SOP Siap Rilis [PDF]

Citation preview

PEDOMAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)



Oleh: Tim Penyusun



POLITEKNIK NEGERI BALI 2018



Standar Operasional Prosedur | ii



KATA PENGANTAR Rasa syukur kami panjatkan kehadirat Ida Sang Hyang Widhi Wasa, Tuhan Yang Maha Esa karena atas karunianya sehingga Standar Operasional Prosedur Kegiatan Kemahasiswaan ini dapat direvisi dengan sebaik-baiknya. SOP ini merupakan hasil penyempurnaan dari edisi sebelumnya yaitu SOP tahun 2016. SOP ini merupakan panduan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di Politeknik Negeri Bali. Melalui SOP ini diharapkan organisasi kemahasiswaan yang ada di Politeknik Negeri Bali mulai dari MPM, BEM, HMJ, dan UKM dapat melaksanakan kegiatan kemahasiswaan yang teratur, serasi, tertib dan terarah dalam melaksanakan setiap program kerjanya. Terimakasih kami sampaikan kepada Tim Penyusun SOP tahun 2016 yang telah menyusun Standar Operasional Prosedur sebelumnya, sehingga untuk tahun-tahun kedepannya sudah memiliki gambaran mengenai isi dari SOP dan maksud diadakan SOP. Kami menyadari masih terdapat kekurangan dalam SOP ini, jika terdapat hal-hal yang belum diatur dalam SOP ini maka dapat didiskusikan sebagaimana mestinya sesuai dengan koordinasi bersama Lembaga. Untuk penyempurnaan, dapat direvisi kedepannya bila diperlukan. Semoga SOP ini dapat bermanfaat bagi organisasi mahasiswa di Politeknik Negeri Bali, sehingga terlaksana penyelengaraan keorganisasian yang baik.



Bukit Jimbaran, 24 Maret 2018



Tim Penyusun



Standar Operasional Prosedur | iii



DAFTAR ISI PEDOMAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN ........................................................................... i “LEMBAR PENGESAHAN” ........................................................Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR ................................................................................................................... iii DAFTAR ISI.................................................................................................................................. iv BAB I .............................................................................................................................................. 1 1.1 Pengertian .............................................................................................................................. 1 1.1.1 Mahasiswa ...................................................................................................................... 1 1.1.2 Kegiatan Kemahasiswaan ............................................................................................... 1 1.1.3



Organisasi Kemahasiswaan, Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan . 2



1.1.4



Tata Tertib Organisasi Kemahasiswaan.................................................................... 3



1.1.5



Tata Tertib Kampus dan Fasilitas ............................................................................. 3



1.1.6



Organisasi Kemahasiswaan ...................................................................................... 3



1.1.7



Fasilitas Kemahasiswaan .......................................................................................... 3



1.2 Struktur Organisasi Kemahasiswaan ..................................................................................... 4 1.2.1 Unsur Organisasi Kemahasiswaan ................................................................................. 4 1.2.2 Tugas dan Fungsi Organisasi .......................................................................................... 4 BAB II............................................................................................................................................. 7 2.1 Pembina Organisasi ............................................................................................................... 7 2.2 Tugas Pokok Pembina ........................................................................................................... 7 2.3 Fungsi Pokok Unsur Pendukung Kemahasiswaan ................................................................ 7 BAB III ........................................................................................................................................... 8 3.1 Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan ......................................................................... 8 3.2



Alur Kegiatan Kemahasiswaan ........................................................................................ 8



3.3



Ketentuan Mengenai Pelaksanaan Kegiatan .................................................................. 10



3.4



Ketentuan Umum Mengenai Administrasi dan Pendukung ........................................... 12



3.4.1



Term Of Reference (TOR) ...................................................................................... 12



3.4.2



Proposal................................................................................................................... 14



3.4.3



Biaya dan Keuangan ............................................................................................... 19



3.4.4



Administrasi Kesekretariatan .................................................................................. 20



3.4.5



Pemasangan Baliho ................................................................................................. 32



3.4.6



Susunan Pembukaan Acara ..................................................................................... 32



3.4.7



Laporan Pertanggung Jawaban ............................................................................... 33



3.5 Beasiswa .............................................................................................................................. 36 3.5.1 Prosedur Pengajuan Permohonan Beasiswa ................................................................. 36 LAMPIRAN .................................................................................................................................. 37 Lampiran 1: TOR Kegiatan ....................................................................................................... 38 Lampiran 2: Proposal Kegiatan ................................................................................................. 42 Lampiran 3: KOP Surat Lembaga ............................................................................................. 46 Lampiran 4: KOP Surat Organisasi ........................................................................................... 46 Lampiran 5: Surat Permohonan Peminjaman Gedung .............................................................. 47 Lampiran 6: Surat Undangan Fungsionaris ............................................................................... 48 Standar Operasional Prosedur | iv



Lampiran 7: Surat Undangan Petinggi ...................................................................................... 49 Lampiran 8: Surat Peminjaman antar Ormawa ......................................................................... 50 Lampiran 9: Surat Rapat Koordinasi ......................................................................................... 51 Lampiran 10: Surat Permohonan Perpindahan Jadwal MPM ................................................... 52 Lampiran 11: Surat Permohanan Sponsorship .......................................................................... 53 Lampiran 12: Surat Permohonan Pengisi Acara ....................................................................... 54 Lampiran 13: Surat Dispensasi Kegaiatan Berasal dari Jurusan yang Sama ............................ 55 Lampiran 14: Surat Dispensasi Kegaiatan Berasal dari Jurusan yang Berbeda ........................ 56 Lampiran 15: Surat Dispensasi saat PKL.................................................................................. 57 Lampiran 16: Surat Persetujuan Peminjaman Gedung ............................................................. 58 Lampiran 17: Surat Persetujuan Perpindahan Jadwal Kegiatan ................................................ 59 Lampiran 18: Surat Persetujuan Perpindahan Jadwal Kegiatan................................................ 60 Lampiran 19: Sertifikat ............................................................................................................. 61 Lampiran 20: Laporan Pertanggung jawaban ........................................................................... 62 Lampiran 21: Lembar Pengesahan LPJ dan Proposal ............................................................... 67



Standar Operasional Prosedur | v



BAB I LEMBAGA KEMAHASISWAAN 1.1 Pengertian 1.1.1 Mahasiswa Mahasiswa merupakan peserta didik yang terdaftar pada salah satu jurusan di lingkungan Politeknik Negeri Bali.



1.1.2 Kegiatan Kemahasiswaan Kegiatan Kemahasiswaan terdiri dari: a. Kegiatan Kurikuler Kegiatan kurikuler adalah kegiatan yang dilakukan di dalam proses belajar mengajar, baik di dalam maupun di luar kampus Politeknik Negeri Bali. b. Kegiatan ekstrakurikuler Kegiatan ekstrakurikuler adalah kegiatan kemahasiswaan di luar kegiatan akademik yang meliputi pengembangan penalaran dan keilmuwan, minat dan bakat, pengabdian pada masyarakat, dan upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa. Kegiatan kemahasiswaan ini dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pokok seperti dibawah dan menunjang kegiatan kurikulum. 1. Penalaran dan Keilmuwan Kebutuhan pokok yang harus dipenuhi sesuai dengan tugas utama sebagai mahasiswa. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan penalaran dan keilmuwan berupa simposium, sarasehan, seminar, diskusi ilmiah, debat ilmiah dalam berbagai bahasa, lomba karya ilmiah dan sebagainya. 2. Minat dan Bakat Kebutuhan pokok yang digunakan untuk mengembanngkan minat bakat dari mahasiswa yang dapat berupa, kegiatan olahraga, kesenian, media terbitan kampus, pecinta alam, dan sebagainya yang berhubungan dengan minat dan bakat. 3. Pengabdian Masyarakat Kebutuhan pokok untuk mengembangkan aktualisasi diri, menyalurkan aspirasi, dan melakukan pengabdian sebagai masyarakat. 4. Kesejahteraan Mahasiswa Kebutuhan pokok untuk memenuhi kesejahteraan jasmani dan rohani sehingga mahasiswa menjadi intelektual yang berbudi dan bertakwa kepada Tuhan.Untuk



kesejahteraan



jasmani



dilakukan



berbagai



usaha



agar



memperoleh beasiswa bagi mahasiswa yang berprestasi atau membutuhkan. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan kesejahteraan berupa koperasi mahasiswa, bursa mahasiswa, dan sebagainya.



Standar Operasional Prosedur | 1



1.1.3 Organisasi Kemahasiswaan, Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan a. Organisasi Kemahasiswaan Organisasi kemahasiswaan Politeknik Negeri Bali merupakan wahana dan sarana pengembangan diri, kreatifitas, dan kemandirian mahasiswa. Organisasi kemahasiswaan diharapkan dapat menampung dan memenuhi kebutuhan akan pengembangan penalaran dan keilmuwan, minat dan kegemaran, kesejahteraan, serta pengabdian kepada masyarakat. b. Kode Etik Organisasi 1. Tidak bertentangan dengan Pancasila, UUD 1945, SARA, visi dan misi Politeknik



Negeri



Bali



serta



menunjang



kegiatan



kurikuler



dan



ekstrakurikuler. 2. Tidak membuat visi dan misi, serta Garis-Garis Besar Haluan Kerja (GBHK) yang dapat mengganggu kegiatan kampus dan lingkungan sekitar kampus. 3. Menjunjung tinggi dan menghormati norma, nilai-nilai dan aturan yang diberlakukan di Politeknik Negeri Bali. 4. Menjalankan kegiatan organisasi dengan berpedoman pada kode etik Politeknik Negeri Bali. c. Kode Etik Kegiatan Kemahasiswaan 1. Tidak bertentangan dengan kode etik organisasi 2. Berupa aktivitas yang dapat dipertanggungjawabkan secara moral dan formal 3. Tidak mengganggu ketertiban umum dan perkuliahan d. Persyaratan Organisasi Kemahasiswaan 1. Mempunyai visi dan misi yang jelas, benar, dan rasional 2. Mempunyai Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, dan Program Kerja 3. Mempunyai kepengurusan organisasi (struktur organisasi) dan uraian tugas yang jelas 4. Mempertanggungjawabkan kepengurusan organisasi sesuai dengan struktur kemahasiswaan yang berlaku di Politeknik Negeri Bali e. Kegiatan Kemahasiswaan 1. Mendapat izin dari Pimpinan Politeknik Negeri Bali atau petugas yang ditunjuk Pimpinan Politeknik Negeri Bali 2. Melakukan kegiatan dengan memperhatikan kedisiplinan dan ketertiban administrasi, organisasi, transparansi, dan akuntabel 3. Meningkatkan dan atau mendukung pengetahuan serta keterampilan bahasa asing yang dipelajarinya. 4. Tidak bersifat destruktif, anarkis dan provokatif 5. Diadakan di tempat yang jelas dengan susunan acara yang terencana dan terkoordinasi serta dilakukan oleh panitia kompeten yang ditunjuk secara resmi.



Standar Operasional Prosedur | 2



1.1.4 Tata Tertib Organisasi Kemahasiswaan Tata tertib organisasi kemahasiswaan di lingkungan Politeknik Negeri Bali diatur seperti dibawah : a. Memenuhi kode etik organisasi yang ditetapkan Politeknik Negeri Bali. b. Mematuhi peraturan dan tata tertib organisasi yang ada di lingkungan Politeknik Negeri Bali seperti MPM, BEM, UKM, dan HMJ. c. Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan yang tidak bertentangan dengan AD/ART organisasi. d. Merencanakan



dan



melaksanakan



kegiatan



yang



dapat



dipertanggungjawabkan dan akuntabel.



1.1.5 Tata Tertib Kampus dan Fasilitas Tata tertib kampus dan perkuliahan dapat dilihat dalam Buku Panduan Politeknik Negeri Bali.



1.1.6 Organisasi Kemahasiswaan a. Pembina organisasi kemahasiswaan adalah Pimpinan Politeknik Negeri Bali dan para dosen dan pegawai Politeknik Negeri Bali yang ditugaskan untuk membina kegiatan organisasi kemahasiswaan melalui surat tugas dari jurusan untuk satu masa periode tertentu dan ditetapkan dalam Surat Keputusan Direktur. b. Karyawan



yang



ditunjuk



membantu



kelancaran



kegiatan



organisasi



kemahasiswaan melalui surat keputusan Direktur Politeknik Negeri Bali.



1.1.7 Fasilitas Kemahasiswaan Fasilitas mahasiswa merupakan sarana dan prasarana yang dapat dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan kemahasiswaan. Fasilitas tersebut adalah tempat, ruangan dan fasilitas pendukungnya berupa meja, kursi, LCD, laptop, sound system dan lain-lain. Berhubung jumlah fasilitas terbatas sedangkan pemakainya banyak, demi ketertiban, para peminjam diharuskan mengajukan surat peminjaman yang disetujui Pembantu Direktur II (melalui kerumahtanggan).



Standar Operasional Prosedur | 3



1.2 Struktur Organisasi Kemahasiswaan



DIREKTUR



PEMBANTU DIREKTUR III



JURUSAN



UP2KK



MPM



BEM



UKM



HMJ



Keterangan: Garis komando dan koordinasi Garis koordinasi



1.2.1 Unsur Organisasi Kemahasiswaan 1) Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM) Majelis Permusyawaratan Mahasiswa adalah organisasi kemahasiswaan sebagai lembaga legislatif dan yudikatif tertinggi yang mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan program kegiatan organisasi kemahasiswaan di Politeknik Negeri Bali. 2) Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Badan Eksekutif Mahasiswa adalah organisasi kemahasiswaan sebagai lembaga eksekutif tertinggi di Politeknik Negeri Bali 3) Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) Himpunan Mahasiswa Jurusan adalah organisasi mahasiswa di tingkat jurusan yang melaksanakan kegiatan penalaran dan keilmuan sesuai dengan bidang ilmu jurusan masing-masing. 4) Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Unit Kegiatan Mahasiswa adalah organisasi pelaksana dalam bidang minat dan bakat.



