Makalah Kelompok 1 Project Scope Manajemen [PDF]

Citation preview

MAKALAH MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI “Project Scope Management” DOSEN PENGAMPU :Edo Arribe S.Kom,MMSI



Di susun oleh Kelompok II : Fahmi Alamsyah



(200402107)



Fauzan Dimasa Septian



(200402086)



Widia Febrianti



(200402096)



Atha Razin



(200402028)



Ilham Ath Thaariq



(200402097)



Yuri Salsabilah



(200402117)



Fitria Ramadani Ningsih



(200402070)



SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH RIAU 2021



Kata Pengantar Assalamu'alaikum Wr.Wb Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkar Rahmat dan KaruniaNya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan tepat pada waktunya.Dalam makalah ini kami membahas mengenai “Project Scope Management” Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan pada pembuatan makalah ini. Oleh karena itu keterbatasan waktu dan kemampuan kami,maka kritik dan saran yang bersifat membangun senantiasa kami harapkan.Semoga makalah ini dapat berguna bagi kita semua dan menambah wawasan kita mengenai Project Scope Management. Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada para anggota kelompok yang sudah berpartisispasi dalam pembuatan makalah ini sehingga dapat terselesaikan.



Pekanbaru,11 November 2021



Penyususn



i



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR.................................................................................................................i DAFTAR ISI…...........................................................................................................................ii BAB 1 PENDAHULUAN.........................................................................................................1 A. LATAR BELAKANG….................................................................................................1 B. RUMUSAN MASALAH.................................................................................................1 C. TUJUAN PENULISAN...................................................................................................1 BAB 2 PEMBAHASAN…........................................................................................................2 2.1. Pengertian Management Scope.......................................................................................2 2.2. Plan Management Scope.................................................................................................2 2.3. Collect Requirement........................................................................................................3 2.4. Define Scope...................................................................................................................6 2.5. Create WBS.....................................................................................................................7 2.6. Validate Scope.................................................................................................................8 2.7. Control Scope...................................................................................................................9 BAB 3 PENUTUP......................................................................................................................12 a. KESIMPULAN..................................................................................................................12 DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................13



BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang



Manajemen proyek merupakan suatu tata cara mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek dari awal sampai selesainya proyek tersebut. Rata-rata manajemen proyek akan melibatkan banyak orang di setiap industri dan setiap negara yang mengelola proyek tersebut. Teknologi baru telah menjadi faktor yang signifikan dalam banyak bisnis. Perangkat keras seperti komputer,



perangkat



lunak,



jaringan,



dan



penggunaan



interdisciplinary dan global work teams secara radikal telah mengubah lingkungan kerja. Suatu proyek manajemen dapat dikatakan mengalami kegagalan dalam pelaksanaan bila terjadinya : over budget, keterbatasan sumber daya, timeline yang relatif singkat. Untuk itu, diperlukan Project Scope Management, sebagai acuan semua pekerjaan yang harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, termasuk proses-proses yang dilakukan dalam membuat produk. Mendefinisikan apa yang akan dikerjakan dalam sebuah proyek, berkaitan erat dengan jadwal, biaya, dan scope. Ketiga hal ini merupakan sesuatu yang intens dalam pelakasanaan suatu proyek. Jika ketiga hal ini tidak dikelola dengan



baik,



maka



akan



berakibat



kegagalan



dalam



pelaksanaan suatu proyek. Proses project scope management terdiri dari tahap inisiasi (melanjutkan proyek ke fase berikut), perencanaan ruang lingkup proyek, pendefinisian ruang lingkup proyek, membangun wbs, verifikasi ruang lingkup proyek, dan kendali perubahan ruang lingkup proyek. 1.2. Rumusan Masalah Menjelaskan pengertian mengenai Project Scope Management dan Bagaimana deskripsi Project Scope Management 1.3. Tujuan Penulisan 1



Tujuan dari makalah ini



adalah



untuk



memahami,dan menambah wawasan kita



mengenai



pengertian Project



dari Scope



Management . Dan untuk memenuhui tugas mata kuliah Manajemen Proyek Sistem Informasi



2



BAB II PEMBAHASAN



2.1. Pengertian Project Scope Management Project scope management yaitu acuan segala pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk- produk hasil proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya.Project scope management atau batasan proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak dikerjakan dalam sebuah proyek. Hal ini dilakukan untuk memastikan agar tim proyek dan stakeholders mengerti apa yang akan dihasilkan dalam proyek dan cara untuk menghasilkannya. Scope pada dasarnya dapat mengacu pada dua pengertian : Product Scope dan Project Scope. Product Scope adalah fitur dan fungsi yang merupakan karakteristik dari produk atau layanan yang dihasilkan, Sedangkan Project Scope adalah Kegiatan yang dilakukan untuk menghasulkan produk atau layanan.Halhal yang harus dilakukan dalam kegiatan Project Scope Management, yaitu : 2.2. Plan Scope Management Plan Scope Management (Management perencanaan ruang lingkup), adalah kegiatan untuk mendokumentasikan pendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan Proyek. Tujuannya adalah untuk memberikan arahan tentang cara scope pengelolaan dalam proyek. Langkah pertama dalam project scope management adalah scope planning.Scope management plan adalah dokumen yang mencakup deskripsi mengenai cara tim dalam mempersiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat WBS, memverifikasi penyelesaian proyek, dan permintaan kontrol untuk perubahan scope project. Kunci masukannya berupa persiapan proyek scope management plan. Beberapa faktor yang ada didalam plan scope management, antara lain : A. Plan Scope Management Input 1) Project management plan Digunakan untuk membuat Scope management plan dan mempengaruhi pendekatan yang dilakukan untuk perencanaan ruang lingkup proyek. 2) Project Charter Project Charter adalah dokumen yang digunakan untuk memulai proyek improvement. Dokumen project charter berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan. Dokumen ini menampilkanjudul proyek yang dikerjakan, latar belakang dijalankannya proyek, deskripsi, target,ruang lingkup,tim yang terlibat, durasi pengerjaan proyek, dan sebagainya.



