Tugas Kasus Audit Pengadaan [PDF]

Citation preview

Nama



: Arya Wiratama



Kelas



: AKM 4G



No. Absen



: 02



Kontraktor Fiktif A) Tahapan Awal (Pendahuluan) -



-



-



-



Kertas Kerja Audit Objek Audit : PT Waskita Beton Tujuan Audit : Mengungkap kasus kontraktor fiktif pada PT Waskita Beton, sehingga dapat segera dilakukan perbaikan. Peraturan Perundangan: 1. Undang-Undang Nomor 18 Tahun 1999 tentang Jasa Kontraktor 2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung 3. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1992 tentang Perumahan dan Pemukiman 4. Undang-Undang Nomor 18 Tahun 1999 Pasal 25 tentang Penyedia konstruksi bertanggung jawab atas kegagalan bangunan, paling lama 10 tahun sejak penyerahan akhir pekerjaan konstruksi. 5. Undang-Undang Nomor 18 Tahun 1999 Pasal 38 tentang Hak bagi masyarakat yang dirugikan untuk mengajukan gugatan. Berupa tuntutan untuk melakukan tindakan tersebut. Informasi Aktivitas : Dalam kasus ini yang diaudit adalah aktivitas penyedia jasa konstruksi yang melibatkan beberapa perusahaan, yang terdapat indikasi fiktif yang merugikan. Tujuan Audit : 1. Mencapai tujuan sesuai visi dan misi perusahaan yang diaudit. 2. Memastikan bahwa kegiatan yang dilaksanakan sudah sesuai prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan. Ruang Lingkup Audit : 1. Organisasi Pengadaan 2. Perencanaan Pengadaan 3. Pelaksanaan Pengadaan



B) Program Audit Program Audit Program Audit Organisasi Pengadaan Nama Perusahaan : PT Waskita Beton Program yang Diaudit : Organisasi Pengadaan



No



1.



2.



Pertanyaan dan Langkah Kerja



4.



Jawaban Ya



Apakah fungsi pengadaan telah ditempatkan secara tepat pada struktur Ya, Cari buktiorganisasi perusahaan ? buktinya didalam BAP Langkah Kerja : perusahaan Telusuri kesesuaian antara tugas dan fungsi yang dijalankan fungsi pengadaan atau struktur dengan wewenang serta tanggungjawab organisasinya. yang dilimpahkan. Apakah perusahaan memiliki prosedur terdokumentasi untuk fungsi pengadaan? Ya, Periksa Langkah Kerja : SOP atau Periksa kecukupan prosedur tersebut untuk memandu pelaksanaan pengadaan prosedur fungsi agar tercapai praktik berdasarkan tata pengadaan perusahaan. kelola pengadaan yang baik.



Apakah prosedur pengadaan disosialisasikan, dipahami, dilaksanakan secara konsisten? 3.



Periode yang Diaudit



telah dan



Langkah Kerja : Lakukan wawancara dengan karyawan yang menangani pengadaan untuk menilai kemampuan mereka daam memahami prosedur dan pelaksanaannya, Apakah kebijakan dan prosedur pelaksanaan pengadaan telah didefinisikan dan didokumentasikan secara lengkap pada pedoman pengadaan? Langkah Kerja :



Tidak



Tidak, Berpotensi Fraud



Tidak, Berpotensi Fraud dan akan timbul miss informasi karena kurangnya informasi yang dibutuhkan. Tidak, Ya, Telusuri Berpotensi bukti-bukti Fraud dan yang ada di kerjasama yang dalam prosedur menguntungkan pelaksanaan pihak tertentu pengadaan di tetapi perusahaan. merugikan perusahaan. Ya, Temukan Tidak, bukti-buktinya Berpotensi di pedoman Fraud dan pengadaan kemungkinan perusahaan. kehilangan data



No. KKP



Komentar



Memeriksa bukti struktur organisasi perusahaan secara detail.



Pemeriksaan lebih lanjut atas tata kelola pengadaan barang yang baik.



