SIM Ed3 EKMA4434 PDF [PDF]

Citation preview

Sistem Informasi Manajemen Penulis: Prof. Dr. Jogiyanto H.M., MBA, Akt. ISBN: 978-602-392-163-8 e-ISBN: 978-602-392-164-5 Penelaah Materi: Prof. Dr. Ir. Teuku Abdullah Sanny, M.Sc Pengembang Desain Instruksional: Andi Mulyana, S.E. Penyunting Perancang Kover dan Ilustrasi Penata Letak



: Andi Mulyana, S.E. : Dra. Suparmi : Ari Akbar



Penerbit: Universitas Terbuka Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe, Pamulang, Tangerang Selatan - 15418 Banten – Indonesia Telp.: (021) 7490941 (hunting); Fax.: (021) 7490147 Laman: www.ut.ac.id. Edisi ketiga Cetakan pertama, April 2018 Cetakan kedua, Juni 2018 2018 oleh Universitas Terbuka Hak cipta dilindungi Undang-Undang ada pada Penerbit Universitas Terbuka Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Dilarang mengutip sebagian ataupun seluruh buku ini dalam bentuk apa pun tanpa izin dari penerbit Katalog Dalam Terbitan (KDT) Jogiyanto Sistem informasi manajemen (BMP); 1--9 / EKMA4434 / 3SKS / Jogiyanto. – Cet. 2; ed. 3--. Tangerang Selatan : Universitas Terbuka, 2018. (334 hal.: 21 cm). Termasuk daftar referensi. ISBN 978-602-392-163-8 e-ISBN: 978-602-392-164-5 1. sistem informasi manajemen I. Judul 658.45—ddc23



201700060



Dicetak oleh



iii



Daftar Isi TINJAUAN MATA KULIAH ...........................................................



ix



MODUL 1: KONSEP DASAR SISTEM DAN INFORMASI Kegiatan Belajar 1: Pengertian Sistem ............................................................................... Latihan …………………………………………............................... Rangkuman …………………………………..................................... Tes Formatif 1 ……………………………..……..............................



1.1 1.3 1.17 1.17 1.19



Kegiatan Belajar 2: Konsep Dasar Informasi ..................................................................... Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 2 ……………………………..……..............................



1.22 1.27 1.28 1.28



KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. DAFTAR PUSTAKA ........................................................................



1.31 1.32



MODUL 2: KONSEP SISTEM INFORMASI Kegiatan Belajar 1: Perkembangan Sistem Informasi ........................................................ Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 1 ……………………………..……..............................



2.1 2.3 2.13 2.13 2.16



Kegiatan Belajar 2: Komponen-komponen Sistem Informasi ........................................... Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 2 ……………………………..……..............................



2.19 2.28 2.28 2.29



KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. DAFTAR PUSTAKA ........................................................................



2.32 2.33



iv



MODUL 3: PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN DAN INFORMASI YANG DIBUTUHKAN Kegiatan Belajar 1: Pengambilan Keputusan Manajemen ................................................. Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 1 ……………………………..……..............................



3.1



3.3 3.9 3.9 3.10



Kegiatan Belajar 2: Informasi Untuk Pengambilan Keputusan Manajemen ..................... Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 2 ……………………………..……..............................



3.15 3.27 3.27 3.29



KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. DAFTAR PUSTAKA ........................................................................



3.34 3.35



MODUL 4: APLIKASI SISTEM INFORMASI Kegiatan Belajar 1: Aplikasi Sistem Informasi di Fungsi-fungsi Organisasi .................... Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 1 ……………………………..……..............................



4.1 4.3 4.13 4.14 4.16



Kegiatan Belajar 2: Implementasi Keperawatan Komunikasi ........................................... Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 2 ……………………………..……..............................



4.19 4.25 4.26 4.27



Kegiatan Belajar 3: Aplikasi Sistem Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif ................ Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 3 ……………………………..……..............................



4.33 4.37 4.37 4.38



v



KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. DAFTAR PUSTAKA ........................................................................



4.42 4.43



MODUL 5: PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Kegiatan Belajar 1: Siklus Hidup Pengembangan Sistem ................................................ Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 1 ……………………………..……..............................



5.1 5.3 5.11 5.12 5.14



Kegiatan Belajar 2: Metodologi Pengembangan Sistem Informasi Terstruktur ................ Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 2 ……………………………..……..............................



5.19 5.27 5.28 5.29



KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. DAFTAR PUSTAKA ........................................................................



5.32 5.33



MODUL 6: KONSEP SISTEM INFORMASI Kegiatan Belajar 1: Teknologi Perangkat Keras ................................................................ Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 1 ……………………………..……..............................



6.1 6.3 6.13 6.14 6.16



Kegiatan Belajar 2: Teknologi Perangkat Lunak .............................................................. Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 2 ……………………………..……..............................



6.19 6.24 6.25 6.26



KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. DAFTAR PUSTAKA ........................................................................



6.32 6.33



vi



MODUL 7: BASIS DATA Kegiatan Belajar 1: Konsep Basis Data .............................................................................. Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 1 ……………………………..……..............................



7.1 7.3 7.9 7.10 7.12



Kegiatan Belajar 2: Organisasi File .................................................................................... Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 2 ……………………………..……..............................



7.16 7.25 7.26 7.28



KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. DAFTAR PUSTAKA ........................................................................



7.33 7.34



MODUL 8: PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI Kegiatan Belajar 1: Pengendalian Secara Umum .............................................................. Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 1 ……………………………..……..............................



8.1 8.3 8.12 8.13 8.14



Kegiatan Belajar 2: Pengendalian Aplikasi ........................................................................ Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 2 ……………………………..……..............................



8.19 8.29 8.30 8.31



KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. DAFTAR PUSTAKA ........................................................................



8.36 8.37



MODUL 9: INTERNET DAN E-BUSINESS Kegiatan Belajar 1: Internet ................................................................................................



9.1 9.3



vii



Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 1 ……………………………..……..............................



9.9 9.9 9.11



Kegiatan Belajar 2: E-Commerce dan E-Business ............................................................. Latihan …………………………………………............................... Rangkuman ………………………………….................................... Tes Formatif 2 ……………………………..……..............................



9.15 9.27 9.28 9.30



KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. DAFTAR PUSTAKA ........................................................................



9.35 9.36



ix



Tinjauan Mata Kuliah



S



istem informasi manajemen (SIM) merupakan Sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Pengaplikasian system informasi manajemen ini memberikan kontribusi dan keunggulan terhadap pengambilan keputusan manajemen dan meningkatkan sumber daya informasi yang kompetitif . Mata kuliah SIM ini mencakup pembahasan mengenai konsep-konsep dasar informasi, basis data, aplikasi dalam pengambilan keputusan dan perkembangan system teknologi informasi, serta internet sebagai sarana penunjang kegiatan bisnis. Dari pemaparan informasi diatas, Anda diharapkan mampu menjelaskan dan mengaplikasikan konsep dan teori buku materi pokok ini. Buku materi pokok ini terdiri atassembilan modul dengan capaian bobot 3 sks yang mencakup berikut ini. 1. Konsep dasar sistem informasi Tujuan pokok bahasan ini adalah Anda mampu menjelaskan pengertian serta konsep dasar yang berkaitan dengan sistem informasi. 2. Konsep sistem informasi Tujuan pokok bahasan ini adalah Anda mampu menjelaskan era perkembangan dan komponen-komponen yang mendukung sistem informasi. 3. Pengambilan keputusan manajemen dan informasi yang dibutuhkan Tujuan pokok bahasan ini adalah Anda mampu menjelaskan pengambilan keputusan pada tingkatan manajemen dan informasi penunjang untuk pengambilan keputusan. 4. Aplikasi sistem informasi Tujuan pokok bahasan ini adalah Anda mampu menjelaskan serta mengaplikasikan fungsi-fungsi suatu sistem informasi di level-level organisasi serta sistem aplikasi untuk keunggulan yang kompetitif.



x



5.



6.



7.



8.



9.



Pengembangan sistem informasi Tujuan pokok bahasan ini adalah Anda mampu menjelaskan siklus hidup pengembangan sistem dan metodologi pengembangan sistem informasi yang terstruktur. Teknologi sistem informasi Tujuan pokok bahasan ini adalah Anda mampu menjelaskan teknologi perangkat keras dan perangkat lunak sistem informasi. Basis data Tujuan pokok bahasan ini adalah Anda mampu menjelaskan konsep basis data dan pengklasifikasian organisasi file. Pengendalian sistem informasi Tujuan pokok bahasan ini adalah Anda mampu menjelaskan macammacam pengendalian secara umum dan pengendalian aplikasi pada sistem informasi. Internet dan e-business Tujuan pokok bahasan ini adalah Anda mampu menjelaskan internet,ecommerce, dan e-business.



Untuk dapat memudahkan memahami buku materi pokok mata kuliah ini, berikut disampaikan peta kompetensi yang menggambarkan tujuan dari instruksional tiap topik bahasan dan kompetensi pendukung yang harus Anda kuasai untuk mencapai kompetensi utama mata kuliah ini. Mempelajari setiap modul dengan cermat sesuai petunjuk yang ada serta mengerjakan semua latihan dan tes yang diberikandapat membuat Anda berhasil dalam menguasai tujuan yang telah ditetapkan.



ix



Peta Kompetensi Sistem Informasi Manajemen/EKMA4434/3 sks Setelah mengikuti mata kuliah Sistem Informasi Manajemen mahasiswa diharapkan diharapkan mampu menjelaskan konsep-konsep dasar informasi, basis data, aplikasi dalam pengambilan keputusan dan perkembangan sistem teknologi informasi serta mengaplikasikan internet sebagai sarana penunjang kegiatan Bisnis dan Informasi.



8 Menjelaskan Pengendalian Sistem Informasi



3 Menjelaskan Pengambilan Keputusan Manajemen dan Informasi yang Dibutuhkan



4 Menjelaskan Aplikasi Sistem Informasi



1 Menjelaskan Konsep Dasar Sistem Informasi



9 Menjelaskan Internet dan E-Business



5 Menjelaskan Pengembangan Sistem Informasi



6 Menjelaskan Teknologi Sistem Informasi



7 Menjelaskan Basis Data



2 Menjelaskan Konsep Sistem Informasi



xi



Modul 1



Konsep Dasar Sistem dan Informasi Prof. Dr. Jogiyanto H.M.,M.B.A.,Akt.



PEN D AH U LU A N



M



odul ini akan membahas bagian yang paling mendasar dari sistem informasi manajemen, yaitu sistem dan informasi. Untuk dapat memahami sistem informasi manajemen dengan baik, pembaca harus memahami terlebih dahulu apa itu suatu sistem karena sistem informasi manajemen itu sendiri adalah suatu sistem. Memahami informasi juga merupakan hal yang sangat penting karena informasi ini adalah keluaran dari sistem informasi manajemen. Tidak ada di dunia ini yang tidak berbentuk sebagai suatu sistem. Semua yang ada di dunia ini sebenarnya adalah suatu sistem. Misalnya, sistem pendidikan, sistem pendengaran, sistem peredaran darah, sistem pencernaan, sistem transportasi, sistem komunikasi, sistem penerangan, atau sistem tata surya. Memahami sistem yang paling mengena adalah pertama kali dengan mempelajari definisinya. Dari definisinya, dapat diketahui dengan persis apa sebenarnya suatu sistem itu. Suatu sistem juga mempunyai karakteristik. Suatu sistem juga dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa kelompok. Tidak ada di dunia ini sistem yang benar-benar tertutup. Sistem yang tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Hal yang ada adalah sistem terbuka atau sistem yang secara relatif tertutup.Karena sistem selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya, lingkungan luar yang merugikan perlu dikendalikan. Oleh karena itu, sistem yang baik harus mempunyai pengendalian. Sesudah mempelajari dengan baik modul ini, Anda diharapkan mampu 1. menjelaskan definisi sebuah sistem; 2. menjelaskan perbedaan sistem fisik dan sistem prosedural; 3. menjelaskan karakteristik dari suatu sistem; 4. menjelaskan klasifikasi sistem; 5. menjelaskan pengendalian sistem;



1.2



6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.