3) Enterprise Environmental Factor Yaitu faktor-faktor baik internal maupun eksternel yang dapat mempengaruhi ruang lingkup project. Contoh : faktor budaya organisasi, infrastruktur, personel administrasi dan kondisi pasar. 4) Organizational process assets Asset- Asset yang dimiliki oleh organisasi yang telah dikumpulkan sejak lama dan dapat mempengaruhi proses pembuatan plan Scope management. Contoh Organizational process assets : kebijakan dan prosedur , informasi yang bersifat historical , pembelajaran dari masa lalu. B. Plan Scope Management Tools and Techniques 1) Expert judgement Yaitu ahli dalam bidang masing-masing yang dapat dimintai keterangan masukan , untuk membantu dalam pembuatan project Scope management. 2) Meetings Meetings tim proyek dapat membuat suatu meeting untuk mengembangkan project Scope management. Meeting dapat dihadiri oleh pimpro, owner, atau pun pihak-pihak terkait yang memiliki kepentingan pada proyek sehingga di dapat ruang lingkup secara jelas dan detail C.



Plan Scope Management Output 1) Scope management plan Komponen dari project yang menjelaskan ruang lingkup yang akan di kerjakan , diawasi, dikontrol, dan diverifikasi. Komponen Scope management plan : Proses mempersiapkan detail project scope statement , proses untuk menciptakan WBS , proses menetapkan bagaimana WBS akan di jalankan , proses yang menentukan bagaimana serahterima dari proyek yang telah selesai , proses untuk mengontrol bagaimana perubahan akan detail scope statement di tinjak lanjuti. 2) Requirements management plan Ketentuan yang sesuai untuk suatu proyek. Komponen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan akan sumber daya di analisa, didokumentasikan, dan diatur . Harus efektif dan efisien.



2.3. Collect Requirement Proses mendefenisikan dan mendokumentasikan kebutuhan Stakeholder untuk tercapainya tujuan proyek.Collect Requirement adalah kegiatan untuk mengumpulkan kebutuhan dari



Stakeholder. Pada tahap ini, input yang diperlukan diantaranya : Scope management plan, requirement management plan, stakeholder management plan, Project Charter, dan Stakeholder Register. Ada beberapa faktor didalam Collect Requirement, antara lain : A. Collect Requirement Input 1) Scope Management Plan : Komponen dari project yang menjelaskan ruang lingkup yang akan dikerjakan , ditingkatkan. 2) Requirement management plan : Requirement management plan memberikan informasi tentang kebutuhan Stakeholder ,terhadap proyek tersebut. 3) Stakeholder Management Plan : Tau keinginan stakeholder, tingkatan kepentingan stakeholder, peran, fungsinya, supaya bisa memenuhi kebutuhan stakeholder. 4) Project Charter : Digunakan untuk memberikan gambaran detail dari produk , layanan, atau hasil proyek sehingga bisa di tentukan requirement yang di butuhkan. 5) Stakeholder register : Digunakan untuk mengidentifikasi Stakeholder dan harapanya terhadap proyek tersebut. B. Collect Requirement: Tools and Techniques 1) Interview : Wawancara baik secara formal atau informal 2) Focus Group : Hal ini bisa dilakukan dengan mangajak Stakeholder dan para ahli untuk berkumpul bersama agar mengetahui bagaimana harapan mereka terhadap produk, servis atau hasil proyek. Harus dipimpin orang yang ahli. 3) Facilited Workshop : Digunakan untuk menyamakan pendapat antar Stakeholder , yang berbeda pendapat tentang kebutuhan proyek itu sendiri. 4) Group Creavity Techniques,Kegiatan Group dapat berupa: 



Brainstorming : Untuk mengumpulkan ide-ide terkait dengan proyek.Contoh: suatu kelompok melakukan diskusi bersama untuk mengumpulkan ide.







Nominal Group Techniques : Brainstorming dengan mengambil voting atas ide- ide yang telah ada untuk mengambil yang terbaik / untuk menentukan prioritas.Contoh: mengumpulkan ide lalu di voting untuk mengambil yang terbaik.







The Delphi Techniques : Sekelompok ahli diberikan pertanyaan oleh para peserta, dan juga memberikan feedback atas respon-respon yang diajukan.Contoh: diskusi suatu kelompok bersam dengan seseorang yang ahli di dalam bidang tersebut lalu menanyakan yang tidak mereka ketahui.







Idea / Mind Mapping : Mengumpulkan dan menyatukan ide pribadi dalam 1 maindmap untuk menghindari kesalah pahaman dan mencari ide baru.Contoh:



mengumpulkan semua ide yang ada dari sebuah diskusi lalu digabungkan untuk melihat apa yang kurang dan dilengkapi. 



Affinity Diagram : Beberapa ide di bagi ke dalam beberapa grup untuk review dan analisis. Contoh: suatu kelompok dibagi menjadi kelompok yang lebih kecil untuk mendiskusikan ide yang sudah dibagi juga untuk mempercepat analisis.



5) Group Decision making techniques Untuk memutuskan kebutuhan proyek, mengklasifikasikannya dan memprioritaskannya. 



Unanimity



: Semua setuju dengan 1 keputusan mutlak







Majority



: 50% lebih setuju dengan 1 keputusan







Plurality



: mengambil suara terbanyak (walaupun