1.2.2 Tugas dan Fungsi Organisasi a. Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM) 1) Membuat dan menetapkan visi dan misi MPM. 2) Mematuhi dan melaksanakan Tata Tertib/Peraturan Organisasi Kemahasiswaan yang ditetapkan oleh Politeknik Negeri Bali.



Standar Operasional Prosedur | 4



3) Menetapkan Garis-Garis Besar Program Kerja Organisasi Kemahasiswaan sesuai dengan visi dan misi Politeknik Negeri Bali. 4) Menyusun dan melaksanakan program kerja MPM selama masa kepengurusan; 5) Anggota MPM berasal dari perwakilan HMJ dan UKM. 6) Memberikan mandat kepada BEM untuk melaksanakan Pemilu Raya 7) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan serta bertanggung jawab sesuai dengan struktur organisasi kemahasiswaan. 8) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan serta bertanggung jawab kepada Pembantu Direktur III melalui UP2KK. 9) Masa kepengurusan selama 1 (satu) tahun. b. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) 1) Membuat dan menetapkan visi dan misi BEM. 2) Mematuhi dan melaksanakan Tata Tertib/Peraturan Organisasi Kemahasiswaan yang ditetapkan oleh Politeknik Negeri Bali. 3) Melaksankan ketetapan Garis-Garis Besar Haluan Kerja BEM yang ditetapkan MPM. 4) Menyusun dan melaksanakan program kerja BEM selama masa kepengurusan. 5) Melakukan koordinasi serta pengawasan terhadap program kerja setiap UKM dan HMJ. 6) Memberi persetujuan pada pelaksaan kegiatan UKM dan HMJ melalui mekanisme organisasi. 7) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan serta bertanggung jawab sesuai dengan struktur organisasi kemahasiswaan. 8) Masa kepengurusan selama 1 (satu) tahun. c. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) 1) Membuat dan menetapkan visi dan misi UKM sesuai minat dan bakat. 2) Mematuhi dan melaksanakan Tata Tertib/Peraturan Organisasi Kemahasiswaan yang ditetapkan oleh Politeknik Negeri Bali. 3) Menjalankan ketetapan Garis-Garis Besar Haluan Kerja UKM yang ditetapkan MPM. 4) Menyusun dan melaksanakan program kerja UKM selama masa kepengurusan. 5) Berkoordinasi dengan BEM dan Pembina UKM untuk persetujuan kegiatan. 6) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan serta bertanggung jawab sesuai dengan struktur organisasi kemahasiswaan. 7) Masa kepengurusan selama 1 (satu) tahun. d. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) 1) Membuat dan menetapkan visi dan misi HMJ. 2) Mematuhi



dan



melaksanakan



Tata



Tertib/Peraturan



Organisasi



Kemahasiswaan yang ditetapkan oleh Politeknik Negeri Bali. 3) Menjalankan ketetapan Garis-Garis Besar Haluan Kerja HMJ yang ditetapkan MPM. 4) Menyusun dan melaksanakan program kerja Himpunan Mahasiswa Jurusan. Standar Operasional Prosedur | 5



5) Berkoordinasi dengan BEM atas program kerjanya. 6) Berkoordinasi dan meminta persetujuan kegiatan kepada Kepala Jurusan masing-masing. 7) Melaksanakan Pemilihan Raya untuk memilih ketua HMJ dengan menunjuk panitia khusus. 8) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan serta bertanggung jawab sesuai struktur organisasi kemahasiswaan. 9) Menjalin kerja sama dengan Himpunan Mahasiswa Jurusan sejenis dari perguruan tinggi lain. 10) Masa kepengurusan sselama 1 (satu) tahun.



Standar Operasional Prosedur | 6



BAB II PEMBINA ORGANISASI DAN PENDUKUNG KEMAHASISWAAN 2.1 Pembina Organisasi Pembina organisasi kemahasiswaan adalah pimpinan, dosen PNB, dan atau karyawan yang ditunjuk melalui SK Direktur Politeknik Negeri Bali atau Ketua Jurusan melalui Surat Tugas untuk masa jabatan tertentu yang disepakati oleh jurusannya masing-masing.



2.2 Tugas Pokok Pembina Pembina organisasi kemahasiswaan bertugas: 1. Membimbing, mengarahkan dan mengevaluasi kegiatan dan aktivitas ekstra kurikuler agar kegiatan organisasi berjalan dengan baik dan terarah. 2. Membimbing



kegiatan/aktivitas



organisasi



yang



bersifat



administratif



dan



organisatoris. 3. Bertanggung jawab terhadap organisasi yang dibina/dibimbingnya untuk mencapai prestasi terbaik dalam bidang penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, serta pengabdian kepada masyarakat. 4. Ikut serta merencanakan dan melaksanakan kegiatan/ aktivitas organisasi yang dibinanya. 5. Mempertanggungjawabkan kegiatan kemahasiswaan serta melaporkan kegiatan organisasi yang dibinanya kepada Direktur Politeknik Negeri Bali.



2.3 Fungsi Pokok Unsur Pendukung Kemahasiswaan Unsur pendukung kemahasiswaan adalah Subbagian Kemahasiswaan yang berfungsi: 1. Melayani administrasi kegiatan kemahasiswaan. 2. Menangani proses pengajuan proposal kegiatan kemahasiswaan. 3. Melayani pengajuan klaim asuransi kecelakaan mahasiswa. 4. Mengurusi pengajuan beasiswa mahasiswa. 5. Melayani kebutuhan perlengkapan kegiatan kemahasiswaan. 6. Melaksanakan tugas yang didelegasikan oleh PD III. 7. Mendokumentasikan seluruh kegiatan kemahasiswaan.



Standar Operasional Prosedur | 7



BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN



3.1 Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan Ketentuan pokok kegiatan kemahasiswaan diatur seperti dibawah: 1. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus memperhatikan keseimbangan antara kegiatan penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, pengabdian kepada masyarakat, dan kesejahteraan mahasiswa. 2. Setiap program kegiatan kemahasiswaan harus lebih mendahulukan kepentingan mahasiswa Politeknik Negeri Bali daripada kepentingan pihak lain, tidak menganggu perkuliahan, dan tidak mengabaikan ketertiban masyarakat sekitar kampus Politeknik Negeri Bali. 3. Setiap program kegiatan kemahasiswaan harus direncanakan dan dirancang dengan baik dan terperinci dengan selalu memperhatikan dan mendahulukan kepentingan akademik serta dapat dipertanggungjawabkan. 4. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaksanakan oleh pengurus organisasi atau panitia yang ditunjuk resmi oleh organisasi dalam bentuk kepanitiaan. 5. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaporkan secara tertulis yang mencakup penggunaan biaya hasil kegiatan. 6. Setiap organisasi kemahasiswaan yang tidak melaporkan kegiatannya akan dikenakan sanksi tidak diperkenankan mengadakan kegiatan berikutnya. 7. Apabila dalam point 6 diabaikan maka pengurus dari kegiatan yang bersangkutan, kelulusannya dipertimbangkan.



3.2 Alur Kegiatan Kemahasiswaan Dalam melaksanakan kegiatan kemahasiswaan, alur yang harus dilakukan oleh setiap organisasi kemahasiswaan di Politeknik Negeri Bali adalah seperti dibawah. 3.2.1 Pemilihan Ketua Organisasi Pemilihan Ketua UKM waktu dan mekanisme diatur sesuai dengan kebutuhan. Ketua HMJ dipilih oleh setiap mahasiswa di jurusan bersangkutan dengan waktu disesuaikan oleh jurusan masing-masing. Untuk memilih Presiden Mahasiswa akan dipilih melalui Pemilu Raya PNB, dengan aturan dan tata laksana ditetapkan melalui Sidang Tahunan MPM KBM PNB. Pemilihan Ketua MPM akan dilaksanakan pada Sidang Regenerasi.



3.2.2 Program Kerja Pengurus terpilih membuat program kerja selama masa kepengurusan. Program kerja diatur berdasarkan program kerja rutin, jangka pendek, dan jangka panjang. Kegiatan yang dapat terlaksana hanya kegiatan yang telah mendapat persetujuan dari pimpinan



Standar Operasional Prosedur | 8



Politeknik Negeri Bali, apabila program kerja bersifat insidentil harus berkoordinasi sesuai dengan garis koordinasi.



3.2.3 Rencana Anggaran Rencana Anggaran adalah estimasi biaya penyelenggaraan kegiatan setiap program kerja yang dibuat oleh Pengurus Organisasi Kemahasiswaan Terpilih. Rencana Anggaran ini diajukan kepada BEM dan akan diteruskan kepada MPM untuk ditetapkan. Rancangan Kerja dan Anggaran Kegiatan untuk satu periode kepengurusan setiap Organisasi Kemahasiswaan diajukan kepada PD III. PD III menerbitkan Surat Pengesahan setelah mengadakan dialog dengan UP2KK, Pengurus BEM, Pengurus MPM, berkoordinasi dengan PD II, dan mendengarkan pertimbangan dan keputusan Direktur serta Surat Pengesahan berisi daftar program yang akan dibantu pembiayaannya oleh Politeknik Negeri Bali.



3.2.4 Realisasi Anggaran Pengucuran biaya kegiatan sesuai dengan program kerja dilakukan secara bertahap. Dana awal untuk kegiatan operasional Organisasi Kemahasiswaan diberikan sebanyak 30% dari anggaran disetujui, dan sebanyak 70% dari anggaran yang disetujui diberikan pada saat pelaporan penyelenggaraan kegiatan non operasional dalam bentuk reimburse. Realisasi anggaran untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh panitia yang ditunjukan dilakukan melalui tahapan pengucuran dana awak kegiatan operasional sebanyak 70%, dan dana sebanyak 30% diberikan saat penyelenggaraan kegiatan dalam bentuk reimburse.



3.2.5 Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan yang sudah direncanakan dalam program kerja setiap organisasi kemahasiswaan harus dipersiapkan dengan matang dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Dalam melaksanakan kegiatan setiap organisasi kemahasiswaan harap melakuukan konsultasi dan koordinasi dengan setiap bagian yang terkait.



3.2.6 Pelaporan Kegiatan Setiap kegiatan kemahasiswaan yang telah dilaksanakkan dilaporkan secara tertulis dan didokumentasikan. Bentuk laporan adalah hard file dan soft file dalam bentuk CD. Dalam upaya mewujudkan pengarsipan yang menyeluruh, setiap organisasi kemahasiswaan diharapkan mendokumentasikan setiap kegiatan yang dilakukannya secara terpisah, baik dalam bentuk hard file maupun soft file.



3.2.7 Penghargaan Keikutsertaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa Penghargaan terhadap keikutsertaan mahasiswa dalam setiap kegiatan organisasi kemahasiswaan baik sebagai pengurus maupun sebagai panitia yang diselenggarakan oleh Bagian Kemahasiswaan dengan ditandatangani oleh Direktur Politeknik Negeri Standar Operasional Prosedur | 9



Bali.Penghargaan terhadap panitia dan peserta kegiatan yang diselenggarakan oleh setiap Organisasi Kemahasiswaan diberikan oleh Organisasi Kemahasiswaan masingmasing dengan ditandatangani oleh PD III Politeknik Negeri Bali. Pemberian sertifikat/piagam dilakukan 15 hari setelah pelaksanaan kegiatan. Perbedaan piagam penghargaan dan sertifikat : 



Piagam merupakan suatu penghargaan terhadap prestasi. Piagam biasanya diberikan kepada seseorang yang telah memenangkan atau mengikuti suatu perlombaan atau kegiatan. Piagam penghargaan diberikan kepada seseorang atas jasa orang tersebut terhadap suatu lembaga dapat berupa pengabdian dalam bentuk kepanitiaan, atau pun sponsor yang telah mendukung terselenggaranya suatu acara.







Sertifikat adalah suatu tanda pengakuan bahwa seseorang telah mengikuti suatu kegiatan yang di dalamnya terdapat pemberian pelatihan atau kemampuan (skill) dalam jangka waktu tertentu. Sertifikat diberikan kepada seseorang yang dianggap telah menguasai keahlian tertentu, seperti telah mengikuti pelatihan ataupun kursus.



3.3 Ketentuan Mengenai Pelaksanaan Kegiatan 3.3.1 Tempat a. Setiap Kegiatan harus dilaksanakan di kampus Politeknik Negeri Bali kecuali jika fasilitas yang dimiliki oleh Politeknik Negeri Bali tidak memungkinkan, atau karena alasan-alasan khusus yang dapat dipertanggungjawaban. b. Kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan di luar kampus harus mendapat persetujuan khusus dari Direktur Politeknik Negeri Bali. c. Setiap tempat di dalam kampus Politeknik Negeri Bali yang akan digunakan sebagai tempat pelaksanaan kegiatan harus mandapat izin dari pimpinan. d. Setiap tempat yang telah digunakan untuk berkegiatan harus dibersihkan kembali.



3.3.2 Waktu a. Setiap kegiatan dilaksanakan maksimal 3 (tiga) hari dan diselenggarakan antara pukul 08.00 WIB dan 21.00 WIB. Kegiatan yang diselengagarakan di luar ketentuan tersebut harus mendapat persetujuan khusus dari Direktur Politeknik Negeri Bali. b. Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan 7 (tujuh) hari sebelum dan selama Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester. c. Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan pada saat pengurus organisasi kemahasiswaan dalam kondisi demisioner. d. Ketua Panitia harus memberikan informasi dan koordinasi UP2KK, Kepala BAUK, dan Kepala Kelompok Satpam selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksaan kegiatan. Bila tahapan ini tidak dilaksanakan biaya penyelenggaraan kegiatan ditangguhkan. Standar Operasional Prosedur | 10



e. Undangan Kegiatan sudah terkirim semua selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan, dan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan sudah ada konfirmasi kehadiran dari undangan. Khusus untuk undangan tamu pada acara pembukaan atau penutupan, Panitia harap memperhatikan tata cara protokoler standar dan berkoordinasi dengan Kepala Bagian Pemasaran dan Hubungan Masyarakat (BPHM) Politeknik Negeri Bali. Untuk kegiatan lingkup PNB, Panitia diharapkan mengundang Pimpinan, Kepala Jurusan, dan pihakpihak yang terkait, sedangkan untuk kegiatan pada lingkup yang lebih besar, panitia harap menyesuaikan diri dengan tata cara protokoler. f. Pada hari pelaksanaan, seluruh panitia, peralatan, dan dekorasi telah siap selambat-lambatnya 1 (satu) jam sebelum acara dimulai. Para undangan diharapkan hadir 15 menit sebelum acara dimulai dan panitia mengenakan jas alamamater atau atribut kepanitiaan. g. Semua perlengkapan, peralatan, dan fasilitas lainnya harus dikembalikan dalam keadan baik selambat-lambatnya 1 (satu) hari setelah pelaksanaan.



