![Slide Modul 1 Pengantar SCM [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/slide-modul-1-pengantar-scm.jpg)
5 0 2 MB
Modul 1
PENGANTAR MANAJEMEN RANTAI PASOK
2021
Pusat Pendidikan dan Pelatihan PBJ LKPP
PENDAHULUAN Kompetensi Dasar Setelah mengikuti pembelajaran ini Peserta dapat menjelaskan Konsep SCM, Keterkaitan PBJ dengan SCM, Penerapan SCM dalam PBJ
Indikator Keberhasilan Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta dapat memahami: a. Konsep Dasar Manajemen Rantai Pasok b. Keterkaitan Pengadaan Barang/Jasa dengan Manajemen Rantai Pasok c. Penerapan Manajemen Rantai Pasok dalam Pengadaan Barang/Jasa
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 2
MATERI PENGANTAR MANAJEMEN RANTAI PASOK
01
KONSEP DASAR MANAJEMEN RANTAI PASOK
PBJP DENGAN 02 KETERKAITAN MANAJEMEN RANTAI PASOK
03
PENERAPAN MANAJEMEN RANTAI PASOK DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
ModulMengelola Pengantar Manajemen RantaiLevel Pasok Jenis Kompetensi PBJP Melalui Swakelola 1
3
33
PENGERTIAN SUPPLY CHAIN Supply Chain adalah sekumpulan organisasi yang secara langsung dihubungkan oleh satu atau lebih aliran produk, jasa, keuangan, atau informasi dari hulu/sumber ke hilir/pelanggan
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 4
KOMPONEN PENTING SUPPLY CHAIN Rantai Pasok Hulu
Rantai Pasok Internal
(Upstream Supply Chain)
(Internal Supply Chain)
• Meliputi aktivitas dari suatu organisasi korporasi atau institusi dengan para rekanan pemasok di dalam upstream supply chain. • FOKUS: pengadaan barang atau jasa.
• Meliputi semua proses penerimaan barang ke Gudang agar dapat digunakan untuk keperluan proses rantai suplai internal, • FOKUS: manajemen penyimpanan dan pengendalian persediaan, serta manajemen pengendalian mutu.
Rantai Pasok Hilir (Downstream Supply Chain)
• Meliputi semua aktivitas yang melibatkan proses transportasi dan distribusi dari alokasi persediaan atau barang yang tersedia dalam proses rantai suplai internal, ke para penerima akhir, di dalam rantai suplai hilir. • FOKUS: transportasi, distribusi, serah terima, dan layanan purna jual.
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 5
GAMBARAN MANAJEMEN RANTAI PASOK
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 6
SUPPLY CHAIN DARI HULU KE HILIR
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 7
VARIASI RANTAI PASOK HILIR
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 8
SUPPLY CHAIN MANAJEMEN Supply Chain Management (SCM) adalah manajemen yang meliputi perencanaan dan pengelolaan semua kegiatan yang terlibat dalam identifikasi sumber daya dan pengadaan (sourcing and procurement), konversi (conversion), dan semua kegiatan manajemen logistik. " .
Sebagai pendekatan menyeluruh dari operasi organisasi, SCM digambarkan dalam siklus manajemen → Plan, Source, Make, dan Deliver.
