Sop Finance Fix [PDF]

Citation preview

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEUANGAN(SOP KEUANGAN) URAIAN TUGAS DIVISI KEUANGAN Uraian Tugas Manajer Keuangan  Menyusun SOP Keuangan PT Donice dan mendesain formulir-formulir berupa SOP penerimaan kas, pengeluaran kas, produksi, dan penggajian karyawan.  Menjelaskan fungsi dan tata-cara penggunaan formulir tersebut kepada staf keuangan dan staf administrasi.  Mensupervisi pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh staf keuangan dan staf adminstrasi.  Membuat Penggajian untuk karyawan setiap tanggal 1.  Membayar tagihan gaji karyawan outsourcing setiap tanggal 10.  Menyusun Laporan Keuangan Konsil yang terdiri dari: o Laporan Posisi Keuangan/Neraca. o Laporan Aktivitas. o Laporan Arus Kas.  Memberikan informasi dan laporan tertulis kepada Direktur mengenai perkembangan dan posisi keuangan PT Donice. Uraian Tugas Staf Keuangan  Menyiapkan Bukti Penerimaan kas untuk penerimaan dana secara tunai.  Menyiapkan Bukti Penerimaan kas untuk penerimaan dana yang masuk ke rekening Bank PT Donice (via transfer).  Menyiapkan Permohonan Permintaan Kebutuhan Dana kepada Direktur.  Menyiapkan Bukti Pengeluaran kas untuk pembayaran secara tunai.  Menyiapkan Cek dan Bukti Pengeluaran kas untuk pembayaran atau pengeluaran dana dari rekening bank.  Meminta tandatangan pada Cek kepada yang berwenang memberikan otorisasi pengeluaran dana dari bank.  Meminta tandatangan Bukti Penerimaan Bank dan Bukti Pengeluaran Bank dari pihakpihak yang berhubungan dengan transaksi yang terjadi.  Mencatat Bukti Penerimaan Bank dan Bukti Pengeluaran Bank pada Buku Bank.  Memverifikasi kesesuaian antara bukti pendukung dengan pertanggungjawaban penggunaan uang muka oleh pengguna.  Merapikan bukti pendukung baik bukti pendukung internal maupun eksternal.  Memberi stempel ”LUNAS” pada bukti pendukung eksternal.  Menyerahkan bukti internal (Pengeluaran Bank dan Penerimaan Bank) beserta bukti pendukung eksternal kepada Staf administrasi.  Memfotocopy Cek dan menguangkan Cek ke Bank.  Mencatat Bukti Penerimaan Kas dan Bukti Pengeluaran Kas pada Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil.



Uraian Tugas Staf Kepala Administrasi.  Membukukan transaksi keuangan PT Donice.  Melakukan rekonsiliasi bank setiap bulan.  Mengurus Laporan Pajak PT Donice.  Melakukan pemeriksaan fisik produk ice cream PT Donice.  Mengadministrasikan seluruh dokumen keuangan PT Donice berikut bukti-bukti pendukungnya.  Membantu Manajer Keuangan untuk membuat Laporan Keuangan.



MATRIKULASI SISTEM DAN PROSEDUR Gambaran Umum Secara garis besar, sistem keuangan dan akuntansi PT Donice akan mencakup 3 (tiga) bagian yaitu penerimaan dana, Pengeluaran dana dan Penggajian karyawan dan staf perusahaan. Penerimaan Dana A. Tujuan Memberikan pedoman kebijakan, alur, dan prosedur penerimaan dana perusahaan. B. Ruang Lingkup Prosedur ini dimulai sejak proses pertukaran barang dan jasa yang diberikan kepada suplier dan uang yang dikeluarkan oleh suplier kepada perusahaan. C. Satuan Kerja Terlibat 1 Marketing 2 Produksi 3 Keuangan D. Dokumen yang Digunakan 1 Dokumen pendukung 2 Sales Order 3 Sales Invoice E. Prosedur Pelaksanaan 1. Suplier memesan produk perusahaan yang diinginkan kepada yang bertugas. 2. Suplier meminta rincian jumlah yang harus dibayar ke staff keuangan. Pertukaran ini adalah tahap awal dalam siklus pendapatan. 3. Staf keuangan menyerahkan tagihan atas produk dan menagihkannya pada suplier untuk dibayarkan via cek atau transfer bank sesuai keinginan supplier. 4. Supplier membayar sesuai jumlah yang ditagih, kemudian struk tunai diberikan saat pengantaan produk. Pembayaran ini adalah tahap berikutnya dari siklus pendapatan. 5. Aliran dana yang masuk ini kemudian dicatat oleh staff accounting ke dalam buku besar (ledger). 6. Penerimaan pendapatan tunai ini selanjutnya disetorkan ke bank.