Sistem Informasi Manajemen 



memahami pengendalian pencegahan; memahami pengendalian umpan balik; memahami pengendalian umpan maju; menjelaskan definisi informasi; mengetahui mutu sebuah informasi; mengetahui arti penting suatu informasi bagi organisasi; menjelaskan jenis sistem dan subsistem informasi; menjelaskan pengendalian dalam sistem; mengetahui penilaian sebuah informasi.



Untuk dapat memahami isi modul ini, Anda dapat melakukan strategi sebagai berikut ini. 1. Baca materi tiap-tiap kegiatan belajar sampai selesai. 2. Ulangi membaca materi ini untuk masing-masing alinea dan renungkan apakah maksud dari alinea ini telah dipahami. Jika belum paham, baca kembali alinea tersebut. 3. Untuk meyakinkan bahwa Anda sudah benar-benar memahami suatu kegiatan belajar, kerjakan latihan-latihan. Latihan-latihan yang belum dapat dijawab dapat dicari kembali jawabannya dengan membaca materi yang bersangkutan. 4. Untuk pemahaman lebih teperinci, tes formatif dapat dijawab. Jika jawaban Anda kurang dari 80%, Anda harus membaca ulang bagian yang belum dipahami. 5. Uji kembali hal-hal penting yang tidak boleh dilewati dengan mengartikan masing-masing istilah-istilah penting yang diberikan di masing-masing kegiatan belajar.



1.3



 EKMA4434/MODUL 1



Kegiatan Belajar1



Pengertian Sistem A. PENDEKATAN PEMAHAMAN SISTEM Kita hidup di dunia yang penuh dengan sistem. Lihat di sekeliling Anda maka apa yang Anda lihat sebenarnya adalah kumpulan dari sistem-sistem. Misalnya, sistem penerimaan mahasiswa baru, sistem perkuliahan, sistem perguruan tinggi, sistem perekonomian, sistem bisnis, sistem peredaran bumi, atau sistem transportasi. Lihat juga diri kita sendiri maka apa yang kita miliki juga merupakan kumpulan dari sistem-sistem, misalnya sistem pencernaan makanan, sistem pernapasan, sistem peredaran darah, dan lain sebagainya. Demikian juga dengan sistem informasi yang juga merupakan suatu sistem. Oleh karena itu, pemahaman suatu sistem terlebih dahulu akan sangat membantu pemahaman sistem informasi. Sistem (system) dapat dijelaskan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang tepat didekati dengan pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku besar. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya serta membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang dapat didekati dengan pendekatan ini misalnya adalah sistem komputer yang didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak. Kedua pendekatan ini adalah benar. Tidak ada pendekatan yang salah. Beberapa penulis memilih salah satu dari pendekatan ini untuk memudahkan menggambarkan sebuah sistem. Suatu sistem sebenarnya terdiri atas dua bagian, yaitu struktur dan proses. Struktur adalah komponen dari sistem tersebut dan proses adalah prosedurnya. Kedua pendekatan tersebut hanya mengambil satu aspek dari sistem untuk menjelaskannya dari sudut pandangan aspek tersebut. Untuk sistem yang lebih menekankan pada prosesnya, pendekatan prosedur akan lebih mengena untuk menggambarkan



1.4



Sistem Informasi Manajemen 



sistem tersebut. Untuk sistem yang fisiknya lebih terlihat, pendekatan komponen akan lebih jelas digunakan untuk menggambarkan sistemnya. Sebagai ilustrasi, misalnya adalah sebuah mobil. Untuk menggambarkan dan menjelaskan mobil kepada orang yang belum pernah melihat dan mengenalnya, pendekatan komponen mungkin akan lebih mengena. Jika dijelaskan dengan pendekatan prosedur,suatu mobil sebagai suatu sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur, seperti membuka pintunya, angkat kaki kiri masuk ke dalam mobil, kemudian angkat kaki kanan untuk masuk ke dalam mobil sehingga dapat duduk di belakang kemudi, menghidupkan mesin, memasukkan gigi persneling, dan menjalankan. Jika dijelaskan dengan pendekatan komponen,suatu mobil dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen-komponen kerangka mobil, bodi mobil, tempat duduk, dashboard, mesin, kemudi, dan empat rodanya yang bekerja bersama-sama membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuannya, yaitu membawa penumpang dari satu tempat ke tempat yang lain dengan aman dan nyaman. Dari kedua definisi di atas, orang yang belum pernah melihat mobil akan lebih mudah membayangkan, seperti apa mobil itu melalui pendekatan komponen dibandingkan melalui pendekatan prosedur. Sebagai pembuktiannya, untuk mengetes apakah orang tersebut sudah dapat membayangkan seperti apa mobil itu, orang tersebut dapat diminta untuk membuatkan miniatur mobil seperti apa yang sudah dipahaminya. Jika dia memahami komponen-komponennya, orang tersebut akan lebih mudah membuat miniatur mobil dengan masing-masing komponennya dan merangkainya bersama-sama untuk membentuk suatu mobil. Jika yang dipahaminya adalah prosedurnya, akan sangat sulit bagi orang tersebut untuk membuat miniatur mobil tersebut karena tidak mudah merancang “angkat kaki kiri masuk ke dalam mobil, kemudian angkat kaki kanan untuk masuk ke dalam mobil sehingga dapat duduk di belakang kemudi” menjadi suatu miniatur mobil. Dari ilustrasi di atas, suatu sistem seperti sistem informasi akan lebih mudah dipahami dan dirancang jika didekati dengan pendekatan komponen. Oleh karena itu, buku ini akan menggunakan pendekatan komponen untuk menjelaskannya. Pendekatan komponen merupakan pendekatan yang relatif baik digunakan untuk menjelaskan suatu sistem informasi. Akan tetapi, penggunaan pendekatan komponen ini mempunyai kelemahan. Kelemahan



 EKMA4434/MODUL 1



1.5



utama penggunaan pendekatan ini adalah komponen-komponen dari sistem tidak dapat diidentifikasi dengan jelas. Satu komponen saja tidak teridentifikasi, hal itu akan gagal untuk menggambarkan sistem itu dengan baik dan sistem tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya. B. DEFINISI SISTEM Mempelajari suatu sistem akan lebih mengena apabila mengetahui terlebih dahulu apakah suatu sistem itu. Pengertian tentang sistem dapat pertama kali didapat dari definisinya. Dengan demikian, definisi ini akan mempunyai peranan yang penting di dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. Secara umum, suatu sistem terdiri atas struktur dan proses. Beberapa definisi dari sistem menyebutkan bahwa sistem terdiri atas struktur dan proses. Akan tetapi, beberapa definisi dari sistem hanya menyebutkan kumpulan dari struktur atau proses. Sistem yang didefinisikan sebagai kumpulan dari struktur bukan berarti sistem tersebut tidak mempunyai proses. Sistem ini tetap mempunyai proses, tetapi strukturnya dianggap lebih dominan dan lebih ditekankan dari prosesnya. Sistem yang strukturnya lebih dominan dari prosesnya adalah sistem fisik. Sebaliknya, beberapa definisi sistem hanya menyebutkan suatu sistem merupakan kumpulan dari proses saja. Sistem ini tetap mempunyai struktur, tetapi prosesnya dianggap lebih dominan dan lebih ditekankan dari strukturnya. Sistem yang prosesnya lebih dominan dari strukturnya adalah sistem prosedural. Struktur dari suatu sistem disebut juga dengan nama lainnya komponen, subsistem, elemen, dan blok bangunan. Berikut ini adalah contoh dari beberapa definisi sistem yang menekankan pada struktur, elemen, atau blok bangunannya. 1. Suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas interaksi subsistem yang berusaha mencapai tujuan (goal) yang sama (Moscove dan Simkin, 1984). 2. Suatu sistem beroperasi dan berinteraksi dengan lingkungannya untuk mencapai sasaran (objectives) tertentu, suatu sistem menunjukkan tingkah lakunya melalui interaksi di antara komponen-komponen dalam sistem dan di antara lingkungannya (Wu, 1984).



1.6



3.



4.



5.



Sistem Informasi Manajemen 



Suatu sistem adalah suatu kumpulan komponen yang berinteraksi membentuk suatu kesatuan dan keutuhan yang kompleks dalam tingkat tertentu untuk mengejar tujuan yang umum (Nash dan Roberts, 1984). Suatu sistem adalah kumpulan interaksi dari komponen-komponen yang beroperasi dalam suatu batas sistem. Batas sistem akan menyaring tipe dan tingkat arus dari input serta output di antara sistem dengan lingkungannya (Hicks Jr. dan Leininger, 1986). Suatu sistem adalah suatu kumpulan dari bagian-bagian yang ditata dan berinteraksi bersama-sama untuk melakukan suatu fungsi (Blissmer, 1985).



Beberapa definisi sistem lainnya menekankan pada kumpulan dari proses. Proses dari suatu sistem disebut juga dengan nama lain siklus dan prosedur. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur ini lebih menekankan pada urut-urutan operasi dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Fitz Gerald dkk (1984) sebagai urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana (how) mengerjakannya. Definisi mana yang akan digunakan? Apakah suatu sistem kumpulan dari komponen-komponen atau kumpulan-kumpulan dari proses-proses? Untuk sistem fisik yang memang terdiri atas banyak komponen fisik,pendekatan komponen lebih tepat. Untuk sistem prosedural yang memang terdiri atas banyak prosesnya,pendekatan prosedur lebih tepat digunakan. Untuk mempelajari sistem informasi manajemen yang merupakan sistem fisik, pendekatan komponen lebih tepat digunakan. Pendekatan komponen ini akan lebih mengena juga dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan sistem informasi. Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analis, dan perancang sistem, harus dimengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen,elemen-elemen, atau subsistem-subsistem dari sistem tersebut. C. KARAKTERISTIK SISTEM Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan



 EKMA4434/MODUL 1



1.7



(input), keluaran (output), pengolah (process), sasaran (objectives), atau tujuan (goal).



Gambar 1.1 Karakteristik Suatu Sistem



1.



