Sistem Informasi [PDF]

Citation preview

Untuk mendapatkan sebuah informasi yang berkualitas maka peran sebuah Sistem Informasi benarbenar dibutuhkan, dengan adanya Sistem Informasi yang canggih maka sebuah instansi akan jauh lebih mudah untuk memberikan informasi atau mendapatkan informasi yang berguna bagi instansi. Pada dasarnya sistem informasi bisa manual dan bisa komputerisasi tapi konsep dasarnya masih tetap sama yaitu mengolah data sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna. Untuk memproses data sehingga menjadi informasi pada Sistem Informasi manual tanpa menggunakan alat yang namanaya Komputer, yang prosesnya masih dilakukan secara manual atau dengan menggunakan tangan sedangkan Sistem informasi terdiri dari dua suku kata yaitu Sistem dan Informasi. Sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik abstrak maupun fisik yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Informasi adalah data-data yang diolah sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna. Sedangkan Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk menyelesaikan masalah tertentu dengan cara mengolah data hingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna.



Asas-asas berupa prinsip yang menjiwai sistem informasi baik pengembangan, pemeliharaan dan pengoperasian. Asas-asas sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut. Yakub (2012).



a.



Asas pengelolaan, suatu sistem dapat diselenggarakan apabila ada suatu unit kerja yang diberi tanggung jawab untuk mengelolanya. Tugas pengelola ini adalah melaksanakan koordinasi dalam pengembangan, pemeliharaan dan pengoperasian, melayani permintaan data, pengembangan teknik atau metode analisis dalam rangka pendayagunaan informasi, dan bertanggung jawab atas semua kualitas data dan informasi dihasilkan.



b.



Asas kepekaan, sistem informasi dapat berguna apabila memberi layanan sesuai dengan apa yang seharusnya diperlukan. Untuk itu diperlukan peremajaan (update) agar penyusunan informasi sesuai dengan keadaan lapangan atau lingkungan. Suatu mekanisme yang harmonis antara sumber data dengan pusat penyimpanan data harus saling menguntungkan. Informasi yang dihasilkan harus mempunyai beragam bentuk dan secara langsung mampu memberikan peringatan "warning" kepada penerima informasi tentang adanya faktor-faktor negatif yang perlu segera ditanggulangi.



c. Asas fleksibilitas, sistem informasi pada dasarnya dituntut untuk memiliki tingkat toleransi yang tinggi terhadap seluruh jajaran unit kerja. Oleh karena itu suatu sistem informasi manajemen harus mampu beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi. d. Asas kesederhanaan, sistem informasi tersusun dari serangkaian perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan prosedur yang mudah dimengerti maupun dioperasikan serta dipelihara oleh seluruh unit kerja, serta agar dapat dihindari kemungkinan kesalahpahaman. Untuk itu harus ada ketentuan yang jelas dan sistematik dalam membantu terselenggaranya perputaran roda sistem informasi manajemen.



e. Asas saling percaya, sistem informasi dapat menumbuhkan saling percaya antara unit kerja yang satu dengan unit kerja lainnya dalam arti : 1. Tidak tumpang-tindih kewenangan dalam produksi dan pendayagunaan informasi. 2. Tidak ada tumpang-tindih tugas dan fungsinya terutama dalam penyusunan rencana, pengelolaan, pemantauan, dan pengambilan keputusan.



3. Tidak ada unit kerja yang hasil kerjanya dalam produksi informasi disia-siakan oleh unit kerja lain.



Semua pengertian dasar dari asas-asas sistem informasi di atas, serta saling keterkaitan yang terkandung didalamnya, maka dapat dinyatakan bahwa:



a. Output dari sistem informasi adalah informasi, relevansi dan kualitas informasi yang dihasilkan tergantung sepenuhnya pada keinginan manusia. Selain itu sistem informasi tergantung pada empat komponen, yaitu: data, perangkat keras, perangkat lunak dan maunsia. Perangkat keras maupun perangkat lunak merupakan alat bantu yang tidak akan melakukan apa-apa, apabila tidak ada data yang diproses dan tidak ada yang memerintahkan. Ada tiga peranan manusia yang diperlukan oleh sistem informasi, yaitu: sebagai pemberi data, pengelola data dan pengguna data.