3.3.3 Lain-lain a. Pengambilan peralatan dilakukan oleh panitia kegiatan setelah prosedur pengajuan peralatan dan fasilitas dipenuhi. Saat mengambil peralatan, penanggungjawab peminjaman meninggalkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau kartu identitas lainnya. Kartu identitas dapat diambil kembali setelah peralatan dikembalikan dalam keadaan baik. b. Pemakain peralatan LCD, Laptop, dan Sound System harus dilakukan/didampingi oleh petugas yang ditunjuk Kepala Bagian Umum. Bila tanpa didampingi, kerusakan atau kehilangan perlatan menjadi tanggung jawab peminjam untuk memperbaiki



atau



menggantinya.



Kerusakan/kehilangan



peralatan



yang



diakibatkan oleh petugas Politeknik Negeri Bali akan diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Politeknik Negeri Bali. c. Untuk kegiatan yang melibatkan masyarakat diluar kampus seperti pentas seni, panitia harus menandatangani persetujuan tata tertib kegiatan yang disepakati antara panitia dengan pihak terkait. Persetujuan tata tertib dibuat sesuai dengan kebutuhan. d. Untuk kegiatan pameran tidak diperkenankan menempel apapun secara langsung di dinding ruangan. Materi pameran atau informasi lain dapat digantungkan atau mempergunakan panel berkaki. e. Kegiatan Bazar yang mendatangkan pihak luar (kecuali sponsor utama), di tempatkan di lapangan parkir Politeknik Negeri Bali. 2



kegiatan yang bersifat pemenuhan undangan dukungan atau partisipasi terhadap



kegiatan yang diselenggarakan oleh organisasi lain dari luar diatur sesuai dengan kebutuhan.



Standar Operasional Prosedur | 11



f. Spanduk, poster, brosur atau informasi lain tentang kegiatan selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah pelaksanaan harus diturunkan/ditanggal-kan oleh panitia kegiatan yang bersangkutan. Bila tahapan ini tidak dilakukan panitia akan ditegur. g. Jika diperlukan persiapan ruang sebelum hari pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan dapat mengajukan surat permohonan izin persiapan kepada PD III dengan diketahui oleh Kasubag Kemahasiswaan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelumnya, dan diberi waktu 1 (satu) hari pada pukul 08.00-18.00. h. Untuk kegiatan yang bersifat komersil atau kerjasama dengan pihak di luar kampus, harap panitia mengikuti ketentuan yang diatur dalam SK Direktur Politeknik Negeri Bali.



3.4 Ketentuan Umum Mengenai Administrasi dan Pendukung Dalam melaksanakan kegiatan organisasi kemahasiswaan dilingkungan Politeknik Negeri Bali, diatur system administrasi dan juga pendukungnya seperti dibawah.



3.4.1 Term Of Reference (TOR) TOR merupakan rancangan acuan kerja yang akan dilaksanakan oleh seluruh organisasi mahasiswa yang ada di Politeknik Negeri Bali selama 1 (satu) periode kepengurusan. 1. Ketentuan Penyusunan TOR Adapun ketentuan dari penyusunan TOR yaitu sebagai berikut: a. Proposal dijilid plastik mika dengan sampul; MPM warna biru, BEM warna merah, HMJ warna hijau muda, dan UKM warna coklat. b. Menggunakan Kop organisasi yang melaksanakan kegiatan. Dengan logo Politeknik Negeri Bali disebelah kiri atas dan logo Organisasi/Kepanitiaan di sebelah kanan sejajar. c. Ukuran kertas F4 (21.9 X 33 cm) d. Jenis huruf Times New Roman ukuran 12 poin e. Jarak antar baris 1 ⅟₂ Spasi f. Margin kanan = 3 cm, kiri = 4 cm, atas = menyesuaikan, bawah = 3 cm g. Setiap judul sub sistematika TOR menggunakan text Bold



2. Sistematika Penyusunan TOR A. Latar Belakang Merupakan gambaran umum tentang kegiatan yang direncanakan B. Penerima Manfaat Siapa target pengguna anggaran dalam hal ini adalah peserta yang akan mengikuti kegiatan. C. Strategi Pencapaian 1. Metode Pencapaian Target



Standar Operasional Prosedur | 12



Penjelasan tentang bagaimana kegiatan ini akan diselenggarakan atau dikelola terkait dengan panitia pelaksana kegiatan. 2. Waktu Penyelenggaraan Menjelaskan tentang rencana bulan penyelenggaraan kegiatan dengan alasan tertentu sesuai dengan target dan sasaran. D. Waktu Pelaksanaan Menjelaskan tentang time schedule kegiatan dengan diagram balok. Satu diagram balok mencangkup semua kegiatan yang dilakukan satu organisasi kemahasiswaan yang ditandai dengan menghitamkan kolom pada bulan pelaksanaan kegiatan. E. Biaya Yang Diperlukan Menjelaskan besaran biaya yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku seperti: 1. Belanja bahan



Rp…………………..



2. Belanja bahan non oprasional



Rp…………………..



3. Belanja jasa profesi



Rp…………………..



F. Tanda tangan 1. Untuk MPM dan BEM ditandatangani oleh Ketua Organisasi dan diketahui oleh PD III. 2. Untuk HMJ ditandatangani oleh Ketua HMJ dan diketahui oleh Ketua Jurusan 3. Untuk UKM ditandatangani oleh Ketua UKM dan diketahui oleh Pembina UKM



3. Prosedur Pengajuan TOR a. TOR yang sudah di buat oleh ormawa terkait ditanda tangani oleh ketua yang bersangkutan, setelah itu dilanjutkan ke yang mengetahui kegiatan untuk dicarikan tanda tangan. b. Untuk HMJ dan UKM, TOR diserahkan kepada MPM, BEM dan UP2KK dalam bentuk hard copy, apabila diperlukan juga menyertakan soft copy TOR. c. Untuk BEM, TOR diserahkan kepada MPM dan UP2KK dalam bentuk hard copy, apabila diperlukan juga menyertakan soft copy TOR. d. Untuk MPM, TOR diserahkan UP2KK dalam bentuk hard copy, apabila diperlukan juga menyertakan soft copy TOR. e. TOR



diserahkan



kepada



Pembantu



Direktur



III



melalui



Unit



Pengembangan dan Pembinaan Kegiatan Kemahasiswaan (UP2KK) untuk dirangkum dan disusun kembali kemudian diajukan kepada Pembantu Direktur II selaku Kuasa Pengguna Anggaran Politeknik Negeri Bali.



4. Contoh Term Of Reference (TOR) Lampiran 1 (Terlampir). Standar Operasional Prosedur | 13



3.4.2 Proposal 3.4.2.1 Proposal Penyelengaraan Kegiatan



A. Ketentuan Penyusunan Proposal 1. Proposal dijilid plastik mika dengan sampul; MPM warna biru, BEM warna merah, HMJ warna hijau muda, dan UKM warna coklat. 2. Menggunakan Kop Surat Organisasi yang melaksanakan kegiatan atau kepanitiaan dengan logo Politeknik Negeri Bali disebelah kiri atas dan logo organisasi/kepanitiaan disebelah kanan sejajar. 3. Ukuran kertas F4 (21.9 x 33 cm). 4. Jenis huruf Times New Roman ukuran 12 poin. 5. Jarak antar baris 1 ½ spasi. 6. Margin kanan = 3 cm, kiri = 4 cm, atas = menyesuaikan, bawah = 3 cm. 7. Setiap judul sub judul sistematika proposal menggunakan text Bold.



B. Sistematika Proposal I. Nama Kegiatan II. Tema Kegiatan III. Latar Belakang Kegiatan IV. Tujuan Kegiatan V. Manfaat Kegiatan VI. Rencana Pelaksanaan Kegiatan a. Bentuk Kegiatan b. Peserta Kegiatan c. Waktu dan Tempat Kegiatan Hari/Tanggal



:



Pukul



:



Tempat



:



VII. Pelaksana Kegiatan Susunan Kepanitiaan. (Lampiran I) VIII. Sumber Dana IX. Rincian Anggaran Biaya. (lampiran II) X. Lembar Pengesahan. (terlampir) (diletakkan sebelum lampiran)



C. Prosedur Pengajuan Proposal Penyelenggaraan Kegiatan  Pengurus/panitia mengajukan proposal kegiatan kepada PD III dan diketahui oleh Unit Pembinaan dan Pengembangan Kegiatan Kemahsiswaan (UP2KK).  PD III menyetujui/tidak menyetujui penyelenggaraan kegiatan setelah mengadakan dialog dengan UP2KK, yang selanjutnya diteruskan oleh panitia pelaksana kepada PD II. Standar Operasional Prosedur | 14



 PD III wajib melaporkan kegiatan kepada Direktur Politeknik Negeri Bali.



D. Persyaratan Pengajuan Proposal Penyelengaraan Kegiatan  Tidak



mempunyai



pertanggungjawaban



tunggakan kegiatan



dan



penyerahan keuangan



pada



laporan kegiatan



sebelumnya.  Mendapatkan persetujuan dari BEM (untuk HMJ meminta acc kepada Ketua atau Sekretaris Bidang 1 BEM dan untuk UKM meminta acc kepada Ketua atau Sekretaris ke Bidang 2 BEM) dan diketahui oleh UP2KK.  Diserahkan paling lambat 1 bulan kerja sebelum pelaksanaan kegiatan melalui Kasubag Kemahasiswaan. Proposal yang diajukan lebih dari 1 bulan



kerja,



kelanjutan



pelaksanaan



kegiatannya



akan



dipertimbangkan.



E. Alur Pengajuan Proposal  Proposal kegiatan MPM yang telah ditandatangani oleh ketua panitia kegiatan, selanjutnya diajukan kepada Ketua MPM untuk diketahui dan ditandatangani, kemudian diajukan ke Unit Pembinaan dan Pengembangan Kegiatan Kemahasiswaan (UP2KK) untuk di acc. Selanjutnya Panitia mengajukan proposal ke Pembantu Direktur III untuk mendapat persetujuan dana kegiatan. Proposal yang telah disetujui oleh Pembantu Direktur III selanjutnya diajukan ke Pembantu Direktur II untuk pencairan dana yang telah disetujui. Bagan Alur Pegajuan Proposal MPM :



 Proposal kegiatan BEM yang telah ditandatangani oleh ketua panitia kegiatan, selanjutnya diparaf oleh Kabid/Sekbid, yang kemudian diketahui oleh Ketua BEM, selanjutnya panitia mengajukan proposal ke Unit Pembinaan dan Pengembangan Kegiatan Kemahasiswaan (UP2KK) untuk di acc. Selanjutnya Panitia mengajukan proposal ke Pembantu Direktur III untuk mendapat persetujuan dana kegiatan. Proposal yang telah disetujui oleh Pembantu Direktur III selanjutnya diajukan ke Pembantu Direktur II untuk pencairan dana yang telah disetujui.



Standar Operasional Prosedur | 15



Bagan Alur Pegajuan Proposal BEM :



 Proposal kegiatan HMJ ditandatangani oleh ketua panitia kegiatan, selanjutnya diparaf oleh Kabid/Sekbid Bidang 1 BEM kemudian ditandatangani



oleh



Presiden



Mahasiswa,



selanjutnya



diparaf



Sekretaris Jurusan dan ditanda tangani oleh Ketua Jurusan. Selanjutnya Panitia mengajukan proposal ke Pembantu Direktur III untuk mendapat persetujuan dana kegiatan. Proposal yang telah disetujui oleh Pembantu Direktur III selanjutnya diajukan ke Pembantu Direktur II untuk pencairan dana yang telah disetujui.



Bagan Alur Pengajuan Proposal HMJ :



 Proposal kegiatan UKM ditandatangani oleh ketua panitia kegiatan, kemudian diparaf oleh Kabid/Sekbid Bidang 2 BEM yang lalu ditandatangani Presiden Mahasiswa, ditandatangani Pembina UKM, diparaf



oleh



Unit



Pembinaan



dan



Pengembangan



Kegiatan



Kemahasiswaan (UP2KK) dan ditandatangani oleh Pembantu Direktur III dan Pembantu Direktur II.



Bagan Alur Pengajuan Proposal UKM :



Standar Operasional Prosedur | 16



Catatan: Untuk kegiatan yang tidak mendapat sumber dana dari Politeknik Negeri Bali, tidak perlu mendapatkan persetujuan dari Pembantu Direktur II.



F. Penyetoran Proposal Proposal yang sudah menyelesaikan prosedur pengajuan, selanjutnya disetorkan ke pihak yang bersangkutan dengan ketentuan sebagai berikut :  MPM membuat proposal rangkap 3, selanjutnya proposal asli disetorkan ke Bendahara, 1 rangkap disetorkan UP2KK, dan 1 rangkap untuk arsip.  BEM membuat proposal rangkap 3, selanjutnya proposal asli disetorkan ke Bendahara, 1 rangkap disetorkan ke UP2KK, dan 1 rangkap untuk arsip.  HMJ membuat proposal rangkap 4, selanjutnya proposal asli disetorkan ke Bendahara, 1 rangkap disetorkan ke UP2KK, 1 rangkap disetorkan di Bidang 1 BEM, dan 1 rangkap untuk arsip.  UKM membuat proposal rangkap 4, selanjutnya proposal asli disetorkan ke Bendahara, 1 rangkap disetorkan ke UP2KK, 1 rangkap disetorkan di Bidang 2 BEM, dan 1 rangkap untuk arsip.



