Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian [PDF]

Citation preview

A. Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian Administrasi kepegawaian adalah segala macam kegiatan atau aktivitas yang dilakukan oleh pegawai-pegawai di suatu perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu. Kegiatan administrasi kepegawaian yang dilaksanakan suatu instansi/perusahaan meliputi beberapa tahapan, yaitu penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa, dan pemberhentian. 1.



Pengertian Administrasi Kepegawaian Administrasi kepegawaian merupakan aktivitasaktivitas berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan oleh para pegawai dalam suatu kantor atau perusahaan. a.



Pengertian Administrasi Secara umum, adminstrasi dapat gartikan upaya memberikan layanan yang dibutuhkan oleh masyarakat. Selain itu, istilah administrasi juga dikenal sebagai suatu fungsi penyelenggaraan tata kelola dan pekerjaan suatu instansi maupun perusahaan. Berikut pengertian administrasi dalam arti sempit dan arti luas. 1) Arti Sempit Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah suatu proses kegiatan yang dilaksanakan



pekerja



meliputi



kegiatan



catat-mencatat,



surat-menyurat,



pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. 2) Arti Luas Pengertian administrasi dalam arti luas adalah suatu kegiatan berupa kerja sama antara dua orang maupun lebih dengan tujuan pemanfaatan sarana serta prasarana untuk mendayagunakan demi mencapai tujuan bersama. b. Prinsip Administrasi Kepegawaian Dalam suatu administrasi terdapat prinsip-prinsip yang harus terpenuhi Beriku prinsip-prinsip dalam administrasi kepegawaian. 1) The Right Man on the Right Place Prinsip therightmanontherightplace dapat dimaknai sebagai suatu proses menempatkan seseorang sesuai dengan kemampuan dan keahliannya. Dalam suatu bidang pekerjaan, keahlian seorang pegawai sesuai dengan keahlian sangatlah penting dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut. Penempatan seorang



pegawai/pekerja haruslah disesuaikan dengan bidang kemampuan, keahlian, pengalaman, serta pendidikan yang dimiliki oleh pegawai tersebut. 2) Equal Pay for Equal Work Prinsip equal pay for equal work dapat diartikan sebagai suatu usaha untuk memberikan balas jasa kepada seseorang sesuai dengan prestasi kerja yang dihasilkan oleh seorang pegawai tersebut. Pelaksanaan prinsip equal pay for equal work sangat penting untuk memberikan motivasi dalam meningkatkan kinerja seorang karyawan. 3) Prinsip Kemanusiaan Prinsip kemanusiaan mempunyai arti untuk memberikan porsi yang sama kepada masing-masing karyawan. Hal tersebut agar dapat memiliki persamaan harga diri, kemauan, keinginan, dan cita-cita. Kontribusi seorang karyawan harus dihargai oleh perusahaan. Pada intinya seorang manusia bukanlah mesin, melainkan manusia yang harus diapresiasi. 4) Prinsip Demokrasi Prinsip demokrasi mempunyai arti yaitu sebuah perusahaan yang harus saling menghargai dan menghormati serta melaksanakan kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Dalam melaksanakan tujuan harus dilakukan sesuai dengan prinsip demokrasi. 2.



Tujuan Administrasi Kepegawaian Suatu kegiatan administrasi dilaksanakan dengan tujuan tertentu, Kegiatan administrasi kepegawaian bertujuan untuk mendapatkan efisiensi dan efektivitas. Kegiatan tersebut ditujukan untuk mendapatkan produktivitas yang tinggi sehingga memajukan perusahaan yang bersangkutan. Berikut tujuan administrasi kepegawaian. a. Sebagai usaha untuk melakukan pembinaan dalam meningkatkan kesejahteraan dan akuntabilitas pegawai. b. Guna meningkatkan kinerja perusahaan dalam usaha pelayanan kepegawaian. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan kapasitas pemerintah daerah guna mengelola tata pemerintahan yang baik serta mewujudkan good governance. c. Sebagai usaha untuk memperkuat sistem perusahaan dalam perencanaan serta mengembangkan karyawan/pegawai. Selain itu, dapat pula sebagai pemenuhan/ rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan.



d. Dapat mengembangkan sistem dalam bidang manajemen informasi tata kepegawaian. e. Usaha meningkatkan kualitas sumber daya manusia untuk dapat meningkatkan kemampuan dan kompetensi karyawan. Hal ini agar tugas pokok dan fungsi dilaksanakan melalui latihan serta pendidikan, peningkatan pendidikan formal, dan meningkatkan keterampilan teknik dan fungsional aparatur pemerintah. f. Menata dan mewujudkan sistem kepegawaian sesuai kemampuan dan keahlian kompetensi jabatan. Selain itu, terpenuhinya syarat dan jabatan serta memerhatikan pola karier. 3.