b. Sistem informasi harus jelas tujuannya dan bukan berarti komputerisasi total. Komputerisasi hanya dikenakan secara selektif terhadap aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan data yang berskala besar tapi memerlukan proses yang menuntut ketelitian dan kecepatan tinggi, serta pekerjaan yang secara manual sudahtidak mungkin dipertahankan.



c. Sistem informasi adalah proses yang berlangsung secara periodik dan beroperasi dalam suatu siklus yang bergerak secara teratur. Oleh karena itu, sistem informasi lebih berorientasi pada informasi yang bersifat rutin.



d. Sistem informasi memerlukan satu pengelola yang berperanan sebagai koordinator baik dalam pemeliharaan maupun dalam pengembangan. Hal ini berarti bahwa sistem inforamsi perlu ditempatkan dalam bentuk fungsi tersendiri dari suatu organisasi atau unit kerja.



e. Sistem informasi manajemen pada hakikatnya menuntut adanya menggunakannya. Hal ini berarti diperlukan adanya persiapan-persiapan dari para personil unit



organisasi dan unit kerja, karena kelak akan terjadi perubahan perilaku.



adapun kemampuan yang bisa dilakukan oleh sistem informasi Menurut Turban, McLean, dan Wetherbe (1999) dalam bukunya Abdul Kadir (2003) adalah sebagai berikut: @ Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dan dengan kecepatan tinggi. @ Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat. @ Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses @ Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia dengan cepat dan murah. @ Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi. @ Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia. @ Mengotomasikan proses-proses bisnis yang semi otomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual. Mempercepat pengetikan dan penyuntingan Pembiayaan yang jauh lebih murah daripada pengerjaan secara manual



Sistem informasi memberikan nilai tambah terhadap proses, produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah serta keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan bisnis. Kroenke, 1992 dalam Abdul kadir (2003).



James A O'Brien dan George M. Marakas (2010) menggambarkan perkembangan sistem informasi mulai dari tahun 1950an sampai 2010, @Tahun 1950 1960 Pada tahun 1950 1960an sistem informasi masih bisa dikatakan sederhana yaitu melakukan aplikasi pemrosesan data elektronik atau (electronic data processing



EDP). Yang dilakukan oleh EDP yaitu pemrosesan transaksi, pencatatan, akuntansi. @Tahun 1960 1970 Pada tahun ini sistem informasi manajemen telah dikembangkan, peran baru dari sistem informasi manajemen ini berfokus pada pengembangan aplikasi bisnis yang memberi para pemakai akhir tingkat manajerial laporan manajemen yang telah ditetapkan, yang akan memberi para manajer tersebut informasi yang mereka butuhkan untuk tujuan pengambilan keputusan. @Tahun 1970 1980 Pada tahun 1970an, makin nyata bahwa produk informasi yang telah ditentukan terlebih dahulu, yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen semacam itu tidak cukup memenuhi banyak kebutuhan pengambilan keputusan pihak manajemen. Jadi, konsep sistem pendukung keputusan (Decision Support Systems - DSS) lahir. Peran baru sistem informasi adalah untuk memberi para pemakai akhir tingkat manajerial dukungan yang interaktif dan khusus dalam proses pengambilan keputusan mereka. Dukungan ini akan dibentuk sesuai dengan gaya pengambilan keputusan yang unik dari para manajer. ketika mereka dihadapkan pada jenis masalah tertentu dalam dunia nyata @Tahun 1980-1990 Pada era 1980an, beberapa peran baru untuk sistem informasi muncul. Pertama, perkembangan yang cepat kemanmpuan pemrosesan mikrokomputer, software aplikasi dan jaringan telekomunikasi melahirkan fenomena end-user computing Nedua, makin nyata bahwa kebanyak eksekutif perusahaan puncak tidak secara langsung menggunakan baik laporan sistem informasi manajemen atau kemampuan pemodelan analitis dari sistem pendukung keputusan, jadi dikembangkannya sebuah sistem informasi eksekutif (executive information system-ElS). Yang ketiga, terobosan yang terjadi dalam pengembangan dan aplikasi teknik kecerdasan artifisial (artificial intelligence- A), Sistem Pakar (expert system - ES) dan sistem berbasis pengetahuan (kmowledge-based systems) @tahun 1990-2000 Perkembangan yang sangat cepat dari Internet, intranet, ekstranet dan jaringan global



lainnya yang saling terkait dalam era 1990an secara dramatis mengubah kemampuan sistem informasi dalam bisnis pada awal abad ke-20. Perusahaan berbasis internet dan yang beroperasi melalui WEB serta sistem e-business dan e-commerce global menjadi hal yang umum dalam operasi dan manajemen perusahaan bisnis saat ini.



