Sop Management [PDF]

Citation preview

SOP ALUR PASIEN Pasien + Admin ( CS) 1. CS : Salam Sapa : Selamat Pasi/Siang/Malam, meminta pasien mengisi data aplikasi 2. Pasien : Mengisi data aplikasi dan menunggu untuk konsultasi



Pasien + Admin (CS) 3. CS: Mengantar pasien ke ruang konsultasi



Pasien + Admin (CS) + Dokter 4. CS: Memasukan data pasien ke komputer untuk dilakukan Magic Mirror 5. Dokter: Melakukan Diagnosa untuk menentukan jenis treatment atau skincare



Pasien 6. Selesai Konsul Pasien menunggu panggilan Admin



Pasien + Admin (CS) 7. CS: Memanggil pasien. 8. Pasien : Memilih jenis treatment dan atau skincare



Pasien + Admin (CS) 9. - Pasien : Melakukan Pembayaran -CS: Mencetak nota konsultasi treatment dan atau skincare 10. Pasien : Menunggu untuk dilakukan treatment



SOP ADMIN KONSUL KONSULTASI



Belum Pernah



Sudah Pernah



Mengisi data di aplikasi



Pasien + CS Konsultasi



Mengisi nomor telpon di aplikasi



-Membuat status pasien baru (Tulis nama dan no Rekam Medis di sudut Kanan Atas -Letakkan diruang Konsultasi



Pasien + CS Konsultasi



-Mencari Status Pasien - Letakkan diruang Konsultasi



Mengisi data magic mirror



CS Konsul



Dokter + Pasien + CS KonsultasiReady di ruang konsultasi Pasien + CS KonsultasiAntar pasien keruang konsultasi



Pasien + CS KonsultasiFoto Magic Mirror



Dokter + Pasien Konsultasi Berlangsung, CS Konsultasi menunggu diluar



Pasien + CS KonsultasiSetelah pasien keluar ruangan konsultasi, CS konsultasi mempersilahkan pasien duduk menunggu untuk di panggil Pasien + CS KonsultasiDi aplikasi : Selesai konsultasi



Mencari data magic mirror



SOP ADMIN TREATMENT Pasien Datang



Pasien Konsul



Pasien 1. Pasien Datang langsung Treatment



Pasien + Admin Treatment (CS) 2.Cs : Langsung mempersilahkan masuk dan duduk di depan meja admin



Belum Mengisi Data



Pasien + Admin Treatment (CS) 3. CS : meminta Pasien mengisi data



Sudah Mengisi Data



Pasien + Admin Treatment (CS) 3. Pasien : Konfirmasi treatment



Pasien + Admin Treatment (CS) 4. -Pasien :Melakukan pembayaran -CS :Mencetak nota treatment, memberikan penjelasan



Admin Treatment (CS)+ Apoteker 5.CS: Menelpon apoteker : Nama + Treatment



Apoteker 6. Apoteker : Menyiapkan Pack+ Obat + Kertas Treatment



Apotek + Beautician 7. Apoteker Memberi ke Beautician : Pack + Obat + Kertas Treatment



Beautician + Pasien 8. Beautician : Memanggil Pasien untuk melakukan treatment , Selamat Pagi/ Siang/ Malam, Ibu/ Bapak......( nama + treatment)



Kegiatan Harian Admin  Setiap pagi briefing admin dipimpin oleh supervisor admin dengan pembahasan : 1. Penjualan kemarin memenuhi target atau tidak 2. Target hari ini, bagaimana strategi menaikkan penjualan 3. Promo yang berlaku hari ini 4. Masalah yg terjadi kemarin dan solusi Admin terdiri dri supervisor admin dan admin Tugas umum semua org : - Bagan pelayanan (SP) konsul : - Bagan pelayanan (SP) treatment : Setiap pasien yang ingin melakukan treatment naikan 1 tingkat dari treatment tersebut, misal dari basic facial naikan tawaran ke prive facial. Menyusun no Rekam Medis setiap hari - Mencapai target harian masing2 Tugas Supervisor - Mengawasi jalannya kegiatan administrasi admin biasa - Chat pasien hari sebelummya ( ada format chat, untuk menilai kepuasan pasien), setelah dibalas ucapkan terimakasih, lapor ke dokter penangggung jawab 30 menit sebelum pulang. - Chat pasien untuk Broadcast Promo ( dalam group broadcast WA) - Memasukkan pasien baru ke dalam broadcast group WA - Setiap ada promo pindahkan file brosur ke Tab/TV - Mempertanggungjawabkan Kas dan Pendapatan - Memastikan admin mencapai target masing2 dan bulanan -



SOP BEAUTICIAN 1. Apoteker + Beautician Apoteker memberikan pack + obat dan kertas treatment pasien 2. Beautician + Pasien (Jarak 2 meter) a. Salam Sapa (Selamat Pagi/Siang/Malam)b. Bapak/Ibu (nama pasien) +treatment yang dilakukan



3. Beautician + Pasien a. Mengantar pasien langsung ke ruang treatment, menyalakan lampu + AC, mempersilahkan pasien meletakkan barang di keranjangb. Beauticial meletakkankeranjang tas dibawah bed