Komponen Sistem Suatu sistem terdiri atas sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem, tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistemsubsistem. Sebagai contoh, sistem akuntansi dapat terdiri atas beberapa subsistemsubsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, dan subsistem akuntansi biaya. Subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri lepas sendirisendiri. Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (integrated). Umumnya sistem yang luas terdiri atas subsistem-subsistem dan sistem yang lebih kecil dapat terdiri atas subsistem-subsistem lagi atau terdiri atas komponen-



1.8



Sistem Informasi Manajemen 



komponen. Integrasi dari sistem dicapai dari interaksi antara komponenkomponennya dan dengan subsistem-subsistem yang lainnya. Di sistem akuntansi, terdapat subsistem-subsistem yang telah disebutkan di atas dan untuk masing-masing subsistem kemungkinan terdapat subsistemsubsistem yang lebih kecil lagi atau terdapat elemen-elemen atau komponenkomponen dari sistem tersebut. Komponen-komponen dari sistem akuntansi manual dapat terdiri atas dokumen-dokumen dasar sebagai komponen masukan; catatan-catatan, seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, atau neraca saldo; serta peralatan-peralatannyayang merupakan komponenkomponen pengolah dan laporan-laporan keuangan, misalnya neraca, laporan laba/rugi, laporan perubahan modal, laporan laba yang ditahan, dan laporanlaporan lainnya yang merupakan komponen keluaran. Selain elemen-elemen dari sistem tersebut harus berinteraksi, sistem akuntansi sebagai subsistem dari sistem bisnis harus dapat berintegrasi dengan subsistem-subsistem lainnya. Integrasi ini dapat dilakukan dengan diterapkan prosedur-prosedur. Sebagai ilustrasi, dokumen dasar yang berisi data transaksi merupakan komponen masukan untuk sistem akuntansi. Dokumen dasar tersebut umumnya berasal dari subsistem yang lainnya dalam sistem bisnis, dapat dari subsistem penjualan, subsistem produksi, atau subsistem personalia. Arus dokumen dari subsistem yang lain ke subsistem akuntansi melalui suatu prosedur sehingga didapatkan integrasi dengan subsistem-subsistem yang lainnya. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan memengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan suprasistem. Misalnya, suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar disebut dengan suprasistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem,perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga apabila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem,sistem akuntansi adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, perusahaan adalah suprasistem dan industri adalah supra dari suprasistem.



1.9



 EKMA4434/MODUL 1



Supra dari suprasistem



Suprasistem



Suprasistem



Sistem



Sistem



Subsistem



Subsistem



Sub dari subsistem



Gambar 1.2 Subsistem, Sistem, dan Suprasistem



2.



Batas Sistem Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3.



Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang memengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan harus tetap dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan; kalau tidak, hal itu akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. 4.



Penghubung Sistem Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini, dimungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk



1.10



Sistem Informasi Manajemen 



subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung, satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya untuk membentuk satu kesatuan. 5.



Masukan Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh, dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. 6.



Keluaran Sistem Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada suprasistem. Misalnya, untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna karena merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. 7.



Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. 8.



Sasaran Sistem Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Apabila merupakan suatu sistem utama, misalnya sistem bisnis, istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lain yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis;



 EKMA4434/MODUL 1



1.11



istilah objectives lebih tepat. Jadi, tergantung dari ruang lingkup dari mana memandang sistem tersebut. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya (perbedaan tujuan dan sasaran lihat Gambar 1.2). C. KLASIFIKASI SISTEM Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan sebagai berikut. 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya, sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya, sistem komputer, sistem akuntansi, dan sistem produksi. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia. Misalnya, sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dan mesin disebut human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi akuntansi merupakan contoh man-machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi di antara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah



1.12



4.



Sistem Informasi Manajemen 



sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak di luarnya. Secara teoretis, sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).



Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Oleh karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Gambar 1.3 berikut menunjukkan sistem yang terbuka untuk sistem pengendalian persediaan.



Gambar 1.3 Sistem Terbuka Pengendalian Persediaan



Pada sistem terbuka ini, pengendalian persediaan barang ditangani oleh manusia. Dari hasil laporan yang dihasilkan komputer, dipilih satu per satu unit barang yang sudah lebih kecil atau sama dengan reorder point untuk



 EKMA4434/MODUL 1



1.13



dilakukan order pembelian. Bandingkan dengan sistem yang secara relatif tertutup berikut ini.



Gambar 1.4 Sistem Relatif Tertutup Pengendalian Persediaan



Dalam sistem yang relatif tertutup, proses komputer secara otomatis yang akan menyeleksi barang manakah yang harus dipesan kembali, tanpa turut campur tangan manusia. D. PENGENDALIAN SISTEM Karena suatu sistem tidak ada yang tertutup dan supaya sistem dapat terus melangsungkan hidupnya, sistem harus mempunyai daya membela diri atau sistem harus mempunyai sistem pengendalian. Pengendalian dari suatu sistem dapat berupa pengendalian umpan balik (feed back control system), pengendalian umpan maju (feed forward control system), dan pengendalian pencegahan (preventive control system). 1.



Sistem Pengendalian Umpan Balik Bentuk dasar dari sistem yang sederhana terdiri atas masukan, pengolah, dan keluaran yang tidak menyediakan suatu sistem pengendalian.



1.14



Sistem Informasi Manajemen 



Gambar 1.5 Bentuk Dasar Suatu Sistem



Untuk maksud pengendalian, dapat pengendalian umpan balik sebagai berikut.



ditambahkan



suatu



sistem



Gambar 1.6 Sistem dengan Sistem Pengendalian Umpan Balik



Pengendalian umpan balik merupakan proses mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Ketika terjadi perbedaan-perbedaan atau penyimpangan-penyimpangan, akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan sistem selanjutnya. Studi teoretis tentang sistem pengendalian umpan balik disebut cybernetics. Istilah ini berasal dari bahasa Yunani, yaitu hibernates yang berarti orang yang mengatur, penerapan suatu pengendalian dalam suatu sistem. Sistem pengendalian umpan balik mempunyai empat komponen dasar berikut. a. Suatu karakteristik atau kondisi yang dikendalikan diukur dari keluarannya. b. Suatu sensor (censor) yang mengukur karakteristik atau kondisi tersebut. c. Suatu unit pengendali (control unit) yang membandingkan hasil ukuran sensor dengan suatu standar (standard). d. Suatu unit pengatur (activating unit) yang menghasilkan tindakan penyesuaian untuk masukan selanjutnya.



 EKMA4434/MODUL 1



1.15



Gambar 1.7 Sistem Pengendalian Umpan Balik



Sistem pengendalian umpan balik disebut juga dengan istilah negative feed back karena hasil balik yang negatif akan dikendalikan supaya menjadi baik untuk masukan proses selanjutnya. Contoh yang paling umum dari sistem pengendalian umpan balik adalah sistem thermostat dalam alat pendingin (air conditioner). Kondisi temperatur yang dihasilkan oleh alat pendingin akan diukur oleh suatu sensor dan dibandingkan dengan standar temperatur yang tidak menyebabkan ruangan menjadi lembap. Apabila temperatur terlalu dingin, tungku pemanas (furnace) sebagai unit pengatur dalam thermostat akan dihidupkan. Apabila temperatur terlalu panas, tungku akan dimatikan dan alat pendingin akan bekerja kembali. Seandainya alat pendingin tidak mempunyai pengendalian ini, ruangan akan menjadi lembap dan tujuan dari alat pendingin tersebut tidak akan tercapai. Sistem akuntansi pertanggungjawaban (responsibility accounting system) merupakan penerapan dari sistem pengendalian umpan balik dalam sistem akuntansi. Sistem akuntansi pertanggungjawaban dapat berupa pusat biaya (cost centre), pusat laba (profit centre), dan pusat investasi (investment centre). Pada pusat biaya, misalnya, controllable cost dikendalikan dengan suatu anggaran yang sudah disusun. Realisasi dari suatu biaya yang dikendalikan apabila melebihi anggaran (unfavorable) akan dianalisis penyebabnya dan akan diperbaiki untuk masukan selanjutnya sehingga diharapkan biaya yang terjadi dapat diminimumkan.



1.16



2.



Sistem Informasi Manajemen 



Sistem Pengendalian Umpan Maju Sistem pengendalian umpan maju (feed forward control system) disebut juga dengan istilah positive feed back (umpan balik positif). Positive feed back mencoba mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hal balik yang positif. Sistem pengendalian umpan maju ini merupakan perkembangan dari sistem pengendalian umpan balik. Dalam sistem pengendalian umpan balik, pengendalian dilakukan setelah keluaran dihasilkan. Pengendalian seperti ini dianggap mempunyai kelemahan apabila penyimpangan dari keluaran dengan standar sangat besar. Padahal, keluaran ini merupakan hasil yang sudah telanjur terjadi dan dapat mengakibatkan hal yang sangat fatal. Ide supaya keluaran dapat dihasilkan dengan hal balik yang baik atau positif merupakan konsep dari sistem pengendalian umpan maju sehingga untuk halhal yang dianggap dapat terjadi penyimpangan yang besar dan tidak boleh terjadi, dilakukan pengendalian umpan maju. Supaya keluaran dapat dihasilkan umpan balik yang positif, pengendalian tidak boleh diukur dari keluarannya, tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya. Selama proses terjadi dalam sistem, selalu dilakukan pengamatan dan cepat-cepat diatasi apabila mulai terjadi penyimpangan sebelum telanjur fatal pada keluarannya. Contoh penerapan sistem pengendalian umpan maju yang paling banyak diterapkan pada sistem akuntansi terletak pada sistem perencanaan kas. Penerapan sistem pengendalian umpan balik pada sistem perencanaan kas akan sangat berbahaya dan bisa berakibat fatal ketika saldo suatu saat menjadi sangat kecil atau bahkan menjadi defisit dan akan menyebabkan likuiditas perusahaan rendah. Akibatnya, aktivitas perusahaan dapat terganggu. Untuk mengatasi hal ini, penerapan sistem pengendalian umpan maju diterapkan dengan meramalkan arus dari saldo kas di masa mendatang dengan membuat sistem anggaran kas. Kondisi yang dikendalikan adalah semua proses kegiatan perusahaan dan keputusan-keputusan yang memengaruhi tingkat saldo kas. Proses ini diukur dari arus kas yang terjadi melalui proses akuntansi dan dibandingkan dengan batasan saldo kas yang diperbolehkan dalam anggaran kas yang telah dibuat. Apabila saldo kas yang terjadi berada di luar batas saldo kas yang telah dianggarkan, cepat-cepat dilakukan tindakan pengaturan untuk memperbaiki saldo kas. Yang dipilih sebagai pengatur adalah manajer keuangan yang akan melakukan tindak penyesuaian terhadap saldo kas (misalnya dengan melakukan pinjaman bank jangka pendek, menginvestasikan kelebihan dana). Apabila setiap saat proses yang memengaruhi saldo kas selalu diawasi, dikendalikan, dan diambil



 EKMA4434/MODUL 1



1.17



tindakan secepatnya sebelum terjadi hal yang fatal; keluaran yang terjadi diharapkan akan sesuai dengan yang dikehendaki. 3.



Sistem Pengendalian Pencegahan Kalau sistem pengendalian umpan balik mengendalikan keluarannya, sedangkan sistem pengendalian umpan maju mengendalikan prosesnya; sistem pengendalian pencegahan mencoba untuk mengendalikan sistem di muka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal yang merugikan untuk masuk ke dalam sistem. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) 2) 3) 4)



Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem Dan prosedur! Jelaskan apa yang Anda ketahui tentang klasifikasi sistem! Jelaskan karakteristik suatu sistem! Bedakan antara pengendalian pencegahan, pencegahan umpan maju, dan pencegahan umpan balik!



Petunjuk Jawaban Latihan Pelajari kembali uraian materi Kegiatan Belajar 1.