PLAN Demand forecasting, product pricing, inventory management
DELIVER
SOURCE
Order management, delivery scheduling
Procurement credit and collection
MAKE Product design, producing scheduling, facility management
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 9
SIKLUS MANAJEMEN SUPPLY CHAIN
1 PLAN
2 SOURCE
4 DELIVER
3 MAKE Transformasi bahan dari bahan baku menjadi produk furnitur
Proses yang menyeimbangkan permintaan dan pasokan untuk menentukan tindakan terbaik dalam memenuhi kebutuhan pengadaan, produksi, dan pengiriman
Pembelian bahan baku dengan kualitas dan harga terbaik
Proses untuk mengirimkan dan mendistribusikan barang/jasa ke pengguna akhir
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 10
ILUSTRASI PROSES MANAJEMEN RANTAI SUPLAI
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 11
MATERI PENGANTAR MANAJEMEN RANTAI PASOK
01
KONSEP DASAR MANAJEMEN RANTAI PASOK
PBJP DENGAN 02 KETERKAITAN MANAJEMEN RANTAI PASOK
03
PENERAPAN MANAJEMEN RANTAI PASOK DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
ModulMengelola Pengantar Manajemen RantaiLevel Pasok Jenis Kompetensi PBJP Melalui Swakelola 1
12
12 12
KATEGORI SEKTOR DAN AKTIVITAS YANG MENJALANKAN PROSES SCM (1/3) Secara umum, Perusahaan terbagi atas: Produksi : • Industri Hulu (Industri Bahan Dasar, Industri, Eksplorasi, Industri Strategis) • Industri Hilir (Bahan Makanan dan Minuman, Otomotif, Teknologi dan Informasi
Bandan Hukum Usaha
Distribusi dan perdagangan: distributor, grosir, pasar modern, pasar tradisional, dan pedagang eceran
SEKTOR BISNIS
Aktivitas Korporasi Melayani Menciptakan Memproduksi
Distribusi
Pekerjaan dan layanan yang berbasis proyek: pekerjaan konstruksi, teknologi informasi, penyelenggaraan kegiatan, jasa konsultasi Berbagai sektor jasa: transportasi, akomodasi, alihdaya, dan jasa lainnya
Dagang Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 13
RANTAI PASOK GARMEN
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 14
KATEGORI SEKTOR DAN AKTIVITAS YANG MENJALANKAN PROSES SCM (2/3) ORGANISASI
Non
DUKUNGAN
KEBUTUHAN MEMBANTU PEMERINTAH KONTRIBUSI
SEKTOR NIRLABA
Secara umum sektor nirlaba terbagi atas: 1. Lembaga pendidikan: pendidikan formal dan pendidikan informal 2. Lembaga sosial kemanusiaan: lembaga sosial keagamaan, lembaga sosial kesehatan, lembaga bantuan sosial kemasyarakatan, lembaga sosial korporasi 3. Lembaga swadaya masyarakat: organisasi kemasyarakatan, organisasi profesi, lembaga kajian masyarakat 4. Lembaga bantuan internasional: palang merah internasional, lembaga dan badan Perserikatan Bangsa-Bangsa, lembaga bantuan sosial internasional
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 15
KATEGORI SEKTOR DAN AKTIVITAS YANG MENJALANKAN PROSES SCM (3/3) Kementerian Lain: Tidak memiliki infrastruktur gudang dan asset dalam jumlah yang signifikan, karena semuanya dipasok dan disediakan oleh para penyedia terpilih sesuai mekanisme pengelolaan kontrak. Kegiatan birokrasi sistem ketatanegaraan dalam suatu negara dengan tujuan menjalankan roda pemerintahan dan sekaligus melayani masyarakat di negara tersebut.
SEKTOR PEMERINTAH Lembaga
Kementerian
Kementerian Kesehatan, Militer, Basarnas, BNPB, PMI: • Adanya proses SCM yang berjalan secara berkelanjutan, proyek, dan sekaligus juga kondisi darurat, • Kehadiran gudang secara fisik yang menyimpan persediaan dan asset, • Unit transportasi dan distribusi yang standby setiap saat.
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 16
Peran Supply Chain Management
01
SCM
02
SEKTOR BISNIS
SEKTOR NIRLABA
03
SEKTOR PELAYANAN PUBLIK
SCM merupakan alat mencapai keunggulan kompetitif dalam persaingan
SCM sudah eksis namun belum menjadi tolok ukur keberhasilan
Proses SCM sebenarnya secara fungsional sudah berjalan saat proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dilaksanakan. Jika tidak kita rasakan kehadiran proses SCM tersebut, lebih karena belum adanya regulasi SCM di sektor publik Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 17
PENGADAAN DI ORGANISASI BISNIS DAN PEMERINTAHAN Organisasi Pemerintah
PERBEDAAN
Organisasi Bisnis
1
Pengadaan pada organisasi pemerintah di Pusat dan Daerah tergantung pada ketersediaan anggaran pada perioda waktu tertentu
Anggaran pengadaan adalah milik perusahaan sehingga ada fleksibilitas dalam penggunaannya dari sudut jumlah, kualitas, dan waktu
1
2
Organisasi pemerintah harus meyakinkan warga bahwa uang publik dihabiskan dengan bijak dan transparan
berorientasi pada laba dan terutama berfokus pada peningkatan pengembalian bagi pemilik atau pemegang saham perusahaan
2
PERSAMAAN Organisasi bisnis dan pemerintah memiliki tujuan yang sama dalam mendapatkan nilai uang (value for money) dalam semua kegiatan pengadaan
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 18
PENGADAAN DI SEKTOR PEMERINTAH
PBJP DALAM KEGIATAN RUTIN
PBJP DALAM KEGIATAN PROYEK
PBJP KEGIATAN TANGGAP DARURAT
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 19
Keterkaitan PBJP dengan SCM Kebutuhan untuk planning, sourcing, making, dan delivering sektor bisnis juga hadir di berbagai instansi publik. Menyesuaikan tahapan proses tersebut untuk aktivitas pemerintah, mulai sekarang tahapan tersebut disebut sebagai sebagai tahapan manajemen perencanaan, pengadaan, produksi, dan pengiriman/distribusi/penyebarluasan.