Wawancara dapa menjadi langkah yang efektif dalam mengetahui prosedur yang telah dilaksanakan dengan tepat atau belum. Harus mengdokumentasikan setiap kebijakan dan prosedur pelaksanaan yang ada di perusahaan



5.



6.



7.



Periksa pedoman pengadaan yang dimiliki perusahaan, telusuri kelengkapan, kejelasan uraian, prosedur dan kebijakan serta dokumentasinya. Apakah prosedur pengadaan telah secara tegas menetapkan :  Kewenangan pada tingkat paling rendah dari pelaksana yang bertanggungjawab untuk melakukan pengembalian kembali?  Batas-batas penggunaan dana?  Metode pembelian yang dilakukan?  Kelengkapan dokumen yang digunakan?  Informasi yang dibutuhkan untuk mendukung keputusan pembelian kembali?  Prosedur dan kondisi untuk pembelian mendesak dan bersifat khusus?  Komposisi dan tanggungjawab pada setiap komite yang dibentuk? Apakah pedoman pengadaan telah mengandung usaha-usaha pencegahan korupsi?



yang sangat besar.



Tidak, Berpotensi Ya, Periksa Fraud dan dan telusuri timbulnya prosedur yang kecurangan ada dalam BAP yang ada dalam perusahaan. pelaksanaan tanggung jawabnya.



Ya, Periksa dan diteliti tiap Langkah Kerja : Periksa ketegasan dan kejelasan aktivitas fungsi pendefinisian setiap aktivitas dalam dan proses pengadaan, pemisahan fungsi yang pedomannya. terlibat dalam pengadaan, dan kecukupan pengendalian (internal) yang termuat dalam pedoman pengadaan. Apakah pejabat yang membidangi Ya, Periksa pengadaan telah memilki kualifikasi dan diamati sesuai dengan peraturan dan UU yang data pejabat berlaku, serta pedoman yang ditetapkan yang perusahaan? menangani pengadaan Langkah Kerja : Periksa kesesuaian kualifikasi dari pejabat dengan yang membidangi pengadaan dengan pedoman yang peraturan yang berlaku, dan pedoman telah yang ditetapkan perusahaan. ditetapkan



Tidak, Berpotensi Fraud dan penyalahgunaan fungsi tiap aktivitas yang dilakukannya. Tidak, Berpotensi Fraud dan kinerja pejabat yang diragukan dalam menangani pengadaan.



secara lengkap agar pengakuannya baik.



Prosedur pengadaan harus diterapkan dengan tegas ke anggota perusahaannya agar mengurangi risiko terjadinya fraud.



Pedoman yang baik akan memuat unsur pencegahan dan mengurangi risiko korupsi dan fraud.



Perusahaan perlu memeriksa kualifikasi manajemen yang akan menangani pengadaan untuk mencegah kecurangan atau fraud.



Apakah pedoman telah memuat kode etik untuk staf yang terlibat dalam pengadaan?



8.



9.



10.



11.



Langkah Kerja : Periksa kecukupan pedoman kode etik pengadaan dan kemampuannya dalam memberikan pedoman komunikasi antar staf dalam proses pengadaan.



dalam perusahaan. Ya, Periksa dan telusuri pedoman kode etik atas pengadaan. Wawancara karyawan yang ada di dalam perusahaan tentang seberapa pahamkah mereka terhadap kode etik pengadaan.



Apakah fungsi pengadaan dibentuk terpusat dan berada di tanggungjawab unit pengadaan? Ya, Periksa dan Diamati Langkah Kerja : sistem Periksa tugas, wewenang, dan tanggungjawab ddfungsi pengadaan pada organisasi pedoman engadaan dan telusuri tentang perusahaannya. kemungkinan adanya fungsi lain yang melakukan pengadaan. Apakah fungsi pengadaan telah terpisah dengan fungsi yang lain seperti fungsi Ya, Periksa penerimaan dan penyimpanan dan fungsi dan teliti pencatatan / akuntansi?? fungsi-fungsi yang berkaitan Langkah Kerja : Periksa kecukupan pemisahan fungsi- dengan fungsi yang seharusnya terpisahkan pada pengadaan pedoman pengadaan dan kemampuan perusahaan. internal cross checknya. Apakah pertanggungjawaban telah Ya, Periksa ditetapkan secara tepat untuk : dan telusuri  Persiapan dokumen penawaran dokumen barang proses  Pengelolaan proses penawaran pengadaan baran  Pembukaan penawaran



Tidak, Berpotensi Fraud dan staff atau karyawannya kurang berintegritas dalam mengerjakan tugasnnya.



