SOP Surat Dinas [PDF]

Citation preview

Nomor SOP Tanggal pembuatan Tanggal Revisi Disahkan oleh:



KEMENTERIAN AGAMA



02 Januari 2015 04 Januari 2018 Kepala Kantor,



KANTOR KABUPATEN SUKABUMI SEKSI BIMAS ISLAM



Drs. H. Hilmy Riva’i, M.Pd NIP 196801111990031002



STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMBUATAN SURAT DINAS Dasar Hukum:



Kualifikasi Pelaksanaan:



1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama; 3. KMA Nomor 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Arsip di lingkungan Kemenerian Agama; 4. Keputusan Menteri Agama Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama.



1. SLTA / S.1 / S.2 2. Memahami peraturan tata cara pengadministrasian Persuratan Dinas 3. Berpengalaman sebagai tenaga pengadministrasi umum 4. Mengikuti Diklat Administrasi Perkantoran 5. Mampu mengoperasikan komputer 6. Berdedikasi dalam tugas



Keterkaitan:



Peralatan / Perlengkapan:



1. Sub Bagian Tata Usaha 2. Kepala Kantor



1. 2. 3. 4. 5.



Catatan:



Dokumen:



Peraturan Perundangan tentang persuratan Disposisi atasan ATK Laptop Printer



1. Disposisi atasan (lisan maupun tulisan) 2. Agenda Surat Keluar 3. Surat-surat dinas PELAKSANA NO



KEGIATAN



1



2



MUTU BAKU



KET.



Pengadminis trasi



Kepala Seksi



Sub Bag Tata Usaha



Kepala Kantor



Persyaratan



Output



Waktu



3



4



5



6



8



9



10



1. Menerima disposisi dan arahan atasan (lisan maupun tertulis) 2. Mempelajari dokumen pendukung dasar penerbitan surat 3. Menyusun konsep surat



Lembar disposisi atau Diterimanya perintah lisan perintah atasan



4. Menyerahkan konsep surat untuk disetujui atasan 5. Pengetikan Surat



Naskah surat yang telah dicetak



6. Melakukan penelaahan ulang dan memberikan tanda persetujuan pada surat



Surat beserta lampirannya



5 menit



Surat masuk, Dasar-dasar 15 menit Peraturan perundang- penerbitan surat undangan Laptop, printer, dan Konsep surat 15 menit kertas



Laptop, printer, dan kertas



1



Konsep Surat 5 menit diterima dan disetujui Berkas Surat 10 menit beserta lampirannya Surat yang telah 2 menit diparaf



11



PELAKSANA NO



KEGIATAN



1



2



MUTU BAKU



Pengadminis trasi



Kepala Seksi



Sub Bag Tata Usaha



Kepala Kantor



3



4



5



6



7. Menyampaikan surat ke bagian Tata Usaha untuk diparaf 8. Melakukan penelaahan dan memberikan tanda persetujuan pada surat 9. Menandatangankan surat kepada Kepala Kantor



Persyaratan 8



Surat yang telah diparaf oleh Kasi Bimas Islam Surat yang telah diparaf oleh Kasi Bimas Islam Surat yang telah diparaf oleh Kasi Bimas Islam dan Kepala Subbag TU Surat yang telah ditandatangani Kepala Kantor, Buku Agenda Surat Surat yang telah diberi nomor, buku Agenda Surat Keluar, ballpoin Surat beserta lampirannya, cap dinas, map arsip



10. Mengagenda surat



11. Mencatat surat dalam buku Agenda Surat Keluar Bimas Islam 12. Menggandakan, memberi stempel, mendistribusikan dan mengarsip surat



2



KET.



Output



Waktu



9



10



Surat diterima 5 menit oleh Sub Bagian Tata Usaha Surat diparaf 15 menit oleh Kepala Sub Bagian TU Surat ditanda5 menit tangani oleh Kepala Kantor Surat telah diagenda dan diberi nomor



5 menit



Surat teragenda 1 menit dalam buku surat keluar Surat yang telah 10 menit distempel terdistribusi dan terarsipkan



11