RINGKASAN [PDF]

Citation preview

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI SEKOLAH (STUDI KASUS PADA SEKOLAH MENENGAH ATAS AL MA’SOEM) Yudi Sarip Aripin Program Studi Magister Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer LIKMI Email : [email protected]



ABSTRAK Penerapan SI/TI dalam suatu organisasi dibagi kedalam tiga sasaran utama. Pertama, memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi. Ketiga, meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis. Ketiga sasaran tersebut optimal apabila adanya keselarasan antara strategi SI/TI dengan strategis bisnis organisasi, dimana strategis bisnis akan memberikan arahan tercapainya suatu tujuan organisasi, dan strategi SI/TI akan memberikan dukungan terhadap pencapaian tujuan tersebut. Tahapan perencanaan menggunakan metodologi gabungan John Ward, Preppard dan Mas Wig. Kata Kunci : Perencanaan Strategis Sistem Informasi 1. PENDAHULUAN Sekolah Menengah Atas Al Ma’soem (SMA Al Ma’soem) merupakan lembaga formal penyelenggara pendidikan menengah atas dibawah naungan Yayasan Pendidikan Al Ma’soem (YPAM). SMA Al Ma’soem pada saat ini dihadapkan pada tantangan agar melakukan perubahan manajemen bisnis secara professional dalam menjawab tantangan dan tuntutan perubahan lingkungan bisnis yang semakin kompleks. Berdasarkan pertimbangan dan pemikiran maka pemanfaatan peluang-peluang untuk pengembangan organisasi merupakan pemikiran strategis yang harus diwujudkan dalam perencanaan strategis pengembangan organisasi terutama pengembangan rencana strategis sistem informasi organisasi. Tujuan perencanaan strategis sistem informasi sekolah yang akan di implementasikan sebagai kebijakan strategis SMA Al Ma’soem dalam menyusun rencana strategi sistem informasi berdasarkan strategi dan kondisi bisnis yang diinginkan SMA Al Ma’soem ke depannya. Sehingga diharapkan kinerja bisnis SMA Al Ma’soem semakin baik dan memiliki daya saing yang semakin tinggi. Berdasarkan pemikiran diatas, penulis menetapkan perencanaan strategis sistem informasi yang akan di implementasikan sebagai salah satu kebijakan strategis bagi 1



SMA Al Ma’soem. Sehingga dalam tesis ini penulis mengambil judul "Perencanaan Strategis Sistem Informasi Sekolah" studi kasus pada SMA Al Ma’soem. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Definis Strategi dan Perencanaan Strategi Menurut Gerry Johnson dan Kevan Scoles dalam Jemsly Hutabarat dan Martani Husaeni [Hutabarat, 2006], definisi strategi sebagai arah dan cakupan jangka panjang organisasi untuk mendapatkan keunggulan dalam lingkungan yang berubah untuk mencapai kebutuhan pasar dan memenuhi harapan stakeholder. Perencanaan Strategis Menurut Freddy Rangkuti [Rangkuti, 1997], adalah: “Proses penyusunan perencanaan jangka panjang. Karena itu, prosesnya lebih banyak menggunakan proses analitis. Jadi di dalam perencanaan strategis ini analisis-analisis pada tingkat korporat maupun pada tingkat bisnis sangat dibutuhkan. Tujuannya untuk menyusun strategi sehingga sesuai dengan misi, sasaran serta kebijakan perusahaan”. 2.2 Definisi Proses Bisnis Menurut Hollander dalam Samiaji Sarosa [Sarosa, 2009], proses bisnis adalah tugas atau pekerjaan yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. 2.3 Strategi Sistem Informasi Sementara menurut John Ward [Ward, 2003], mendefinisikan strategi sistem informasi adalah Proses mengidentifikasi portofolio aplikasi berbasis komputer untuk menerapkan strategi perusahaan yang baik dengan sangat selaras dan memiliki kemampuan untuk menciptakan keuntungan lebih dari pesaing. 2.4 Perencanaan Strategi Sistem Informasi Menurut Galliers [Galliers, 2003] Strategic Information System Planning (SISP) merupakan proses pengambilan keputusan tentang sasaran organisasi dan identifikasi aplikasi komputer yang potensial harus diimplementasikan oleh organisasi. 2.5 Hubungan Strategi SI, Strategi TI dan Strategi Bisnis Hubungan antara strategi SI, strategi bisnis, dan strategi TI adalah strategi bisnis merumuskan sasaran, arah, dan kebijakan bisnis organisasi. Strategi bisnis menjelaskan arah bisnis yang berjalan. Strategi TI digunakan untuk mendefinisikan pemenuhan kebutuhan organisasi akan sistem dan informasi. Sedangkan strategi SI menentukan aplikasi SI yang dibutuhkan organisasi. Hubungan tersebut dapat dilihat pada gambar 1.



