RESUME MODUL Perencanaan Kegiatan Pelayanan Publik [PDF]

Citation preview

Program Pelatihan



: PKP (Pelatihan Kepemimpinan Pengawas)



Angkatan



: IV



Nama Mata Pelatihan



: Perencanaan Kegiatan Pelayanan Publik



Nama Peserta



: Sari Ida Laela



Nomor Daftar Hadir



: 3



Lembaga Penyelenggara



: BKPSDM



Pelatihan PERENCANAAN KEGIATAN PELAYANAN PUBLIK A. BAB I - Pendahuluan Penyelenggaraan pemerintahan dikatakan baik jika pelayanan publik yang dilakukan berorientasi pada kepentingan masyarakat. Sebelum menyelenggarakan pelayanan publik, salah satu kegiatan yang harus dilakukan adalah perencanaan kegiatan pelayanan publik.



Dengan adanya perencanaan



kegiatan



yang



berkualitas (baik dan benar), sebuah tujuan bisa dicapai dengan lebih baik pula. Dalam kegiatan pelayanan publik, pejabat pengawas memiliki peran memastikan bahwa pelayanan publik dilaksanakan dengan kualitas yang baik. Perencanaan pelayanan publik merupakan proses penentuan tentang apa dan mengapa melakukan sesuatu, termasuk jadwal, serta sumber daya yang dibutuhkan seperti dana, tempat, sarana, dan prasarana, standar serta maklumat pelayanan. Seseorang yang mempunyai rencaran, maka harus juga mempunyai alat bantu. Rencana kerja adalah serangkaian proses sistemik yang ditampilkan dalam bentuk aktivitas kegiatan yang bisa membantu anda dan tim untuk mencapai tujuan. Rencana kerja akan membantu anda mengerjakan tugas dan mencapai target kerja dengan teratur, sistematis, dan terstruktur. Jika berhasil dalam membuat perencanaan dengan baik maka hampir dapat dipastikan kesuksesan berada dalam genggaman, sebaliknya gagal dalam menyusun perencanaan sama artinya dengan merencanakan kegagalan itu sendiri. Selain terwujudnya pelayanan publik yang baik, pengawasan efektif juga dapat menghindarkan terjadinya perilaku-perilaku yang tidak etik di lama pelaksanaan pelayanan publik baik pelayanan secara langsung maupun tidak langsung misalnya melalui aktivitas pengadaan barang dan jasa. B. BAB II - Kegiatan Pelayanan Publik Organisasi Hadirnya negara untuk memenuhi hak dan kewajiban warga negara sebagaimana diatur dalam UUD 1945 Pasal 27 s.d. 34 d UUD 1945 Pasal 27 s.d. 34 dalam bentuk pelayanan alam bentuk pelayanan publik menjadi dasar birokrasi pemerintah dalam menjalankan fungsi pelayanan kepada masyarakat.



Sebagai bentuk tanggung jawab tesebut, lahirlah UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik berikut peraturan pelaksanaannya yang telah melandasi organisasi penyelenggara dan penyedia layanan publik dalam mengikuti pola penyelenggaraan pelayanan publik. Secara lebih rinci pelaksana kegiatan pelayanan publik menindaklanjutinya dengan membahas fungsi perencanaan dalam manajemen pelayanan dan unsur pendukung pelayanan publik. Menurut Notonagoro (2015), hak dan kewajiban merupakan sesuatu yang tidak dapat dipisahkan, akan tetapi terjadi pertentangan karena hak dan kewajiban tidak seimbang. Semua itu terjadi karena pemerintah dan para pejabat tinggi lebih banyak mendahulukan hak daripada kewajiban. Padahal menjadi seorang pejabat itu tidak cukup hanya memiliki pangkat akan tetapi mereka berkewajiban untuk memikirkan diri sendiri. Jika keadaannya seperti ini, maka tidak ada keseimbangan antara hak dan kewajiban. Jika keseimbangan itu tidak ada akan terjadi kesenjangan sosial yang berkepanjangan. Untuk mencapai keseimbangan antara hak dan kewajiban, yaitu dengan cara mengetahui posisi diri kita sendiri. Seorang pejabat atau pemerintah harus tahu akan hak dan kewajibannya. Seperti yang sudah tercantum dalam hukum dan aturan-aturan yang berlaku. Jika hak dan kewajiban seimbang dan terpenuhi, maka kehidupan masyarakat akan aman sejahtera. Tugas pemerintahan adalah untuk melayani dan mengatur masyarakat. Tugas pelayanan lebih menekankan upaya mendahulukan kepentingan umum, mempermudah urusan publik dan memberikan kepuasan kepada publik, sedangkan tugas mengatur lebih menekankan kekuasaan power yang melekat pada posisi jabatan birokrasi. Birokrasi merupakan unit kerja pemerintah terdepan, sehingga tidak boleh melupakan misi pemerintah sebagai pelayanan masyarakat, artinya pemenuhan kepentingan masyarakat secara cepat dan baik sebagai konsekuensi pada tingginya tuntutan masyarakat. Dengan begitu luas dan kompleksnya tugas dan fungsi pemerintahan, menyebabkan pemerintah harus memikul tanggung jawab yang sangat besar. Untuk itu, selain diperlukan sumber daya, dukungan lingkungan, dibutuhkan institusi yang kuat yang didukung oleh aparat yang memiliki perilaku yang sesuai dengan nilai dan norma yang berlaku di dalam masyarakat dan pemerintahan. Langkah ini perlu dilakukan oleh pemerintah, mengingat dimasa mendatang perubahan-perubahan yang terjadi di dalam masyarakat akan semakin menambah pengetahuan masyarakat untuk mencermati segala aktivitas pemerintahan dalam hubungannya dengan pemberian pelayanan kepada masyarakat.



