Project Scope Manajemen [PDF]

Citation preview

PROJECT SCOPE MANAGEMENT



Dosen Pengampu



: Rendra Suprobo Aji S.T., M.T Dano Quinta Revana S.T., M.T



DISUSUN OLEH: Cahyadi Setya Nugraha (171910501005) Betarisma Putri Yona (171910501047) MANAJEMEN PROYEK A



PRODI PERENCANAAN WILAYAH DAN KOTA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS JEMBER Tahun Pelajaran 2019/2020



DAFTAR ISI



DAFTAR ISI..........................................................................................2 BAB I.....................................................................................................3 1.1



PENDAHULUAN..................................................................................3 Latar Belakang........................................................................................3



1.2



Rumusan Masalah...................................................................................4



1.3



Tujuan.....................................................................................................4



1.4



Sistematika Pembahasan.........................................................................4 BAB II....................................................................................................5



2.1



PEMBAHASAN.....................................................................................5 Pengertian Manajemen Proyek...............................................................5



2.2



Manajemen Ruang Lingkup Proyek (Project Scope Management).........6



2.2.1



Rencana Pengelolaan Ruang Lingkup.....................................................7



2.2.2



Mengumpulkan Persyaratan..................................................................10



2.2.3



Mendefinisikan Lingkup.......................................................................18



2.2.4



Membuat WBS.....................................................................................22



2.2.5



Validasi Cakupan..................................................................................26



2.2.6



Lingkup Kontrol...................................................................................27 BAB III.................................................................................................30



3.1



PENUTUP............................................................................................30 Kesimpulan...........................................................................................30



2



BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Saat ini sudah banyak organisasi atau sekelompok orang yang memiliki minat dalam melakukan manajemen proyek. Sampai tahun 1980, manajemen proyek lebih difokuskan pada penyediaan jadwal dan data sumber daya yang nantinya diberikan kepada top management yang ada dalam industri militer, komputer, dan konstruksi. Rata-rata manajemen proyek akan melibatkan banyak orang di setiap industri dan setiap negara yang mengelola proyek tersebut. Teknologi baru telah menjadi faktor yang signifikan dalam banyak bisnis. Perangkat keras seperti komputer, perangkat lunak, jaringan, dan penggunaan interdisciplinary dan global work teams secara radikal telah mengubah lingkungan kerja. Kesuksesan suatu proyek ditentukan dari bagaimana cara memanajemen proyek tersebut, yaitu kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengambil keputusan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan, sehingga dapat mencapai tujuan sesuai dengan harapan dari proyek itu sendiri. Manajemen ruang lingkup proyek meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek tersebut mencakup semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Hal ini terutama berkaitan dengan mendefinisikan dan mengontrol apa yang masuk atau tidak termasuk dalam proyek. Suatu proyek manajemen dapat dikatakan mengalami kegagalan dalam pelaksanaan bila terjadinya: over budget, keterbatasan sumber daya, timeline yang relatif singkat. Untuk itu, diperlukan Project Scope Management sebagai acuan semua pekerjaan yang harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, termasuk proses-proses yang dilakukan dalam membuat produk. Mendefinisikan apa yang akan dikerjakan dalam sebuah proyek, berkaitan erat dengan jadwal, biaya, dan scope. Ketiga hal ini merupakan sesuatu yang intens dalam pelakasanaan suatu proyek. Jika ketiga hal ini tidak dikelola dengan baik, maka akan berakibat kegagalan dalam pelaksanaan suatu proyek. Proses project scope management terdiri dari tahap inisiasi (melanjutkan proyek ke fase berikut), perencanaan ruang lingkup proyek, pendefinisian ruang lingkup proyek, membangun wbs, verifikasi ruang lingkup proyek, dan kendali perubahan ruang lingkup proyek. Dalam konteks proyek, istilah ruang lingkup bisa merujuk kepada: ruang lingkup produk, fitur dan fungsi yang menjadi ciri sebuah produk atau jasa, dan ruang lingkup proyek, pekerjaan yang harus dilakukan untuk memberikan produk dengan fitur dan fungsi yang telah ditetapkan.



3



Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di bidang pengetahuan lain juga. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih indikator individu atau grup individu berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap fase proyek. 1.2 Rumusan Masalah 1. Bagaimanakah proses menciptakan rencana manajemen lingkup yang mendokumentasikan cara ruang lingkup proyek akan ditentukan, divalidasi, dan dikendalikan? 2. Bagaimanakah proses menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan stakeholder dan persyaratan untuk memenuhi tujuan proyek? 3. Bagaimanakah proses mengembangkan deskripsi rinci tentang proyek dan produk? 4. Bagaimanakah proses membagi hasil proyek dan pekerjaan proyek menjadi lebih kecil, lebih banyak komponen yang dapat dikelola? 5. Bagaimanakah proses formalisasi penerimaan hasil proyek yang telah diselesaikan? 6. Bagaimanakah proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup serta pengelolaan perubahan ke baseline lingkup? 1.3 Tujuan Tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui manajemen lingkup proyek yang meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan terutama berkaitan dengan mendefinisikan dan mengendalikan apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek, serta untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. 1.4 Sistematika Pembahasan  BAB I PENDAHULUAN Berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan, dan sistematika pembahasan  BAB II PEMBAHASAN Berisi tentang penjabaran proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan terutama berkaitan dengan mendefinisikan dan mengendalikan apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek, serta untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.  BAB III PENUTUP Berisi tentang kesimpulan dari pembahasan terkait dengan rumusan masalah yang ada. 4



BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Manajemen Proyek Menurut Hughes dan Cotterell (2002, pp8-9), Manajemen proyek adalah suatu cara untuk menyelesaikan masalah yang harus dipaparkan oleh user, kebutuhan user harus terlihat jelas dan harus terjadi komunikasi yang baik agar kebutuhan user bisa diketahui. Menurut Schwalbe (2004, p8) Manajemen Proyek adalah aplikasi pengetahuan, keahlian, peralatan dan teknik untuk kegiatan proyek yang sesuai dengan kebutuhan proyek. Sedangkan pendapat lain menyatakan bahwa manajemen proyek adalah cara mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek. Dari beberapa pendapat diatas dapat diketahui bahwa manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengatur, mengkoordinasikan seluruh sumber daya, biaya, waktu untuk menghasilkan suatu hasil yang bersifat sementara atau suatu produk yang unik dan sesuai dengan kebutuhan yang diminta. Adapun perbedaan antar manajemen proyek sistem informasi dan teknologi informasi adalah: 1. Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu: manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajemen manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim. 2. Sedangkan teknologi informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Secara mudahnya teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi tersebut akan lebih cepat, lebih luas sebarannya dan lebih lama penyimpanannya. Maka dari itu disimpulkan bahwa, manajemen proyek teknologi informasi adalah merencanakan, menyusun, mengorganisasikan seluruh sumber daya, waktu, dan biaya untuk membuat suatu rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi kepada penerima akan lebih cepat, lebih luas sebarannya dan lebih lama penyimpanannya.



