Sop Tour Leader [PDF]

Citation preview

PARA PEMBIMBING IBADAH UMROH (TOUR LEADER, PETUGAS, MUTHAWIF)



STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) TOUR LEADER & MUTHAWIF



01 A. Pada hari keberangkatan yang ditentukan, jamaah umrah melakukan hal-hal sebagai berikut: 1. Memakai seragam batik. 2. Berkumpul di kantor Palembang untuk persiapan menuju bandara Sultan Mahmud Badaruddin II Palembang (penerbangan domestik) sebelum berangkat menuju bandara SOETA (penerbangan internasional). 3. Berkumpul di terminal bandara SOETA disambut oleh tim bandara, menuju ruang lounge. 4. Beristirahat, breafing dan review untuk manasik 5. Menuju terminal keberangkatan untuk pengecekan imigrasi. 6. Menuju ke ruang tunggu penerbangan jeddah / madinah.



02 B. Tatalaksana yang harus diperhatikan para Tour Leader (TL) antara lain; 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Mendapatkan Surat Tugas dari Manajemen sebagai Tour Leader dan Petugas. Menjaga nama baik Panatagama berupa Brand & Image seperti menjaga penampilan, rapi, sopan, santun dan sapa (3S) ke setiap jamaah dalam kondisi apapun. Menjaga, mengawasi serta memberikan rasa nyaman pada jamaah selama ibadah umroh. Berusaha mengenal dan hafal nama jamaah dan meminta nomor kontak hp setiap jamaahnya. Siaga dengan nomor hp on 24 jam. Memberi pengumuman pada grup masing masing setiap kegiatan program itinerary dan mengecek jumlah jamaah sebelum kegiatan.



03 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.



Membagi nomor dan kunci kamar hotel sesuai ketentuan tour leader. Mengecek kenyamanan kamar jamaah serta mengontrol kondisi jamaah sebelum istirahat. Mengupayakan tour leader satu kamar dengan muthowif tanah suci dan pembimbing tanah air untuk memudahkan koordinasi lapangan. Mendokumentasikan serta melaporkan setiap kegiatan melalui group WA management. Menjaga kesehatan, sabar dan menjaga stabilitas emosi atau nafsu serta mengontrol diri. Tanggap dan cekatan menangani permasalahan kritikan maupun usulan dengan bijak. Berupaya mentaati dan melaksanakan Itinerary program umrah.



04



14. Berkoordinasi dengan kyai atau ustad dan muthowif dalam setiap melaksanakan kegiatan. 15. Mengutamakan jamaah daripada kepentingan pribadi, dan siap membantu jika dibutuhkan. 16. Mewakili management mengucapkan terima kasih serta permohonan maaf kepada jamaah dalam setiap kesempatan terhadap pelayanan yang kurang baik.



05



ROUTE PERJALANAN KANTOR PALEMBANG



BANDARA SMB II



BANDARA SOETA



LOUNGE BANDARA SOETA



TERMINAL KEBERANGKATAN



1



2



3



4



5



MIQOT BIR ALI



W ISATA ZIARAH & WADA



10



9



MASJID NABAWI



HOTEL MADINAH



BANDARA JEDDAH KING ABD AZIS



7



6



8



HOTEL MAKKAH



IBADAH UMRAH



WISATA ZIARAH



MIQOT HUDAIBIAH & UMRAH



11



12



13



14



TAWAF WADA 15



KANTOR PALEMBANG



BANDARA SMB



BANDARA SOETA



BANDARA JEDDAH KING ABD AZIS



WISATA JEDDAH



20



19



18



17



16



BISA DITAMBAHKAN/DISESUAIKAN DENGAN KEBIJAKAN ROUTE MASING-MASING



06



07 01. KANTOR PALEMBANG & BANDARA SMB 1. Pengecekan barang jamaah dan kondisi kesehatan jamaah. 2. Absensi jamaah, membagikan ID Card dan buku ukhuwah sebelum menuju bandara Sultan Mahmud Badaruddin II untuk keberangkatan domestik (bandar SOETA). 3. Upacara pelepasan jamaah umrah oleh Management dan para sepuh. 4. Tiba di bandara SMB, mengingatkan jamaah untuk sholat jama’ apabila masuk waktu sholat di rest area. 5. Mengingatkan jamaah untuk tidak membawa minuman dan gunting rambut saat di terminal Keberangkatan.



08 02. BANDARA SOETA 1. 2. 3. 4.



Tour leader dibantu tim bandara mengarahkan jamaah ke ruang lounge. Koper besar diturunkan oleh tim bandara, selanjutnya dilabelisasi (stiker). Jamaah umrah hanya diperkenankan membawa tas passport atau tas bawaan. Tour leader akan mendapatkan konfirmasi dari tim bandara, jumlah koper yang akan diboardingkan ke pesawat yang dituju. 5. Tour leader akan mendapatkan seluruh passport dan boarding pass dari tim bandara 1 jam sebelum menuju keberangkatan. 6. Tour leader akan menandatangani berkas serah terima bagasi atas koper yang telah diboardingkan beserta stiker koper jamaah sesaat memasuki pintu terakhir pemeriksaan imigrasi.



