Prosedur Accounting Pabrik Kelapa Sawit [PDF]

Citation preview

PT. MULTIAGRO SUMATERA JAYA Group of PMKS Capital



Standard Operational Procedure ACCOUNTING No. Dokumen



:



Revisi



:



Tanggal Berlaku



: 01 Agustus 2020



Jabatan Diperiksa Oleh



Chief of Accounting & Implementasi Sistem Procedure and Accounting



Diketahui Oleh



Mill Controller & Office Operational Head



Disetujui Oleh



Project Head



Tanda Tangan



Dokumen ini adalah milik PT. Multiagro Sumatera Jaya Dilarang keras menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan tertulis dari Manajemen PT. Multiagro Sumatera Jaya Pelaku akan di tuntut secara hukum



PT. MULTIAGRO SUMATERA JAYA



ACCOUNTING No. Dokumen Tanggal



I.



Revisi Halaman



: 00 : 2 dari12



Tujuan



   



II.



: : 01 Agustus 2020



Memberikan pedoman kebijakan dan prosedur yang mendasari penyusunan dan penyajian laporan keuangan sebagai acuan (indikator) untuk mengukur kinerja Perusahaan. Standarisasi penyajian laporan keuangan di semua PKS Capital. Standarisasi proses pencatatan atas semua transaksi di program operasional and accounting ASCEND. Mengurangi resiko penyajian laporan keuangan yang mengandung salah saji baik disebabkan oleh kecurangan maupun kesalahan.



Ruang lingkup  Dasar penyusunan laporan keuangan  Kebijakan accounting Perusahaan  Prosedur Monthly-closing dan manual journal



III. Satuankerja Divisi/ department Accounting



IV. Dasar penyusunan laporan keuangan 1. Kebijakan Accounting PKS Group Capital merujuk pada Standar Akuntasi Keuangan (SAK) di Indonesia. Dalam penerapan SAK ini, manajemen dan departemen Accounting wajib melakukan evaluasi dari perubahan standar dengan perkembangan Perusahaan dengan mempertimbangkan kondisi Perusahaan terutama: ukuran operasi Perusahaan, kompleksitas transaksi, dan efektivitas penyelenggaraan pembukuan. 2. Laporan keuangan disusun berdasarkan konsep dasar accruals (accrual basis), kecuali untuk laporan arus kas. Laporan keuangan juga disusun menggunakan konsep harga perolehan. 3. Penyajian transaksi di laba rugi dan akun-akun neraca sesuai dengan Chart of Account (CoA) di sistem Ascend (lihat lampiran 1 untuk CoA).



2



PT. MULTIAGRO SUMATERA JAYA



ACCOUNTING No. Dokumen Tanggal



: : 01 Agustus 2020



Revisi Halaman



: 00 : 3 dari12



4. Penyusunan/ penyajian biaya-biaya di laporan laba rugi dialokasikan ke Cost Center sesuai peruntukan masing- masing biaya (lihat lampiran 2 untuk Cost Center).



V. Ikhtisar Kebijakan Accounting yang signifikan



1. ASET TETAP Aset tetap diakui sebesar harga perolehan, dikurangi dengan akumulasi penyusutan. Aset tetap kecuali tanah dan asset dalam penyelesaian, disusutkan dengan metode garis lurus, berdasarkan estimasi masa manfaat asset tetap sebagai berikut: Tahun Prasarana jalan Bangunan, instalasi dan mesin Mesin dan peralatan (untuk produksi) Alat berat Alat pengangkutan Perabot dan peralatan (untuk kantor dan perumahan)



5 dan 20 tahun 20 tahun 8tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun



*tanah tidak disusutkan Akumulasi biaya konstruksi bangunan dan fasilitas produksi serta mesin-mesin produksi, dikapitalisasi sebagai "Aset dalam Penyelesaian" di neraca. Biaya-biaya tersebut direklasifikasi ke akun Aset Tetap pada saat proses konstruksi atau pemasangan selesai sesuai Berita Acara SerahTerima (BAST) Selesai Pekerjaan dibuat oleh KTU yang diperiksa oleh Mill Manager (MM) disetujui oleh Mill Controller (MC). Penyusutan mulai dibebankan pada saat asset tetap tersebut siap digunakan sesuai tanggal BAST. Untuk setiap BAST di atas tanggal 15 setiap bulannya, maka asset tetap bersangkutan mulai disusutkan di bulan setelah tanggal BAST.