01
PBJP DALAM TAHAP PERENCANAAN (PLAN)
PBJP DALAM TAHAP PELAKSANAAN (SOURCE)
03
02
PBJP DALAM TAHAP PRODUKSI, & PENGENDALIAN MUTU DAN PERGUDANGAN
PBJP DALAM TAHAP PENGIRIMAN/DISTRIBUSI DAN SERAH TERIMA
04
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 20
PBJP dalam Rantai Pasok
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 21
MATERI PENGANTAR MANAJEMEN RANTAI PASOK
01
KONSEP DASAR MANAJEMEN RANTAI PASOK
PBJP DENGAN 02 KETERKAITAN MANAJEMEN RANTAI PASOK
03
PENERAPAN MANAJEMEN RANTAI PASOK DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
ModulMengelola Pengantar Manajemen RantaiLevel Pasok Jenis Kompetensi PBJP Melalui Swakelola 1
22
22 22
Perencanaan SCM • • • •
• • •
Rencanakan urut-urutan kegiatan dalam tiap segmen rantai suplai Tetapkan tingkat dan sasaran pelayanan Tetapkan kualitas pelayanan Berapa banyak dan luasnya jangkauan pelayanan Berapa banyak paket pengadaan/kegiatan yang harus dilaksanakan Berapa lama pelaksanaan disetiap titik kegiatan Optimasikan biaya disetiap titik kegiatan
• • • • • • • •
Optimasikan pilihan kegiatan swakelola (inhouse) atau melalui penyedia (outsource) Jadwalkan seluruh kegiatan dalam fungsi waktu Kalkulasi biaya kegiatan sourcing dan procurement Hitung jumlah personil internal dan eksternal yang dibutuhkan Kalkulasi total anggaran yang dibutuhkan Bagaimana cari mendapatkan angaran Bagaimana mengoptimalisasikan kebutuhan biaya dari berbagai sumber Siapkan dokumen rencana SCM untuk pencapaian tujuan dan sasaran utama
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 23
SCM PADA LEVEL STRATEGIS, TAKTIS DAN OPERASIONAL
STRATEGIS
TAKTIS
OPERASIONAL
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 24
SCM PADA LEVEL STRATEGIS
PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN KEBIJAKAN PBJP
PENYELARASAN STRATEGI ORGANISASI
PERENCANAAN TERPADU DAN TERINTEGRASI
KOORDINASI DAN KOMUNIKASI
PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI
PENYIAPAN REGULASI
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 25
SCM PADA LEVEL TAKTIS
Pemetaan Supply Positioning Model dan Supplier Perception Model
Manajemen Kontrak
Vendor Management
1
4
2
Skala Prioritas Kebutuhan
5 3
6
Optimalisasi Jaringan
Manajemen Persediaan
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 26
SCM PADA LEVEL OPERASIONAL
1 SELEKSI PENYEDIA
2 PENERIMAAN PERMINTAAN PBJ
3 PROSES SERAH TERIMA BARANG/ JASA
4 PENANGANAN PERSEDIAAN DAN PERGUDANGAN
6
5 PENANGANAN TRANSPORTASI DAN DISTRIBUSI
PROSES INSPEKSI BERKALA
7 PROSES PENAGIHAN DAN PEMBAYARAN
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 27
PROSES SCM DALAM PENDEKATAN STRATEGIS, TAKTIS DAN OPERASIONAL Strategis Keseluruhan
tujuan organisasi
Taktis
Operasional
Alokasi dan penggunaan Pelaksana tugas tertentu
sumberdaya secara efektif dalam
pelaksanaan
dan efisien
aktivitas
Jangka panjang
Jangka menengah
Jangka pendek
Tanggungjawab
Tanggung
manajemen
manajemen
puncak
menengah
jawab Tanggung tingkat tingkat
manajemen bawah
atau
penyelia Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 28
PENERAPAN SCM DALAM PBJP
1 PERENCANAAN
2 SOURCING DAN PENGADAAN
3 PRODUKSI (MAKE)
4 PENGIRIMAN DAN DISTRIBUSI
6
5 MANAJEMEN PERGUDANGAN
SERAH TERIMA BARANG / JASA
7 PERTUKARAN / PERGANTIAN BARANG
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 29
PENERAPAN SCM DALAM PBJP Peran paling penting dari SCM untuk pelaksanakan kegiatan dalam rantai suplai adalah perencanaan.
