Sop Lab Upps BBPJN Jateng Diy [PDF]

Citation preview

MEKANISME/ALUR PELAYANAN PENGUJIAN LABORATORIUM UNIT PELAKSANAAN PENGUJIAN SEMARANG BALAI BESAR PELAKSANAAN JALAN NASIONAL JAWA TENGAH-D.I.YOGYAKARTA



MULAI



KONSUMEN



DIVISI ADMINISTRASI



DIVISI ADMINISTRASI



KONSUMEN/DIVISI ADMINISTRASI



DIVISI TEKNIK



KONSUMEN/DIVISI ADMINISTRASI



( 1 hari kerja)



(maksimal 2 hari kerja sejak permohonan diterima)



(maksimal 2 hari kerja sejak permohonan diterima)



(pelunasan dilakukan setelah e-billing dikeluarkan)



(maksimal 1 hari kerja sejak dilakukan pembayaran)



(maksimal 1 hari kerja sejak dilakukan kaji ulang permintaan pengujian)



PENGAJUAN PERMOHONAN PENGUJIAN Pengajuan persyaratan permohonan dilengkapi dengan: surat permohonan ditujukan kepada Kepala BBPJN JATENG-DIY cc. Kabid Pembangunan Jalan dan Jembatan sampel uji pengisian form



EVALUASI KECUKUPAN SAMPEL DAN PERSYARATAN ADMINISTRASI Pengecekan persyaratan administrasi dan teknik: kelengkapan berkas permohonan kelengkapan sampel uji kelengkapan draft kontrak pengujian



PENYAMPAIAN SURAT BALASAN Penyampaian surat balasan ke konsumen dilengkapi: rincian biaya (PNBP) jadwal pengujian deadline penyelesaian administrasi dan teknik



PEMBAYARAN DAN KONFIRMASI Konsumen melakukan pembayaran atas biaya pengujian sesuai batasan waktu yang telah diberikan Konsumen melakukan konfirmasi pembayaran ke divisi Administrasi Penerbitan kuitansi pembayaran oleh divisi Administrasi



KAJI ULANG PERMINTAAN PENGUJIAN



YA



PERIKATAN KONTRAK PENGUJIAN Perikatan Kontrak Pengujian dengan dilengkapi : surat perjanjian kontrak bermeterai kelengkapan berkas PNBP



TIDAK OK



Konsumen melengkapi kembali persyaratan yang belum dipenuhi



SELESAI



PENYAMPAIAN PENGADUAN PELANGGAN



PENYAMPAIAN UMPAN BALIK PELANGGAN



(disampaikan pada saat pengambilan pelaporan hasil pengujian)



(disampaikan pada saat pengambilan pelaporan hasil pengujian)



KONSUMEN/DIVISI MUTU



KONSUMEN/DIVISI MUTU



PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL PENGUJIAN



PENGOLAHAN DATA DAN VALIDASI LAPORAN HASIL PENGUJIAN



(berdasarkan jadwal yang telah disampaikan (berdasarkan jadwal yang telah disampaikan ke ke konsumen) konsumen) KONSUMEN/DIVISI ADMINISTRASI



DIVISI TEKNIK



PELAKSANAAN PENGUJIAN



PENERBITAN SURAT PERINTAH KERJA PENGUJIAN



(berdasarkan jadwal yang telah disampaikan ke konsumen)



(maksimal 1 hari kerja sejak dilakukan perikatan kontrak pengujian)



DIVISI TEKNIK



DIVISI TEKNIK



MEKANISME/ALUR PELAYANAN PENGUJIAN UNIT PELAKSANAAN PENGUJIAN SEMARANG BALAI BESAR PELAKSANAAN JALAN NASIONAL JAWA TENGAH - D.I. YOGYAKARTA



BAGAN/DIAGRAM ALIR



WAKTU (HARI KERJA)



MULAI



Pengajuan persyaratan permohonan dilengkapi dengan: - surat permohonan ditujukan kepada Kepala BBPJN Jateng -D.I.Y cc. Kabid Pembangunan Jalan dan Jembatan - sampel uji - pengisian form



KONSUMEN



Pengecekan persyaratan administrasi dan teknik: - kelengkapan berkas permohonan - kelengkapan sampel uji - kelengkapan draft kontrak pengujian



DIVISI ADMINISTRASI



Penyampaian surat balasan ke konsumen dilengkapi: - rincian biaya (PNBP) - jadwal pengujian - deadline penyelesaian administrasi dan teknik