09 03. LOUNGE BANDARA SOETA 1. Mempersilahkan jamaah untuk makan dan istirahat di ruang lounge. 2. Membagikan passport dan tiket pesawat (penjelasan keutamaanya). 3. Review manasik dan review teknis keberangkatan, maksimal 2 jam waktu yang dibutuhkan. 4. Mempersilahkan dan mengingatkan kembali jamaah untuk berwudhu dan ke toilet sebelum penerbangan. 5. Mengingatkan jamaah untuk mengisi kolom2 di buku ukhuwah mengenai kesan dan pesan perjalanan umrah bersama.



10 04. TERMINAL KEBERANGKATAN 1. Tour leader berada di depan saat berhadapan dengan pihak imigrasi dan ustadz dibelakang jamaah untuk mengontrol dan mengawasi. 2. Mengingatkan jamaah untuk waktu sholat jama’ bila masuk waktu sholat. 3. Mengingatkan untuk menjaga boarding pass untuk diselipkan di kantong passport dan passport ditaruh dalam tas passport. 4. Memasuki pesawat tour leader membantu mengatur tempat duduk sesuai dengan nomor tempat duduk masing masing. 5. Mengecek kesehatan jamaah dan mengingatkan waktu sholat sesuai dengan waktu sholat.



11 05. BANDARA JEDDAH KING ABDUL AZIZ 1. Tiba di bandara Jeddah, tour leader menginformasikan kedatangan di bandara kepada muthawif atau petugas tim Jeddah. 2. Mengumpulkan jamaah diruangan yang dekat toilet bandara sekaligus mempersiapkan diri untuk berhadapan dengan pihak imigrasi. 3. Tour leader berada di depan saat berhadapan dengan pihak imigrasi dan ustadz dibelakang jamaah mengontrol dan mengawasi. 4. Tour leader mengecek dan mengumpulkan koper jamaah di konveyor dan nego troli dengan porter serta berkoordinasi dengan ustadz menuju bus. 5. Tour leader menginformasikan kepada petugas tim Jeddah, untuk menyambut dan mengarahkan jamaah ke bus. 6. Tour leader mengkondisikan pembayaran porter dan admin lainnya kepada petugas . 7. Tour leader memperkenalkan muthawif kepada jamaah di dalam Bus.



12 06. HOTEL MADINAH 1. Di dalam bus menuju hotel tour leader mengumpulkan passport jamaah dan ustadz mempimpin doa perjalanan. 2. Jamaah tiba di hotel dan menuju ruang makan untuk sarapan pagi. 3. Membagikan kunci kamar dan mencatat nomor kamar para jamaah sesuai sesuai ketentuan tour leader dan muthawif Tanah Suci. 4. Tour leader dan muthawif Tanah Suci diupayakan satu kamar. 5. Memerintahkan porter, mendroping koper dalam satu lantai sesuai dengan arahan tour leader dan muthawif Tanah Suci. 6. Mengambil koper di lantai yang telah ditentukan oleh muthawif Tanah Suci. 7. Mengecek kondisi perlengkapan kamar jamaah. 8. Tour leader mengumumkan kegiatan berikutnya sesuai program yang telah ditentukan dan mengecek kesehatan para jamaah.



13 07. MASJID NABAWI 1. Tour leader dan Muthawif mengajak jamaah umrah pria untuk melakukan ziarah ke makam nabi dan dilanjutkan ke ibadah di Raudoh. 2. Tour leader mengajak jamaah umrah untuk melakukan ibadah lima waktu bersama kelompok grup terkecil (minimal 3 orang). 3. Tour leader dan Muthawifah mengajak jamaah umrah wanita untuk melakukan ziarah ke makam nabi dan dilanjutkan ibadah di Raudoh di malam hari. 4. Tour leader senantiasa mengingatkan jamaah umrah tetap menggunakan ID Card kemanapun beraktivitas terutama ibadah ke masjid nabawi.



14 08-a. WISATA ZIARAH 1. Tour leader memastikan dengan muthawif Tanah Suci untuk kegiatan wisata ziarah sekitar masjid Madinah. 2. Mengumumkan kepada jamaah tepat waktu mengikuti kegiatan wisata ziarah sekitar masjid Madinah. 3. Mengabsensi setiap kegiatan wisata ziarah dan mengingatkan jamaah menjaga lisan dan prilaku. 4. Mengingatkan untuk selalu menggunakan syal atau selayer setiap wisata. 5. Mempersilahkan kepada jamaah tetap tinggal di kamar atau mengikuti wisata ziarah disekitar masjid Madinah di waktu pagi bada sarapan ke maqam baqi, masjid kecil dan tempat bersejarah disekitar masjid Madinah dan sore hari ke museum Asmaul husna, menikmati pemandangan terbukanya payung besar di seputar masjid Madinah.