Penyelenggaraan pelayanan publik yang sesuai dengan bentuk dan sifatnya, menurut Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63 Tahun 2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik terdapat Penyelenggaraan Pelayanan Publik terdapat empat pola pelayanan, yaitu : 1. Pola Pelayanan Fungsional, yaitu pola pelayanan publik diberikan oleh penyelenggaraan



pelayanan



sesuai



dengan



tugas,



fungsi



dan



kewenangannya. 2. Pola Pelayanan Terpusat, yaitu pola pelayanan yang diberikan secara tunggal oleh penyelenggara pelayanan terkait lainnya yang bersangkutan. 3. Pola Pelayanan Terpadu yang dibagi ke dalam Terpadu Satu Atap yang diselenggarakan dalam satu tempat yang meliputi berbagai jenis pelayanan yang tidak mempunyai keterkaitan proses dan dilayani melalui beberapa pintu. Pola Pelayanan Terpadu Satu Pintu diselenggarakan pada satu tempat yang memiliki keterkaitan proses dan dilayani melalui satu pintu. 4. Pola Pelayanan Gugus Tugas, yaitu petugas pelayanan publik secara perorangan atau dalam bentuk gugus tugas ditempatkan pada instansi pemberi pelayanan dan lokasi pemberi pelayanan tertentu. Perencanaan pelayanan publik merupakan proses penentuan tentang apa dan mengapa  melakukan sesuatu, termasuk jadwal, serta sumber daya yang dibutuhkan seperti dana, tempat, sarana, dan prasarana, standar serta maklumat pelayanan. Ada lima tahapan dalam perencanaan kegiatan pelayanan publik, yaitu: 1. Identifikasi kelompok masyarakat yang menjadi target pelayanan, outputnya adalah  jumlah kelompok masyarakat yang akan dilayani. 2. Analisis faktor-faktor internal dan eksternal organisasi/unit serta asumsiasumsi, outputnya adalah Hasil identifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman serta asumsi-asumsi. 3. Penentuan kegiatan pelayanan (sesuai visi, misi, tujuan, sasaran, kebijakan dan program, outputnya adalah Rumusan visi, dll serta hasil identifikasi kegiatan-kegiatan. 4. Penjadwalan kegiatan, outputnya adalah Jadwal kegiatan. 5. Sumber daya yang dibutuhkan, outputnya adalah Jumlah dan jenis sumber daya yang dibutuhkan. C. BAB III - Pengelolaan Sumber Daya dan Penyusunan Tim Pelaksana Pengelolaan sumber daya merupakan suatu proses yang sangat penting dalam kegiatan pelayanan publik karena merupakan proses pengaturan  dan



penetapan tim  pelaksana beserta uraian tugasnya, prosedur, dan mekanisme kerja sebelum  kegiatan pelayanan dilakukan. Sumber daya pelayanan publik adalah segala sesuatu yang digunakan dalam implementasi kegiatan pelayanan publik, baik yang berupa benda hidup maupun non hidup, termasuk didalamnya adalah manusia. Terdapat beberapa macam sumber daya yang dibutuhkan dalam kegiatan pelayanan publik, antara lain, yaitu : 1. Sumber daya manusia (SDM) Sumber