R A NG KU M AN Suatu sistem terdiri atas struktur dan proses. Beberapa definisi dari sistem menyebutkan bahwa sistem terdiri atas struktur dan proses. Akan tetapi, beberapa definisi dari sistem hanya menyebutkan kumpulan dari struktur atau proses. Sistem fisik lebih didefinisikan sebagai kumpulan dari komponenkomponen yang bekerja sama untuk mencapai tujuannya. Sistem prosedural lebih didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur untuk mencapai tujuannya. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem



1.18



Sistem Informasi Manajemen 



(boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). Suatu sistem terdiri atas sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan memengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan suprasistem. Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang memengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem.Dengan demikian, harus tetap dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan.Kalau tidak,hal itu akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dan subsistem yang lainnya. Penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau pada suprasistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam



 EKMA4434/MODUL 1



1.19



ruang lingkup yang lebih sempit. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran,operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, di antaranya sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system), sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system), sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system); serta sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Oleh karena suatu sistem tidak ada yang tertutup dan supaya sistem dapat terus melangsungkan hidupnya,sistem harus mempunyai daya membela diri atau sistem harus mempunyai sistem pengendalian. Pengendalian dari suatu sistem dapat berupa pengendalian umpan balik (feed back control system), pengendalian umpan maju (feed forward control system), dan pengendalian pencegahan (preventive control system). TES F OR M AT IF 1 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Suatu sistem fisik adalah kumpulan dari …. A. input B. komponen-komponen C. proses-proses D. tujuan 2) Suatu sistem prosedural adalah kumpulan dari …. A. input B. komponen-komponen C. proses-proses D. tujuan 3) Berikut ini yang tidak termasuk dalam karakteristik sistem adalah …. A. input B. batas sistem C. entropi D. tujuan 4) Sistem yang lebih tinggi tingkatannya disebut dengan …. A. subsistem B. sistem besar



1.20



Sistem Informasi Manajemen 



C. suprasistem D. prosedur 5) Bagian dari sistem yang merupakan sistem yang lebih kecil tingkatannya disebut dengan …. A. subsistem B. lingkungan luar C. suprasistem D. prosedur 6) Sistem yang terjadi melalui proses alam disebut dengan sistem …. A. terbuka B. alamiah C. tertutup D. tertentu 7) Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi disebut dengan sistem …. A. terbuka B. alamiah C. tertutup D. tertentu 8) Sistem pengendalian yang dilakukan di-input dari sistem disebut dengan sistem pengendalian …. A. terbuka B. pencegahan C. umpan maju D. umpan balik 9) Sistem pengendalian yang dilakukan diproses dari sistem disebut dengan sistem pengendalian …. A. terbuka B. pencegahan C. umpan maju D. umpan balik 10) Sistem pengendalian yang dilakukan di-output dari sistem disebut dengan sistem pengendalian …. A. terbuka B. pencegahan



1.21



 EKMA4434/MODUL 1



C. umpan maju D. umpan balik Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.



Tingkat penguasaan =



Jumlah Jawaban yang Benar



 100%



Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.



1.22



Sistem Informasi Manajemen 



Kegiatan Belajar 2



Konsep Dasar Informasi



I



nformasi diibaratkan sebagai darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi. Seperti halnya manusia yang membutuhkan darah yang mengalir di tubuhnya, organisasi juga membutuhkan informasi ini. Suatu organisasi yang kurang atau tidak mendapatkan informasi tidak akan berhasil. A. DEFINISI INFORMASI Apakah sebenarnya informasi itu sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem? Informasi (information) didefinisikan oleh Hartono (2005) sebagai data yang diolah ke dalam bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Dari definisi informasi ini, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah 1. data yang diolah; 2. menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi para pemakainya. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadiankejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya, penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. B. SIKLUS INFORMASI Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau alfabet, angka-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, dan gambar-gambar.



 EKMA4434/MODUL 1



1.23



Gambar 1.8 Data yang Diolah Menjadi Informasi



Dalam kegiatan suatu perusahaan, misalnya dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktur yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut belum dapat bercerita banyak kepada manajemen. Untuk keperluan pengambilan keputusan,faktur-faktur tersebut perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Beraneka ragam informasi dapat dihasilkan darinya, misalnya 1. informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap salesman berguna bagi manajemen untuk menetapkan besarnya komisi dan bonus; 2. informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap daerah berguna bagi manajemen untuk pelaksanaan promosi dan pengiklanan; 3. informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap jenis barang berguna bagi manajemen untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual.



Gambar 1.9 Faktur sebagai Data Diolah Menghasilkan Beraneka Ragam Informasi



Telah disinggung bahwa data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu. Misalnya, data temperatur ruangan yang didapat ada dalam satuan derajat Fahrenheit dan data ini masih dalam bentuk yang kurang berarti bagi penerimanya yang terbiasa dengan



1.24



Sistem Informasi Manajemen 



satuan derajat Celsius. Supaya dapat lebih berarti dan berguna dalam bentuk informasi,perlu diolah melalui suatu model tertentu. Dalam hal ini, dipergunakan model matematika yang berupa rumus konversi dari satuan derajat Fahrenheit menjadi satuan derajat Celsius.



Gambar 1.10 Data yang Diolah Melalui Suatu Model Tertentu



Pada data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan, dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model, dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles).



Gambar 1.11 Siklus Informasi



 EKMA4434/MODUL 1



1.25



C. KUALITAS INFORMASI Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk menjadi suatu informasi, data yang diolah tersebut harus berguna bagi pemakainya. Untuk dapat berguna, informasi harus didukung oleh tiga pilar, yaitu tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate).



Gambar 1.12 Pilar-pilar Informasi yang Berguna



Misalnya, seorang asing dari luar negeri membutuhkan informasi tentang temperatur dari suatu ruangan dan menanyakannya kepada Anda. Dari termostat yang ada menunjukkan bahwa temperatur ruangannya adalah sebesar 20oC. Anda mengatakan bahwa temperaturnya adalah 20°Celcius. Akan tetapi, dia mengatakan itu bukan sebagai informasi untuknya karena dia tidak tahu berapa 20oC tersebut. Nilai 20oC ini masih merupakan data bagi dia dan perlu diolah terlebih dahulu untuk menjadi informasi. Dengan menggunakan model matematis, yaitu F = 1,8  C + 32; besarnya temperatur ruangan tersebut dalam Fahrenheit adalah sebesar 1,8  20 + 32 = 68oF. Nilai 68oF ini sekarang sudah merupakan informasi bagi dia karena nilai ini merupakan nilai yang dipahaminya dan berguna untuknya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Misalnya, teman Anda menanyakan kembali temperatur ruangan tersebut. Anda menjawab bahwa temperaturnya adalah 68 oF. Dia mengatakan bahwa itu bukan informasi bagi dia karena dia tidak mengerti satuan



1.26



Sistem Informasi Manajemen 



Fahrenheit. Anda mendesak bahwa itu sudah merupakan suatu informasi karena Anda berargumentasi bahwa nilai itu merupakan data, yaitu 20 oC, yang telah diolah sebelumnya dengan menggunakan model matematis F = 1,8  C + 32. Walaupun nilai 68oF merupakan hasil dari pengolahan data, hal itu tidak berguna bagi teman Anda yang hanya paham dengan satuan Celsius. Nilai dalam Fahrenheit tersebut harus diolah kembali menjadi nilai Celsius. Oleh karena itu, data yang diolah saja belum tentu cukup menjadi suatu informasi. Untuk menjadi suatu informasi,data yang diolah tersebut harus berguna bagi pemakainya. Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage). Misalnya, Anda adalah seorang manajer keuangan suatu perusahaan. Anda meminta informasi keuangan kepada bagian sistem informasi dan bukannya Anda mendapatkan informasi tentang keuangan, tetapi yang Anda peroleh adalah laporan tentang karyawan-karyawan yang terlambat datangnya. Anda mengatakan bahwa laporan yang Anda terima ini bukan informasi (information), tetapi sampah (garbage). Laporan ini bukan informasi bagi Anda karena tidak berguna bagi Anda. Laporan ini tidak berguna karena tidak relevan (relevance) bagi Anda. Laporan semacam ini mungkin merupakan informasi yang relevan untuk manajer bawah di bagian sumber daya manusia, tetapi tidak relevan untuk manajer keuangan seperti Anda. Anda kemudian mengembalikan laporan ini dan berpesan bahwa ini tidak sesuai untuk Anda.Yang Anda butuhkan adalah informasi keuangan tentang arus kas. Seminggu kemudian, bagian sistem informasi menyerahkan laporan yang Anda minta ini. Setelah Anda lihat, laporan ini memang yang Anda butuhkan, yaitu laporan arus kas perusahaan. Akan tetapi, Anda mengatakan lagi bahwa ini masih sampah karena belum berguna bagi Anda. Laporan ini Anda anggap terlambat dan tidak tepat waktunya (timeliness) karena Anda membutuhkannya minggu kemarin, tetapi diterima sekarang. Laporan ini Anda butuhkan untuk melihat jumlah dana yang masih menganggur di perusahaan dan akan dimasukkan ke investasi saham. Keterlambatan seminggu dari laporan ini sangat fatal karena harga-harga saham dan kondisi perekonomian selama seminggu sudah sangat besar perubahannya. Anda kemudian mengembalikan lagi laporan ini dan berpesan kembali bahwa besok jika Anda membutuhkan laporan, harus segera diberikan tepat waktunya. Bagian sistem informasi kemudian merespons ini dengan sangat



 EKMA4434/MODUL 1



1.27



cepatnya. Pada waktu Anda membutuhkan laporan, bagian sistem informasi langsung menyediakannya bagi Anda. Akan tetapi, lagi-lagi Anda mengatakan bahwa laporan ini belum informasi bagi Anda, tetapi masih sampah. Anda beralasan bahwa laporan ini belum berguna bagi Anda karena banyak nilai yang masih tidak akurat (accurate) sehingga dapat menyesatkan pengambilan keputusan yang akan Anda ambil. Dari ilustrasi di atas, terlihat bahwa menghasilkan informasi merupakan hal yang tidak mudah. Banyak sistem informasi yang gagal dalam penerapannya karena sebenarnya sistem tersebut bukan sistem informasi, tetapi adalah sistem sampah. Sistem sampah ini tidak menghasilkan informasi, tetapi menghasilkan sampah. Jika yang dihasilkan adalah sampah,hasil dari sistem ini tidak akan digunakan oleh pemakainya karena merupakan hasil yang tidak berguna. Untuk menjadi sistem informasi,hasil dari sistem itu harus berupa informasi yang berguna, yaitu harus memenuhi ketiga kriteria relevan, tepat waktu, dan akurat. Satu saja kriteria ini tidak dipenuhi,hasil dari sistem tersebut adalah sampah. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Jelaskan apa yang Anda pahami tentang informasi! 2) Informasi tidak sama dengan output. Jelaskan! 3) Sumber dari informasi adalah data. Jelaskan apa yang disebut dengan data! Apa bedanya data dengan kejadian-kejadian (event)? Jelaskan dan beri contohnya! 4) Data merupakan bentuk yang belum berguna. Untuk dapat berguna,data perlu diolah melewati suatu siklus pengolahan data. Gambarkan siklus ini! 5) Jelaskan kriteria kualitas informasi yang terdiri atas a) relevan (relevance), b) tepat waktu (timeliness), c) tepat nilainya atau akurat (accurate).