G. Contoh Proposal Terlampir (Lampiran 2).



3.4.2.2 Proposal Sponsorship A. Ketentuan Penyusunan Proposal 1. Menggunakan Kop Surat Organisasi yang melaksanakan kegiatan atau kepanitiaan dengan logo Politeknik Negeri Bali disebelah kiri atas dan logo organisasi/kepanitiaan disebelah kanan sejajar. 2. Ukuran kertas F4 (21.9 x 33 cm ). 3. Jenis huruf Times New Roman ukuran 12 poin. 4. Jarak antar baris 1 ½ spasi. 5. Margin kanan = 3 cm, kiri = 4 cm, atas = menyesuaikan, bawah = 3 cm. 6. Setiap judul sub judul sistematika proposal menggunakan text Bold.



B. Sistematika Proposal Sponsorship I.



Nama Kegiatan



II.



Tema Kegiatan



III.



Latar Belakang Kegiatan



IV.



Tujuan Kegiatan



V.



Manfaat Kegiatan



VI.



Rencana Pelaksanaan Kegiatan Standar Operasional Prosedur | 17



a. Bentuk Kegiatan b. Peserta Kegiatan c. Waktu dan Tempat Kegiatan



VII.



Hari/Tanggal



:



Pukul



:



Tempat



:



Pelaksana Kegiatan Susunan Kepanitiaan. (Lampiran I)



VIII. IX. X.



Rincian Anggaran Biaya. (lampiran II) Foto Kegiatan Lembar Pengesahan. (terlampir) (diletakkan sebelum lampiran)



C. Prosedur Pengajuan Proposal Sponsorship  Panitia pelaksana kegiatan mengajukan proposal sponsorship ke PD III untuk diketahui.  PD III menyetujui / tidak menyetujui pengajuan proposal sponsorship mengingat pada syarat ketentuan proposal.



D. Syarat dan Ketentuan Sponsorship Sponsor yang mendukung/mendanai kegiatan harus sesuai dengan ketentuan dan syarat sebagai berikut:  Saling menguntungkan.  Bukan berasal dan untuk kepentingan partai politik.  Bukan produk minuman keras.  Bukan produk Rokok.  Bukan produk yang berkonotasi seks.  Bukan produk illegal atau barang terlarang.  Tidak mengandung unsur SARA.  Produk yang belum tercantum dalam ketentuan diatas akan diatur kemudian.



E. Alur Pengajuan Proposal Sponsorship Panitia pelaksana kegiatan mencari tanda tangan dari ketua panitia, selanjutnya diteruskan ke PD III untuk mencari tanda tangan dan persetujuan pengajuan Sponsorship. Bagan Pengajuan proposal Sponsorship :



Standar Operasional Prosedur | 18



3.4.3 Biaya dan Keuangan A. Ketentuan Penulisan Rancangan Anggaran Biaya dan Laporan Keuangan 1. Disusun dengan rapi dan mudah dibaca 2. Menggunakan Kop organisasi 3. Ukuran kertas F4 (21.9 x 33 cm). 4. Jenis huruf Times New Roman ukuran 12 poin. 5. Setiap judul sub judul RAB dan Laporan keuangan menggunakan text Bold. 6. Setiap pengklasifikasian belanja menggunakan text Bold.



B. Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan  PD II mendisposisikan proposal biaya kegiatan kepada Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) setelah mempertimbangkan kondisi keuangan dan masukan dari PD III.  Kepala BAUK menginformasikan pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan kepada Bendahara Pengeluaran.  Bendahara pengeluaran menginformasikan pencairan biaya penyelenggaraan kegiatan kepada Panitia/Pengurus.  Panitia/Pengurus mengambil biaya penyelenggaraan kegiatan di Bendahara Pengeluaran.  Panitia/Pengurus menyelenggarakan kegiatan sesuai dengan biaya yang disetujui oleh Politeknik Negeri Bali.  Panitia/Pengurus membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan biaya kepada PD II melalui bendahara pengeluaran dengan batas waktu 7 (tujuh) hari setelah kegiatan.



C. Alur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan Panitia mengambil dana di Bendahara Pengeluaran, kemudian Bendahara Pengeluaran menyerahkan dana kegiatan kepada panitia pelaksana kegiatan.



Bagan pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan:



Catatan: Proses pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan mulai dari pemberitahuan pengambilan dana sampai dengan pencairan dana memerlukan waktu 7 hari kerja. Bila dana yang sudah dicairkan tidak diambil selama 15 hari kerja sejak tanggal pencairan dana, maka dana kegiatan yang tersebut dinyatakan kadaluarsa dan tidak dapat digunakan, serta kegiatan tersebut dinyatakan batal dilaksanakan. Standar Operasional Prosedur | 19



3.4.4 Administrasi Kesekretariatan 3.4.4.1 Permohonan Izin Menginap A. Prosedur Pengajuan Izin Menginap di Kampus.  Pengurus/panitia mengajukan permohanan izin kepada PD III, mengingat PD III di ketahui oleh Kasubag Kemahasiswaan.  PD III memutuskan pemberian izin panitia/pengurus setelah mendengarkan kebutuhan menginap panitia/pengurus, berkoordinasi dengan PD II, serta melaporkan kepada Direktur Politeknik Negeri Bali.  PD III mendisposisikan surat permohonan izin kepada Sekretaris Pimpinan untuk di buatkan surat permohonan izin kepada PD II dengan tembusan kepada Direktur Politeknik Negeri Bali (sebagai laporan) dan Kepala Kelompok Satpam Politeknik Negeri Bali.  Kepala Satpam memantau kegiatan saat mahasiswa menginap di kampus dan melaporkan hasil pemantauan kepada Pimpinan Politeknik Negeri Bali.



B. Alur Permohonan Izin Menginap. Panitia pelaksana kegiatan mengajukan surat izin untuk menginap berikut lampiran nama-nama mahasiswa yang menginap kepada PD III dengan diketahui oleh UP2KK. PD III meneruskan surat izin menginap kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat izin dan pemberitahuan menginap di lingkungan Politeknik Negeri Bali, dan melaporkan kegiatan kepada Pimpinan. Sekretaris meneruskan surat izin dan pemberitahuan menginap kepada BAUK, SATPAM, dan UP2KK untuk diteruskan kepada panitia. Panitia berkoordinasi dengan BAUK untuk menentukan lokasi menginap. Bagan alur permohonan Izin Menginap:



Catatan: Permohonan ijin menginap paling lambat diajukan 7 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan dan hanya diperbolehkan menginap di lingkungan Politeknik Negeri Bali maksimal 20 orang.



Standar Operasional Prosedur | 20



3.4.4.2 Permohonan Penggunaan Fasilitas A. Prosedur Permohonan Penggunaan Fasilitas  Panitia/Pengurus mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas berupa ruang peralatan, atau fasilitas lainnya kepada PD II dengan diketahui oleh PD III.  PD III memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan setelah mendengarkan kebutuhan penggunaan fasilitas dari Panitia/Pengurus dan berkoordinasi dengan PD II serta Kepala BAUK.  Panitia/Pengurus berkoordinasi dengan Kepala BAUK dan Kepala UP2KK mengenai penggunaan fasilitas.



B. Alur Pengajuan Surat Persetujuan Penggunaan Fasilitas Panitia pelaksana kegiatan yang sudah mengajukan surat permohonan kepada PD III lalu mencari nomor surat ke bagian humas dengan membawa contoh/draf surat persetujuan peminjaman fasilitas.



C. Alur Permohonan Pengunaan Fasilitas Panitia pelaksana kegiatan membuat surat permohonan penggunaan fasilitas dan atau peralatan kampus yang akan digunakan untuk kegiatan kepada PD III. Setelah mendapat persetujuan dari PD III, selanjutnya panitia meminta persetujuan kepada PD II dengan memberikan surat persetujuan peminjaman fasilitas. Kemudian PD II menandatangani surat persetujuan pengunaan fasilitas tersebut. Surat permohonan dan surat persetujuan yang telah lengkap ditandatangani dapat diteruskan, ke kerumahtanggaan atau yang bersangkutan sebagai control terhadap pengunaan fasilitas dan atau peralatan yang digunakan.



Bagan alur permohonan penggunaan fasilitas:



Catatan: Permohonan penggunaan fasilitas dan peralatan kampus diajukan paling lambat 7 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan.



Standar Operasional Prosedur | 21



3.4.4.3 Permohonan Surat Izin/Pemberitahuan Kegiatan A. Prosedur Permohonan Surat Izin/Pemberitahuan Kegiatan  Panitia/Pengurus mengajukan surat permohonan izin/pemberitahuan kegiatan kepada PD III melalui UP2KK.  PD III mengadakan dialog dengan UP2KK tentang kegiatan yang akan diselenggarakan.  Panitia/Pengurus meneruskan surat yang sudah ditandatangani oleh PD III dengan membuat salinan atau tembusan disesuaikan dengan kebutuhan. B. Alur Permohonan Surat Izin/Pemberitahuan Kegiatan Panitia



pelaksana



kegiatan



mengajukan



permohonan



surat



izin/pemberitahuan kegiatan kepada PD III yang diketahui oleh UP2KK. Setelah mengadakan dialog dengan panitia, PD III meneruskan surat permohonan Panitia kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat izin/pemberitahuan kegiatan kepada pihak yang terkait dan melaporkan kegiatan kepada Pimpinan. Sekretaris Pimpinan meneruskan surat tersebut kepada UP2KK untuk diberikan kepada Panitia, dan meneruskan salinannya kepada Satpam Politeknik Negeri Bali, BPHM, serta Setum PNB. UP2KK memberikan surat yang diminta kepada Panitia. Bagan alur permohonan Surat Izin/Pemberitahuan Kegiatan:



Catatan: Permohonan surat izin/pemberitahuan kegiatan diajukan paling lambat 7 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan.



3.4.4.4 Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus. A. Prosedur Pengajuan Penyelenggara Kegiatan di Luar Kampus.  Panitia/Pengurus mengajukan surat permohonan penyelenggaraan kegiatan diluar kampus kepada PD III berdasarkan persetujuan dari BEM dan diketahui oleh Kasubag Kemahasiswaan 22ana tau Kepala Jurusan. Untuk MPM diketahui oleh BEM berdasarkan persetujuan dari Pembina Kemahasiswaan.  PD III mengadakan dialog dengan Panitia/Pengurus mengenai tujuan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus. Standar Operasional Prosedur | 22



 PD III melaporkan permohonan tersebut kepada Direktur.  Direktur menyetujui/tidak menyetujui penyelenggaraan kegiatan di luar kampus setelah mendapatkan masukan dari PD III dan mengadakan dialog dengan panitia/pengurus bila diperlukan.  Direktur



mendisposisikan



surat



permohonan



penyelenggaraan



kegiatan di luar kampus kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat administrasi yang dibutuhkan jika kegiatan tersebut disetujui.  Sekretaris meneruskan surat izin kepada Kasubag Kemahasiswaan untuk diteruskan kepada Panitia/Pengurus.  Panitia/ Pengurus mengambil surat yang dibutuhkan di Kasubag Kemahasiswaan.  Panitia/ Pengurus melaporkan hasil penyelenggaraan kegiatan kepada Direktur dan PD III.



B. Alur Permohonan Surat Izin Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus Panitia pelaksana kegiatan membuat surat izin penyelenggaran kegiatan untuk mendapatkan acc dari UP2KK kemudian oleh panitia surat diteruskan kepada PD III untuk mendapatkan izin berkegiatan di luar lingkungan kampus. Setelah mengadakan dialog dengan Panitia, PD III membuat surat permohonan izin berkegiatan di luar kampus kepada Direktur PNB. Kemudian Direktur memberi persetujuan/pelarangan berdasarkan masukan dari PD III. Direktur mendisposisikan surat izin kepada Sekretaris Pimpinan yang salinannya ditujukan kepada Satpam PNB, BPHM, dan Setum PNB, Sekretaris meneruskan surat izin kepada UP2KK untuk diteruskan kepada Panitia.



Bagan alur permohonan surat izin penyelenggaraan kegiatan di luar kampus:



3.4.4.5 Permohonan Dispensasi saat Menjalani PKL A. Prosedur Pengajuan Permohanan Dispensasi saat Menjalani PKL  Panitia Kegiatan mengajukan permohonan dispensasi kepada PD III untuk Panitia ataupun Peserta dari kegiatan yang menjalani masa Praktek Kerja Lapangan.  Panitia/Peserta yang sudah mendapat izin untuk mengambil dispensasi kemudian harus meminta Surat Persetujuan dispensasi kepada Pimpinan tertinggi di tempat PKL masing-masing.



Standar Operasional Prosedur | 23



 Panitia/Peserta yang sudah mendapat surat persetujuan dispensasi dari tempat PKL-nya masing-masing, kemudian membawa ke UP2KK dan ke Jurusan asal dari Mahasiswa tersebut untuk diketahui. B. Alur Surat Permohonan Dispensasi saat PKL Panitia Kegiatan meminta tanda tangan dari PD III untuk diketahui. Setelah itu Surat yang telah ditandatangani oleh PD III tersebut kemudian diberikan kepada Panitia/Peserta yang bersangkutan (yang sedang dalam masa PKL). Lalu mahasiswa tersebut wajib mengirimkan ke tempat PKLnya dan mencari surat persetujuan untuk mengambil dispensasi. Setelah itu,



Panitia/Peserta



yang dispensasi



tersebut



mengirimkan



surat



permohonan dispensasi kepada Ketua UP2KK dan Ketua Jurusan dengan melampirkan surat persetujuan dispensasi dari tempat PKL-nya. Bagan Alur Pengajuan Surat Permohonan Dispensasi saat PKL:



3.4.4.6 Surat Menyurat A. Ketentuan Amplop Surat 1.



Jenis font yang digunakan adalah Times New Roman



2.



Ukuran tulisan yang digunakan adalah 12



3.



Ketentuan page margin: a.



Top



: 2.00" = 5,08 cm (Bisa disesuaikan dengan Kop



amplop masing-masing organisasi) b.



Left



: 0.79" = 2,01 cm



c.



Botton



: 0.39" = 0,99 cm



d.



Right



: 0.79" = 2,01 cm



4.



