Prosedur Audit Pengadaan - Benar [PDF]

Citation preview

PROSEDUR AUDIT PENGADAAN PT QUINDOFOOD



OLEH: LETI RISMAWATI (01031181621268)



DOSEN : FARDINANT ADHITAMA,SE,M.SI,AK,CA



JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SRIWIJAYA INDRALAYA 2019



Tabel 3.1 PROGRAM AUDIT ORGANISASI PERUSAHAAN Nama Perusahaan : PT QUINDOFOOD



Periode yang Diaudit



Program yang diaudit : Organisasi Pengadaan



Maret 2016



No. KPP



Jawaban No



Pertanyaan dan Langkah Kerja



Komentar Ya



1.



Tidak



Apakah fungsi pengadaan telah ditempatkan secara tepat pada struktur organisasi perusahaan? Telah dibutuhkan dengan adanya diagram flowchart sesuai dengan kegiatan aktifitas yang dilakukan perusahaan.







Langkah kerja : Telusuri kesesuaian antara tugas dan fungsi yang diajalankan fungsi pengadaan dengan wewenang serta tanggung jawab dilimpahkan. 2.



 



Apakah perusahaan memiliki prosedur terdokumentasi untuk fungsi pengadaan? √



Iya dilihat dari analisis perencanaan yang telah ada beberapa data yang telah dibuat oleh perusahaan



Langkah kerja : Periksa kecukupan prosedur tersebut untuk memenuhi pelaksanaan pengadaan agar tercapai praktik berdasrarkan tata kelola pengadaan yang baik. 3.



Apakah prosedur pengadaan disosialisasikan, dipahmi, dilaksanakan secara konsisten?



telah dan



√



Memang  telah dilaksankan oleh karyawan tetapi untuk sosialisasi dan belum terlalu dilakukan oleh perusahaan



Langkah kerja : Lakukan wawancara dengan karyawan yang menangani pengadaan untuk menilai kemampuan mereka dalam memahami prosedur dan pelaksanaannya. 4.



Apakah kebijakan dan prosedur pelaksanaan pengadaan telah didefinisikan dan didokumentasikan secara lengkap pada pedoman pengadaan? Langkah kerja :



Kebijakan dan dokumentasi cukup terlaksana meskipun masih adanya kekurangan di dalam pelaksanaan kebijakan √



Periksa pedoman pengadaan yang dimiliki organisasi, telusuri kelengkapan kejelasan uraian prosedur dan kebijakan serta dokumentasinya. 5.



Apakah prosedur pengadaan telah secara tegas menetapkan hal-hal berikut ini? • Kewenangan pada tingkat paling rendah dari pelaksana yang bertanggung jawab untuk melakukan pembelian kembali?



√



Ada beberapa yang telah dilakukan oleh perusahaan dengan baik dan ada juga beberapa yang belum dilakukan secara baik.



• Batas-batas penggunaan dana • Metode pembelian? • Dokumen-dokumen yang digunakan? • Informasi mendukung kembali?



yang dibutuhkan untuk keputusan pembelian



• Prosedur dan kondisi untuk pembelian mendesak dan bersifat khusus? • Komposisi dan tanggung jawab pada setiap komite yang dibentuk?



6.



Apakah pedoman pengadaan telah mengandung usaha-usaha pencegahan korupsi? Langkah kerja :



√



Sejauh ini pengendalian internal cukup baik apalagi mengenai korupsi belum ditemukannya adanya korupsi.



Periksa ketegasan dan kejelasan pendefinisian setiap aktivitas dalam proses pengadaan, pemisahan fungsi yang terlibat dalalam pengadaan dan kecukupan pengenalian internal yang termuat dalam pedoman pengadaan tersebut. 7.



Apakah pejabat yang membidangi pengadaan telah memiliki kualifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta pedoman yang ditetapkan perusahaan?



Sejauh ini kualitas dari pejabat masih bagus dalam melaksanaan funsinya untuk mengatur pengadaan



Langkah kerja : √



Periksa kesesuaian kualifikasi dari pejabat yang membidangi pengadaan dengan peraturan yang berlaku dan pedoman yang dtetapkan perusahaan. 8.



Apakah pedoman telah memuat kode etik untuk staf yang terlibat dalam pengadaan? Langkah kerja: √



Kode etik sudah ada tetapi proes pengadaan ini belum terlaksana dengan semestinya dalam mensosialisasikan ke para staf.