15 08-b. WISATA ZIARAH MADINAH 1. Tour leader memastikan muthawif Tanah Suci untuk kegiatan wisata ziarah sekitar kota Madinah. 2. Mengumumkan kepada jamaah untuk tepat waktu mengikuti kegiatan wisata ziarah di kota madinah. 3. Mengabsensi setiap kegiatan wisata ziarah dan mengingatkan kepada jamaah untuk menjaga lisan dan niat. 4. Mengingatkan untuk menggunakan syal atau selayer setiap kegiatan wisata. 5. Mempersilahkan jamaah untuk tetap tinggal di kamar bagi yang sakit dan lainnya mengikuti kunjungan wisata ziarah kota Madinah bada sarapan untuk mengunjungi Jabal Uhud, masjid Quba, masjid Qiblatain, Percetakan Al Qur’an dan diakhiri ke Kebun Kurma.



16



6. Tour leader memberitahu ziarah wada nabi Muhammad setelah sholat subuh. 7. Tour leader dan muthawif Tanah Suci mengambil passport jamaah sebelum meninggalkan hotel menuju masjid Bir Ali. 8. Tour leader mengingatkan jamaah untuk tidak mengunjungi lagi masjid Nabawi setelah wada dan berkonsentrasi untuk menuju ke Makkah. 9. Tour leader mengumumkan kepada jamaah untuk sarapan dan bersiap diri melakukan ibadah umrah pertama dengan miqot di masjid Bir Ali. 10. Tour leader dan petugas mengingatkan jamaah umrah untuk meluruskan niat dan menjaga diri dari larangan selama menunaikan ibadah umrah. 11. Tour leader dan petugas mengingatkan jamaah untuk mengingatkan sesama jamaah terhadap larangan umrah dan kewajiban membayar Dam Umrah.



17 08. MIQOT BIR ALI 1. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci membagi tugas kepada kepala regu untuk membimbing ke tempat wudhu dan sholat sunah tahiyyatul masjid dan sholat sunah umrah dua rakaat. 2. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci menginformasikan titik temu untuk berkumpul setelah sholat sunah. 3. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci mengarahkan jamaah untuk membentuk formasi barisan umrah sebelum masuk bus. 4. Kepala regu mengabsensi jamaah umrah setibanya di bus. 5. Tour Leader serta muthawif Tanah Suci membimbing untuk membacakan niat ihram atau umrah diatas bus. 6. Tour Leader serta muthawif Tanah Suci membimbing jamaah untuk melafadzkan talbiah umrah dan ketika memasuki gerbang tanah haram.



18 09. HOTEL MEKKAH 1. Tour leader dan muthawif Tanah Suci memberi passport ke muassa di hotel. 2. Tour leader dan muthawif Tanah Suci mempersilahkan jamaah makan siang. 3. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci mengingatkan jamaah umrah untuk mentaati aturan umrah (tidak ganti pakaian). 4. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci menugaskan kepada kepala regu untuk berkumpul di lobby hotel satu jam setengah setelah makan siang dan mengabsensi seluruh jamaah umrah. 5. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci membagi tugas kepada kepala regu untuk bersama sama menuju masjidil haram dengan melantunkan talbiah sepanjang perjalanan ke masjidil Haram. 6. Tour leader senantiasa mengingatkan jamaah umrah tetap menggunakan ID Card kemanapun beraktivitas terutama ibadah ke Masjidil Haram.



19 10. IBADAH UMRAH 1. Setibanya di beranda masjid muthawif Tanah Suci memberikan instruksi titik temu atau titik arah jika tersesat di wilah masjidil Haram untuk kembali ke hotel. 2. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci memasuki masjid dan mengambil lokasi strategis untuk kumpul sholat tahiyyatul masjid dan sholat zuhur berjamaah ( jika telah sampai waktu ). 3. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci menyusun formasi barisan umrah untuk melakukan ibadah umrah. 4. Formasi barisan yang dibentuk dipertahankan, tetap berdekatan dan saling melindungi anggota jamaah dari himpitan jamaah lainnya. 5. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci memimpin pelaksanaan ibadah umrah dan berjaga atas keselamatan, keutuhan formasi barisan umrah.



20



6. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci melakukan potong rambut tahalul sebagai tahap akhir ibadah umrah. 7. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci menginformasikan situasi setelah umrah untuk sholat ashar di masjid ataupun pulang ke hotel. 8. Tour leader mengantarkan jamaah umrah ke toilet untuk wudhu bila batal wudhu, sementara yang lainnya melanjutkan thawaf.



