SOP 01 Pembuatan Kontrak Rev [PDF]

Citation preview

Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01



LEGAL



PEMBUATAN KONTRAK



Disiapkan oleh, LGL



Diperiksa oleh, MRS OPR.DIR



Tanggal :



Tanggal :



Disetujui oleh, PD



Tanggal :



DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI



1



HALAMAN AKTIF



2



RIWAYAT REVISI



3



DAFTAR DISTRIBUSI



4



1.



TUJUAN



3



2.



RUANG LINGKUP



3



3.



TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG



3



4.



DOKUMEN TERKAIT



4



5.



DEFINISI



4



6.



PROSEDUR MUTU



4



7.



DIAGRAM ALIR



5



8.



LAMPIRAN



7



F.ISO/II, Rev. 00



Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00



Halaman 1 of 9



Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01



HALAMAN AKTIF Halaman



Rev.



Tgl Revisi



Halaman Tambahan



Ket



1.



01



----



----



----



2.



01



----



----



----



3.



01



----



----



----



4.



01



----



----



----



5.



01



----



----



----



6.



01



----



----



----



7.



01



----



----



----



RIWAYAT REVISI DOKUMEN No. Revisi 01



Tanggal Terbit 08-03-2016



Halaman 1-7



Penjelasan Perubahan -----



Disusun oleh DC



Diperiksa oleh MRS OPR.DIR



Disahkan oleh PD



DAFTAR DISTRIBUSI No



Position



Copy No



No



Position



Copy No



1



Director



01



8



Retail Trading Manager



08



2



Operations Director



02



9



HRD & GA Manager



09



3



Commercial Director



03



10



Procurement & Logistik M.



10



4



Project Management Manager



04



11



QMR/Document Controller



Master



5



Finance & Accounting Manager



05



12



Legal



11



6



Sales & Marketing Manager



06



13



QHSE



12



7



Trading Manager



07



14



Coal Sales Manager



13



F.ISO/II, Rev. 00



Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00



Halaman 2 of 9



Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01



1. TUJUAN Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam pembuatan kontrak penjualan dan pembelian, baik untuk trading batubara maupun pelaksanaan proyek. 2. RUANG LINGKUP 2.1. Pengajuan permohonan pembuatan kontrak oleh Departemen terkait.. 2.2. Review dan Revisi draft kontrak hingga penandatangan kontrak. 2.3. Penyimpanan kontrak asli dan distribusi salinan kontrak baik dalam bentuk softcopy dan hardcopy untuk departemen terkait. 3. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 3.1. Board of Director (BOD) bertanggung jawab dan berwenang atas : 3.1.1. Menginstruksikan pembuatan draft kontrak, baik melalui departemen terkait maupun melalui instruksi langsung kepada Staff Legal. 3.1.2. Mereview draft kontrak dan memerintahkan perbaikan dan atau perubahan draft kontrak. 3.1.3. Menyetujui maupun menolak Kontrak, sesuai dengan kebutuhan Perusahaan. 3.2. General Operation Manager bertanggung jawab dan berwenang atas : 3.1.1. Merekomendasi atau tidak merekomendasi pembuatan draft kontrak. 3.1.2. mereview draft kontrak yang telah dibuat oleh Staff Legal dan membuat perubahan ,ataupun penambahan pada draft kontrak bila diperlukan. 3.1.3. Turut menyetujui draft kontrak, sebelum ditandatangani oleh B.O.D. 3.1.4. Bertanggung jawab memastikan bahwa Staff Legal bekerja sesuai prosedur yang ditetapkan. 3.2. Manager Departemen bertanggung jawab : 3.2.1. Mengajukan permohonan pembuatan kontrak dan memberikan data – data terkait kontrak yang dimohonkan. 3.2.2. Mereview substansi kontrak agar sesuai dan tidak merugikan Perusahaan. 3.3. Staff Legal bertanggung jawab untuk: 3.3.1. Melakukan legal due diligence terhadap Pihak kedua dalam Kontrak ketika akan membuat kontrak Pembelian. 3.3.2. Melakukan contract drafting. 3.3.3. Memastikan substansi kontrak tidak bertentangan dengan peraturan perundang–undangan Indonesia, maupun peraturan Perusahaan dan berkekuatan hukum. 3.3.4. Mengajukan draft kontrak pada pihak – pihak yang harus mereview kontrak dan melakukan revisi terhadap kontrak sesuai denganinstruksi. 3.3.5. Menyimpan dan memelihara kontrak – kontrak yang dibuat oleh PT. SMP. F.ISO/II, Rev. 00



Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00



Halaman 3 of 9



Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01



4.



DOKUMEN TERKAIT 4.1. F-SMP/LGL-01tentang Chek List dokumen pra Kontrak 4.2. F-SMP/LGL-03tentang Permintaan Pembuatan Draft Kontrak.



5.



DEFINISI : N/A



6.



