Ringkasan Materi AKL 1 [PDF]

Citation preview

Audit atas Fungsi Pembelian di PT Sosro PT. Sosro adalah perusahaan teh siap minum dalam kemasan botol yang pertama di Indonesia. PT. Sosro resmi didaftarkan pada tanggal 17 Juli 1974 oleh Bapak Soegiharto Sosrodjojo, yang berlokasi di Jalan Raya Sultan Agung KM. 28 kelurahan Medan Satria, Bekasi. Pada tahun 1940, keluarga Sosrodjojo memulai usahanya di kota Slawi, Jawa Tengah dengan memproduksi dan memasarkan teh seduh dengan merk Teh Cap Botol. Pada tahun 1960,



Soegiharto



Sosrodjojo



dan



saudara-saudaranya



hijrah



ke



Jakarta



untuk



mengembangkan usaha keluarga Sosrodjojo kepada masyarakat di Jakarta. Saat ini perusahaan ini semakin berkembang walaupun telah bermunculan perusahaan perusahaan lain yang memproduksi produk sama. PT. Sosro dengan teh Botolnya saat ini sudah merambah kemana-mana bahkan sampai keluar Indonesia. Dengan Iklan “Apapun Makananya Minumnya Teh Botol Sosro”, telah merebut hati masyarakat bahkan di restoran-restoran cepat saji seperti MC Donal, KFC dan lain-lain yang dulu selalu memaket makanan mereka dengan Coca Cola, tapi saat ini karena permintaan dari konsumen yang semakin banyak untuk meminta minumannya Teh Botol, maka untuk tidak mengecewakan pelanggan Akhirnya mereka memasukan Teh Botol Sosro kedalam daftar minuman yang dapat dipesan. Walaupun ada produk lain yang dibuat oleh perusahaan lain, tapi dominasi teh botol tidak dapat digantikan oleh produk lain tersebut, orang belum dikatakan minum teh botol jika yang diminum bukan teh botol sosro. Untuk mengetahui kondisi dari fungsi pengadaan barang dan jasa di perusahaan mereka, maka Tn. Joseph Soewito Sosrodjojo, Direktur Utama PT. Sosro, memanggil Tn. Wijaya Soekanto, direktur pembelian, untuk menanyakan kondisi pembelian barang PT.Sosro saat ini. Dari hasil pertemuan tersebut dirasa terdapat msalah dalam proses pengadaan barang dan jasa. Oleh karena itu, mereka memutuskan untuk melakukan audit atas inspeksi dan penerimaan barang/jasa. Untuk melaksanakan audit tersebut, Bagian audit internal PT. SOSRO telah ditugaskan untuk melaksanakan audit operasional atas fungsi pembelian. untuk mengadakan audit terhadap proses pembelian barang di perusahaan ini. Dari audit pendahuluan diperoleh informasi umum sebagai berikut.



 Penelaahan Peraturan, Ketentuan, dan Kebijakan Tugas pertama mereka adalah adalah mengkaji ulang kebijakan dan prosedur spesifik yang ditetapkan oleh direktur pembelian. a. Kebijakan dan prosedur tersebut adalah sebagai berikut: 1. Semua pembelian yang besar dilakukan atas dasar penawaran kompetitif. Kemungkinan penyerahan yang tepat waktu, keandalan penjualan dan seterusnya dipertimbangkan atas dasar subyektif. 2. Spesifikasi terinci mengenai mutu minimum yang dapat diterima untuk semua barang yang dibeli diberikan kepada para penjual. 3. Ketaatan penjual terhadap spesifikasi mutu merupakan tanggung jawab manajer bahan dari bagian pengendalian persediaan, bukan bagian pembelian. Manajer bahan memeriksa barang-barang yang tiba guna memastikan bahwa mutunya memenuhi standar dan kemudian megawasi apakah barang-barang itu sudah ditransfer dari dok penerimaan ke gudang penyimpanan. 4. Semua permintaan pembelian disediakan oleh manajer bahan berdasarkan jadwal produksi untuk periode empat bulan. b. Penemuan objek yang memiliki potensial kelemahan Dalam hal ini ditemukan Indentifikasi kelemahan atau inefisiensi dalam fungsi pembelian yaitu: 1. Kuantitas material yang di terima tidak di verifikasi oleh manajer material. 2. Manajer material menyiapkan permintaan pembelian berdasarkan skedul produk dan tidak berdasarkan permintaan yang diterima dari departemen operasi. Berdasarkan hasil audit pendahuluan ini, Kemudian auditor internalal merumuskan tujuan audit sementara sebagai berikut. Audit di tuntut untuk menyelesaikan audit sementara berdasarkan permasalahan yang ada maka dari itu seorang audit harus dapat memberi solusi atas permasalahan yang terjadi pada perusahaan tersebut. Dan rekomendasi yang sesuai untuk permasalahan di atas yaitu : 1. Selain melakukan inspeksi semua barang yang masuk untuk meyakinkan standar mutu dipenuhi, manajer material harus melakukan verifikasi kuantitas yang diterima berdasarkan penghitungan fisik aktual. Semua penerimaan material tidak perlu di hitung apabila program verifikasi efektif. Secara sistematis melakuakn verifikasi satu atau beberapa penerimaan dari setiap pemasok selama waktu tertentu dapat mengidentifikasi penerimaan yang bermasalah. Apabila telah di identifikasi usaha dapat di arahkan untuk memperbaiki masalah. Proses verifikasi dilakukan dengan