Biaya- biaya setelah pengakuan awal (Enhancement, replacement, perbaikan, upgrade, dll) Biaya-biaya setelah pengakuan awal asset tetap dikapitalisasi sebagai bagian dari asset tetap hanya apabila Perusahaan kemungkinan besarakan mendapatkan 3



PT. MULTIAGRO SUMATERA JAYA



ACCOUNTING No. Dokumen Tanggal



: : 01 Agustus 2020



Revisi Halaman



: 00 : 4 dari12



manfaat ekonomis di masa depan berkenaan dengan asset tersebut dan biaya perolehan asset dapat diukur dengan andal (reliable).



Biaya pemeliharaan dan perbaikan asset tetap dikategorikan sebagai berikut:



Definisi Biaya Rutin



Pemeliharaan



Jenis Pemeliharaa nrutin



Materialitas Tidak material/ besar



Manfaatekonomis Tidak lebih dari 1 tahun



Defisini: Biaya yang dikeluarkan setiap periode tertentu (1 bulan, 3 Bulan, 6 Bulan, s/d 1 tahun) dan direncanakan dalam perhitungan Budget. Biasanya biaya ini bias berbentuk spare part maupun biaya service rutin. Biasanya biaya ini kecil kecuali biaya jasa service. Biaya Rutin



Perbaikan



Non



Bila nilai pekerjaan melebihi Rp 50juta sebelum PPn (PKS-SOSA) maka biaya pemeliharaan rutin diamortisasi sesuai masa manfaat (tidak lebih dari 12 bulan).



Non-rutin dan sifatnya incidental.



Definisi: Biaya yang dikeluarkan untuk asset tetap yang tidak rutin dan sifatnya lebih dari 1 tahun serta nilainya tidak terlalu besar. Biasanya biaya ini bersifat urgent dan kadang biaya non rutin ini bias masuk ke dalam anggaran budget tahun berikutnya.



Biaya Perbaikan Major Definisi: Biaya dikeluarkan perkerjaan asset yang sifatnya



4



yang untuk tetap biaya



Perlakuanbiaya Langsung dibebankan pada bulan berjalan saat pekerjaan terjadi.



Material namun di bawah materialitas perbaikan major



1 tahun atau dapat lebih dari 1 tahun



Bila nilai pekerjaan di bawah Rp 50 juta maka langsung dibebankan di bulan berjalan saat pekerjaan telah selesai. Bila nilai pekerjaan melebihi Rp 50juta sebelum PPn (PKS-SOSA) maka biaya pemeliharaan non-rutin diamortisasi sesuai masa manfaat (12 bulan atau 24 bulan) yang ditetapkan di pengajuan pekerjaan yang sudah disetujui oleh MC atau MM.



Sifatnya perbaikan besar (major)



Material/ besar di atas Rp 200 juta



Lebih dari 1 tahun



Diamortisasi sesuai masa manfaat ekonomis (12 bulan atau 24 bulan) yang ditetapkan di Budget atau pengajuan pekerjaan yang sudah disetujui oleh MC



PT. MULTIAGRO SUMATERA JAYA



ACCOUNTING No. Dokumen Tanggal



: : 01 Agustus 2020



tersebut bias dikelompokkan dalam 1 LOT pekerjaan (jika diserahkan kepada kontraktor) dan dari sisi life-time spare part berumur panjang (diatas 3 tahun) dan biaya secara nominal termasuk besar.



Revisi Halaman



: 00 : 5 dari12



atau MM.



*Nilai pekerjaan di atas berlaku untuk tiap mesin (per level mesin) dalam suatu stasiun yang sama. Pelepasan asset tetap Apabila asset tetap dilepas (contoh: dijual, dimusnahkan, dll), makanilaibukubersih dikeluarkan dari Neraca, dan keuntungan dan kerugian yang dihasilkan dari pelepasan asset tetap tersebut diakui di dalam LaporanLaba Rugi. Kriteria Kapitalisasi Aset Tetap 1. Berupa aktiva berwujud yang diharapkan digunakan selama lebih dari satu tahun atau memiliki masa manfaat lebih dari 1 tahun 2. Biaya perolehan aktiva tetap dapat dihitung secara pasti (reliable) 3. Aktiva bernilai lebih dari Rp 1 juta per satuan. Namun apabila pembelian in bulk (banyak) yang terdiri dari masing-masing aktiva yang nilai satuannya di bawah Rp 1 juta namun secara aggregate membentuk satu kesatuan aktiva berwujud yang melebihi Rp 1 juta, maka aktiva bersangkutan dapat dikapitalisasi menjadi satu kesatuan asset tetap. Contoh: meja kursi kantor dan tempat tidur beserta head board.