@Tahun 2000-2010 Pada tahun 2000-2010, sistem informasi tidak hanya e-business dan e-commerce namun sudah sampai kepada Enterprise Resource Planning (ERP) dan Business Intelligence. Dalam tahun ini sistem informasiberkembang sampaipada Enterprisewide common-interface applications data mining dan data isualization, customer relationship management, supply chain management.



Dalam bukunya Romney dan Steinbart (2006) menjelaskan ciri-ciri informasi yang berkualitas adalah sebagai berikut: @Relevant, informasi disebut relevan apabila informasi tersebut dapat mengurangi ketidakpastian dan mendukung pengambilan keputusan. @Reliable, informasi disebut reliable apabila informasi tersebut bebas dari kesalahan atau bias dan secara akurat menggambarkan kejadian atau aktivitas dalam perusahaan @Complete, informasi disebut lengkap apabila informasi tersebut tidak menghilangkan aspek-aspek penting akan pemahaman kejadian atau aktivitas yang diukurnya. @Timely, informasi disebut tepat waktu apabila informasi tersebut disajikan pada waktu pengambil keputusan hendak membuat keputusan. Undestandable, informasi disebut dimengerti apabila informasi tersebut disajikan dalam format yang bermanfaat dan dimengerti. @Veriable, informasi dapat diverifikasi apabila 2 orang berpengetahuan bertindak secara independen yang nantinya akan menghasilkan informasi yang sama. @Accessible, informasi dapat diakses apabila informasi tersebut tersedia bagi user ketika mereka membutuhkannya dalam format yang dapat digunakan.



Sedangkan ciri-ciri informasi yang berkualitas menurut Mc Load dan Schell (2007) adalah sebagai berikut: @ Akurasi Data yang dimasukkan dan proses yang digunakan dalam sistem harus sesuai dengan prosedur sehingga informasi yang dihasilkan bisa benar-benar akurat. Misalkan informasi yang berkenaan dengan akuntansi/matematik kalau 5 x 5 25 maka jika nilai 5 itu diganti dengan 10 yang akhirnya menjadi 10 x 10 maka hasilnya harus 100, selain contoh di atas akurasi bisa diasumsikan misalkan jumlah pegawai keseluruhan 100 dan pegawai itu yang 20 pindah tugas maka jumlah pegawai terbaru di kantor tersebut menjadi 80 pegawai. Intinya akurasi merupakan tingkat keakuratan sebuah informasi @ Relevansi Informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi, data yang digunakan untuk diproses seharusnya ada hubungannya dengan masalahnya sehingga informasi yang diberikan bisa sesuai dengan masalah yang dihadapi. @Ketepatan waktu Kalau saat ini kita membutuhkan suatu informasi maka informasi yang kita butuhkan itu bisa kita dapatkan saat ini juga karena informasi yang kita butuhkan saat ini bisa jadi sudah tidak kita butuhkan 1 menit yang akan datang, karena pentinya suatu informasi hampir semua pengguna membutuhkan informasi yang up date (terkini) maka dari itu informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut sebisa mungkin bisa disajikan saat itu juga @Kelengkapan Kelengkapan informasi bisa ditunjukkan dari menjawab informasi tersebut terhadap pertanyaan atau kebutuhan pengguna. Jika informasi bisa menjawab apa yang dibutuhkan secara lengkap oleh pengguna maka informasi tersebut bisa dikatakan lengkap dan informasi seperti itulah yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna.



Di Amerika Serikat, lebih



dari 23 juta manajer dan 113 juta tenaga kerja bergantung pada sistem informasi untuk menjalankan bisnis. Sistem informasi menjadi vital untuk menjalankan bisnis harian serta mencapai tujuan bisnis strategis di Amerika dan banyak negara lainnya. Ada saling ketergantungan yang berkembang antara sistem informasi perusahaan dengan kemampuan bisnis atas sistem informasi tersebut. Perubahan strategi, peraturan, dan proses bisnis membutuhkan perubahan yang meningkat dalam Hardware, Software, Data bisnis, dan Telekomunikasi. Seringkali apa yang diinginkan organisasi tergantung pada apa yang bisa dilakukan sistem informasi.