SOP Stock Opname [PDF]

Citation preview

PT. AFLAH MEDIKA INDONESIA



Disusun oleh (nama, jabatan, tanda tangan) .......................... Tanggal ......................



Prosedur Operasional Baku STOCK OPNAME Departemen/Divisi Seksi/Sub / Bagian/Unit* Divisi/Sub ............................. Bagian/Sub Unit* ........................ Diperiksa oleh Disetujui oleh (nama, jabatan, (nama, jabatan, tanda tangan) tanda tangan) ............................. ..................... Tanggal Tanggal ...................... ......................



Halaman ... dari ... Nomor ..... Tanggal berlaku ..........................



Mengganti** No. Tanggal ............................



1. Tujuan 1.1 Memberikan panduan dalam proses pelaksanaan stock opname di gudang, sehingga diperoleh hasil yang tepat dan akurat sesuai antara fisik, dokumen dan data sistem. 1.2 Memberikan panduan agar pelaksanaan stock opname di gudang dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. 2. Ruang Lingkup Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan obat dan/atau bahan obat untuk dicocokkan dengan catatan dokumen yang ada di fasilitas distribusi. Dengan demikian hasil akhir stock opname adalah laporan perbedaan jumlah obat dan/atau bahan obat, dan penjelasannya. Prinsip kerja dalam stock opname adalah: a. Stop pergerakan barang. b. Pastikan semua dokumen terkait pergerakan barang selesai dicatat. c. Lakukan perhitungan fisik barang. d. Bandingkan antara jumlah fisik dengan jumlah di catatan dokumen. e. Telusuri perbedaan dan lakukan penghitungan fisik ulang, jika diperlukan. f. Mencatat perbedaan agar jumlah fisik barang = jumlah barang di catatan dokumen POB ini mencakup seluruh tahapan pelaksanaan stock opname yang meliputi penentuan jadwal, pembentukan tim, persiapan, pelaksanaan dan pengecekan hasil stock opname 3. Tanggung Jawab 3.1 Penanggung Jawab bertanggung jawab untuk memastikan proses stock opname berjalan dengan prosedur. 3.2 Kepala Logistik bertanggung jawab untuk pelaksanaan stock opname dan memastikan tidak ada kehilangan stock obat/bahan obat di gudang. 4. Prosedur 4.1 Stock Opname dilakukan satu bulan sekali pada akhir bulan. 4.2 Pembentukan tim stock opname Tim lapangan : Melakukan perhitungan fisik dan mencatat hasil perhitungan Tim Admin : Menerima dan melakukan pengecekan hasil perhitungan Melakukan input data 4.3 Persiapan Stock Opname  Pemberitahuan ke pelanggan bahwa pada tanggal yang ditentukan akan dilakukan stock opname, sehingga tidak ada pengiriman selama stock opname berlangsung.  Pemberitahuan ke pemasok untuk tidak mengirimkan barang selama stock opname.



PT. AFLAH MEDIKA INDONESIA



Disusun oleh (nama, jabatan, tanda tangan) .......................... Tanggal ......................



Prosedur Operasional Baku STOCK OPNAME Departemen/Divisi Seksi/Sub / Bagian/Unit* Divisi/Sub ............................. Bagian/Sub Unit* ........................ Diperiksa oleh Disetujui oleh (nama, jabatan, (nama, jabatan, tanda tangan) tanda tangan) ............................. ..................... Tanggal Tanggal ...................... ......................



Halaman ... dari ... Nomor ..... Tanggal berlaku ..........................



Mengganti** No. Tanggal ............................



 Bagian gudang memanfaatkan waktu selama inventory block dan sebelum stock opname untuk merapikan posisi barang. Barang yang sama harus ditempatkan di satu lokasi; agar proses penghitungan fisik lebih efisien 4.4 Pelaksanaan Stock Opname  Tim Lapangan melakukan penghitungan fisik.Hasil perhitungan (count tag) ditandangani minimal 2 orang anggota team (gudang dan nongudang). Data yang tercantum di count tag yaitu: - Nama obat - Jenis kemasan - Unit satuan - Nama principal - Baik/rusak/cacat/kadaluarsa. - No bets. - Tanggal kadaluarsa. - Jumlah - Tanda tangan personil gudang - Tanda tangan personil non gudang  Count tag yang sudah diisi diserahkan ke Team Admin.  Tim Admin mengecek kelengkapan pengisian count tag dan perhitungannya.  Tim Admin melakukan data entry; kemudian filing count tag-nya  Tim lapangan yang berbeda melakukan penghitungan fisik ulang terhadap barang yang selisih sambil membawa count tag  Hasil penghitungan ulang dimasukkan lagi ke sistem oleh Tim Admin.  Lakukan investigasi jika terjadi selisih jumlah fisik dengan catatan dokumen/sistem pada saat stock opname. 4.5 Pengecekan hasil stock opname  Apabila selisih stock opname sudah final dan disetujui oleh Pimpinan Fasilitas Distribusi, maka hasil tersebut diposting ke sistem agar jumlah barang di catatan sama dengan jumlah fisiknya  Buat Berita Acara sebagai bukti bahwa stock opname telah selesai dilaksanakan. Berita acara ini harus ditandatangani oleh Penanggung Jawab, Kepala Logistik dan/atau Kepala Administrasi & Keuangan



Prosedur Operasional Baku STOCK OPNAME Departemen/Divisi Seksi/Sub / Bagian/Unit* Divisi/Sub ............................. Bagian/Sub Unit* ........................ Diperiksa oleh Disetujui oleh (nama, jabatan, (nama, jabatan, tanda tangan) tanda tangan) ............................. ..................... Tanggal Tanggal ...................... ......................



PT. AFLAH MEDIKA INDONESIA



Disusun oleh (nama, jabatan, tanda tangan) .......................... Tanggal ......................



Halaman ... dari ... Nomor ..... Tanggal berlaku ..........................



Mengganti** No. Tanggal ............................



5. Dokumentasi 6. Riwayat Versi 1



Nomor



Tanggal 21-02-2023



7. Distribusi Asli : Penanggung Jawab Kopi No.1: Pimpinan Fasilitas Distribusi No.2: Kepala Bagian Logistik/Gudang No.3: Kepala Bagian terkait



Alasan Perubahan Baru