PROSEDUR MUTU 6.1. Pengajuan Pembuatan Kontrak 6.1.1. Departemen yang berkepentingan mengajukan permohonan pembuatan kontrak ke Staff Legal dengan mengisi form 6.1.2. Staff Legal melakukan review atas Pihak – Pihak dalam kontrak maupun substansi yang akan dituangkan dalam kontrak. 6.1.3. Staff legal mempersiapkan draft kontrak dengan baik dan sesuai dengan peraturan perundang – undangan. 6.1.4. Pembuatan draft kontrak memakan waktu kurang lebih 5 hari. 6.2. Proses Pembuatan Kontrak 6.2.1. Kontrak direview oleh Manager Departemen dan memberikan instruksi melengkapi atau melakukan perubahan pada draft kontrak apabila diperlukan. 6.2.2. Kontrak direview oleh G.O.M, dan memberikan instruksi melengkapi atau melakukan perubahan pada draft kontrak apabila diperlukan 6.2.3. Draft kontrak diberi penomoran. 6.2.4. Para Pihak dalam kontrak menerima draft kontrak, mereview, memahami dan menandatangani kontrak. 6.2.5. Staff Legal memeriksa kelengkapan kontrak, menyimpan 1 rangkap asli kontrak dan mendistribusikan 1 rangkap kontrak asli kepada Pihak Kedua. 6.2.6. Staff Legal mendistribusikan salinan kontrak dalam bentuk softcopy maupun hardcopy pada Departemen terkait. 6.3. Resiko Manajemen Legal Department Head akan mengidentifikasi resiko manajemen sesuai prosedur ini dan dilaporkan dalam Laporan Identifikasi Legal (F-SMP/LGL-0xx).



F.ISO/II, Rev. 00



Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00



Halaman 4 of 9



Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01



7.



DIAGRAM ALIR



DIAGRAM ALIR



AKTIVITAS



PENANGGUNG JAWAB



DOKUMEN TERKAIT



START



Divisi mengajukan permohonan pembuatan kontrak



penjualan



Departemen Pemohon mengisi Formulir Permohonan Pengurusan Perijinan



pembelian



n



Staff legal mereview dokumen yang dibutuhkan untuk pembuatan kontrak



YA



TDK



B.O.D



YA



Override statement



F.ISO/II, Rev. 00



TDK



END



Bila Kontrak untuk Pembelian barang dan atau Jasa,StaffLegal mereview dokumen pendukung kontrak dan data substansi kontrak agar tidak bertentangan dengan peraturan perundang – undangan, Bila kontrak ttg Penjualan, staff legal hanya mereview substansi kontraklalu membuatkan draft kontrak Bila berdasarkan review , dokumen dan substansi kontrak tidak bertentangan, draft kontrak segera dibuat. Bila dokumen dan substansi kontrak ber – tentangan dengan peraturan per – uu – an Staff Legal berkoordinasi dengan B.O.D mengenai kelanjutan pembuatan kontrak. B.O.D dapat memutuskan agar pembuatan kontrak



Manager Departemen Pemohon



Staff legal



FormPermohonan Pembuatan Kontrak F-SMP/LGL - 02 Rev 00



Chek List Dokumen pra kontrak F-SMP/LGL - 01 Rev 00



Memo internal kepada Staff Staff Legal B.O.D



Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00



Legal



agar



membantu B. O. D membuatkan kontrak



F-SMP/LGL - 01 Rev 00



Memo internal/instruksi B.O.D



Halaman 5 of 9



Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01



Override statement



tetap dilakukan atau tidak. Bila ya , draft kontrak dibuat, apabila tidak dilanjutkan maka staf legal tidak melanjutkan proses pembuatan kontrak.



B.O.D Draft Kontrak Staff Legal



. Staff Legal membuat draft kontrak sesuai data Form intruksi F-SMP/LGL - 03 Rev 00 atau instrusi B.O.D



Draft kontrak



Direview oleh Manager Divisi



Draft kontrak di review oleh Manager Divisi , bila draft kontrak perlu dirubah, draft direvisi oleh Staf Legal, bila sudah sesua draft diserahkan pada Dir. Op



Disampaikan ke Pihak II & Op. Dir untuk direview & ttd



TDK YA



END



penandatanganan n



F.ISO/II, Rev. 00



Draft kontrak sampaikan ke Pihak Kedua dan Direktur Operasional untuk di review, dalam hal Para Pihak sepakat dengan isi kontrak, Para Pihak menandatangani draft Kontrak, bila kontrak dirasa kurang sesuai, diajukan permohonan perubahan isi kontrak, staff legal menyampaikan permohonan tersebut kepada Manager Divisi, untuk disetujui/tidak disetujui. Bila disetujui



Manager Divisi



Draft Kontrak



Staff Legal



B.O.D Staff Legal



Draft Kontrak



Staff Legal



Draft Kontrak



Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00



Halaman 6 of 9



Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01



maka draft kontrak di ttd, jika tidak maka dapat diputuskan kontrak tidak di ttd dan tidak terjadi kontrak



Kontrak asli disimpan & distribusi copy kontrak



Setelah Penandatangan, 1 rangkap kontrak disimpan oleh Divisi Procurement (kontrak penjualan) atau Staff Legal (kontrak pembelian).



Kontrak Staff Legal



Salinan Kontrak



Staff Legal mendistribusikan kontrak ke divisi yang bersangkutan



8.



LAMPIRAN Tidak ada



F.ISO/II, Rev. 00



Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00



Halaman 7 of 9