Pengeluaran Dana A. Latar Belakang dan Tujuan Memberikan pedoman kebijakan, alur, dan prosedur pengeluaran Dana PT. Donice yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang. B. Ruang Lingkup Prosedur ini dimulai sejak proses: a. Memastikan barang dan persediaan: Memastikan semua barang yang dipesan sesuai kebutuhan b. Menerima dan menyimpan barang dan persediaan: 1. Menerima semua barang yang dipesan dan 2. Memastikan barang tersebut dalam kondisi baik, 3. Mengamankan barang hingga diperlukan. c. Membayar Barang: 1. Memastikan bahwa faktur berkaitan dengan barang atau jasa sah dan benar. 2. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan cepat dan akurat. 3. Memposting kewajiban dan pengeluaran kas pada rekening supplier yang tepat pada buku besar dan buku pembantu hutang.



4. Memastikan bahwa semua pengeluaran kas sesuai dengan pengeluaran yang telah diotorisasi. C. Satuan Kerja Terlibat 1. Bagian Marketing 2. Bagian Produksi 3. Keuangan D. Dokumen Yang Digunakan: 1. Purchase Order 2. Receiving Report 3. Faktur Pembelian E. Prosedur Pelaksanaan: 1. Perusahaan menentukan bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi makanan dan minuman. 2. Mempersiapkan pemesanan ke pemasok. 3. Pemasok membuat daftar pesanan dan menyiapkan laporan tagihan untuk ditagihkan kepada perusahaan ( telah terjadi hutang dagang perusahaan atas pemasok) 4. Pemasok menyiapkan bahan-bahan baku, kemudian mencocokkannya dengan daftar pesanan yang diinginkan oleh perusaaan. 5. Pemasok mengirimkan bahan-bahan sesuai pesanan dan memberikan tagihan kepada perusahaan. Tagihan ini dikenal dengan voucher, yaitu sebuah bukti atas pembelian barang atau jasa yang harus diselesaikan dengan pengeluaran uang. 6. Membayar hutang dagang sehingga hutang dagang tersebut lunas. 7. Transaksi pembayaran ini kemudian dicatat dalam buku besar. 8. Bahan-bahan yang telah dipesan dimasukkan ke dalam gudang persediaan untuk diolah menjadi aneka makanan dan minuman yang akan dijual.



Penggajian A. Tujuan Tujuannya adalah untuk pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan, menjaga aset perusahaan serta penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan B. Ruang Lingkup: Prosedur ini dimulai sejak proses: 1. Mempersiapkan penggajian: 2. Memperbarui file induk pegawai 3. Validasi kehadiran 4. Mempersiapkan slip gaji/aplikasi transfer uang 5. Membayar gaji karyawan perusahaan



C. Satuan Kerja Terlibat 1. HRD 2. Keuangan D. Dokumen Yang Digunakan Dokumen pendukung E. Prosedur Pelaksanaan: 1. Tiap akhir bulan Manajemen keuangan perusahaan mempersiapkan penggajian 2. Informasi tingkat gaji, tarif pajak dan data pegawai lainnya diperoleh dari file induk penggajian, sehingga manajemen keuangan perusahaan harus melakukan: 3. Pembaruan file induk penggajian: Pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian, antara lain: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji. 4. Memeriksa tarif dan pemotongan pajak.



5. Menghitung kompensasi dan pajak yang dibayar perusahaan: Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung. 6. Validasi data waktu dan kehadiran: Mem-validasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai. Data waktu dan kehadiran didapat dari file absensi. 7. Membayar gaji pegawai Perusahaan secara tunai atau transfer.