Page orientation adalah Landscape



5.



Line dan Paragraph spacing Single



6.



Isi dalam amplop adalah a.



Nomor surat



b.



Jabatan penerima surat



c.



Alamat penerima surat



Standar Operasional Prosedur | 24



B. Ketentuan KOP Surat 1. Ketentuan Penulisan: 



Jenis Font yang digunakan: Times New Roman.







Ukuran tulisan yang digunakan adalah 12 (Kecuali nama Organisasi ukuran font yang digunakan yaitu 14 dan ukuran alamat yaitu 11)







Warna tulisan: Hitam







Pada Nama instansi menggunakan text Bold, kecuali keterangan seperti alamat, Nomor Telepon, dll.







Penulisan dilakukan dari Lembaga Tertingi ke Lembaga-lembaga naungannya.



2. Ketentuan Logo: 



Pada sebelah kiri mengunakan Logo Politeknik dan sebelah kanan menggunakan Logo Organisasi Mahasiswa sejajar.







Ukuran Logo, tinggi 2.96 cm dan lebar 3.58 cm.



3. Contoh KOP surat terlampir (Lampiran 4)



C. Ketentuan KOP Surat Lembaga 



Jenis Font yang digunakan yaitu Calibri atau Times New Roman.







Dengan ukuran Font “Politeknik Negeri Bali” menggunakan ukuran font 16.







Tulisan “KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI” menggunakan ukuran font 14.







Tulisan yang lain menggunakan ukuran font 12.







Menggunakan Logo Politeknik Negeri Bali di sebelah kiri.







Warna tulisan yang digunakan yaitu warna hitam.







Contoh KOP Lembaga terlampir (Lampiran 3)



D. Ketentuan Surat Permohonan 1.



Menggunakan Kop surat organisasi yang melaksanakan kegiatan.



2.



Kertas yang digunakan adalah F4



3.



Jenis font yang digunakan adalah Times New Roman



4.



Ukuran tulisan yang digunakan adalah 12



5.



Line dan Paragraph Spacing Single



6.



Ketentuan pada margin: a.



Top



: 2.56" = 6,5 cm (Bisa disesuaikan dengan Kop



amplop masing-masing organisasi)



7.



b.



Left



: 1" = 2,54 cm



c.



Botton



: 1" = 2,54 cm



d.



Right



: 1" = 2,54 cm



Page orientation adalah Potrait Standar Operasional Prosedur | 25



8.



9.



Isi surat yang diajukan: a.



Kop surat



b.



Nomor surat



c.



Lampiran



d.



Perihal



e.



Tanggal



f.



Jabatan dan alamat penerima surat



g.



Isi surat



h.



Penutup surat



i.



Tanda tangan



j.



Tembusan



Daftar Undangan Daftar nama undangan dapat dilampirkan. Contoh:



No



Nama



NIM



Jabatan



1



I Wayan Widya Tama



1615813027



Ketua HMJ Pariwisata



2



Alexandro Andreas W.R



1615744009



Ketua



HMJ



Administrasi



Niaga 3



I



Gusti



Ayu



Putu



Diah 1615644003



Ketua HMJ Akuntansi



Paramitha 4



I Gede Arisma Budi Sentana



1615313063



5



Dewa Made Risky Sumarta 1615223002



Ketua HMJ Teknik Elektro Ketua HMJ Teknik Mesin



Putra 6



I



Made



Januartha



Nata 1615113016



Ketua HMJ Teknik Sipil



Prawira NB: Nama yang diundang /yang ditujukan dalam surat ditandai dengan warna (stabilo). 10. Penomoran Surat a.



Surat Kegiatan Nomor



: Bulan.Urutan surat keluar/PL8.Organisasi/PAN-



Singkatan nama kegiatan/Tahun kegiatan dilaksanakan.



b.



Contoh



: Kegiatan Sidang GBPK dari MPM



Nomor



: 01.001/PL8.MPM/PAN-SIDGBPK/2018



Surat Keputusan, Surat Mandat, Surat Edaran 1) Surat Keputusan Nomor



:



Urutan



Surat



Keputusan/KEP/Nama



Kegiatan/PNB/Bulan/Tahun kegiatan dilaksanakan Contoh



: Surat Keputusan Sidang GBPK MPM



KBM-PNB Standar Operasional Prosedur | 26



Nomor



:001/KEP/SGBPK.MPMKBM/PNB/II/2018



2) Surat Mandat Nomor



:



Urutan



Surat



Mandat/SM/Nama



organisasi/Bulan/Tahun kegiatan dilaksanakan Contoh



: Surat Mandat MPM KBM-PNB



Nomor



: 001/SM/MPMKBMPNB/II/2018



3) Surat Edaran Nomor



:Urutan



Surat



Edaran/SE/Nama



organisasi/Bulan/Tahun kegiatan dilaksanakan Contoh



: Surat Edaran MPM KBM-PNB



Nomor



: 001/SE/MPMKBMPNB/II/2018



11. Jenis-Jenis Surat Permohonan a. Surat permohonan yang berisi peminjaman gedung, fasilitas yang ada di lingkungan Politeknik Negeri Bali: 1) Tujuan surat: Pembantu Direktur II 2) Tanda tangan  Ketua Panitia  Mengetahui



: Pembantu Direktur III



3) Tembusan surat  Ketua UP2KK untuk diketahui  Koordinator Kerumahtanggaan  Kepala UPT-PP  Satpam  Arsip 4) Contoh Surat Peminjaman terlampir (Lampiran 5)



b. Surat undangan pembukaan atau penutupan untuk petinggi atau fungsionaris KBM yang ada di lingkungan Politeknik Negeri Bali 1) Tujuan surat



: Petinggi atau fungsionaris KBM di



lingkungan Politeknik Negeri Bali 2) Tanda tangan  Ketua Panitia  Mengetahui



: Pembantu Direktur III



3) Tembusan surat  Ketua UP2KK untuk diketahui  Arsip 4) Contoh Surat Undangan fungsionaris terlampir (Lampiran 6)



c. Surat undangan pembukaan atau penutupan untuk Pembantu Direktur III Standar Operasional Prosedur | 27



1) Tujuan surat



: Pembantu Direktur III



2) Tanda tangan  Ketua Panitia  Mengetahui



: Ketua UP2KK



3) Tembusan  Arsip 4) Contoh Surat Undangan Petinggi terlampir (Lampiran 7)



d. Surat peminjaman antar organisasi 1) Tujuan surat



: Pimpinan Organisasi yang dituju



2) Tanda tangan  Ketua Panitia  Mengetahui: Pimpinan Tertinggi di Organisasi (peminjam) 3) Tembusan  Ketua Bidang 1 BEM (Jika peminjam HMJ)  Ketua Bidang 2 BEM (Jika peminjam UKM)  Arsip 4) Contoh Surat Peminjaman antar Ormawa (Lampiran 8)



e. Surat Rapat Koordinasi 1) Tujuan surat



: Kepanitiaan Kegiatan, BEM Ketua



Bidang I/II, Komisi A/B/C/D MPM 2) Tanda tangan:  Ketua Panitia  Sekretaris Panitia 3) Tembusan  Arsip 4) Contoh Surat Rapat Koordinasi terlampir (Lampiran 9)



f. Surat Sponsor 1) Tujuan surat



: Perusahaan atau Instansi



2) Tanda tangan:  Ketua Panitia  Mengetahui



: Pembantu Direktur III



3) Tembusan  Arsip 4) Contoh Surat Sponsor terlampir (Lampiran 11)



g. Surat perubahan jadwal kegiatan MPM 1) Tujuan surat



: Pembantu Direktur III



2) Tanda tangan Standar Operasional Prosedur | 28



 Ketua Panitia  Mengetahui



: Ketua MPM



3) Tembusan  Ketua UP2KK untuk diketahui  Presiden Mahasiswa  Arsip 4) Contoh Surat Permohonan Perubahan Jadwal terlampir (Lampiran 10)



h. Surat perubahan jadwal kegiatan BEM, HMJ, UKM 1) Tujuan surat: Pembantu Direktur III 2) Tanda tangan  Ketua Panitia  Mengetahui



: Presiden Mahasiswa



3) Tembusan  Ketua UP2KK untuk diketahui  Ketua MPM  Arsip



i. Surat permohonan pengisi acara 1) Tujuan surat



: Ketua UKM atau HMJ (tujuan)



2) Tanda tangan  Ketua Panitia  Mengetahui



: Ketua UKM atau HMJ (asal)



3) Tembusan  Arsip 4) Contoh Surat permohonan pengisi acara terlampir (Lampiran 12)



j. Surat Dispensasi apabila kegaiatan berasal dari jurusan yang sama 1) Tujuan surat



: Ketua Jurusan



2) Tanda tangan  Ketua Panitia  Mengetahui



: Pembantu Direktur III



3) Tembusan 



Ketua UP2KK



 Arsip 4) Contoh Surat Dispensasi terlampir (Lampiran 13)



Standar Operasional Prosedur | 29



k. Surat Dispensasi apabila kegaiatan berasal dari jurusan yang berbeda 1) Tujuan surat



: Pembantu Direktur I



2) Tanda tangan  Ketua Panitia  Mengetahui



: Pembantu Direktur III



5) Tembusan 



Ketua Jurusan….







Ketua UP2KK



 Arsip 6) Contoh Surat Dispensasi terlampir (Lampiran 14)



l. Surat Dispensasi saat Mahasiswa PKL 1) Tujuan Surat



: Tempat Mahasiswa PKL



2) Tanda Tangan



:







Ketua Panitia







Mengetahui : Pembantu Direktur III



3) Tembusan 



Ketua UP2KK untuk diketahui







Ketua Jurusan untuk diketahui







Arsip



4) Contoh Surat Dispensasi saat Mahasiswa PKL terlampir (Lampiran 15)



E. Surat Persetujuan 1. Ketentuan Surat Persetujuan a. Menggunakan Kop surat lembaga yang melaksanakan kegiatan. b. Kertas yang digunakan adalah F4 c. Jenis font yang digunakan adalah Times New Roman d. Ukuran tulisan yang digunakan adalah 12 e. Line dan Paragraph Spacing Single f. Ketentuan pada margin: 



Top



: 2.56" = 6,5 cm (Bisa disesuaikan dengan



Kop amplop masing-masing organisasi) 



Left



: 1" = 2,54 cm







Botton



: 1" = 2,54 cm







Right



: 1" = 2,54 cm



g. Page orientation adalah Potrait h. Isi surat yang diajukan: 



Kop surat lembaga Standar Operasional Prosedur | 30







Nomor surat







Perihal







Isi







Penutup







Tanda Tangan



2. Jenis-Jenis Surat Persetujuan a. Surat Persetujuan Peminjaman Fasilitas Kampus yang ada di Politeknik Negeri Bali. 1) Tujuan Surat



: Panitia Pelaksana Kegiatan



2) Tanda Tangan



: Pembantu Direktur II



3) Contoh Surat Persetujuan Peminjaman Fasilitas Terlampir (Lampiran 16)



b. Surat Persetujuan Perubahan Jadwal Kegiatan 1) Tujuan Surat



: Panitia Pelaksana Kegiatan



2) Tanda Tangan



: Pembantu Direktur III



3) Contoh Surat Persetujuan Perubahan Jadwal Terlampir (Lampiran 17)



c. Surat Persetujuan Dispensasi Apabila Kegiatan berasal dari jurusan berbeda 1) Tujuan Surat



: Panitia Pelaksana Kegiatan



2) Tanda Tangan



: Pembantu Direktur I



3) Contoh Surat Persetujuan Dispensasi (Lampiran 18)



3.4.4.7 Sertifikat A. KOP Sertifikat/Piagam Penghargaan 1. Ketentuan Penulisan: 



Perbandingan Font Size yang digunakan yaitu 6:4:2







Penulisan Lembaga dimulai dari urutan Lembaga tertinggi hingga Lembaga naungannya.







Menggunakan font “Times New Roman”.



2. Ketentuan Logo: 



Pada sebelah kiri menggunakan Logo Politeknik dan sebelah kanan menggunakan Logo Organisasi Mahasiswa sejajar.







Ukuran logo menyesuaikan.



B. Format Sertifikat/Piagam Penghargaan 1. Menggunakan



Kop



Sertifikat



Organisasi



Mahasiswa



yang



bersangkutan atau Kepanitiaan. 2. Ukuran kertas A4 (21 x 29,7 cm). Standar Operasional Prosedur | 31



3. Jenis huruf menyesuaikan (bisa dibaca). 4. Ukuran huruf pada kop disesuaikan besarnya tergantung nama instansi yang tercantum (contoh perbandingan ukuran 6:4:2). 5. Mencantumkan stempel organisasi dan Politeknik Negeri Bali.



C. Prosedur Pengajuan Sertifikat/Piagam Penghargaan 1. Sertifikat diajukan ke UP2KK untuk diacc. 2. Setelah mendapat acc dari UP2KK, kemudian mencari nomor sertifikat di bagian humas. 3. Sertifikat yang sudah mendapat no surat lalu dicetak. 4. Kemudian piagam yang sudah dicetak ditandatangani oleh ketua panitia. 5. Selanjutnya diajukan ke PD III (menyesuaikan).



D. Format Sertifikat/Piagam Penghargaan Terlampir (Lampiran 19).



3.4.5 Pemasangan Baliho A. Syarat-Syarat Pemasangan Baliho:  Apabila ingin memasang baliho kegiatan, panitia kegiatan pertama-tama harus mengirimkan surat permohonan Pemasangan Baliho kepada PD III untuk diketahui.  Setelah itu panitia wajib memiliki surat persetujuan dari PD II.  Apabila Panitia tidak memiliki surat persetujuan dari PD II, maka tidak diperbolehkan untuk memasang baliho.  Apabila PD II sudah menyetujui pemasangan baliho tersebut, kemudian surat persetujuan tersebut disebar kepada tembusan yang sudah tertera. B. Ketentuan Pemasangan Baliho  Baliho yang dipasang tidak boleh mengandung pornografi yang berlaku.  Baliho dipasang 20 hari sebelum kegiatan dan dilepas 5 hari setelah kegiatan.



