SCM Struktur Organisasi Dan Tugas [PDF]

Citation preview

Struktur organisasi pada SCM Berikut adalah gambaran struktur organisani pada bagian SCM:



Penjelasan prosesnya, bagian dan tugas:



Procurement (Strategic Sourcing dan Tactical Purchasing) Procurement adalah proses dimana perusahaan memperoleh komponen bahan baku, produk, pelayanan atau sumber daya lainnya dari supplier untuk melaksanankan operasi mereka. Tugas:      



Merancang hubungan yang tepat dengan supplier. Memilih supplier Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier Melakukan proses pembelian Mengevaluasi kinerja supplier



Sourcing adalah keseluruhan sekumpulan proses bisnis yang diperlukan untuk membeli barang dan jasa. Untuk fungsi rantai pasokan, keputusan yang paling penting adalah apakah outsource atau in-house. Sebuah perusahaan outsource jika perusahaan menyewa perusahaan luar untuk melaksanakan operasi dalam suatu perusahaan. Aktifitas outsourcing rantai pasokan berdasarkan dua pertanyaan: 



Akankah pihak ketiga meningkatkan surplus rantai pasokan untuk meningkatkan aktivitas in-house?







Sampai seberapa tingkat resiko tumbuh dari outsourcing?



Tugas sourcing:  Melakukan supplier scoring dan assessment , yaitu proses untuk melihat tingkat performa supplier. Ketika melakukan scoring dan menakasir supplier, ada faktor lain daripada kuota harga yang harus dipertimbangkan: pemenuhan lead time, performa on-time, fleksibelitas pasokan, frekuensi pengiriman/minimum lot size, kualitas pasokan, biaya transportasi inbound, pricing term, kapabilitas koordinasi informasi, kapabilitas kalaborasi desain, tingkat bunga, pajak dan tugas, kelangsungan hidup supplier. Jadi tidak fokus hanya pada kuota harga.  Melakukan supplier selection, yaitu pemilihan supplier yang sesuai . Sebelum menyeleksi supplier, perusahaan harus memutuskan apakah menggunakan single sourcing atau multiple supplier. Seleksi supplier adalah setelah menggunakan mekanisme yang variasi, meliputi offline competitive bid, reverse auction atau negosiasi langsung. Apapun juga mekasisme yang digunaka, seleksi supplier harus berdasarkan pada biaya total yang digunakan supplier dan tidak hanya harga pembeliaan. Mekanisme lelang yang sering digunakan dalam praktek dan menyoroti semua kekayaan mereka. Lelang dalam rantai pasokan : pembeli perlu struktur lelang untuk meminimalkan biaya mereka dan mendapatkan supplier yang menang dengan biaya yang rendah dengan tawaran mereka. Lelang dibuka seperti lelang bahasa inggris mungkin untuk mencapai



outcome. Prinsip dasar negosiasi : kuncy sukses negosiasi, untuk membuat outcome yang sama-sama untung.  Melakukan design collaboraton untuk mengurangi bisaya, memperbaiki kualitas.  Sourcing planning dan analysis, yaitu untuk menganalisis pengeluaran silang berbagai supplier untuk mengidentifikasi kesempatan untuk mengurangi biaya total. Pengeluraan pengadaan harus di analisis penyalur dan bagian untuk memastikan kecocokan skala ekonomi. Analisis performa supplier harus digunakan untuk membangun portfolio supplier dengan kekuatan komplementer. Murah, tetapi perform yang rendah, supplier harus menggunakan untuk persediaan berdasarkan permintaan sedangkan perform yang tinggi tapi lebih mahal, supplier harus menggunakan untuk menahan melawan variasi dalam permintaan dan persediaan dari sumber daya lain.  Melakukan risk management



Logistics Tugas dalam bagian logistic:  Melakukan order barang. Dalam hal ini, seorang logistik harus mempunyai daftar-daftar supplier barang yang dibutuhkan oleh perusahan untuk menunjang produksi. Seorang logistik juga harus sering berkoordinasi dengan koordinator produksi dan pihak supplier supaya kebutuhan logistik barang tetap pada porsinya.  Menerima barang. Setelah melakukan order, pastikan barang datang tepat waktu sesuai dengan perjanjian. Ketika barang sudah datang, maka seorang logistik lah yang menandatangani struk penerimaan barang. Setelah itu, pastikan barang yang diterima dalam keadaan baik dan jumlah yang dikirim sesuai dengan yang di order.  Invoicing. merupakan penagihan, setelah faktur penjulan kita terima, masukkan semua dalam data faktur penangihan. Setelah semuanya selesai dilakukan, menyerahkan penagihan tersebut ke bagian staf keuangan untuk membayarnya.  Distribusi. Setelah semua selesai dan sudah pasti bahwa barang yang sudah sesuai dengan order, maka tugas selanjutnya adalah mendistribusikan barang-barang tersebut ke bagian-bagian produksi yang memerlukan.  Controlling. Setelah didistribusikan bukan berarti tugas seorang logistik selesai, seorang logistik masih harus memonitoring dan mengontrol bahwa barang tersebut digunakan dengan sewajarnya. Secara detail untuk masing-masing bagian: Warehousing Didalam suatu perusahaan atau pabrik warehouse mempunyai peranan penting dalam terlaksananya kelancaran proses produksi dalam menjaga harta perusahaan yang berbentuk barang – barang material ataupun barang jadi. Warehouse merupakan tempat penyimpanan barang – barang, baik bahan baku ( Raw material ) dan barang jadi ( finished goods ). Semua barang yang disimpan di warehouse harus di jaga dari kerusakan yang disebabkan dari penyimpanan ataupun dari lingkungan dan kondisi udara.



