SOP Purchasing [PDF]

Citation preview

STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGADAAN BARANG DAN JASA



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Version: 4.0



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



Lembar Pengesahan Disiapkan oleh:



Confirmed by email 08/09/2020



Findi Trisyan Nursela Procurement Category & Operational Tanggal:



Diperiksa oleh:



Agreed to be reviewed by email 08/09/2020



Agreed to be reviewed by email 08/09/2020



Teo Mikha Santoso Head of Procurement



Andi Yura Rahmat Head of Business Process and Control



Tanggal:



Tanggal:



Agreed to be reviewed by email 08/09/2020



Lim Kim Hoa VP of Financial Reporting & Accounting Tanggal:



Disetujui oleh:



Diketahui oleh:



Agreed to be approved by email 09/09/2020



Agreed to be acknowledged by email 09/09/2020



Natalia Firmansyah



Perdana Arning S VP of Legal



Chief Financial Officer Tanggal:



Agreed to be reviewed by email 09/09/2020



Aga Rahman AVP of BPA



Tanggal:



Tanggal:



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 2 dari 43



Version: 4.0



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



Lembar Pemeriksaan Dokumen Document Checking Sheet Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT/2020/4 No



Nama



Jabatan



1



Yusdi Kurniawan



Procurement Category & Operational Manager



2



Pratitis Nurul Rozini



Procurement Category & Operational Manager



3



Esterrina F



Business Process & Control Manager



4



Debora Rosaria Indah



Senior Business Process & Control Manager



5



M. Reza Ariansyah



Senior Compliance Officer



Tanggal



Paraf Agreed to be reviewed by email 09/09/2020 Agreed to be reviewed by email 09/09/2020 Agreed to be reviewed by email 08/09/2020 Agreed to be reviewed by email 09/09/2020 Agreed to be reviewed by email 09/09/2020



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 3 dari 43



Version: 4.0



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



Lembar Kontrol Dokumen Document Control Detil Versi Dokumen Version : Policy Owner : Document Name : Related Departments :



Classification : Document Number : Effective Date :



4.0 Procurement Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa Business Planning & Analysis, Business Planning & Control, Financial Reporting & Accounting, Legal & Compliance Internal Use Only 007 /BL/SOP/PROCUREMENT/2020/4 10 September 2020



Issued Date :



9 September 2020



Last Modified :



8 September 2020



Next Review Date :



8 September 2021



Reference :



1. Surat Pemberitahuan Kebijakan Anti-Bribery & Corruption PT Bukalapak.com dan Anak Perusahaan 2. Requesting and Recording of Exceptions and Deviation Policy Nomor 001/BL/POLICY/FINANCE/2020 3. SOP Vendor Management Nomor 008/BL/SOP/PROCUREMENT/2020 4. SOP Goods Received Nomor 007/BL/SOP/PROCUREMENT/2020



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 4 dari 43



Version: 4.0



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



5. SOP Permintaan Pembayaran Nomor 001/BL/SOP/FIN/2019 6. SOP Format Penulisan Kebijakan dan Prosedur Catatan: SOP di atas mengacu pada SOP yang terbaru Riwayat Perubahan Versi Dokumen Version Date 1.0 12 Oktober 2018



Prepared by Procurement



2.0



26 Maret 2019



Procurement



3.0



9 September 2019



Procurement



4.0



9 September 2020



Procurement



Ringkasan Perubahan Versi Dokumen Version Previous 1.0 2.0 Tidak ada SLA No SLA



3.0



●



After Procurement Addendum penambahan kebijakan procurement terkait proses operasional termasuk Service Level Agreement (SLA) pembelian barang dan jasa, penggunaan kartu corporate card dalam pembelian online maupun offline. Addendum to additional procurement policies related to operational processes including the SLA for purchases of goods / services, use of corporate credit cards for online and offline purchases. Penulisan SOP tidak sesuai ● Perubahan tata penulisan dengan flow tata menurut flow proses pembelian penulisan SOP. barang dan jasa.



