PT Iron Bird [PDF]

Citation preview

LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN DAN PENGIRIMAN BARANG DI WILAYAH DOMESTIK PT IRON BIRD



KARYA TULIS AKHIR



OLEH: DICKY FACHRIZAL 30150000028



PROGRAM STUDI DIPLOMA-III MANAJEMEN PERDAGANGAN SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA JAKARTA 2019



i



LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN DAN PENGIRIMAN BARANG DI WILAYAH DOMESTIK PT IRON BIRD



KARYA TULIS AKHIR



OLEH: DICKY FACHRIZAL 30150000028



PROGRAM STUDI DIPLOMA-III MANAJEMEN PERDAGANGAN SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA JAKARTA 2019



i



KARYA TULIS AKHIR



LAPORAN MAGANG



PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN DAN PENGIRIMAN BARANG DI WILAYAH DOMESTIK PT IRON BIRD OLEH :



DICKY FACHRIZAL 30150000028



Telah dipertahankan didepan panitia ujian pada tanggal September 2019 dinyatakan telah memenuhi syarat



Mengesahkan,



Syahrul Effendi , S.E.,M.M. Pembimbing



Dr.Ir.Diah Pranitasari.M.M. Kepala Program Studi



Drs. Sumitro, MSc.



ii



Penguji



PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR



Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa karya tulis akhir dengan judul :



LAPORAN



MAGANG



PADA



BAGIAN



ADMINISTRASI



PERGUDANGAN PENGIRIMAN BARANG DI WILAYAH DOMESTIK PT. IRON BIRD Yang disusun untuk melengkapi sebagian persyaratan menjadi Ahli Madya (Amd) pada program studi Diploma-III Manajemen Perdagangan, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STEI) – Jakarta, sejauh yang saya ketahui bukan merupakan tiruan, duplikasi ataupun plagiat dari tugas akhir yang sudah di publikasikan dan pernah di pakai untuk mendapat gelar Ahli Madya di lingkungan STEI dan di Perguruan Tinggi lainnya, kecuali bagian yang sumber informasinya dicantumkan sebagaimana mestinya.



Jakarta, September 2019



Dicky Fachrizal 30150000028



iii



KATA PENGANTAR



Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT dan atas berkat rahmat serta kuasaNya yang telah dilimpahkan dalam hidup penulis sampai pada detik ini, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir Laporan Magang ini sebagai salah satu syarat kelulusan, dan penulis dapat menyelesaikan kuliah di Program Studi Diploma III Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonimo Indonesia (STEI) tepat pada waktu yang telah ditentukan tanpa adanya hambatan dan gangguan yang berarti. Dalam menyusun Laporan magang ini dan selama kuliah di Program Studi Diploma III Manajemen Perdangangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STEI), penulis banyak mendapatkan motivasi dan pertolongan dari banyak pihak. Oleh karena itu, dengan rasa hormat penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada : 1. Bapak H. Agustian Burda,BSBA, MBA selaku Ketua Yayasan Pendidikan Fatahilah Jakarta (YPFJ). 2. Bapak Drs. Ridwan Maronrong, Msc selaku ketua Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STEI) 3. Ibu Dr. Ir. Diah Pranitasari, MM selaku ketua Program Studi Diploma III Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STEI) 4. Bapak Syahrul Effendi , S.E.,M.M selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu dan pikiran untuk memberikan bimbingan, nasihat dan ide serta mengarahkan penulis dalam menyusun Laporan.



iv



5. Seluruh dosen D III Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STEI) yang telah memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis selama penulis kuliah di kampus tercinta ini. 6. Keluarga tercinta,



yang selalu mengajariku dan memberikan bimbingan



dalam hidupku, Ayah dan Mama serta kaka saya A pian dan A Daus serta keluarga besar penulis yang telah menjadi penyemangat, memberikan dorongan baik materi maupun spiritual, bimbingan, motivasi serta doa restunya kepada penulis selama kuliah hingga terselesaikannya Tugas Akhir Laporan magang ini 7. Divisi domestik PT.iron bird mbak wulan sari , mba ira , bang wahit , Pak ibnu , Pak jo , mba ira khanivatun dan Semua Karyawan-Karyawati divisi domestik atas waktu, bimbingan, motivasi, semangat dan ide-ide yang telah diberikan kepada penulis. 8. Teman terbaik Harry wijaya, Aprilliani Arofah, Mega Sukmawati, Bustomi, Dwi Mae Cahyanti yang telah menolong penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir Laporan Magang ini. 9. Seluruh pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung, yang tidak dapat disebutkan satu per satu disini, penulis mengucapkan terima kasih.



v



Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dari materi maupun teknik penyajiannya, mengingat kurangnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Kritik dan Saran yang disampaikan kepada penulis sangat berarti sebagai dorongan semangat dan bahan pembelajaran agar suatu hari nanti penulis dapat membuat karya tulis akhir yang lebih baik lagi di masa yang akan datang.



Jakarta, September 2019



Dicky Fcahrizal 30150000028



vi



DAFTAR ISI



HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... ii PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS AKHIR ................................. iii KATA PENGANTAR ...................................................................................... iv DAFTAR ISI ..................................................................................................... vii DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... x DAFTAR TABLE................................................................................................ xi DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... .xii BAB I .........................................................................................................................................1 Latar Belakang Magang ................................................................................................... 1 Tujuan Magang ............................................................................................................... 2 Tujuan Umum ............................................................................................................. 2 Tujuan Khusus ............................................................................................................. 2 Sasaran Kompentensi...................................................................................................... 3 Manfaat Magang ............................................................................................................ 3 Bagi Penulis ................................................................................................................. 3 Bagi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia .............................................................. 3 Bagi PT Iron Bird .......................................................................................................... 4



BAB II .......................................................................................................................................5 2.1.



Pengertian Administrasi ...................................................................................... 5



2.2.



Pengertian Logistik .............................................................................................. 6



2.3.



Fungsi Logistik ..................................................................................................... 8 vii



2.4.



Pengertian Pergudangan................................................................................... 10



2.4.1. Kapasitas Gudang ............................................................................................ 11 2.5. Aktivitas Pergudangan .......................................................................................... 12 2.6.



Manfaat Pergudangan ...................................................................................... 14



BAB III ....................................................................................................................................16 3.1.



Ruang Lingkup Laporan ..................................................................................... 16



3.2.



Waktu dan Jadwal Magang ............................................................................... 16



3.2.1.



Waktu dan Tempat ....................................................................................... 16



3.2.2. 3.3.



Jadwal Magang.......................................................................................... 17



Jenis Data dan Sumber Data ............................................................................ 17



3.3.1. Perusahaan pencatat data .............................................................................. 18 3.3.2. Responden ...................................................................................................... 18 3.3.3. Informan.......................................................................................................... 18 3.4



Metode Pengumpulan Data .............................................................................. 19



BAB IV ....................................................................................................................................20 PEMBAHASAN KEGIATAN MAGANG ............................................................................. 20 4.1



Gambaran Perusahaan...................................................................................... 20



4.1.1.



Profil dan Sejarah Perusahaan .................................................................. 20



4.1.2



Struktur Organisasi Perusahaan ................................................................ 22



4.1.3.



Data Karyawan .......................................................................................... 32



4.1.4.



Bidang Usaha Perusahaan......................................................................... 33



4.1.5.



Produk Kategori Perusahaan..................................................................... 40



4.2



Kegiatan Magang .............................................................................................. 43



4.2.1



Struktur organisasi dan komposisi karyawan di unit kerja ....................... 43



4.3. Prosedur Pengiriman Barang ................................................................................. 45 4.4.



Jenis dan bentuk kegiatan................................................................................. 47



4.4.1.



Hasil dan temuan ...................................................................................... 53



BAB V......................................................................................................................................54 5.1.



Kesimpulan ........................................................................................................ 54



5.2.



Saran ................................................................................................................. 55



viii



DAFTAR GAMBAR Gambar



Halaman



1. Fungsi Aliran Aktivitas Logistik....................................................13 2. Logo Perusahaan.............. ............................................................ 19 3. Bidang Usaha PT Iron Bird ………............................................... 26 4. Sales Function ............................................................................... 27 5. Produk......................... .................................................................. 28 6. Produk........... ................................................................................ 29 7. Prosedur Pengiriman Barang.............................. .......................... 32 8. Contoh Trucking order.......... ........................................................ 35 9.