NB : Waktu pemasangan baliho, tergantung dari scope kegiatan.



3.4.6 Susunan Pembukaan Acara Berikut merupakan susunan dari pembukaan sebuah acara: 1. Opening oleh MC 2. Tari Penyambutan 3. Doa 4. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya 5. Pembacaan Pembukaan Anggaran Dasar Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Negeri Bali Standar Operasional Prosedur | 32



6. Laporan Ketua Panitia 7. Sambutan-sambutan



Catatan : 1. Tari penyambutan (jika diperlukan). 2. Pembukaan Anggaran Dasar KBM PNB dapat dibacakan oleh siapapun sesuai dengan kebijakan panitia. 3. Anggaran Dasar KBM PNB disertakan dalam rangkaian acara pembukaan kegiatan bila peserta atau partisipan kegiatan tersebut hanya menyangkut dan melibatkan internal civitas akademika PNB. 4. Sambutan sekaligus membuka acara oleh Pembantu Direktur III atau yang mewakili. Sambutan lainnya disesuaikan dengan kebutuhan. 5. Susunan yang membuka dan menutup acara: Keterangan : 1. Ketua UP2KK dan Ketua Jurusan dapat membuka dan menutup acara sesuai dengan koordinasinya. 2. Anggota UP2KK dan Pembina UKM dapat membuka dan menutup acara sesuai dengan koordinasinya. 3. Pihak yang mewakili akan berkoordinasi lebih lanjut.



3.4.7 Laporan Pertanggung Jawaban 1. Ketentuan Penyusunan Proposal a. LPJ dijilid hard cover dengan warna; MPM warna biru, BEM warna merah, HMJ warna hijau muda, dan UKM warna coklat. Standar Operasional Prosedur | 33



b. Menggunakan Kop Surat Organisasi yang melaksanakan kegiatan atau Kepanitiaan. c. Ukuran kertas F4 (21.9 x 33 cm) d. Jenis huruf Times New Roman ukuran 12 poin e. Jarak antar baris 1,5 spasi f. Margin kanan = 3cm, kiri = 4cm, atas = menyesuaikan, bawah = 3cm g. Setiap judul sub sistematika proposal menggunakan text Bold.



2. Sistematika LPJ KATA PENGANTAR BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kegiatan 1.2 Tujuan Kegiatan 1.3 Manfaat Kegiatan BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN 2.1 Persiapan Kegiatan 2.2 Pelaksanaan Kegiatan 2.3 Hasil Kegiatan 2.4 Laporan Keuangan Kegiatan (lampiran I) 2.5 Kendala Kegiatan BAB III SIMPULAN DAN SARAN 3.1 Simpulan 3.2 Saran (Lembar Pengesahan) LAMPIRAN PENDUKUNG Lampiran pendukung terdiri dari : 1. Bukti pengeluaran uang 2. Proposal 3. Surat-surat 4. Absensi (Pra kegiatan dan kegiatan) 5. Dokumentasi kegiatan 6. Desain piagam penghargaan/sertifikat, name tag, dan hal lain sebagai pendukung.



3. Prosedur Pengajuan LPJ a. Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertulis kepada PD III, paling lambat 15 hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan.



Standar Operasional Prosedur | 34



b. Organisasi kemahasiswaan yang telah selesai menyelenggarkan kegiatan, tetapi



belum



menyampaikan



Laporan



Pertanggungjawaban,



tidak



diperkenankan mengajukan proposal baru. c. Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapi dan disertai soft file berupa CD atau scan. d. Laporan Pertanggungjawaban diserahkan kepada UP2KK untuk dievaluasi dan diparaf (disahkan), selanjutnya diserahkan kepada PD III untuk ditandatangani.



4. Alur Pengajuan LPJ a. LPJ kegiatan MPM ditandatangani oleh ketua pelaksana kegiatan, diketahui Ketua MPM, diparaf oleh Unit Pembinaan dan Pengembangan Kegiatan Kemahasiswaan (UP2KK), disetujui oleh Pembantu Direktur III dan Pembantu Direktur II. b. LPJ kegiatan BEM ditandatangani oleh ketua pelaksana kegiatan, diparaf oleh Kabid/Sekbid, diketahui Presiden Mahasiswa, diparaf oleh Unit Pembinaan dan Pengembangan Kegiatan Kemahasiswaan (UP2KK), dan disetujui oleh Pembantu Direktur III dan Pembantu Direktur II. c. LPJ kegiatan HMJ ditandatangani oleh ketua pelaksana kegiatan, diparaf oleh Kabid/Sekbid Bidang 1 BEM, ditandatangani oleh presiden mahasiswa, diparaf Sekretaris Jurusan, ditandatangani oleh Ketua Jurusan, diparaf oleh UP2KK, ditandatangani oleh PD III dan Pembantu Direktur II. d. LPJ kegiatan UKM ditandatangani oleh ketua pelaksana kegiatan, diparaf oleh Kabid/Sekbid Bidang 2 BEM, ditandatangani Presiden Mahasiswa , ditandatangani Pembina UKM, diparaf oleh Unit Pembinaan dan Pengembangan Kegiatan Kemahasiswaan (UP2KK), dan ditandatangani oleh Pembantu Direktur III dan Pembantu Direktur II. NB: Untuk kegiatan yang tidak mendapat sumber dana dari Politeknik Negeri Bali, tidak perlu mendapatkan persetujuan Pembantu Direktur II.



5. Penyetoran LPJ LPJ yang sudah diselesaikan, selanjutnya dijilid disetorkan ke pihak yang bersangkutan dengan ketentuan sebagai berikut : a. MPM membuat LPJ rangkap 2, selanjutnya LPJ asli ke UP2KK dan 1 rangkap untuk arsip. b. BEM membuat LPJ rangkap 2, selanjutnya LPJ asli disetorkan ke UP2KK dan 1 rangkap untuk arsip. c. HMJ membuat LPJ rangkap 3, selanjutnya LPJ asli disetorkan ke UP2KK dan 1 rangkap disetorkan di Bidang 1 BEM, 1 rangkap dijadikan arsip. (Untuk penyetoran ke Jurusan disesuikan dengan kebutuhan masingmasing Jurusan). Standar Operasional Prosedur | 35



d. UKM membuat LPJ rangkap 3, selanjutnya LPJ asli disetorkan ke UP2KK, dan 1 rangkap disetorkan di Bidang 2 BEM, 1 rangkap dijadikan arsip.



6. Contoh Laporan Pertanggungjawaban Terlampir Lampiran 20.



3.5 Beasiswa 3.5.1 Prosedur Pengajuan Permohonan Beasiswa a. UP2KK mengumumkan pembukaan pendaftaran permohonan beasiswa BBM dan PPA dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pendaftar, di antaranya: mahasiswa hanya diperkenankan mengajukan permohonan untuk salah satu dari kedua beasiswa tersebut. b. Mahasiswa mengajukan permohonan beasiswa BBM/PPA kepada Kepala Jurusan dengan diketahui oleh Pembimbing Akademik. c. Kepala Jurusan memberi rekomendasi kepada mahasiswa yang memenuhi persyaratan beasiswa BBM/PPA. d. Berkas-berkas persyaratan akan diseleksi oleh Tim Penyeleksi dan Jurusan, kemudian diserahkan ke akademik. e. Akademik melakukan validasi yang kemudian diajukan kepada PD III untuk mendapat persetujuan. f. Hasil yang telah disetujui oleh PD III siap untuk di SK-kan. g. Pengeluaran SK dari Direktur. h. Pengambilan beasiswa oleh mahasiswa.



Berikut merupakan bagan prosedur pengajuan permohonan beasiswa:



Standar Operasional Prosedur | 36



LAMPIRAN



Standar Operasional Prosedur | 37



Lampiran 1: TOR Kegiatan KERANGKA ACUAN KERJA/TERM OF REFERENCE



(Nama Organisasi Kemahasiswaan) KELUARGA BESAR MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALI (TAHUN)



Oleh:



(Nama Organisasi Kemahasiswaan)



KELUARGA BESAR MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALI (TAHUN)



Standar Operasional Prosedur | 38



KERANGKA ACUAN KERJA/TERM OF REFERENCE KELUARAN (OUTPUT) KEGIATAN TA. 2015



A. Latar Belakang 1. Dasar Hukum Tugas Fungsi/Kebijakan -



Undang – Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas



-



Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi



-



Surat Keputusan Direktur Politeknik Negeri Bali No. 03.0970/K19/PS/2008



-



Rencana strategis PNB 2009-2013



2. Gambaran Umum Politeknik Negeri Bali (PNB) adalah satuan pendidikan tinggi sebagai penyelenggara pendidikan vokasional. Sebagai perwujudan dari rasa tanggung jawab PNB didalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa tidak hanya pada aspek akademik yang merupakan prioritas lembaga, akan tetapi memberikan pelayanan pada aspek non akademik. Pelayanan non akademik berupa kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan oleh BEM, HMJ, dan UKM, dimana bertujuan menciptakan insan yang cerdas. Kegiatan kemahasiswaan memberikan kesempatan mahasiswa untuk belajar berorganisasi agar mahasiswa mempunyai kemampuan tambahan diluar kompetensi yang dimiliki. Agar kegiatan dari masing – masing organisasi kemahasiswaan dapat berjalan lancar sesuai aturan maka perlu dilakukan pengembangan dan pembinaan yang dikoordinir oleh Pembantu Direktur III dan dibantu oleh Unit Pengembangan dan Pembinaan Kegiatan Kemahasiswaan (UP2KK). Dana kegiatan kemahasiswaan bersumber dari BOPTN yang meliputi sebagai berikut: 1) Pengembangan Penalaran, yang terdiri dari kegiatan seperti: a) Kuliah Tamu Jurusan (6 jurusan) yaitu kegiatan pemberian materi tentang perkembangan dunia usaha serta kebutuhan tenaga kerja di dunia kerja. Disamping itu melalui kegiatan ini diharapkan mahasiswa mendapatkan pengetahuan tentang perkembangan teknologi dari sumber-sumber yang berkompeten dibidangnya. Melalui kegiatan ini mahasiswa diharapkan terpacu untuk terus mengembangkan diri sesuai dengan kompetensinya sehingga nantinya pada saat lulus dari Politeknik mampu untuk bersaing menjadi tenaga kerja yang handal dan profesional dibidangnya. b) Workshop Kegiatan Kemahasiswaan yaitu kegiatan yang diharapkan mampu menghasilkan suatu acuan sehingga kegiatan kemahasiswaan menjadi lebih berkembang sesuai dengan kompetensi mahasiswa serta minat bakatnya. Melalui kegiatan ini diharapkan mendapat masukan serta informasi dari pihak-pihak yang berkompeten dibidangnya. c) Seminar Kearifan Lokal yaitu kegiatan yang menekankan pada pembangunan karakter mahasiswa didalam kehidupan kesehariannya. Dalam kegiatan ini mahasiswa diharapkan mendapatkan pengetahuan tentang etika, moral dan sopan santun yang didukung oleh kearifan lokal masyarakat dari sumber-sumber yang Standar Operasional Prosedur | 39



berkompeten dibidangnya sehingga nantinya mahasiswa menjadi insan-insan yang sujana dalam kehidupan bermasyarakat. d) Lomba Kreatifitas HMJ yaitu kegiatan yang bertujuan untuk mengembangkan kemampuan intelektual mahasiswa sesuai dengan kompetensi dibidangnya. Melalui lomba ini mahasiswa diharapkan dapat mengembangkan kemampuan intelektualnya dengan mengacu kepada perkembangan teknologi serta dunia usaha sehingga nantinya mahasiswa mampu untuk bersaing menjadi tenaga kerja yang handal dan profesional. 2) Program Mahasiswa Wirausaha, meliputi kegiatan: a) Expo PMW PNB yaitu kegiatan pameran bagi mahasiswa yang telah mendapatkan modal usaha dan telah menjalankan usahanya. Hal ini disamping sebagai ajang promosi produk mereka, juga menarik minat mahasiswa lainnya untuk berusaha dan memacu dirinya menjadi wirausaha muda dalam program wirausaha mahasiswa. Ini akan mendorong semakin tercapainya program pemerintah untuk menggalakkan program wirausaha di perguruan tinggi. b) Pemberian modal usaha yaitu pemberian modal usaha kepada mahasiswa sebagai modal awal dalam membangun dan menjalankan usahanya. Pemberian modal ini diharapkan nantinya jumlah mahasiswa yang mendapatkan dana PMW menjadi lebih banyak. 3) Pengembangan Minat dan Bakat Mahasiswa, yang meliputi kegiatan seperti: a) Pembinaan Prestasi UKM yaitu kegiatan lomba guna melatih kemampuan mahasiswa dalam olahraga dan olah pikiran untuk mempersiapkan mahasiswa yang sehat secara jasmani dan rohani. UKM salah satu organisasi kemahasiswaan dilingkungan PNB memiliki kewajiban untuk mengembangkan dan meningkatkan kemampuan atau keahlian dalam berbagai kegiatan. Adapun tujuan dari kegiatan ini adalah mengembangkan serta mengasah kemampuan mahasiswa/mahasiswi dimasing-masing UKM sehingga nantinya bisa mengikuti ajang kegiatan yang lebih tinggi. b) PNB Cultur Festival yaitu kegiatan akbar yang melibatkan minat dan bakat mahasiswa Politeknik dalam bidang seni dan budaya untuk menjaga serta melestarikan kearifan lokal masyarakat Bali sebagai destinasi pariwisata di Indonesia. Politeknik sebagai lembaga pendidikan vokasional dimana lulusannya akan banyak bergerak sebagai tenaga kerja dibidang pariwisata dipandang perlu untuk turut serta aktif dalam upaya pelestarian seni dan budaya Bali sehingga tidak terjadi kesalah pengertian dalam penjelasan tentang seni dan budaya Bali kepada para wisatawan. c) Pengembangan Mobil Listrik yaitu kegiatan dalam upaya mendukung program pemerintah dalam upaya penghematan energi terutama bahan bakar minyak. Mahasiswa dalam hal ini diharapkan mampu untuk mengembangkan konsep penggunaan energi listrik menjadi sumber tenaga penggerak mobil sehingga mampu menuangkan ide maupun kreatifitas intelektual menjadi suatu rancangan dan mewujudkan menjadi kendaraan bertenaga listrik. Standar Operasional Prosedur | 40



B. Penerima Manfaat Penerima manfaat dari kegiatan adalah mahasiswa Politeknik Negeri Bali.



C. Strategi Pencapaian Keluaran 1. Metode Pelaksanaan Metode pelaksanaan kegiatan dilaksanakan secara swakelola. 2. Tahapan dan Waktu Pelaksanaan Kegiatan kemahasiswaan merupakan komponen biaya pendukung yang dilakukan secara rutin setiap tahun dengan waktu pelaksanaan mulai bulan Februari sampai dengan Desember 2018. D. Waktu Pencapaian Keluaran (contoh) Komponen Input



Tahun 2018 (Bulan) 1



2



3



4



5



6



7



8



9



10



11



12



Sidang GBPK Sidang Pleno I Sidang Pleno II Sidang Pleno III Sidang Tahunan Sidang Regenerasi



E. Biaya Yang Diperlukan Pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan sebesar Rp 450.000.000,00 meliputi sbb: 



Pengembangan Penalaran sebesar Rp 150.500.000,00







Program Mahasiswa Wirausaha sebesar Rp 135.000.000,00







Pengembangan Minat dan Bakat Mahasiswa sebesar Rp 157.500.000,00



Sebagaimana RAB terlampir.



