Proyek Dan Manajemen Proyek [PDF]

Citation preview

Manajemen Proyek







Santi Azzahrah 232014092



Proyek dan Manajemen Proyek



Proyek adalah urutan (sementara) aktifitas-aktifitas unik, kompleks, dan terkoneksi yang memiliki satu tujuan atau sasaran dan harus dilengkapi dengan waktu yang spesifik,sesuai dengan anggaran dan sesuai dengan spesifikasi. Manajemen Proyek adalah proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal dan dalam jangka waktu tertentu. Manajemen Proses adalah aktifitas mendokumentasi,mengelola dan secara terus menerus memperbaiki proses pengembangan sistem.











Project dianggap sukses jika: o



Sistem yang dihasilkan diterima oleh pelanggan.



o



Sistem yang dihasilkan tepat waktu



o



Sistem yang dihasilkan sesuai dengan anggaran



o



Proses pengembangan sistem memiliki impak minimal pada operasi-operasi bisnis yang berkesinambungan



Penyebab Kegagalan suatu Proyek: o



Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek.



o



Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem



o



Mengambil jalan pintas tanpa melalui metodologi penelitian



o



Manajemen ekspektasi yang buruk



o



Komitmen dini dalam menetapkan anggaran dan jadual



o



Teknik estimasi yang kurang baik



o



Terlalu optimis



o



The mythical man-month (Brooks, 1975)



o



Kurangnya ketrampilan manajemen



Manajemen Proyek



Santi Azzahrah 232014092







Kompetensi-kompetensi Manajer Proyek: o Kesadaran berbisnis o Orientasi rekan bisnis o Komitmen pada kualitas o Inisiatif o Pengumpulan informasi o Pemikiran analisis o Pemikiran Konseptual o Kesadaran antarpersonal o Kesadaran organisasi







Strategi Perencanaan Proyek: Joint project planning (JPP) / Perencanaan Proyek gabungan adalah strategi tempat semua stake holder dalam proyek (para pemilik, pengguna, analisis, desainer dan pengembang sistem) berpartisipasi dalam seminar manajem proyek selama satu sampai tiga hari, dan hasilnya adalah konsesus lingkup, jadual, sumber daya dan anggaran proyek. (Seminar atau pertemuan selanjutnya mungkin diperlukan untuk menyesuaikan dengan lingkup, anggaran dan jadual).







Strategi Penjadwalan: Forward scheduling menentukan tanggal mulai proyek dan menjadwalkan ke depan dari tanggal tersebut. Berdasarkan durasi terencana tugas-tugas yang diperlukan,keantarketergantungan tugas-tugas dan alokasi sumber-sumber daya untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut, mengproyeksi tanggal penyelesaian proyek dengan pengkalkulasian. Reverse scheduling menentukan tenggat waktu proyek dan menjadwalkan mundur dari tanggal tenggat waktu tersebut. Tugas-tugas, durasinya, keantarketergantungan dan sumber-sumber daya harus dipertimbangkan untuk memastikan bahwa proyek tersebut dapat diselesaikan saat tenggat waktu.







Tim dan Organisasi Proyek Tim Proyek adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek. Ada personil fungsional dan organisasi induk, ada juga personil yang menjadi inti dari tim. Project office: o Staf pendukung manajer proyek dan hanya bertanggung jawab pada manajer proyek bertanggung jawab menangani pekerjaan perencanaan jadwal, anggaran, desain dan rekayasa serta kegiatan pendukung lainnya. o Tempat fisik dimana tim proyek berkumpul.



Manajemen Proyek



Santi Azzahrah 232014092



Secara garis besar tanggungjawab manajer proyek adalah: ◦



Merencanakan kegiatan•-kegiatan dalam proyek, tugas•-tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dan penganggaran.



◦



Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang•-orang dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya.



◦



Memonitor status proyek.



◦



Mengidentifikasi masalah•-masalah teknis.



◦



Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user, konsultan, top management.



◦



Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.



◦



Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan kembali sumberdaya bila tujuan tidak tercapai.



