Prosedur Administrasi Bisnis Ritel [PDF]

Citation preview

PROSEDUR ADMINISTRASI BISNIS RITEL A. Memahami administrasi gudang Definisi administrasi gudang yaitu kegiatan prosedur dengan metode tertentu dan kegiatankegiatan yg berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang. Administrasi gudang berkaitan erat dengan persediaan barang dagang sehingga kegiatan administrasi gudang akan mempengaruhi nilai persediaan dan pelaksanaan stock opname. B. Jenis-jenis transaksi : 1. Transaksi internal. Transaksi internal adalah transaksi yg dihasilkan dalam proses administrasi pada bagianbagian yg ada di dalam perusahaan yg lebih menekankan kondisi keuangan pada perusahaan. Contoh pencatatan perubahan nilai harta kekayaan perusahaan karena penyusutan, catatan internal dan catatan stock opname. 2. Transaksi eksternal Transaksi eksternal adalah transaksi administrasi yg dilakukan dengan pihak luar perusahaan. Contoh transaksi pembelian, penjualan. penerimaan stock barang, dsb. C. Mekanisme administrasi gudang Agar alur administrasi gudang berjalan dengan baik perlu dibuatkan penanggung jawab/pengelola gudang dalam setiap alurnya. Pengelola gudang terdiri atas kepala gudang, sub bagian tata usaha (administrasi) gudang dan sub bagian operasional dan pengawasan gudang. Tugas dan tanggung jawab Pengelola Gudang



pengeluaran barang Menyiapkan laporan hasil cek



Sub Bagian Operasional dan Pengawasan Gudang Melakukan pemeriksanaan gudang, pengawasan gudang dan cek fisik barang Melakukan penataan barang sesuai dengan jenisnya di gudang Mengawasi penerimaan dan



fisik barang kepada kepala gudang



pengeluaran barang yg berada di



Kepala Gudang



Sub Bagian Administrasi Gudang



Mengendalikan kegiatan organisasi



Mencatat penerimaan dan pengeluaran



gudang



barang



Menerima dan mengeluarkan barang Melakukan cek fisik sesuai jadwal yang telah ditentukan



Membuat neraca penerimaan dan



gudang Menyampaikan laporan bulanan, Mempersiapkan surat masuk dan Menyusun laporan periodic kuartal, semester dan tahunan keluar barang perkembangan gudang yg tentang kondisi gudang dan menjadi kewenangannya barang kepada pimpinan ritel Bertanggung jawab atas barang Menyiapkan berita acara barang Melakukan pengawasan secara yg berada di bawah pengelolaannya teratur di lingkungan gudang Menyusun laporan periodic gudang Melakukan pengamanan gudang sebagai bahan pertanggungjawaban. dan lingkungannya



D. Menelaah prosedur administrasi gudang



Prosedur administrasi penerimaan dan pemeriksaan barang 1. Bagian penerimaan barang harus mengecek jadwal kedatangan barang pesanan sehingga dapat menata ruang gudang terlebih dahulu. 2. Bagian penerimaan harus memastikan bahwa jadwal kedatangan barang pesanan tidak bersamaan yg menyebabkan kemacetan di pintu masuk dan keluar gudang. 3. Bagian penerimaan dan pemeriksaan harus memastikan peralatan dan teknologi berfungsi dengan baik untuk menghemat waktu pendataan barang. 4. Bagian penerimaan dan pemeriksaan harus menyiapkan dokumen-dokumen seperti dokumen permintaan pembelian, dokumen pemeriksaan dan dokumen laporan barang rusak. 5. Barang pesanan yg datang harus diperiksa terlebih dahulu, baik pemeriksaan fisik barang maupun pemeriksaan kelengkapan dokumen kurir. 6. Apabila barang telah diperiksa, bagian pemeriksaan membuat dokumen laporan pemeriksaan barang. 7. Apabila barang telah diletakkan di gudang toko, bagian penerimaan dan pemeriksaan mengeluarkan bukti penerimaan barang. Dokumen permintaan pembelian (purchase order) merupakan dokumen yg menunjukkan bahwa pihak manajemen toko telah mengajukan pembelian sejumlah pasokan barang, sehingga pengelola gudang dapat memastikan barang yg datang telah resmi dibeli dan dipesan oleh pihak manajemen toko. Contoh purchase order : PURCHASE ORDER Pengirim : PT Jayamart Jl. Gatot Subroto No. 50 Pekanbaru - RIAU Nomor PO Tanggal PO