2



Gambar 1. Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI [Ward, 2003] 2.6 Hasil Perencanaan Strategi SI Portofolio aplikasi sebagai hasil dari perencanaan strategi SI, dikategorikan menjadi empat jenis, yaitu aplikasi strategis, aplikasi operasional, aplikasi potensi tinggi, dan aplikasi pendukung, matriks portfolio aplikasi dapat dilihat pada Gambar 2.



Gambar 2. Portfolio Aplikasi [Ward, 2003] 2.7 Metode dan Teori Analisis Metode atau Teori analisis yang digunakan dalam perencanaan strategi SI/TI adalah: 1. Critical Success Factor (CSF) 2. Analisis SWOT 3. Analisis Rantai Nilai (Value Chain Porter ) 4. Analisis PEST 5. Analisis Kompetitif Porter 6. Analisis Aplikasi Portfolio Bisnis (McFarlan Grid’S) 3



3. OBYEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Profil SMA Al Ma’soem 3.1.1 Sejarah Singkat SMA Al Ma’soem berdiri tahun 1987, latar belakang pendirian lembaga pendidikan ini dikarenakan adanya garis keturunan Keluarga Besar H. Ma’soem yang dikenal sebagai pengusaha dan juga pendidik, dan sebagai salah satu wujud pengabdian kepada masyarakat dalam Membentuk generasi yang Cageur, Bageur, dan Pinter. Pada tahun 2010 jumlah siswa yang masih terdaptar di SMA Al Ma’soem berjumlah 1113 siswa. Sistem kegiatan pembelajaran di SMA Al Ma’soem menggunakan sistem Full Day School, kegiatan pembelajaran diadakan dari hari Senin sampai hari Jum’at. 3.1.2 Visi dan Misi Visi dari SMA Al Ma’soem adalah Unggul dalam prestasi, berakhlakul karimah dan berdisiplin Misi SMA Al Ma’soem adalah : 1. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara optimal dan efektif 2. Menjaga dan meningkatkan suasana yang kondusif dalam proses pembelajaran 3. Menumbuhkan semangat kompetisi dan keunggulan partisipan pendidikan 4. Mendorong dan mengembangkan minat pada kegiatan ekstra kurikuler 5. Mendisiplinkan semua warga sekolah melalui penerapan tata tertib 6. Membentuk pribadi siswa yang berakhlakul karimah 3.1.3 Strategi Bisnis SMA Al Ma’soem memiliki strategi bisnis dalam penentuan arah kebijakan sekolahnya, penjabaran strategi bisnis : 1. Pengorganisasian penerimaan calon siswa. 2. Proses belajar mengajar sesuai jadwal dan efektif. 3. Suasana kondusif untuk lancarnya kegiatan belajar mengajar. 4. Penegakkan disiplin berlaku untuk seluruh partisipan. 5. Menyediakan wahana pengembangan bakat yang bervariatif. 6. Sebagai menara api dan menjadi subyek bagi lingkungan. 7. Berharap dan terbuka adanya koreksi. 8. Kompetitif dalam memberikan imbalan dan layanan. 9. Sasaran pada prestasi Iptek disertai Imtak. Strategi bisnis SMA Al Ma’soem yang telah ada akan diselaraskan dengan kebutuhan SI/TI untuk mendukung daya saing dengan kompetitor. 4



3.2 Metode Penelitian Perancangan rencana strategi SI/TI pada SMA Al Ma’soem mengacu pada gabungan metodologi Perencanaan strategi sistem informasi oleh John Ward, Preppard dan Mas Wig. 3.2.1 Penelitian dan Data 1. Tipe Penelitian Tipe penelitian adalah deskriptif, yaitu penelitian untuk membuat deskripsikan atau gambaran sistematis mengenai fakta, sifat dan hubungan antar obyek. 2. Pendekatan Penelitian Dalam penelitian ini data yang didapatkan adalah melalui wawancara. 3. Teknik pengumpulan dan Pengolahan Data a. Data Primer adalah data atau bahan yang dianalisa, dikumpulkan melalui wawancara. b. Data Pendukung adalah data yang digunakan untuk melengkapi data primer 3.2.2 Kerangka Kerja Perencanaan Strategi SI/TI Kerangka kerja Perencanaan Strategi SI/TI berupa kerangka acuan gambaran kegiatan yang menyusun Perencanaan Strategi SI/TI yang dilengkapi dengan proses yang dilakukan. Tahapan Kerangka kerja tersebut adalah sebagai berikut. 1. Tahap-1