DIVISI ADMINISTRASI



Konsumen melakukan pembayaran atas biaya pengujian sesuai batasan waktu yang telah diberikan Konsumen melakukan konfirmasi pembayaran ke divisi Administrasi Penerbitan kuitansi pembayaran oleh divisi Administrasi



( 1 hari kerja)



(maksimal 2 hari kerja sejak permohonan diterima)



(maksimal 2 hari kerja sejak permohonan diterima)



KONSUMEN/ DIVISI ADMINISTRASI



(pelunasan dilakukan maksimal 2 hari sebelum penjadwalan)



(maksimal 1 hari kerja sejak dilakukan pembayaran) Konsumen melengkapi kembali persyaratan yang belum dipenuhi



TIDAK



Kaji Ulang Permintaan Pengujian



DIVISI TEKNIK



UNIT PELAKSANAAN PENGUJIAN SEMARANG MENERAPKAN : FIRST IN FIRST OUT (FIFO) METHODE DALAM ANTRIAN PENGUJIAN



YA



Perikatan Kontrak Pelayanan Pengujian dengan dilengkapi : - surat perjanjian kontrak bermeterai - kelengkapan berkas PNBP



KONSUMEN/ DIVISI ADMINISTRASI



(maksimal 1 hari kerja sejak dilakukan kaji ulang permintaan pengujian)



Penerbitan Surat Perintah Kerja Pengujian



DIVISI TEKNIK



(maksimal 1 hari kerja sejak dilakukan perikatan kontrak pengujian)



Pelaksanaan Pengujian



DIVISI TEKNIK



Pengolahan Data dan Validasi Laporan Hasil Pengujian



DIVISI TEKNIK



Penyampaian Pelaporan Hasil Pengujian



KONSUMEN/ DIVISI ADMINISTRASI



(berdasarkan jadwal yang telah disampaikan ke konsumen)



(berdasarkan jadwal yang telah disampaikan ke konsumen)



(berdasarkan jadwal yang telah disampaikan ke konsumen)



Penyampaian umpan balik pelanggan



KONSUMEN/ DIVISI MUTU



(disampaikan pada saat pengambilan pelaporan hasil pengujian)



Penyampaian Pengaduan Pelanggan



KONSUMEN/ DIVISI MUTU



(disampaikan pada saat pengambilan pelaporan hasil pengujian)



SELESAI



TIM LABORATORIUM KONSUMEN



KA BID PP (WAK IL MANAJER PUNCAK)



KABALAI (MANAJER PUNCAK)



PEJABAT PEMUNGUT PNBP



KASIE PP JEMBATAN (MANAJER MUTU)



BENDAHARA PNBP MANAJER MUTU



KASIE PP JALAN (MANAJER TEKNIK)



DIVISI ADMINISTRASI DEPUTI ADMINISTRASI



DIVISI MUTU



STAF ADMINISTRASI



DEPUTI MUTU



MANAJER TEKNIK



KETERANGAN



OUTPUT



DIVISI TEKNIK



STAF MUTU



DEPUTI TEKNIK



WAKIL DEPUTI TEKNIK



PENYELIA



STAF TEKNIK



TEKNISI MULAI



MULAI



Peng ajuan p ersyaratan permo hon an di len gkapi deng an: - su rat per moho nan peng ujian - sa mpel u ji - pen gisian form permi ntaan peng ujian , form id entit as pel angg an, pen gisia n buku tamu



1



DISP OSI SI



2



SURAT PERMOHONAN PENGUJIAN surat permohonan pengujian ditujukan kepada Kepala Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VII



memp roses p ermin taan be rdasarkan kemam puan SD M, SDA, waktu , d an bi aya



3



DI SPOS ISI



4



1. SURAT PERMOHONAN PENGUJIAN KONSUMEN 2. SAMPEL UJI 3. FORM DISPOSISI NO…. 4. FORMULIR KENDALI PENGUJIAN 5. BUKU SURAT MASUK+SAMPEL UJI



(1 hari kerja)



EVALUASI KECUKUPAN PERSYARATAN



5



mena ndata ngan i For muli r Per minta an Pen guji an



Peng ecekan persyaratan admin istrasi da n teknik: - kelen gkapa n berka s permoh ona n - meneri ma sampel - kelen gkapa n draft kontrak p engu jian