Staff karyawan perlu mengetahui kode etik dalam fungsi pengadaannya.



Tidak, Berpotensi Fraud penyalahgunaan wewenangnya dalam mengerjakan tugasnya.



Sistem organisasi perusahaan harus jelas dan mudah untuk diketahui jika ada sistem lain yang melakukan fungsi pengadaan.



Tidak, Berpotensi Fraud dan tumpang tindih fungsi-fungsi yang ada di dalam perusahaan.



Fungsi-fungsi yang ada di perusahaan yang menangani pengadaan akan berjalan lebih jika tidak dijadikan satu dalam tiap fungsi.



Tidak, Berpotensi Fraud dan pengadaannya akan terhambat jika



Dokumennya harus tersedia secara lengkap dan terperinci agar menjadi pengendalian internal perusahaan.



  



12.



13.



14.



15.



Evaluasi penawran Persiapan kontrak Inspeksi dan pengendalian kualitas Apakah pedoman pengadaan telah menetapkan seluruh dokumen yang harus dipenuhi pada proses penawaran seperti Ya, Periksa dokumen tender, order pemeblian, dsb? dan diamati kelengkapan Langkah Kerja : Periksa kelengkapan dokumen yang harus dokumen milik dipenuhi oleh peserta tender pada tender. pedoman pengadaan, lakukan penilaian apakah telah sesuai dengan tata kelola pengadaan yang baik. Apakah setiap dokumen telah diberikan Ya, Periksa nomor tercetak secara berurutan? dan telusuri kelengkapan Langkah Kerja : data dokumen Buktikan nomor urut tercetak pada setiap dan urutan dokumen tender yang digunakan. nomornya. Apakah seluruh formulir pengendalian telah dijaga dan didistribusikan secara Ya, Periksa terpusat? dan teliti formulir Langkah Kerja : Periksa tata cara penggunaan formulir pengendalian pengendalian pada setiap tahapan proses perusahaannya. pengadaan. Apakah organisasi telah memiliki Ya, Periksa kebijakan yang tepat untuk menjaga dan dan diamati menyimpan dokumen pengadaan? peraturan yang Langkah Kerja : telah Periksa kecukupan kebijakan tersebut ditetapkan oleh untuk mengamankan dokumen dari perusahaan. penyalahgunaan. Diaudit oleh Arya Wiratama Tgl 28 September 2020



Jawaban Ya



domumennya tidak lengkap.



Tidak, Berpotensi Fraud



Dokumen penilaian milik tender sangat penting dalam proses pengadaan.



Tidak, Berpotensi Fraud dan kehilangan data yang besar.



Nomor dokumen itu penting dalam pencarian kelengkapan data.



Tidak, Berpotensi Fraud



Formulir pengendalian harus lengkap untuk dijadikan sebagai pengendalian internal perusahaan.



Tidak, Berpotensi Fraud dan risiko kehilangannya cukup besar.



Suatu dokumen itu mudah untuk disalahgunakan, maka perlu untuk diamankan perusahaan secara baik.



