SOP Purchasing [PDF]

Citation preview

Standard Operation Procedure



BOSOWA FOUNDATION



STANDARD OPERATION PROCEDURE DEPT. PURCHASING.



No Dokumen



SOP-UNIV-PUR-002



Dibuat



Munawar Murham



Rev./Tgl Efektif



00/01 April 2015



Diperiksa



Agussalim



Halaman



1 dari 7



Disetujui



Sutrisno Muslimin



Defenisi : Suatu Proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk membantu departemen 2 atau unit bisnis dalam menjalangkan kegiatannya . .



Referensi : 1. Kebijakan Internal Control (Internal Audit) tentang Pengadaan Inventaris & Jasa. 2. Pengadaan Barang /jasa melalui dept purcahsing 3. Pengadaan Barang /jasa di atas harga 1.000.000, setiap item harus ada perbandingan harga 4. Pengadaan Barang /jasa di bawah harga 500.000, tidak usah ada PO Tujuan : 1. Agar Proses serta kontrol pengadaan barang /inventaris serta jasa berjalan dgn baik dan di dukung oleh dokumen 2 yang lengkap. 2. Agar seluruh karyawan mengetahui serta mentaati cara dan prosedur pengadaan barang/inventaris atau jasa. Ruang Lingkup : Kegiatan ini berlaku pada lingkungan Bosowa Foundation.(YAYASAN AKSA MAHMUD.) Penanggung Jawab : Awal Proses : Adanya kebutuhan / permohonan barang /inventaris serta jasa dari user berdasar kan PR. yang sudah di isi dengan lengkap.



Akhir Proses: Pengadaan barang/inventaris oleh dept. purrchasing diterima dgn baik oleh pihak terkait atau user./tanpa complaint



dapat



INPUT :



PROCESS :



OUTPUT :



Sumber : Departemen / User requester



Pemilik Proses : Departemen Purchasing.



Penerima : Departemen / User requester



Harapan: 1.Agar Pengadaan barang dapat terialisasi tepat waktu.



Pengukuran Mutu Input : 1. Barang trealisasi tepat waktu 2.Mutu barang sesui permintaan 3. Pengadaan sesuai prosedur



Harapan: 1.Agar Permohonan permintaan barang/inventaris (PR) di isi dengan lengkap dan benar.



© 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED



Standard Operation Procedure BOSOWA FOUNDATION .



STANDARD OPERATION PROCDURE DEPT. PURCHASING



No Dokumen



SOP-UNIV-PUR-002



Dibuat



Munawar Murham



Rev./Tgl Efektif



00/01 April 2015



Diperiksa



Agussalim



Halaman



2 dari 7



Disetujui



Sutrisno Muslimin



1. Pengadaan barang/inventaris Approve Oleh Head Departement



Mengisi PR lengkap & Jelas



Mulai



Form PR



User



1.



User atau Dept. yang akan membutuhkan barang/inventaris serta Jasa mengisi fom PR dengan lengkap dan jelas .



2.



PR harus mendapat approve atau persetujuan Departement bersangkutan.



3.



Apabila PR tersebut sudah di approve atau disetujui oleh head departemen bersangkutan maka PR dilanjutkan ke Departemen Purchasing.



4.



Administrasi Purchasing (AP), memeriksa atau meneliti kembali PR tersebut terkait jenis Barang, Qtt, serta spesifikasi dstnya. Apabila PR tersebut sudah benar & lengkap maka di serahkan ke Head Purchasing.



5.



Head Purchasing (HP) melakukan verifikasi PR tersebut terkait urgensi serta Qtt dengan melukakan komunikasi langsung dengan user/pemakai apabila sdh ok, maka diteruskan ke Officer purchasing .



6.



Officer Purchasing (OP) mencari minimal 3 supplier/vendor .



7.



Apabila OP sudah mendapat supplier/vendor serta harga maka dia membuat perbandingan harga untuk diserahkan ke bagian Administras. AP membuat Purchase Order sesuai dengan Perbandingan harga yang telah di setujui oleh head finance. Purchase Order (PO) di approve oleh OP & HP untuk diteruskan ke dept finance.



Appr ove



Adm Purchasing memeriksa kebenaran PR



Head Purchasing, memverifika si PR



Leng kap



Officer Purchasing,,me cari vendor & harga



PR AP Menerbitka n Purchase Order (PO)



Purchasing A Ke Hal 3



AP Membuat perbandingan harga PO



P.hrg



8. 9.



2 © 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED



dari Head



BOSOWA FOUNDATION .



Finance



STANDARD OPERATION PROCDURE DEPT. PURCHASING



No Dokumen



SOP-UNIV-PUR-002



Dibuat



Munawar Murham



Rev./Tgl Efektif



00/01 April 2015



Diperiksa



Agussalim



Halaman



3 dari 7



Disetujui



Sutrisno Muslimin



A dari Hal 2



Approve Head Keuangan



Ok



PO



Approve CFO



1.



PO di bawah ke head finance untuk meminta approve apabila tdk maka hanya sampai disitu, jika minta direvisi maka akan kembali ke dept purchasing tetapi apabila ok atau disetujui maka di lanjutkan ke CFO.



2.