Pada umumnya ruang lingkup pada bagian warehosing adalah:  Menerima kedatangan material baik dari lokal ataupun dari impor  Menyimpan material yang akan digunakan pada proses produksi  Memastikan terlaksananya proses supply sesuai dengan rencana produksi  Terkontrolnya kualitas dan kuantitas barang yang berada pada pengawasan warehouse Agar proses diatas terlaksana dengan baik, maka tugas pada warehouse bisa dibagi menjadi beberapa bagian: 1. Receiving Penerimaan material dan melakukan pengecekan terhadap barang dengan menyesuaikan dengan dokumen pengiriman dari supplier. 2. Storing Bagian storing sebagai pemegang stock barang ( stock keeper ), yang bertanggung jawab terhadap kuantitas dan kualitas barang yang ada dalam pengawasan warehouse. Pada proses ini material setelah di check bagian receiving kemudian disimpan sesuai lay out. 3. Issuing Issuing merupakan pengeluaran barang – barang dari warehouse ke produksi atas dasar permintaan dari bagian produksi, dan akan digunakan untuk membuat suatu produk. Barang – barang yang dikeluarkan untuk kebutuhan produksi adalah sesuai dengan tertera pada form permintaan barang sebagai WORK ORDER . Work order dikeluarkan oleh bagian produksi sebagai permintaan material ke bagian warehouse yang akan dirakit, sesuai dengan model yang akan diproduksi atas dasar schedule yang sudah di jadwalkan. 4. Finished goods Yaitu penyimpanan produk hasil produksi yang selanjutnya dikirim ke customer. 5. Part Control Control untuk memastikan kelengkapan material untuk kebutuhan produksi, menginput data ke komputer mengenai kedatangan dan pengeluaran material.



Inventory Inventory adalah material dan persediaan yang keduanya dimiliki oleh suatu badan usaha atau institusi untuk penjualan atau persediaan masukan untuk proses produksi. Seluruh badan usaha atau institusi membutuhkan inventory dan biasanya inventory merupakan bagian yang besar dari total asset. Inventory sangat penting bagi perusahaan manufaktur secara finansial, inventory biasanya mewakili 20% sampai 60% dari total asset di dalam balance sheet. Pada bagian inventory ada yang dinamakan dengan Production Planning and Inventory Control memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Memimpin dan bertanggung jawab untuk kegiatan pekerjaan di Bagian PPIC dan Bagian Gudang. Job aktivitas di PPIC termasuk pengendalian persediaan, pengendalian produksi perencanaan, dan kontrol pengiriman. Job aktivitas di gudang, termasuk bahan yang masuk, penyimpanan, penyediaan, dan pengiriman. 2. Membuat rencana kegiatan tahunan dan penganggaran untuk basis Departemen PPIC pada rencana bisnis perusahaan. 3. Membuat laporan kegiatan. Laporan ini disampaikan kepada Top Management di Management Review bulanan. 4. Bertanggung jawab untuk Program Pengurangan Biaya di Departemen PPIC. 5. Bertanggung jawab untuk perbaikan terus-menerus di Departemen PPIC. 6. Bertanggung jawab untuk pengembangan sumber daya manusia di Departemen PPIC. Transportation Fungsi transportasi berhubungan dengan bagian luar dan dalam departemen logistik.Dengan bagian finansial (freight bills/ biaya pengiriman), engineering (pengemasan,transportasi peralatan), manajemen persediaan (bahan baku, komponen, gudang jadi),hokum (kontrak gudang dan alat angkut), produksi (pengiriman tepat waktu),purchasing (pemilihan supplier), marketing/ sales (standar pelayanan pelanggan),receiving (klaim, dokumentasi), dan pergudangan (supply peralatan, penjadwalan.



Management Tugas:  Meramalkan permintaan pelanggan.  Membuat jadwal produksi  Menyiapkan jaringan transportasi  Memesan persediaan pengganti dari parapemasok  Mengelola persediaan: bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi  Menjalankan produksi  Menjamin kelancaran transportasi sumber dayakepada pelanggan  Melacak aliran sumber daya material, jasa, informasi,dan keuangan dari pemasok, di dalam perusahaan, dan kepada pelanggan.