Periksa kecukupan kode etik pengadaan dan kemampuanya dalam memberi pedoman komunikasi antarstaf dalam proses pengadaan 9.



Apakah fungsi pengadaan dibentuk terpusat dan berada di bawah tanggung jawab unit pengadaan? Langkah kerja :



√



Belum ada funsi pengadaan lain yang masuk dalam pengadaan selain yang telah diperlihatkan di dokumentasi.



Periksa tugas, wewenang, dan tanggung jawab fungsi pengadaan pada pedoman pengadaan dan telusuri tentang kemungkinan adanya fungsi lain yang melakukan pengadaan. 10.



Apakah fungsi pengadaan telah terpisah dengan fungsi yang lain seperti fungsi pencatatan/akuntansi?



Langkah kerja :



Iya telah dibuat sistem informasi pengadaan yang terpisah antara fungsi pencatatan dan pengadaan



√



Periksa kecukupan pemisahan fungsifungsi yang seharusnya terpisahkan pada pedoman pengadaan dan kemampuan internal cross check-nya. 11.



Apakah pertanggungjawaban telah diungkapkan secara tepat untuk hal-hal berikut ini.



Iya pengadaan telah diungkapkan dengan semestinya sesuai dengan dokumen dan hasil pengendalian



• persiapan dokumen penawaran • pengelolaan proses penawaran • pembukaan penawaran • evaluasi penawaran



√



• persiapan kontrak • inspeksi dan pengendalian kualitas



12.



Apakah pedoman pengadaan telah menetapkan seluruh dokumen yang harus dipenuhi pada proses penawaran, seperti dokumen tender, order pembelian, dan sevagainya?



Sejauh in cukup terlaksana dengan baik sesuai dengan tata kelola yang diinginkan.



Langkah kerja : Periksa kelengkapan dokumen yang harus dipenuhi oleh peserta tender pada pedoman pengadaan, lakukan penilaian apakah telah sesuai dengan tata kelola pengadaan yang baik. 13.



√



Apakah setiap dokumen telah diberikan nomor tercetak secara berurutan?



Iya dokumen telah sesuai sengan nomor percetakan yang dilakukan pemerisanaan dan pencatatanini taleh dilakukan karyawan dengan baik.



Langkah kerja : √ Buktikan nomor urut tercetak pada setiap dokumen tender yang digunakan. 14.



Apakah seluruh formulir pengendalian telah dijaga dan didistribusikan secara terpusat?



Ya telah terlaksana cukup baik dalam formluir pengadaan



Langkah kerja : Periksa tata cara penggunaan formulir pengendalian pada setiap tahapan proses pengadaan. 15.



√



Apakah organisasi telah memiliki kebijakan yang tepat untuk menjaga dan menyimpan dokumen pengadaan?



Sejauh ini dokemen yang telah dibuat belum menglami penyimpangan yang digunakan oleh oknum tertentu.



Langkah kerja : Periksa kecukupan kebijakan tersebut untuk mengamankan dokumen dari penyalahgunaan.



Diaudit oleh



Jawaban



√



Catatan



Di-review oleh



Ya 12



Tidak 3



Sistem organisasi pengadaan sudah terjalan cukup baik



(Leti Rismawati)



(Gressika.E)



Tgl: 8 Januari 2017



Tgl 21 Maret 2017



Tabel 3.2 Program Audit atas Peencanaan Pengadilan Nama Perusahaan: PT QUINDOFOOD



Perode yang diudit



Program yang diaudit: Perencanaan pengadaan



Maret 2016



No



Pertanyaan



Jawaban



No.KKP



Komentar



Iya I



Daftar Kebutuhan Barang dan Jasa



1



Apakah perusahaan telah memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang terdokumentasi



Tidak



Ya perusahaan telah memiliki data-data yeng dibutuhkan dalam kebutuhan pengadaan baraang.



√



Langkah Kerja: Lakukan penilaian apakah semua kebutuhan barang/jasa unit-unit pengguna termasuk dalam daftar tersebut 2



Apakah rencana pengadaan tersebut telah memuat     



3



Spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan? Kuantitas barang yang dibutuhkan? Standar kualitas barang/jasa? Jadwal penggunaan barang? Stok maksimum/minimum?