membandingkan kuantitas berdasarkan dokumen penerimaan dengan penghitungan fisik aktual untuk memastikan total faktur benar. 2. Permintaan pembelian disiapkan oleh manajer material berdasarkan pada permintaan yang diterimadari departemen operasi dan bukan skedul produksi untuk periode empat bulan.



Skedul



produksi



mungkin



ketingalan



dan



tidak



menggambarkan



kecenderungan penjualan sekarang. Departemen operasi tetap melakukan penyesuaian tingkat produksi untuk memperhitungkan perubahan-perubahan. Untuk memperbaiki pengendalian anggaran terhadap pengeluaran, kantor kontroler juga menelaah permintaan yang berhubungan dengan perencanaan ke depan untuk memastikan pengeluaran konsisten dengan proyeksi penjualan perusahaan. Apabila analisis arus persediaan lengkapa maka kuantitas pesanan ekonomis (EQQ=Economic Order Quantity)



dapat



diterapkan



untuk



menentukan



titik



pemesanan



kembali.



(ROP=Reorder Point) dan meminimalkan persediaan. Selanjutnya auditor melakukan review dan pengujian pengendalian manjemen dan memperoleh hasil sebagai berikut. 1. Menilai efektivitas pengendalian manajemen PT. Sosro mempunyai bagian pembelian terpusat yang dikelola oleh manger pembelian. Manager pembelian telah menetapkan kebijakan dan prosedur untuk membimbing staf administrasi dan agen-agen pembelian dalam operasi sehari-hari bagian itu. Ia merasa puas karena kebijakan dan prosedur ini sesuai dengan tujuan perusahaan dan berpendapat tidak ada masalah besar dalam operasi biasa bagian pembelian. 2. Mengetahui potensi kelemahan aktivitas Staf audit internalal kemudian mengamati operasi fungsi pembelian dan mendapatkan temuan-temuan berikut: a) Seorang penjual memasok 90 persen dari dari bahan mentah kritis. Penjual ini mempunyai catatan penyerahan barang yang baik dan sangat dapat diandalkan. Lebih lanjut. Penjual ini telah menjadi penawar terendah selama beberapa tahun yang lalu. b) Apabila rencana produksi berubah, pesanan mendadak dan mendesak dibuat oleh bagian produksi langsung ke bagian pembelian. Bahan yang di pesan untuk pelaksanaan produksi yang dibatalkan disimpan untuk digunakan dimasa mendatang. Biaya-biaya ini khusus di tanggung oleh bagian pembelian. Bambang



mempertimbangkan biaya tambahan yang bersangkutan dengan permintaan khusus ini sebagai biaya untuk menjadi anggota tim perusahaan yang baik. c) Bahan-bahan yang digunakan untuk perubahan rekayasa dipesan oleh bagian pembelian segera setelah perubahanya dilakukan oleh bagian rekayasa. Bambang sangat bangga akan tanggapan yang cepat oleh staf pembelian terhadap perubahan produk. Bahan yang ada di tangan tidak di periksa kembali sebelum setiap pesanan di lakukan. d) Pengiriman sebagian dan pengiriman di muka (yakni, yang diterima sebelum tanggal penyerahan yang diminta) diterima oleh manajer bahan yang di beritahu bagian pembelian tentang penerimaan itu. Bagian pembelian bertanggung jawab atas tindak lanjut untuk pengirim sebagian. Tidak ada tindakan yang diambil untuk menghambat pengiriman di muka. 3. Mendukung audit sementara dan menjadikannya audit yang sesungguhnya (definitive audit objektif). Berdasarkan review dan pengujian Pengendalian manajemen diatas, maka pelaksana kegiatan mendukung audit sementara yang telah dipaparkan sebelumnya, yaitu adanya keragu-raguan mengenakan tiket pada anak dengan kriteria tertentu terutama tinggi anak tersebut lebih sedikit atau kurang sedikitdari batas ketinggian, sehingga batas ketinggian yang merupakan alat pengendalian tidak difungsikan dengan efektif. Setelah diadakan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen perusahaan, maka dilakutkan dengan proses pengumpulan bukti yang cukup, relevan, dan kompeten. Bukti yang didapat melalui bukti wawancara 3 karyawan (operator) secara random, serta observasi langsung untuk mendapatkan foto yang berkaitan dengan kegiatan ini. Bukti yang didapat dari hasil wawancara (pertanyaan) sebagai berikut. a) Dengan acara membagikan kuesioner kepada para konsumen b) Memilih costumer secara acak untuk di tanya lebih lanjut mengenai rasa c) Menerima saran dan kritik dari konsumen Setelah



