SOP Izin Pribadi Dan Konfirmasi Kehadiran [PDF]

Citation preview

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI



PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGGUNAAN APLIKASI MAP BPKP MODUL LAYANAN DISIPLIN – IZIN KEPERLUAN PRIBADI DAN KONFIRMASI KEHADIRAN



TAHUN 2019



DAFTAR RIWAYAT REVISI SOP PENGGUNAAN APLIKASI MAP BPKP MODUL LAYANAN DISIPLIN – IZIN KEPERLUAN PRIBADI DAN KONFIRMASI KEHADIRAN Revisi ke-



Uraian Materi Revisi



Tanggal Usulan



Tanggal Berlaku



BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN Jalan Pramuka Nomor 33 Jakarta 13120 Telepon (021) 85910031 (Hunting)



UNIT KERJA



Biro Kepegawaian dan Organisasi



BAGIAN/ BIDANG/ SUBBAG



Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai/Sub Bagian Data dan Informasi Pegawai



Kode



: SOP- 707 /SU02/1/2019, Tanggal 24 Januari 2019



Kegiatan : PENGGUNAAN APLIKASI MAP BPKP MODUL LAYANAN DISIPLIN – IZIN KEPERLUAN PRIBADI DAN KONFIRMASI KEHADIRAN



A. Umum 1. Ketentuan Izin Kantor yang Berlaku a. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil. b. Surat Edaran Sekretaris Utama Nomor SE-938/SU/03/2017 tentang Peningkatan Akuntabilitas Pembayaran Tunjangan Kinerja di Lingkungan BPKP.



2. Istilah yang Digunakan a. Pemohon Aplikasi (user) adalah pihak yang berkepentingan untuk mengajukan izin keperluan pribadi dengan menggunakan aplikasi MAP, yaitu pegawai BPKP yang terdiri dari pejabat struktural, pejabat fungsional tertentu, pejabat fungsional umum, dan pegawai CPNS. b. Atasan Langsung adalah pejabat yang berkedudukan sebagai atasan langsung dari Pemohon Aplikasi (user). c. Atasan dari Atasan Langsung adalah pejabat yang berkedudukan sebagai Atasan dari Atasan Langsung Pemohon Aplikasi (user). d. Administrator Sistem, yang selanjutnya disebut dengan Admin adalah PNS yang diberikan tugas untuk mengelola Aplikasi MAP BPKP. Admin terdiri dari dua, yaitu Admin Unit Kerja dan Admin Pusat/Biro Kepegawaian dan Organisasi. e. Izin Keperluan Pribadi adalah izin yang diberikan kepada pegawai untuk tidak masuk kantor, datang terlambat, dan pulang cepat karena alasan pribadi. f. Konfirmasi Kehadiran adalah pernyataan yang diberikan oleh pegawai berkaitan dengan kehadiran yang tidak tercatat pada mesin fingerprint atau ketidakhadiran yang disebabkan alasan dinas. Konfirmasi Kehadiran terdiri dari pernyataan fingerprint dan pernyataan perjalanan dinas. g. Pernyataan Fingerprint adalah pernyataan pegawai bahwa perekaman kehadiran yang dilakukannya pada mesin fingerprint gagal/tidak terekam. SOP Modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran1