11



SETYA mem eriksa/me nol ak u su lan jad wal p engu ji an



10



12



9



memeri ksa u su lan ja dwal pen gujian



draft u su lan jad wal pen gujia n



8



TEKNISI YANG STANDBY P eng ecekan/e valua si ke leng kapan sam pel u ji : meng ide ntifi kasi samp el, mencatat , 7 me mberi labe l, me ngi nforma si kan ke kuran gan sampe l



(maksimal 2 hari kerja sejak permohonan diterima)



1. FORM PERMINTAAN PENGUJIAN 2. FORMULIR KENDALI PENGUJIAN 3. FORM IDENTITAS PELANGGAN 4. BUKU TAMU 5. label identitas sampel



6



LIDYA



SURAT BALASAN 1. SURAT BALASAN KE KONSUMEN 2. INVOICE BIAYA PENGUJIAN 3. JADWAL PENGUJIAN 4. TANDA TERIMA SURAT BALASAN



PNBP (maksimal 2 hari kerja sejak permohonan diterima)



YA



17



Pen and atang anan sur at bal asan (P ERMO HONAN PE NGUJIAN KHUS US) ke kon su men di leng kapi : - rin cian b iaya (P NBP ) - jadwal pen guji an - dea dli ne pen yele sai an admi nistrasi d an tekn ik



16



Pa raf su rat bal asan (P ERMO HONAN PE NGUJIAN KHUS US) ke kon su men di len gkapi : - ri ncian biaya ( PNBP) - jadwal pe ngu ji an - de adli ne p enyel esa ian ad mini str asi dan tekn ik



KRITERIA YANG BMASUK PNBP DAN TIDAK SEPERTI APA?



BUKAN PE NGUJIAN KHUSUS



LIDYA



memeri ksa d raft su rat bal asan (PE RMOHO NAN PENGUJIAN KHUSUS ) ke konsume n dil eng kapi: - rin ci an bi aya (P NBP) - ja dwal pen gujian - dead lin e pen yelesai an admi nistrasi d an tekni k



15



5. FORM KENDALI PENGUJIAN



TIDAK 19



13 PE NGUJI AN KHUSUS



Mene rima sura t b alasan l eng ka p den gan: - r incia n bia ya (PNBP) - jad wal p eng ujian - d eadl ine p enyel esaian ad min istrasi dan teknik



Pemb uatan draft surat bal asan (P ERMO HONAN PE NGUJIAN KHUS US) ke kon su men di leng kapi : - ri ncian b iaya ( PNBP ) - jadwal pen guji an - dea dli ne pe nyele sai an admi ni stra si d an tekn ik



14



18 meneri ma tembu sa n su rat bal asa n ( PERMOHONAN PENGUJIAN KHUSUS ) ke konsumen dil engka pi: - rin ci an bi aya (P NBP) - jad wal peng ujian - dead lin e pen yelesaia n admin istrasi da n tekni k



me neri ma tembu san sur at bala san ke ko nsumen d ile ngkap i: - r incia n bi aya (PNBP) - jad wal p eng ujian - d eadl ine p enyel esaian a dmin istrasi dan teknik



20



m enan datan gani su rat b alasan (BUKAN P ENGUJIAN KHUSUS) ke ko nsumen d il engka pi: - rinci an bi aya (PNBP) - jad wal peng ujian - deadl in e penye lesaian a dmin istrasi dan tekni k - tembusan su rat ke Kabi d da n Kab alai



22



Men erima sura t bala san l eng kap den gan : - jad wal p eng ujian - d eadl ine penye lesaian a dmin istrasi dan tekni k



27



Pen and atang anan sur at bal asan (P ERMO HONAN PE NGUJIAN KHUS US) ke kon su men di len gkapi : - jadwal pe ngu ji an - dea dli ne pe nyele sai an admi ni stra si dan tekn ik



26



P araf su rat bal asan ( PERMOHONAN P ENGUJI AN KHUSUS) ke kon sumen d ilen gkap i: - jadwal p engu ji an - d eadl ine p enyel esaian ad mini st rasi dan te knik



21



memeri ksa d raft su rat bal asan (PE RMOHO NAN PENGUJIAN KHUSUS ) ke konsume n dil eng kapi: - ja dwal pen gujian - dead lin e pen yelesai an admi nistrasi d an tekni k