Contoh Laporan Trucking Order....................................................37



10. Contoh Shipping Intruction...........................................................39 11. Contoh Shipping Intruction Pelayaran..........................................41 12. Ruang kerja staff...........................................................................43 13. Meja Magang Penulis....................................................................43 14. Penulis sedang mencatat Picking list dibuku Rekapitulasi...........44 15. Penulis sedang mengecek barang di sistem...................................44



ix



DAFTAR TABEL



Table



Halaman 1. Skedul Magang.................................................................................... 16 2. Data Karyawan 2019........................................................................... 25 3. Struktur Organisasi divisi Domestic................................................... 29



x



DAFTAR LAMPIRAN



Lampiran 1. Surat Persetujuan Perusahaan 2. Struktur Organisasi Perusahaan 3. Jurnal Mingguan 4. Surat Keterangan Magang



xi



BAB I PENDAHULUAN



Latar Belakang Magang Kegiatan Magang merupakan suatu kewajiban bagi setiap mahasiswa Diploma III Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia. Kegiatan magang di laksanakan karena dapat memberikan manfaat bagi mahasiswa sebab magang merupakan pengaplikasian ilmu yang telah di peroleh selama di bangku perkuliahan dan penerapannya di dunia kerja. Melalui kegiatan magang mahasiswa dapat merasakan secara langsung bagaimana materi yang telah di pelajari saat perkuliahan menjadi berguna pada kegiatan tersebut. Di sisi lain magang menambah pengalaman bagi mahasiswa sebelum memulai dunia kerja yang sebenarnya. Dengan adanya pengalaman, akan lebih meningkatkan kepercayaan diri seseorang tersebut dalam mencari dan mengeluti dunia kerja. Adanya pengalaman, pengertahuan dan kemampuan adaptive seseorang di lingkungan kerja, menjadi bekal utama untuk meraih prestasi dan sangat memungkinkan untuk dapat mengaplikasikan ilmu dan pandangan yang telah di dapatkan pada masa belajar.



1



2



Tujuan Magang



Tujuan Umum



Secara umum tujuan magang pada bagian administrasi pergudangan dan pengiriman barang di wilayah domestik PT. Iron Bird adalah sebagai berikut: 1. Memperkenalkan dunia kerja kepada mahasiswa untuk mendapatkan gambaran nyata tentang teori yang di dapatkan selama di perkuliahan dengan kondisi nyata di lapangan. 2. Memahami lebih dalam tentang dinamika lingkungan pada bagian domestik 3. Memahami sistem kerja yang berhubungan dengan domestik. 4. Memperoleh pengalaman berupa praktik pelatihan kerja di divisi domestik PT Iron Bird 5. Menjadi salah satu syarat memperoleh ijasah Diploma III atau gelar Ahli Madya (AMd) Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia. Tujuan Khusus



Secara khusus tujuan magang di divisi domestik PT Iron Bird adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui profil PT Iron Bird ini



lebih mendalam terutama pada



bagian divisi domestik 2. Memahami sistem dan tata cara pengiriman barang pada PT Iron Bird sebagai agen dan distributor alat-alat berat.



3



3. Untuk menambah wawasan praktis yang terdapat pada perusahaan terkait sehingga



mahasiswa



mendapat



gambaran



realita



kerja



yang



sesungguhnya.



Sasaran Kompentensi 1.



Mampu menerapkan ilmu pengetahuan yang selama ini di dapatkan di bangku perkuliahan dengan kondisi lingkungan kerja yang nyata.



2.



Mampu menyusun data dokumen tentang ekspor impor produk alat berat.



3.



Mampu mengetahui tentang tata cara perizinan dan ketentuan pengiriman produk alat berat.



Manfaat Magang



Bagi Penulis



1. Menambah pengetahuan serta wawasan mengenai tata cara pengiriman barang. 2. Mengembangkan ketermpilan serta keahlian dalam proses magang. 3. Memperoleh peluang untuk dapat bekerja dalam perusahaan instansi dan lembaga terkait. 4. Menciptakan motivasi kerja sejak dini. Bagi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia



1. Dapat meningkatkan kualitas lulusannya melalui praktek kerja magang. 2. Dapat menjalin kerja sama antara Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia dengan PT Iron Bird.



4



Bagi PT Iron Bird



1.



Membina hubungan baik dengan STEI



2.



Mendapatkan bantuan tenaga Sumber Daya Manusia tanpa harus membuka lowongan pekerjaan yang dapat membantu meringankan pekerjaan karyawan lainnya.



3.



Berperan dalam mendidik calon tenaga kerja agar dapat bersaing dalam dunia kerja.



4.



Dapat bertukar ilmu dengan mahasiswa yang melakukan magang.



5



BAB II TINJAUAN PUSTAKA



2.1. Pengertian Administrasi Menurut Rahmat (2013:23) Secara etimologis “administrasi”berasal dari bahasa latin, yaitu kata ad dan ministrare. Kata ad artinya intensif, sedangkan ministrare artinya melayani, membantu, atau mengarahkan. Jadi pengertian administrasi adalah melayani secara insentif. Administrasi juga dapat diartikan sebagai pelayanan terhadap semua kebutuhan institutional dengan cara efektif dan efesien. Administrasi merupakan salah satu komponen dari sistem yang subsistemnya saling berkaitan satu dengan lainnya. Selain itu administrasi merupakan aktivitasaktivitas untuk mencapai suatu tujuan, atau proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam administrasi di perbincangkan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi. Jika yang dimaksud adalah bidang usaha maka administrasi membahas semua aspek formal dan material yang berpengaruh terhadap kemajuan usaha tersebut. Menurut Rahmat (2013:25) Dalam pengertian luas administrasi dapat dilihat dari dua sudut, hingga mencakup tiga pengertian, yaitu dari sudut proses, fungsi, dan kelembagaan. 1. Dari Sudut Proses Administrasi secara proses adalah keseluruhan proses pemikiran, pengaturan, penentuan tujuan hingga pelaksanaan kerja. Sehingga tujuan yang dimaksud bisa tercapai.



6



2. Dari Sudut Fungsi, Administrasi secara fungsi merupakan keseluruhan aktivitas yang secara sadar dilakukan oleh setiap orang atau sekelompok orang yang berfungsi sebagai administrator atau pemimpin. Dalam kegiatan tersebut terdapat berbagai macam tugas kerja yang telah ditetapkan. Menurut dalam bukunya Anggara (2012:21), menyebutkan: “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”. Berdasarkan pendapat diatas maka disimpulkan bahwa administrasi adalah suatu proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk bisa mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Pliffner dalam bukunya atas rasionalitas tertentu melalui suatu kerjasama di dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.



2.2. Pengertian Logistik Logistik menurut Council of Supply Chain Management Professionals dalam Chandra (2013) adalah bagian dari manajemen rantai pasok (supply chain) dalam



perencanaan,



pengimplementasian,



dan



pengontrolan



aliran



dan



penyimpanan barang, informasi, dan pelayanan yang efektif dan efisien dari titik asal ke titik tujuan sesuai dengan permintaan konsumen. Untuk mengalirkan barang dari titik asal menuju titik tujuan akan membutuhkan beberapa aktivitas yang dikenal dengan „aktivitas kunci dalam logistik diantaranya: 1. Customer Service (Pelayanan Pelanggan) 2. Demand Forecasting dan Planning (Permintaan Dan Perencanaan)



7



3. Inventory Management (Manajemen Persediaan) 4. Logistics Communi Cations (Komunikasi Logistik) 5. Material Handling (Penanganan Material) 6. Traffic And Transportation (Lalu Lintas Dan Transportasi) 7. Warehousing And Storage (Pergudangan Dan Penyimpanan) Logistik adalah manajemen aliran perpindahan barang dari suatu titik asal yang berakhir pada titik konsumsi untuk memenuhi permintaan tertentu, contoh nya tertuju kepada konsumen ataupun perusahaan-perusahaan. Jenis barang yang ada dalam bidang logistik terdiri dari benda berwujud fisik seperti makanan, bahanbahan bangunan, hewan, peralatan dan cairan. Sama halnya dengan perpindahan benda tidak berwujud (abstract) seperti waktu, informasi, partikel dan energi. Logistik benda fisik pada umumnya ikut melibatkan integrasi aliran informasi, penanganan bahan, produksi, packaging, persediaan, transportasi, warehousing, dan keamanan. Kompleksitas dalam logistik dapat dianalisa, diuraikan menjadi suatu model, divisualisasikan dan dioptimalisasi dengan simulation software yang ada (Li,E X., 2014:1). Logistik adalah proses perencanaan, implementasi dan kontrol yang efisien, alur yang efektif dan penyimpanan barang dan jasa, dan seluruh informasi terkait dari suatu titik asal menuju titik konsumsi demi memenuhi kebutuhan pelanggan. Definisi ini mengikutsertakan inbound, outbound, pergerakan internal dan eksternal, dan return of materials untuk tujuan yang bersifat environmental.