daya



manusia



sering



dinamakan



pemberi/penyedia



layanan



merupakan seseorang atau tim yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang diberikan kewenangan untuk memberikan pelayanan publik. 2. Sarana dan prasarana Dalam memberikan pelayanan publik dibutuhkan peralatan yang membantu penyedia layanan dalam melaksanakan pekerjaan. 3. Material Dalam pengertian umum, material adalah bahan atau barang yang dibutuhkan selama proses pelayanan. 4. Anggaran Dalam suatu pelayanan kesehatan diperlukan anggaran berupa dana/biaya yang dibutuhkan dalam bentuk uang yang digunakan untuk pembangunan kesehatan



baik



bersifat



fisik



maupun



non



fisik



serta



pelaksanaan



program/kegiatan upaya kesehatan. Untuk menjamin pengelolaan sumber daya dalam pelayanan publik diperlukan strategi pengelolaannya. Mahoney dan Pandian (1992: 363-380), keberhasilan organisasi akan dicapai melalui penggunaan sumber daya yang lebih baik melalui : 1. Pola organisasi dan administrasi yang baik. Dalam kegiatan pelayanan publik dibutuhkan struktur organisasi pelayanan yang rightzising. Struktur yang ramping dan hirarki yang pendek sangat memungkinkan



terjalinnya



komunikasi



langsung



antara



leader  



dan



bawahannya sehingga proses pendelegasian wewenangnya berjalan dengan baik. Kegiatan pelayanan publik akan semakin mantap jika dilakukan dengan penggunaan administrasi yang baik. 2. Perpaduan aset fisik berwujud seperti sumber daya manusia (SDM) dan sumber daya alam (SDA), serta aset tidak berwujud seperti kebiasaan berfikir kreatif (Penrose, 1995) dan kemampuan manajerial. Pemenuhan SDM pelayan publik yang berkualitas (terdidik dan terlatih) didukung dengan lokasi pelayanan yang strategis dan sarana prasarana pelayanan yang memadai menjadi modal awal menuju keberhasilan pelayanan publik. Keberhasilan akan semakin tergambar apabila ketersediaan aset fisik



berwujud didukung dengan aset yang tidak berwujud berupa upaya yang sangat



kreatif yang dimilki oleh setiap yang terlibat dalam pemberian



pelayanan. Kebiasaan berfikir kreatif dan inovatif juga menjadi prasyarat bagi institusi pelayanan publik agar mampu bertahan dan berdaya saing tinggi. 3. Adaptif terhadap pasar (proses kerja dan penyesuaian yang cepat terhadap tuntutan baru). Dalam pelayanan publik, pemilihan lokasi tempat pelayanan menjadi penting. Lokasi yang mudah dijangkau (strategis) pada suatu wilayah memiliki aksesibilitas yang lebih baik, sehingga pelayanan dapat lebih cepat diperoleh. 4. Budaya organisasi. Sebuah organisasi akan berkembang sejalan adanya interaksi dari semua entitas/unsur yang ada dalam organisasi. Kesamaan visi, misi, dan tujuan organisasi serta adanya komitmen yang kuat dari pimpinan dan dukungan dari seluruh entitas dalam organisasi dimungkinkan untuk mengembangkan budaya organisasi. Mobilisasi sumber daya merupakan upaya yang memastikan tercukupinya sumber daya organisasi dalam pengembangan, pelaksanaan, dan keberlanjutan pencapaian visi dan misi organisasi. ini penting untuk dilakukan dalam mencapai visi dan misi. Setiap organisasi harus menyatakan visinya dan dalam berapa lama visi tersebut dapat dicapai (visible/achievable). Dalam organisasi, tentunya mobilisasi ini penting untuk mencapai visi diperlukan misi organisasi, sehingga perlu menetapkan sumber daya apa yang dibutuhkan organisasi untuk menjalankan misi organisasi. Ada 7 tahapan dalam mengembangkan Strategi Mobilisasi Sumber Daya, yaitu : 1. Tahapan Pembenihan ahapan Pembenihan (Cultivating) 2. Tahapan Kontak Awal (First Contact) 3. Tahapan membuat Janji (Appointment Setting) 4. Tahapan Pertemuan (Meeting) 5. Tahapan pengusulan (Proposal) 6. Tahapan Menindak Menindaklanjuti (Follow Up) 7. Capailah Kesepakatan (Get the deal) Mekanisme Pengelolaan Sumber Daya 1. Pola Kemitraan Salah satu mekanisme dalam pengelolaan sumber daya adalah adanya pola kemitraan. Pola kemitraan dapat berbentuk inti-plasma, subkontrak, keagenan, dan bagi hasil. 2. Swadaya Masyarakat Craig dan Mayo menyatakan pertisipasi merupakan komponen terpenting dalam upaya pertumbuhan kemandirian dan proses pemberdayaan. Strategi