Ya tapi ada rencana yang belum terjadi dengan semestinya seperti spesefikasi baraang dalam pemuatan maksimum dan minimum yang dipergunakan dalam pengadaan



√



Apakah rencana pengadaan telah mencerminkan efisiensi dalam pengadaan? Sejauh ini pengadaan telah sesuai dengan efisiensi dalam melakukan spesifikasi barang yang terlibat dalam pengadaan.



√ Langkah kerja: Lakukan penilaian terhadap spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan, besarnya dana yang terlibat dan metode pengadaan yang digunakan.



No



Pertanyaan



Jawaban Iya



II



Daftar Pemasok



4



Apakah perusahaan memiliki daftar pemasok terpilih yang terdokumentasi?



Tidak



Langkah kerja: √ Lakukan penilaian atas kemampuan



Komentar



Sejauh ini pemasok yang terdokumentasi semuanya bagus tetapi ada pemasok yang memang bagus sehingga perusahaan



5



pemasok tersebut dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa organisasi secra tepat



membuat tingkatan dalam pemasok untuk memenuhi kebutuhan barang yang bagus untuk dimiliki perusahaan.



Apakah setiap pemasok yang masuk dalam daftar tersebut telah diverifikasi terlebih dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan barang/jasa yang



Sebelumnya memang ada tahap-tahap yang memang harus dilakukan oleh perusahaan dalam memperifikasi sesuai dengan kuantitas dan kualitas dari barang pemasok.



√



 Tepat kuantitas?  Tepat kualitas?  Tapat waktu? Harga yang paling rendah? 6



Apakah pemasok terpilih memiliki komitmen untuk memasok kebutuhan barang/jasa perusahaan pada saat dibutuhkan dan terikat pada suatu kontra jangka panjang?



Pemasok dan perusahaan mempunyai keterkaikatan dan keja sama di kontrak tetapi pernah terjadi kesalahan dalammemeberikan bhan yang tidak sesuai tetapi hal tersebut biasa diatasi tanpa adanya pertikaian yang panjang.



Langkah kerja: Periksa kontrak jangka panjang dengan pemasok, lakukan penilaian apakah terdapat komitmen dan keterikatan jangka panjang dari pemasok untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa organisasi. 7



√



Apakah perusahaan melakukan evaluasi secara periodic terhadap kemampuan pemasok terpilih? √



Langkah kerja: Periksa dasar evaluasi yang digunakan organisasi, apakah evaluasi yang dilakukan tepat 8



Apakah perusahaan secara periodik memeperbarui daftar pemasoknya? √ Langkah kerja: Periksa apakah pembaruan pemasok dilakukan semata-mata untuk meningkatkan efisinsi pengadaan.



Karena perusahaan yakin bahwa pemasok tidak melakukan kecurangan atau meberikan barang yang tidak berkualitas sehingga perusahaan tidak terlalu dlam mengevaluasi



Setelah adanya sistem informasi pengadaan maka sekarang melakukan evaluasi untuk agar tidak terjadinya kecurangan serta meningkatkan efisiensi pengadaan



Diaudit Oleh:



Jawaban



(Leti Rismawati)



Catatan



Ya



Tidak



7



1



Direview oleh



Semenjak adanya system infomasi pengadaan maka perusahaan melakukan evaluasi terhadap pemasok (Gressika.E)



Tgl: 8 Januari 2017



Tgl 21 Maret 2017



TABEL 3.3 Pogram Audit atas Pelaksanaan Pengadaan Nama Perusahaan



: PT QUINDOFOOD



Program yang diaudit : Pelaksaan Pengadaan



No



Pertanyaan



Periode Audit



No. KKA



Maret 2016



Jawaban



Komentar



.



Ya



1.



Tidak



Apakah pedoman pengadaan telah secara jelas menetapkan batas-batas kewenangan yang dibutuhkan dan prosedur-prosedur yang harus diikuti dalam berbagai metode pengadaan yang harus digunakan?



Pelaksanaan pengadaan telah melakukannya dengan ekonomis,efektif dan efisiensi untuk kemajuan dalam perusahaan itu sendiri



Langkah kerja: Periksa kesesuaian batas-batas kewenangan dengan metode pengadaan yang berkaitan dan kemampuannya dalam mendapatkan barang/jasa secara ekonomis, efektif, dan efisien.



2.



Apakah tender yang dilaksanakan telah patuh kepada aturan dan ketentuan tender yang berlaku?