Kepada : PT Kencana Jl. Adipati Unus No. 2A Palembang - Sumatera Selatan



: 20-5-1234 : 20-3-2020



Harap Saudara kirim barang berikut ini : (biasa/segera/mendesak) Jenis Barang Merek Tipe Ukuran Minuman soda Kharisma kaleng 250 ml Minuman soda Lembayung kaleng 250 ml NB : Nomor PO harap Saudara cantumkan dalam faktur atau bukti pengiriman.



Kuantitas 10 karton 8 karton



Bagian Pembelian (ttd) Adinda Dokumen pengecekan (tally sheet) digunakan untuk mengumpulkan data secara real time pada lokasi data tersebut muncul untuk merekam atau menyimpan informasi kualitatif maupun kuantitatif yg diinginkan dengan cepat mudah, dan efisien guna mengontrol kualitas barang. Contoh dokumen pengecekan (Tally Sheet) :



PT Jayamart No. BC/045/04/2020 Kode barang Nama barang Tipe barang Penghitungan jumlah No. PO Pemasok Keterangan Kualitas packing Kondisi barang Kesesuaian barang Kesesuaian jumlah Ketepatan pengiriman



Inventory Tally Sheet Pengecekan tanggal : 03-04-2020 : AA-1234 : Minuman bersoda merek Kharisma ukuran 250 ml : minuman kaleng : 10 karton (200 unit) : 20-5-1234 : PT Kencana 1



2



3



4



5 5 5 5 5



Keterangan



4



Total nilai



24



Terlambat satu hari dari jadwal seharusnya.



Manajer Gudang,



Bagian Pemeriksaan,



(ttd) Makmur



(ttd) Agus



Bukti penerimaan (receiving report) dibuat pembeli sebagai bukti kepada penjual bahwa pembeli telah menerima barang. Ada 2 rangkap dokumen penerimaan barang, lembar asli untuk penjual dan lembar copy untuk pembeli. Contoh bukti penerimaan (Receiving Report) LAPORAN PENERIMAAN BARANG PT JAYAMART Nomor kartu Tanggal penerimaan Diterima melalui Perusahaan pengirim Nomor PO Jenis Barang Minuman soda Minuman soda Manajer Gudang, (ttd) Makmur



: 8A/087/04/2019 : 03/04/2019 : Bagian gudang, logistic pihak ketiga (PT Armada) : PT Kencana : 20-5-1234



Merk Kharisma Lembayung



Tipe Kaleng Kaleng Diperiksa Oleh: (ttd) Agus



Ukuran 250 ml 250 ml



Kuantitas 10 karton 8 karton Diterima Oleh: (ttd) Riski



Dokumen form barang rusak (damages good) menunjukkan barang-barang yg sudah rusak atau tidak layak jual sehingga tidak boleh sampai ke tangan konsumen. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian pemeriksaan atau penerimaan barang ketika barang pesanan datang. Dokumen ini diserahkan kepada pemasok bersamaan dengan barang yg rusak. Dokumen ini dibuat rangkap 3, lembar asli diberikan kepada pemasok, lembar kedua disimpan oleh bagian gudang dan lembar ketiga diserahkan kepada bagian akuntansi perusahaan. Contoh form barang rusak (Damages Good): LAPORAN PENGEMBALIAN BARANG RUSAK PT Jayamart No. BG/012/04/2020 Nomor faktur pembelian Tanggal pembelian Total pembelian Beban angkut Pembeli Gudang Status pengembalian Pemasok Tanggal pengembalian Daftar barang No . 1.



