Sistem Informasi Manajemen Dokumen [PDF]

Citation preview

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN



Dosen Pembimbing: Ns.Yusnilawati,S.kep,M.kep



Disusun oleh : NADIA RIFELDA (G1B119065)



PROGRAM STUDI ILMU KEPERAWATAN FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS JAMBI TAHUN AJARAN 2020



KATA PENGHANTAR Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan yang maha Esa atas berkat dan rahmatNya saya dapat menyelesaikan tugas ini dengan tepat waktu.Tak lupa pula kami memgucapkan terimakasih kepada dosen Mata Kuliah SIK yang telah memberikan kami tugas ini kepada kami upaya menjadikan kami manusia yang berilmu dan berpengetahuam. Keberhasilan kami dalam menyelesaikan laporan ini tentunya tidak lepas dari bantuan berbagai pihak.Untuk itu saya menyampaikan terimakasih pada semua pihak yang telah membantu saya dalam menyelesaikan laporan ini. Saya menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan yang perlu diperbaiki.



Pengertian Sistem Manajemen Dokumen Sistem Informasi Manajemen merupakan sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi,manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah data base Sistem Manajemen Dokumen atau disebut dengan Document Management System merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan berbasis web yang dapat diakses dari berbagai tempat (Awad , et al., 2004). Inti sebuah media elektronik tempat penyimpanan (storage) dengan sebuah lokasi storage utama yang mampu menyediakan banyak akses ke dalamnya. Sistem manajemen dokumen pada dasarnya menyimpan informasi. Sebuah sistem manajemen dokumen menggabungkan sekumpulan informasi yang relevan dengan baik pada satu lokasi melalui sebuah antar muka (interface) yang umum. Manajemen dokumen dibangun pada tempat penyimpanan terpusat dengan menambahkan dukungan untuk klasifikasi dan organisasi dari informasi, dan menyatukan tindakan-tindakan dari storage dan mendapatkan kembali (retrieval) dari dokumen-dokumen yang dibentuk dari sebuah sistem yang mandiri. Fasilitas- fasilitas Sistem Manajemen Dokumen Fasilitas-fasilitas nilai tambah pada sistem manajemen dokumen meliputi: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Mengontrol untuk menjamin hanya satu pengguna saja yang memodifikasi sebuah dokumen pada satu waktu. Memeriksa jejak untuk mengawasi perubahan-perubahan yang terjadi pada sebuah dokumen setiap waktu. Menyiapkan keamanan untuk mengontrol akses pengguna kepada dokumendokumen. Pengaturan dokumen-dokumen ke dalam grup-grup yang berhubungan dan folderfolder. Pengenalan dan mendapatkan kembali dari dokumen-dokumen sesuai dengan teks yang ada pada dokumen-dokumen tersebut (freetext searching). Mencatat informasi yang berhubungan dengan dokumen sebagai metadata, seperti pengarang, tanggal pembuatan dan judul. Kemampuan untuk mengirimkan dokumen-dokumen dari satu pengguna kepada pengguna lainnya dalam kebiasaan yang terkontrol berdasarkan workflow. Mengubah dokumen-dokumen kertas ke dalam format elektronik dengan melakukan pemindaian. Mengatur dokumen-dokumen ke dalam grup-grup untuk memungkinkan dokumendokumen tersebut untuk didistribusikan kepada target pencari atau pembaca.



Manfaat Document Management System Secara lebih spesifik lagi. DMS memberikan manfaat sebagai berikut : 



Meningkatkan produktivitas proses bisnis.



DMS dapat membantu penambahan produktivitas pekerja dimana pekerja dapat mengakses dan beraksi dengan informasi yang lebih cepat dan tepat. Meningkatnya response time proses bisnis Pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dengan DMS. 



 Mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan Terbayangkah Anda berapa banyaknya ruangan yang tersita di kantor Anda untuk tempat Lemari Arsip dokumen. Berapa jumlah kertas, lemari, ruangan dan tenaga yang digunakan untuk sistem manajemen dokumen anda sekarang. DMS dapat mengurangi biaya – biaya tersebut, karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional. DMS Secara dramatis menurunkan ukuran ruang penyimpanan filing cabinet, menggantikan gudang dokumen dengan media penyimpanan elektronis yang jauh lebih kecil seperti harddisk, disket dan CD.