: Mempersiapkan Rencana Strategi SI/TI



2. Tahap-2



: Memahami Kebutuhan Bisnis Organisasi



3. Tahap-3



: Menentukan Target Bagi SI/TI



4. Tahap-4



: Menentukan Strategi SI/TI



5. Tahap-5



: Rencana Implementasi



4. ANALISIS BISNIS DAN PERUMUSAN RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI 4.1 Tahapan kerangka kerja Perencanaan Strategis SI/TI yang diusulkan Tahapan kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI diusulkan sebagai berikut : 4.1.1 Tahap-1 : Persiapan Perencanaan Strategi SI/TI SMA Al Ma’soem. Tahap ini adalah penetapan tujuan, sasaran, dan ruang lingkup rencana strategi SI/TI. 1. Tujuan perencanaan strategis SI/TI SMA adalah mendapatkan keunggulan kompetitif dengan penggunaan SI/TI dan bisa Mempertahankan. 2. Sasaran perencanaan strategis SI/TI adalah menangani keterbatasan sumber daya, meningkatkan kinerja, meningkatkan keuntungan, dan investasi tepat sasaran. 3. Ruang lingkup rencana strategis SI/TI yaitu aktifitas utama pendidikan dan pengajaran, aktifitas pendukung meliputi adminstrasi siswa, keuangan, dan sumber daya manusia. 5



4.1.2 Tahap-2 : Memahami Bisnis Organisasi 1. Identifikasi Informasi SMA Al Ma’soem Tahap ini dilakukan identifikasi visi, misi dan tujuan yang berkaitan dengan strategi SI/TI, alat analisisnya Critical Success Factor (CSF), pemetaan terhadap analisis dapat dilihat pada tabel 1. Tabel 1 Tujuan utama dan Faktor Kunci Keberhasilan Tujuan Utama SMA Al Ma’soem Pelaksanaan pengembangan sekolah berorientasi pada teknologi tinggi yang berbasis ICT.



Pelaksanaan dan Pengembangan Manajemen Mandiri seperti pengelolaan keuangan terpusat, pengelolaan sumber daya manusia, kesaranaan, pengelolaan standar isi kelulusan dan kehumasan.



Pengembangan sumber daya yang mengarah pada kreatifitas berbasiskan ICT.



Faktor kunci keberhasilan (Critical Success Factor) Proses seleksi penerimaan siswa baru secara berkelanjutan Kerja sama dengan berbagai perguruan tinggi, organisasi publik dan bisnis dalam mendapatkan informasi kebutuhan pasar Evaluasi kurikulum yang mendukung kebutuhan pasar tenaga kerja Penyusunan peraturan kepegawaian Melaksanakan urusan kepegawaian Melaksanakan urusan rumah tangga dan perlengkapan Kesinambungan dukungan anggaran Melaksanakan urusan tata usaha dan kearsipan Rekrutmen guru dengan standar yang maksimal Melaksanakan pelatihan ICT Melakukan penelitian tindakan kelas dengan pembelajaran ICT.



Ukuran Utama (KPI) (Key Performance Indicator) Standart baku penerimaan siswa baru dan ujian saringan masuk Lulusan yang sesuai dengan kebutuhan pasar



Kurikulum yang sesuai dengan Depdiknas dan kebutuhan pasar Berlakunya Peraturan pegawai yang efektif dan efisien Pelaksanaan urusan kepegawaian yang efektif dan efisien Pelaksanaan urusan rumah tangga dan perlengkapan yang efektif dan efisien Besar anggaran yang sesuai dengan kebutuhan Pelaksanaan urusan ketatausahaan dan kearsipan efektif dan efisien Standar baku seleksi penerimaan guru Pelaksanaan pelatihan ICT yang efektif dan efisien. Standar baku penelitian tindakan kelas



2. Struktur Organisasi Struktur organisasi SMA Al Ma’soem dipimpin oleh seorang kepala sekolah dengan membawahi lima buah bidang, yaitu bidang petugas penanganan wali kelas, bidang petugas penanganan kesaranaan/wali kelas, bidang pembantu kepala sekolah bagian kurikulum dan bidang bagian administrasi bidang kelima adalah laboran. 3.



