work yang telah disusun sebelumnya akan berjalan apabila didukung dengan ketersediaan fasilitas pendukung (equipment) dan budget. Budget sangatlah penting keberadaannya karena sejak awal persiapan sudah dirancang sedemikian rupa sebagai operasional budget seperti untuk mempersiapkan tempat (venue) dan konsumsi yang memerlukan uang muka (down payment). Besarnya anggaran harus diajukan oleh tim ke perusahaan lebih awal agar proses persiapan tidak terbengkalai karena ketiadaan anggaran pendukung.



3. Menetapkan Tema Press Conference



Press conference adalah sebuah sarana resmi yang dirancang dan dipersiapkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada publik dengan perantaraan pihak press (media massa). Public Relation (PR) mempunyai peranan penting dalam penentuan tema press conference. Mereka harus bisa mencapai misi atau sasaran perusahaan yang merancang sebuah press conference tanpa membuat wartawan pulang seolah-olah tanpa membawa sesuatu yang berharga bagi medianya. Public Relation (PR) harus mampu meilih tema dan memilih informasi yang benar-benar berguna dan menarik agar wartawan mendapatkan informasi yang berbobot dari narasumber serta dapat mengangkat citra perusahaan. Informasi yang diberikan harus bisa memenuhi enam unsur sebuah berita yaitu 5W + 1H (Who, What, When, Where, Why dan How) serta informasi bisa dikatakan memiliki nilai berita tinggi8 jika memiliki beberapa sifat sebagai berikut: a. Proximity: informasi dipilih karena memiliki kedekatan dengan para pembaca. b. Actuality: informasi yang diberikan masih baru/hangat. c. Human interest: informasi yang diberikan menyangkut kepentingan manusia.



d. Magnitude: informasi yang diberikan memiliki dampak yang luas. e. Significance: informasi yang diberikan memiliki nilai yang sangat besar bagi perusahaan dan industrinya. f. Prominance: informasi bersumber dari orang yang punya kedudukan atau berpengaruh.



4. Menentukan Narasumber (Juru Bicara) “Names makes news” , nama sudah menjadi sebuah berita. Hal tersebut adalah credo para wartawan dan karena credo tersebutlah maka di dalam setiap press conference diupayakan menampilkan public figure. Apalagi jika sosok pimpinan tertinggi dari perusahaan tersebut adalah public figure, maka akan membuat nilai tambah tersendiri untuk berita yang akan dimuat oleh wartawan. Namun, penyelenggara juga dapat narasumber yang belum menjadi public figure dalam suatu pelaksanaan press conference dan membuat press conference tersebut sukses dengan memberitahu jabatan yang disandang oleh narasumber tersebut sebagai simbol.



5. Mengundang Wartawan yang Tepat



Pihak Public Relation (PR) atau consultant PR tidak mungkin melaksanakan tugas mempublikasikan informasinya tanpa kehadiran wartawan yang mewakili medianya masing-masing. Semakin luas jaringan hubungan kerja dengan wartawan akan semakin memudahkan PR dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Selain itu, hal yang harus diperhatikan oleh seorang PR adalah pemetaan (mapping) media massa agar memudahkan untuk mengetahui data segmen pembaca seperti apa yang diinginkan oleh klien. Sebelum press conference dilaksanakan, ada baiknya PR dan consultant PR memberikan briefing tentang topik dan tema yang akan dibicarakan dalam press conference serta menghindari terjadinya salah persepsi mengenai topik yang akan dibahas.



6. Memilih Tempat Press Conference yang Strategis



Pemilihan tempat pelaksanaan press conference ikut juga menentukan ketepatan waktu bahkan kehadiran para wartawan yang diundang. Maka diperlukan pemilihan tempat yang strategis dan relatif mudah dijangkau oleh semua pihak baik oleh wartawan maupun narasumber. Hal tersebut diperlukan agar wartawan dapat tiba di lokasi tepat waktu. Biasanya tempat atau lokasi pengadaan dilakukan diantara dua tempat yaitu di dalam lingkungan perusahaan (kantor atau publik) atau di luar lingkungan perusahaan (hotel, cafe, restoran, dll). Serta



pastikan



bahwa



tempat



yang



akan



digunakan



sebagai



tempat



dilaksanakannya press conference memiliki unsur kenyamanan dan keamanan.



7. Memilih Waktu Press Conference yang Tepat



Keterbatasan dan keterikatan manusia terhadap waktu memaksa kita harus terus-menerus mengatur secara termat dan teliti. Dalam menentuka waktu, PR harus mengerti betul jam kerja wartawan baik wartawan harian pagi maupun harian sore. Karena mereka memiliki waktu kerja yang berbeda dan jarak deadline yang berbeda pula. Selain itu, jam kerja media yang bukan harian seperti mingguan maupun bulanan juga memiliki jam kerja yang berbeda namun deadline kerja mereka jauh lebih panjang jika dibandingkan dengan media harian. Oleh karena itu, PR harusnya dapat memanfaatkan mereka untuk mempublikasikan informasi yang diinginkan narasumber sebanyak mungkin. Selain itu, sebisa mungkin pihak PR mencari jadwal dan waktu yang tepat agar wartawan baik yang berasal dari media harian, mingguan dan bulanan dapat hadir tepat waktu serta tidak mengganggu aktivitasnya.



8. Moderator yang bisa Membantu Narasumber



Dalam press conference yang bersifat resmi (formal) biasanya hubungan antar pembicara dan audience (dalam hal ini wartawan) dijembatani oleh seorang moderator. Moderator berfungsi selain mengatur waktu juga akan mengatur lalu lintas diskusi. Wewenangt lain dari seorang moderator adalah untuk menyetir para pembicara baik penanya maupun narasumber agar sesuai dengan topik sehingga



moderator sebelumnya dapat mengintervensi relevansi topik yang dibahas dengan tema press conference yang telah dirancang sejak awal.



9. Press Release Setelah berbagai persiapan matang yang telah dilakukan, kini PR tinggal mengimplementasikan



seluruh



rencana



tersebut



menjadi



sebuah



kenyataan/realisasi ytaitu pelaksanaan press conference pada hari yang telah ditentukan. Meskipun sudah disediakan pengeras suara (microphone) untuk merekam diskusi selama press conference tetapi pihak penyelenggara juga harus menyiapkan sebuah press release. Press release merupakan inti dari acara press conferencce dan biasanya dijadikan sebagai andalan dalam mebuat berita yang akan dipublikasikan. Press conference juga sangat penting bagi wartwan yang tidak bisa hadir untuk mengikuti seluruh rangkaian press conference. Selain itu, wartawan juga harus diberikan press kit dan souvenir sebagai cinderamata dan ucapan terimakasih telah menghadiri press conference tersebut. 10. Mengumpulkan Hasil Publikasi dan Membuat laporan Berhasil atau tidaknya sebuah press conference akan terlihat dari hasil publikasinya. Untuk media elektronik, kita dapat melihat dari tayangannya dan untuk media cetak, hal tersebut akan terlihat dalam tulisan di medianya. Hal yang harus dilakukan oleh PR adalah: a. Memantau hasil publikasi press conference di media yang diundang b. Menanyakan kepada wartawan apakah berita yang kita inginkan sudah dipublikasi atau belum c. Mengumpulkan semua hasil publikasi baik hardcopy maupun softcopy dan melaporkan data tersebut ke manajemen atau klien.