Sop-Perusahaan EDIT [PDF]

Citation preview

STANDARD OPERATING PROCEDURE



0



KONSEP DAN KE



Penerapan SOP dalam departemen project akan dilakukan evaluasi



dalam interval waktu tertentu sesuai keputusan



direksi. Adapun



tolak



adalah



berjalannya



departemen



ukur keberhasilan



project



penerapan



manajemen sesuaai



SOP ini



keseluruhan



dengan



dalam



perencanaan,



diantaranya adalah : 1. Sistem reporting ( laporan ) baik rutin maupun non rutin berjalan



tertib dan



baik



dari



tiap



bagian



dalam



departemen project. 2. Koordinasi antar bagian maupun dengan pihak luar ( konsultan



, kontraktor , dll ) berjalan



dengan baik



terutama dalam komunikasi baik verbal maupun tertulis. 3. Tiap



personil



melakukan



dalam



departemen



fungsi tugas



dan



project



tanggung



mampu



jawabnya



dengan baik.



1



4. Proses dan tahapaan proyek dari awal ( desain ) , pelaksanaan dan hasil perencanaan



dan



akhir



yang



berjalan



sesuai



konsep manajemen proyek.



5. Terbentuknya kondisi dan kultur kerja yang baik sesuai dengan



aturan



dan



norma



yang



berlaku



dalam



perusahaan.



TANGGUNG J



1. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR -



Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan.



-



Bertanggung



jawab



dalam



memimpin



dan



menjalankan perusahaan. -



Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga keuntungan perusahaan.



-



Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan



dan



pembelanjaan



kekayaan



perusahaan. -



Bertindak sebagai



perwakilan



perusahaan dalam



hubungannya dengan dunia luar perusahaan. -



Menetapkan



strategi-strategi



stategis



untuk



mencapakai visi dan misi perusahaan. -



Memimpin rapat umum, dalam hal untuk memastikan pelaksanaan



operasional



maupun



manajemen



perusahaan . -



Bertindak



sebagai



perwakilan



organisasi



dalam



hubungannya dengan dunia luar.



2



-



Mengambil



keputusan



dan



sebagaimana didelegasikan



bertanggung oleh



BOD atau



jawab pada



situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting-meeting BOD. -



Membawahi semua karyawan dalam struktur organisasi perusahaan.



2. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR OPERASIONAL -



Memimpin design



&



planning



engineer



dalam



melaksanakan tugas dan tanggung jawab pekerjaan. -



Bersama



Pimpinan Project atau General Manager



dalam



merencanakan,



melaksanakan,



mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas perencanaan, penghitungan , desain dan pelaksanaannya di project. -



Memberikan rekomendasi kepada atau



General



pemilihan



Manager



dan



Pimpinan Project



procurement



konsultan ,kontraktor atau



dalam



supplier yang



akan dipilih sesuai desain karakteristik project. - Bertanggung jawab atas tahap



semua



dokumen dalam



desain,tender dan “for construction” yang akan



dilaksanakan di project. - Bertanggung General



jawab terhadap Pimpinan Project atau



Manager



untuk



setiap



perencanaan,



pelaksanaaan dan hasil akhir dalam tim design & planning engineer. 3. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR TEKNIS



3



- Bersama Direktur Operasional dalam merencanakan, melaksanakan, mengalisis



mengkoordinasi, semua



mengawasi



aktivitas



dan



perencanaan,



penghitungan, desain dan pelaksanaannya di project. - Memberikan rekomendasi kepada Direktur Operasional dalam pemilihan konsultan,



kontraktor atau supplier



yang akan dipilih sesuai desain karakteristik project. - Bertanggung jawab



atas semua



dokumen dalam



tahap desain, tender dan “for construction” yang akan dilaksanakan di project. - Bertanggung



jawab terhadap Direktur Operasional



untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam setiap project yang dikerjakan.



4. TUGAS & TANGGUNG JAWAB QUANTITY SURVEYOR -



Merencanakan,



menghitung



dan



mengelola



keseluruhan anggaran biaya dalam setiap project dengan penerapan manajemen biaya dan efisiensi dalam seluruh aspek tahapan project. -



Memberikan saran ke Pimpinan Project atau General Manager atau manajemen perusahaan yang berkaitan dengan



pengendalian



biaya



project



agar



tidak



melampaui rencana anggaran yang direncanakan oleh manajemen perusahaan. -



Memberikan saran dan rekomendasi ke procurement berkaitan dengan pengadaan barang / jasa agar sesuai dengan rencana biaya yang ditentukan.