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 5 dari 43



Version: 4.0



●



●



●



4.0



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



SOP writing is not synchronizing with the flow of the SOP writing System. Tidak adanya kejelasan atas proses pemilihan Vendor sesuai dengan transaksi yang ditentukan. Lack of clarity on the Vendor selection process in accordance with the specified transactions. Pemilihan Vendor harus melibatkan SME yang merujuk ke SOP Trust & Safety (pemilihan pelapak). Vendor selection must involve SME which refers to SOP Trust & Safety (pelapak selection). Tidak adanya kejelasan atas persetujuan PO. Lack of clarity on PO approval.



Changes in writing procedures according to the process flow of purchasing goods and services. ● Memperjelas proses dalam tahapan pemilihan Vendor (dalam proses pembelian) sesuai dengan nilai transaksi yang ditentukan. Clarify the process in the Vendor selection stage (in the buying process) according to the specified transaction value. ● Menghapus aturan pemilihan Vendor yang dimana harus melibatkan SME (Small Medium Enterprise). Removing Vendor selection rules which must involve SME (Small Medium Enterprise). ● Memperjelas persetujuan PO. Clarify the PO approval. ● Menambahkan dan menghapus beberapa aturan strategis lainnya. Added and removed some other strategic rules.



● Tidak adanya aturan terkait ● Bilingual version (Indonesia – ketentuan pengajuan PR dan Inggis). penggunaan scoring card. Bilingual version (Indonesian There are no rules related to English). PR application requirements ● SOP ini menjadi SOP induk and the use of scoring cards. untuk proses pengadaan ● Adanya sponsorship, barang & jasa baik untuk PT. investigasi yang terkait Bukalapak.com maupun dengan R&D Development afiliasinya. terkait dengan Engineering This SOP is the main SOP for the (bersifat rahasia) pada procurement of goods & exception list. services for PT. Bukalapak.com Sponsorship, investigations and its affiliates. related to R&D



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 6 dari 43



Version: 4.0



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



Development related to ● Melakukan pembaharuan Engineering (confidential) beberapa terminologi yang on the exception list. berhubungan dengan SOP ini. ● Adanya beberapa Update some terminology terminology yang tidak related to this SOP. berhubungan dengan SOP ● Ketentuan lebih terperinci ini. terkait pengajuan PR. There are several terms that More detailed provisions are not related to this SOP. regarding PR applications. ● Adanya ketentuan terkait scoring card. There are rules related to scoring cards. ● Aturan terkait konflik kepentingan. Rules regarding conflicts of interest. ● Aturan tambahan dalam Pengadaan sendiri. Additional rules in SelfProcurement. ● Penambahan pengembangan bisnis baru/aktivitas bisnis dalam exception list. Adding new business developments/business activities in the exception list.



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 7 dari 43



Version: 4.0



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



DAFTAR ISI Lembar Pengesahan............................................................................................................................... 2 Lembar Pemeriksaan Dokumen.............................................................................................................. 3 Lembar Kontrol Dokumen ...................................................................................................................... 4 Detail Versi Dokumen ............................................................................................................................ 4 Riwayat Perubahan Dokumen ................................................................................................................ 5 Ringkasan Perubahan Versi Dokumen .................................................................................................... 5 1



Gambaran Umum Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa ....................... 10



1.1



Tujuan Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa ......................................... 10



1.2



Ruang Lingkup Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa ............................. 11



1.2.1



Cakupan Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa ...................................... 11



1.2.2



Penerapan Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa ................................... 12



2



Terminologi dan Definisi .......................................................................................................... 13



3



Kebijakan & Prosedur .............................................................................................................. 17



3.1



Nilai Ambang Batas Pembelian ................................................................................................ 17



3.2



Purchase Request (PR) ............................................................................................................. 18