Catatan



Di-review oleh



Tidak Tgl



Kemungkinan kecurangan yang mungkin terjadi dalam perencanaan pengadaan proyek konstruksi :



1. Penggelembungan anggaran (terlihat dari tingkat harga per unit yang tidak realistis) 2. Rencana pengadaan yang telah diarahkan (pada merk atau perusahaan tertentu) 3. Tidak mengumumkan secara terbuka atas rencana pengadaaan barang konstruksi pada awal perencanaa anggaran 4. Pemaketan pekerjaan yang di rekayasa (dlakukan oleh kelompok tertentu) 5. Memecah beberapa pengadaan barang menjadi beberapa paket untuk menghindari pelelangan 6. Memecah pengadaan barang yang menurut sifaat lpekerjaanya seharusnya merupakan satu kesatuan 7. Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar di beberapa satuan kerja yang menurut siat pekerjaan dan tingkat efisiensinya seharusnya dilakukan di satuan kerja masing masing 8. Menggabungkan beberapa paket pekerjaan yang sifat pekerjaan dan besaran nilainya seharusnya dapat dilakukan usaha kecil menjadi satu paket pekerjaan yang hanya dapat dilaksanakan oleh usaha non kecil 9. Rencana pembelian yang tidak sesuai kebutuhan 10. Penentuan jadwal waktu pelaksanaan yang tidak realistis 11. Pemilihan metode penunjukan langsung untuk kontrak yang seharusnya melalui pelelangan umum.



Program Audit Program Audit Perencanaan Pengadaan Nama Perusahaan : PT Waskita Beton Program yang Diaudit : Organisasi Pengadaan



No I



1.



2.



3.



II 4.



Pertanyaan dan Langkah Kerja



Periode yang Diaudit



Jawaban Ya



Daftar kebutuhan barang dan jasa Apakah perusahaan telah memiliki daftar Ya, Periksa kebutuhan barang atau jasa yang dan diamati terdokumentasi? daftar kebutuhan Langkah Kerja : Lakukan penilaian apakah semua barang dan jasa kebutuhan barang atau jasa unit-unit yang pengguna telah termasuk dalam daftar diperlukan tersebut. perusahaan. Apakah rencana pengadaan tersebut telah Ya, Periksa memuat tentang : dan diamati  Spesifikasi barang atau jasa yang dokumen dibutuhkan? tentang  Kuantitas barang yang kebutuhan dibutuhkan? barang dan jasa  Standar kualitas barang atau jasa? yang  Jadwal penggunaan barang? diperlukan oleh  Stok maksimum atau minimum? perusahaan. Apakah rencana pengadaan telah mencerminkan efisiensi dalam pengadaan? Ya, Langkah Kerja : Lakukan penilaian terhadap spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan, besarnya dana yang terlibat dan metode pengadaan yang digunakan. Daftar Pemasok Apakah perusahaan memiliki daftar Ya, pemasok terpilih yang terdokumentasi? Langkah Kerja : Lakukan penilaian atas kemampuan pemasok tersebut dalam memenuhi



Tidak



No. KKP



Komentar



Tidak, Berpotensi Fraud dan adanya kekurangan barang dan jasa yang dibutuhkan.



Kebutuhan barang dan jasa perlu dicatat secara teliti agar tidak terjadinya kekurangan barang dan jasa dan informasi yang terlewatkan.



Tidak, Berpotensi Fraud dan kualitas barang dan jasa yang tidak sesuai keinginan.



Perencanaan pengadaan perlu dicatat secara seksama dan teratur agar mencegah terjadinya kekurangan dan fraud.



Tidak, Berpotensi Fraud



Tidak, Berpotensi Fraud



5.



6.



7.



8.



kebutuhan barang atau jasa organisasi secara tepat. Apakah setiap pemasok yang masuk dalam daftar tersebut telah di verifikasi terlebih dahulu untuk menilai kemampuannya dalam menyediakan barang atau jasa yang : Ya,  Tetap kuantitas?  Tetap kualitas?  Tetap waktu?  Harga yang paling rendah? Apakah pemasok terpilih memiliki komitmen untuk memasok kebutuhan barang atau jasa perusahaan apada saat dibutuhkan dan terikat pada suatu kontrak jangka panjang? Langkah Kerja : Periksa kontrak jangka panjang dengan pemasok, lakukan penilaian apakah terdapat komitmen dan keterikatana jangka panjang dari pemasok untuk memenuhi barang atau jasa organisasi. Apakah perusahaan melakukan evaluasi secara periodic terhadap kemampuan pemasok terpilih? Langkah Kerja : Periksa dasar evaluasi yang digunakan organisasi, apakah organisasi yang dilakukan telah tepat. Apakah perusahaan secara periodik memperbarui daftar pemasoknya?