Mengetahui



Badung, …..............…........



PD III/ Ketua Jurusan/ Pembimbing UKM



Ketua MPM/BEM/HMJ/UKM



Nama



Nama



NIP



NIM



Standar Operasional Prosedur | 41



Lampiran 2: Proposal Kegiatan PROPOSAL (Nama Kegiatan) (Nama Organisasi Kemahasiswaan)



Oleh: (yang mengajukan)



(Nama Organisasi Kemahasiswaan) KELUARGA BESAR MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALI (Tahun)



Standar Operasional Prosedur | 42



Halaman sampul



(JUDUL PROPOSAL)



Diajukan Oleh: (yang mengajukan)



POLITEKNIK NEGERI BALI (Tahun)



Standar Operasional Prosedur | 43



I.



Nama Kegiatan (Berisikan Nama dari kegiatan)



II.



Tema Kegiatan (Berisikan Tema dari kegiatan)



III.



Latar Belakang Kegiatan (Berisikan Gagasan Umum dari kegiatan)



IV.



Tujuan Kegiatan



V.



Manfaat Kegiatan



VI.



Rencana Pelaksanaan Kegiatan a. Bentuk Kegiatan b. Peserta Kegiatan c. Waktu dan Tempat Kegiatan Hari/Tanggal :



VII.



Pukul



:



Tempat



:



Pelaksana Kegiatan Susunan Kepanitiaan (Lampiran I)



VIII. IX.



Sumber Dana Rincian Anggaran Biaya Dana yang akan digunakan pada kegiatan ini yaitu sebesar Rp. ………. (……..Ribu Rupiah) berumber dari ….. (Diisi apabila mendapat dana dari kampus). Dimana akan dibagi menjadi beberapa klasifikasi belanja, yaitu : -



Belanja ….. = Rp. ……….



-



Belanja ….. = Rp. ………



Rancangan Anggaran Biaya (Terlampir) X.



Lembar Pengesahan (Terlampir) (diletakkan sebelum lampiran)



Standar Operasional Prosedur | 44



Lampiran I



SUSUNAN KEPANITIAAN (Nama Kegiatan) POLITEKNIK NEGERI BALI (Tahun)



Pelindung



:



Penasihat



:



Penanggung Jawab



:



Steering Committee : Ketua Panitia



:



Sekretaris



:



Bendahara



:



Tercantum juga seksi-seksi yang ada dalam kegiatan. *Susunan kepanitiaan disesuaikan dengan kebutuhan



Lampiran II RINCIAN ANGGARAN BIAYA (Nama Kegiatan) POLITEKNIK NEGERI BALI (Tahun) Harga satuan



Jumlah Biaya



(Rp)



(Rp)



No



Uraian Belanja



Spesifikasi



Volume



Satuan



1



Pulpen



Snowman



2



Kotak



31.000



62.000



2



Name Tag Panitia



HVS



25



Lembar



5.000



125.000



… TOTAL



Uraian: Pada uraian belanja berisikan rincian-rincian belanja yang akan dilakukan selama kegiatan berlangsung. Selanjutnya pada spesifikasi berisikan jenis barang yang akan dibeli, ini digunakan untuk membedakan harga dari jenis barang yang satu dengan jenis barang yang lain. Pada volume berisikan jumlah barang yang akan dibeli. Pada satuan itu berisikan satuan dari volume barang yang akan dibeli. Setelah itu pada harga satuan itu berisikan harga dari satuan barang yang dibeli. Pada jumlah biaya didapat dari hasil kali dari volume dan harga satuan. Kemudian jumlah biaya ditotalkan. Apabila diperlukan diisikan dengan klasifikasi barang seperti belanja bahan, belanja jasa profesi, belanja sewa, dan belanja perjalanan dinas. Contoh RAB tertera diatas.



Standar Operasional Prosedur | 45



Lampiran 3: KOP Surat Lembaga



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



POLITEKNIK NEGERI BALI Jalan Kampus Bukit Jimbaran Kuta Selatan, Kabupaten Badung, Bali-80364 Telp (0361) 701981 ( hunting ) Fax (0361) 701128 Laman: www.pnb.ac.id email: [email protected]



Lampiran 4: KOP Surat Organisasi



Logo Politeknik



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK NEGERI BALI KELUARGA BESAR MAHASISWA



MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA Jalan Kampus Bukit Jimbaran, Kuta Selatan, Badung, Bali – 80364 Telepon: (0361) 701981 Faksimile: 701128 Laman: www.pnb.ac.id surel: (email ormawa terkait)



Standar Operasional Prosedur | 46



Logo Organisasi Mahasiswa



Lampiran 5: Surat Permohonan Peminjaman Gedung Nomor Lampiran Perihal



: 04.006/PL8.MPM/PAN-PLENO1/2018 : : Peminjaman Gedung



1 April 2018



Yth. Pembantu Direktur II Politeknik Negeri Bali di Bukit Jimbaran Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya Sidang Pleno 1 yang akan dilaksanakan oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, maka dengan ini kami selaku panitia pelaksana memohon izin untuk menggunakan Gedung Widya Graha pada: hari/tanggal waktu



: Sabtu, 5 April 2018 : 08.00 WITA – Selesai



Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terimakasih.



Mengetahui Pembantu Direktur III,



Panitia Pelaksana Ketua,



I Wayan Temaja, ST.,MT NIP 19681022998031001



Cokorda Gde Agung NIM 1615323069



Tembusan: 1. Ketua UP2KK untuk diketahui 2. Koordinator Kerumahtanggaan 3. Kepala UPT-PP 4. Satpam 5. Arsip



Standar Operasional Prosedur | 47



Lampiran 6: Surat Undangan Fungsionaris Nomor



: 11.022/PL8.MPM/PAN-STAHUNAN/2018



Lampiran



:-



Perihal



: Undangan Sidang Tahunan



8 November 2018



Yth. Fungsionaris Inti Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Politeknik Negeri Bali di Bukit Jimbaran



Dengan hormat, Sehubungan dengan diadakannya Sidang Tahunan 2018 yang akan dilaksanakan oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, maka dengan ini kami mengundang dan mengharapkan kehadiran Saudara/I pada: hari/tanggal



: Sabtu, 18 November 2018



waktu



: 19.00 WITA – Selesai



tempat



: Gedung Widya Guna Politeknik Negeri Bali



Atas perhatian dan kehadiran Saudara/I, kami sampaikan terimakasih.



Mengetahui



Panitia Pelaksana



Pembantu Direktur III,



Ketua,



I Wayan Temaja, S.T., MT



Cokorda Gde Agung



NIP 196810221998031001



NIM 1615323069



Tembusan: 1. Ketua UP2KK untuk diketahui 2. Arsip



Standar Operasional Prosedur | 48



Lampiran 7: Surat Undangan Petinggi Nomor



: 11.028/PL8.MPM/PAN-STAHUNAN/2018



Lampiran



:-



Perihal



: Undangan Sidang Tahunan



08 November 2018



Yth. Bapak Pembantu Direktur III Politeknik Negeri Bali di Bukit Jimbaran



Dengan hormat, Sehubungan dengan diadakannya Sidang Tahunan 2018 yang akan dilaksanakan oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, dengan ini kami mengundang dan mengharapkan kehadiran Bapak pada: hari/tanggal



: Sabtu, 18 November 2018



waktu



: 19.00 WITA – Selesai



tempat



: Gedung Widya Guna Politeknik Negeri Bali



Atas perhatian dan kehadiran Bapak, kami sampaikan terimakasih.



Mengetahui



Panitia Pelaksana



Ketua UP2KK,



Ketua,



I Made Anom Adiaksa, A.Md.,S.T.,M.T



Cokorda Gde Agung



NIP 197705212999121001



NIM 1615323069



Tembusan: 1. Arsip



Standar Operasional Prosedur | 49



Lampiran 8: Surat Peminjaman antar Ormawa Nomor



: 10.006/PL8.MPM/PAN-STAHUNAN/2018



Lampiran



:-



Perihal



: Mohon Izin Peminjaman Janur



05 Oktober 2018



Yth. Ketua Unit Kegiatan Mahasiswa Jurnalistik Politeknik Negeri Bali di Bukit Jimbaran



Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Sidang Tahunan 2018 yang akan dilaksanakan oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, dengan ini kami selaku panitia pelaksana mohon izin menggunakan 2 buah janur pada: hari/tanggal



: Sabtu, 18 November 2018



waktu



: 08.30 WITA – Selesai



tempat



: Gedung Widya Guna Politeknik Negeri Bali



Atas perhatian dan kerjasamanya, kami menyampaikan terimakasih.



Mengetahui



Panitia Pelaksana



Ketua Majelis Permusyawaratan Mahasiswa,



Ketua,



I Putu Deny Putra Pratama



Cokorda Gde Agung



NIM 1615124009



NIM 1615323069



Tembusan: 1. Arsip



Standar Operasional Prosedur | 50



Lampiran 9: Surat Rapat Koordinasi Nomor



: 10.001/PL8.MPM/PAN-STAHUNAN/2018



Lampiran



:-



Perihal



: Rapat Koordinasi I



03 Oktober 2018



Yth. Saudara/I Panitia Kegiatan Sidang Tahunan 2018 Politeknik Negeri Bali di Bukit Jimbaran



Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Sidang Tahunan 2018 yang akan dilaksanakan oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, maka kami mengharapkan kehadiran Saudara/I pada : hari/ tanggal : Rabu, 04 Oktober 2018 waktu



: 19.30 WITA – Selesai



tempat



: Meeting Room Kesekretariatan Bersama



Atas perhatian dan kerjasama Saudara/I, kami sampaikan terimakasih.



Panitia Pelaksana Ketua Panitia,



Sekretaris,



Cokorda Gde Agung



Ni Kadek Cita Sari



NIM 1615323069



NIM 1615834053



Tembusan: 1. Arsip



Standar Operasional Prosedur | 51



Lampiran 10: Surat Permohonan Perpindahan Jadwal MPM Nomor



: 11.024/PL8.MPM/PAN-STAHUNAN/2018



Lampiran



:-



Perihal



: Perubahan Jadwal Kegiatan



21 November 2018



Yth. Pembantu Direktur III Politeknik Negeri Bali di Bukit Jimbaran



Dengan hormat, Sehubungan dengan jadwal kegiatan Sidang Tahunan 2018 yang akan dilaksanakan oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Politeknik Negeri Bali berbenturan dengan jadwal kegiatan organisasi mahasiswa yang lain, maka kami selaku panitia mengajukan perubahan jadwal kegiatan pada : hari/tanggal



: Selasa, 28 Juni 2018



waktu



: 16.00 WITA – Selesai



tempat



: Gedung Widya Padma Politeknik Negeri Bali



Atas perhatian dan kerjasamanya, kami menyampaikan terimakasih.



Mengetahui



Panitia Pelaksana



Ketua Majelis Permusyawaratan Mahasiswa,



Ketua,



I Putu Deny Putra Pratama



Cokorda Gde Agung



NIM 1615124009



NIM 1515223014



Tembusan: 1. Ketua UP2KK untuk diketahui 2. Presiden Mahasiswa 3. Arsip



Standar Operasional Prosedur | 52



Lampiran 11: Surat Permohanan Sponsorship Nomor



: 11.022/PL8.MPM/PAN-TL/2018



Lampiran



: 1 (satu) gabung



Perihal



: Permohonan Sebagai Sponsor



21 November 2018



Yth. .......................... di ..............................



Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Training Legislatif 2018 yang akan diselenggarakan oleh Ketua Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, yang dilaksanakan pada : hari/tanggal



: Selasa, 26 Juni 2018



waktu



: 16.00 WITA – Selesai



tempat



: Gedung Widya Padma Politeknik Negeri Bali



Sehubungan dengan hal tersebut, kami selaku panitia pelaksana mengajukan permohonan partisipasi dalam bentuk dana dari Bapak/Ibu. Sebagai bahan pertimbangan, dengan ini kami lampirkan proposal kegiatan dan kami berharap Bapak/Ibu dapat membantu dalam kegiatan kami.



Atas perhatian dan kerjasamanya, kami menyampaikan terimakasih.



Mengetahui



Panitia Pelaksana



Pembantu Direktur III,



Ketua,



I Wayan Temaja, S.T., M.T



Cokorda Gde Agung



NIP 196810221998031001



NIM 1615323069



Tembusan : 1. Arsip



Standar Operasional Prosedur | 53



Lampiran 12: Surat Permohonan Pengisi Acara Nomor



: 10.014/PL8.MPM/PAN-STAHUNAN/2018



Lampiran



: 1 lembar



Perihal



: Permohonan Sebagai MC



16 Oktober 2018



Yth. (Daftar nama terlampir) Politeknik Negeri Bali di Bukit Jimbaran Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Sidang Tahunan 2018 yang akan dilaksanakan oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, dengan ini kami selaku panitia pelaksana mohon kesediaan Saudara/I untuk menjadi MC (Master of Ceremony) dalam acara tersebut pada : hari/ tanggal



: Sabtu, 18 November 2018



tempat



: Gedung Widya Guna Politeknik Negeri Bali



waktu



: 08.30 WITA – Selesai



Atas perhatian dan kerjasama Saudara/I, kami sampaikan terimakasih.