3.3



Due Diligence .......................................................................................................................... 19



3.4



Bidding .................................................................................................................................... 20



3.5



Pendaftaran Vendor ................................................................................................................. 22



3.6



Kontrak/Perjanjian .................................................................................................................. 23



3.7



Purchase Order (PO) ................................................................................................................ 23



3.8



Pengadaan Sendiri................................................................................................................... 26



3.9



Pedoman Lain ......................................................................................................................... 27



4



Penegasan Ketentuan.............................................................................................................. 29



5



Alur Kerja (Workflow) .............................................................................................................. 31



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 8 dari 43



Version: 4.0



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



5.1



Workflow Permintaan Barang dan Jasa .................................................................................... 31



6



Lampiran ................................................................................................................................. 33



6.1



Daftar Pengecualian (Exception List) ........................................................................................ 33



6.2



Formulir Bidding ...................................................................................................................... 40



6.3



Conflict of Interest Form .......................................................................................................... 41



6.4



SLA Procurement ..................................................................................................................... 42



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 9 dari 43



Version: 4.0



1



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



Gambaran Umum Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa General Overview of Standard Operating Procedure for the Procurement of Goods & Services 1.1



Tujuan Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa Purpose of Standard Operating Procedure for the Procurement of Goods & Services 1.1.1



Sebagai panduan yang jelas tentang prinsip dan prosedur dasar terhadap Pengadaan Barang dan Jasa secara optimal, efektif, dan efisien berlaku bagi seluruh Anak Perusahaan Bukalapak. As a clear guidance on basic principle and procedures for the procurement of goods and services optimally, effectively, and efficiently that applied to all Bukalapak Subsidiaries.



1.1.2



Memastikan kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan pada Departemen Legal & Compliance dalam proses Pengadaan Barang dan Jasa. Ensuring compliance with the requirements set out by the Legal & Compliance Department in the process of procuring goods and services.



1.1.3



Pemisahan terhadap tanggung jawab, tugas, dan peranan masing-masing unit yang berkaitan dengan kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa sehingga dapat menjalankan fungsi pengadaan secara berkelanjutan dalam mendukung nilai-nilai inti dari perusahaan. Segregation of the responsibilities, duties and roles of each unit related to the activities of the procurement of goods and services so that each respective unit can carry out the procurement function in a sustainable manner in support of the core values of the company.



1.1.4



Membangun kepercayaan dan reputasi baik kepada pelanggan, masyarakat para pemangku kepentingan, shareholder serta mengembangkan bisnis perusahaan. Build trust and reputation with customers, community stakeholders, shareholders, and develop the company business.



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 10 dari 43



Version: 4.0



1.2



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



Ruang Lingkup Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa 1.2.1



Cakupan Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa Scope of Standard Operating Procedure for the Procurement of Goods & Services a.



SOP ini berlaku untuk semua karyawan di perusahaan dan Anak Perusahaan yang terlibat dalam proses Pengadaan Barang dan Jasa. This SOP applies to all employees in the company and its Subsidiaries involved in the process of procuring goods and services.



b.



Semua karyawan wajib memperhatikan nilai-nilai perusahaan, reputasi perusahaan, kode etik (code of conduct), aturan Legal and Compliance, khususnya jika terjadi penyimpangan dan/atau pelanggaran terhadap kebijakan ini. All employees are obliged to pay attention to company values, reputation, code of conduct, Legal and Compliance rules, especially if there is any deviation and/or violation of this policy.



c. Anak Perusahaan Bukalapak dapat membuat kebijakan yang lebih ketat apabila: Bukalapak Subsidiaries can make the more stringent policies if: i. Tidak bertentangan dengan SOP ini; Does not conflict with this SOP; ii. Membuat persyaratan yang lebih rinci dari kebijakan SOP ini; Develop more details requirements of this SOP; iii. Organisasi dan Sistem yang dibentuk tidak menyimpang dari nilai dalam SOP ini; The organizations and systems established do not deviate from the values in this SOP; iv. Nilai Ambang Batas lebih rendah dari SOP ini. The threshold value is lower than the SOP. Selain ketentuan yang diatur di atas, Anak Perusahaan wajib meminta persetujuan dari Head of Procurement dan Chief Finance Officer (selanjutnya disebut "CFO”) Bukalapak. In addition to the provisions set out above, Bukalapak Subsidiaries are required to seek approval from the Head of Procurement and Chief Finance Officer (CFO) of Bukalapak.



