Sop Pengendalian Dokumen Revisi [PDF]

Citation preview

PENGENDALIAN DOKUMEN



SOP



No.Dok : 440/II/031/SOP/04.06.12/2017 No. Revisi : 00 Tanggal Terbit : 3 Januari 2017 Halaman :1-4



BLUD UPT PUSKESMAS DAWE 1. Pengertian



DARSONO, SKM, MM NIP.196803121989031006



a. Pengendalian dokumen dan rekaman Puskesmas adalah sistem pengelolaan dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas (sistem penomoran, penyimpanan, dan pemusnahan) b. Dokumen



eksternal



adalah



buku,



peraturan,



standar,



surat



keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/referensi dalam penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas, c. Dokumen/arsip aktif adalah dokumen masih berlaku/dipakai dalam kegiatan, dan disimpan di unit- unit pelayanan. Untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap terkendali d. Dokumen/arsip



inaktif



adalah:



dokumen



yang



frekuensi



pemakaiannya sudah rendah/sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah. Untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap tidak terkendali. e. Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas f. Kelompok dokumen yang dipergunakan dalam manajemen Mutu Puskesmas Meliputi : Manual Mutu, Standar Prosedur Operasional, Daftar tilik disingkat: Kerangka Acuan, Surat Keputusan , Kebijakan, Dokumen ekternal 2. Tujuan



a. Sebagai pedoman pengelolaan dokumen di Puskesmas. b. Mengendalikan seluruh dokumen baik yang masih berlaku (aktif) maupun yang sudah tak berlaku (Inaktif) c. Dokumen mudah diidentifikasi dan mudah digunakan.



3. Kebijakan



Keputusan



Kepala



BLUD



UPT



Puskesmas



Dawe



Nomor:



440/II/031/SK/04.06.12/2017 tentang Tata Kelola Sarana, Pemenuhan terhadap Persyaratan Ketenagaan, Kegiatan Pengelolaan, Hak dan



Kewajiban Pengguna, Kontrak dengan Pihak Ketiga, Pemeliharaan Sarana dan Prasarana BLUD UPT Puskesmas Dawe 4. Referensi



a. Pedoman Pengendalian dan penyusunan Dokumen b. Perbup No.30 Tahun 2014 tentang tata naskah dinas di lingkungan Pemkab.



5. Alat dan Bahan 6. Prosedur



1.



Pengendalian dokumen akreditasi Puskesmas wajib mentaati sistem pengendalian dokumen



yang telah ditentukan didalam kebijakan



pengendalian dokumen



A. Tim mutu menetapkan pengkodean dokumen kelompok pelayanan: 1. Administrasi Manajemen dengan kode: A., a. Bab I, = I b. Bab II, = II c. Bab III, = III 2. Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat dengan Kode : a. Bab IV, = IV b. Bab V, = V c. Bab VI, (B/ VI), =VI d. Apabila dari sub upaya dengan ditambahkan sub upaya, contoh 1)



sub upaya KIA= KIA



2)



sub upaya promkes = Promkes,



3)



dan lain- lain),



3. Pelayanan Klinis kode : C, a. Bab VII, = VII b. Bab VIII,= VIII c. Bab IX, = IX 4. Cara penulisan dokumen: Standar Operasional Prosedur, disingkat: SOP a. Daftar tilik disingkat: DT b. Kerangka Acuan kegiatan disingkat: KAK c. Surat Keputusan disingkat: SK d. Pedoman Internal disingkat: PI



B. Tim mutu menetapkan cara penyimpanan dokumen/ arsip dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan sekurangkurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal,



atau



pindah



tempat,



setelah



batas



waktu



sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam medik/klinis dapat



dimusnahkan,



kecuali



persetujuan



tindakan



dan



persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya. 2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun. 3. Semua Dokumen akreditasi aktif/terkendali, memiliki masa berlaku selama 3 tahun, setelah itu perlu dilakukan evaluasi. ( direvisi, diganti atau tidak terkendali ) 4. Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan



dokumen/arsip



aturan



Pemerintah



Daerah



Kabupaten Kudus. 5. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen)



menyimpan



master



dokumen



semua



kelompok



pelayanan dan upaya. 6. Untuk prosedur kerja yang masih terkendali (belum lebih dari 3 tahun) dan memakai istilah Standar OperasionalProsedur (SOP) masih bisa digunakan. Selanjutnya apabila SOP tersebut sudah lebih dari 3 tahun, direvisi dengan format baru (Standar Operasional Prosedur /SOP)



C. Tim mutu menetapkan sistem penomoran dokumen sebagai berikut: 1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Kudus. 2. Penomoran pelayanan



kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok masing–masingdisesuaikan



dengan



sistem



pengkodean yang telah ditentukan, 3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean, 4. Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode dokumen, Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen:



Contoh:A/ II / SOP / 005 / 01 / 2017 a. A: Kode pelayanan Admen, b. II: Bab I1, c. SOP: Standar Operasional Prosedur, d. 01: bulan 01,Bulan Januari e. 2017 tahun 2017, f. 005: nomor urut SOP),



D. Tim mutu menetapkan format dokumen diatur/ diseragamkan dengan contoh format terlampir. 1. Format Standar Prosedur Operasional, 2. Format rekam klinis/ medis, 3. Format resep, 4. Format kasir 5. Format rujukan ekternal, 6. Format rujukan internal, 7. Format persetujuan tindakan (Inform Consent), 8. Format penolakan tindakan, 9. Format permintaan rujukan ekternal, 10. Format penolakan rujukan ekternal 11. Format permintaan pulang paksa, 12. Format penolakan pasien pulang, 13. Format dll. 2. Pengendalian



dokumen



telah



dibuat



kesepakatan



dengan



menggunakan buku pedoman penyusunan pengendalian dokumen BLUD Puskemas Dawe 3. Buku pedoman di distribusikan ke tiap tiap upaya 4. Dan tiap – tiap upaya harus mematuhinya



7. Unit Terkait



1. Dokumen Admen 2. SOP,Dokumen akreditasi upaya, 3. Dokumen Pelayanan medik dasar,



8. Dokumen Terkait



Rekaman Historis Perubahan



No.



YANG DIUBAH



ISI PERUBAHAN



TGL. MULAI DIBERLAKUKAN



No.Dok DAFTAR TILIK



No. Revisi : 00 Tanggal Terbit : 3 Januari 2017 Halaman :6



BLUD UPT PUSKESMAS DAWE



No



:



DARSONO, SKM, MM NIP.196803121989031006



Kegiatan



Ya



Tidak



Tidak berlaku



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 CR ……………………………………………..% Kudus, Pelaksana / auditor