SOP Pemeliharaan Informasi Kepegawaian [PDF]

Citation preview

PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN



RS Olahraga Nasional



Nomor Dokumen 229/KPS5/RSONSPO/X/2017



Nomor Revisi 00



Halaman 1 dari 3



Ditetapkan oleh : Tanggal Terbit



Plt. Direktur



Standar Prosedur Operasional (SPO) dr. Erni Yustisiani, MH.Kes NIP. 19690917 200212 2 006



Pengertian



Pemeliharaan



informasi



kepegawaian



adalah



proses



mengumpulkan, menyimpan, mengelola dan mevalidasi data pegawai dalam bentuk catatan-catatan formal yang tercetak (hard copy) ataupun elektronik (soft copy).



Tujuan



1. Menyimpan data kepegawaian secara sistematis sehingga memudahkan penemuan kembali pada saat data diperlukan. 2. Mendapatkan informasi sumber daya manusia yang tepat waktu, akurat dan lengkap. 3. Memiliki track record pegawai dari proses awal masuk melalui proses rekrutmen dan seleksi sampai dengan pensiun.



Kebijakan



1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Akreditasi Rumah Sakit.



Prosedur



Sistem pendokumentasian file pegawai dibagi menjadi 3 bagian : 1. Data pribadi a. CV b. KTP c. KK d. Ijazah (SMA, DIII, DIV, S1,S2,S3, Profesi) e. transkrip nilai (SMA, DIII, DIV, S1,S2,S3, Profesi)



PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN



RS Olahraga Nasional



Nomor Dokumen 229/KPS5/RSONSPO/X/2017



Nomor Revisi 00



Halaman 2 dari 3



f. akte kelahiran g. KARPEG h. TASPEN i. BUKU NIKAH j. KARSU/KARIS k. kartu BPJS kesehatan l. NPWP m. dan lain-lain 2. Data kedinasan a. SK CPNS b. SK PNS (SK AWAL SAMPAI DENGAN SAAT INI) c. SK BKN d. SIP e. STR f. KARTU ANGGOTA PERHIMPUNAN PROFESI g. SPMT h. KEWENANGAN KLINIS i. SKP j. SK PENGANGKATAN k. SK KENAIKAN GAJI BERKLA l. SLIP GAJI m. PAKTA INTEGRITAS n. dan lain-lain 3. Data pelatihan a. SERTIFIKAT PELATIHAN……………. b. SERTIFIKAT PELATIHAN……………. c. SERTIFIKAT PELATIHAN…………….



Bagian pelayanan pegawai : 1. Menerima dokumen asli dan arsip file kepegawaian. 2. Memasukkan file pegawai baik secara hard copy maupun soft copy ke dalam file pegawai tersebut. 3. Memasukkan arsip file kepegawaian setiap pegawai ke dalam arsip data pegawai yang bersangkutan sesuai ketentuan. 4. Menyerahkan arsip-arsip kepegawaian kepada pegawai yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan.



PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN



RS Olahraga Nasional



Nomor Dokumen 229/KPS5/RSONSPO/X/2017



Nomor Revisi 00



Halaman 3 dari 3



5. Memberikan penjelasan kepada pegawai terkait perubahan status kepegawaian atau riwayat pekerjaan baik promosi, rotasi maupun demosi. 6. Meminta bukti penerimaan file/arsip kepada pegawai yang bersangkutan apabila ada peminjaman dan atau pemberian dokumen yang terkait kepegawaian.



Pegawai dan SDM 1. Menerima arsip kepegawaian sesuai dengan ketentuan. 2. Mendapatkan penjelasan terkait perubahan status kepegawaian. 3. Memberikan bukti tanda terima arsip kepada bagian pelayanan pegawai.



Unit Terkait



1. Sub Bagian Sekretariat dan SDM