√



Sejauh ini teder masih melakukan aturan yang telah ditetapkan perusahaan sesuai pedoman pelaksanaan



√



Langkah kerja: Periksa pedoman pelaksanaan tender dan penerapannya pada tender yang telah dilakukan. 3



Adakah batas-batas dan kewenangan yang jelas terdefinisikan dalam pedoman pengadaan perusahaan untuk pengadaan yang tidak melalui tender terbuka.



Belum adanya batas dalam pengadaan untuk melalui tender terbuka



√



Langkah kerja: Periksa kecukupan batas-batas kewenang yang menjadi dasar dalam melaksanakan pengadaan yang tidak melalui tender terbuka.



4



Apakah perusahaan memiliki pedoman dokumen standar yang harus dipenuhi, baik untuk pengadaan melalui penunjukan langsung maupun tender?



Iya perusahaan mempunyai karakter sendiri dalam hal ni dibuktikan dengan dokumen



√



Langkah kerja: Nilai kecukupan dokumen yang ditetapkan untuk setiap metode pengadaan. 5



Apakah pedoman pengadaan memiliki ketentuan tentang jumlah maksimum jika pengadaan dilakukan melalui penunjukan langsung?



Belum adanya aturan yang membahas ketentuan ini √



Langkah kerja: Bandingkan ketentuan batas maksimum tersebut dengan prinsipprinsip efisiensi dalam pengadaan. 6



Apakah tersedia cukup waktu bagi pemasok untuk memberikan jawaban atas penunjukan langsung atau tender?



√



Langkah kerja:



Perusahaan akan memberikann waktu untuk pemasok dalam menyampaikan secara langsung kepada tender.



Hubungan jangka waktu yang diberikan dengan dokumen yang harus dilengkapi oleh pemasok dan nilai kewajarannya. 7



Apakah undangan untuk mengikuti tender telah secara jelas menyatakan tempat dan batas waktu terakhir penyerahan dokumen dan pembukaan tender? Langkah kerja: Periksa ketentuan tempat dan waktu pelaksanaan tender pada



Telah dilakukan secara sistematis dalam pengaturan ini. √



pengumuman tender



8



Apakah instruksi kepada peserta tender secara tegas menjelaskan tentang kriteria evaluasi dan poin dari setiap kriteria?



Ya perusahaan melakukan dengan tegas dalam criteria evaluasi untuk dokumen tender



√



Langkah kerja: Periksa ketentuan kriteria evaluasi dan pembobotannya pada dokumen tender. 9



Apakah perusahaan telah mendokumentasikan catatan-catatan beriku ini.



Belum terlalu dilakukan dalam mendokumentasikan catatan-catatan yang sesuai dengan disebutkan diatas







10



Seluruh iklan yang dipasang berkaitan dengan penawaran tender?  Dokumen prakualifikasi dan laporan evaluasi.  Dokumen-dokumen tender.  Laporan setiap pertemuan pratender. Apakah perusahaan menyediakan kotak khusus untuk menyimpan dokumen tender? Langkah kerja:



√



√



Ya dokumen tersebut dipisahkan dengan dokumen lain agar tidak terjadi keliruan



Telusuri dimana panitia tender menyimpan dokumen tender, periksa apakah ada dokumen lain yang disimpan pada kotak tersebut. 11



Apakah kotak tersebut telah terjaga dengan baik keamananya? Langkah kerja: Lakukan penilaian atas kecukupan penjaga atas kotak penyimpanan dokumen tender tersebut.



√



Sejauh ini kotak tersebut terjaga



12



Apakah tersedia keamanan yang terukur untuk mencegah pihak yang tidak berwenang mendapatkan akses informasi sebelum tender dibuka. Langkah kerja:



Keamanaan yang dilakukan perusahaan cukup baik dalam penanganan ini √



Periksa kecukupan sistem keamanan terhadap informasi berkaitan dengan tender. Lakukan penilaian apakah tersedian prosedur yang mencegah pihak yang tidak berkepentingan untuk mengakses informasi tersebut. 13



Apakah kotak penyimpanan dokumen tender hanya boleh dibuka oleh panitia tender? Langkah kerja:



√



Iya kotak tender hanyaa dibuka oleh orang-orang yang terlibat didalamnya seperti manajer.