5



2.2 Manajemen Ruang Lingkup Proyek (Project Scope Management) Menurut Schwalbe (2004, p138), Ruang lingkup mewakili semua kinerja yang terlibat dalam menciptakan produk dari proyek dan proses utnuk menciptakan proyek tersebut. Sedangkan ruang lingkup proyek mencakup semua proses yang terlibat dalam pendefinisian dan pengaturan mengenai apa yang termasuk atau tidak di dalam proyak. Hal ini untuk meyakinkan bahwa tim proyek dan stakeholder mempunyai pengertian yang sama mengenai produk yang akan diproduksi sebagai hasil dari proyek dan proses yang akan digunakan dalam memproduksi proyek tersebut. Gambaran umum tentang proses manajemen lingkup proyek adalah sebagai berikut: 1. Plan Scope Management Merupakan proses menciptakan rencana manajemen lingkup yang mendokumentasikan cara ruang lingkup proyek akan ditentukan, divalidasi, dan dikendalikan. 2. Collect Requirements Merupakan proses menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan pemangku kepentingan dan persyaratan untuk memenuhi tujuan proyek. 3. Define Scope Merupakan Proses mengembangkan deskripsi rinci tentang proyek dan produk. 4. Create WBS Merupakan proses membagi hasil proyek dan pekerjaan proyek menjadi lebih kecil, lebih banyak komponen yang dapat dikelola. 5. Validate Scope Merupakan proses formalisasi penerimaan hasil proyek yang telah diselesaikan. 6. Control Scope Merupakan Proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup serta pengelolaan perubahan ke baseline lingkup. Proses-proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di Wilayah Pengetahuan lainnya. Dalam konteks proyek, ruang lingkup istilah dapat merujuk pada:  Ruang lingkup produk: fitur dan fungsi menjadi ciri produk, layanan, atau hasil  Ruang lingkup proyek: pekerjaan yang dilakukan untuk mengirimkan produk, layanan, atau hasil dengan fitur dan fungsi. Istilah lingkup proyek terkadang dipandang sebagai lingkup produk.



6



Proses yang digunakan untuk mengelola ruang lingkup proyek, serta alat dan teknik pendukung dapat bervariasi oleh proyek. Garis dasar ruang lingkup untuk proyek adalah versi yang disetujui dari pernyataan ruang lingkup proyek, pekerjaan struktur kerusakan (WBS), dan kamus WBS terkait. Garis dasar hanya dapat diubah melalui formal mengubah prosedur kontrol dan digunakan sebagai dasar untuk perbandingan saat melakukan Validasi Lingkup dan Kontrol Lingkup proses serta proses pengendalian lainnya. 2.2.1



Rencana Pengelolaan Ruang Lingkup Plan Scope Management adalah proses menciptakan rencana manajemen lingkup yang mendokumentasikan bagaimana proyek ruang lingkup akan ditentukan, divalidasi, dan dikendalikan. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan panduan dan arahan tentang bagaimana ruang lingkup akan dikelola di seluruh proyek. Input, alat dan teknik, serta output dari proses ini dapat dilihat pada diagram alir berikut.



Gambar Plan Scope Management: Input, Alat dan Teknik, Output



Gambar Diagram Alir Ruang Lingkup Manajemen Rencana



7



Rencana manajemen ruang lingkup adalah komponen dari rencana manajemen proyek atau program yang menjelaskan bagaimana ruang lingkup akan ditentukan, dikembangkan, dipantau, dikendalikan, dan diverifikasi. Pengembangan manajemen ruang lingkup rencana dan perincian ruang lingkup proyek dimulai dengan analisis informasi yang terkandung dalam piagam proyek, rencana anak perusahaan terbaru yang disetujui dari rencana manajemen proyek, historis informasi yang terkandung dalam aset proses organisasi, dan perusahaan lain yang relevan faktor lingkungan. Rencana ini membantu mengurangi risiko creep lingkup proyek.  Input Rencana Manajemen Proyek  Rencana Manajemen Proyek Rencana anak perusahaan yang disetujui dari rencana manajemen proyek digunakan untuk membuat rencana pengelolaan ruang lingkup dan memengaruhi pendekatan yang diambil untuk ruang lingkup perencanaan dan pengelolaan ruang lingkup proyek.  Piagam proyek Piagam proyek digunakan untuk menyediakan konteks proyek yang diperlukan untuk merencanakan ruang lingkup proses manajemen. Ini memberikan deskripsi proyek tingkat tinggi dan karakteristik produk dari proyek laporan kerja.  Faktor Lingkungan Perusahaan Faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi Rencana Lingkup Manajemen proses termasuk, tetapi tidak terbatas pada: - Budaya organisasi - Infrastruktur - Administrasi personalia - Kondisi pasar  Aset Proses Organisasi Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi Rencana Lingkup Manajemen proses termasuk, tetapi tidak terbatas pada: - Kebijakan dan prosedur - Informasi historis dan pelajaran yang dipetik basis pengetahuan  Alat dan Teknik Rencana Pengelolaan Ruang Lingkup  Penilaian Pakar Penilaian ahli mengacu pada input yang diterima dari pihak yang berpengetahuan dan berpengalaman. Keahlian mungkin disediakan oleh setiap kelompok atau orang dengan pendidikan khusus, pengetahuan, keterampilan, pengalaman, atau pelatihan dalam pengembangan rencana manajemen ruang lingkup.  Rapat Tim proyek dapat menghadiri pertemuan proyek untuk 8



mengembangkan rencana manajemen ruang lingkup. Peserta di ini rapat dapat mencakup manajer proyek, sponsor proyek, anggota tim proyek terpilih, terpilih pemangku kepentingan, siapa pun yang bertanggung jawab atas proses manajemen ruang lingkup, dan lainnya sesuai kebutuhan.  Output Manajemen Ruang Lingkup  Rencana Pengelolaan Ruang Lingkup Rencana manajemen ruang lingkup adalah komponen dari rencana manajemen proyek atau program yang menjelaskan bagaimana ruang lingkup akan ditentukan, dikembangkan, dipantau, dikendalikan, dan diverifikasi. Rencana manajemen ruang lingkup merupakan input utama ke dalam proses Mengembangkan Rencana Manajemen Proyek, dan proses manajemen ruang lingkup lainnya. Komponen-komponennya rencana manajemen ruang lingkup meliputi: - Proses untuk menyiapkan pernyataan ruang lingkup proyek yang terperinci - Proses yang memungkinkan pembuatan WBS dari pernyataan lingkup proyek yang terperinci - Proses yang menetapkan bagaimana WBS akan dipertahankan dan disetujui - Proses yang menentukan bagaimana penerimaan formal atas hasil proyek yang telah selesai akan diperoleh - Proses untuk mengontrol bagaimana permintaan untuk perubahan pada pernyataan ruang lingkup proyek yang rinci akan diproses. Proses ini terhubung langsung ke proses Lakukan Kontrol Perubahan Terpadu. Rencana pengelolaan ruang lingkup dapat formal atau informal, dibingkai luas atau sangat rinci, berdasarkan kebutuhan proyek.  Persyaratan Rencana Manajemen Rencana manajemen persyaratan adalah komponen rencana manajemen proyek yang menjelaskan caranya persyaratan akan dianalisis, didokumentasikan, dan dikelola. Hubungan fase ke fase, dijelaskan dalam, sangat memengaruhi bagaimana persyaratan dikelola. Manajer proyek paling banyak memilih hubungan yang efektif untuk proyek dan mendokumentasikan pendekatan ini dalam rencana manajemen persyaratan. Kebanyakan komponen rencana manajemen persyaratan didasarkan pada hubungan itu. Komponen rencana manajemen persyaratan dapat mencakup, tetapi tidak terbatas pada: - Bagaimana persyaratan kegiatan akan direncanakan, dilacak, 9