25



24



23



draft surat ba lasan (BUKAN P ENGUJI AN KHUSUS ) ke konsum en dil engka pi: - rinci an bi aya (PNBP) - jad wal peng ujian - dead lin e penye lesaian admin istrasi da n tekni k - tembusan su rat ke Kab id da n Kab alai



P embu atan dr aft su rat b alasan ( PERMOHONAN P ENGUJIAN KHUSUS) ke ko nsumen d ile ngkap i: - jad wal p eng ujian - d eadl in e penye lesaian a dmin istrasi dan tekni k



28



men anda tanga ni surat bal asan (BUKAN PE NGUJIAN KHUS US) ke kon su men di len gkapi : - jadwal pe ngu ji an - de adli ne pe nyele sai an adm ini stra si dan tekn ik - temb usan surat ke Kabid dan Kabal ai



29



30



32



dr aft su rat bal asa n (BUKAN PE NGUJIAN KHUSUS) ke ko nsumen di len gkapi : - jadwal pe ngu ji an - de adli ne pe nyel esa ian ad mini str asi dan tekn ik - temb usan surat ke Kabid dan Kabal ai



P enyamp aian su rat b alasan ( BUKAN P ENGUJIAN KHUSUS) ke ko nsumen d ile ngkap i: - jad wal p eng ujian - d eadl in e penye lesaian a dmin istrasi dan tekni k - t embusan sur at ke Kabi d dan Kab alai



31 PENYELESAIAN ADMINISTRASI DAN PEMBAYARAN Ko nsumen me lakuka n pemb ayaran a tas b iaya pen gujian se su ai bata san waktu yang tel ah di ber ikan Ko nsumen me lakuka n konfi rmasi pemb ayaran ke divi si Ad mini str asi /Bend ahara Pen erimaa n



LIDYA



33



Me neri ma konfi rmasi pemb ayaran PNBP



34



37



(pelunasan dilakukan maksimal 2 hari sebelum penjadwalan) Mener ima kon fi rmasi p embayar an PNBP, men yiapka n form kaji u lan g perm intaa n peng ujian



35



Men erim a konfir masi pemb ayaran P NBP



38



Men erim a konfir masi pemb ayaran NO N PNBP



1. KONFIRMASI BY PHONE, EMAIL, WA 2. BUKTI PEMBAYARAN 3. FORM KAJI ULANG PERMINTAAN PENGUJIAN 4. FORM KENDALI PENGUJIAN (LOGBOOK)



36



Meneri ma konfi rmasi pe mbayara n NON PNBP, menyi apkan form kaji u lang permi ntaan p eng ujian



39



KAJI ULANG PERMINTAAN PENGUJIAN Kaji Ul ang Pe rmin taan Pe ngu ji an



40



(maksimal 1 hari kerja sejak dilakukan pembayaran) UNIT PELAKSANAAN PENGUJIAN SEMARANG MENERAPKAN : FIRST IN FIRST OUT (FIFO) METHODE DALAM ANTRIAN PENGUJIAN



mene rima sali nan KUPP



41



TIDAK



43



YA



PERIKATAN KONTRAK



melen gkapi kekuran gan persyarata n admi nistrasi



men gi nformasika n kekuran gan ke leng kapan persyarata n mela lui surat



42



pe rikatan kotrak



43



PNBP (maksimal 1 hari kerja sejak dilakukan kaji ulang permintaan pengujian)



47



44 Per ikatan Kon trak Pen gujia n (P NBP) deng an kon su men di len gkapi : - surat p erjanjian kontrak ber meterai - kel engka pan b erkas PNBP



mem eriksa dra ft P erikata n Kontr ak Peng ujian deng an d ilen gkap i : - sur at perjanjia n kontr ak b ermetera i - kel eng kapan berkas PNBP



46



SELAMA INI MASIHB TERDAPAT PEMBAYARAN TUNAI MELALUI BU SITI PENERBITAN KONTRAK MENGGUNAKAN METERAI YANG DIBEBANKAN KE KONSUMEN



TIDAK



YA



LIDYA



45



me mbuat d raft Peri katan Kontr ak Peng ujian d enga n di leng kapi : - sur at perjanji an kontr ak b ermeter ai - ke leng kapan berkas P NBP



Peri katan Kontr ak Peng ujian (NON PNBP) d eng an konsume n dil eng kapi : - su rat per jan ji an kon trak - kelen gkap an ber kas NO N PNBP