Periksa pedoman tender, telusuri siapa saja yang boleh membuka kotak penyimpanan dokumen tender. 14



Untuk memenuhi unsur kepatuhan, apakah pembukaan penawaran dari peserta tender segera dilakukan setelah batas akhir tiba? Langkah kerja:



√



Hubungkan kesesuaian antara tanggal batas akhir pengumpulan dokumen tender dan jadwal pembukaan tender tersebut 15



Apakah harga yang telah ditentukan segera dicatat pada dokumen tender untuk memastikan tidak terjadinya kolusi atau kecurangan atas penentuan harga tersebut



Setelah terjadi kesepakatan antara dua belah pihak harga telah dicatat dan di dokumentasikan √



Langkah kerja: Periksalah rapat pengumuman pemenang tender, apakah harga yang ditentukan dalam tender telah tercatat



Perusahaan menjujung tinggi kejujuran dan kedisipinan sehingga perusahaan membuat keputisan tidak bisa diganggu gugat.



pada dokumen tender.



16



Apakah tersedia risalah tender yang ditandatangani oleh seluruh peserta dan panitia tender? Langkah kerja:



Ya tetapi selain tender yang berhalangan hadir atau diwakili jadi tanda tangan diwakili oleh pihak yang dating di dalam forum rapat



√



Periksa kecukupan tanda tangan pengesahan pada risalah tender. 17



Apakah evaluasi aspek teknis dan aspek keuangan dilakukan secara terpisah? Langkah kerja:



Tentu evaluasi ini perlu dilakukan dengan terpisah sehingga bisa berjalan dengan baik dan semestinya



√



Periksa mekanisme evakuasi, baik untuk aspek teknis maupun aspek keuangan. 18



Apakah perusahaan secara tegas membedakan setiap komite yang melakukan evaluasi tender atau penunjukan langsung.



√



Langkah kerja: Periksa pedoman pengadaan, lakukan penilaian terhadap kecukupan komite yang dibentuk untuk setiap metode pengadaan. 19



Apakah setiap komite tersebut terdiri atas personil yang memiliki kualifikasi yang tepat? Langkah kerja: Periksa kualifikasi anggota komite, hubungkan dengan persyaratan yang ditentukan dalam pedoman komite tersebut.



√



Perusahaan tidak melakukan perbedaan tehadap siapa tener sehingga tender tidak merasa adanya kecemburuan dan perbedaan didalam forum/rapat pertemuan.



Tentu komite yang ditentukan telah dilakukan verifikasi kerhadap kualitas yang dimiliki.



20



Apakah perusahaan telah memastikan bahwa evaluasi memperhatikan hal penting selain harga dan evaluasinya termasuk kualitas pelayanan, pengiriman, pemeliharaan, periode garansi, dan pelatihan.



Perusahaan telah melakukan berbgai kebijakan yang telah disebutkan tadi dalam menentukan tender yang terpilih. √



Langkah kerja: Periksa kelengkapan kriteria pemenang tender, lakukan penilaian atas kecukupan evaluasi yang dilakukan berdasarkan kriteria tersebut.



21



Apakah risalah rapat komite evaluasi telah dibuat dan ditandatangani oleh seluruh anggota komite evaluasi? Langkah kerja:



Telah di tanda tangani denga bukti dokumentasi √



Periksa kecukupan pengesahan komite evaluasi dalam risalah rapat komite evaluasi. 22



Apakah laporan evaluasi penawaran memuat perincian hal-hal berikut.



Ya laporan evaluasi penawaran telah memuat hal-hal yang telah disebutkan tadi.







23



Uraian yang jelas tentang prose evaluasi.  Alasan penolakan terhadap penawaran yang tidak responsif.  Bagaimana kriteria evaluasi diterapkan.  Verifikasi terhadap penawar yang lolos kualifikasi. Adakah alasan pembenaran yang dapat diberikan untuk menolak penawar dengan harga terendah? Apakah telah dipastikan bahwa alasan tersebut telah terperinci dan objektif?



√



√



Perusahaan akan mengungkapkan penolakan yang dilakukan jika perusahaan memang telah merasa tidak bagus dan sebelumnya perusahaan telah



Langkah kerja:



melakukan evaluasi dengan sumber-sumber terpercaya



Periksa kecukupan argumentasi pada pedoman tender yang membenarkan penolakan atas penawaran dengan harga terendah. 24



Apakah evaluasi penawaran telah dilakukan hanya berdasarkan kriteria yang tertuang dalam dokumen tender?