8



Logistik berperan efektif dalam persaingan yang secara luas dakui sebagai suatu kinerja pelayanan pelanggan yang unggul Pencapaian nilai logistik berdasarkan layaran berkualitas tinggi dan pengendalian biaya adalah dimensi penting dari suatu bisnis yang berfokus pada peningkatan perilaku pembelian konsumen (Bowersox, D.J) Dengan demikian logistik adalah segala sesuatu baik itu berupa bahan, barang, alat, atau sarana yang digunakan untuk membantu kegiatan organisasi dalam rangka pencapaian tujuan.



2.3. Fungsi Logistik Menurut Prihantono (2012), fungsi-fungsi manajemen logistik merupakan serangkaian suatu proses yang terdiri dari. 1. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan. Fungsi perencanaan mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaransasaran, pedoman-pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. Sementara penentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan, bilamana perlu semua faktor yang mempenagruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan.Setiap tahap dan langkah kegiatan pengadaan logistik tersebut harus mendapat perhatian secara proposional guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan. 2.



Fungsi penganggaran Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk



merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni



9



skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperlihatkan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya. 3.



Fungsi pengadaan Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk



memenuhi



kebutuhan



operasional



yang telah



digariskan



dalam



fungsi



perencanaan, penentuan kebutuhan dan penganggaran. 4.



Fungsi penyimpanan dan penyaluran Fungsi ini merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan



penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana. 5.



Fungsi pemeliharaan Menurut Prihantono (2012) “Pemeliharaan adalah suatu usaha untuk



memaksimalkan umur kegunaan dari alat sehingga peralatan dapat bekerja secara memuaskan dan meminimalkan biaya kerusakan”. Fungsi pemeliharaan sendiri adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna barang inventaris. Batasan pengertian tersebut, menegaskan bahwa yang hendak dicapai dalam kegiatan pemeliharaan adalah menjaga dan menjamin setiap logistik yang ada tetap berfungsi sebagaimana mestinya. Disamping itu, pemeliharaan logistik diarahkan agar umur pemakaian logistik dapat mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas waktu yang ditetapkan). Dengan demikian pemeliharaan logistik juga ditujukan untuk mendukung efisiensi organisasi.



10



6.



Fungsi penghapusan Penghapusan suatu barang logistik dilakukan apabila barang telah mencapai



titik akhir manfaat nya. Penghapusan logistik dapat dilakukan tergantung dari kebijakan yang diterapkan oleh instansi ataupun perusahaan. Menurut Prihantono (2012) penghapusan merupakan kegiatan penghapusan inventaris



yang



sudah



tidak



bermanfaat.



Menurut



Prihantono



(2012)



mendefiisikan penghapusan sebagai kegiatan dan usaha-usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan atau perundang-undangan yang berlaku 7.



Fungsi pengendalian Fungsi pengendalian merupakan fungsi inti dari pengelolaan logistik yang



meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik. Dalam fungsi pengendalian ini terdapat kegiatan-kegiatan yakni pengendalian inventarisasi dan Expediting yang merupakan unsur-unsur utamanya



2.4. Pengertian Pergudangan Menurut Warman (2012), gudang adalah bangunan yang digunakan untuk menyimpan barang. Barang-barang yang disimpan di dalam gudang dapat berupa bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang, atau barang dalam proses yang disiapkan untuk diserap oleh proses produksi. Gudang adalah fasilitas untuk yang bertujuan untuk menyimpan barang sebagai penyangga permintaan sehingga permintaan yang terjadi dapat dipenuhi. Selain itu, gudang juga berfungsi menjadi titik pengiriman barang dimana semua



11



barang diterima dan dikirim secepat, seefektif dan seefisien mungkin. (Richard, 2014). 2.4.1. Kapasitas Gudang



Menurut Kuswoyo (2015) Gudang adalah suatu fungsi penyimpanan macam jenis produk yang memiliki unit penyimpanan dalam jumlah besar maupun kecil dalam jangka waktu saat produk dihasilkan oleh pabrik dan saat produk di butuhkan oleh pelanggan atau stasiun kerja dalam fasilitas produksi. Gudang sebagai tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan digunakan dalam produksi, sampai barang tersebut diminta sesuai dengan jadwal produksi. Dalam sistem pergudangan yang baik adalah sistem yang ampu memanfaatkan ruang untuk penyimpanan secara efektif agar dapat meningkatkan ruang penyimpanan yang kurang efektif yang mengakibatkan banyaknya produk yang tidak tertampung dalam gudang. Gudang mencapai keadaan maksimun pada saat sediaan pengemas belum dipakai, terjadi keterlambatan pemakaian bahan, sedangkan pesanan lebih cepat. Untuk menghitung besarnya kapasitas gudang yang harus dipenuhi, maka diperlukan data tentang : 1.



Jumlah pesanan (order quantity) dalam suatu periode teetentu dilakukan.



2.



Besarnya persediaan pengemasan yang ditentukan.



3.



Variasi lead time.



4.



Fluktuasi pemakaian.



12



2.5. Aktivitas Pergudangan aktivitas Pergudangan adalah kegiatan menyimpan barang dalam gudang (Warman, 2012), terdapat tiga fungsi utama dalam pergudangan, yaitu: 1.



Perpindahan (Movement) Salah satu kegiatannya adalah memperbaiki perputaran persediaan dan mempercepat proses pesanan dari produksi hingga ke pengiriman utama. Fungsi movement dibagi menjadi aktivitas-aktivitas meliputi: a. Penerimaan (Receiving) Merupakan aktivitas penerimaan barang dimana di dalamnya terdapat



aktivitas-aktivitas



seperti



pembongkaran



muatan,



penghitungan kuantitas yang diterima dan inspeksi kualitas dan kerusakan, dan juga aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan penerimaan barang di gudang. b. Penyimpanan(Put Away) merupakan proses pemindahan barang dari dok penerimaan ke gudang penyimpanan. c. Memilih Pesana Pelanggan (Customer Order Picking) merupakan aktivitas pemindahan barang dari gudang penyimpanan atau dari lokasi picking untuk kemudian disiapkan untuk proses pengiriman. d. Pengepakan (Packing) merupakan proses pengepakkan barang yang akan dikirim ke konsumen. e. Mengait Menyilang (Cross Docking) Proses ini merupakan proses pemindahan barang dari area receiving langsung ke lokasi shipping tanpa melalui aktivitas penyimpanan di gudang.



13



f. Pengiriman (Shipping) Aktivitas ini merupakan pengiriman produk dan meliputi proses pembuatan 2.



Penyimpanan (Storage) Merupakan aktivitas penyimpanan barang berupa bahan baku (raw material) dan barang jadi (finished goods).



3.



Pertukaran informasi (Transfer Information) Merupakan aktivitas pertukaran informasi seperti informasi mengenai stok



barang yang ada di gudang atau informasi lain yang berguna. Informasi ini merupakan informasi untuk pihak diluar gudang maupun pihak gudang itu sendiri Gambar 1 : Fungsi Aliran Aktivitas Gudanng



Reserve Storage& Pallet Picking



Case Packing Picking



Broken Case Picking



Direct put away to primary Direct put away to Accumulation , Sortation, Packing



Receving



Cross-docking Shipping



14



Sumber : Tomkins 2019



2.6. Manfaat Pergudangan a. Manufacturing Support (pendukung proses produksi) Operasi pergudangan mempunyai peranan sangat penting dalam proses produksi, dukungan dari operasi pergudangan sangat mutlak bagi kelancaran proses produksi, sistem administrasi proses penyimpanan, transportasi dan material handling serta aktivitas lain dalam pergudangan diatur sedemikian hingga proses produksi berjalan sesuai dengan target yang hendak dicapai. b. Production Mixing (Campuran Produksi) Menerima pengiriman barang berbagai macam dari berbagai sumber dan dengan system material handling baik otomatis maupun manual dilakukan penyortiran dan menyiapkan pesanan pelanggan selanjutnya mengirimnya ke pelanggan. c. As a Protector Of Goods (Sebagai perlindungan Terhadap Barang) Gudang merupakan jenis peralatan tempat dengan sistem pengamanan yang dapat diandalkan dengan demikian barang akan mendapatkan jaminan keamanan baik dari bahaya pencurian, kebakaran, banjir, serta problem keamanan lainnya. d. In The Warehousing System (Dalam Sistem Pergudangan) Material berbahaya dan material tidak berbahaya akan dipisahkan beberapa material ada yang beresiko membahayakan dan menimbulkan pencemaran, untuk itu dengan menggunakan kode keamanan tidak



15



diijinkan material yang beresiko tersebut ditempatkan dengan lokasi pabrik e. As Inventory (Sebagai Persediaan) Untuk melakukan peramalan permintaan produk yang akurat merupakan hal yang sangat sulit, agar dapat melayani pelanggan setiap waktu operasi pergudangan dapat digunakan sebagai alternatif tempat persediaan barang yang mana akan berfungsi sebagai tempat penyimpanan dan penanganan persediaan.