-



-



dan dilaporkan Kegiatan manajemen konfigurasi seperti: bagaimana perubahan pada produk akan dimulai, bagaimana dampaknya akan dianalisis, bagaimana mereka akan dilacak, dilacak, dan dilaporkan, serta tingkat otorisasi diperlukan untuk menyetujui perubahan ini Proses penetapan prioritas persyaratan Metrik produk yang akan digunakan dan alasan penggunaannya Struktur keterlacakan untuk mencerminkan atribut persyaratan yang akan ditangkap pada matriks keterlacakan



2.2.2



Mengumpulkan Persyaratan Mengumpulkan Persyaratan adalah proses menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan pemangku kepentingan dan persyaratan untuk memenuhi tujuan proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan dasar untuk mendefinisikan dan mengelola ruang lingkup proyek termasuk ruang lingkup produk. Input, alat dan teknik, dan output dari proses ini dapat dilihat pada diagram aliran data proses berikut.



Gambar Mengumpulkan Persyaratan: Input, Alat & Teknik, Dan Output



10



Gambar Diagram Alir Persyaratan Mengumpulkan Data Keberhasilan proyek secara langsung dipengaruhi oleh keterlibatan pemangku kepentingan aktif dalam penemuan dan dekomposisi kebutuhan menjadi persyaratan dan dengan perawatan yang diambil dalam menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola persyaratan produk, layanan, atau hasil proyek. Persyaratan mencakup kondisi atau kemampuan yang harus dicapai dipenuhi oleh proyek atau hadir dalam produk, layanan, atau hasil untuk memenuhi perjanjian atau yang dipaksakan secara formal lainnya spesifikasi. Persyaratan termasuk kebutuhan dan harapan yang diukur dan didokumentasikan dari sponsor, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya. Persyaratan ini perlu diperoleh, dianalisis, dan dicatat secara cukup rinci untuk dimasukkan dalam lingkup dasar dan diukur setelah pelaksanaan proyek dimulai. Persyaratan menjadi dasar WBS. Biaya, jadwal, perencanaan kualitas, dan terkadang pengadaan semuanya didasarkan persyaratan ini. Pengembangan persyaratan dimulai dengan analisis informasi yang terkandung dalam piagam proyek, daftar pemangku kepentingan dan rencana pengelolaan pemangku kepentingan. Banyak organisasi mengelompokkan persyaratan menjadi berbagai jenis, seperti solusi bisnis dan teknis, yang pertama merujuk pada



11



kebutuhan pemangku kepentingan dan yang terakhir tentang bagaimana kebutuhan itu akan dilaksanakan. Persyaratan bisa dikelompokkan ke dalam klasifikasi yang memungkinkan penyempurnaan dan perincian lebih lanjut karena persyaratan diuraikan berdasarkan klasifikasi sebagai berikut: 1) Persyaratan bisnis, yang menggambarkan kebutuhan tingkat organisasi yang lebih tinggi secara keseluruhan, seperti masalah atau peluang bisnis, dan alasan mengapa suatu proyek dilakukan. 2) Persyaratan pemangku kepentingan, yang menggambarkan kebutuhan pemangku kepentingan atau kelompok pemangku kepentingan. 3) Persyaratan solusi, yang menggambarkan fitur, fungsi, dan karakteristik produk, layanan, atau hasil yang akan memenuhi persyaratan bisnis dan pemangku kepentingan. Persyaratan solusi lebih lanjut dikelompokkan ke dalam persyaratan fungsional dan nonfungsional: - Requirements Persyaratan fungsional menggambarkan perilaku produk. Contohnya termasuk proses, data, dan interaksi dengan produk. - Requirements Persyaratan non-fungsional melengkapi persyaratan fungsional dan menggambarkan lingkungan kondisi atau kualitas yang diperlukan agar produk menjadi efektif. Contohnya termasuk: keandalan, keamanan, kinerja, keselamatan, tingkat layanan, dukungan, retensi / pembersihan, dll. 4) Persyaratan transisi menggambarkan kemampuan sementara, seperti konversi dan pelatihan data persyaratan, diperlukan untuk transisi dari keadaan "apa adanya" saat ini ke keadaan "calon" di masa depan. 5) Persyaratan proyek, yang menggambarkan tindakan, proses, atau kondisi lain yang dibutuhkan proyek bertemu. 6) Persyaratan kualitas, yang mencakup kondisi atau kriteria apa pun yang diperlukan untuk memvalidasi penyelesaian yang berhasil dari penyerahan proyek atau pemenuhan persyaratan proyek lainnya.  Input Mengumpulkan Persyaratan  Rencana Pengelolaan Ruang Lingkup Rencana manajemen ruang lingkup memberikan kejelasan tentang bagaimana tim proyek akan menentukan jenis persyaratan apa yang perlu dikumpulkan untuk proyek tersebut.  Persyaratan Rencana Manajemen Rencana manajemen persyaratan menyediakan proses yang akan digunakanvsepanjang proses Kumpulkan Persyaratan untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan kebutuhan pemangku kepentingan.  Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan (Stakeholder) 12



Rencana pengelolaan pemangku kepentingan digunakan untuk memahami pemangku kepentingan persyaratan komunikasi dan tingkat pelibatan pemangku kepentingan untuk menilai dan beradaptasi dengan tingkat partisipasi pemangku kepentingan dalam kegiatan persyaratan.  Piagam Proyek Piagam proyek digunakan untuk memberikan deskripsi produk tingkat tinggi, layanan, atau hasil proyek sehingga persyaratan rinci dapat dikembangkan.  Daftar Stakeholder Daftar pemangku kepentingan digunakan untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan yang dapat menyediakan informasi tentang persyaratan. Daftar pemangku kepentingan juga mencakup persyaratan utama dan harapan utama pemangku kepentingan mungkin memiliki untuk proyek tersebut.  Alat dan Teknik Mengumpulkan Persyaratan  Wawancara Wawancara adalah pendekatan formal atau informal untuk memperoleh informasi dari pemangku kepentingan dengan berbicara langsung dengan mereka. Ini biasanya dilakukan dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan dan spontan dan mencatat tanggapan. Wawancara sering dilakukan atas dasar individual antara pewawancara dan orang yang diwawancarai, tetapi mungkin melibatkan banyak pewawancara dan / atau banyak orang yang diwawancarai. Mewawancarai peserta proyek yang berpengalaman, sponsor dan lainnya eksekutif, dan para ahli masalah dapat membantu mengidentifikasi dan mendefinisikan fitur dan fungsi yang diinginkan hasil produk. Wawancara juga berguna untuk mendapatkan informasi rahasia.  Grup Fokus Kelompok fokus mengumpulkan para pemangku kepentingan yang berkualifikasi dan para ahli masalah untuk mempelajari tentang mereka harapan dan sikap tentang produk, layanan, atau hasil yang diusulkan. Moderator terlatih memandu grup melalui diskusi interaktif, yang dirancang untuk menjadi lebih percakapan daripada wawancara satu-satu.  Lokakarya yang Difasilitasi Lokakarya yang difasilitasi adalah sesi terfokus yang menyatukan para pemangku kepentingan utama untuk mendefinisikan persyaratan produk. Lokakarya dianggap sebagai teknik utama untuk dengan cepat mendefinisikan persyaratan lintas fungsi dan rekonsiliasi perbedaan pemangku kepentingan. Karena sifat 13