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya, Langkah Kerja : Periksa apakah pembaruan pemasok dilakukan semata-mata untuk meningkatkan efisien pengadaan. Diaudit oleh Arya Wiratama Tgl 28 September 2020



Jawaban Ya



Catatan



Di-review oleh



Tidak Tgl



Kemungkinan Kecurangan yang Mungkin Terjadi pada Tahap Pelaksanaan Pengadaan Proyek Konstruksi : 1. Pembentukan panitia pengadaan/pejabat (panitia pokja) pengadaan/unit layanan pengadaan. a)



Panitia pengadaan, pejabat pengadaan/unit layanan pengadaan: a. tidak memiliki sertifikat keahlian pengadaan dan/atau bukti keikutsertaan dalam pelatihan pengadaan barang; b. tertutup dan tidak transparan (ketidakterbukaan dan ketidakadilan panitia); c. tidak memiliki integritas (panitia tidak jujur dan tidak profesional), tidak transparan, dan tidak akuntabel; d. memihak (panitia memberi keistimewaan kepada kelompok tertentu); e. tidak independen (panita dikendalikan oleh pihak tertentu).



b)



Panitia pengadaan/pejabat pengadaan/unit layanan pengadaan dirangkap oleh: a. b. c. d. e.



Pejabat Pembuat Komitmen; bendahara; pejabat yang bertugas melakukan verifikasi surat permintaan pembayaran (SPP); pejabat yang bertugas menerbitkan surat perintah membayar (SPM); aparat pengawas fungsional kecuali untuk pengadaan barang yang dibutuhkan instansi pengawasan fungsional tersebut; f. panitia pemeriksa/penerima barang. 2. Penyusunan dan pengesahan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.



HPS tidak ada. HPS tidak ditandatangani oleh seluruh anggota panitia pengadaan. HPS tidak disahkan Pejabat Pembuat Komitmen. Harga barang dalam HPS mengarah pada merk/produk tertentu. Gambaran nilai estimasi yang ditutup-tutupi atau sulit diperoleh. Penggelembungan (mark-up) dalam HPS. Harga dasar yang tidak standar dalam menyusun HPS. Penentuan estimasi harga tidak sesuai aturan. Sumber/referensi harga penyusunan HPS yang fiktif. Penambahan item-item biaya yang tidak diperkenankan.



3. Penyusunan dan pengesahan dokumen pemilihan penyedia barang. a. Dokumen pemilihan tidak disahkan Pejabat Pembuat Komitmen. b. Persyaratan teknis mengada-ada atau berlebihan dibandingkan kebutuhan dalam pelaksanaan pekerjaan. c. Kriteria kelulusan evaluasi tidak ada atau tidak jelas. d. Spesifikasi teknis mengarah pada produk atau kelompok tertentu.



e. Adanya penambahan kriteria evaluasi yang tidak perlu. f. Dokumen lelang tidak standar dan tidak lengkap.



4. Pengumuman pelelangan/seleksi/pengadaan. a. Tidak mengumumkan pelelangan/seleksi/pengadaan. b. Diumumkan, tetapi tidak di surat kabar nasional. c. Dalam teks pengumuman tercantum bahwa persyaratan pendaftaran dan pengambilan dokumen harus membawa dokumen asli yang berimplikasi dapat menghambat/membatasi peserta. d. Mengumumkan pelelangan/seleksi/pengadaan di surat kabar pada hari libur. e. Pengumuman lelang yang palsu. f. Materi pengumuman lelang membingungkan. g. Jangka waktu pengumuman terlalu singkat. h. Pengumuman lelang tidak lengkap. 5. Prakualifikasi/pascakualifikasi penyedia barang. a. Dokumen peserta yang tidak memenuhi syarat namun diluluskan panitia. b. Dokumen administrasi bersifat aspal yaitu dokumen peserta yang dipalsukan agar lulus prakualifikasi. c. Dokumen kualifikasi tidak didukung data otentik. d. Evaluasi yang dilakukan panitia tidak sesuai dengan kriteria. e. Menggunakan metode pelelangan umum prakualifikasi yang seharusnya pelelangan umum pascakualifikasi. f. Kriteria dalam melakukan evaluasi dokumen prakualifikasi tidak ada atau tidak jelas. g. Melakukan prakualifikasi massal untuk mendapatkan daftar penyedia barang/jasa yang berlaku untuk pengadaan dalam kurun waktu tertentu. 6. Pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilih penyedia barang. a. Dokumen lelang yang diserahkan tidak sama (inkonsisten). b. Waktu pendistribusian terbatas. c. Penyebarluasan dokumen cacat. d. Lokasi pengambilan dokumen sulit dicari. e. Menyatakan bahwa pendaftaran dan pengambilan dokumen tidak boleh diwakilkan. f. Menyatakan bahwa pendaftaran dan pengambilan dokumen harus dilengkapi atau membawa dokumen asli. 7. Penjelasan (aanwijzing). a. b. c. d. e. f.