Proses Bisnis



A. Analisis lingkungan bisnis organisasi internal 1. Analisa SWOT Hasil analisa lingkungan ekternal dan internal dituangkan dalam bentuk matriks SWOT dan dapat dilihat pada Tabel 2. 6



Tabel 2 Analisis Matriks SWOT



2. Analisis Value Chain Aktifitas utama dan aktifitas pendukung pada SMA Al Ma’soem dengan menggunakan analisis value chain ini dapat dilihat pada gambar 3. Administrasi Siswa Administrasi Keuangan Calon Siswa



Lulusan Administrasi SDM PenerimaanOperasional Siswa Akademik Pengeluaran Siswa



SMA Al Ma’soem



Gambar 3. Aktifitas value chain SMA Al Ma’soem B. Analisis lingkungan bisnis organisasi eksternal 1. Analisa PEST a. Faktor Politik Munculnya Undang-undang No. 14 tahun 2005 tentang kualifikasi pendidikan akademik minimum untuk guru adalah S1. b. Faktor Ekonomi Pertumbuhan tingkat kemiskinan mempengaruhi masyarakat untuk menyekolahkan anaknya. Sehingga beasiswa menjadi jalan keluarnya. 7



c. Faktor Sosial SMA Al Ma’soem tidak mengharapkan adanya lulusan yang merugikan lingkungan masyarakat sekitarnya, dengan penerapan disiplin tinggi. d. Faktor Teknologi Teknologi dapat menjadikan partisipan pendidikan bisa lebih baik dan juga bisa lebih buruk sehingga harus dapat disikapi dengan sangat serius. 2. Analisis Porter's Five Force Dalam analisis Analisis kompetitif Porter, faktor yang perlu diperhatikan antara lain ancaman pendatang baru, kompetitor dari SMA/SMK, daya tawar pemasok, daya tawar konsumen, dan ancaman adanya subsitusi atas layanan pendidikan. Analisis kompetitif Porter dapat dilihat pada gambar 4. Ancaman Pendatang Baru (SMK yang menawarkan kurikulum siap kerja) Kekuatan menawar para pemasok (mengharapkan murah pembiayaan, fasilitas lengkap dan jaminan mutu pendidikan)



Pesain yang sudah ada (SMA swasta dan neegeri yang menawarkan uang SPP lebih murah dan tidak adanya uang bangunan dan RSBI)



Kekuatan menawar para pelanggan (mengharapkan pendidikan yang berbasis praktik karena cepat mencari kerja dan biaya pendidikan yang murah)



Ancaman produk atau jasa subtitusi (SMK, pelatihan dan kursus)



Gambar 4. Analisis Kompetitif Porter



4. Aplikasi SI/TI A. Analisis Lingkungan SI Internal SMA Al Ma’soem Analisis ini mencakup seluruh sumber daya (SI) yaitu sistem aplikasi yang telah ada, diantaranya: Website SMA Al Ma’soem (www.masoem.co.id) dan Forum diskusi. B. Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal SMA Al Ma’soem Analisis lingkungan eksternal SI/TI digunakan untuk mengetahui perkembangan teknologi guna dimanfaatkan dalam mendukung strategi bisnisnya di masa yang akan datang, yaitu : Perkembangan Teknologi dan Peluang Keunggulan Kompetitif Terhadap Pesaing. 5. Arsitektur Teknologi Informasi (TI) SMA Al Ma’soem saat ini belum memiliki jaringan intranet yang dapat menghubungkan semua komputer. Sementara jaringan internet bandwithnya hanya 384 kbps. Sehingga perlu penambahan bandwith sebesar 1 Mbps. 8



4.1.3 Tahap-3 : Menentukan Target SI/TI Kegiatan tahap ini yaitu mengidentifikasi proses bisnis inti, dan rencana strategi SI/TI. 1. Identifikasi Proses bisnis inti a. Website SMA Al Ma’soem Website SMA Al Ma’soem saat ini masih bergabung dengan website YPAM sehingga informasi yang disajikan sangat sedikit sehingga pembuatan website tersendiri sangat diperlukan untuk penyajian informasi yang lengkap. b. Pendaftaran siswa Baru Presentase calon siswa yang berasal dari kabupaten Sumedang 20%, dari kabupaten/kota Bandung 60%, dan dari luar propinsi Jawa Barat sebesar 20%. SI/TI dapat digunakan sebagai solusi mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Pendaftaran Online, dimana Keuntungan Sistem Pendaftaran secara Online yaitu tidak terkendala waktu dan tempat. c. Pelaksanaan Ujian Saringan Masuk Pelaksanaan USM dilakukan di satu tempat yaitu di SMA Al Ma’soem d. Registrasi Siswa Registrasi siswa baru selama ini dilakukan dengan mengisi formulir yang disediakan oleh adminstrasi siswa dan kemudian membayar biaya Registrasi, DPP, DOP, KPAM, dan RIS. SI/TI dapat digunakan sebagai solusi mengatasi permasalahan yaitu melalui Sistem Aplikasi Biodata Siswa Online. Keuntungannya yaitu: Siswa dapat mengisi formulir secara langsung tanpa terkendala waktu dan tempat selama terhubung koneksi internet, administrasi siswa dapat dengan cepat mengakses data-data yang telah di isi oleh siswa. e. Sistem Informasi Sekolah (SIS) Selama ini sistem yang dilakukan oleh SMA Al Ma’soem seperti pengelolaan biodata karyawan, mengelola biodata siswa dan alumni, mengelola jadwal pelajaran, mengelola nilai raport siswa, mengelola absensi siswa, dan pengelolaan penggajian masih dilakukan secara manual dalam bentuk dokumen. SI/TI yaitu SIS berfungsi untuk memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan sistem yang lama dan dapat memberikan pelaporan yang cepat pada setiap bulannya. Adapun kebutuhan modul aplikasi SIS dapat di lihat pada tabel 3.