4. Beautician + Pasiena. Beautician menggunting handuk dan kemben ( treatment facial wanita, BL+IPL ketiak/ Brazilian/Slimming master/Body Peeling lengan) didepan pasien.b. Mempersilahkan pasien menggunakan kemben ( treatment facial wanita, BL+IPL ketiak/ Brazilian/Slimming master/Body Peeling lengan).c. Beautician menyiapkan peralatan treatment : mangkuk, air, bengkok, dll



5. Beautician + Pasiena. Beautician membantu merapikan baju pasienb. Mempersilahkan pasien berbaring



6. Beautician + Pasiena. Memulai Treatmentb. Treatment selain facial, setalah siap treatment: Meminta pasien untuk mengisi surat persetujuan medis Foto before di program Beautician memanggil dokter melalui program



7. Dokter + Beautician + Pasiena. Dokter menandatangani surat persetujuan medisb. Dokter melakukan tindakan medisc. Bautician menjadi asisten d. Treatment selesai



8. Beautician + Pasiena. Foto after di programb. Menyelesaikan ruangan di program



9. Beautician + Pasiena. Bapak/Ibu treatmentnya sudah selesai ya. Terima kasih b. Mempersilahkan pasien menggunakan pakaian



10. Beautician a. Beautician membersihkan alat dan trayb. Setelah pasien keluar ruangan: 2 handuk, 1 kemben, 1 keranjang tas dirapikan diatas bedc. Mematikan lampu dan AC



Notes: -



Pada treatment selain facial, ketika menggunakan milk cleanser boleh dilakukan pemijatan agar pasien merasa rileks Pada saat massage (semua facial) tanyakan pada pasien “Bapak/ Ibu pijatannya sudah pas? Mau ditambah atau dikurangi?” Memberitahukan setiap langkah yang akan dilakukan dan menjelaskan fungsinya.



SOP APOTEKER Treatmet Pertama ( 1-5 menit)



1. Mengangkat telpon CS : nama + treatment



2. Cek di program : nama pasien



3. Print kertas treatment



4. Menyiapkan : Pack + Obat ( kecuali infus glowing ) 5. Memberi ke Beautician : Pack + Obat + Kertas Treatment



SOP APOTEKER Penambahan Treatment (1-5 menit)



1. Mengangkat telpon CS : Nama + Tambahan Treatment



2. Cek di program : Nama pasien



3. Print Kertas treatment



4. Menyiapkan : Pack + Obat



5. Antar keruang treatment dan memberikan langsung ke beautician : Pack +obat + Kertas Treatment



SOP APOTEKER Skincare + Kosmetik (1-5menit)



1. Mengangkat telpon CS : Nama + Skincare



2. Cek di program : Nama pasien



3. Menyiapkan produk + cara pakai



4. Memberikan ke CS : Produk + Cara pakai



SOP APOTEKER Penambahan Barang Baru Urgent (1-5menit)



1. Mengangkat telpon CS : Nama + Urgent



2. Cek di program : Nama pasien



3. Menyiapkan barang urgent



4. Antar keruang treatment dan memberikan langsung ke beautician



Tugas Apoteker 1. 2. 3. 4.



Packing online setiap hari (cek penjelasan online) Tanggal 1 dan 15 : stock in obat + pack diserahkan oleh asisten dr. Tiffany Tanggal 4 : cek stok jam 08.00-09.00 WIB pagi Tanggal 5 : laporan kehilangan barang diserahkan kepada asisten dr. Tiffany



Cancel Treatment 1. Mengangkat telpon CS Konsul : Nama pasien + cancel 2. Apoteker konfirmasi di program 3. Apoteker mengambil : o Obat infus glowing dari beautician o Obat + Pack untuk treatment lain selain beautician Penjualan Online 1. Kepala CS : Konfirmasi pembayaran dari Whatsapp group online 2. Apoteker : Memberi info kepada CS treatment ukuran Box (S, M, L) 3. CS treatment : - Print nota - Kurangin Box 4. Apoteker : Packing : 1. Masukan Nota 2. Produck + Cara pakai 3. Pouch (jika ada) 5. CS Treatment : Menghubungi dan mengurus pengiriman J&T (0889-3960-835)



SOP DOKTER Dokter + Pasien 1. Dokter : Salam Sapa : Selamat Pagi/Siang/Malam, Ibu/Bapak (nama pasien). Saya Dokter (nama dokter) ya...



2. Mengklik tanda proses konsul pada aplikasi



3. Menanyakan riwayat Skincare dan treatment pasien sebelumnya. 4. Menjelaskan hasil dari Magic Mirror



5. Menentukan diagnosa ,menyarankan Skincare dan treatment 6. Menuliskan SOAP di Rekam Medis pasien dan Aplikasi 7. Meminta pasien konfirmasi ke admin untuk treatment dan skincare yang akan di pilih



8. Mengklik Selesai Konsul pada aplikasi 9. Menunggu panggilan dari beautician untuk melakukan treatment



10. Beautician + dokter - Beautician :Memanggil dokter di aplikasiDokter : Mengklik tanda proses treatment pada



11. Dokter memberikan treatment yang terbaik.



SOP OB



SOP SECURITY