BAB III METODE PENYUSUNAN LAPORAN



3.1. Ruang Lingkup Laporan Selama menjalani magang di PT Iron Bird penulis di tempatkan pada bagian administrasi pergudangan dan pengriman barang di wilayah domestik. Adapun kegiatan yang dilakukan oleh penulis antara lain : 1. Memahami jenis-jenis dokumen yang digunakan oleh PT Iron Bird terutama dalam pengiriman barang. 2. Melakukan komunikasi dengan bagian gudang dalam. 3. Membantu staf utama dalam mempersiapkan dokumen. 4. Memahami langkah-langkah dalam sistem pengiriman barang baik dalam pengiriman laut ,udara dan darat.



3.2. Waktu dan Jadwal Magang



3.2.1. Waktu dan Tempat Pelaksanaan magang bertempat di Jl. Komodor Halim Perdana Kusuma No.1,RW.006, RT.2/RW.1, Kb. Pala, Kec. Makasar, Kota Jakarta Timur, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 13650. a.



Jam Masuk 08.00 sampai dengan 17.00 WIB



b.



Jam Istirahat 12.00 sampai dengan 13.30 WIB.



16



17



3.2.2. Jadwal Magang



Tabel 1. Jadwal Magang No



Kegiatan



1 2 3 4 5



Magang Meeting toolbox Penyesuaian tempat magang Menginput dan output kegiatan barang Membuat laporan job order Menerima dan mencatat dok. Tracking order dan shipping instruction Menyiapkan dokumen Pemahaman Magang Presentasi akhir



6 7 8 9



Minggu 1 2 3 4 5 6 7 8 z z z z z z z z z z z z z z z z z  z  z z z z z z z z zz z z







z



Sumber : Kegiatan magang 2019



3.3. Jenis Data dan Sumber Data 3.3.1. Data Data yang diperlukan dalam penulisan laporan magang ini tidak hanya terbatas pada jenis dan macam data saja, melainkan yang paling penting adalah soal keabsahan (validity) dan keterandalan (reliable) dari data tersebut. Keabsahan dan keterandalan dapat diketahui dari berbagai hal, antara lain dalam kecukupa dan kesesuaian data dengan sumber data serta cara pengembalian data. 3.3.2. Sumber Data Pada bagian ini di uraikan sumber data yang terpercaya keabsahannya (validity), atau sumber data yang diperlukan.



z



representative, relevan dengan data yang



z



18



Ada tiga sumber data yang digunakan dalam penulisan laporan praktek kerja magang yaitu; a.



Perusahaan pencatat data (PTIron Bird)



b.



Responden (Karyawan PT Iron Bird)



c.



Informan (Staf utama PT Iron Bird)



Ketiga sumber data tersebut yang digunakan dalam penulisan laporan praktek kerja magang dapat dilakukan melalui: 3.3.1. Perusahaan pencatat data



Informasi pencatatan data yaitu perusahaan dapat memberikan data yang diperlukan. Dalam penulisan laporan ini adalah PT Iron Bird. 3.3.2. Responden



Karyawan yang mampu menjelaskan mengenai tugas dan kewenangan setiap posisi serta menjelaskan tentang produk apa yang di jual di PT Iron Bird. 3.3.3. Informan



Staf utama yang mampu menjelaskan tentang tugas dan kewenangan orang lain dalam sebuah situasi tertentu di PT Iron Bird dalam penelitian laporan ini adalah Praktisi Pembimbing Magang (Ibu Wulan Sari)



19



3.4 Metode Pengumpulan Data Ada 3 (tiga) cara pengumpulan data yang digunakan dalam mengumpulkan data, sebagai berikut : 1.



Wawancara, yaitu cara pengumpulan data melalui tanya jawab dengan informan yang dalam hal ini adalah karyawan dan praktisi pembimbing magang (Ibu Wulan Sari)



2.



Observasi biasa, yaitu pengumpulan data yang digunakan dengan mengadakan pengamatan langsung atau melihat langsung terhadap objek magang pada bagian domestik PT Iron Bird.



3.



Studi pustaka, yaitu pengumpulan data dengan mempelajari literatur yang dapat dijadikan refensi dalam membuat laporan magang pada bagian domestik PT Iron Bird.



20



BAB IV PEMBAHASAN KEGIATAN MAGANG



4.1 Gambaran Perusahaan



4.1.1. Profil dan Sejarah Perusahaan Gambar 1 : Logo Perusahaan



Sumber : PT Iron Bird 2019 Visi : kami akan menjamin kemakmuran perusahaan dengan didorongnya kualitas berkelanjutan untuk kepentingan perusahaan. Iron Bird Transport bertujuan untuk menjadi perusahaan forwading yang diakui di Indonesia. Misi : memberikan kepuasan bagi pelanggan guna untuk meningkatkan target pasar dalam mencapai pasar logistics di Indonesia. Dengan didukungnya oleh semangat kerja kerja karyawan dan sarana dan prasarana yang tersedia.



21



Aspirasi kami adalah menjadi perusahaan pilihan untuk menjalankan proses transportasi baik laut maupun udara yang diakui di Indonesia. 4.1.1.1.Sejarah Perusahaan



PT Iron Bird Transport. PT Iron Bird Transport merupakan salah satu perusahaan Group Blue Bird. Pada 2002 PT Iron Bird Transport hadir sebagai perusahaan logistik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan memperkuat basis usaha kelompok Blue Bird di bidang layanan logistik di seluruh negeri. Sejak 1 Mei 2008 PT Iron Bird Transport secara resmi menjadi agen Sumitomo Warehouse di Indonesia. Menjalankan semua bisnis logistik, perusahaan ini berupaya menjadi penyedia layanan logistik terkemuka. Iron Bird Transport dan Sumitomo Warehouse bersepakat untuk menyajikan layanan terbaik untuk seluruh dunia. Menyiapkan jasa bercakupan luas, mulai dari menjemput hingga mengantar ke tujuan akhir, kami melakukannya dengan sepenuh hati, profesional, dan operasi paling efektif dan murah. Kami yakin, kami akan menjadi mitra terpercaya di setiap bidang yang kami geluti. Dengan staff profesional yang bersertifikat bea & cukai, Iron Bird Transport menangani pengurusan dokumen bea & cukai baik untuk kargo laut maupun udara. Semua proses pengurusan dokumen dengan sistem komputerisasi penuh. Iron Bird Transport melakukannya dengan cepat, benar, dan biaya efisien. Iron Bird Transport mengantar seluruh jenis kargo, mulai dari barang yang berbahaya dengan pengemasan dan penangan khusus, ke tempat tujuan. Iron Bird Transport menyiapkan pelbagai angkutan truk



22



agar sesuai dengan semua jenis kargo. Iron Bird Transport berpengalaman betul dalam mengatur transportasi yang satu ini. Semua truk Iron Bird Transport dilengkapi peralatan keselamatan sesuai peraturan transportasi. Iron Bird Transport menyiapkan layanan terpercaya dan kompetitif ke pelabuhan utama dunia. Iron Bird Transport menyiapkan jasa konsolidasi ke seluruh pelabuhan utama. Staff yang terlatih dan berpengalaman akan memastikan jadwal dan dokumen sesuai kebutuhan pelanggan. Semua dokumen berdasarkan Sumitomo Combined Transport Bill of Lading. Iron Bird Transport memiliki beberapa kantor cabang, antara lain berada di Jakarta Seaport, Jakarta Airport, Surabaya, Semarang, Balikpapan dan Makasar. Khusus dalam penelitian ini difokuskan pada kantor pusat yang berada di Jakarta tepatnya di Jalan Halim Perdana Kusuma No. 1.



4.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan



Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan antara tiap bagian dan posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan



kegiatan



untuk



mencapai



tujuan



organisasi



ataupun



perusahaan. Dengan adanya Struktur Organisasi di suatu perusahaan maka akan memudahkan setiap bagian di dalam perusahaan untuk melaksanakan tugas masing-masing di setiap bagiannya. Oleh karena itu sangat penting adanya Struktur Organisasi di suatu perusahaan agar tujuan dari perusahaan pun dapat tercapai. Struktur yang digunakan oleh perusahaan adalah



23



organisasi Lini dan Staf. Menurut Henry Fayol manajemen (Miller, 2009) organisasi ini merupakan bentuk yang paling sederhana dan paling tua dalam organisasi. Struktur ini menggambarkan tekanan bahwa wewenang organisasi dipegang langsung oleh manajemen puncak atau manajer atas yang diterapkan pada karyawannya untuk mencapai keberhasilan. Namun demikian manajer-manajer departemen masih diberi kesempatan untuk membuat pengambilan keputusan bagi departemennya, tetapi tetap dalam komando manajer puncak. Dan berikut Struktur Organisasi yang terdapat di PT. Iron Bird Transport.