Khusus untuk “Tanah (Land)”, nilai perolehan tanah termasuk semua biaya terkait dengan akuisisi dan penyiapan tanah sesuai dengan tujuan penggunaan: a) Harga beli b) Biaya pengurusan hak tanah (sertifikat, pajak/BPHTB, biaya notaris, dll). c) Biaya untuk perataan tanah, penghancuran bangunan di atas tanah bersangkutan sampai tanah dapat digunakan sesuai tujuan yang direncanakan.



5



PT. MULTIAGRO SUMATERA JAYA



ACCOUNTING No. Dokumen Tanggal



: : 01 Agustus 2020



Revisi Halaman



: 00 : 6 dari12



Khusus untuk “Bangunan”, nilai perolehan bangunan terdiri dari: a) b) c) d) e)



Material, tenaga kerja, overhead selama proses konstruksi, Biaya bunga selama proses pembangunan, jika membangun sendiri Harga beli bangunan dan pengurusan hak perolehan bangunan. Fee professional (contoh: biaya arsitek, biaya design, engineering fee). Izin pendirian bangunan.



Khusus “Mesin dan Peralatan”, nilai perolehan mesin dan peralatan terdiri dari: a) b) c) d) e) f)



Harga beli, Pajak atau Bea Masukyang tidak dapat dikreditkan Biaya transportasi (ongkos kirim, angkut) Biaya asuransi selama pengiriman barang Biaya instalasi dan biaya penyiapan tempat untuk melakukan instalasi Biaya untuk pengetesan peralatan



Untuk asset dalam penyesaian (AuC), komponen biaya perolehan terdiridari: 1. Harga perolehan, termasuk bea impor dan pajak pembelian yang tidak dapat dikreditkan setelah dikurangi diskon pembelian dan potongan lain; 2.Biaya-biaya yang dapat diatribusikan secara langsung untuk membawa asset ke lokasi dalam kondisi yang diinginkan agar asset siap digunakan sesuai dengan keinginan dan maksud manajemen. a)



Biaya imbalan kerja yang timbul dari pembangunan atau akuisisi asset tetap.



b)



Biaya penyiapan lahan untuk pabrik;



c)



Biaya handling dan penyerahan awal;



d)



Biaya perakitan dan instalasi



e)



Biaya pengujian asset apakah asset berfungsi dengan baik



f)



Profesional fee (consultancy fee, architect fee, dll)



3. Biaya pembongkaran dan pemindahan aset tetap dan restorasi lokasi aset.



Yang bukan merupakan komponen biaya perolehan: 6



PT. MULTIAGRO SUMATERA JAYA



ACCOUNTING No. Dokumen Tanggal



: : 01 Agustus 2020



Revisi Halaman



a)



Biaya pembukaan fasilitas baru (biaya yang bersifat ceremonial)



b)



Biaya pengenalan produk baru



c)



Biaya pelatihan staf (training)



d)



Administrasi dan overhead umum



: 00 : 7 dari12



2. PERSEDIAAN BARANG JADI (CPO dan PK) Persediaan barang jadi Perusahaan terdiri dari minyak kelapa sawit (Crude Palm Oil (CPO)) dan inti sawit (Palm Kernel (PK)). Persediaan ini diakui sebesar harga perolehan barang jadi yang terdiri dari: -



Biaya raw material (TBS), Biaya pembelian TBS (fee TBS, biaya ongkos bongkar SPSI, biaya angkut TBS, biaya pajak pph 22, biaya susut TBS, biaya lain pembelian) Biaya pengolahan yang terjadi di pabrik yang terdiri dari: a). Biaya tetap pabrikasi (fixed cost), meliputi biaya depresiasi asset tetap (mesin produksi, kantor pabrik, prasarana, alat angkut, dsb), biaya gaji/upah, utilitas, maintenance rutin, pemakaian material tetap, biaya kantor dan administrasi, serba-serbi lainnya b). biaya variable, meliputi biaya lembur, biaya pengobatan, biaya insentif, biaya pemakaian air, biaya perbaikan/pemeliharaan non rutin, biaya solar, biaya oil dan pelumas, biaya pemakaian bahan kimia, biaya consumables pabrik.