kelompoknya yang interaktif, sesi yang difasilitasi dengan baik dapat membangun kepercayaan, menumbuhkan hubungan, dan meningkatkan komunikasi di antara para peserta, yang dapat menyebabkan peningkatan pemangku kepentingan konsensus. Selain itu, masalah dapat ditemukan lebih awal dan diselesaikan lebih cepat daripada dalam sesi individual. Misalnya, lokakarya yang difasilitasi yang disebut sesi desain bersama / pengembangan aplikasi (JAD) digunakan dalam industri pengembangan perangkat lunak. Sesi-sesi yang difasilitasi ini berfokus pada menghadirkan pakar dan subjek bisnis tim pengembangan bersama untuk meningkatkan proses pengembangan perangkat lunak. Di industri manufaktur, kualitas penyebaran fungsi (QFD) adalah contoh lain dari teknik lokakarya yang difasilitasi yang membantu menentukan kritis karakteristik untuk pengembangan produk baru. QFD dimulai dengan mengumpulkan kebutuhan pelanggan, juga dikenal sebagai suara pelanggan (VOC). Kebutuhan ini kemudian disortir dan diprioritaskan secara objektif, dan tujuan ditetapkan untuk mencapainya. Pengguna cerita, yang pendek, deskripsi tekstual dari fungsionalitas yang diperlukan, sering dikembangkan selama persyaratan bengkel. Cerita pengguna menggambarkan pemangku kepentingan yang mendapat manfaat dari fitur (peran), apa yang dibutuhkan pemangku kepentingan capai (goal), dan manfaatnya bagi stakeholder (motivasi). Cerita pengguna banyak digunakan dengan metode gesit. Teknik Kreativitas Kelompok Beberapa kegiatan kelompok dapat diatur untuk mengidentifikasi persyaratan proyek dan produk. Beberapa kelompok teknik kreativitas yang dapat digunakan adalah: 1) Brainstorming Teknik yang digunakan untuk menghasilkan dan mengumpulkan banyak ide yang terkait dengan proyek dan produk persyaratan. Meskipun brainstorming dengan sendirinya tidak termasuk voting atau prioritisasi, ini sering digunakan dengan teknik kreativitas kelompok lain yang melakukannya. 2) Teknik kelompok nominal Teknik yang meningkatkan brainstorming dengan proses pemungutan suara yang digunakan untuk menentukan peringkat ide yang paling berguna untuk brainstorming lebih lanjut atau untuk memprioritaskan. 3) Pemetaan ide / pikiran



14











Sebuah teknik di mana ide-ide diciptakan melalui sesi brainstorming individu dikonsolidasikan ke dalam satu peta untuk mencerminkan kesamaan dan perbedaan dalam pemahaman, dan hasilkan ide baru. 4) Diagram afinitas Teknik yang memungkinkan sejumlah besar ide untuk diklasifikasikan ke dalam kelompok untuk ditinjau dan analisis. 5) Analisis keputusan multikriteria Suatu teknik yang memanfaatkan matriks keputusan untuk memberikan yang sistematis pendekatan analitis untuk menetapkan kriteria, seperti tingkat risiko, ketidakpastian, dan penilaian, untuk mengevaluasi dan peringkat banyak ide. Teknik Pengambilan Keputusan Kelompok Teknik pengambilan keputusan kelompok adalah proses penilaian yang memiliki banyak alternatif dengan yang diharapkan hasil dalam bentuk tindakan masa depan. Teknik-teknik ini dapat digunakan untuk menghasilkan, mengklasifikasikan, dan memprioritaskan produk persyaratan. Ada berbagai metode untuk mencapai keputusan kelopok, seperti: 1) Pemilihan suara. Suatu keputusan yang diambil di mana setiap orang menyetujui satu tindakan saja. Satu jalan menuju mencapai kebulatan suara adalah teknik delphi, di mana sekelompok ahli yang dipilih menjawab kuesioner dan emberikan umpan balik mengenai tanggapan dari setiap putaran pengumpulan persyaratan. Responsnya hanya tersedia untuk fasilitator untuk menjaga kerahasiaan nama. 2) Mayoritas Keputusan yang dicapai dengan dukungan yang diperoleh dari lebih dari 50% anggota kelompok. Memiliki ukuran kelompok dengan jumlah peserta yang tidak merata dapat memastikan bahwa keputusan akan diambil tercapai, daripada menghasilkan dasi. 3) Pluralitas Keputusan yang dicapai di mana blok terbesar dalam suatu kelompok memutuskan, bahkan jika mayoritas adalah tidak tercapai. Metode ini umumnya digunakan ketika jumlah opsi yang dinominasikan lebih dari dua. 4) Kediktatoran Dalam metode ini, satu individu membuat keputusan untuk grup. Kuisioner dan Survey 15















Kuisioner dan survei adalah serangkaian pertanyaan tertulis yang dirancang untuk mengumpulkan informasi dengan cepat dari a sejumlah besar responden. Kuisioner dan / atau survei paling sesuai dengan beragam audiens, kapan perputaran cepat diperlukan, ketika responden tersebar secara geografis, dan di mana analisis statistik berada sesuai. Pengamatan Pengamatan memberikan cara langsung untuk melihat individu di lingkungan mereka dan bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka atauvtugas dan melaksanakan proses. Ini sangat membantu untuk proses rinci ketika orang-orang yang menggunakan produk mengalami kesulitan atau enggan untuk mengartikulasikan persyaratan mereka. Pengamatan juga dikenal sebagai "bayangan pekerjaan. Biasanya dilakukan secara eksternal oleh pengamat yang melihat seorang pakar bisnis melakukan pekerjaan. Itu juga bisa dilakukan oleh pengamat partisipan yang benar-benar melakukan proses atau prosedur untuk mengalami bagaimana hal itu dilakukan untuk mengungkap persyaratan tersembunyi. Prototipe Prototipe adalah metode untuk mendapatkan umpan balik awal tentang persyaratan dengan menyediakan model kerja produk yang diharapkan sebelum benar-benar membangunnya. Karena prototipe berwujud, ini memungkinkan pemangku kepentingan untuk bereksperimen dengan model produk akhir alih-alih terbatas pada membahas representasi persyaratan abstrak. Prototipe mendukung konsep elaborasi progresif dalam siklus berulang penciptaan mockup, eksperimen pengguna, pembuatan umpan balik, dan revisi prototipe. Ketika sudah cukup siklus umpan balik dilakukan, persyaratan yang diperoleh dari prototipe cukup lengkap untuk pindah ke desain atau membangun tahap. Storyboarding adalah teknik prototipe yang menunjukkan urutan atau navigasi melalui serangkaian gambar atau ilustrasi. Storyboard digunakan pada berbagai proyek di berbagai industri, seperti film, iklan, desain instruksional, dan pada proyek pengembangan perangkat lunak tangkas dan lainnya. Dalam pengembangan perangkat lunak, storyboard gunakan mock-up untuk menunjukkan jalur navigasi melalui halaman web, layar, atau antarmuka pengguna lainnya. Pembanding Benchmarking melibatkan membandingkan praktik-praktik aktual atau yang direncanakan, seperti proses dan operasi, dengan yang lainnya organisasi yang sebanding untuk mengidentifikasi praktik terbaik, menghasilkan ide untuk perbaikan, dan memberikan dasar 16