Rapat penjelasan (pre-bid meeting) terbatas pada kelompok tertentu. Informasi dan deskripsi yang terbatas. Tidak adanya partisipasi masyarakat. Penjelasan kontroversial. Tidak dibuat dokumentasi rapat penjelasan. Berita acara penjelasan tidak disebarluaskan kepada seluruh peserta.



g. Perubahan penting atas dokumen pemilihan penyedia tidak dituangkan dalam adendum dokumen pemilihan penyedia. 8. Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran. a. Adanya relokasi tempat penyerahan dokumen penawaran. b. Batas akhir pemasukan dokumen penawaran diundurkan atau dimajukan tanpa adanya adendum dokumen pemilihan penyedia. c. Penyimpanan dokumen penawaran tidak dilakukan pada kotak atau tempat yang aman/terkunci. d. Adanya penerimaan dokumen penawaran yang terlambat. e. Adanya penyerahan dokumen fiktif. f. Ketidaklengkapan dokumen penawaran. g. Pembukaan dokumen penawaran dilakukan pada hari libur atau ditunda tanpa alasan yang jelas. h. Kriteria evaluasi yang cacat. i. Pemilihan tempat evaluasi yang tersembunyi. j. Peserta lelang terpola (dibandingkan lelang sebelumnya) atau peserta lelang menurun secara mencolok. k. Penggantian dokumen penawaran. l. Surat penawaran palsu. 9. Pengumuman pemenang. a. b. c. d. e. f.



Tidak ada pengumuman pemenang. Pengumuman pemenang tidak diberitahukan kepada seluruh peserta lelang. Pengumuman kepada publik sangat terbatas. Pengumuman tidak mengindahkan aspek publik atau dilakukan tersembunyi. Tanggal pengumuman ditunda-tunda. Pengumuman tidak sesuai kaidah atau tidak ada masukan dari masyarakat.



10. Sanggahan peserta lelang. a. Surat sanggahan tidak ditanggapi. b. Jawaban sanggahan ditunda-tunda. c. Tidak seluruh sanggahan ditanggapi. d. Substansi sanggahan tidak ditanggapi. e. Sanggahan performa untuk menghindari tuduhan proses lelang diatur. 11. Penunjukan pemenang lelang. a. Surat penunjukan tidak lengkap. b. Surat penunjukan sengaja ditunda-tunda pengeluarannya. c. Surat penunjukan dikeluarkan terburu-buru. d. Surat penunjukan tidak sah. e. Tanggal surat penunjukan dibuat lebih belakangan dibandingkan tanggal kontrak.



12. Penandatanganan kontrak. a. Adanya kejanggalan dalam kontrak. b. Penandatanganan kontrak yang kolusif. c. Penundaan penandatanganan kontrak secara sengaja. d. Penandatanganan kontrak secara tertutup. e. Penandatanganan kontrak yang tidak sah. f. Tidak dilengkapi surat jaminan pelaksanaan dari bank (untuk pengadaan barang nilainya lebih besar dari Rp100 juta). g. Tanggal surat jaminan pelaksanaan lebih belakangan dibandingkan tanggal kontrak.