h. Pernyataan Perjalanan Dinas adalah pernyataan pegawai bahwa pegawai tersebut tidak masuk kantor, datang terlambat, atau pulang cepat karena alasan dinas. 3. Pihak yang Terkait a. Pejabat Eselon I, antara lain: 1) Kepala BPKP sebagai atasan langsung atau atasan dari atasan langsung pegawai yang mengajukan izin. 2) Sekretaris Utama dan Para Deputi Kepala BPKP sebagai atasan langsung atau atasan dari atasan langsung pegawai yang mengajukan izin. b. Pejabat Eselon II, antara lain: Direktur/Kepala Pusat/Kepala Perwakilan sebagai atasan langsung atau atasan dari atasan langsung pegawai yang mengajukan izin c. Pejabat Eselon III, antara lain: 1) Kepala Sub Direktorat Pengawasan/Kepala Bidang/Kepala Bagian sebagai atasan langsung atau atasan dari atasan langsungpegawai yang mengajukan izin di unit Kantor BPKP Pusat dan Pusat-Pusat. 2) Kepala Bagian Tata Usaha sebagai atasan langsung atau atasan dari atasan langsungpegawai yang mengajukan izin di unit Kantor Perwakilan BPKP. d. Pejabat Eselon IV, antara lain: 1) Kepala Sub Bagian Tata Usaha Perbantuan/Kepala Sub Bagian Tata Usaha/Kepala Sub Bagian sebagai atasan langsung atau yang menangani kepegawaian dimana pegawai yang mengajukan izindi unit Kantor BPKP Pusat. 2) Kepala Sub Bagian Kepegawaian/Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Umumsebagai atasan langsung atau yang menangani kepegawaian dimana pegawai yang mengajukan izin di unit Kantor Perwakilan BPKP. e. Pegawai yang mengajukan permohonan izin. 4. Login Aplikasi a. Aplikasi Versi Web Aplikasi MAP BPKP dapat diakses melalui alamat app.bpkp.go.id pada jaringan internal BPKP dan jaringan internet. Kemudian, user akan diminta untuk memasukkan username dan password. Secara default, username dan password untuk masing-masing pegawai sama dengan username dan password untuk masuk ke mailing list warga bpkp. Tampilan yang akan muncul seperti di bawah ini:



SOP Modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran2



Gambar 1. Tampilan awal login MAP versi website



Setelah melakukan login, dengan menggunakan username dan password yang sesuai, tampilan layar Selamat Datang akan muncul seperti di bawah ini:



Gambar 2. Tampilan depan menu pilihan MAP versi website



Setelah melakukan login, user memasuki modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran dengan memilih 'Layanan Disiplin' – ’Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran’.



SOP Modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran3



Gambar 3. Tampilan Utama Aplikasi MAP BPKP Versi Web



Gambar 4. Tampilan Utama Modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran Versi Web



b. Aplikasi Versi Mobile Aplikasi MAP BPKP juga dapat diakses secara mobile setelah mengunduh dan meng-install aplikasi versi mobile dari aplikasi MAP BPKP pada alamat app.bpkp.go.id.Secara default, username dan password untuk masing-masing pegawai sama dengan username dan password untuk masuk ke mailing list warga bpkp. Pada aplikasi versi mobile, setelah login, user memilih menu ’Izin Kantor’.



SOP Modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran4



Gambar 5. Tampilan Utama Aplikasi MAP BPKP Versi Mobile



Gambar 6. Tampilan Menu Izin Kantor pada Aplikasi MAP BPKP Versi Mobile



SOP Modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran5



Setiap user memiliki tingkat otorisasi dan hak akses tertentu yang sudah diatur oleh Administrator Sistem. Admin Unit Kerja ditetapkan oleh Biro Kepegawaian dan Organisasi. B. Prosedur 1. Pengajuan Izin Pribadi a. Versi Web No



Prosedur



1.



Pegawai memilih menu ‘Pengajuan Izin Baru’ lalu memilih ‘pengajuan izin’ (gambar 3).



2.



Pegawai mengisi data yang diperlukan yang terdiri dari jenis izin (tidak masuk, datang terlambat, atau pulang cepat), tanggal surat permohonan, alasan, keterangan, file pendukung izin, dan tanggal izin). Setelah itu klik ‘simpan’ (gambar 4).



Jangka Waktu 1 menit



Pihak terkait User



3 menit



User



Jangka Waktu 1 menit



Pihak terkait User



3 menit



User



Jangka Waktu 1 menit



Pihak terkait User



3 menit



User



b. Versi Mobile No



Prosedur



1.



Pegawai memilih menu ‘Pengajuan Izin’.



2.