untuk mengukur performa. Organisasi yang dibandingkan selama pembandingan dapat bersifat internal atau eksternal.  Diagram Konteks Diagram konteks adalah contoh model lingkup. Diagram konteks secara visual menggambarkan ruang lingkup produk oleh menunjukkan sistem bisnis (proses, peralatan, sistem komputer, dll.), serta bagaimana orang dan sistem lainnya (aktor) berinteraksi dengannya. Diagram konteks menunjukkan input ke sistem bisnis, aktor menyediakan input, output dari sistem bisnis, dan aktor yang menerima output.  Analisis Dokumen Analisis dokumen digunakan untuk memperoleh persyaratan dengan menganalisis dokumentasi yang ada dan mengidentifikasi informasi yang relevan dengan persyaratan. Ada berbagai dokumen yang dapat dianalisis untuk membantu mendapatkan persyaratan yang relevan. Contoh dokumen yang dapat dianalisis termasuk, tetapi tidak terbatas pada: rencana bisnis, literatur pemasaran, perjanjian, permintaan proposal, aliran proses saat ini, model data logis, aturan bisnis repositori, dokumentasi perangkat lunak aplikasi, proses bisnis atau dokumentasi antarmuka, kasus penggunaan, lainnya dokumentasi persyaratan, log masalah / masalah, kebijakan, prosedur, dan dokumentasi peraturan seperti hukum, kode, atau tata cara, dll.  Output Mengumpulkan Persyaratan  Dokumentasi Dokumentasi persyaratan menjelaskan bagaimana persyaratan individual memenuhi kebutuhan bisnis untuk proyek. Persyaratan dapat dimulai pada tingkat tinggi dan menjadi semakin lebih rinci karena lebih banyak tentang persyaratan dikenal. Sebelum menjadi dasar, persyaratan harus jelas (terukur dan dapat diuji), dapat dilacak, lengkap, konsisten, dan dapat diterima oleh pemangku kepentingan utama. Format dokumen persyaratan dapat berkisar dari dokumen sederhana yang mencantumkan semua persyaratan yang dikategorikan berdasarkan pemangku kepentingan dan prioritas, ke bentuk yang lebih rumit berisi ringkasan eksekutif, deskripsi terperinci, dan lampiran. Komponen dokumentasi persyaratan dapat mencakup, tetapi tidak terbatas pada: 1) Persyaratan bisnis 2) Persyaratan Stakeholder 3) Persyaratan Solusi 4) Persyaratan Proyek 5) Persyaratan Transisi 17







6) Asumsi Persyaratan, Dependensi, dan Kendala Persyaratan Matriks Kecelakaan Matriks keterlacakan persyaratan adalah kisi yang menghubungkan persyaratan produk dari asalnya ke kiriman yang memuaskan mereka. Penerapan matriks persyaratan keterlacakan membantu memastikan masing-masing persyaratan menambah nilai bisnis dengan menghubungkannya dengan tujuan bisnis dan proyek. Ini menyediakan sarana untuk melacak persyaratan sepanjang siklus hidup proyek, membantu memastikan bahwa persyaratan disetujui dalam dokumentasi persyaratan disampaikan di akhir proyek. Akhirnya, ini menyediakan struktur untuk mengelola perubahan pada ruang lingkup produk.



2.2.3 Mendefinisikan Lingkup Define Scope adalah proses mengembangkan deskripsi rinci tentang proyek dan produk. Manfaat utama dari proses ini menggambarkan proses proyek, layanan, atau batas-batas hasil dengan menentukan persyaratan yang mana dikumpulkan akan dimasukkan dan dikeluarkan dari ruang lingkup proyek. Input, alat dan teknik, dan output dari proses ini dapat dilihat dari diagram alir data dari proses tersebut.



Gambar Mendefinisikan Cakupan: Input, Alat & Teknik, Dan Output



18



Gambar Diagram Alir Mendefinisikan Data Ruang Lingkup  Input Mendefinisikan Lingkup  Rencana Pengelolaan Ruang Lingkup Rencana manajemen ruang lingkup adalah komponen dari rencana manajemen proyek yang menetapkan kegiatan untuk mengembangkan, memantau, dan mengendalikan ruang lingkup proyek.  Piagam Proyek Piagam proyek memberikan deskripsi dan produk proyek tingkat tinggi karakteristik. Ini juga berisi persyaratan persetujuan proyek. Jika piagam proyek tidak digunakan dalam pertunjukan organisasi, maka informasi yang dapat diperbandingkan perlu diperoleh atau dikembangkan, dan digunakan sebagai dasar untuk perincian pernyataan lingkup proyek. Organisasi yang tidak menghasilkan piagam proyek formal biasanya akan melakukan informal analisis untuk mengidentifikasi konten yang diperlukan untuk perencanaan ruang lingkup lebih lanjut.  Dokumentasi Persyaratan Dokumentasi ini akan digunakan untuk memilih persyaratan yang akan disertakan dalam proyek.  Aset Organisasi Aset proses organisasi dapat memengaruhi bagaimana ruang lingkup didefinisikan. Contohnya sebagai berikut: 1) Kebijakan, prosedur, dan templat untuk pernyataan ruang



19



lingkup proyek 2) File proyek dari proyek sebelumnya 3) Pelajaran dari fase atau proyek sebelumnya  Alat dan Teknik Mendefinisikan Lingkup  Penilaian Pakar Penilaian ahli sering digunakan untuk menganalisis informasi yang diperlukan untuk mengembangkan pernyataan ruang lingkup proyek. Seperti itu penilaian dan keahlian diterapkan untuk setiap detail teknis. Keahlian tersebut disediakan oleh setiap kelompok atau individu dengan pengetahuan atau pelatihan khusus, dan tersedia dari banyak sumber yang meliputi: 1) Unit lain dalam organisasi 2) Konsultan 3) Stakeholder, termasuk pelanggan atau sponsor 4) Asosiasi profesional dan teknis 5) Kelompok industri 6) Ahli materi pelajaran  Analisis Produk Untuk proyek-proyek yang memiliki produk sebagai hasil pengiriman, berbeda dengan layanan atau hasil, analisis produk dapat berupa alat yang efektif. Setiap area aplikasi memiliki satu atau lebih metode yang diterima secara umum untuk menerjemahkan produk tingkat tinggi deskripsi menjadi hasil nyata. Analisis produk mencakup teknik seperti penguraian produk, sistem analisis, analisis persyaratan, rekayasa sistem, rekayasa nilai, dan analisis nilai.  Pembuatan Alternatif Pembuatan alternatif adalah teknik yang digunakan untuk mengembangkan sebanyak mungkin opsi potensial untuk mengidentifikasi pendekatan yang berbeda untuk melaksanakan dan melakukan pekerjaan proyek. Berbagai teknik manajemen umum dapat digunakan, seperti brainstorming, berpikir lateral, analisis alternatif, dll.  Lokakarya yang difasilitasi Partisipasi pemain kunci dengan berbagai harapan dan / atau bidang keahlian dalam sesi kerja intensif ini membantu untuk mencapai pemahaman lintas fungsional dan umum tujuan proyek dan batasannya.  Output Mendefinisikan Lingkup  Pernyataan Lingkup Proyek Pernyataan ruang lingkup proyek adalah deskripsi ruang lingkup proyek, hasil utama, asumsi, dan kendala. Pernyataan lingkup 20