pemberdayaan menempatkan partisipasi masyarakat sebagai isu utama pembangunan saat ini.



3. Corporate Social Responsibliity (CSR) Tanggung jawab sosial perusahaan adalah suatu konsep bahwa organisasi memiliki berbagai bentuk tanggung jawab terhadap seluruh pemangku kepentingannya yang diantaranya adalah konsumen, karyawan, pemegang saham, komunitas, dan lingkungan dalam segala aspek operasional perusahaan  perusahaan yang mencakup mencakup aspek ekonomi, ekonomi, sosial, sosial, dan lingkungan. Penyusunan Tim Pelaksana Dalam kegiatan pelayanan publik susunan tim penyedia layanan menjadi hal pokok yang harus ditetapkan. Pada prinsipnya sebuah tim pelaksana terdiri dari dua unsur pokok, yaitu pengarah dan pelaksana. Pengarah merupakan atasan dari ketua tim pelaksana. Dalam organisasi pemerintah, secara hirarkis ada yang dinamakan sebagai unsur pimpinan. Dalam sebuah susunan tim, unsur pimpinan ini dapat menjadi penanggung jawab kegitan pelayanan. Pengelolaan sumber daya dalam kegiatan pelayanan publik sangatlah penting, karena dengan manajemen sumber daya dapat teridentifikasi komposisi sumber daya yang dimilki organisasi, apakah sumber daya yang dimiliki telah mencukupi, ketergantungan organisasi terhadap sumber daya tertentu, dan jenis/model mobilisasi sumber daya yang paling tepat bagi organisasi pelayanan publik. Langkah pengelolaan dan cara mobilisasi sumber daya tersebut akan memandu penyedia layanan dalam menyusun tim pelaksana kegiatan pelayanan yang efektif. pelaksana kegiatan pelayanan yang efektif.  D. BAB IV - Pemetaan, Peran, dan Strategi Komunikasi terhadap Pemangku Kepentingan (Stakeholders) Ada tiga langkah dalam memetakan stakeholder, yaitu : 1. LANGKAH PERTAMA Mengidentifikasi siapa stakeholders Anda untuk mengetahui kekuasaan, pengaruh dan kepentingan mereka. 2. LANGKAH SELANJUTNYA Hasil langkah pertama akan menuntun Anda mengetahui kepada siapa Anda harus fokuskan. 3. LANGKAH KETIGA (TERAKHIR)



Untuk mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang stakeholders yang paling signifikan, signifikan, diperlukan diperlukan peta stakeholders stakeholders. Dengan mengetahui peran yang begitu besar dari stakeholders, untuk mendukung



peningkatan



kualitas



kegiatan



pelayanan



publik,



diperlukan



pemahaman atas manfaat pendekatan berbasis stakeholders. Memetakan Kompleksitas Pengaruh Stakeholders, paling tidak akan membantu memahami kompleksitas hubungan dengan perspektif yang berbeda, network terkait kewenangan formal dan informal, bottlenecks serta penyebab keberhasilan dan kegagalan, serta bagaimana memanfaatkan kompleksitas yang ada. Untuk mendukung peningkatan kualitas kegiatan pelayanan publik, diperlukan pemahaman atas manfaat pendekatan berbasis stakeholders, sebagai berikut : 1) Dapat menggunakan pendapat stakeholders sejak tahap awal penyusunan rencana kegiatan pelayanan publik. 2) Mendapatkan dukungan dari stakeholders  yang kuat dapat membantu membantu untuk memenangkan memenangkan lebih banyak sumber daya. 3) Dengan sering berkomunikasi di awal kegiatan dengan stakeholders, Anda dapat memastikan memastikan bahwa mereka memahami apa yang Anda lakukan dan memahami manfaat dari rencana aksi Anda. 4) Anda dapat mengantisipas mengantisipasi kemungkinan kemungkinan adanya reaksi orang lain untuk rencana rencana aksi Anda, melalui rencana tindakan dalam kegiatan sehingga sehingga akan memenangkan memenangkan dukungan dukungan orang lain tersebut. Strategi komunikasi merupakan paduan dari perencanaan komunikasi (communication