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 11 dari 43



Version: 4.0



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



d. Direct Procurement yang dilakukan oleh afiliasi atau Bisnis Unit wajib mengikuti ketentuan SOP ini dan SOP Vendor Management dalam proses due diligent. Apabila dalam prosesnya ada keraguan maka wajib menginformasikan atau mengikutsertakan tim Procurement Bukalapak dalam prosesnya. Direct Procurement conducted by affiliates or business units must comply with the provisions of this SOP and the Vendor Management SOP based on due diligent process. If there is any doubt in the process, it is compulsory to inform or include Bukalapak's procurement team in the process.



1.2.2



Penerapan Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa Practices Standard Operating Procedure for the Procurement of Goods & Services a. SOP ini berlaku untuk semua pembelian ke pihak eksternal, kecuali yang termasuk dalam kategori Daftar Pengecualian (Exception List - Lampiran 6.1). This SOP applies to all purchases to external parties, except those categorized in the Exception List (Appendix 6.1). b. Jika terjadi pelanggaran aktivitas atas SOP ini, maka akan merujuk ke SOP Finance Requesting and Recording of Exceptions and Deviation Policy. If there any violation of activities on this SOP, it will refers to the Finance Requesting and Recording of Exceptions and Deviation Policy. c. Potensi konflik kepentingan pribadi dengan Vendor harus dihindari dan harus diungkapkan dengan benar atau dideklarasikan dengan melengkapi Conflict of Interest Form (Lampiran 6.3) atau mengikuti aturan yang berlaku dengan persetujuan dan didokumentasikan oleh BPC dan diinformasikan oleh Procurement. Potential conflicts of interest within the Vendors must be avoided and must be properly disclosed or declared by completing the applicable Conflict of Interest Form (Attachment 6.3) or follow the applicable rules with approval and documented by BPC and informed by Procurement.



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 12 dari 43



Version: 4.0



2



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



Terminologi & Definisi Terminology & Definition 2.1 Anak Perusahaan adalah setiap badan hukum/perusahaan yang dikendalikan baik langsung maupun tidak langsung oleh Bukalapak. Subsidiares are companies directly under the management or owned by PT. Bukalapak in accordance with the applicable law. 2.2 Bidding Statement (dapat diartikan juga sebagai Bidding) adalah manual form atau elektronik yang digunakan sebagai perbandingan Vendor dalam menentukan pemenang (formulir Bidding dapat merujuk pada Lampiran 6.2) sesuai dengan matrix approval. Bidding Statement (Bidding) is a manual or electronic form used as a comparison of Vendors to determine the winner (refers to Appendix 6.2) in accordance with the approval matrix. 2.3 Blanket PR/PO adalah mekanisme PR/PO untuk jenis transaksi yang berulang (dengan catatan untuk harga dan/atau jumlah barang/jasa yang sama untuk jangka waktu tertentu), apabila Blanket PR/PO tidak dapat dipastikan nilainya, maka pembuktian dilakukan menggunakan dokumen Berita Acara Serah Terima (BAST) berdasarkan total aktual pemakaian. PR/PO Blanket is a type of PR/PO mechanism for repeated transactions (note: the price and /or number of goods/services is identical for a certain period of time), if PR/PO Blanket cannot be valued or measured, so the verification is done using BAST based on the total usage. 2.4 Board of Director (BOD) adalah seluruh karyawan dengan title C-Level, Presiden Direktur, atau namanya tercantum sebagai Direktur dalam akta perusahaan. The Board of Directors (BOD) is all employees within the title of C-Level, President Director, or that are listed as a Director on the company deed. 2.5 Bukalapak adalah PT Bukalapak.com dan Anak Perusahaannya. Bukalapak is PT Bukalapak.com and its Subsidiaries. 2.6 Business Owner adalah setiap karyawan, departemen, unit dan/atau fungsi di Bukalapak dan/atau Anak Perusahaannya yang mengajukan Pengadaan Barang dan Jasa melalui Procurement. Business Owner is including all employee, department, unit and/or function at Bukalapak and /or its Subsidiaries who apply for Procurement of Goods and Services through Procurement Department. 2.7 Direct Procurement adalah suatu proses pembelian barang atau jasa yang dilakukan Bisnis Unit untuk keperluan bisnis dalam penjualan langsung atau produksi, dan bukan sebagai pemakaian internal karyawan sendiri.