proyek mendokumentasikan seluruh ruang lingkup, termasuk lingkup proyek dan produk. Itu menjelaskan, secara rinci, hasil proyek dan pekerjaan yang diperlukan untuk membuat hasil tersebut. Ini juga menyediakan pemahaman umum tentang ruang lingkup proyek di antara para pemangku kepentingan proyek. Ini mungkin mengandung pengecualian ruang lingkup eksplisit yang dapat membantu dalam mengelola harapan pemangku kepentingan. Ini memungkinkan tim proyek untuk melakukan perencanaan yang lebih rinci, memandu pekerjaan tim proyek selama pelaksanaan, dan memberikan dasar untuk mengevaluasi apakah permintaan untuk perubahan atau pekerjaan tambahan terkandung di dalam atau di luar batas proyek. Tingkat dan tingkat perincian pernyataan lingkup proyek menentukan pekerjaan yang akan dilakukan dan pekerjaan yang dikecualikan dapat membantu menentukan seberapa baik tim manajemen proyek dapat mengendalikan keseluruhan ruang lingkup proyek. Pernyataan lingkup proyek terperinci, baik secara langsung, atau dengan merujuk ke dokumen lain sebagai berikut: 1) Deskripsi ruang lingkup produk Secara progresif menguraikan karakteristik produk, layanan, atau hasil dijelaskan dalam piagam proyek dan dokumentasi persyaratan. 2) Kriteria penerimaan Seperangkat kondisi yang harus dipenuhi sebelum kiriman diterima. 3) Disampaikan Setiap produk, hasil, atau kemampuan unik dan dapat diverifikasi untuk melakukan layanan yang diperlukan untuk diproduksi untuk menyelesaikan suatu proses, fase, atau proyek. Hasil kerja juga termasuk hasil tambahan, seperti sebagai laporan dan dokumentasi manajemen proyek. Hasil ini dapat dijelaskan pada ringkasan level atau dengan sangat detail. 4) Pengecualian proyek Secara umum mengidentifikasi apa yang dikecualikan dari proyek. Secara eksplisit menyatakan apa yang keluar ruang lingkup untuk proyek ini membantu mengelola harapan para pemangku kepentingan. 5) Kendala Faktor pembatas yang mempengaruhi pelaksanaan proyek atau proses. Batasan yang diidentifikasi dengan daftar pernyataan lingkup proyek dan jelaskan batasan atau batasan internal atau eksternal tertentu terkait dengan ruang lingkup proyek yang



21



mempengaruhi pelaksanaan proyek, misalnya, yang telah ditentukan anggaran atau tanggal yang ditentukan atau jadwal tonggak yang dikeluarkan oleh pelanggan atau melakukan organisasi. Ketika suatu proyek dilakukan berdasarkan perjanjian, ketentuan kontrak umumnya akan kendala. Informasi tentang kendala dapat dicantumkan dalam pernyataan lingkup proyek atau dalam log terpisah. 6) Asumsi Faktor dalam proses perencanaan yang dianggap benar, nyata, atau pasti, tanpa bukti atau demonstrasi. Juga jelaskan dampak potensial dari faktor-faktor tersebut jika terbukti salah. Tim proyek sering mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan memvalidasi asumsi sebagai bagian dari proses perencanaan mereka. Informasi tentang asumsi dapat dicantumkan dalam pernyataan lingkup proyek atau dalam log terpisah. Meskipun piagam proyek dan pernyataan lingkup proyek kadangkadang dianggap mengandung tertentu tingkat redundansi, mereka berbeda dalam tingkat detail yang terkandung di masing-masing. Piagam proyek berisi informasi tingkat, sedangkan pernyataan ruang lingkup proyek berisi deskripsi rinci tentang elemen ruang lingkup. 



Pembaruan Dokumen Proyek Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, tetapi tidak terbatas pada: 1) Daftar pemangku kepentingan 2) Dokumentasi persyaratan 3) Persyaratan matriks keterlacakan



2.2.4



Membuat WBS Membuat WBS adalah istilah untuk proses pembagian proyek kedalam bentuk pekerjaan yang lebih kecil dan lebih mudah dimana tujuannya adalah agar proyek lebih mudah untuk dikelola. Manfaat utama dari proses ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai tujuan yang akan dicapai proyek secara terstruktur atau tekomponen. Proses pada tahapan ini meliputi input, alat dan teknik, dan output yang berupa diagram alur. WBS yang merupakan alur hirarkhis dari lingkup pekerjaan yang akan dilakukan oleh tim proyek untuk mencapai tujuan yang diinginkan. WBS akan mengatur dan mendefinisikan ruang lingkup proyek dan persetujuan pekerjaan yang akan dilakukan dalam lingkup proyek. Adapun pekerjaan yang terendah dalam komponen WBS adalah paket kerja. Paket kerja digunakan untuk mengelompokan kegiatan dimana pekerjaan 22



dijadwalkan, diperkirakan, dipantau dan dikontriol. Tentunya pekerjaan mengacu pada produk atau hasil kerja yang akan dilakukan.



Gambar. Diagram Alur WBS  Input  Rencana Pengelolaan Rencana pengelolaan ruang lingkup merupakan manajemeb ruang lingkup yang berisikan rincian atau tahapan yang akan disetuji, dipertahankan dan dilakukan dalam proyek.  Pernyataan Lingkup Proyek Pernyataan ruang lingkup proyek menjelaskan pekerjaan yang akan dilakukan dan pekerjaan yang dikecualikan. Itu juga mencantumkan dan menjelaskan batasan atau batasan internal atau eksternal spesifik yang mungkin mempengaruhi pelaksanaan proyek.  Dokumen Persyaratan Dokumen persyaratan meliputi rincian untuk memahami kebutuhan yang diperlukan untuk menghasilkan atau menjalankan suatu proyek.  Lingkungan Perusahaan Lingkungan perusahaan meiputi standart yang diterapkan pada 23







rencana proyek yang terdaapt pada perusahaan. Standart ini berfungsi sebagai sumber refrensi eksternal seperti contoh pada proyek-proyek raksasa seperti ISO/IEC 15288 Tentang rekayasa sistem proses siklus hidup sistem. Aset Proses Organisasi Aset proses organisasi dapat mempengaruhi proses yangtidak terbatas meliputi : 1) Kebijakan, Prosedur dan Template 2) File Proyek Sebelumnya 3) Pelajaran dari proyek sebelumnya