Gambar 1 : Bagan Struktur Organisasi Perusahaan



Sumber : PT Iron Bird 2019



24



4.1.2.1. President Director



Tugas utama Presiden Director adalah 1.



Memimpin para direksi, manager dan pelaku organisasi perusahaan lainnya sehingga Perseroan dipastikan dapat berjalan sesuai RJPP dan RKAP yang telah disyahkan oleh Pemilik Perusahaan. 2. Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan. 3. Mewakili perseroan baik didalam maupun diluar pengadilan 4. Bertanggungjawab



penuh



dalam



menjalankan



tugas



untuk



kepentingan perseroan sesuai ketentuan yang berlaku 5. Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugasnya 6. Menyiapkan RJPP, RKAP, menandatanganinya bersama dengan anggota Direksi lainnya dan mengusulkan pengesahannya kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan 7. Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang keadaan



dan



kinerja



perusahaan



kepada



Komisaris/Pemilik



Perusahaan; 8. Menyusun dan mengimplementasikan sistem akuntansi yang sesuai dengan standar akuntansi keuangan 9. Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh Komisaris (Pemilik Perusahaan)



25



10. Menetapkan struktur organisasi dan uraian tugasnya 11. Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta 12. Menetapkan kebijakan-kebijakan dan membuat aturan kepegawaian 13. Mengangkat dan memberhentikan pekerja 14. Mengangkat



seseorang/kuasanya



untuk



melakukan



perbuatan



tertentu atas tanggung jawabnya 15. Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan yang berlaku 16. Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili Perseroan dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi. 17. Memperoleh gaji, tunjangan dan fasilitas lain sesuai penetapan dari Komisaris/Pemilik. 4.1.2.2. Advisor Logistic



Advisor Logistic pada umumnya mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Memantau kinerja dan strategi untuk meningkatkan sistem kinerja yang sudah ada 2. Mengkordinasi penawaran dan permintaan informasi yang terkait siklus penawaran. 3. Mengalokasikan sumber dana yang sudah ada 4. mengkordinasi semua kegiatan untuk mencapai biaya terendah



26



4.1.2.3. Vice President



Vice President merupakan orang yang bertanggung jawab penuh terhadap gerak majunya suatu perusahaan karena di sini Advisor Manager merencanakan semua kegiatan yang akan dilaksanakan dalam sebuah perusahaan. 1. Mengontrol kinerja manajer 2. Bertanggung jawab atas keseluruhan pabrik atau perusahaan 3. Mengontrol rencana bisnis yang telah dibuat terhadap kondisi riel yang ada di lapangan 4. Secara berkala mengadakan pertemuan guna melakukan peninjauan ulang terhadap semua kegiatan yang telah dan sedang berjalan. 5. Memeriksa pencapaian program serta memberi masukan – masukan terhadap persoalan yang dihadapi serta memberikan ide – ide perbaikan 6. Memeriksa pelaksanaan kegiatan di lapangan dan menilai secara langsung pelaksanaan kegiatan di lapangan. 4.1.2.4. Sales



1. Melaksanakan kegiatan penjualan melalui telepon terhadap target konsumen (perusahaan-perusahaan perdagangan dan industri, kantorkantor pemerintah, asosiasi perkumpulan keagamaan, olahraga, sosial, konsulat) secara sistematik, serta melengkapi laporan kegiatan untuk setiap hubungan yang dilakukan.



27



2. Memelihara semua hasil analisis penjualan yang telah dibuat. Atas persetujuan pimpinan, dalam melaksanakan kerjasama dengan perwakilan perusahaan lain dalam memperoleh peluang usaha, melakukan



penjualan



bersama,



mendiskusikan



strategi



dan



sebagainya 3. Melakukan tindak lanjut pelayanan, untuk memberikan kepuasan kepada konsumen. 4. Melakukan tindak lanjut setiap kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh peluang usaha pada saat mendatang. 5. Menghubungi humas setiap saat dan memberikan bantuan apabila diperlukan, misalnya dalam memberikan hadiah-hadiah promosi kepada para pelanggan. 6. Melaksanankan kegiatan pemasaran lainnya sesuai dengan tugas yang diberikan oleh manajer penjualan. 4.1.2.5. Accounting



1. Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat sesuai strategi bisnis perusahaan 2. Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca Laba dan Rugi 3. Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas akunting lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat



28



4. Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem akunting untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis 5. Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM akunting 6. Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan 4.1.2.6. Human Resoursces Department (HRD)



a. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan (forecast)t akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lainlain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan lain sebagainya. Merencanakan tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan, yaitu dengan menetapkan program kepegawaian sesuai fungsi-fungsi yang dimiliki HRD. b. Rekrutmen tenaga kerja (Recruitmen)



29



Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi



pekerjaan



(job



description)



dan



juga



spesifikasi



pekerjaan(job specification) c. Seleksi tenaga kerja Dan Selection Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup (curriculum vittae) milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja (interview) dan proses seleksi lainnya. d. Pengembangan dan evaluasi karyawan (Development and evaluation) Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.



30



e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai (Compensation and protection). Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu. f. Employee Relations Management Pengelolaan hubungan antara management dengan karyawan untuk mendorong terciptanya iklim kerja yang kondusif bagi kedua belah pihak. Sehingga terjaga keseimbangan pelaksanaan hak dan kewajiban perusahaan maupun pekerja/buruh, serta terlaksananya kebijakan pemerintah yang terkait dengan baik. 4.1.2.7. Information technology



a. Menerima, memprioritaskan dan menyelesaikan permintaan bantuan IT. b. Membeli (hardware IT, softwar) dan hal-hal lain yang berhubungan dengan hal tersebut.



31



c. Instalasi, perawatan dan penyediaan dukungan harian baik untuk hardware & software Windows & Macintosh, peralatan termasuk printer, scanner, hard-drives external, dll. d. Korespondensi dengan penyedia jasa eksternal termasuk Internet Service Provider, penyedia jasa Email, hardware, dan software supplier, dll. e. Mengatur penawaran harga barang dan tanda terima dengan supplier untuk kebutuhan yang berhubungan dengan IT. f. Menyediakan data / informasi yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan departmen regular. 4.1.2.8. Finance (Finance Staff) Staf Keuangan bertanggun jawab atas segala aktifitas keuangan, tugas utama dari jabatan ini yaitu melakukan pengaturan, transaksi, membuat laporan keuangan perusahaan. Jabatan (Finance staff) harus melapor pada jabatan Manajer Keuangan. Pada jabatan ini sangat dibutuhkan kedisiplinan, kejujuran, ketelitian serta tanggung jawab yang tinggi jika terjadi kesalahan akan sangat fatal pada perusahaan karena menyangkut keuangan perusahaan. a. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan b. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program c. Melakukan transaksi keuangan perusahaan d. Melakukan pembayaran kepada supplier



32



e. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan f. Melaukan penagihan kepada customer g. Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan h. Membuat laporan mengenai aktivitas keuangan perusahaan i. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external j. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen k. Entry SAP l. Melakukan Evaluasi budget m. Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan n. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu o. Menyiapkan dokumen penagihan invoice/ kwitansi tagihan beserta kelengkapannya p. Melakukan rekonsiliasi dengan unit lain



4.1.3. Data Karyawan



Jumlah karyawan pada PT Iron Bird hingga secara keseluruhan sampai dengan tahun 2017 berjumlah 447 personil. Berikut ini merupakan data karyawan PT Iron Bird berdasarkan jabatan kerja. Berikut ini adalah data mengenai komposisi karyawan di PT Iron Bird.



33



Tabel 1 : Data Karyawan 2017



No



Jabatan Kerja



Jumlah



Persentasi



Karyawa 1 2 3 4 5 6 Total



Board of Director & Management n 11 Sales Engineers 103 Sales Support 153 Marketing 30 Project Engineer 11 Administration 80 447



2,5% 23% 34% 7% 2,5% 21% 100%



Sumber : PT Iron Bird 2019



Melihat proporsi tenaga kerja pada PT.Iron Bird , dapat disimpulkan bahwa sales merupakan Jabatan yang jumlahnya paling banyak. Hal tersebut terjadi dikarenakan sales merupakan ujung tombak perusahaan. Kecepatan respon para sales merupakan



hal



yang



menjadi



perhatian



dalam memenuhi kepuasan pelanggan. Hal tersebut yang



perusahaan menyebabkan



jumlah sales lebih banyak dibanding jabatan lainnya. 4.1.4. Bidang Usaha Perusahaan



PT Iron Bird bergerak dalam bidang service omistik maupun internasional. Pelayanan PT Iron Bird terbagi menjadi tiga yaitu: 1.