Rumusan Administrasi Kepegawaian Berikut rumusan administrasi kepegawaian. a. Sebagai Fungsi Administrasi kepegawaian sebagai fungsi bertujuan untuk mengurus dan mengatur penggunaan tenaga kerja manusia. Administrasi kepegawaian dilakukan Untuk mencapai tujuan tertentu. Hal itu dapat dilakukan dengan melakukan kegiatankegiatan, sebagai berikut. 1) Membentuk organisasi dengan menyelenggarakan pelaksanaan tujuan demi mencapai sasaran dalam kebijakan politik. 2) Merumuskan tujuan dan sasaran pokok kebijaksanaan politik. b. Sebagai Seni Pemilihan pegawai juga dapat digunakan sebagai salah satu seni dalam memilih pegawai. Selain itu, penggunaan pegawai lama dengan tepat dapat pula memaksimalkan hasil dan kinerja dari perusahaan tersebut. Jumlah karyawan baru dan karyawan lama pun harus diperhitungkan, sehingga dapat memaksimalkan kinerja perusahaan. c. Sebagai Ilmu Pemilihan pegawai juga termasuk salah satu proses penggunaan tenaga manusia dari mulai penerimaan hingga sampai pemberhentian karyawan tersebut. d. Sebagai Proses e. Administrasi kepegawaian merupakan salah satu proses penyelenggaraan politik kepegawaian atau yang dikenal dengan istilah kebijakan politik kepegawaian. Administrasi kepegawaian sebagai proses termasuk ke dalam program kerja/tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakan dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.



4.



Ruang Lingkup Administrasi Administrasi mempunyai ruang lingkup yang sangat luas. Ruang lingkup administrasi meliputi hal-hal yang menjadi bagian dari administrasi tersebut. Ruang lingkup tersebut harus diberi kepastian agar dapat memudahkan dalam membahas administrasi. Berikut ruang lingkup dalam administrasi. a. Organisasi Organisasi adalah wadah di mana usaha kerja sama itu diselenggarakan. Di dalam organisasi, wewenang tugas dan tanggung jawab menjadi kesatuan yang laras. Proses mengorganisir merupakan salah satu tujuan untuk menentukan yang akan dicapai dalam suatu organisasi. b. Kepemimpinan Kepemimpinan memegang faktor penting dalam administrasi. Pemimpin dalam administrasi memiliki tugas untuk memberikan arahan dalam kegiatan administrasi serta memberikan dorongan untuk mengatur semua unsur-unsur dalam kelompok atau organisasi. Hal tersebut dilakukan dengan tujuan yang sudah ditentukan dapat dicapai dengan baik. c. Hubungan Antarmanusia Administrasi merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang dalam usaha bersama mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing-masing pihak. Tanpa tata hubungan yang baik, tidak mungkin kerja sama dapat terlaksana dengan baik. Secara umum, hubungan manusia dalam sistem administrasi terikat pada budaya feodalistik pada suatu organisasi. Budaya feodal ini menanamkan sikap rukun antarsesama bawahan, dan sikap hormat bawahan pada atasan meskipun atasan itu melakukan kekeliruan. Namun sebagai bawahan harus tetap hormat kepada atasan, dikarenakan kedudukannya tetap pada posisi benar. Berikut lima kegiatan hubungan antarmanusia dalam administrasi. 1) Melakukan pengukuran tentang kegiatan manusia dalam organisasi, termasuk menganalisis, menilai, dan menafsirkan hasil kerja baik secara individu maupun kelompok dalam organisasi secara keseluruhan. 2) Mengembangkan kemampuan dan keterampilan orang-orang dalam organisasi itu termasuk manajernya sendiri. 3) Menentukan hal yang akan dijadikan sasaran oleh organisasi, menentukan tujuan dan sasaran tiap bidang, menentukan hal yang harus dilakukan manusia