Program Audit Program Audit Pelaksanaan Pengadaan Nama Perusahaan : PT Waskita Beton Program yang Diaudit : Organisasi Pengadaan



No



1.



2.



3.



4.



Periode yang Diaudit



Jawaban



Pertanyaan dan Langkah Kerja Apakah pedoman pengadaan telah secara jelas menetapkan batas-batas dan kewenangan yang dibutuhkan dan prosedur-prosedur yang harus diikuti dalam berbagai metode pengadaan yang harus digunakan? Langkah Kerja : Periksa kesesuaian batas-batas kewenangan dengan metode pengadaan yang berkaitan dan kemampuannya dalam mendapatkan barang/jasa secara ekonomis, efektif, dan efisien. Apakah tender yang dilaksanakan telah patuh kepada aturan dan ketentuan tender yang berlaku? Langkah Kerja : Periksa pedoman pelaksanaan tender dan penerapan pada tender yang telah dilakukan. Adakah batas-batas dan kewenangan yang jelas terdefinisikan dalam pedoman pengadaan perusahaan untuk pengadaan yang tidak melalui tender terbuka? Langka Kerja : Periksa kecukupan batas-batas kewenangan yang menjadi dasar dalam melaksanakan pengadaan yang tidak melalui tender terbuka. Apakah perusahaan memiliki pedoman dokumen standar yang harus dipenuhi, baik untuk pengadaan melalui penunjukan langsung maupun tender?



Ya



Tidak



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



No. KKP



Komentar



5.



6.



7.



8.



9.



Langkah Kerja : Nilai kecukupan dokumen yang ditetapkan untuk setiap metode pengadaan. Apakah pedoman pengadaan memiliki ketentuan tentang jumlah maksimum jika pengadaan dilakukan melalui pennjukan langsung? Langkah Kerja : Bandingkan ketentuan batas maksimum tersebut dengan prinsip-prinsip efisiensi dalam pengadaan. Apakah tersedia cukup waktu bagi pemasok untuk memberikan jawaban atas penunjukan langsung atau tender? Langkah Kerja : Hubungkan jangka waktu yang diberikan dengan dokumen yang harus dilengkapi oleh pemasok dan nilai kewajaran. Apakah undangan untuk mengikuti tender telah secara jelas menyatakan tempat dan batas waktu terakhir penyerahan dokumen dan pembukaan tender? Langkah Kerja : Periksa ketentuan tempat dan waktu pelaksanaan tender pada pengumuman tender. Apakah instruksi kepada peserta tender secara tegas menjelaskan tentang kriteria evaluasi dan poin dari setiap kriteria? Langkah Kerja : Periksa ketentuan kriteria evaluasi dan pembobotan pada dokumen tender. Apakah perusahaan telah mendokumentasikan catatan-catatan berikut ini.  Seluruh iklan yang dipasang berkaitan dengan penawaran tender?  Dokumen prakualifikasi dan



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



10.



11.



12.



13.



14.



laporan evaluasi.  Dokumen-dokumen tender.  Laporan setiap pertemuan pretender. Apakah perusahaan menyediakan kotak khusus untuk menyimpan dokumen tender? Langkah Kerja : Telusuri di mana panitia tender menyimpan dokumen tender, periksa apakah ada dokumen lain yang disimpan pada kotak tersebut. Apakah kotak tersebut telah terjaga dengan baik keamanannya? Langkah kerja : Lakukan penilaian atas kecukupan penjagaan atas kotak penyimpanan dokumen tender tersebut. Apakah tersedia keamanan yang terukur untuk mencegah pihak yang tidak berwenang mendapatkan akses informasi sebelum tender dibuka. Langkah Kerja : Periksa kecukupan sistem keamanan terhadap informasi berkaitan dengan tender. Lakukan penilaian apakah tersedia prosedur yang mencegah pihak yang tidak berkepentingan untuk mengakses informasi tersebut. Apakah kotak penyimpanan dokumen tender hanya boleh dibuka oleh panitia tender? Langkah Kerja : Periksa pedoman tender, telusuri siapa saja yang boleh membuka kotak penyimpanan dokumen tersebut. Untuk memenuhi unsur kepatuhan, apakah pembukaan penawaran dari peserta tender segera dilakukan setelah batas akhir tiba?