1.28



Sistem Informasi Manajemen 



Petunjuk Jawaban Latihan Pelajari kembali materi Kegiatan Belajar 2. R A NG KU M AN Informasi sangat dibutuhkan oleh organisasi. Informasi (information) didefinisikan oleh Hartono (2005) sebagai data yang diolah ke dalam bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadiankejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Data merupakan bentuk yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu. Pada data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatukeputusan, dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model, dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles). Untuk menjadi suatu informasi,data yang diolah tersebut harus berguna bagi pemakainya. Untuk dapat berguna,informasi harus didukung oleh tiga pilar, yaitu tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate). TES F OR M AT IF 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Definisi dari informasi (information) adalah …. A. data yang telah diolah B. data yang diolah ke dalam bentuk yang berguna bagi para pemakainya



 EKMA4434/MODUL 1



1.29



C. data yang diolah ke dalam bentuk yang berguna D. output hasil pengolahan data 2) Data dapat berbentuk …. A. kejadian-kejadian (events) B. model-model C. huruf-huruf D. tidak ada yang benar 3) Dari hasil data penjualan yang tercatat di faktur penjualan setelah diolah, dapat dihasilkan bermacam-macam informasi sebagai berikut, kecuali informasi …. A. berupa laporan penjualan tiap-tiap salesman B. barang yang dijual C. berupa laporan penjualan tiap-tiap jenis barang D. sediaan di gudang 4) Siklus mengolah data menjadi informasi disebut dengan siklus …. A. informasi (information cycle) B. pengolahan informasi (information processing cycle) C. data (data cycle) D. data dikembangkan (extended data cycle) 5) Untuk mengubah input menjadi output diperlukan komponen …. A. model B. basis data C. keputusan tindakan D. hasil tindakan 6) Berikut ini yang tidak termasuk dalam komponen siklus pengolahan data (data processing cycle) adalah …. A. basis data B. input C. output D. teknologi 7) Informasi yang berguna harus memenuhi kriteria …. A. relevan, murah, dan tepat waktu B. relevan, tepat waktu, dan tepat nilainya C. murah, tepat waktu, dan tepat nilainya D. relevan, murah, dan tepat nilainya



1.30



Sistem Informasi Manajemen 



8) Kriteria informasi yang tepat kepada orang yang membutuhkannya disebut dengan …. A. relevance B. cheap C. timeliness D. accurate 9) Kriteria informasi yang tidak terlambat jika dibutuhkan oleh pemakainya disebut dengan …. A. relevance B. cheap C. timeliness D. accurate 10) Kriteria informasi yang nilainya dapat dipercaya oleh pemakainya disebut dengan …. A. relevance B. cheap C. timeliness D. accurate Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.



Tingkat penguasaan =



Jumlah Jawaban yang Benar



 100%



Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.



1.31



 EKMA4434/MODUL 1



Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif 1 1) B 2) C 3) C 4) C 5) A 6) B 7) D 8) B 9) C 10) D



Tes Formatif 2 1) B 2) C 3) D 4) A 5) A 6) D 7) B 8) A 9) C 10) D



1.32



Sistem Informasi Manajemen 



Daftar Pustaka Blissmer, Robert H. 1986. Computer Annual. New York: John Wiley & Sons, Inc. Burch, John, dan Gary Grudnitski. 1986. Information Systems Theory and Practice. Edisi keempat. New York: John Wiley& Sons. Hartono, Jogiyanto. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Edisi ketiga. Yogyakarta: Penerbit Andi. Hick Jr., James O, danWayne E. Leininger. 1981. Accounting Information Systems. St. Paul, Minnesota: West Publishing Co. Moscove, Stephen A., danMark G. Simkin. 1984. Accounting Information Systems Concepts and Practice for Effective Decision Making. Edisi kedua. New York: John Wiley & Sons. Nash, John F., danMartin B. Roberts.1984. Accounting Information Systems. Edisi kesatu. New York: Macmillan Publishing Company. Wu, Frederick H. 1984. Accounting Information System Theory and Practice. Tokyo: McGraw-HillBook Company Japan.



Modul 2



Konsep Sistem Informasi Prof. Dr. Jogiyanto H.M.,M.B.A.,Akt.



PEN D AH U LU A N



M



odul ini akan membahas sistem informasi. Untuk dapat memahami sistem informasi dengan baik, pembaca perlu mengetahui perkembangan dari sistem informasi itu sendiri. Pengertian tentang sistem informasi itu sendiri perlu dipahami. Oleh karena sistem informasi adalah sistem fisik, komponen-komponen yang membentuk sistem informasi itu sendiri juga perlu dipahami. Setelah mempelajari dengan baik modul ini, Anda diharapkan mampu 1. menjelaskan pengertian dan arti penting sistem informasi bagi organisasi; 2. menjelaskan perkembangan dari sistem informasi; 3. menjelaskan peran-peran dari sistem informasi; 4. menjelaskan konsep dasar sistem informasi manajemen; 5. menjelaskan kerangka kerja sistem informasi; 6. menjelaskan rancang bangun dan komponen-komponen sistem informasi; 7. menjelaskan integrasi sistem informasi; 8. menjelaskan model pengolahan data; 9. menjelaskan model matematika; 10. menjelaskan model logikal; 11. menunjukkan contoh-contoh aplikasi sistem informasi dalam organisasi; 12. menjelaskan sistem informasi dan organisasi. Untuk dapat memahami isi modul ini, Anda dapat melakukan strategi berikut. 1. Baca materi tiap-tiap kegiatan belajar sampai selesai. 2. Ulangi membaca materi ini untuk masing-masing alinea dan renungkan apakah maksud dari alinea ini telah dipahami. Jika belum paham, baca kembali kembali alinea tersebut.



2.2



3.



4.



5.



Sistem Informasi Manajemen 



Untuk meyakinkan bahwa Anda sudah benar-benar memahami suatu kegiatan belajar, kerjakan latihan-latihan. Latihan-latihan yang belum dijawab dapat dicari jawabannya dengan membaca materi yang bersangkutan. Untuk pemahaman lebih teperinci, tes formatif dapat dijawab. Jika jawaban Anda kurang dari 80%, Anda harus membaca ulang bagian yang belum dipahami. Uji kembali hal-hal penting yang tidak boleh dilewati dengan mengartikan masing-masing istilah-istilah penting yang diberikan di masing-masing kegiatan belajar.



2.3



 EKMA4434/MODUL 2



Kegiatan Belajar1



Perkembangan Sistem Informasi



S



istem informasi telah berkembang dengan sangat pesatnya. Jika diamati, setiap satu dekade, terjadi perkembangan yang cukup signifikan dari sistem teknologi informasi (STI). Dimulai dari era akuntansi pada tahun 1950, beranjak ke era operasional mulai tahun 1960, ke era informasi mulai tahun 1970, menuju era jejaring dimulai tahun 1980 sampai era jejaring global yang dimulai tahun 1990. Sistem teknologi informasi telah banyak sekali mengalami perubahan-perubahan. A. ERA AKUNTANSI DAN OPERASIONAL Perkembangan dari sistem teknologi informasi tidak terlepas dari perkembangan sistem komputer. Komputer pertama selesai dibuat tahun 1946, yaitu electronic numerical integrator and computer (ENIAC). Pada era komputer pertama ini, aplikasi yang banyak dilakukan adalah aplikasi teknik karena pada waktu itu komputer dimaksudkan sebagai alat menghitung (computer). IBM pertama kali melihat kesempatan bahwa komputer dapat digunakan untuk aplikasi bisnis. Pada 1964, IBM memperkenalkan komputer IBM S 360. IBM memberi nama S 360 yang artinya system360 dengan maksud komputer ini dapat melayani semua aplikasi sepanjang 360 derajat (satu lingkaran penuh). Maksud satu lingkaran ini adalah separuh lingkaran untuk aplikasi teknik dan separuh lingkaran lainnya untuk aplikasi bisnis. Sejak dikenalkannya IBM S 360, komputer mulai digunakan untuk aplikasi bisnis yang merupakan tonggak awal sistem teknologi informasi. Aplikasi bisnis pada awal tahun ini masih merupakan aplikasi untuk sistem pengolahan transaksi (SPT) atau transaction processing systems (TPS). Aplikasi TPS digunakan untuk merekamkan data aplikasi bisnis ke dalam basis data (database) yang selanjutnya dari basis data ini dapat dihasilkan laporan-laporan operasi bisnis. Laporan-laporan dari hasil basis data pada periode ini banyak berupa informasi pencatatan nilai (score-keeping information) untuk manajemen level bawah. Disebut dengan sistem pengolahan transaksi (transaction processing systems) karena sistem ini menangkap transaksi-transaksi bisnis yang terjadi, mencatatnya di dokumen-dokumen dasar, memasukkannya ke dalam sistem



2.4



Sistem Informasi Manajemen 



informasi, merekamkannya ke basis data, dan mengolahnya menjadi informasi-informasi pencatatan nilai (score-keeping information). Laporan-laporan yang berisi informasi pencatatan nilai digunakan oleh 1. mereka yang terlibat di transaksi (misalnya pelanggan yang menerima faktur karena pemesanan barang dan pengirim barang yang menerima informasi perintah pengiriman barang); 2. manajer-manajer level bawah yang menggunakan informasi ini untuk pengendalian operasi (misalnya mandor untuk mengontrol karyawan yang tidak masuk dan supervisor penjualan yang mengontrol penjualan harian); 3. stake holders yang meminta pertanggungjawaban manajer (misalnya share holders, kreditor, dan pemerintah yang meminta laporan keuangan yang berupa ringkasan transaksi keuangan perusahaan).



Gambar 2.1 Sistem Pengolahan Transaksi



Transaksi-transaksi bisnis terjadi di tingkat bawah (operasional) organisasi. Transaksi-transaksi bisnis ini dapat berupa transaksi-transaksi keuangan dan nonkeuangan. Transaksi-transaksi bisnis keuangan operasional ini ditangani oleh TPS sistem informasi akuntansi, sedangkan transaksitransaksi bisnis nonkeuangan operasional ini ditangani oleh TPS masingmasing sistem informasinya. Karena sebagian besar transaksi-transaksi bisnis operasional ini merupakan transaksi keuangan,TPS banyak dihubungkan dengan sistem informasi akuntansi sebagai bagian dari sistem informasi akuntansi untuk mengolah transaksi tingkat operasional.



 EKMA4434/MODUL 2



2.5



Perkembangan sistem teknologi informasi dimulai pada tahun 1964, yaitu pada saat IBM memperkenalkan magnetic type/selectric type (MT/ST) writer, yakni mesin tik elektronik yang dapat merekamkannya ke pita magnetis. Tahun ini merupakan awal dari aplikasi pengolahan kata (word processing) yang sederhana jika dibandingkan dengan aplikasi pengolahan kata sekarang. Aplikasi pengolahan kata termasuk dalam aplikasi office auto mation system(OAS). Office automation system (OAS) sekarang tidak hanya terdiri atas aplikasi pengolahan kata, tetapi juga aplikasi desktop publishing, pembuatan skedul (scheduling), surat elektronik (e-mail), surat suara (voicemail), faksimile, dan konferensi elektronik (electronic conference). B. ERA INFORMASI Dengan tersedianya basis data yang cukup lengkap dari TPS, laporanlaporan berisi informasi score-keeping untuk manajemen tingkat bawah saja dianggap kurang cukup. Manajer-manajer fungsi mulai merasakan manfaat dari sistem teknologi informasi. Manajer-manajer fungsi ini, yaitu manajermanajer pemasaran, akuntansi, keuangan, produksi, dan sumber daya manusia untuk semua tingkatan, mulai membutuhkan sistem teknologi informasi untuk mendukung pengambilan keputusan mereka. Sistem-sistem teknologi informasi ini disebut dengan sistem informasi manajemen (SIM) atau sistem teknologi informasi fungsional karena berada di fungsi-fungsi organisasi yang terdiri atassistem informasi pemasaran (SIPEM), sistem informasi akuntansi (SIAKU atau SIA), sistem informasi keuangan (SIKEU), sistem informasi produksi (SIPRO),dan sistem informasi sumber daya manusia (SISDM). Sistem informasi manajemen (SIM) ini mulai diterapkan pada awal tahun 1970 di Amerika Serikat. Sistem informasi manajemen ini memberikan informasi kepada manajemen bawah, menengah, dan atas. Informasi untuk manajer menengah lebih bersifat informasi pengarahan perhatian (attention directing information) yang sangat berguna untuk manajer menengah mengarahkan perhatiannya pada sesuatu yang menyimpang. Informasi untuk manajer atas lebih bersifat informasi pemecahan masalah (problem solving information). Gambar berikut ini menunjukkan sistem informasi manajemen (SIM) dan sistem-sistem bagiannya.