Transportation



2.



Freight forwarding



3.



Domestics and project handling



4.



Warehouse and distribution



34



Pelayanan ini merangkul customer dari sebelum melakukan pembelian sampai setelah melakukan pembelian produk. Gambar 1 : Transportation



Sumber : PT Iron Bird 2019 1. Land, Sea and Air Traansportation Trasportation type (Transportasi Darat, Laut dan Udara) A. Export Import Transportation (Transportasi Ekspor Impor) ● Operate More Than 300 Truck (Operasi Lebih Dari 300 Truk) ● Transportation Type (Tipe Transportasi) ● GPS Implementation (Implementasi GPS) ● Ekspedisi Laut Kapal Pelni ● Ekspedisi Laut Kapal Cepat / Roro ● Ekspedisi Laut Kapal Barang / Cargo ● Ekspedisi Peti Kemas / Container



35



● Air Cargo (Kargo Udara) B. Heavy Equipment & Break Bulk Cargo Transportation (Alat Berat & Memecah Transportasi Kargo Massal) ● Forklift ● Container Spreader ● RTG Crane ● GLC Crane C. Dangerous Cargo Transportation (Ttransportasi Kargo Berbahaya) ● Bahan peledak: Senjata, amunisi, kembang api, petasan, peluru ● Bahan gas (mudah terbakar dan tidak mudah terbakar): Karbon, neon, nitrogen, klorin ● Cairan mudah terbakar: Cat, diesel, solar, bensin, parfum, pewangi, pemutih ● Barang padat mudah terbakar: Korek api, kalsium, magnesium, sodium ● Bahan beracun dan menular: uranium, plotanium D. Oil & Gas Trasportation (Transportasi Minyak dan Gas) ● Tanker ● Moda atau Pipa ● Kereta Api ● Truk E. Local Distribution (Distribusi Lokal) ¾ GPS Implementation (Implementasi GPS) ¾ Special License for oil, Gas & DG Cargo Transportation. (Lisesnsi Khusus untuk Minyak, Gas dan DG Transportasi Kargo)



36



Gambar 2 : Freight Forwarding



Sumber : PT Iron Bird 2019 1. International Sea & Air Cargo (Kargo Laut dan Udara Internasional) ● Port to port sea and air cargo arrangement (Pengaturan pelabuhan ke pelabuhan laut dan kargo udara) ● Door to door sea and air cargo arrangement (Pengaturan kargo laut dan udara dari pintu ke pintu) Ɣ Sumitomo warehouse and affiliates overseas network (Sumitomo gudang dan jaringan afiliasi di luar negeri) Ɣ Other reliable agent network (Jaringan Agen Terpercaya Lainnya)



2. Regular Sea & Air Cargo Customs Clearance (Izin Bea Cukai Laut & Udara Biasa) ƔUndang-Undang Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 1995



37



3. Domestic, Inter -Island Sea & Air Cargo (Kargo Domestik, Antar Pulau & Udara) ● Truk ● Mobil Pick-up ● Pesawat Kargo ● Kapal Laut



4.



Certified Customs & DG Cargo Handling Officer (Petugas Penanganan Bea dan Cukai Bersertifikat) ● Peraturan Direktur '"Jendral Bea dan Cukai Nomor: PER-4/BC/2015



5. Special Sea and Air Cargo Handling (Penangan Kargo Khusu Laut dan Udara) ● Penerimaan (Acceptance) ● Timbang barang ● Pembuatan Dokumen Angkut (Documentation) ● Build-up/Break-down dari dan pallet/container atau gerobak ● Penarikan dari gudang ke pesawat dan sebaliknya ● Loading ke pesawat dan unloading dari pesawat ● Penyimpanan (storage) ● Pengiriman (delivery)



6. Permit and License Handling (Perizinan dan Penanganan Lisensi)



38



Gambar 3 : Project Handling



1. Oil & Gas Project (Proyek Minyak dan Gas) Proyek Minyak dan Gas adalah sebuah usaha yang dilakukan untuk meningkatkan pertumbuhan dan pemerataan pembangunan serta penerimaan ekonomi negara melalui penjualan minyak dan gas bumi dan juga melibatkan sektor-sektor lainnya dalam pengembangannya.



2. Mining Project (Proyek Pertambangan) Proyek Pertambangan adalah menurut Undang-Undang Nomor 4 tahun 2009 tentang Pertambangan Mineral dan Batubara (UU No. 4/2009) adalah sebagian atau seluruh tahapan kegiatan dalam rangka penelitian, pengelolaan dan pengusahaan mineral atau batubara yang meliputi penyelidikan umum, eksplorasi, studi kelayakan, konstruksi, penambangan, pengolahan dan pemurnian, pengangkutan dan penjualan, serta kegiatan pascatambang.



3. Infrastructure Project (Proyek Insfrastruktur)



39



Menurut American Public Works Association (Stone,1974 dalam Kodoatie, R.J.,2005) Proyek Infrastruktur adalah fasilitas-fasilitas fisik yang dikembangkan atau dibutuhkan oleh agen-agen publik untuk fungsifungsi pemerintahan dalam penyediaan air, tenaga listrik, pembuangan limbah, transportasi dan pelayanan-pelayanan similar untuk memfasilitasi tujuan-tujuan sosial dan ekonomi.



4. In Plant Management Project (Dalam Proyek Manajemen Pabrik) Dalam buku Information Technology Project Management 4th edition karangan katy, Manajemen Proyek ialah aplikasi dari ilmu pengetahuan, keterampilan, alat-alat dan teknik untuk aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek.



Gambar 4 : Warehouse & Distribution



WMS : Warehouse Management System



40



1. General Warehouse (Gudang Umum) Gudang umum dapat digambarkan sebagai bagian dari suatu sistem logistik sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi material/persediaan yang disimpan di gudang, sehingga informasi tersebut selalu up-to-date dan mudah diakses oleh siapa pun yang berkepentingan.



2. Warehouse Management System (Sistem Manajemen Gudang) Sistem manajemen gudang atau biasa dikenal juga dengan WMS (Warehouse Management System) adalah software dan juga proses yang memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan mengadministrasi operasional gudang mulai dari waktu barang masuk hingga keluar atau dipindahkan.



3. Open Yard Warehouse (Gudang Ruangan Terbuka) Ruangan terbuka adalah ruangan yang dibentuk tanpa atap dan tanpa pagar. Biasanya ruangan terbuaka dipergunakan untuk menyimpan barang-barang yang tahan cuaca dan tidak khawatir untuk dicuri. Contoh: batu, pasir dan sejenisnya.



4. Vendor Management Inventory (Inventarisasi Manajemen Vendor) Manajemen inventory atau manajemen persediaan merupakan proses yang kompleks, terutama untuk perusahaan-perusahaan yang lebih besar, tetapi sebenarnya dasar-dasarnya sama saja terlepas dari ukuran atau jenis perusahaannya. 4.1.5. Produk Kategori Perusahaan



Gambar 1. PT. Iron Bird 2019



41



Gambar 2. PT. Iron Bird



42



Gambar 3. PT. Iron Bird 2019



Sumber : PT Iron Bird 2019



43



4.2 Kegiatan Magang



4.2.1 Struktur organisasi dan komposisi karyawan di unit kerja



Gambar 1 : Product



Kabag Logistik



Staff Administrasi



Staff Lapangan



Sumber : Divisi logistik PT. Iron Bird 2019 4.2.1.1 Kepala bagian warehouse



Kepala bagian warehouse logistik PT. Iron Bird adalah Bapak Ruslan yang mempunyai tugas sebagai berikut : 1.



Menjadi penanggung jawab divisi warehouse.



2.



Mengawasi kinerja staff warehouse.



3.



Mengoptimalkan kinjera staff warehouse.



4.



Menjalankan tugas yang diberikan oleh general manager.



4.2.1.2.Staff Administrasi



Staff Administrasi PT.Iron Bird adalah Bapak Ibnu Arif , Bapak Agus , Ibu Wulan Sari dan Ibu Ira Khainarawati yang mempunyai tugas sebagai berikut:



44



1.



Administrasi penerimaan barang.



2.



Administrasi pengiriman barang lokal maupun impor.



3.



Laporan administrasi pengiriman barang.



4.



Membuat laporan biaya operasional (operasional gudang).



5. Menyiapkan data-data pendukung Traicking Order dan Shipping Intruction . 6.



Koordinasi dengan finance untuk pencetakan Delivery Order.