Menurunkan biaya tambahan Dengan menerapkan DMS, maka biaya-biaya overhead untuk penyimpanan dokumen konvensional seperti : kertas, foto-copy, filing cabinet, dan lain sebagainya dapat ditekan sampai dengan 0% !! 



Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen Dengan menyimpan dokumen secara digital, gangguan rayap jelas akan dinihilkan 100%. Gangguan yang lain seperti kebakaran dapat diminimalisasi dengan sistem penyimpanan yang lebih canggih daripada sekedar dokumen kertas konvensional. 



Document Sharing Melalui DMS, pemakaian dokumen dapat dilakukan secara bersamaan oleh beberapa user sekaligus. 



 Mekanisme keamanan dokumen yang handal Dengan DMS dapat dilakukan mekanisme untuk mengatur kewenangan akses masing-masing user terhadap dokumen-dokumen yang tersimpan, sehingga menjamin kerahasiaan dan tingkat keamanan terhqadap dokumen-dokumen tersebut.



Tahapan Sistem Manajemen Dokumen Tahapan implementasi sistem manajemen dokumen dibangun dengan tujuh tahapan yaitu identify content, database set-up, populate database, Intranet enable/publish, process search requests, present results dan view/download original. 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Identify content. Identifikasi dari jenis dokumen apa yang dapat ditempatkan pada sistem manajemen dokumen Database set-up. Sebuah sistem manajemen dokumen membutuhkan tempat penyimpanan terpusat. Database harus dibuat dan dikonfigurasi sebagai lokasi penyimpanan dokumen. Populate database. Sebuah database yang sudah dibuat harus dinaikkan untuk dapat digunakan. Intranet enable/publish. Sistem manajemen dokumen digunakan pada internal jaringan organisasi, sehingga diperlukan jaringan internal yang menampilkan dari publikasi dari portal intranet organisasi. Proses digunakan dalam akses terhadap dokumen yang akan digunakan, atau ketika unggah sebuah dokumen. Search requests. Pencarian dokumen dapat dilakukan terhadap nama dokumen, bahkan sampai pada isi dari dokumen yang dicari.



7.



Present results. Hasil pencarian dapat ditampilkan berdasar kata kunci yang dimasukkan dalam kotak pencarian. 8. View/download original. Melihat, dan mengunduh sebuah dokumen.



Penerapan Sistem Informasi Manajemen Menurut George M. Scott, penerapan sistem adalah proses pemasangan sistem yang baru dirancang, termasuk semua perlengkapan dan perangkat lunak yang dibeli (M.Scot t,2004). Penerapan sistem merupakan kegiatan yang berstruktur. Kegiatan-kegiatan pada fase penerapan adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Pendidikan dan Pelatihan personil Pemrograman Penyiapan lokasi Pemasangan dan Pemeriksaan instalasi peralatan dan software yang dibeli Konversifile Penggunaan sistem baru Pemeriksaan akhir dan serah-terima Dokumentasi



Berdasarkan pendapat di atas, pendidikan dan pelatihan terhadap pegawai sangatdiperlukan untuk mensosialisasikan pada sistem baru, sehingga pegawai tersebut dapat bekerja sama dengan sistem baru itu dengan menggunakannya. Pemrograman merupak ansuatu bagian yang penting dari banyak sistem investigasi. Kegiatan pemrograman harusdipantau secara hati-hati, karena sering tidak memenuhi kualitas yang diharapkan. Jika adasistem baru maka, tempat untuk komputer harus dipersiapkan dengan baik, baik keamananfisik maupun efisiensi operasi. Sedangkan dokumentasi esensial bertujuan untukmenyediakan pengertian mengenai sistem untuk memungkinkan sistem diaudit dan untukmengajarkan pemakai bagaimana berinteraksi dengan sistem dan menjalankannya. Berbeda dengan dokumentasi program yang menerangkan alasan-alasan logika mengenai suatu program yang mengandung desskripsi Komponen –komponen sistem informasi manajemen 1. Sistem Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan,karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusaahn atau instasi pemerintah ,baik yang berskala kecil maupun besar 2. Informasi Dalam manajemen ,informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu penerimanya. Sumber dari informasi adalah data,sedangkan data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakansuatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu. Dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan



3. Manajemen Adalah segala tindakan yang didalamnya mengandung kegiatan perencanaan, pengorganisasian, tindakan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan DAFTAR PUSTAKA https://www.academia.edu/10222699/SISTEM_INFORMASI_MANAJEMEN