1 PERENCANAAN
6
7
1. Rencanakan urut-urutan kegiatan dalam tiap segmen rantai suplai;
10. Optimasikan pilihan kegiatan swakelola (in-house) atau melalui penyedia (outsource);
2. Tetapkan tingkat dan sasaran pelayanan;
11. Jadwalkan seluruh kegiatan dalam fungsi waktu;
3. Tetapkan kualitas pelayanan;
12. Kalkulasi biaya kegiatan sourcing dan procurement;
4. Berapa banyak dan luasnya jangkauan pelayanan;
13. Hitung jumlah personil internal dan eksternal yang dibutuhkan;
5. Berapa banyak paket pengadaan/kegiatan yang harus dilaksanakanKS 6. Bagaimana melakukan produksi dan dan bagaimana kapasitas fasilitasnya; 7. Bagaimana melakukan penyebarluasan;
pengiriman,
distribusi,
8. IBerapa lama pelaksanaan disetiap titik kegiatan;
atau
14. Kalkulasi total anggaran yang dibutuhkan; 15. Bagaimana cara mendapatkan anggaran ; 16. Bagaimana mengoptimalisasikan kebutuhan biaya dari berbagai sumber; 17. Siapkan dokumen rencana SCM untuk pencapaian tujuan dan sasaran utamaA
9. Optimasikan biaya disetiap titik kegiatan;
(MAKE)
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 30
PENERAPAN SCM DALAM PBJP – PERENCANAAN (1/4) Dokumen perencanaan SCM dalam rangka PBJP
Agar proses perencanaan ideal, maka diperlukan:
menjadi referensi untuk :
1 PERENCANAAN
1)
Adanya peran dan fungsi tugas pelaksana SCM;
2)
Adanya keterlibatan team UKPBJ/PPK dalam proses perencanaan dan penyusunan program kerja di tingkat institusi;
3)
Team UKPBJ/PPK bersama para pihak terkait berperan serta secara aktif dalam penyusunan peramalan kebutuhan, kerangka acuan kerja (KAK) proyek, dan tindakan tanggap darurat;
6
7
1)
Mencari potensi calon penyedia;
2)
Menyusun jadwal rencana pengadaan agar barang/jasa hasil pengadaan dapat digunakan sesuai dengan jadwal optimal seluruh kegiatan dalam rantai suplai;
3)
Meminta penawaran kepada daftar penyedia tetap atau melakukan proses tender;
4)
Mengurangi resiko kekeliruan memahami permintaan dari para pengguna;
4)
Mengurangi resiko kekeliruan dalam hal evaluasi permintaan yang terbatas waktunya;
Menyusun agenda kerja dan tahapan jadwal pelaksanaan secara detail dan terperinci;
5)
Diberikan target dan batas waktu dari setiap tahapan jadwal pelaksanaan;
6)
Secara berkala dilakukan analisis apakah terjadi ketidaksesuaian (deviasi) antara perencanaan dan realisasi, serta proses dinamis dari permintaan dan realisasi kebutuhan yang terjadi
5) 6)
7)
Memastikan kewajiban penyedia untuk memberikan layanan pasca penjualan dan jaminan kompensasi penggantian jika ada yang tidak sesuai pesanan; Memiliki posisi tawar dalam negosiasi pengadaan barang/jasa menjadi kuat jika dilakukan dalam waktu yang terbatas. (MAKE)
(MAKE)
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 31
PENERAPAN SCM DALAM PBJP – PERENCANAAN(2/4) Pengadaan Kegiatan Operasional Berkelanjutan Kontrak Kerjasama dengan penyedia tetap
2
6
Pemasok memiliki focus pada usaha yang dijalani
Kerjasama dalam kurun waktu tertentu
7
6
7
PERENCANAAN
SOURCING DAN PENGADAAN
1
Peramalan kebutuhan/ Forecasting
2
3
Pemasok sudah diseleksi terlebih dahulu
4
5 Pemasok memiliki pengalaman dibidang usaha yang dijalani
Pemasok siap menjadi mitra
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 32
PENERAPAN SCM DALAM PBJP – PERENCANAAN (3/4) Pengadaan Untuk Kegiatan Proyek Direncanakan dan dikerjakan dalam kurun waktu tertentu
2
Menggunakan proposal kegiatan dan Harga Perkiraan sendiri
6
Melalui tender
7
PERENCANAAN
SOURCING DAN PENGADAAN
1 Memiliki lisensi dan sertifikasi dari asosiasi terkait
2