7.



Membantu komunikasi dengan pihak ekspidisi terkait dengan pengiriman.



8.



Penyelesaian administrasi pengiriman.



9.



Rekap administrasi pengiriman.



10. Monitoring pengiriman barang. 11. Membuat laporan Good Receiving Report dan mencatat dalam buku. 4.2.1.3.Staff Lapangan



Staff Lapangan PT Iron Bird adalah Bapak Adi, Adit, dan mas Fikih , Asep Zulyana, Rully Perdana, Sarju, dan Maryadi yang mempunyai tugas sebagai berikut: 1.



Penerimaan barang lokal dan impor.



2.



Mengecek dockument Traicking Order , Shipping Intruction dan Rilis Order



3.



Menyiapkan Container



4.



Pengiriman barang.



5.



Operator forklift.



45



6.



Membuat Inventory Receiving Report lokal.



7.



Memasukan barang ke dalam gudang.



8.



Menyiapkan barang-barang yang akan dikirim sesuai dokumen yang di tujuh.



9.



Monitoring barang yang tidak masuk gudang.



4.3. Prosedur Pengiriman Barang Prosedur ini menjelaskan proses pengiriman barang dari PT Iron Bird ke costumer. Barang yang dimaksud meliputi barang unit, sparepart, accecoris yang merupakan



stock



inventory.



Prosedur



ini



mengatur



pengiriman



yang



menggunakan Truck, Kapal laut atau Pesawat Udara. Prosedur ini menjelaskan hubugan atau komunikasi dengan forwader dan pihak costumer. Berikut prosedur pengiriman barang : 1. Terima Order email dari Sumi Rubber dari (Pak Ari/Bu Tiwi) 2. Cek space dan schedule ke pelayaran sesuai detail stuffing di DO Sumi Rubber 3. Dapat konfirmasi space di kapal sesuai schedule pelayaran 4. Kirim SI sesuai konfirmasi pelayaran 5. Dapat kode booking/Release Container Order/ pree cont pass 6. Open Job di isi sesuai dokumen yang di terima dan membuat Trucking Order. 7. Setting dokumen SI, CRO/RO/PCP/ kode booking dan TO ke oprasional TO ke trucking section



46



8. Infokan data unit container dan mobil di hari stuffing ke custumer 9. Batas mobil ke gudang BBB Sumi Rubber 24 jam 10. Arahkan sopir untuk lapor di dept. Logistik diamond cibitung 11. Stuck full di pelabuhan (kade di arahkan ke oprasional sesuai kartu yang di buat oprasional) 12. Minta surat jalan pabrik/Nota transfer barang/Delivery Note dari pabrik ( cc: oprasional dan angkutan ) 13. Infokan ke agent kupang/Pontianak mengenai job ini keberang katan kapal, dan kedatangan kapal 14. Kirim dokumen (Berita acara pemuatan dan surat jalan pabrik) ke agent kupang/pontianak 15. Dapat konfirmasi data muatan (preload list) dari pelayaran, cocokan dengan no container nya 16. Kirim final SI sesuai data actual ke pelayaran. 17. Setelah kapal berangkat, BL dan inv ocean freight di kirim dari pelayaran. 18. Melunasi penbayaran invoce dari pelayaran (service) 19. Terima BL release, Surenderred Notice atau Original dari pelayaran 20. Kirimkan BL release ke agent Belawan untuk pick up DO di kupang 21. Dooring ke Dunlop Kupang/Pontianak 22. Keep monitor dan update ke Sumi Rubber posisi container (dari CY samapi dooring)



47



23. Terima dokumen tanda terima agent dari kupang/Pontianak setelah dooring dan invoice tagihan trucking di kupang/pontianak 24. Melunasi pembayaran invoice agent 25. Setting dokumen DN ke biling Asli untuk penagihan. Copy untuk filing biling.



4.4. Jenis dan bentuk kegiatan 1.



(TRUCKING ORDER)



Trucking Order unit ke tim trucking , Untuk memesan mobil kontener



Gambar 1 : Contoh Trucking Order



48



Sumber : PT Iron Bird 2019 2. (SHEPPING INTRUCTION)



SHIPPING INTRUCTION Adalah surat yang dibuat oleh Shipper (Pemilik barang atau perusahaan ekspedisi)



Gambar 2 : Contoh Shipping Intruction



49



Sumber : PT Iron Bird 2019 3. SHIPPING INTRUCTION PELAYARAN



adalah surat yang dibuat oleh Shipper(Pemilik Barang atau perusahaan ekspedisi) yang ditujukan kepada Carrier / kapal (Pelayaran) untuk menerima dan memuat muatan yang tertera dalam surat tersebut Gambar 3 : SHIPPING INT RUCTION PELAYARAN



50



Gambar 1 : Ruang kerja staff



51



Sumber : PT Iron Bird 2019 Gambar 2 : Meja magang Penulis



52



Sumber : PT Iron Bird 2019 Gambar 3 : Penulis sedang mencatat Picking List dibuku Rekapitulasi



Sumber: PT.Iron Bird 2019 Gambar 4 : Penulis sedang mengecek barang disistem



53



Sumber : PT Iron Bird 2019 4.4.1. Hasil dan temuan



Selama menjalankan magang terdapat beberapa kondisi yang penulis temukan terkait dengan Logistik Pergudangan di PT. Iron Bird, antara lain: 1.



Setiap pagi logistik grup pergudangan mengadakan tool box meeting untuk membahas pekerjaan yang telah dilakukan serta kendala yang dihadapi.



2.



Kerja sama antar staff sangat baik, jika salah satu staff ada yang melakukan cuti maka staff yang lain akan membantu mem-back up pekerjaan staff yang cuti.



3.



Terjadi penumpukan pekerjaan saat banyak Job Order yang di terima dan terjadi kesenggangan pekerjaan saat yang diterima tidak banyak.



4.



Terjadi kerusakan barang costumer saat pengiriman barang ke Jambi/Sumatera



karena kelalaian ekspedisi, yang mengakibatkan



PT.Fajar Mas Murni harus membayar sebagian biaya perbaikan barang. 5.



Saat melakukan packing dilakukan sesuai dengan permintaan costumer, ada



yang meminta



dengan plastik



warp,



kardus dan kayu.



BAB V PENUTUP



5.1. Kesimpulan Berdasarkan kegiatan magang yang penulis lakukan di PT. Iron Bird. Penulis dapat menyimpulkan bahwa : 1.



Magang telah meningkatkan pemahaman penulis dalam melakukan kegiatan terhadapan administrasi pengiriman barang, terutama terkait dokumen pengiriman barang di PT Iron Bird.



2. Komunikasi sangat diperlukan dengan bagian domestik, bagian procurment,costumer dan jasa ekspedisi agar barang yang dikirim sesuai dengan keinginan dan permintaan costumer. 3. Bekerja di grup logistik pergudangan berhubungan langsung dengan fisik barang karena itu pekerja diwajibkan menggunakan saftey material. 4. Di butuhkan ketelitian saat mencari barang yang sesuai dengan picking tidak terjadi list agar kesalahan pengambilan barang. 5. Saat pengiriman grup logistik pergudangan harus memastikan bahwa barang yang dikirim dalam keadaan baik dan tidak rusak serta harus di` dokumentasikan saat berada diatas armada/container atau diambil oleh kurir. 6. Foto dokumentasi pengiriman barang tidak berada pada satu file dan tempat yang sama menyebabkan kesusahan saat mencari foto barang.



54



55



5.2. Saran 1.



Foto dokumentasi pengiriman barang lebih baik ditempatkan pada satu tempat yang sama agar jika terjadi masalah pada barang saat pengiriman tidak susah saat mencarinya.



2.



Perusahaan perlu mengadakan pelatihan/sosialisasi tentang material handling untuk meminimalisir cedera yang terjadi dalam kegitatan pergudangan.



55



56



DAFTAR PUSTAKA



0HQXUXW5DKPDW 6HFDUDHWLPRO bahasa latin, yaitu kata ad dan ministrare.