2.6



Sistem Informasi Manajemen 



Gambar 2.2 Sistem Informasi Manajemen



Awal tahun 1970-an, teknologi juga mulai digunakan di proses produksi. Teknologi ini adalah teknologi komputer dan robot untuk mengendalikan proses produksi supaya efisien dan efektif. Efisien karena menggantikan tenaga manusia dengan teknologi dan efektif karena lebih tepat dan dapat diandalkan daripada manusia. Penerapan teknologi ini di proses produksi disebut dengan sistem pengendali proses (SPP) atau process control systems (PCS). Yang termasuk dalam PCS adalah computer aided manufacturing (CAM), computer integrated manufacturing (CIM), dan robot. C. ERA JEJARING Tahun 1980-an merupakan era jejaring. Jejaring area lokal (local area network) mulai banyak digunakan dalam organisasi. Dengan adanya jejaring lokal ini, komputer-komputer mikro telah berada di atas meja eksekutif secara online. Dengan bertambahnya persaingan yang semakin ketat, manajer menengah ke atas membutuhkan informasi lebih lanjut. Sistem informasi manajemen (SIM) yang ada menjadi tidak mencukupi. SIM ini hanya memberikan informasi yang periodik. Informasi lainnya yang lebih bersifat adhoc menjadi dibutuhkan oleh manajer. Dengan bertambahnya kebutuhan informasi adhoc ditambah dengan tersedianya jejaring komputer yang memungkinkan manajer menggunakan



 EKMA4434/MODUL 2



2.7



komputer secara online, manajer-manajer, terutama manajer-manajer tingkat menengah, membutuhkan sistem informasi yang lebih interaktif dan online. Pada tahun 1980-an, suatu sistem interaktif dan online yang dikenal dengan nama sistem penunjang keputusan (SPK) atau decision support systems (DSS) mulai dikenalkan oleh ilmuwan dari Massachusetts Institute of Technology (MIT), yaitu Michael S. Scott Morton, G. Anthony Gorry, dan Peter G. W. Keen. Sistem pendukung keputusan (SPK) banyak diterapkan untuk manajemen tingkat menengah. Sistem penunjang keputusan (SPK) atau decision support systems (DSS) merupakan sistem interaktif dan adhoc untuk mendukung keputusan setengah terstruktur (semi structured decision) manajer-manajer tingkat menengah. Aplikasi lain yang dikenal tahun 1980-an adalah kelompok sistem pakar atau expert systems (ES). Berbeda dengan DSS yang mengandalkan basis data yang ada, sistem pakar (SP) atau expert system (ES) mengandalkan basis pengetahuan (knowledge base) yang harus diisi dari seorang pakar. Dengan adanya knowledge dari pakar di sistem, kehadiran pakar tidak diperlukan lagi dan sistem pakar dapat digunakan sewaktu-waktu sebagai pengganti pakar untuk memberikan jasa konsultasi. Bersamaan dengan perkembangan DSS dan ES, awal tahun 1980 juga diwarnai dengan perkembangan sistem otomatisasi kantor (SOK) atau office automation systems (OAS). Sistem ini memberikan fasilitas pengolahan kata, pengolahan dokumen, penjadwalan, komunikasi, dan kolaborasi antarmanajer dalam organisasi melalui jaringan intranet. Sistem otomatisasi kantor (SOK) atau office automation systems (OAS) menyediakan fasilitas komunikasi lewat e-mail ataupun chat dan menyediakan fasilitas kolaborasi lewat video conference atau teleconference. D. ERA JEJARING GLOBAL Era jejaring global disebut juga dengan era internet. Sistem informasi yang muncul pada era ini adalah sistem informasi strategis yang berbasis pada internet. Jika TPS dan SIM digunakan untuk efisiensi dan efektivitas, SIS merupakan sistem-sistem teknologi informasi yang digunakan untuk mendapatkan keuntungan strategis. TPS dan SIM lebih condong untuk efisiensi, yaitu mengganti tenaga manusia dengan teknologi, dan untuk efektivitas, yaitu mendukung manajer mencapai sasarannya dengan lebih baik. Akan tetapi, mulai tahun 1990 dengan persaingan bisnis yang ketat



2.8



Sistem Informasi Manajemen 



tersebut, efisiensi dan efektivitas saja tidak cukup. Perusahaan harus dapat memenangkan persaingan lewat keunggulan kompetisi. SIS merupakan sistem-sistem teknologi informasi yang dimaksudkan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Sistem informasi strategis (SIS) atau strategic information system (SIS) didefinisikan sebagai sistem-sistem teknologi informasi apapun dan di tingkat manapun di dalam organisasi (dapat TPS, SIM, DSS, ES, EIS, ataupun yang lainnya) yang dapat memberikan keuntungan strategis. Sistem informasi eksekutif atau executive information systems (EIS) juga muncul di era ini. Sistem informasi eksekutif (SIE) atau executive information systems (EIS) diperlukan oleh eksekutif puncak karena persaingan bisnis yang lebih tajam yang menuntut eksekutif didukung oleh sistem teknologi informasi yang interaktif, mudah digunakan, dan mempunyai fasilitas drill down (dapat menggali data sedetail mungkin). Sistem teknologi informasi ini disebut dengan EIS. Dengan perkembangan teori organisasi yang lebih menekankan pada grup atau tim, penggunaan decision support systems (DSS) juga berkembang ke arah group support systems (GSS). Group support systems (GSS) merupakan DSS yang digunakan untuk pengambilan keputusan secara tim yang dipercaya akan menghasilkan keputusan yang lebih baik karena adanya sinergi dan kontak sosial dalam tim atau grup tersebut. GSS mulai populer digunakan pada pertengahan tahun 1990-an. Pada pertengahan tahun 1990-an, juga mulai digunakan geographic information systems (GIS) yang merupakan sistem teknologi informasi apapun, baik itu SIM maupun DSS, yang menggunakan tampilan peta geografis. Contoh sistem ini adalah yang digunakan di jaringan toko Wal Mart untuk melihat pergeseran perilaku konsumen di seluruh negeri di Amerika Serikat. Dengan menampilkan peta Amerika Serikat, sistem GIS dapat menunjukkan pergeseran selera konsumen dari satu tempat ke tempat yang lain. Perkembangan terakhir dari sistem teknologi informasi adalah dikembangkannya jaringan saraf (neural) buatan atau artificial neural network (ANN). Artificial neural network (ANN) merupakan sistem teknologi informasi yang mencoba meniru kerja dari jaringan saraf otak. Perbedaannya dengan sistem teknologi informasi yang lain adalah ANN mempunyai kelebihan proses belajar seperti halnya otak sehingga proses yang sama selanjutnya akan dilakukan dengan lebih baik. Contoh ANN yang



 EKMA4434/MODUL 2



2.9



populer adalah yang digunakan untuk memilih saham terbaik di pasar modal. ANN masih diragukan kemampuannya dibandingkan dengan otak manusia. Pertanyaannya adalah apakah proses berpikir dari otak manusia benar-benar dapat ditiru bahkan lebih baik? Waktu nanti yang akan menjawab. Dari perkembangannya, sistem-sistem teknologi informasi dapat diringkaskan dalam gambar berikut ini.



Gambar 2.3 Hubungan antara Sistem-sistem Informasi



E. ORGANISASI SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI Di bagian sebelumnya, perkembangan peran sistem teknologi informasi dapat dikelompokkan dalam lima era, yaitu era akuntansi, era operasional, era informasi, era jejaring, dan era jejaring global. Tidak hanya sistem teknologi informasi yang mengalami perkembangan peran, demikian juga organisasinya. Dengan berkembangnya teknologi dan dengan berubahnya



2.10



Sistem Informasi Manajemen 



cara perusahaan untuk beroperasi dan berkompetensi,organisasi sistem teknologi informasi juga dituntut untuk berubah. Perkembangan organisasi sistem teknologi informasi juga dapat dikelompokkan dalam lima era tersebut, yaitu era akuntansi, era operasional, era informasi, era jejaring, dan era jejaring global. Era akuntansi (accounting era) dimulai awal 1950 sampai awal 1960-an. Disebut dengan era akuntansi(accounting era) karena fokus dari aplikasinya adalah aplikasi akuntansi, seperti aplikasi penggajian, piutang dagang, kas, dan lainnya. Metode pemasukan datanya masih menggunakan sistem batch, yaitu input dikumpulkan untuk satu periode tertentu terlebih dahulu baru kemudian bersama-sama dimasukkan ke sistem teknologi informasi. Basis data dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman, seperti COBOL. Staf sistem teknologi informasi lebih banyak mengimplementasikan dan mengoperasikan aplikasi akuntansi. Oleh karena era akuntansi berfokus pada pengolahan data akuntansi,pada waktu itu, departemen sistem teknologi informasi disebut dengan nama departemen pengolahan data elektronik (department of electronic data processing). Letak departemen pengolahan data elektronik ini biasanya di bawah departemen akuntansi. Era operasional (operational era) dimulai dari pertengahan 1960-an sampai dengan pertengahan 1970-an. Disebut dengan era operasional (operational era) karena aplikasi sistem teknologi informasi ini tidak hanya untuk akuntansi, tetapi untuk aplikasi operasi yang lainnya, seperti untuk pengendalian persediaan dan penjadwalan produksi. Metode pemasukan datanya sudah mengarah ke sistem online, yaitu data yang ditangkap langsung dimasukkan ke sistem teknologi informasi. Basis data dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman, seperti COBOL. Peranan staf sistem teknologi informasi masih sama, yaitu lebih banyak mengimplementasikan dan mengoperasikan aplikasi akuntansi dan operasionalnya. Departemen sistem teknologi informasi pada era ini masih disebut dengan nama departemen pengolahan data elektronik (department of electronic data processing). Letak departemen pengolahan data elektronik ini masih di bawah departemen akuntansi. Era informasi (information era) dimulai dari akhir tahun 1970-an sampai dengan awal 1980-an. Disebut dengan era informasi (information era) karena aplikasi sistem teknologi informasi ini tidak hanya untuk akuntansi dan operasional, tetapi sudah digunakan sebagai informasi pengambilan



 EKMA4434/MODUL 2



2.11



keputusan oleh manajemen. Metode pemasukan datanya secara sistem online. Basis data relational sudah digunakan. Basis data banyak dikembangkan menggunakan paket data base management system (DBMS). Peranan staf sistem teknologi informasi sudah berkembang, yaitu selain mengembangkan, mengimplementasikan, dan mengoperasikan aplikasi-aplikasi sistem teknologi informasi, juga mendukung dan membantu pengembangan sistem oleh pemakai sistem (enduser computing) karena era ini lebih menekankan pada pemberian informasi pada manajemen, bukan pada pengolahan transaksinya sehingga departemen sistem teknologi informasi pada era ini disebut dengan nama departemen sistem informasi (information system department). Letak departemen informasi ini sudah berdiri sendiri sebagai suatu fungsi baru di organisasi. Fungsi atau departemen sistem informasi sejajar dengan fungsi-fungsi lainnya di organisasi, seperti fungsi pemasaran, keuangan produksi, dan lainnya. Manajer yang menangani departemen ini disebut dengan manajer sistem informasi. Era jejaring (wired society era) dimulai dari pertengahan tahun 1980-an. Disebut dengan era jejaring (wired society era) karena bagian-bagian dan fungsi-fungsi dalam organisasi sudah mulai dihubungkan dengan jaringan sistem teknologi informasi untuk membentuk jaringan area lokal (local area network). Pada era ini, muncul sistem-sistem informasi yang sudah online. Departemen sistem teknologi informasi pada era ini disebut dengan nama departemen teknologi informasi (information technology department) atau dikenal dengan nama departemen TI (IT department). Era jejaring global (global wired society era) dimulai dari pertengahan tahun 1990-an. Disebut dengan era jejaring global (global wired society era) karena perusahaan-perusahaan sudah dihubungkan dengan jaringan sistem teknologi informasi secara global dengan teknologi telekomunikasi melalui internet. Departemen sistem teknologi informasi pada era ini masih disebut dengan nama departemen teknologi informasi (information technology department). Nama lain dari departemen ini adalah departemen sistem teknologi informasi (departemen STI).