Apabila CFO mengapprove/menyetujui PO tersebut maka pengadaan barang sdh bisa dilakukan dan kasir sudah bisa mengeluarkan dana apabila CFO menolak atau tdk menyetujui PO tersebut maka akan dikembalikan ke bagiang purchasing untuk dilakukan perbaikan atau revisi kembali.



Ok



PO



Kasir,Mengeluarkan Dana.



Selesai



3 © 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED



YAYASAN AKSA MAHMUD



BOSOWA FOUNDATION .



UNIVERSITAS BOSOWA 45



STANDARD OPERATION PROCDURE DEPT. PURCHASING



YAYASAN AKSA MAHMUD



No Dokumen



SOP-UNIV-PUR-002



Dibuat



Munawar Murham



Rev./Tgl Efektif



00/01 April 2015



Diperiksa



Agussalim



Halaman



4 dari 7



Disetujui



Sutrisno Muslimin



Jl. Urip Sumoharjo No. 182,Mks kode pos 90231 Sulawesi selatan-Indonesia Telp : (0411) 452901-492789 fex : (0411) 452949



U NIVERSITAS BOSOWA 45



Tanggal Pembuatan



: Nomor Purchase Regueset : Tanggal Terima : Yang Membutuhkan : NO



Purchase Requeset



NAMA BARANG / Description



ITEM



SATUAN UNIT



Spesifikasi Barang



TANGGAL DIBUTUHKAN



NAMA SUPPLIER Supplier Name



Date Desier



1 2 3 4 5 Keterangan Yang bermohon



Mengetahui



Diketahui WR II



Penerima



4 © 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED



Standard Operation Procedure BOSOWA FOUNDATION



STANDARD OPERATION PROCEDURE DEPT. PURCHASING



No Dokumen



SOP-UNIV-PUR-002



Dibuat



Munawar Murham



Rev./Tgl Efektif



00/01 April 2015



Diperiksa



Agussalim



Halaman



5 dari 7



Disetujui



Sutrisno Muslimin



Lampiran 2 PURCHASE ORDER YAYASAN YAYASANAKSA AKSAMAHMUD MAHMUD



TO. Attn. Fax No. Telp.No Email No.Pen awaran



Jl. Urip Sumoharjo No. 182,Mks kode pos 90231 Sulawesi selatan-Indonesia Telp : (0411) 452901-492789 fex : (0411) 452949



UNIVERSITAS BOSOWA 45



PT.CITAS OTIS ELEVATOR Topas Raya,Ruko Zambud 1 Blok G No.6 Makassar (0411) 432474



Nomor PO Tanggal PO



(0411) 432474



Dibuat Oleh : Yayasan AksaMahmud Satuan Kerja : Logistik



G642814



Tanggal Keu : 30 November 2014



Termin Pembayaran



Transfer Bank BNI. An PT.Citra Otis Elevator



Nomor Rekening



0011814305



Currency



Rupiah



NO



1



122/PO-LOG/YAM/11-2014 28 November 2014



Barang / Rincian Jenis Barang



Quantity Satuan



Biaya Jasa Servis Lift Otis



2



Unit



Harga Satuan



Total



1,500,000



3,000,000



Total PPN 10%



3,000,000



TOTAL



3,300,000



300,000



Keterangan : Pembayaran Jasa Servis Lift Otis Untuk Bulan November 2014 Dibuat Oleh Ka.Logistik



Verifikasi PJ.Logistik



Diketahui Kabag.Keuangan



Menyetujui Penanggung Jawab Keuangan



Marthen



Munawar Murham,SE



Muh.Kafrawi Yunus.SE,MM



Agussalim.SE,AK



5 © 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED



Standard Operation Procedure BOSOWA FOUNDATION .



STANDARD OPERATION PROCEDURE DEPT. PURCHASING



No Dokumen



SOP-UNIV-PUR-002



Dibuat



Munawar Murham



Rev./Tgl Efektif



00/01 April 2015



Diperiksa



Agussalim



Halaman



6 dari 7



Disetujui



Sutrisno Muslimin



2. Pengeluaran Barang/inventaris di gudang. Mulai



User



Mengisi Form Order Brg/diapprove oleh Head masing2



Adm Purchasing, membuat t.terima



User/pemakai mengisi form Orderan Barang & di approve oleh Head MasingMasing.



2.



Orderan Barang diteruskan ke Adminjistrasi Purchasing untuk dilakukan pengecekan stiock barang/inventaris.



3.



Administrasi Purchasing membuat tanda terima barang, untuk diteruskan ke HP.



4.



HP mengapprove tanda terima sebagai persetujuan pengeluaran barang dari Gudang.



Selesai



O.Barang



Purchasing



1.



Head Purchasing Approve.



Ok



Gudang



T.Terima



6 © 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED



Standard Operation Procedure



BOSOWA FOUNDATION.



STANDARD OPERATION PROCEDURE DEPT. PURCHASING



No Dokumen



SOP-UNIV-PUR-002



Dibuat



Munawar Murham



Rev./Tgl Efektif



00/01 April 2015



Diperiksa



Agussalim



Halaman



7 dari 7



Disetujui



Sutrisno Muslimin



Lampiran 3



Kepada Yth : PURCHASING Di – Tempat



FORM WAREHOUSE Dengan ini mengajukan permintaan barang sbb NO



Jenis Barang



Jmlh Barang



Satuan



TANGGAL



Keterangan



/



Diketahui Pemohon



© 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED



/20