0HQXUXWGDODPEXNXQ\D$QJJDUD  adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas Logistik menurut Council of Supply Chain Management Professionals dalam Chandra (2013) adalah bagian dari manajemen rantai pasok ( Menurut Prihantono



supply chain)



(2012), fungsi -fungsi manajemen logistik merupakan



serangkaian suatu proses 0HQXUXW3ULKDQWRQR ³3HPHOLKDUDDQ´ Menurut Prihantono (2012) penghapusan merupakan kegiatan penghapusan inventa ris yang sudah tidak bermanfaat. Menurut Prihantono (2012) Menurut Warman (2012), gudang adalah bangunan yang digunakan untuk menyimpan barang. Menurut Kuswoyo (2015) Gudang adalah suatu fungsi penyimpanan macam jenis produk Aktivitas Pergudangan adalah kegiatan menyimpan barang dalam gudang



(Warman, 2012 )



56



57



PT Iron Bird Transport. PT Iron Bird Transport merupakan salah satu perusahaan Group Blue Bird. Pada (2002) Organisasi Lini dan Staf. Menurut Henry Fayol manajemen (Miller, 2009)



57



58



Kesimpulan Gambar : 1.Transportation



58



59



Gambar : 2.Freight Forwarding



Gambar : 3.Project Handling



59



60



Gambar : 4.Warehouse &Distribution



WMS : Warehouse Management System



BUSINESS PARTNER



60



61



61



62



62



63



63



64



64



Penguji



PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR



Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa karya tulis akhir dengan judul :



LAPORAN



MAGANG



PADA



BAGIAN



ADMINISTRASI



PERGUDANGAN PENGIRIMAN BARANG DI WILAYAH DOMESTIK PT. IRON BIRD Yang disusun untuk melengkapi sebagian persyaratan menjadi Ahli Madya (Amd) pada program studi Diploma-III Manajemen Perdagangan, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STEI) – Jakarta, sejauh yang saya ketahui bukan merupakan tiruan, duplikasi ataupun plagiat dari tugas akhir yang sudah di publikasikan dan pernah di pakai untuk mendapat gelar Ahli Madya di lingkungan STEI dan di Perguruan Tinggi lainnya, kecuali bagian yang sumber informasinya dicantumkan sebagaimana mestinya.



Jakarta, September 2019



Dicky Fachrizal 30150000028



iii



KATA PENGANTAR



Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT dan atas berkat rahmat serta kuasaNya yang telah dilimpahkan dalam hidup penulis sampai pada detik ini, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir Laporan Magang ini sebagai salah satu syarat kelulusan, dan penulis dapat menyelesaikan kuliah di Program Studi Diploma III Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonimo Indonesia (STEI) tepat pada waktu yang telah ditentukan tanpa adanya hambatan dan gangguan yang berarti. Dalam menyusun Laporan magang ini dan selama kuliah di Program Studi Diploma III Manajemen Perdangangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STEI), penulis banyak mendapatkan motivasi dan pertolongan dari banyak pihak. Oleh karena itu, dengan rasa hormat penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada : 1. Bapak H. Agustian Burda,BSBA, MBA selaku Ketua Yayasan Pendidikan Fatahilah Jakarta (YPFJ). 2. Bapak Drs. Ridwan Maronrong, Msc selaku ketua Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STEI) 3. Ibu Dr. Ir. Diah Pranitasari, MM selaku ketua Program Studi Diploma III Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STEI) 4. Bapak Syahrul Effendi , S.E.,M.M selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu dan pikiran untuk memberikan bimbingan, nasihat dan ide serta mengarahkan penulis dalam menyusun Laporan.



iv



5. Seluruh dosen D III Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STEI) yang telah memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis selama penulis kuliah di kampus tercinta ini. 6. Keluarga tercinta,



yang selalu mengajariku dan memberikan bimbingan



dalam hidupku, Ayah dan Mama serta kaka saya A pian dan A Daus serta keluarga besar penulis yang telah menjadi penyemangat, memberikan dorongan baik materi maupun spiritual, bimbingan, motivasi serta doa restunya kepada penulis selama kuliah hingga terselesaikannya Tugas Akhir Laporan magang ini 7. Divisi domestik PT.iron bird mbak wulan sari , mba ira , bang wahit , Pak ibnu , Pak jo , mba ira khanivatun dan Semua Karyawan-Karyawati divisi domestik atas waktu, bimbingan, motivasi, semangat dan ide-ide yang telah diberikan kepada penulis. 8. Teman terbaik Harry wijaya, Aprilliani Arofah, Mega Sukmawati, Bustomi, Dwi Mae Cahyanti yang telah menolong penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir Laporan Magang ini. 9. Seluruh pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung, yang tidak dapat disebutkan satu per satu disini, penulis mengucapkan terima kasih.



v



Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dari materi maupun teknik penyajiannya, mengingat kurangnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Kritik dan Saran yang disampaikan kepada penulis sangat berarti sebagai dorongan semangat dan bahan pembelajaran agar suatu hari nanti penulis dapat membuat karya tulis akhir yang lebih baik lagi di masa yang akan datang.



Jakarta, September 2019



Dicky Fcahrizal 30150000028



vi



DAFTAR ISI



HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... ii PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS AKHIR ................................. iii KATA PENGANTAR ...................................................................................... iv DAFTAR ISI ..................................................................................................... vii DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... x DAFTAR TABLE................................................................................................ xi DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... .xii BAB I .........................................................................................................................................1 Latar Belakang Magang ................................................................................................... 1 Tujuan Magang ............................................................................................................... 2 Tujuan Umum ............................................................................................................. 2 Tujuan Khusus ............................................................................................................. 2 Sasaran Kompentensi...................................................................................................... 3 Manfaat Magang ............................................................................................................ 3 Bagi Penulis ................................................................................................................. 3 Bagi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia .............................................................. 3 Bagi PT Iron Bird .......................................................................................................... 4



BAB II .......................................................................................................................................5 2.1.



Pengertian Administrasi ...................................................................................... 5



2.2.



Pengertian Logistik .............................................................................................. 6



2.3.



Fungsi Logistik ..................................................................................................... 8 vii



2.4.



Pengertian Pergudangan................................................................................... 10



2.4.1. Kapasitas Gudang ............................................................................................ 11 2.5. Aktivitas Pergudangan .......................................................................................... 12 2.6.



Manfaat Pergudangan ...................................................................................... 14



BAB III ....................................................................................................................................16 3.1.



Ruang Lingkup Laporan ..................................................................................... 16



3.2.



Waktu dan Jadwal Magang ............................................................................... 16



3.2.1.



Waktu dan Tempat ....................................................................................... 16



3.2.2. 3.3.



Jadwal Magang.......................................................................................... 17



Jenis Data dan Sumber Data ............................................................................ 17



3.3.1. Perusahaan pencatat data .............................................................................. 18 3.3.2. Responden ...................................................................................................... 18 3.3.3. Informan.......................................................................................................... 18 3.4



Metode Pengumpulan Data .............................................................................. 19



BAB IV ....................................................................................................................................20 PEMBAHASAN KEGIATAN MAGANG ............................................................................. 20 4.1



Gambaran Perusahaan...................................................................................... 20



4.1.1.



Profil dan Sejarah Perusahaan .................................................................. 20



4.1.2



Struktur Organisasi Perusahaan ................................................................ 22



4.1.3.



Data Karyawan .......................................................................................... 32



4.1.4.



Bidang Usaha Perusahaan......................................................................... 33



4.1.5.



Produk Kategori Perusahaan..................................................................... 40



4.2



Kegiatan Magang .............................................................................................. 43



4.2.1



Struktur organisasi dan komposisi karyawan di unit kerja ....................... 43



4.3. Prosedur Pengiriman Barang ................................................................................. 45 4.4.



Jenis dan bentuk kegiatan................................................................................. 47



4.4.1.



Hasil dan temuan ...................................................................................... 53



BAB V......................................................................................................................................54 5.1.



Kesimpulan ........................................................................................................ 54



5.2.



Saran ................................................................................................................. 55



viii



DAFTAR GAMBAR Gambar



Halaman



1. Fungsi Aliran Aktivitas Logistik....................................................13 2. Logo Perusahaan.............. ............................................................ 19 3. Bidang Usaha PT Iron Bird ………............................................... 26 4. Sales Function ............................................................................... 27 5. Produk......................... .................................................................. 28 6. Produk........... ................................................................................ 29 7. Prosedur Pengiriman Barang.............................. .......................... 32 8. Contoh Trucking order.......... ........................................................ 35 9.



Contoh Laporan Trucking Order....................................................37



10. Contoh Shipping Intruction...........................................................39 11. Contoh Shipping Intruction Pelayaran..........................................41 12. Ruang kerja staff...........................................................................43 13. Meja Magang Penulis....................................................................43 14. Penulis sedang mencatat Picking list dibuku Rekapitulasi...........44 15. Penulis sedang mengecek barang di sistem...................................44



ix



DAFTAR TABEL



Table



Halaman 1. Skedul Magang.................................................................................... 16 2. Data Karyawan 2019........................................................................... 25 3. Struktur Organisasi divisi Domestic................................................... 29



x



DAFTAR LAMPIRAN



Lampiran 1. Surat Persetujuan Perusahaan 2. Struktur Organisasi Perusahaan 3. Jurnal Mingguan 4. Surat Keterangan Magang



xi