-



Menyiapkan dokumen kontrak dan merekomendasikan jenis kontrak serta sistem pembayaran terkait waktu dan pembiayaan serta karakteristik project.



4



-



Mengkoordinasi, mengawasi



d an mengalisis semua



proses anggaran biaya dalam seluruh aspek tahapan project bersama semua tim terkait. -



Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dan manajemen



perusahaan



dalam



setiap



proses



anggaran biaya baik perencanaan , pelaksanaan dan pengendalian dalam tiap project.



5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB MONITORING, ANALYS DAN REPORTING -



Bertanggung



jawab



dalam menjalankan prosedur



pengendalian dokumen dalam departemen design & planning



meliputi:



penyimpanan,



pencatatan



dokumen,



penyaluran/distribusi



dan



penghapusan dokumen. -



Memasukkan



data



dokumen (design



procurement,



QS) ke



dalam



&



planning,



daftar dokumen dan



memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat dan up to date. -



Memastikan



dokumen



(design



&



planning,



procurement, QS ) disahkan sebelum didistribusikan. -



Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke bagian yang berkepentingan.



-



Memastikan seluruh dokumen disimpan



dan dijaga



dari kerusakan serta mudah untuk ditelusuri. -



Menarik atau



memusnahkan dokumen yang



sudah



tidak diperlukan atau berdasarkan instruksi khusus.



6. TUGAS



&



TANGGUNG JAWAB PIMPINAN PROJECT &



GENERAL MANAGER



5



- Memimpin departemen project dan menerapkan sistem manajemen



kelola



untuk



pengembangan



dan



operasional departemen project yang dipimpin.



- Mengelola departemen project sesuai dengan visi dan misi perusahaan. - Merencanakan,



melaksanakan,



mengkoordinasi,



mengawasi dan mengalisis semua aktivitas operasional bisnis perusahaan termasuk strategi bisnis, investasi, integrasi,



aliansi



dan divestasi pada departemen



project yang dipimpin. - Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar



dapat



berjalan



dengan



maksimal



untuk



departemen project yang dipimpin. - Memastikan departemen project



melakukan strategi



perusahaan dengan efektif dan optimal. - Menjamin dan mengendalikan keseluruhan tahapan pelaksanaan



project



sesuai



manajemen



mutu,



manajemen biaya dan manajemen waktu. - Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur. - Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan



hasil



akhir



dalam



departemen



project yang



dipimpin. 7. TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT MANAGER -



Memimpin



dan mengarahkan semua unsur



yang



berada dalam suatu project baik internal (tim project, konsultan. kontraktor) maupun eksternal ( lingkungan & pemerintahan setempat, pihak berwajib, dll ) sehingga project dapat berjalan sesuai perencanaan. -



Mengembangkan rencana, jadwal, anggaran proyek dan



secara



berkesinambungan



memonitor



6



perkembangan



serta



membuat



penyesuaian



jika



diperlukan. -



Memastikan desain perencanaan dapat dilaksanakan dengan mempertimbangkan aspek metode pekerjaan, aspek biaya, dan aspek mutu pekerjaan.



-



Mampu menjadi



advisor dan pengambil



dalam



revisi



proses



atau



tambah



keputusan



kurang



atau



additional pekerjaan dengan semua pihak dengan mempertimbangkan aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan aspek mutu pekerjaan. -



Mengadakan



meeting



reguler



dengan



semua



pihak/unsur terkait dalam project untuk mengadakan review



terhadap



masing



dalam



organisasi



hubungannya



dan



petunjuk



kemajuan pekerjaan



memberikan



mengenai



masing-



dengan



advise,



tugas



solusi



dan



permasalahan/tindakan



selanjutnya . -



Mampu



menerapkan



ekspektasi



perusahaan baik dalam aspek



manajemen



kualitas



maupun



aspek biaya dengan membuat metode manajemen project yang efisien dan tepat digunakan dalam project. -



Memastikan pelatihan, performa



-



anggota



tim



tugas,supervisi yang



cukup



project dan



menerima



umpan



balik



untuk menyelesaikan project.



Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam semua



proses



dalam



project



baik



secara



pelaksanaan , reporting/laporan berkala dan hasil akhir project. -



Secara



struktur



organisasi



Project



Manager



membawahi tim project dan tim MK yang dipergunakan dalam project dengan skala besar. 8. TUGAS & TANGGUNG JAWAB SITE ENGINEER



7



-



Mengatur



pelaksanaan



pekerjaan



dari



Project



Manager/Project Leader baik secara teknikal maupun operasional dalam proses pelaksanaan project. -



Menetapkan planning dan application system untuk keperluan pengendalian pelaksanaan.



-



Mengadakan meeting reguler dengan masing-masing untuk



mengadakan



pekerjaan



dalam



pekerjaan



dan



review



terhadap



hubungannya memberikan



kemajuan



dengan



petunjuk



tugas



mengenai



tindakan selanjutnya . -



Membuat



laporan secara periodik



pelaksanaan, hasil



tentang jalannya



yang dicapai, problem solution,



serta penggunaan bahan dan keuangan proyek. -



Bertanggungja wab langsung kepada Project Manager dalam mengembangkan fungsi-fungsi perencanaan, pelaksanaan dan



penerapan prosedur



konstruksi,



secara teknikal dan fisik konstruktif project di lapangan berdasarkan rencana dan spesifikasi yang ditetapkan.



9. TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ADMINISTRATION -



Pembuatan laporan



keuangan



atau



laporan kas



proyek, laporan pergudangan, laporan bobot prestasi proyek, dan lain-lain. -



Membuat



dan



melakukan



verifikasi



bukti-bukti



pekerjaan yang akan dibayar oleh owner sebagai pemilik proyek. -



Mengelola dokumen data-data project sebagai berikut: Minutes



of



Meeting,



Surat



Perjanjian,



Surat



Pemberitahuan, Surat Keterangan, Drawing, dan datadata official project lainnya.



8



-



Membuat Minutes of Meeting dalam setiap meeting koordinasi yang dilakukan



di project dan mengelola



distribusi serta penyimpanan dokumen MOM. -



Membuat laporan akutansi kecil yang berlaku di project.



-



Membantu



project



keuangan



dan



manager pengelolaan



terutama



dalam



dokumen



hal



sehingga



kegiatan pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik. -



Mencatat aktiva proyek meliputi inventaris,kendaraan dinas, alat-alat proyek dan sejenisnya.



-



Memelihara bukti-bukti kerja sub bagian administrasi proyek serta data-data proyek.



-



Bertanggung



jawab



terhadap Construction Manager



dan Project Manager sesuai peraturan dan



struktur



organisasi yang berlaku di project. 10. TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR MANAGER -



Memimpin



dan



menerapkan sistem



manajemen



kelola untuk pengembangan dan operasional. -



Mengelola departemen dan



-



project sesuai



dengan



visi



misi perusahaan.



Merencanakan,



melaksanakan,



mengawasi



mengalisis



dan



mengkoordinasi, semua



aktivitas



operasional bisnis unit perusahaan termasuk strategi bisnis , investasi , integrasi , aliansi dan divestasi pada departemen business development. -



Menjalin dan membina hubungan



dengan partner ,



rekanan dan pihak-pihak terkait yang



berhubungan



dengan pelaksanaan operasional dan strategi bisnis perusahaan baik untuk bisnis unit yang aktiv atau menciptakan bisnit unit untuk perusahaan.



9



-



Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar



dapat berjalan



dengan



maksimal



untuk



departemen business development -



Memastikan



departemen



business



melakukan strategi perusahaan optimal



dalam



development



dengan efektif dan



manajemen pengelolaan dan



pengembangan bisnis perusahaan, -



Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.



-



Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan



untuk



setiap



pelaksanaaan



dan hasil



perencanaan,



akhir



dalam departemen



business development. 11. TUGAS & TANGGUNG JAWAB MARKETING MANAGER -



Memantau



perkembangan



pasar,



kompetitor



dan



menganalisisnya.



-



Membuat strategi marketing dalam mencapai target yang telah direncanakan dalam departemen business development.



-



Merencanakan



dan



menjalankan



rencana



bisnis



(business plan) dari kesempatan kesempatan bisnis baru yang di temukan.



-



Mengelola,



menjalankan



dan



kerjasama/opportunity business serta



mengembangkan yang sudah terjalin



menjalankan fungsi pengembangan usaha,



marketing



dan



sales



atas



business



unit



yang



dijalankan perusahan.



10



-



Melakukan fungsi analisa,



mapping, berbagai hal



mengenai bisnis perusahaan baik internal maupun external.