√



Langkah kerja:



Sejauh ini perusahaan meakukan kriteria dari tender sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan



Periksa kriteria evaluasi penawaran yang digunakan, cocokkan dengan kriteria pada dokumen tender. 25



Apakah perusahaan telah memastikan bahwa evaluasi dilakukan secara lengkap selama periode validasi penawaran?



Sejauh ini perusahaan merasa bahwa apa yang dilakukan tepat dan benar √



Langkah kerja: Periksalah evaluasi pada tahap validasi penawaran, cocokkan dengan standar evalusi yang tertuang pada pedoman evalusi validasi. 26



Apakah telah dipastikan bahwa pemenang tender adalah pemasok dengan skor evaluasi tertinggi? √



Ya sejauh ini belum ada kesalahan mengenai skor evaluasi tertinggi untuk tender



Langkah kerja: Periksa pengumuman tender, cocokkan dengan kriteria evaluasi yang telah ditentukan.



Diaudit oleh



Jawaban



Catatan



Di-review oleh



Ya



Tidak



22



4



(Leti Rismawati)



(Gressika.E)



Tgl: 8 Januari 2017



Tgl 21 Maret 2017



Tabel 3.4 Program Audit Atas Inspeksi Dan Penerimaan Barang / Jasa Nama Perusahaan



: PT QUINDOFOOD



Priode yang diaudit



Program yang diaudit:Inspeksi penerimaan barang



No.



Pertanyaan



Maret 2016



Jawaban Ya



1



No. KKP



Komentar



Tidak



Apakah pedoman pengadaan telah



Karyawan dan staf lain dalam



secara tegas menyatakan personalia



menangani pengadaan ini telah



yang



bertanggungnjawab



untuk



√



melaksanaan pengadaan cukup



memeriksa barang yang diterima?



baik dan sesuai dengan tugas



Langkah Kerja:



dan wewenang



Periksa uraian tugas, wewenang, dan tanggung



jawab



masing-masing



bagian yang terlibat dalam pengadaan, pada pedoman pengadaan. Apakah



2



sudah



pemisahan



dipastikan



fungsi



adanya



antara



fungsi



pembelian, pencatatan, dan fungsi penyimpanan



berkaitan



Ya telah dibuktikan dengan laporan √



dengan



perbedaan



dalam



pencatatan dan siklus flowchart yang



dapat



digunakan staf



oleh



pengadaan?



karyawan



lain



dalam



Langkah kerja:



penanganan pengadaan ini



Periksa kecukupan pemisahan fungsi pada



pedoman



dan



penerapannya



dalam aktivitas pengadaan. 3.



Apakah barang yang diterima sudah



Sebelum barang masuk dalam



dicocokkan



gudang maka bagian gudang



dengan



order



pembeliannya?



√



mencocokana



dengan surat



Langkah Kerja:



yang diterima dari bagian kasir



Periksa berita acara serah terima



ketika



barang,



ketidakseimbangan maka akan



lakukan



uji



petik



untuk



mencocokkan barang yang diterima dengan



spesipikasi



yang



terjadi



dilaporkan dengan bagian kasir



termuat



dalam order pembeliannya. 4.



Pada



saat



pemeriksaaan,



dilakukannya apakah



sudah



dipastikan bahwa:  



Ya



sebelum



barang



telah



dilakukan pemeriksaan untuk √



mengevaluasi barang yang telah



Kuantitas dan kualitas barang yang



dikesepakati



diterima tepat;



kontrak yang dilakukan kedua



Spesifikasi sesuai dengan ketentuan



sesuai



deng



belah pihak



dalam tender; 



Item-item pasokan sesuai dengan contoh yang telah disepakati.



5.



Apakah perusahaan telah menjaga



Ya bukti-bukt telah dipegang



dengan



pada bagianya masing-masing



baik



bukti-bukti



yang



diperoleh



selama



melakukan



seperti gudang,manajer,kasir



verifikasi?



√



Langkah Kerja: Periksa



kecukupan laporan dan



dokumentasi atas pristiwa yang terjadi selam proses verifikasi dilakukan. 6.