 planning)



dan



manajemen



komunikasi



(communication



management) untuk mencapai suatu tujuan (goal). Ada enam strategi komunikasi yang dapat digunakan dalam melakukan hubungan dengan stakeholders, yaitu: 1. Terbuka Kunci



pertama



untuk



menciptakan



Komunikasi



yang



efektif



adalah



transparansi, yaitu informatif dan jujur dalam berkomunikasi. 2. Terstruktur Komunikasi yang terstruktur dapat dipresentasikan dalam cara yang menarik agar mudah dimengerti oleh audiens. 3. Bersemangat Komunikasi harus dikemas dengan nuansa yang bersemangat untuk memastikan audiens segera bertindak setelah menerima pesan. 4. Seimbang Perlu mengatur frekuensi pesan, jika terlalu sedikit dapat menyebabkan kebingungan dan frustrasi, sedangkan jika komunikasi yang terlalu sering akan menyebabkan sikap apatis.



5. Profesional Pesan yang dibuat dengan baik dan tanpa kepentingan pribadi akan lebih efektif dalam lingkungan kerja. 6. Wording Pemilihan kata yang tepat akan menjadikan komunikasi lebih efektif. E. BAB V - Penyusunan Surat Keputusan Keputusan Tim Kegiatan Bentuk naskah dinas untuk penetapan suatu tim kegiatan, berdasarkan Juklak Tata Naskah Dinas (mengambil contoh Pedoman Umum Tata Naskah Dinas (TND) yang dikeluarkan Kemenpab RB dan Juklak TND Kementerian Sekretariat Negara) adalah Naskah Dinas Penetapan  dan Naskah Dinas Penugasan. Adapun jenis/macam naskah dinas penetapan hanyalah ada satu, yaitu Keputusan.



Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan di



bidang administrasi yang bersifat tidak mengatur, yang digunakan untuk menetapkan



menetapkan



kepegawaian/materiil/keuangan,



atau



mengubah



mengubah



menetapkan/mengubah/membubarkan



status suatu



badan kepanitiaan/tim, dan menetapkan menetapkan pelimpahan pelimpahan wewenang. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah Menteri Menteri Sekretaris Sekretaris Negara, Pimpinan Pimpinan Satuan Organisasi Organisasi sesuai tugas dan fungsinya, untuk hal-hal yang berkaitan dengan pembentukan kepanitiaan/tim di lingkungan Satuan Organisasi masing-masing, dan Pejabat Eselon I (selain Pimpinan Satuan Organisasi dan Staf Ahli) dan Pejabat Eselon II, khusus untuk pembentukan Sekretariat Tim sepanjang hal tersebut diatur dalam Keputusan pembentukan tim yang bersangkutan. F. BAB VI - Penutup Salah satu kegiatan penting dan mendasar dalam penyelenggaraan pemerintahan adalah pelayanan publik. Dengan kata lain, penyelenggaraan pemerintahan dikatakan baik jika pelayanan publik yang dilakukan berorientasi pada kepentingan masyarakat. Kegiatan yang harus dilakukan pertama kali adalah perencanaan kegiatan pelayanan publik., dimana perencanaan perencanaan kegiatan kegiatan merupakan merupakan suatu proses menentukan hal-hal yang ingin dicapai (tujuan) di masa depan serta menentukan berbagai tahapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam kegiatan pelayanan publik dimaksud, pejabat pengawas memiliki peran memastikan bahwa pelayanan publik dilaksanakan dengan kualitas yang baik. Selain terwujudnya pelayanan publik yang baik, pengawasan efektif juga dapat menghindarkan terjadinya perilaku-perilaku yang tidak etik di lama



pelaksanaan pelayanan publik baik pelayanan secara langsung maupun tidakModul Perencanaan Kegiatan Pelayanan Publik Pelatihan Kepemimpinan Pengawas 73 langsung misalnya melalui aktivitas pengadaan barang dan jasa. Di dalam pekerjaan, rencana kerja akan membantu anda mengerjakan tugas dan mencapai target kerja dengan teratur, sistematis, dan terstruktur.