-



Menjaga hubungan hubungan dengan para partner, client



dan pihak-pihak



terkait



yang



berhubungan



dengan pengembangan usaha.



-



Melakukan bisnis



konsep (business



perencanaan analysis)



dan



analisa



bersama



manager



manager



business



business development.



-



Bertanggung



jawab



terhadap



development dan membawahi marketing officer.



12. TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER -



Membantu tugas yang diberikan oleh manager.



-



Melaksanakan pekerjaan sesuai instruksi/perintah dari manager berdasarkan peraturan dan metode yang diterapkan.



-



Membantu



mengelola,



mengembangkan operasional arahan



menjalankan



dan



perusahaan



sesuai



manager dan tanggung



jawab masing-



masing. -



Ikut menjaga hubungan dengan para partner, client dan pihak- pihak



-



terkait



bersama.



Melakukan konsep perencanaan dan



analisa bisnis



bersama manager. -



Bertanggung jawab terhadap manager.



13. TUGAS & TANGGUNG JAWAB HRD MANAGER



11



-



Bertanggung



jawab



di



dalam



pengelolaan



dan



pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal



perencanaan,



kegiatan



pelaksanaan dan pengawasan



sumber



daya



pengembangan berpedoman



manusia,



termasuk



kualitasnya



dengan



pada kebijaksanaan dan prosedur yang



berlaku di perusahaan. -



Bertanggung berkaitan



jawab



terhadap



hal-hal



dengan kegiatan-kegiatan



karyawan



sesuai



yang



pembinaan



tata kelola perusahaan serta



mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan. -



Menyusun, merencanakan, merekrut, mengawasi dan mengevaluasi



karyawan



dalam



tiap



departemen



sesuai program dan peraturan perusahaan. -



Melaksanakan



seleksi, promosi, transfering, demosi



terhadap karyawan yang dianggap perlu. -



Melaksanakan



kegiatan-kegiatan



pelatihan dan kegiatan lain dengan



pengembangan



pengetahuan



pembinaan,



yang



berhubungan



mental, keterampilan dan



karyawan sesuain dengan standard



perusahaan. -



Bertanggung



jawab



berhubungan



terhadap



dengan



karyawan, perhitungan



kegiatan



rekapitulasi



gaji,



yang



absensi



tunjangan dan bonus



untuk karyawan. -



Bertanggung



jawab



terhadap



Senior



Operasional



Manager dan manajemen perusahaan untuk setiap



12



perencanaan,



pelaksanaaan dan hasil akhir dalam



fungsi tugas dan tanggung jawab HRD. 14. TUGAS & TANGGUNG JAWAB FINANCE & ACCOUNTING MANAGER



-



Merencanakan, mengembangkan,



dan



mengontrol



fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang



mendukung



pencapaian target financial perusahaan. -



Bertanggung jawab dalam perencanaan, koordinasi dan kontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan



piutang



dan



hutang,



memastikan ketersediaan dana



sehingga



untuk operasional



perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan. -



Mengkoordinasikan



dan



pelaporan



pembayaran



dan



mengontrol



perencanaan,



kewajiban



pajak



perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku. -



Bersama



Senior



Operasional



merencanakan penyusunan



dan anggaran



Manager



mengkoordinasikan perusahaan,



mengontrol penggunaan anggaran



dan



tersebut untuk



memastikan penggunaan dana secara



efektif dan



efisien



operasional



dalam



menunjang kegiatan



perusahaan. -



Merencanakan



dan



mengkoordinasikan



pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.



13



-



Bersama



Senior



mengkoordinasikan serta



analisa



masukan



Operasional



dan



Manager



melakukan



perencanaan



keuangan untuk dapat memberikan



dari



sisi



keuangan



bagi



pimpinan



perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi,



ekspansi,



operasional



maupun kondisi keuangan lainnya.



-



Bertanggung



jawab



terhadap



Senior



Operasional



Manager dan manajemen perusahaan untuk setiap perencanaan,



pelaksanaaan dan hasil akhir dalam



fungsi



dan tanggung



tugas



jawab keuangan



&



akunting.