SURAT PERINTAH TUGAS PENGUJIAN



48



1. SPT 2. FORM KENDALI PENGUJIAN



SETYA me neri ma sa lin an Su rat Per inta h Ker ja Pen gujian



pen and atang anan Sura t Pe rinta h Ker ja Pen gujian



51



50



menyi apkan , memeri ksa, par af Sura t Peri ntah Tug as Peng ujian



(maksimal 1 hari kerja sejak dilakukan perikatan kontrak pengujian)



me nyiap kan Su rat Peri ntah Kerja P engu ji an



49



52 Pel aksa naan Pe ngu ji an sesusi SP T da n Ko ntrak



53



Pel aksanaan P eng ujian sesusi S PT d an Kontrak



PELAKSANAAN PENGUJIAN (berdasarkan jadwal yang telah disampaikan ke konsumen)



1. BLANGKO PENGUJIAN 2. FORM KENDALI PENGUJIAN 3. RIWAYAT PENGGUNAAN ALAT 4. FORM EVALUASI PENGUJIAN



54



SAPUTRA, SETYA Pe nada tangan an Serti fikat Lapo ran Hasil Pe ngu ji an



59



Va lid asi Data dan men anda tanga ni resum e ha si l pen gujia n dan p araf lap oran h asil pen gujia n



61



Va lid asi Data da n para f resume h asil p engu ji an d an par af lapo ran h asi l peng ujian



57



56



Pen gol ahan Data Me ntah Komp uteri zed



Vali dasi Data



PENGOLAHAN DATA DAN VALIDASI DATA (berdasarkan jadwal yang telah disampaikan ke konsumen)



55 (berdasarkan jadwal yang telah disampaikan ke konsumen)



pengujian bersifat khusus



YA



Pen gol ahan D ata Men tah



LAPORAN HASIL PENGUJIAN



60



Vali dasi Pe lapo ran d an p enan datan gana n S erfikat Ha si l Pen gujian



58



1. FORM EVALUASI PENGUJIAN 2. FORM KENDALI PENGUJIAN 3. BLANGKO PENGUJIAN 4. REKAMAN BLANGKO PENGUJIAN



1. LAPORAN HASIL PENGUJIAN 2. FORM KENDALI PENGUJIAN 3. SOFT COPY LHP



62 TIDAK



Vali dasi Pe lapo ran d an p araf Serfi kat Hasil P engu ji an SETYA Back up Softcop y Pel apor an Hasil Pen gujia n



63



PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL PENGUJIAN



66



1. TANDA TERIMA 2. FORM KENDALI PENGUJIAN



(disampaikan pada saat pengambilan pelaporan hasil pengujian)



64 P enyamp aian P elap oran Hasil Pe ngu ji an ke Konsumen



P enyamp aian formul ir u mpan bali k pel angg an



P enyamp aian formul ir pen gad uan p elan ggan mener ima sertifi kat Lapor an Hasil P engu ji an



65



67



Pen gisian formul ir u mpan b ali k pel ang gan d an pen gadu an pel angg an



UMPAN BALIK DAN PENGADUAN PELANGGAN



(maksimal 5 hari kerja setelah pengaduan diterima)



men erima r ekaman ump an bal ik pe lang gan da n pen gadu an pel ang gan



68



69 me neri ma lap oran u mpan bal ik pel ang gan d an men ja wab p eng aduan pel angg an



70



menjawa b pen gadu an p elan ggan



70



m enjawab pen gadu an pe lang gan



70



menjawa b pen gadu an p elan ggan



7



71



me neri ma jawaban pen gadu an pel ang gan



73



74



p enyamp aian jawaban pen gadu an pe lang gan



p enyamp aian ja waba n pen gadu an pe lang gan



72



SELESAI



SELESAI



1900000



1. FORM UMPAN BALIK P{ELANGGAN 2. FORM PENGADUAN PELANGGAN 3. FORM KENDALI PENGUJIAN 4. REKAMAN FORM UMPAN BALIK PELANGGAN 5. REKAMAN FORM PENGADUAN PELANGGAN 6. LAPORAN EVALUASI UMPAN BALIK PELANGGAN 7. JAWABAN PENGADUAN PELANGGAN



182,500 catapres 412,500 herbesser 584,100 humalog 1,315,000 myfortic 282,400 trajenta 3,300,000 sandimmun neoral 6,076,500



182,500 412,500 584,100 740,000 282,400 1,700,000 3,901,500



182,500 412,500 400,000 282,400 1,700,000 2,977,400