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 13 dari 43



Version: 4.0



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



Direct Procurement is a process of purchasing goods or services carried out by Business Unit for business purposes in direct to the sales or production, and not for internal use by employees themselves. 2.8 Due Diligence atau Uji Tuntas adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan baik oleh Bukalapak maupun pihak ketiga yang ditunjuk oleh Bukalapak terhadap Vendor untuk memperoleh informasi atau fakta material yang dapat menggambarkan kondisi maupun kinerja Vendor (badan hukum, badan usaha lain atau individu) yang akan bekerja sama dengan Bukalapak. Aktivitas Due Diligence akan dilaksanakan sesuai dengan SOP Vendor Management. Due Diligence is activities carried out either by Bukalapak or a third party appointed by Bukalapak against the Vendor to obtain material information or facts that can describe the condition or performance of the Vendor (legal entity, other business entity or individual) who will work with Bukalapak. Due Diligence activities will be carried out in accordance with the Vendor Management SOP. 2.9 Finance adalah function yang memiliki tugas dan fungsi untuk mengelola keuangan di Bukalapak. Finance is a function that has the task and function to manage Finance at Bukalapak. 2.10 Kontrak/Perjanjian adalah suatu dokumen yang berisi dan mengatur hak dan kewajiban antara Bukalapak dan pihak Vendor untuk melaksanakan kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa termasuk namun tidak terbatas pada master service agreement, service agreement, work order, Purchase Order, document business order termasuk kewajiban dan/atau komitmen untuk membeli, membayar jasa dan/atau bentuk pengadaan lainnya sehubungan dengan kebutuhan Bukalapak yang mengikuti prosedur dan kebijakan yang berlaku dalam Pedoman Legal and Compliance serta Pedoman Pembuatan Perjanjian pada Departemen Legal and Compliance. Contract/Agreement is a document that contains and regulates the rights and responsibility between Bukalapak and the Vendor to carry out goods and service procurement activities included but not limited to master service agreements, service agreements, work orders, Purchase Orders, business order documents including obligations and /or a commitment to purchase, pay for services and/or other forms of procurement in connection with Bukalapak's needs which follow the applicable procedures and policies in the Legal and Compliance Guidelines and the Agreement Creating Guidelines in the Legal and Compliance Department. 2.11 Legal and Compliance adalah function yang memiliki tugas dan tanggung jawab mengawal dan mengawasi kegiatan usaha perseroan yang berkaitan dengan aspek hukum dan kepatuhan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 14 dari 43