ditemukan



bukti,



maka



selanjutnya



adalah



tahap



pelaporan



yaitu



mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi kepada pihak yang berkepentingan yang merupakan laporan laporan komprehensif yang menyajikan temuan penting hasil audit untuk mendukung kesimpulan audit dan rekomendasi.



Berdasarkan kebijakan dan prosedur bagian pembelian dan temuan-temuan staf audit internalal PT. Sosro menemukan indentifikasi kelemahan atau inefisiensi dalam fungsi pembelian. Kelemahan Mayoritas keperluan untuk bahan baku yang kritikal di pasok oleh satu pemasok. Rekomendasi Paling baik mengembangkan sumber pemasokan alternative untuk material yang kritikal. Manfaat yang sudah jelas adalah pengurangan keterandalan pemasok tunggal, dan pengurangan kemungkinan kehilangan produksi karena kekurangan material dan gangguan lain dalam operasi karena pemasok tunggal . dorongan kompetisi dengan alokasi yang efektif dari keperluan material anatara pemasok juga merupakan manfaat lain yang dapat diharapkan besar apabila suatu program yang efektif diterapkan. Manfaat lain seperti pelayanan pemasok dan bantuan tekhnis yang lebih baik juga terjadi karena pemasok berusaha mendapatkan bagian yang meningkat dari barang yang disediakan bagi perusahaan pengguna. Kelemahan Pembuatan pesanan dilakukan oleh produksi secara langsung kepada departemen pembelian tanpa berkonsultasi dengan material. Rekomendasi Pembuatan pesanan harus ditelaah oleh manajer material untuk menentukan apakah ada pesanan yang dapat dipenuhi dengan persediaan yang ada. Kelemahan Departemen pembelian bertanggung jawab atas biaya pesanan khusus yang dapat secara jelas diidentifikasi oleh departemen yang meminta. Rekomendasi Hubungan langsung dari biaya pesanan khusus dengan departemen yang bertanggung jawab perlu untuk memperlakukan pengendalian yang tepat. Akutansi bertanggung jawab mensyaratkan departemen melakukan pertimbangan secara hati-hati biaya yang mereka pertanggungjawabkan. Melalui pelaporan pertanggungjawaban, biaya yang berlebihan dapat disoroti agar tindakan korektif dapat di terapkan. Setelah dilakukan pelaporan, maka auditor mendorong pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Dari beberapa rekomendasi diatas dapat di simpulkan rekomendasi yang baik untuk perusahaan ini yaitu:



Kelemahan Perubahan rekayasa tidak didiskusikan dengan departemen lain sebelum material yang diperlukan untuk mengimplementasikan perubahan tersebut dipesan. Rekomendasi Suatu kebijakan umum yang memberi garis besar wewenang dan tanggung jawab untuk menerapkan perubahan perekayasaan harus di tetapkan. Perubahan yang di usulkan harus di telaah secara mendalam oleh berbagai departemen perusahaan sebelum pesanan di lakukan. Kantor kontroler harus menelaah usulanyang berhubugan dengan biaya tambahan (incremental atau penghematan biaya yang diharapkan terjadi). Departemen manufakturing harus meneelaah perubahan dari titik pandang adaptabilitas. Sebelum melakukan pesanan, pembelian harus mendapatkan persetujuan dari departemen yang menelaah apabila persetujuan telah diperoleh, proses seleksi pemasok dapat dimulai. Kelemahan Bagian akutansi tidak di beritahu oleh manajer material tentang penerimaan pengiriman partial. Rekomendasi Selain memberitahu kepada departemen pembelian atas penerimaan pengiriman parsial, manajer material harus juga memberitahu bagian akutansi agar faktur pemasok dapat di peruses secara benar. Laporan penerimaan barang yang secara jelas mengidentifikasi penerimaan sebagai pengiriman parsial merupakan alat yang paling efektif untuk mengkomunikasikan hal ini. Dengan member catatan yang tepat dalam laporan penerimaan barang, pemasok tidak akan di bayar untuk material yang perusahaan tidak terima.