dalam administrasi untuk mencapainya dan menjadikan sasaran itu efektif dengan membicarakannya bersama anggota organisasi. 4) Mengorganisir seluruh kegiatan dalam administrasi termasuk menggolongkan, membagi pekerjaan, dan membentuk tugas organisasi. 5) Memotivasi dan berkomunikasi antarmanusia dalam kegiatan. d. Manajemen Suatu manalerngn dapat dianggap sebagai suatu proses yang men erakkan kegiatan dalam administrasi itu seingga tujuan yang telah dibentuk benar-benar tercapai. Manajemen yaitu kegiatan untuk mengurus, membimbing, dan mengarah an supaya tujuan dapat tercapai. Seorang manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut. B. Sistem dan Fungsi Administrasi Kepegawaian Sistem administrasi tidak dapat dilepaskan dengan keterkaitan penggunaan suatu sumber daya manusia dalam manajemen suatu organisasi. 1.



Sistem Administrasi Kepegawaian Dilihat secara umum, sistem kepegawaian mempunyai tahapan yang luas, meliputi pengangkatan pegawai, perencanaan, pembinaan karier, pengendalian, dan tahapan berikutnya. Dalam sistem tersebut terjadi proses yakni suatu interaksi yang berkaitan secara seri. Hal tersebut merupakan kelanjutan dari kegiatan-kegiatan yang terjadi sebelumnya. Dalam administrasi kepegawaian terdapat pula sistem terbuka meliputi unsurunsur yang akan diarahkan demi mencapai hasil yang maksimal. Dalam sistem tersebut ada hal yang dibutuhkan oleh pegawai. Input tersebut kemudian akan diproses sehingga menghasilkan output. Dalam pengangkatan pegawai menggunakan beberapa sistem yaitu sebagai berikut. a. Career System Sistem ini merupakan suatu jenis sistem yang mendasarkan atas kecakapan pegawai dalam sistem pengangkatannya. Selanjutnya perkembangan kemampuan pegawai tersebut juga akan berpengaruh bagi perkembangan karier dalam perusahaan tersebut. b. Patronage System Sistem ini merupakan suatu jenis sistem untuk mengangkat pegawai atas dasar keinginan dalam membantu kelancaran pekerjaan pegawai lainnya.



c. Merit System Sistem ini merupakan suatu jenis sistem pengangkatan dengan didasarkan atas keahlian serta kecakapan seorang pegawai, Dalam sistem ini menganggap bahwa negara akan menjadi maju apabila terdiri dari pegawai-pegawai yang kompeten. d. Spolis System Sistem ini merupakan suatu jenis sistem dengan mengangkat pegawai atas dasar dari keanggotaan seseorang tersebut dalam suatu partai. Spolissystem merupakan salah satu sistem tertua di dunia sehingga sudah banyak pula negara yang tidak menerapkan sistem model ini. Hal ini dikarenakan sistem ini tidak begitu memerhatikan kecakapan pegawai sehingga efisiensi kerja tidak dapat tercapai. e. Nepotism System Sistem ini merupakan suatu sistem dengan mengangkat pegawai atas dasar kekerabatan, yaitu berdasarkan keluarga, saudara, maupun teman dekat. Beberapa sistem kepegawaian yang dikenal luas oleh masyarakat dalah sebagai berikut. 1) Unified System Sistem ini merupakan suatu jenis sistem dengan membentuk secara lembaga tingkat nasional demi manajemen kepegawaian. 2) Integrated System Sistem ini merupakan suatu jenis sistem kepegawaian dengan membentuk manajamen kepegawaian. Hal tersebut untuk melakukan tahapan dari mulai rekruitmen, penempatan, pengembangan, penilaian sampai dengan penggajian, dan pensiun ditentukan oleh pusat. 3) Separated System Sistem ini merupakan suatu jenis sistem dengan manajemen kepegawaian yang dilakukan oleh daerah masingmasing dari mulai sistem penggajian dan pensiunan.