Metode perhitungan harga pokok produksi dialokasikan ke barang jadi berdasarkan bobot kontribusi penjualan masing-masing barang jadi CPO dan PK dalam nilai Rupiah pada bulan berjalan. Untuk memastikan akurasi dan eksistensi dari nilai tercatat persediaan CPO dan PK, accounting department wajib ikut serta dalam proses sounding setidaknya dua kali dalam setahun (semi-annual control): -



7



Periode semester 1, pada tanggal atau mendekati atausesudah tanggal 30 Juni setiap tahun Akhir semester 2, pada tanggal atau mendekati atau sesudah tanggal 31 Desember setiap periode pelaporan keuangan tahunan.



PT. MULTIAGRO SUMATERA JAYA



ACCOUNTING No. Dokumen Tanggal



: : 01 Agustus 2020



Revisi Halaman



: 00 : 8 dari12



3. PERSEDIAAN GUDANG Persediaan gudang merupakan barang penunjang produksi dikategorikan menjadi: a. PersediaanSolar b.Persediaanpelumas dan oil c.Persediaan Consumable d. PersediaanSparepart e. PersediaanPabrikasi/Factory Part f. Persediaan Electrical g. Persediaan Lab & Water treatment h. Persediaan Tool & Equipment i. Persediaan Stationary kantor j. Persediaan Unit



Harga perolehan bahan penunjang ditentukan dengan metode rata-rata bergerak (moving average method).



STOCK OPNAME Untukmemastikanakurasi dan eksistensi dari nilai tercatat persediaan gudang, stock opname secara full count wajib diselenggarakan oleh Accounting Department setidaknya dua kali dalam setahun (semi-annual control): -



Periode semester 1, pada tanggal atau mendekati atau sesudah tanggal 30 Juni setiap tahun Akhir semester 2, pada tanggal atau mendekati atau sesudah tanggal 31 Desember setiap periode pelaporan keuangan tahunan.



Prosedur stock-opname:



8



PT. MULTIAGRO SUMATERA JAYA



ACCOUNTING No. Dokumen Tanggal



: : 01 Agustus 2020



Revisi Halaman



: 00 : 9 dari12



1. Siapkan jadwal dan lakukan koordinasi dengan personil warehouse menjelang stock-opname. Stock opname wajib dilakukan dengan tim auditor dan warehouse PIC. 2. Siapkan data stock terakhir yang dicetak dari sistem Ascend.Pastikan semua goods issue dan goods receipt di gudang sudah selesai di-input sebelum data stock terakhir dicetak dari sistem Ascend. 3. Pastikan tidak ada pergerakan fisik barang selama stock-opname. 4. Periksa kesesuaian antara data stock per sistem Ascend dengan stock fisik di gudang. 5. Apabila terjadi selisih stock, maka mengecek kembali catatan mutasi barang yang ada pada kartu stock gudang untuk dilakukan penelusuran. 6. Buat Berita Acara dan disepakati oleh personil warehouse setelah stock-opname dilakukan. 7. Dokumentasikan kegiatan stock opname, simpan dan pelihara rekaman catatan hasil opname dengan baik. 8. Accounting melakukanrekonsiliasiantarahasilopname vs hasilopname di sistem Ascend dengan menggunakan modul “stock opname” di Ascend. 9. Melaporkan hasil opname dan hasil stock adjustment by email ke Project Head dan CC: Mill Controller dan Operational Office Head.



VI.



Prosedur Monthly-closing untuk pelaporan bulanan Accounting wajib melakukan closing-bulanan semua transaksi dan memposting journal entry (manual journal) untuk pelaporan keuangan bulanan ke Direksi. Accounting officer wajib memastikan akurasi dan ketepatan waktu pelaporan keuangan. Untuk memastikan ketepatan waktu, maka laporan keuangan wajib diserahkanpaling telattanggal 10 setiapbulan.