2.12



Sistem Informasi Manajemen 



Tabel 2.1 Nama Departemen Sistem Teknologi Informasi Era Era akuntansi Era operasi Era informasi Era jejaring Era jejaring global



Nama Departemen Sistem Teknologi Informasi Departemen Pengolahan Data Elektronik (Departemen PDE) Departemen Pengolahan Data Elektronik (Departemen PDE) Departemen Sistem Informasi (Departemen SI) Departemen Teknologi Informasi (Departemen TI) Departemen Teknologi Informasi (Departemen TI) atau Departemen Sistem Teknologi Informasi (Departemen STI)



F. PERAN MANAJER SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI Manajer sistem teknologi informasi merupakan orang yang memimpin dan mengelola organisasi sistem teknologi informasi. Dulunya, manajer STI ini lebih berorientasi pada masalah teknikal dan teknologinya serta penekanannya untuk efisiensi. Sekarang, manajer STI harus mempunyai pengetahuan bisnis secara umum, berorientasi pada manusia, dan penekanannya pada memenangkan kompetisi. Karena sistem teknologi informasi digunakan untuk keuntungan strategis, pengetahuan bisnis dibutuhkan supaya manajer STI dapat berkomunikasi dengan manajer puncak perusahaan. Martin dkk (1999) bahkan menyebutkan bahwa sekarang manajer STI harus mempunyai 80% pengetahuan bisnis dan 20% sisanya adalah pengetahuan teknikalnya. Tabel 2.2 Perubahan Peran Manajer STI Peran Dulu   



80% pengetahuan teknikal Berorientasi pada teknologi Penekanan pada efisiensi



Peran Sekarang   



80% pengetahuan bisnis Berorientasi pada manusia Penekanan pada kompetisi



Beberapa perusahaan besar, selain mempunyai manajer STI, mereka juga mempunyai chief information officer (CIO). CIO biasanya merupakan staf dari chief executive officer (CEO) dan menjadi tim manajemen puncak. Fungsi dari CIO adalah jembatan antara CEO dan manajer STI. Rockart dkk (1996) menunjukkan bahwa peran manajer STI yang paling utama adalah menyelaraskan strategi bisnis dan strategi STI secara komunikasi dua arah. Peran kedua adalah menciptakan hubungan yang



2.13



 EKMA4434/MODUL 2



efektif dengan manajemen lini. Peran lainnya dapat dilihat di figur berikut ini. Tabel 2.3 Peran Manajer STI



1.



Menyelaraskan strategi bisnis dan STI secara dua arah.



2. 3.



Menciptakan hubungan yang efektif dengan manajemen lini. Merencanakan, merancang, dan mengimplementasikan sistem-sistem baru.



4. 5.



Membangun dan mengelola infrastruktur. Meningkatkan keahlian organisasi STI.



6. 7.



Mengelola kerja sama dengan pemasok. Membangun kinerja yang tinggi.



8.



Mendesain ulang dan mengelola organisasi STI.



LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) 2) 3) 4) 5) 6)



Jelaskan perkembangan dari sistem informasi! Aplikasi apa saja yang termasuk dalam sistem otomatisasi kantor? Jelaskan apa yang disebut dengan TPS! Jelaskan apa yang dimaksud dengan SIM! JelaskanPCS, DSS dan GSS, sertaES! Jelaskan apa yang Anda ketahui tentang EIS, SIS, GIS,dan ANN!



Petunjuk Jawaban Latihan Pelajari kembali materi Kegiatan Belajar 1.



R A NG KU M AN Perkembangan sistem informasi dimulai dari era akuntansi pada tahun 1950, beranjak ke era operasional mulai tahun 1960, ke era informasi mulai tahun 1970, menuju era jejaring dimulai tahun 1980 sampai era jejaring global dimulai tahun 1990. Perkembangan dari sistem teknologi informasi tidak terlepas dari perkembangan sistem



2.14



Sistem Informasi Manajemen 



komputer. Komputer pertama selesai dibuat tahun 1946, yaitu electronic numerical integrator and computer (ENIAC). Era akuntansi ditandai dengan munculnya aplikasi untuk sistem pengolahan transaksi (SPT) atau transaction processing systems (TPS). Aplikasi TPS digunakan untuk merekamkan data aplikasi bisnis ke dalam basis data (data base) yang selanjutnya dari basis data ini dapat dihasilkan laporan-laporan keuangan. Era informasi ditandai dengan munculnya aplikasi sistem informasi manajemen (SIM) atau sistem teknologi informasi fungsional karena berada di fungsi-fungsi organisasi yang terdiri atas sistem informasi pemasaran (SIPEM), sistem informasi akuntansi (SIAKU atau SIA), sistem informasi keuangan (SIKEU), sistem informasi produksi (SIPRO), dan sistem informasi sumber daya manusia (SISDM). Sistem lainnya yang muncul di era ini adalah sistem pengendali proses (SPP) atau process control systems (PCS). Yang termasuk dalam PCS adalah computer aided manufacturing (CAM), computer integrated manufacturing (CIM), dan robot. Era jejaring memungkinkan manajer-manajer untuk mengakses informasi secara online. Sistem-sistem online yang muncul di era jejaring adalah sistem penunjang keputusan (SPK) atau decision support systems (DSS), sistem pakar atau ES (expert systems) dan sistem otomatisasi kantor (SOK), atau office automation systems (OAS). Era jejaring global disebut juga dengan era internet. Sistem informasi yang muncul pada era ini adalah sistem informasi strategis(SIS) yang berbasis pada internet. Sistem-sistem lainnya yang muncul di era ini adalah sistem informasi eksekutif atau executive information systems (EIS), group support systems(GSS), group support systems (GSS), geographic information systems (GIS), dan jaringan saraf (neural) buatan atau artificial neural network (ANN). Sistem informasi strategis (SIS) atau strategic information system (SIS) adalah sistem informasi yang digunakan untuk memenangkan persaingan. Strategic information system (SIS) didefinisikan sebagai sistem-sistem teknologi informasi apapun dan di tingkat manapun dalam organisasi. Sistem informasi eksekutif atau executive information systems (EIS) juga muncul di era ini. Sistem informasi eksekutif (SIE) atau executive information systems (EIS) diperlukan oleh eksekutif puncak karena persaingan bisnis yang lebih tajam yang menuntut eksekutif didukung oleh sistem teknologi informasi yang interaktif, mudah digunakan, dan mempunyai fasilitas drilldown (dapat menggali ke data sedetail mungkin). Sistem teknologi informasi ini disebut dengan EIS.



 EKMA4434/MODUL 2



2.15



Group support systems (GSS) mulai populer digunakan pada pertengahan tahun 1990-an. Group support systems (GSS) merupakan DSS yang digunakan untuk pengambilan keputusan secara tim yang dipercaya akan menghasilkan keputusan yang lebih baik karena adanya sinergi dan kontak sosial dalam tim atau grup tersebut. Pertengahan tahun 1990-an juga mulai digunakan geographic information systems (GIS) yang merupakan sistem teknologi informasi yang menggunakan tampilan peta geografis. Perkembangan terakhir dari sistem teknologi informasi adalah dikembangkannya jaringan saraf (neural) buatan atau artificial neural network (ANN). Artificial neural network (ANN) merupakan sistem teknologi informasi yang mencoba meniru kerja dari jaringan saraf otak. Tidak hanya sistem teknologi informasi yang mengalami perkembangan peran, demikian juga organisasinya. Dengan berkembangnya teknologi dan dengan berubahnya cara perusahaan untuk beroperasi dan berkompetensi, organisasi sistem teknologi informasi juga dituntut untuk berubah. Perkembangan organisasi sistem teknologi informasi juga dapat dikelompokkan ke dalam lima era tersebut, yaitu era akuntansi, era operasional, era informasi, era jejaring, dan era jejaring global. Oleh karena era akuntansi berfokus pada pengolahan data akuntansi, nama dari departemen sistem teknologi informasi disebut dengan nama departemen pengolahan data elektronik (department of electronic data processing). Letak departemen pengolahan data elektronik ini biasanya di bawah departemen akuntansi. Departemen sistem teknologi informasi pada era operasional masih disebut dengan nama departemen pengolahan data elektronik (department of electronic data processing). Letak departemen pengolahan data elektronik ini masih di bawah departemen akuntansi. Departemen sistem teknologi informasi pada era informasi disebut dengan nama departemen sistem informasi (information system department). Letak departemen informasi ini sudah berdiri sendiri sebagai suatu fungsi baru di organisasi. Fungsi atau departemen sistem informasi sejajar dengan fungsi-fungsi lainnya di organisasi, seperti fungsi pemasaran, keuangan produksi, dan lainnya. Manajer yang menangani departemen ini disebut dengan manajer sistem informasi. Departemen sistem teknologi informasi pada era jejaring disebut dengan nama departemen teknologi informasi (information technology department) atau dikenal dengan nama departemen TI (IT department). Departemen sistem teknologi informasi pada era jejaring global masih disebut dengan nama departemen teknologi informasi (information technology department). Nama lain dari departemen ini adalah departemen sistem teknologi informasi (departemen STI).