 Alat dan Teknik  Dekomposisi Dekomposisi adalah teknik yang digunakan untuk membagi dan membagi lingkup proyek dan hasil proyek lebih kecil, bagian yang lebih mudah dikelola. Paket kerja adalah pekerjaan yang didefinisikan pada level terendah WBS biaya dan durasi dapat diperkirakan dan dikelola. Tingkat dekomposisi seringkali dipandu oleh derajat diperlukan kontrol untuk mengelola proyek secara efektif. Tingkat detail untuk paket pekerjaan akan bervariasi dengan ukurannya dan kompleksitas proyek. Dekomposisi total pekerjaan proyek ke dalam paket pekerjaan umumnya melibatkan kegiatan berikut: 1) Mengidentifikasi dan menganalisis hasil kerja dan pekerjaan terkait; 2) Menyusun dan mengatur WBS; 3) Menguraikan level WBS atas menjadi komponen detail level bawah; 4) Mengembangkan dan menetapkan kode identifikasi ke komponen WBS; dan 5) Memverifikasi bahwa tingkat dekomposisi kiriman sesuai. 



Pendapat Pakar Pendapat/penilaian ahli sering digunakan untuk menganalisis informasi yang diperlukan untuk menguraikan pengiriman proyek ke bawah menjadi bagian-bagian komponen yang lebih kecil untuk membuat WBS yang efektif. Penilaian dan keahlian seperti itu diterapkan perincian teknis dari ruang lingkup proyek dan digunakan untuk merekonsiliasi perbedaan pendapat tentang cara memecah terbaik keseluruhan cakupan proyek. Tingkat keahlian ini diberikan oleh kelompok atau individu dengan pelatihan yang relevan, pengetahuan, atau pengalaman dengan proyek atau bidang



24



bisnis serupa. Penilaian ahli juga bisa datang dalam bentuk dari templat yang telah ditentukan yang memberikan panduan tentang cara memecah secara efektif hasil yang umum. Seperti itu templat mungkin spesifik untuk industri atau disiplin atau mungkin berasal dari pengalaman yang diperoleh dalam proyek serupa. Itu manajer proyek, bekerja sama dengan tim proyek, kemudian menentukan dekomposisi akhir proyek ruang lingkup ke dalam paket kerja diskrit yang akan digunakan untuk mengelola pekerjaan proyek secara efektif. Dekomposisi pada WBS mengharuskan pengemlompokan pekerjaan untuk setiap hasil kerja. WBS dapaat disusun sebagai garis besar, bagan organisasi, atau metode lain yang mengidentifikasi gangguan hirarikis. Hasil yang berbeda dapat memiliki tingkat dekomposisi yang berbeda pula. Ketika pekerjaan diuraikan kedalam tingkat lebih detail secara otomatis kemamuan dalam pekerjaan akan meningkat.  Output  Garis Dasar Ruang Lingkup Garis dasar ruang lingkup merupakan keseluruhan scope yang telah disetujui meliputi pernyataan lingkup kegitan, struktur rincian dan prosedur control lainya yang digunakan untuk perbandingan. Garis dasar ruang lingkup merupakan komponen dari rencana manajemen proyek, yang meliputi: 1) Pernyataan Lingkup Proyek Pernyataan lingkup proyek mencakup deskripsi ruang lingkup proyek, hasil utama, asumsi dan kendala. 2) WBS WBS adalah dekomposis hirarkis dari total raung lingkup pekerjaan yang dilakukan untuk mencapai tujuan. WBS diselesaikan dengan penugasan setiap paket pekerjaan kedalam satu bagian dalam kontril kerja. WBS berisikan stukrutur pekerjaan, biaya, jadwal dan infirmasi sumber daya dalam suatu proyek. 3) Kamus WBS Kamus WBS. Kamus WBS adalah dokumen yang memberikan rincian pengiriman, aktivitas, dan menjadwalkan informasi tentang setiap komponen dalam WBS. Kamus WBS adalah dokumen yang mendukung WBS. Informasi dalam kamus WBS mungkin termasuk, tetapi tidak terbatas pada:  Kode pengidentifikasi akun  Deskripsi pekerjaan  Asumsi dan kendala



25



         



Organisasi yang bertanggung jawab Jadwalkan tonggak sejarah Aktivitas jadwal terkait Sumber daya yang dibutuhkan Perkiraan biaya Requirements Persyaratan kualitas Kriteria penerimaan Referensi tekniz Informasi perjanjian.



Pembaruan Dokumen Proyek Dokumen proyek dapat diperbarui ketika teradapat perubahan yang disetujui yang dihasilkan dari proses pembuatan WBS.



2.2.5



Validasi Cakupan Validasi Lingkup cakupan adalah proses formalisasi penerimaan hasil proyek yang diselesaikan. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia membawa objektivitas pada proses penerimaan dan meningkatkan kemungkinan produk akhir, layanan, atau penerimaan hasil dengan memvalidasi setiap pengiriman. Untuk memasttikan bahwa proyek akan diselesaikan dengan memuaskan dan telah menerima persetujuan oleh pelanggan atau sponsor.  Input  Rencana Manajemen Proyek Rencana manajemen proyek berisi rencana manajemen ruang lingkup dan baseline ruang lingkup. Rencana pengelolaan ruang lingkup menetapkan cara penerimaan formal hasil proyek yang telah selesai akan diperoleh.  Matrik Ketelusuran Persyaratan Matriks ketelurusan persyaratan mengaitkan persyaratan dengan sumber dan jejaknya dalam siklus proyek.  Hasil yang Diverifikasi Hasil yang diverifikasi adalah hasil proyek yang diselesaikan dan diperiksa kebenaran melalui proses Kontrol Kualitas.  Data Kinerja Kerja Data kinerja kerja dapat mencakup tingkat kepatuhan terhadap persyaratan, jumlah ketidaksesuaian, keparahan ketidaksesuaian, atau jumlah siklus validasi yang dilakukan dalam periode waktu.  Alat dan Teknik  Inspeksi Inspeksi meliputi kegiatan seperti mengukur, memeriksa, dan memvalidasi untuk menentukan apakah pekerjaan dan kiriman



26



memenuhi persyaratan dan kriteria penerimaan produk.  Pengambilan Keputusan Kelompok Teknik-teknik bertujuan untuk mencapai kesimpulan ketika validasi dilakukan oleh tim proyek dan pemangku kepentingan lainnya.  Output  Hasil Kerja yang Diterima Hasil kerja yang memenuhi kriteria penerimaan secara resmi ditandatangani dan disetujui oleh pelanggan atau sponsor. Dokumentasi formal diterima dari pelanggan atau sponsor yang mengakui penerimaan pemangku kepentingan formal atas hasil proyek diteruskan ke proses selanjutnya.  Perubahan Permintaan Hasil kerja yang telah diterima kemungkinan masih memerlukan permintaan perubahan untuk perbaikan.  Informasi Kinerja Kerja Informasi kinerja kerja mencakup informasi tentang kemajuan proyek, seperti apa yang disampaikan sudah mulai, kemajuan mereka, yang kiriman telah selesai, atau yang telah diterima.  Pembaruan Dokumen Proyek Dokumen proyek yang dapat diperbarui sebagai hasil dari proses Lingkup Validasi termasuk dokumen apa pun itu menentukan status produk atau laporan pada penyelesaian produk. Dokumen proyek yang diverifikasi mungkin memerlukan persetujuan dari pelanggan atau sponsor dalam bentuk tanda tangan atau tanda tangan. 2.2.6



Lingkup Kontrol Lingkup control merupakan proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup produk serta mengelolaan perubahan dasar proyek. Manfaata dari proses ini adalah agar garis dasar atau alur dalam proyek tetap dapaat dipertahankan sepanjang proyek berlangsung.