Barcode



: AA/20/03/1234 : 20-03-2020 : Rp 4.320.000,: Rp 100.000,: PT Jayamart : Gudang toko/Gudang pihak ketiga : sebagian/total : PT Kencana : 03-04-2020 :



Nama Barang



Jumlah Harga Total Retur 123412345 Minuman bersoda 1 karton Rp Rp 240.000,merek Lembayung (48 unit) 5.000,-/uni kaleng 250 ml t Total Rp 240.000,-



Alasan kadaluwarsa



Diperiksa oleh, (ttd Rahmat Prosedur administrasi penyimpanan barang : 1. Barang-barang pesanan yang baru datang diletakkan ditempat yg telah disiapkan sebelumnya. Pastikan kondisi ruangan sesuai dengan sifat dan jenis barang agar tidak merusak fisik barang. 2. Bagian penyimpanan barang harus mendata setiap barang yg masuk dalam akun persediaan. Dokumen kartu persediaan harus menjadi bukti penerimaan persediaan baru. 3. Bagian penyimpanan barang dapat memperbaharui persediaan barang lama dan barang baru pada perangkat lunak yg dimiliki oleh perusahaan. 4. Bagian penyimpanan sebaiknya melakukan perhitungan fisik (stock opname) secara berkala agar data yg dimiliki oleh perusahaan adalah data real time.



Dokumen yg harus dimiliki petugas bagian penyimpanan barang dagang meliputi kartu gudang/kartu persediaan dan kartu stock opname. Contoh kartu gudang/kartu persediaan : PT Jayamart KARTU PERSEDIAAN No. CS/009/05/2019 Periode awal Periode akhir Lokasi Penyimpanan Etalase penjualan Daftar barang No . 1.



2.



Barcode 12341234 5



12341245 6



: 25 April 2019 : 25 Mei 2019 : Gudang toko/Gudang pihak ketiga : Minuman ringan :



Nama Pemasok Barang Minuman PT Kencana bersoda merek Lembayung kaleng 250 ml Minuman PT Kencana bersoda merek Kharisma kaleng 250 ml



Tanggal Masuk 03-04-2019



Tanggal Kedaluwarsa 21-01-2020



Jumlah Sisa Barang 10 karton 3 karton (480 (144 unit) unit)



03-04-2019



15-02-2020



7 karton 2 karton 336 unit) (196 unit)



Manajer Gudang



Palembang, 26 Mei 2019 Penyimpanan barang



(ttd) Makmur



(ttd) Anas



Kartu stock opname sering disebut montly inventory control sheet (MICS). Kartu ini menunjukkan berapa banyak barang yg dimiliki oleh perusahaan, baik di dalam gudang maupun di etalase toko. Contoh kartu stock opname :



PT Jayamart KARTU STOCK OPNAME No. DA/015/05/2019 Periode awal Periode akhir Lokasi Penyimpanan Etalase penjualan Daftar barang



No.



Barcode



1.



12341234 5



2.



12341245 6



: 25 April 2019 : 25 Mei 2019 : Gudang toko/Gudang pihak ketiga : Minuman ringan :



Nama Barang



Pemasok



Minuman PT Kencana bersoda merek Lembayung kaleng 250 ml Minuman PT Kencana bersoda merek Kharisma kaleng 250 ml TOTAL



Tangga l Masuk



Sisa



03-042019



3 karton (144 unit) 2 karton (196 unit)