Prosedur monthly-closing (Closing checklist): 1. Accounting memeriksa semua voucher/ kas bon yang diserahkan kasir untuk memastikan postingansudah dicatat dengan akurat. 2. Bagian accounting melakukan recalculate COG sebelum melakukan pemostingan semua transaksi yang ada di dashboard. 3. Selesai recalculate COG, bagian accounting memposting semua item transaksi yang ada di dashboard pada program Ascend. Apabila ada transaksi yang tidak bisa di posting maka dicari permasalahannya.



9



PT. MULTIAGRO SUMATERA JAYA



ACCOUNTING No. Dokumen Tanggal



: : 01 Agustus 2020



Revisi Halaman



: 00 : 10 dari12



4. Print keluar worksheet report yang ada di modul general ledger report perbulan yang akan di closing. 5. Cek semua item yang ada di worksheet report apakah ledger nya sudah sesuai dengan transaksi operasional (manual book) di Ascend seperti: a. Cek kas dan bank b. Cek hutang piutang supplier TBS dan customer c. Cek pemakaian di gudang d. Cek stock gudang 6. Bagian accounting harus memastikan dan memonitoring asset dalam pelaksanaan setiap akhir bulan, dimana sudah harus menerima kelengkapan Berita Acara serahTerima. 7. Bagian accounting melakukan calculate fixed asset depreciation setelah semua pencatatan asset telah masuk, kemudian memeriksa ledger asset dengan manual book di Ascend. 8. Adjustment transaksi bulanan yang di-akrualkan dan di-amortisasi. 9. Accounting memeriksa pembiayaan yang di ledger sudah masuk sesuai dengan COA dan cost centernya masing-masing di program Ascend. 10. Setelah semua ledger sesuai dengan yang di manual book, accounting melakukan palm plantantion income statement report untuk mendapatkan perhitungan harga pokok perolehan penjualan dan persedian akhir TBS. 11. Data-data palm plantantion income statement report dicocokkan ke LHP dan biaya cost of good manufactured dan dipostingkan ke jurnal. 12. Cocokkan total income statement dengan data hasil akhir income statement di worksheet report. 13. Jika sudah sama nilai income statementnya maka checklist/ conteng automatically create P/L journal di income statement.



Manual Jurnal Manual journal bulanan wajib didata dalam lembar kertas kerja terpisah (excel worksheet) sebagai kertas kerja pendukung dan diteruskan dalam bentuk email ke atasan langsung dan Project Head saat penyerahan laporan keuangan bulanan. Lihat lampiran 3 untuk kertas kerja manual journal (worksheet). Ketepatan waktu pelaporan keuangan Untuk mendukung ketepatan waktu pelaporan keuangan, maka semua entry yang bersifat adjustment atau penyesuaian pada akhir periode dan secara kolektif atau bila 10



PT. MULTIAGRO SUMATERA JAYA



ACCOUNTING No. Dokumen Tanggal



: : 01 Agustus 2020



Revisi Halaman



: 00 : 11 dari12



diakumulasikan tidak memberikan dampak sangat material terhadap laba rugi Perusahaan (ditetapkan materialitas Rp 20.000.000) maka disesuaikan di periode bulan berikutnya. Apabila ditemukan kendala dalam pelaporan keuangan yang menyebabkan laporan keuangan tidak dapat dilaporkan tepat waktu pada atau sebelum tanggal 10 setiap bulannya, accounting officer wajib melapor kepada atasan langsung dalam bentuk email sebelum tanggal 10 dan diteruskan kepada: Project Head, accounting personil wajib memberikan penjelasan untuk alasan keterlambatan.



11



PT. MULTIAGRO SUMATERA JAYA



ACCOUNTING No. Dokumen Tanggal



: : 01 Agustus 2020



Revisi Halaman



: 00 : 12 dari12



VII.



Revisi Untuk setiap pengajuan pembukaan periode untuk periode tutup buku yang sudah closing dengan tujuan untuk revisi dan lainnya, maka Chief of accounting mengajukan memo permohonan berupa email ke atasan langsung dan Project Head. Alasan pengajuan buka periode harus dijelaskan di email, disetujui oleh atasan langsung untuk dibuka periode oleh IT via email.



VIII.



Pengarsipan dokumen Setiap bulan accounting mengcopy semua voucher beserta lampirannya untuk diarsip sebagai pegangan (kecuali pembayaran TBS di pabrik)



IX.



LAMPIRAN Lampiran 1 – Chart of Account Lampiran 2 – Cost Center Lampiran 3– Worksheet manual journal Lampiran 4 – Instruksikerja Ascend



12