9



Tabel 3 Modul aplikasi SIS



4.1.4 Tahap-4 : Menentukan Strategi SI/TI 1. Aplikasi SI/TI Strategis bisnis SI/TI yang diusulkan untuk SMA Al Ma’soem adalah sebagai berikut: a. Memberikan informasi kepada calon siswa mengenai jurusan peminatan baik reguler maupun kelas akselarinya melalui website SMA Al Ma’soem. b. Pendaftaran calon siswa baru dan registrasi siswa baru akan dilakukan melalui Website www.smaalmasoem.co.id. c. Membuat sistem informasi sekolah d. Membuat program aplikasi perpustakaan. e. Peningkatan kualitas guru dan Staf dengan SI/TI melalui seminar, workshop. 2. Arsitektur TI Arsitektur TI perlu merancang ulang infrastruktur jaringan dan membuat hotspot area. 3. Struktur Organisasi Struktur Organisasi manajemen SI/TI pada masa yang akan datang sebaiknya tidak dirangkap dengan bagian laboran tetapi ada divisi SI/TI. 4. Aplikasi Portofolio SI/TI mendatang Perencanaan strategis SI/TI dan strategis bisnis SMA Al Ma’soem untuk 4 (empat) tahun mendatang dapat dilihat pada Tabel 4. Tabel 4 Aplikasi Portofolio SI/TI SMA Al Ma’soem



10



4.1.5 Tahap-5 : Rencana Implementasi Tahap yang kelima yang merupakan tahap akhir bertujuan untuk membuat rencana dan jadwal kerja implementasi solusi strategis SI/TI. Rencana dan jadwal kerja implementasi strategis SI/TI dapat dilihat pada gambar 5.



Gambar 5. Rencana dan jadwal kerja implementasi strategis SI/TI



5. KESIMPULAN Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada strategis bisnis SMA Al Ma’soem serta perumusan strategi SI/TI untuk meningkatkan keunggulan kompetitif, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Hasil penelitian adalah sebuah rencana strategis SI/TI yang telah diselaraskan dengan strategi bisnis SMA Al Ma’soem. 2. Sistem Pendaftaran Online, Registrasi Online, Sistem Informasi Sekolah, Website dan Program Aplikasi Perpustakaan yang baru dapat meningkatkan nilai bisnis dan menciptakan keunggulan kompetitif SMA Al Ma’soem. 3. Infrastruktur jaringan komputer yang baik dapat memperlancar arus informasi di lingkungan SMA Al Ma’soem. 4. Penambahan divisi SI/TI pada struktur organisasi SMA Al Ma’soem mampu mengatasi kebutuhan akan pengembangan maupun perawatan hardware dan Software.



11



6. DAFTAR PUSTAKA



[Galliers, 2003]



Galliers, R.D., Leidner, D.E., Strategic Butterworth-Heineman, Burlington, 2003



[Hutabarat, 2006]



Hutabarat, J., Husaeni, M., Pengantar Manajemen Strategik Kontemporer Strategik Di Tengah Operasional, Elex Media Komputindo, 2006.



[Rangkuti, 1997]



Rangkuti, F., Analisi Gramedia, Jakarta, 1997.



[Sarosa, 2009]



Sarosa, S. Sistem Informasi Akuntansi, Grasindo. Jakarta. 2009.



[Ward, 2003]



Ward, J., Peppard, J., Strategic Planning For Information Systems, John Wiley & Son, West Sussex, 2003.



SWOT



Information



Managemen,



Elsivier



Teknik Membedah Kasus Bisnis,



12