Kategori kualifikasi MP: o o o o o o o o o



Karakteristik Personal Karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki seorang Manajer Proyek antara lain: mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif percaya diri, bisa meyakinkan orang lain punya disiplin seorang generalis bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan faktor manusia



Contract Administrator Contract administrator terlibat dalam : 



penyiapan proposal,







negosiasi kontrak,







mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan rencana proyek,







mengidentifikasikan dan mendefinisikan perubahan-perubahan terhadap lingkup proyek,







mengkomunikasikan penyelesaian tahap•-tahap penting,







dokumentasi masalah hukum,



Manajemen Proyek 



Santi Azzahrah 232014092



modifikasi kontrak.



Project Controller Tugas project controller adalah : ◦



membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.



◦



Bekerjasama dengan manajer fungsional dalam mendefinisikan tugas dan hubungan tugas antar bagian, dan menentukan orang•-orang yang bertanggungjawab untuk mengendalikan tugas, memonitor kemajuan pekerjaan, mengevaluasi jadwal dan kemajuan biaya, merevisi estimasi waktu dan biaya untuk menyelesaikan proyek.



Project Accountant Tugas Project Accountant adalah : Membantu pekerjaan akuntansi dan finansial dari manajer proyek, membantu mengidentifikasikan tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan•pekerjaan tertentu, menginvestigasi masalah•-masalah finansial. Customer Liason Tugas Customer Liason adalah : ◦



Merupakan perwakilan teknis klien atau user dalam tim proyek.



◦



Ia berperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang berjalan dan membantu dalam pengubahan kontrak, bertanggungjawab menjaga hubungan baik kontraktor• customer.



Production Coordinator Tugas Production Coordinator adalah : ◦



Merencanakan, memonitor, dan mengkoordinasikan aspek-aspek produksi.



◦



Tanggungjawabnya meliputi review semua dokumentasi engineering yang dikeluarkan untuk manufacturing, memonitor pengadaan dan perakitan komponen, memonitor ongkos produksi, membuat jadwal untuk aktivitas yang berhubungan dengan produksi.



Manajer Lapangan Tugas Manajer Lapangan adalah :



Manajemen Proyek



Santi Azzahrah 232014092



◦



Mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.



◦



Tanggungjawabnya meliputi penjadwalan operasi•-operasi di lapangan, memonitor biaya pekerjaan di lapangan, mengawasi personil dan berhubungan dengan manajer proyek.



Quality Assurance Supervisor  Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan.



Anggota tim proyek:







Pengendalian Mutu Mutu adalah sifat dan karakteristik produk atau jasa yang membuatnya memenuhi kebutuhan pelanggan atau pemakai (customers) Memenuhi persyaratan mutu merupakan sasaran pengelolaan proyek di samping biaya dan jadwal. Suatu peralatan, material dan cara kerja dianggap memenuhi persyaratan mutu apabila dipenuhi semua persyaratan yang ditentukan dalam kriteria dan spesifikasi. Dengan demikian instalasi yang dibangun atau produk yang dihasilkan yang terdiri dari komponen peralatan dan material yang memenuhi persyaratan mutu, dapat diharapkan berfungsi secara memuaskan selama waktu tertentu.







Mutu dan Pengelolaan Mutu



Manajemen Proyek







Santi Azzahrah 232014092 



Langkah pertama untuk mengetahui mutu suatu proyek adalah mengidentifikasi obyek, mengkaji sifat obyek tersebut agar memenuhi keinginan pelanggan. Setelah diidentifikasi materi produknya selanjutnya dipertanyakan lebih jauh mengenai bentuk, ukuran, warna, berat, ketahanan, kinerja dan lain-lain dari produk itu.







Definisi lain untuk mutu yang sering diasosiasikan dengan proyek adalh fitness for use. Istilah ini di samping mempunyai arti seperti yang diuraikan di atas, juga memperhatikan masalah tersedianya produk, keandalan, dan masalah pemeliharaan







Pengelolaan yang bertujuan mencapai persyaratan mutu proyek pada pekerjaan pertama tanpa adanya pengulangan dengan cara-cara yang efektif dan ekonomis.







Pengelolaan mutu proyek merupakan unsur dari pengelolaan proyek secara keseluruhan, yang antara lain adalah sebagai berikut :







A.



Meletakkan dasar filosofi dan kebijakan mutu proyek







B.



Memberikan keputusan strategis mengenai hubungan antara mutu biaya dan jadwal







C.



Membuat program penjaminan dan pengendalian mutu proyek (QA/QC)







D.



Implementasi program QA/QC



Pengelolaan Mutu