Pegawai mengisi data yang diperlukan yang terdiri dari tanggal pengajuan, jenis izin (tidak masuk kantor, datang terlambat, atau pulang cepat), tanggal awal, tanggal akhir, kategori alasan (pribadi atau penugasan), alasan, dan keterangan. Setelah itu klik ‘ajukan’ (gambar 5 & 6).



2. Konfirmasi Kehadiran a. Versi Web No



Prosedur



1.



Pegawai memilih menu ‘Pengajuan Izin Baru’ lalu memilih ‘Konfirmasi Absensi’.



2.



Pegawai mengisi data yang diperlukan. -



Untuk pernyataan fingerprint, data yang diperlukan adalah lokasi absensi, waktu absensi, tanggal absensi, dan tanggal surat permohonan.



-



Untuk pernyataan perjalanan dinas, data yang diperlukan adalah jenis izin (tidak masuk, datang terlambat, atau pulang cepat), tanggal surat permohonan, alasan, keterangan,



SOP Modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran6



No



Prosedur



Jangka Waktu



Pihak terkait



Jangka Waktu 1 menit



Pihak terkait User



3 menit



User



filependukung izin, dan tanggal izin). Setelah itu klik ‘simpan’. b. Versi Mobile No



Prosedur



1.



Pegawai memilih menu ‘Izin Kantor’ lalu memilih ‘Pernyataan Gagal Presensi’.



2.



Pegawai mengisi data yang diperlukan yang terdiri dari tanggal pengajuan, waktu presensi, tanggal presensi, dan lokasi. Setelah itu klik ‘ajukan’.



3. Pencetakan Formulir Pencetakan formulir izin kantor hanya bisa dilakukan melalui web. Jangka No Prosedur Pihak terkait Waktu 1. User mencetak formulir pengajuan izin 3 menit User pada menu cetak yang ada pada halaman utama Modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran. 2.



Formulir yang telah dicetak kemudian diserahkan kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha Perbantuan/Kepala Sub Bagian Tata Usaha/Kepala Sub Bagian Kepegawaian/Kepala Sub Bagian yang membidangi kepegawaian.



2 menit



User dan Pejabat Eselon IV



4. Pemantauan Status Surat Izin Kantor Pemantauan status Surat Izin Kantor hanya bisa dilakukan melalui web. Jangka No Prosedur Pihak terkait Waktu 1. User dapat memantau status surat cutinya dengan memilih menu status di halaman 1 menit User utama Modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran.



5. Persetujuan Izin Kantor No



Prosedur



Jangka Waktu



Pihak terkait



1.



Atasan Langsung Pegawai dan Atasan dari Atasan Langsung melakukan approval atas pengajuan izin yang dibuat oleh pegawai melalui menu ‘aksi’.



10 menit



Pejabat Eselon IV, III, II, dan I.



SOP Modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran7



Gambar 7. Contoh Formulir Pengajuan Izin



SOP Modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran8



6. Pemutakhiran data oleh admin Jangka



No.



Prosedur



1.



Menghapus/membatalkan Data Izin yang sudah disetujui oleh pegawai di unit kerja dengan alasan tertentu



3 menit



Admin unit



2.



Melakukan Pengaturan Atasan Langsung dan Atasan dari Atasan Langsung untuk pegawai di unit kerja



1 menit



Admin unit



3.



Melakukan proses persetujuan dengan catatan sudah disetujui oleh Pejabat yang berwenag untuk pengajuan Izin oleh Pegawai di unit kerja



1 menit



Admin unit



4.



Menentukan Hak Akses User untuk modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran.



1 menit



Admin kepegawaian pusat



5.



Menentukan Kode Keamanan untuk dokumen Izin sudah dalam proses akhir pengajuan Izin



1 menit



Admin kepegawaian pusat



6.



Menentukan urutan persetujuan dalam satu alur Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran.



1 menit



Admin kepegawaian pusat



SOP Modul Izin Keperluan Pribadi dan Konfirmasi Kehadiran9



Waktu



Pihak Terkait