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



15.



16.



17.



18.



19.



Langkah Kerja : Hubungkan kesesuaian antara tanggal batas akhir pengumpulan dokumen tender dan jadwal pembukaan tender tersebut. Apakah harga yang telah ditentukan segera dicatat pada dokumen tender untuk memastikan tidak terjadinya kolusi atau kecurangan atas penentuan harga tersebut? Langkah Kerja : Periksa risalah rapat pengumuman pemenang tender, apakah harga yang ditentukan dalam tender telah tercatat pada dokumen tender. Apakah tersedia risalah tender yang ditandatangani oleh seluruh peserta dan panitia tender? Langkah Kerja : Periksa kecukupan tanda tangan pengesahan pada risalah tender. Apakah evaluasi aspek teknis dan aspek keuangan dilakukan secara terpisah? Langkah Kerja : Periksa mekanisme evaluasi, baik untuk aspek teknis maupun aspek keuangan. Apakah perusahaan secara tegas membedakan setiap komite yang melakukan evaluasi tender atau penunjukan langsung. Langkah Kerja : Periksa pedoman pengadaan, lakukan penilaian terhadap kecukupan komite yang dibentuk untuk setiap metode pengadaan. Apakah setiap komite tersebut terdiri atas personel yang memiliki kualifikasi yang tepat? Langkah Kerja : Periksa kualifikasi anggota komite, hubungkan dengan persyaratan yang



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



20.



21.



22.



23.



ditentukan dalam pedoman komite tersebut. Apakah perusahaan telah memastikan bahwa evaluasi memperhatikan hal penting selain harga dalam evaluasinya termasuk kualitas pelayanan, pengiriman, pemeliharaan, periode garansi, dan pelatihan. Langkah Kerja : Periksa kelengkapan kriteria pemenang tender, lakukan penilaian atas kecukupan evaluasi yang dilakukan berdasarkan kriteria tersebut. Apakah risalah rapat komite evaluasi telah dibuat dan ditandatangani oleh seluruh anggota komite evaluasi? Langkah Kerja : Periksa kecukupan pengesahan komite evaluasi dalam risalah rapat komite evaluasi. Apakah laporan evaluasi penawaran memuat perincian hal-hal berikut.  Uraian yang jelas tentang proses evaluasi.  Alasan penolakan terhadap penawaran yang tidak responsif.  Bagaimana kriteria evaluasi diterapkan.  Verifikasi terhadap penawar yang lolos kualifikasi. Adakah alasan pembenaran yang dapat diberikan untuk menolak penawar dengan harga terendah? Apakah telah dipastikan bahwa alasan tersebut telah terperinci dan objektif? Langkah Kerja : Periksa kecukupan argumentasi pada pedoman tender yang membenarkan penolakan atas penawaran dengan harga terendah.



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



24.



25.



26.



Apakah evaluasi penawaran telah dilakukan hanya berdasarkan kriteria yang tertuang dalam dokumen tender? Langkah Kerja : Periksa kriteria evaluasi penawaran yang digunakan, cocokkan dengan kriteria pada dokumen tender. Apakah perusahaan telah memastikan bahwa evaluasi dilakukan secara lengkap selama periode validasi penawaran? Langkah Kerja : Periksa risalah evaluasi pada tahap validasi penawaran, cocokkan dengan standar evaluasi yang tertuang pada pedoman evaluasi validasi. Apakah telah dipastikan bahwa pemenang tender adalah pemasok dengan skor evaluasi tertinggi? Langkah Kerja : Periksa pengumuman tender, cocokkan dengan kriteria evaluasi yang telah ditentukan. Diaudit oleh Arya Wiratama Tgl 28 September 2020



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Ya,



Tidak, Berpotensi Fraud



Jawaban Ya



Catatan



Di-review oleh



Tidak Tgl