15. TUGAS & TANGGUNG JAWAB H R D STAFF/OFFICER -



Bertanggung



jawab



bersama



Senior



Operasional



Manager atas pengelolaan operasional harian kantor termasuk



pengelolaan



petty cash untuk keperluan



operasional kantor. -



Melakukan purchasing / pembelian keperluan & asset kantor



sesuai



dengan



sistem



kerja/prosedur dan



anggaran yang ditentukan. -



Melakukan fasilitas



aktivitas



pemeliharaan



atas



dan sarana penunjang, serta



seluruh



melakukan



proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak. -



Melakukan



analisa



kebutuhan



anggaran



atas



pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana



penunjang



aktivitas kantor untuk kemudian



diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. -



Mengatur jadwal/agenda tamu perusahaan dalam



operasional karyawan dan rangka dinas



maupun



14



permintaan khusus (misalnya booking tiket pesawat,



untuk booking hotel,



mengatur jadwal kunjungan /



perjalanan dinas , dsb.) -



Mengatur



akomodasi



untuk



perjalanan



dinas



karyawan dan tamu perusahaan. -



Bertanggung Manager



jawab



kepada



Senior



dan menyiapkan laporan



keperluan



rapat



Operasional



bulanan



untuk



anggaran, laporan keuangan atas



aset dan beban biaya kantor. -



Bersama HRD Manager dalam mengelola sistem proses recruitment karyawan sesuai prosedur perusahaan.



-



Membantu dalam proses pengembangan seluruh karyawan di perusahaan



-



Menyusun



,



mendistribusikan



dan



potensi



memeriksa



rekapitulasi evaluasi penilaian kinerja karyawan dari tiap departemen. -



Mengadakan



Konseling



kepada



karyawan untuk



meningkatkan produktivitas karyawan dan menjaga hubungan internal. -



Bertanggung jawab terhadap pengarsipan dokumen data karyawan perusahaan.



-



Mempersiapkan dan membuat kontrak kerja karyawan sesuai



dengan



berkoordinasi



prosedur



dengan



perusahaan



dan



Senior Manager departemen



terkait. -



Mengurus



payroll



g aji



karyawan



dengan



berkoordinasi bersama finance dan accounting. -



Membuat



dan



mengeluarkan



Surat



Penugasan



karyawan sesuai keputusan perusahaan.



15



-



Berkoordinasi bersama Senior Manager departemen terkait dalam pengawasan pelaksanaan SOP dan SOW dalam tiap departemen.



-



Bertanggung



jawab



memberikan



laporan



kepada



HRD



berkala



Manager



sesuai



dan



prosedur



perusahaan.



16. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FINANCE OFFICER -



Bersama Finance Manager melakukan pengaturan keuangan perusahaan sesuai prosedur dan anggaran perusahaan.



-



Melakukan input data



semua



transaksi keuangan



perusahaan ke dalam program. -



Melakukan



transaksi



pembayaran



)



keuangan



perusahaan



(



sesuai prosedur dan sistem kelola



keuangan perusahaan. -



Berhubungan eksternal



dengan terkait



pihak



dengan



internal aktivitas



maupun keuangan



perusahaan. -



Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan dan membuat laporan berkala.



-



Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen pembayaran maupun dokumen lampiran (supporting document



)



yang



diserahkan



untuk



keperluan



pembayaran. -



Menyiapkan tagihan



dokumen penagihan



beserta



kelengkapan



invoice/kuitansi dokumen sesuai



prosedur. -



Bertanggung dan



jawab



terhadap



Finance



Manager



membuat laporan berkala sesuai



prosedur



perusahaan.



16



17. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN LEGAL -



Mensupport dan khususnya



mengelola



dokumen



perusahaan



yang berhubungan dengan perjanjian



kerjasama maupun legal contract.



Mereview legal



contract, perjanjian kerjasama dan dokumen legal lain yang berhubungan dengan semua bisnis unit perusahaan.



Melakukan



relationship dengan



dan



membina



external



pihak-pihak yang terkait dengan



kepentingan



bisnis



unit



administrasi



arsip



dan



perusahaan. dokumen



Mengelola



legal



yang



berhubungan dengan pekerjaan yang telah dilakukan. Menguasai



pembuatan



dan review surat perjanjian



atau surat lainnya yang memerlukan kekuatan hukum beserta monitoring validitasnya. Bertanggung jawab terhadap



manager



business



development



dan



membawahi legal officer.



Surabaya, 20 Februari 2019 PT MITRA ENGINEERING,



ELYA HARDYANTO



DYAS KUSUMA



Direktur Keuangan dan SDM



Direktur Operasional



BAGUS YOGIANTORO Direktur Utama



EDI SUSANTO CEO



17