27



Mengontol ruang lingkup proyek akan memastikan semua perubahan yang diminta akan terlaksanan dengan baik. Lingkup kontrol juga digunakan untuk mengelola perubahan actual ketika terjadi dan terintegrasi dengan proses control lainya. Perubahan yang tidak dapat dikendalikan dapat meliputi penyesuaian waktu, biaya, dan sumber daya. Beberapa jenis perubahan hampir tidak dapat dihindari oleh karena itu lingkup control proyek wajib ada pada setiap proyek.  Input  Rencana Manajemen Proyek 1) Cakupan Baseline, yang digunakan untuk mengidentifikasi apakah mungkin terjadi perubahan tetentu dari suatu proyek sehingga diperlukan pencegahan. 2) Rencana Pengelolaan Ruang, gambaran bagaimana ruang lingkup proyek dimonitor dan dikendalikan. 3) Rencana Manajeman perubahan proyek, untuk mengelola perubahan dalam proyek. Rencana Manajemen Konfigurasi, Rencana manajemen konfigurasi menentukan item-item yang ada dapat dikonfigurasi, item-item yang memerlukan kontrol perubahan formal, dan proses untuk mengendalikan perubahan. 4) Persyarakat Rencana Manajemen, merupakan komponen dari rencana manajemen proyek dan menjelaskan bagaimana persyaratan proyek akan dianalisis, didokumentasikan, dan dikelola. 



Dokumentasi Persyaratan Persyaratan harus tidak ambigu (dapat diukur dan diuji), dapat dilacak, lengkap, konsisten, dan dapat diterima oleh pemangku kepentingan utama. Persyaratan yang terdokumentasi dengan baik memudahkan untuk dideteksi segala penyimpangan dalam ruang lingkup yang disepakati untuk proyek atau produk.







Matrik Ketelusuran Persyaratan Matriks ketelurusan persyaratan mengaitkan persyaratan dengan sumber dan jejaknya dalam siklus proyek.







Data Performa Pekerjaan Data kinerja kerja dapat mencakup jumlah permintaan perubahan yang diterima, jumlah permintaan yang diterima atau jumlah hasil yang diselesaikan, dll.  Alat dan Teknik  Analisis Varians Analisis varians adalah teknik untuk menentukan penyebab dan tingkat perbedaan antara baseline dan kinerja aktual. Pengukuran 28



kinerja proyek digunakan untuk menilai besarnya variasi dari baseline cakupan asli. Aspek penting dari kontrol ruang lingkup proyek termasuk menentukan penyebab dan tingkat varians relatif terhadap baseline dan memutuskan apakah tindakan korektif atau preventif yang dibutuhkan  Output  Informasi Performa Pekerjaan Informasi performa pekerjaan mencakup informasi yang dihasilkan dari korelasi tentang kondisi factual proyek dengan baseline yang telah ditentukan. Dalam hal tersebut termasuk juga kedalam perubahan dan penyebabnya, bagaimana suatu hal dapat mempengaruhi jadwal datau biaya. Pada akhirnya infromasi ini akan menentukan tindakan yang akan dilakukan untuk keberlangsungan kinerja proyek.  Perubahan Permintaan Hasil dari analisis lingkup kontril adapat mengakibatkan perubahan permintaan dari rencana manajemen proyek yang telah dibuat. Permintaan perubahan mencakup tindakan preventif atau korektif, perbaikan cacat, atau peermintaan peningkatan.  Pembaruan Rencana Manajemen Proyek Pembaruan Ruang Lingkup Dasar, apabila permintaan pembaruan telah disetuji maka dapat berpengaruh terhadap ruang lingkup proyek, WBS, dan lain-;ain akan direvisi dan diterbitkan kembali sebagai hasil persetujuan perubahan. Permbaruan Baseline lainya, jika permintaan perubahan yang disetujui berpengaruh pada proyek selain ruang lingkup proyek, kemudian baseline biaya dan jadwal baseline terkait direvisi dan diterbitkan kembali mencerminkan perubahan yang disetujui.  Pembaruan Dokumen Proyek Pembaruan dokumen proyek dapat terjadi apabia persetujuan pembaruan akibat dari analisis control telah diterima.  Aset Organisasi Proyek Aset proses organisasi yang dapat diperbarui termasuk, tetapi tidak terbatas pada: 1) Penyebab varians 2) Tindakan korektif dipilih dan alasannya 3) Jenis pelajaran lain yang dipelajari dari kontrol lingkup proyek



29



BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan 1. Proses menciptakan rencana manajemen lingkup yang mendokumentasikan cara ruang lingkup proyek akan ditentukan, divalidasi, dan dikendalikan, yaitu dengan plan scope manajemen dengan manfaat utamanya adalah memberikan panduan dan arahan tentang bagaimana ruang lingkup akan dikelola di seluruh proyek. 2. Proses menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan stakeholder dan persyaratan untuk memenuhi tujuan proyek, yaitu dengan mengumpulkan persyaratan dengan manfaat utamanya adalah memberikan dasar untuk mendefinisikan dan mengelola ruang lingkup proyek termasuk ruang lingkup produk. 3. Proses mengembangkan deskripsi rinci tentang proyek dan produk, yaitu dengan Define Scope yang memiliki manfaat utama adalah menggambarkan proses proyek, layanan, atau batas-batas hasil dengan menentukan persyaratan yang mana dikumpulkan akan dimasukkan dan dikeluarkan dari ruang lingkup proyek. 4. Proses membagi hasil proyek dan pekerjaan proyek menjadi lebih kecil, lebih banyak komponen yang dapat dikelola, yaitu dengan membuat WBS adalah dimana tujuannya adalah agar proyek lebih mudah untuk dikelola. Manfaat utama dari proses ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai tujuan yang akan dicapai proyek secara terstruktur atau tekomponen. 5. Proses formalisasi penerimaan hasil proyek yang telah diselesaikan, yaitu dengan Validasi Lingkup cakupan. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia membawa objektivitas pada proses penerimaan dan meningkatkan kemungkinan produk akhir, layanan, atau penerimaan hasil dengan memvalidasi setiap pengiriman. Untuk memasttikan bahwa proyek akan diselesaikan dengan memuaskan dan telah menerima persetujuan oleh pelanggan atau sponsor. 6. Proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup serta pengelolaan perubahan ke baseline lingkup, yaitu dengan Lingkup control. Manfaat dari proses ini adalah agar garis dasar atau alur dalam proyek tetap dapaat dipertahankan sepanjang proyek berlangsung.



30