Version: 4.0



2.12



2.13



2.14



2.15



2.16



2.17



2.18



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



Legal and Compliance is a function that has the duty and responsibility to oversee and supervise the company's business activities related to legal and compliance aspects according to the prevailing laws and regulations in Indonesia. Nilai Ambang Batas adalah batas yang diperbolehkan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Threshold is the allowable limit based on the terms and conditions. Pengadaan Barang dan Jasa adalah pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa yang dilakukan secara profesional yang merupakan bagian dari Departemen Procurement dan bertanggung jawab untuk kegiatan pembelian strategis, taktis/operasional Bukalapak dengan tetap mengacu pada kebijakan yang berlaku. Procurement of goods and services is the management of purchases of goods and services which will done in a professional way as a part of the Procurement Department and is responsible for strategic, tactical/operational purchasing activities of Bukalapak but still refers to applicable policies. Perbandingan Harga (Price Comparison) adalah proses Perbandingan Harga yang tidak memakai Form Bidding dan hanya berlaku untuk pembelian di platform Bukalapak mengacu pada SOP Permintaan Pembayaran (Payment Requisition). Price Comparison is a comparing process that does not use a Bidding Form and only applies to purchases on the Bukalapak platform, refers to the Payment Requisition SOP. Preferred Vendor Procurement adalah Vendor yang telah diakreditasi oleh Procurement dan terdaftar sebagai Vendor untuk menyediakan barang atau jasa tertentu yang memenuhi syarat dan ketentuan sesuai dengan SOP Vendor Management. Preferred Vendor Procurement is a Vendor that has been accredited by Procurement and registered as a Vendor to provide certain goods or services that meet the terms and conditions in alliance with the Vendor Management SOP. Procurement adalah divisi yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melakukan proses Pengadaan Barang dan Jasa di Bukalapak dan/atau Anak Perusahaan. Procurement is a division that has the duties and responsibilities in carrying out the process of procuring goods and services at Bukalapak and/or its Subsidiaries. Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh Departemen Procurement kepada Vendor atau penjual yang menunjukkan jenis, jumlah, dan harga barang atau jasa yang disepakati. Purchase Order (PO) is a document issued by the Procurement Department to a Vendor or Seller explaining the type, quantity, and price of goods or services agreed upon. Purchase Request (PR) adalah proses permintaan pembelian dan permohonan persetujuan yang dilakukan melalui Sistem. Permohonan ini biasanya berhubungan dengan persetujuan



Dokumen ini hanya dipergunakan untuk kalangan internal. Tidak diperkenankan untuk menyebarkan dokumen ini, baik sebagian maupun seluruhnya, tanpa adanya persetujuan terlebih dahulu dari pihak Bukalapak



Halaman 15 dari 43



Version: 4.0



2.19



2.20



2.21



2.22



2.23



Standard Operating Procedure



Document Number: 007/BL/SOP/PROCUREMENT /2020/4



Pengadaan Barang dan Jasa



Effective Date: 10 September 2020



pembelian tentang jumlah, harga, spesifikasi, dan barang yang akan di beli. PR yang disetujui akan berlanjut ke proses pesanan (PO). Purchase Request (PR) is the process of requesting a purchasing and approval through the system. This request is usually related to the purchase agreement about the quantity, price, specifications, and goods to be purchased. PR approved will proceed to the order processing (PO). Scoring Card adalah salah satu metode dalam proses penilaian Vendor berdasarkan pertimbangan dengan menggabungkan penilaian dari segi teknis sesuai dengan kebutuhan Business Owner/Unit Bisnis dan dapat mempertimbangkan dari segi harga. Scoring card merupakan bagian dari bidding. Scoring Card is a method in scoring process of Vendors based on considerations by combining technical assessments according to Business Owner/Business Unit needs and price considerations. The Scoring Card is part of the bidding. Self-Procurement adalah pengadaan yang dilakukan sendiri tanpa melewati proses pengadaan namun tetap diketahui dan disetujui oleh masing-masing PIC Procurement dalam pengadaannya (< Rp 1.000.000). Self-Procurement is procurement that is carried out personally without going through the procurement process, but it is still known and approved by each PIC Procurement in its process (