Apakah perusahaan memilki prosedur



Untuk penanganan barang yang



yang



tidak sesuai diterima perusahaan



jelas



untuk



menangani



barang/jasa yang tidak sesusai dengan



belum



spesifikasinya seperti kualitas dibawah standar,



terlambat



diterima,



√



atau



mempunyai



penangan



yang cukup selain pengembalian barang kepemasok



barang-barang yang rusak. Langkah kerja: Periksa



kecukupan



prosedur



penanganan barang-barang yang tidak sesuai dengan pedoman pengadaan,



Diaudit oleh



Jawaban Ya 5



Catatan



Tidak 1



(Leti Rismawati)



Di-review oleh



Belum ada spesifikasi dari perusahaan dalam penangan kesalahan barang dari pemasok selain pengembalian



Tgl: 8 Januari 2017



(Gressika.E) Tgl 21 Maret 2017



Tabel 3.5 Program Audit atas Pembayaran dan Pelaporan Pengadaan Barang/Jasa Nama Perusahaan : PT QUINDOFOOD



Periode yang diaudit



Program yang diaudit :Pembayaran dan pelaporan



No. KPP



Maret 2016



Jawaban No.



Pertanyaan



Komentar Ya



1.



Apakah fungsi pembayaran telah terpisah dari fungsi pencatatan



√



Tidak Ya sudah ada pemisahan dalam pengaturan pengadaan dan kegiatan



dan fungsi operasional?



operasional



Langkah kerja : Periksa kecukupan pemisahan fungsi pada pedoman pengadaan. 2.



Apakah setiap tagihan dari pemasok telah dilengkapi dengan berita acara serah terima barang/jasa atau berita laporan perkembangan projek?



Langkah berita :



√



Sejauh ini cukup terlaksana dengan baik dalam pelaporan dan bukti pembayaran pengadaan yang dibuat oleh perusahaan Pt. quindofood



Periksa kecukupan dokumen pendukung pada bukti pembayaran atas pengadaan barang/jasa organisasi. 3.



Apakah pembayaran yang dilakukan telah mendapat persetujuan dari pihak-pihak yang berwenang?



Langkah kerja :



Sejauh ini belum ada pihak yang merasakan dirugikan dari persetujuan yang telah dilakukan. √



Periksa kecukupan otorisasi pihak-pihak berwenang pada bukti pembayaran atas pengadaan barang/jasa organisasi. 4.



Apakah setiap pajak/PNBP yang harus dipungut telah dipungut dan disetor kepada kas negara?



Langkah kerja : Periksa aspek perpajakan/PNBP dari pembayaran pengadaan, lakukan perhitungan pajak/PNBP yang harus dipungut dan periksa bukti setor pajak/PNBP yang berkaitan dengan transaksi



√



Pt. quindofood belum melaksanakan penggelapan pajak untuk pemeriksaan pengadaan yang dilakukan perusahaan.



pembayaran tersebut. 5.



Apakah panitia pengadaan telah membuat laporan pengadaan tepat waktu?



Langkah kerja :



√



Laporan pengadaan telah dibuat dengan standar yang tepat dengan waktu yang sesuai pada saat dibutuhkannya pelaporan oleh berbagai pihak.



Periksa batas waktu pelaporan dalam pedoman pengadaan, bandingkan denngan tanggal laporan yang dibuat panitia pengadaan. 6.



Apakah laporan yang disampaikan telah sesuai dengan peraturan yang berlaku?



Langkah kerja :



√



Belum ada kendala yang terlalu siginifikan dalam penyapaian laporan pengadaan untuk tender.



Periksa peraturan pelaporan yang menjadi dasar pembuatan laporan, bandingkan dengan laporan yang dibuat panitia tender. 7.



Apakah laporan tersebut telah menyajikan : Iya salah satunya Pt. Quindofood telah membuat inovasi baru dalam sestem informasi pengadaan yang dpat dibaca dan dibuat dengan semenarik mungkin serta seakurat mungkin.



• Kemampuan memenuhi spesifikasi kebutuhan barang/jasa organisasi? • Apakah laporan tersebut √ menyajikan juga masalahmasalah yang dihadapi dalam proses pengadaan? • Apakah laporan tersebut juga menyajikan inovasiinovasi yang mungkin bisa dilakukan sebagai umpan



balik untuk pengadaann yang lebih ekonomis, efisien, dan efektif?



Diaudit oleh



Jawaban Ya



(Leti Rismawati) Tgl: 8 Januari 2017



7



Catatan



Di-review oleh



Telah berjalan dengan bagus



(Gressika.E)



Tidak



-



Tgl 21 Maret 2017