03-042019



Harga Pokok (Rp) 5.000



Harga Jual (Rp) 7.500



Nilai Jual (Rp) 1.080.000



5.000



7.500



720.000



1.800.000



Manajer Gudang



Palembang, 26 Mei 2019 Penyimpanan barang



(ttd) Makmur



(ttd) Anas



Prosedur administrasi pengeluaran barang : 1. Barang yang hendak dikeluarkan untuk dijual di etalase harus diperiksa terlebih dahulu kelayakannya. 2. Barang yang layak jual dapat dikeluarkan ke etalase dengan membuat bukti mutasi barang 3. Bukti pengeluaran barang dilakukan apabila barang dipindahkan ke tempat selain gudang atau toko perusahaan. 4. Apabila barang sudah tidak layak untuk dijual, barang dapat dimusnahkan sesuai dengan kebijakan toko. 5. Sebelum melakukan pemusnahan, bagian pengeluaran barang harus mendapat persetujuan dari berbagai pihak. 6. Bagian pengeluaran barang harus membuat bukti berita acara pemusnahan barang dagang. Dokumen yang perlu dipersiapkan dalam pengeluaran barang meliputi bukti pengeluaran barang, laporan mutasi persediaan, berita acara pemusnahan barang. Bukti pengeluaran barang merupakan buku yang merangkum lembaran mengenai informasi mengenai pengeluaran barang-barang dari gudang baik mengenai waktu, kuantitas, kualitas dan spesifikasi lainnya.



PT Jayamart BUKTI PENGELUARAN BARANG No. EA/003/04/2019 Tanggal pengeluaran Lokasi penyimpanan Lokasi tujuan No. 1.



2.



Barcode



: 08/04/2019 : Gudang toko/Gudang pihak ketiga : Etalase toko/Gudang toko Nama Barang



123412345 Minuman bersoda merek Lembayung kaleng 250 ml 123412456 Minuman bersoda merek Kharisma kaleng 250 ml Manajer Gudang (ttd) Makmur



Tanggal Masuk 03/04/2019



Tanggal Kedaluwarsa 21/01/2020



03/04/2019



15/02/2020



Jumlah



Sisa



3 karton (144 unit)



7 karton (336 unit)



2 karton (196 unit)



5 karton (240 unit)



Palembang, 08 April 2019 Penyimpanan barang (ttd) Anas



Laporan mutasi persediaan adalah perpindahan item barang dari satu tempat penyimpanan menuju tempat penyimpanan lain. Contoh mutasi barang dari pihak gudang ketiga menuju gudang toko maka secara otomatis persediaan dalam gudang pihak ketiga akan berkurang dan stok yang ada di gudang toko akan bertambah. Perhatikan laporan mutase persediaan berikut ini :



PT Jayamart



BUKTI PENGELUARAN BARANG No. PA/035/04/2019 Tanggal pengeluaran Lokasi penyimpanan Lokasi tujuan No .



: 08/04/2019 : Gudang toko/Gudang pihak ketiga : Etalase toko/Gudang toko



Barcode



Nama Barang



Tanggal Masuk



Tanggal Kedaluwarsa



Jumla h



1.



12341234 5



03/04/2019



21/01/2020



3 karton (144 unit)



2.



12341245 6



Minuman bersoda merek Lembayung kaleng 250 ml Minuman bersoda merek Kharisma kaleng 250 ml



03/04/2019



15/02/2020



2 karton (196 unit)



Harga Pokok (Rp) 5.000



Harga Jual (Rp) 7.500



5.000



7.500



TOTAL Palembang, 08 April 2019 Manajer Gudang (ttd) Makmur



Nilai Jual (Rp) 1.080.000



720.000



1.8000.000 Penyimpanan barang (ttd) Anas



Berita acara pemusnahan barang digunakan untuk memusnahkan barang yang kondisinya sudah tidak layak jual, dibuat rangkap 2 yaitu untuk bagian gudang dan bagian akuntansi. Contoh dokumen berita acara pemusnahan barang :



BERITA ACARA PEMUSNAHAN BARANG No. GA/001/04/2019



Tanggal pemusnahan Lokasi pemusnahan No . 1.



Barcode 12341267 8



: 19/04/2019 : Lokasi pemusnahan privat PT Jayamart



Nama Barang Biscuit merek Ariesta 300 gr



Jumlah 1 karton (48 unit)



Harga Pokok (Rp) 4.000



TOTAL



Nilai Stok Alasan (Rp) Pemusnahan 192.000



Sudah kedaluwarsa



Uraian Pemusnahan Barang dihancurkan dengan mesin kemudian dibakar di tempat pembakaran khusus



192.000



Manajer Gudang



Diperiksa oleh



(ttd) Makmur



(ttd) Darwin



Palembang, 19 April 2019 Diterima oleh (ttd) Agus