Mengetahui



Panitia Pelaksana



Ketua HMJ Administrasi Niaga,



Ketua,



Alexandro Andreas W.R



Cokorda Gde Agung



NIM 1615744009



NIM 161532309



Tembusan: 1. Arsip



Standar Operasional Prosedur | 54



Lampiran 13: Surat Dispensasi Kegaiatan Berasal dari Jurusan yang Sama Nomor



: 11.023/PL8.MPM/PAN-STAHUNAN/2018



Lampiran



: 1 lembar



Perihal



: Permohonan Dispensasi



21 November 2018



Yth. Ketua Jurusan............. Politeknik Negeri Bali Di Bukit Jimbaran



Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Sidang Tahunan 2018 yang akan diselenggarakan oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, maka kami selaku panitia mengajukan permohonan Dispensasi untuk mahasiswa (daftar nama terlampir) pada : hari/tanggal



: Selasa, 26 Juni 2018



waktu



: 16.00 WITA – Selesai



tempat



: Gedung Widya Padma Politeknik Negeri Bali



Atas perhatian dan kerjasamanya, kami menyampaikan terimakasih.



Mengetahui



Panitia Pelaksana



Pembantu Direktur III,



Ketua,



I Wayan Temaja, S.T., M.T



Cokorda Gde Agung



NIP 196810221998031001



NIM 1615323069



Tembusan: 1. Ketua UP2KK untuk diketahui 2. Arsip



Standar Operasional Prosedur | 55



Lampiran 14: Surat Dispensasi Kegaiatan Berasal dari Jurusan yang Berbeda Nomor



: 11.023/PL8.MPM/PAN-STAHUNAN/2018



Lampiran



: 1 lembar



Perihal



: Permohonan Dispensasi



21 November 2018



Yth. Pembantu Direktur I Politeknik Negeri Bali Di Bukit Jimbaran



Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Sidang Tahunan 2018 yang akan diselenggarakan oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, maka kami selaku panitia mengajukan permohonan Dispensasi untuk mahasiswa (daftar nama terlampir) pada : hari/tanggal



: Selasa, 26 Juni 2018



waktu



: 16.00 WITA – Selesai



tempat



: Gedung Widya Padma Politeknik Negeri Bali



Atas perhatian dan kerjasamanya, kami menyampaikan terimakasih.



Mengetahui



Panitia Pelaksana



Pembantu Direktur III,



Ketua,



I Wayan Temaja, S.T., M.T



Cokorda Gde Agung



NIP 196810221998031001



NIM 1615323069



Tembusan: 1. Ketua UP2KK untuk diketahui 2. Arsip



Standar Operasional Prosedur | 56



Lampiran 15: Surat Dispensasi saat PKL Nomor Lampiran Perihal



: 10.035/PL8.MPM/PAN-STAHUNAN/2018 :: Permohonan Dispensasi



14 November 2018



Yth. (Tempat Mahasiswa PKL) di Jimbaran Dengan hormat, Sehubungan dengan diadakannya kegiatan Sidang Tahunan 2018 yang diselenggarakan oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Negeri Bali, maka kami selaku panitia mengajukan permohonan Dispensasi pada hari Sabtu, 18 November 2018 untuk mahasiswa : nama : Cokorda Gde Agung nim : 1615323069 jurusan : Teknik Elektro program studi : D3-Manajemen Informatika pukul : 08.30 Wita- Selesai Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami menyampaikan terima kasih.



Mengetahui Pembantu Direktur III,



Panitia Pelaksana Ketua,



I Wayan Temaja, ST., MT NIP 196810221998031001



Cokorda Gde Agung NIM. 1615323069



Tembusan: 1. Ketua UP2KK untuk diketahui 2. Ketua Jurusan untuk diketahui 3. Arsip



Standar Operasional Prosedur | 57



Lampiran 16: Surat Persetujuan Peminjaman Gedung Nomor



: 1000/PL8.II/KM/2018



1 April 2018



Perihal



: Persetujuan Peminjaman Gedung Widya Graha



Yth. Panitia Pelaksana Sidang Tahunan 2018 Politeknik Negeri Bali di Bukit Jimbaran Mengenai surat permohonan saudara yang bernomor 04.006/PL8.MPM/PAN-PLENO1/2018 pada tanggal 1 April 2018 perihal Permohonan Izin Peminjaman Gedung Widya Graha. Saya menyetujui permohonan izin peminjaman gedung tersebut, yang akan digunakan pada tanggal 5 April 2018. Sekian yang dapat saya sampaikan atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih, dan dimohon agar menggunakan fasilitas yang dipinjamkan dengan sebaik mungkin.



Pembantu Direktur II,



I Nyoman Abdi, SE,.M.eCom NIP 196512211990031003



Standar Operasional Prosedur | 58



Lampiran 17: Surat Persetujuan Perpindahan Jadwal Kegiatan Nomor



: 1000/PL8.III/KM/2018



Perihal



: Persetujuan Perpindahan Jadwal Kegiatan



1 April 2018



Yth. Panitia Pelaksana Sidang Tahunan 2018 Politeknik Negeri Bali di Bukit Jimbaran Mengenai surat permohonan saudara yang bernomor 04.006/PL8.MPM/PAN-PLENO1/2018 pada tanggal 1 April 2018 perihal Permohonan Perpindahan Jadwal Kegiatan. Saya menyetujui permohonan perpindahan jadwal kegiatan tersebut, yang akan diselenggarakan pada tanggal 20 Oktober 2018. Sekian yang dapat saya sampaikan, terima kasih.



Pembantu Direktur III,



I Wayan Temaja, ST., MT NIP 196810221998031001



Standar Operasional Prosedur | 59



Lampiran 18: Surat Persetujuan Dispensasi Apabila Kegiatan dari Jurusan Berbeda Nomor



: 1001/PL8.I/KM/2018



Perihal



: Persetujuan Dispensasi



1 April 2018



Yth. Panitia Pelaksana Sidang Tahunan 2018 Politeknik Negeri Bali di Bukit Jimbaran Mengenai surat permohonan saudara yang bernomor 11.023/PL8.MPM/PAN-STAHUNAN/2018 pada tanggal 1 November 2018 perihal Permohonan Dispensasi. Saya menyetujui permohonan dispensasi tersebut, yang akan dimbil pada tanggal 20 November 2018. Sekian yang dapat saya sampaikan, terima kasih.



Pembantu Direktur I,



I Putu Mertha Astawa, SE.,MM NIP 196203171990031001



Standar Operasional Prosedur | 60



Lampiran 19: Sertifikat



Logo Politeknik



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK NEGERI BALI



Logo Organisasi (jika ada)



Keluarga Besar Mahasiswa (NAMA ORGANISASI MAHASISWA) MPM/ BEM/ HMJ/ UKM



Isi Piagam Penghargaan/ Sertifikat



Mengetahui, Pembantu Direktur III,



…………………….... NIP.



Bukit Jimbaran, tanggal bulan tahun Panitia Pelaksana Ketua Panitia,



……………………………………… NIM.



Standar Operasional Prosedur | 61



Lampiran 20: Laporan Pertanggung jawaban LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (Nama Kegiatan) (Nama Organisasi Kemahasiswaan)



Oleh: (yang mengajukan)



(Nama Organisasi Kemahasiswaan) KELUARGA BESAR MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALI (Tahun)



Standar Operasional Prosedur | 62



Halaman sampul



(JUDUL LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN)



Diajukan Oleh: (yang mengajukan)



POLITEKNIK NEGERI BALI (Tahun)



Standar Operasional Prosedur | 63



KATA PENGANTAR (Berisikan kata-kata pengantar yang akan dibawakan pada laporan pertanggungjawaban)



BAB I PENDAHULUAN



1.1. Latar Belakang (Berisikan Latar Belakang dari Kegiatan) 1.2. Tujuan Kegiatan (Berisikan Tujuan dari Kegiatan) 1.3. Manfaat Kegiatan (Berisikan Manfaat-manfaat dari Kegiatan)



BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN 2.1 Persiapan Kegiatan (Berisikan persiapan-persiapan yang dilakukan oleh panitia dalam melaksanakan kegiatan) 2.2 Pelaksanaan Kegiatan (Berisikan pelaksanaan hari-H kegiatan) 2.3 Hasil Kegiatan (Berisikan hasil-hasil/output yang dihasilkan dari kegiatan yang dilaksanakan) 2.4 Laporan Keuangan Kegiatan Dana yang diperoleh dari untuk kegiatan ini sebesar Rp. …… (……Ribu Rupiah) bersuber dari ……. (apabila bersumber dari kampus). Total dana yang dikeluarkan selama kegiatan ini yaitu sebesar Rp. …… (…… Ribu Rupiah). Sisa dana yaitu Rp. ….. (…. Ribu Rupiah). Dimana dana tersebut digunakan untuk: -



Belanja …… = Rp. ……..



-



Belanja …… = Rp. ……..



Lampiaran Laporan Keuangan Terlampir (Lampiran 1) 2.5 Kendala Kegiatan (Berisikan kendala-kendala yang dihadapi selama berlangsungnya kegiatan)



BAB III PENUTUP 3.1 Simpulan (Berisikan simpulan dari kegiatan yang dilaporkan pada BAB sebelumnya) 3.2 Saran (Berisikan saran)



Standar Operasional Prosedur | 64



(Lembar Pengesahan LPJ terlampir (Lampiran 19))



Lampiran I LAPORAN KEUANGAN (NAMA KEGITAN) POLITEKNIK NEGERI BALI (Tahun) No



Uraian Kegiatan Spesifikasi



Volume



Satuan



Harga satuan



Jumlah Biaya



(Rp)



(Rp)



Belanja Bahan 1 2



TOTAL Sisa



Catatan: Pada uraian belanja berisikan rincian-rincian belanja yang dilakukan selama kegiatan berlangsung. Selanjutnya pada spesifikasi berisikan jenis barang yang dibeli, ini digunakan untuk membedakan harga dari jenis barang yang satu dengan jenis barang yang lain. Pada volume berisikan jumlah barang yang dibeli. Pada satuan itu berisikan satuan dari volume barang yang dibeli. Setelah itu pada harga satuan itu berisikan harga dari satuan barang yang dibeli. Pada jumlah biaya didapat dari hasil kali dari volume dan harga satuan. Kemudian jumlah biaya ditotalkan. Setelah itu total tersebut dikurangkan dengan jumlah uang yang didapat, setelah itu sisa uang yang didapat tersebut dicantumkan pada kolom sisa. Kemudian diisikan klasifikasi barang seperti belanja bahan, belanja jasa profesi, belanja sewa, dan belanja perjalanan dinas. Contoh Laporan Pertanggungjawaban tertera diatas.



Lampiran Pendukung: (Lampiran 1: Bukti Pengeluaran Keuangan berupa nota-nota) (Lampiran 2: Lampiran Proposal) (Lampiran 3: Lampiran Surat-surat yang digunakan saat kegiatan) (Lampiran 4: Lampiran Absensi seperti di bawah)



Standar Operasional Prosedur | 65



Contoh Absensi



ABSENSI RAPAT KOORDINASI I (Nama Kegiatan) Hari/Tanggal .............. NO



NAMA



JABATAN



NIM



TTD 1



2



3



4



5



6



7



8



ABSENSI UNDANGAN (Nama Kegiatan) Hari/Tanggal ........... NO



NAMA



JABATAN



NIM



TTD 1



2



3



4



5



6



(Lampiran 5: berisikan Dokumentasi dari kegiatan) (Lampiran 6: berisikan desain-desain kegiatan, berupa nama tag, spanduk, dll)



Standar Operasional Prosedur | 66



Lampiran 21: Lembar Pengesahan LPJ dan Proposal Lembar pengesahan untuk MPM



Bukit Jimbaran, 2018 Mengetahui,



Panitia Pelaksana



Ketua Majelis Permusyawaratan Mahasiswa,



Ketua,



……………………………………



………………………………



NIM



NIM



Menyetujui,



Politeknik Negeri Bali



Politeknik Negeri Bali



Pembantu Direktur II,



Pembantu Direktur III,



……………………………………



……………………………..



NIP



NIP



Standar Operasional Prosedur | 67



Lembar pengesahan untuk BEM Bukit Jimbaran…….. Mengetahui



Panitia Pelaksana



Presiden Mahasiswa,



Ketua,



…………………………………



…………………………….



NIM



NIM



Menyetujui,



Politeknik Negeri Bali



Politeknik Negeri Bali



Pembantu Direktur II,



Pembantu Direktur III,



……………………………………



……………………………..



NIP



NIP



Standar Operasional Prosedur | 68



Lembar pengesahan untuk HMJ Bukit Jimbaran ………… Mengetahui



Panitia Pelaksana



Presiden Mahasiswa,



Ketua,



……………………………………



………………………………



NIM



NIM



Mengetahui/Menyetujui



Politeknik Negeri Bali



Jurusan ……………



Pembantu Direktur III,



Ketua,



……………………………………



………………………………



NIP



NIP



Politeknik Negeri Bali Pembantu Direktur II,



………………………………………. NIP



Standar Operasional Prosedur | 69



Lembar pengesahan untuk UKM Bukit Jimbaran, ………… Mengetahui



Panitia Pelaksana



Presiden Mahasiswa,



Ketua,



……………………………………



……………………………..



NIM



NIM



Menyetujui,



Politeknik Negeri Bali



UKM .................



Pembantu Direktur III,



Pembina,



……………………………………



………………………………



NIP



NIP



Politeknik Negeri Bali Pembantu Direktur II



.................................... NIP



Standar Operasional Prosedur | 70