2.16



Sistem Informasi Manajemen 



Manajer sistem teknologi informasi merupakan orang yang memimpin dan mengelola organisasi sistem teknologi informasi. Dulunya, manajer STI ini lebih berorientasi pada masalah teknikal dan teknologinya serta penekanannya untuk efisiensi. Oleh karena sistem teknologi informasi digunakan untuk keuntungan strategis, pengetahuan bisnis dibutuhkan supaya manajer STI dapat berkomunikasi dengan manajer puncak perusahaan. Martin dkk (1999) bahkan menyebutkan bahwa sekarang manajer STI harus mempunyai 80% pengetahuan bisnis dan 20% sisanya adalah pengetahuan teknikalnya. Beberapa perusahaan besar, selain mempunyai manajer STI, juga mempunyai chief information officer (CIO). CIO biasanya merupakan staf dari chief executive officer (CEO) dan menjadi tim manajemen puncak. Fungsi dari CIO adalah jembatan antara CEO dan manajer STI. TES F OR M AT IF 1 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Pada tahun 1964, IBM mengeluarkan komputer yang disebut dengan …. A. IBM S350 B. IBM S360 C. IBM S370 D. IBM S380 2) Arti dari S360 oleh yang dimaksudkan oleh IBM adalah …. A. menunjukkan dibuat tahun 1960 B. seri ketiga pada tahun 1960 C. satu lingkaran D. berisi 360 tabung hampa udara 3) Salah satu aplikasi dari office automation system (OAS) terdiri atas …. A. menghidupkan lampu kantor dengan otomatis B. menghidupkan komputer dengan otomatis C. pembuatan skedul D. menghasilkan laporan keuangan 4) Era informasi ditandai dengan munculnya …. A. TPS B. SIM C. DSS D. EIS



 EKMA4434/MODUL 2



2.17



5) Era jejaring ditandai dengan munculnya …. A. TPS B. SIM C. DSS D. EIS 6) Era jejaring global ditandai dengan munculnya …. A. TPS B. SIM C. DSS D. EIS 7) Era jejaring memungkinkan manajer-manajer organisasi mengakses informasi secara …. A. offline B. online C. lewat internet D. lewat ekstranet 8) Sistem penunjang keputusan (SPK) atau decision support systems(DSS) digunakan untuk mendukung keputusan …. A. setengah terstruktur (semi structured) B. terstruktur (structured) C. tidak terstruktur (unstructured) D. sangat terstruktur (very structured) 9) Sistem informasi eksekutif atau executive information systems (EIS) diperlukan oleh eksekutif tingkat …. A. atas B. menengah C. bawah D. semua tingkatan karena semuanya membutuhkan informasi 10) Tipe sistem informasi yang menggunakan peta geografis adalah …. A. DSS B. GDSS C. GSS D. GIS



2.18



Sistem Informasi Manajemen 



Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.



Tingkat penguasaan =



Jumlah Jawaban yang Benar



 100%



Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% 80 - 89% 70 - 79% < 70%



= baik sekali = baik = cukup = kurang



Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.



2.19



 EKMA4434/MODUL 2



Kegiatan Belajar 2



Komponen-komponen Sistem Informasi



T



ugas dari sistem informasi adalah melakukan siklus pengolahan data ini. Untuk melakukan siklus ini,sebagai suatu sistem, diperlukan komponenkomponen tertentu. Telah diketahui bahwa data perlu diolah untuk dijadikan informasi yang berguna lewat suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus pengolahan data (data processing life cycle) atau disebut juga dengan nama siklus informasi (information life cycle).



Gambar 2.4 Siklus Pengolahan Data



Dari gambar di atas, terlihat bahwa untuk melakukan siklus pengolahan data, diperlukan tiga buah komponen, yaitu komponen input, komponen model, dan komponen output. Dengan demikian, sistem informasi yang juga melakukan proses pengolahan dataakan membutuhkan tiga komponen ini. Data yang belum diolah perlu disimpan untuk pengolahan lebih lanjut karena tidak semua data yang diperoleh langsung diolah. Pada umumnya, data yang diperoleh disimpan terlebih dahulu yang nantinya setiap saat dapat diambil untuk diolah menjadi informasi. Data ini disimpan di simpanan (storage) dalam bentuk basis data (database). Data yang ada di basis data ini yang nantinya akan digunakan untuk menghasilkan informasi. Siklus pengolahan data yang dikembangkan ini disebut dengan extended data processing life cycle.



2.20



Sistem Informasi Manajemen 



Gambar 2.5 Siklus Pengolahan Data yang Dikembangkan



Dari siklus data yang dikembangkan, terlihat bahwa untuk melakukan pengolahan data,diperlukan tambahan sebuah komponen lagi, yaitu komponen basis data. Dengan demikian, komponen-komponen sistem informasi, yaitu komponen input, komponen model, dan komponen output, sekarang bertambah sebuah komponen lagi, yaitu komponen basis data. Pertanyaannya sekarang adalah apakah keempat komponen ini telah cukup membentuk suatu sistem informasi untuk mencapai tujuannya. Untuk menjawab pertanyaan ini,perlu diuji apakah tujuan dari sistem informasi, yaitu menghasilkan informasi yang berguna dapat dicapai. Informasi yang relevan (relevance) dapat dicapai dengan komponen model. Informasi yang tepat waktu (timeliness) dapat dicapai dengan komponen teknologi. Komponen teknologi sistem komputer mempercepat proses pengolahan data dan komponen teknologi telekomunikasi mempercepat proses transmisi data sehingga membuat informasi dapat disajikan tepat waktunya. Informasi yang akurat (accurate) dapat dicapai dengan komponen kontrol. Komponen kontrol atau pengendalian akan menjaga sistem informasi dari kesalahan-kesalahan yang disengaja atau tidak disengaja. Komponen kontrol membuat sistem informasi menghasilkan informasi yang akurat. Dengan demikian, sistem informasi mempunyai enam buah komponen, yaitu (1) komponen input atau komponen masukan, (2) komponen model, (3) komponen output atau komponen keluaran, (4) komponen teknologi, (5) komponen basis data, dan (6) komponen kontrol atau komponen pengendalian. Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada,sistem informasi tidak akan dapat melakukan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuannya, yaitu menghasilkan



 EKMA4434/MODUL 2



2.21



informasi yang relevan, tepat waktu, dan akurat. Komponen-komponen dari sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut.



Gambar 2.6 Komponen dari Sistem Informasi



A. KOMPONEN INPUT Input merupakan data yang masuk dalam sistem informasi. Komponen ini perlu ada karena merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi. Sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi jika tidak mempunyai komponen input. Jika sistem informasi tidak pernah mendapatkan input, tetapi dapat menghasilkan output, ini merupakan hal yang ajaib (miracle). Input yang masuk dalam sistem informasi dapat langsung diolah menjadi informasi atau jika belum dibutuhkan sekarang dapat disimpan terlebih dahulu di storage dalam bentuk basis data (database). Input dari sistem informasi berupa data yang akan diolah oleh sistem ini. Data dari sistem informasi dapat berasal dari luar organisasi, misalnya data saham dari pasar modal atau dari dalam organisasi, seperti data penjualan. Data dari dalam organisasi yang merupakan input sistem informasi sebenarnya adalah output dari bagian lain di organisasi. Misalnya, data penjualan sebenarnya merupakan output dari transaksi penjualan di departemen penjualan.



2.22



Sistem Informasi Manajemen 



Data untuk sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat di dokumen dasar. Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) dari data yang terjadi. Dokumen dasar sangat penting dalam arus data sistem informasi. Dokumen dasar ini dapat membantu penanganan arus data sistem informasisebagaiberikut: 1. dapat menunjukkan macam-macam data yang harus dikumpulkan dan ditangkap; 2. data dapat dicatat dengan jelas, konsisten, dan akurat; 3. dapat mendorong lengkapnya data akuntansi disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu per satu dalam dokumen dasarnya; 4. bertindak sebagai pendistribusi data karena sejumlah tembusan dari formulir-formulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu atau departemen-departemen yang membutuhkannya; 5. dokumen dasar dapat membantu pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah sehingga sangat berguna untuk pelacakan pemeriksaan (audit trail); 6. dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung (backup) dari file-file data di komputer. Proses selanjutnya setelah data tercatat di dokumen dasar adalah memasukkan data tersebut dalam sistem informasi (data entry). Proses menangkap data dan memasukkannya ke dalam sistem informasi dapat digambarkan sebagai berikut.



Gambar 2.7 Proses Memasukkan Data yang Ditangkap di Dokumen Dasar



Beberapa aplikasi yang online tidak membutuhkan dokumen dasar untuk menangkap data. Data yang ada langsung dimasukkan dalam sistem informasi. Contohnya, aplikasi yang menggunakan data berupa suara (voice) yang langsung dimasukkan ke sistem informasi langsung oleh pemakai sistem atau lewat operator dan operator langsung memasukkannya ke sistem informasi.



2.23



 EKMA4434/MODUL 2



B. KOMPONEN OUTPUT Produk dari sistem informasi adalah output yang berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output merupakan komponen yang harus ada di sistem informasi. Sistem informasi yang tidak pernah menghasilkan output, tetapi selalu menerima input dikatakan bahwa input yang diterima masuk ke dalam lubang yang dalam (deephole). Output dari sistem informasi dibuat dengan menggunakan data yang ada di basis data dan diproses menggunakan model yang tertentu. LAPORAN BARANG YANG HARUS DIPESAN KEMBALI Tanggal Laporan: 9/9/99 No. Urut 1 2 3 4 5



Kode Barang 102 103 104 255 297



Nama Barang Baju Celana Dasi Sabuk Sepatu



Unit Sisa 5 5 10 2 3



Reorder Point 5 7 15 3 10



Unit Dipesan 7 9 20 5 15



Gambar 2.8 Contoh Output yang Berupa Laporan



C. KOMPONEN BASIS DATA Basis data (database) adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer, dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Dari definisi ini, terdapat tiga hal yang berhubungan dengan basis datasebagai berikut. 1. Data itu sendiri yang diorganisasikan dalam bentuk basis data (database). 2. Simpanan permanen (storage) untuk menyimpan basis data tersebut. Simpanan ini merupakan bagian dari teknologi perangkat keras yang digunakan di sistem informasi. Simpanan permanen yang umumnya digunakan berupa hardisk. 3. Perangkat lunak memanipulasi basis datanya. Perangkat lunak ini dapat dibuat sendiri dengan menggunakan bahasa pemrograman komputer atau dibeli dalam bentuk suatu paket. Banyak paket perangkat lunak yang



2.24



Sistem Informasi Manajemen 



disediakan untuk memanipulasi basis data. Paket perangkat lunak ini disebut dengan data base management systems (DBMS), contohnya DBMS yang terkenal, yaitu dBASE, FoxBase, danMicrosoft Access, Oracle. DBMS yang populer untuk mengolah basis data sekarang ini adalah RDBMS (relational data base management system). RDBMS menggambarkan suatu file basis data, seperti suatu tabel, yaitu bagian kolom menggambarkan field dari data dan bagian baris menunjukkan record dari data. Gambar berikut ini menunjukkan suatu file basis data induk yang menunjukkan rekaman sediaan barang dagangan. Nama File: MASTER_BARANG.DBF Rec# 1 2 3 4 5 . .



Kode Brg 101 102 103 104 105



Nama Brg Arloji Baju Celana Dasi Ember . .



Harga Pokok 50000 10000 12000 5000 3000



Harga Jual 75000 20000 25000 15000 5000



Unit Sisa



Reorder Point 7 5 5 10 3



5 5 7 15 2



Gambar 2.9 File Basis Data Induk Persediaan Barang Dagangan



D. KOMPONEN MODEL Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi berasal dari data yang diambil melalui basis data yang diolah lewat suatu model-model tertentu. Model-model yang digunakan di sistem informasi dapat berupa model logika yang menunjukkan suatu proses perbandingan logika atau model matematika yang menunjukkan proses perhitungan matematika. Di contoh output “laporan barang yang harus dipesan kembali” pada Gambar 2.6, terlihat dua macam model yang digunakan untuk menghasilkan laporan ini. Model yang pertama adalah model logika untuk menyeleksi barang mana yang sudah harus dipesan kembali. Barang yang harus dipesan kembali adalah barang yang unit sisanya sudah lebih kecil atau sama dengan titik pemesanan kembali (reorder point). Model ini nantinya akan



 EKMA4434/MODUL 2



2.25



diprogramkan dan muncul di algoritma program mencetak laporan ini sebagai berikut.



ifUnitSisa