3 Terdapat perbedaan siginifikan antara 1 proyek dengan yang lain
4
5
6
Pemasok memiliki pengalaman dibidang usaha yang dijalani Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 33
PENERAPAN SCM DALAM PBJP – PERENCANAAN (4/4) Pengadaan Untuk Kegiatan Tanggap Darurat Banyak prosedur
Ketersediaan terbatas, sehingga dilakukan penunjukan langsung atau swakelola
dikecualikan dan butuh penanganan segera
2
6
Penanganan hal utama, biaya menyesuaikan
7
PERENCANAAN
SOURCING DAN PENGADAAN
1
Meliputi perbaikan infrastruktur, prasarana, layanan dan evakuasi
2
3
Harga tidak wajar, karena pasokan sulit diperoleh
4
5
6
Anggaran Biaya tidak dapat direncanakan secara menyeluruh Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 34
PENERAPAN SCM DALAM PBJP- PRODUKSI
3
Tanggung Jawab Management Produksi
PRODUKSI (MAKE)
Pengelolaan proses aliran (fisik dan informasi)
Memilih mesi, fasilitas dan peralatan
01
Mengatur SDM
02
03
Merencanakan dan mengendalikan metode/prosedur
04
Pengendalian persediaan
05
Menghasilkan output
06
07
Bertanggungjawab atas inventaris
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 35
PENERAPAN SCM DALAM PBJP- PENGIRIMAN DAN DISTRIBUSI
4 PRODUKSI (MAKE)
PENGIRIMAN DAN DISTRIBUSI
Manajemen distribusi adalah suatu proses penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan.
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 36
PENERAPAN SCM DALAM PBJP- MANAJEMEN PERGUDANGAN
4 PRODUKSI 5 (MAKE)
Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan bahan baku, barang jadi, peralatan, dan persediaan lainnya dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian akan didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan
PENGIRIMAN DAN DISTRIBUSI MANAJEMEN PERGUDANGAN
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 37
PENERAPAN SCM DALAM PBJP- SERAH TERIMA BARANG/JASA
4
6 SERAH TERIMA BARANG / JASA
Serah Terima Barang Serah Terima Jasa Serah Terima Barang (Outbond) (Inbond)(Inbond)- Dilakukan Dilakukan sesuai sesuai dengan waktu dengan waktu yang yang disepakati disepakati
Serah Terima Jasa (Outbond)
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 38
PENERAPAN SCM DALAM PBJPPERTUKARAN/PERGANTIAN BARANG
7 PERTUKARAN / PERGANTIAN BARANG
Penggantian produk (Replacement) dilakukan apabila saat proses serahterima barang diketemukan kondisi, antara lain spesifikasi tidak sesuai Pengembalian (Return) produk yang sudah dibeli dan disimpan oleh pembeli kepada pihak penyedia, dengan kondisi diketahui adanya cacat produk dan kerusakan saat dalam proses penyimpanan, dan lain sebagainya
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 39
KENDALA PENERAPAN SCM DI PEMERNTAHAN Kesulitan Koordinasi Lintas Institusi
01 Hirarki Birokrasi
02
Perencanaan & Penganggaran berbasis Proyek Kegiatan
03
04
Persetujuan Anggaran di Tingkat DPR/DPRD
Kendala Kompetensi
05
06
Tersedianya Tools
07
Kendala Integritas
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 40
KUNCI SUKSES PENERAPAN SCM DI PEMERINTAHAN
1
Hirarki Birokrasi yang Efektif dan Efisien
Tersedianya Tools
5
2
Koordinasi Lintas Institusi didukung EGovernment
Edukasi dan Pengembangan Kompetensi
6
3
Akuntabilitas Persetujuan Anggaran di Tingkat DPR/DPRD
Cara dan Budaya Kerja
7
Sistem Informasi
8
4
Perencanaan dan Penganggaran berbasis Kegiatan Berkelanjutan. Proyek dan Tanggap Darurat
Modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok 41
Terima Kasih. https://ppsdm.lkpp.go.id [email protected]
0811-9182-444 pusdiklatpbj_lkpp
©2021 Pusdiklat PBJ LKPP