21 12. WISATA ZIARAH 1. Tour leader memastikan dengan muthawif Tanah Suci untuk kegiatan wisata ziarah sekitar kota Makkah. 2. Mengumumkan kepada jamaah untuk tepat waktu mengikuti kegiatan wisata ziarah sekitar kota Makkah setelah sarapan pagi. 3. Mengabsensi setiap kegiatan wisata ziarah dan mengingatkan kepada jamaah untuk menjaga lisan. 4. Mengingatkan untuk senantiasa menggunakan syal atau selayer pada setiap kegiatan selama di tanah suci. 5. Mempersilahkan kepada jamaah untuk tetap tinggal di kamar bagi yang sakit atau untuk mengikuti kunjungan wisata ziarah di sekitar sekitar kota Makkah bada sarapan menuju Jabal Tsur, Jabal Rahmah (Padang Arofah), Mudzdalifah, Mina (jamarot) menuju museum kabah dan diakhiri dengan miqot di Hudaibiah



22 13. MIQOT UDAIBIAH 1. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci membagi tugas kepada kepala regu untuk membimbing ke tempat wudhu dan sholat sunah tahiyyatul masjid dan sholat sunah umrah dua rakaat. 2. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci menginformasikan titik temu untuk berkumpul setelah sholat sunah. 3. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci mengarahkan jamaah untuk masuk bus. 4. Kepala regu mengabsensi jamaah umrah setiba di bus, agar tidak tertinggal di masjid. 5. Tour Leader serta muthawif Tn.Suci membimbing untuk membacakan niat ihram atau umrah diatas bus. 6. Tour Leader serta muthawif Tanah Suci membimbing jamaah untuk melafadzkan talbiah umrah dan ketika memasuki gerbang tanah haram.



23 14. UMRAH 1. Setibanya di beranda masjid muthawif Tanah Suci memberikan instruksi titik temu atau titik arah jika tersesat di masjidil haram untuk kembali ke hotel. 2. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci memasuki masjid dan mengambil lokasi strategis untuk kumpul sholat tahiyyatul masjid dan sholat zuhur berjamaah ( jika telah sampai waktu ). 3. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci menyusun formasi barisan umrah untuk melakukan ibadah umrah. 4. Formasi barisan yang dibentuk dipertahankan, tetap berdekatan dan saling melindungi anggota jamaah dari himpitan jamaah umrah lainnya. 5. Tour leader dan petugas serta muthawif Tn.Suci memimpin pelaksanaan ibadah umrah dan berjaga terhadap keselamatan, keutuhan formasi barisan umrah.



24



6. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci melakukan potong rambut tahalul sebagai tahap akhir ibadah umrah. 7. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci menginformasikan situasi setelah umrah untuk sholat ashar di masjid ataupun pulang ke hotel. 8. Tour leader mengantarkan jamaah umrah ke toilet untuk wudhu bila batal wudhu, sementara yang lainnya melanjutkan thawaf.



25 15. TAWAF WADA 1. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci membagi tugas kepada kepala regu untuk menginformasikan pengepakan koper dan lainnya di malam hari. 2. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci untuk menghubungi muasasa untuk mengambil passport satu hari sebelum kepulangan (malam hari). 3. Tour leader meminta muthawif Tanah Suci untuk reconfirm tiket penerbangan pulang dan bus. 4. Tour leader dan muthawif Tanah Suci menginformasikan jamaah untuk wada dan chek out hotel pada waktu makan malam. 5. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci menginformasikan alat gunting dan sejenisnya dimasukan dalam koper besar serta mengontrol tas koper yang sudah berada di depan pintu kamar hotel.



26



6. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci membagi tugas kepada kepala regu untuk menghitung tas tambahan jamaah dengan tanda stiker dari perusahaan. 7. Tour leader meminta muthawif Tanah Suci untuk memerintah porter menurunkan koper di lobby hotel. 8. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci membagi tugaskepada kepala regu untuk melakukan sholat subuh berjamaah dan tawaf wada. 9. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci membagi tugas kepada kepala regu untuk sarapan dan mengumumkan agenda ke pulangan sekaligus mengecek koper yang ada di lobby sebelum berangakat ke Jeddah – dan airport.



27 16. WISATA JEDDAH 1. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci mengajak jamaah mengunjungi korneis (pusat perbelanjaan Jeddah). 2. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci berdoa mengajak jamaah membaca al fatihah di sekitar makam Siti Hawa. 3. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci mengunjungi masjid terapung untuk sholat dzuhur sekaligus makan siang (jika ada waktu). 4. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci mengingatkan kembali jamaah untuk tidak membawa minum dan gunting serta alat tajam lainnya menuju bandara. 5. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci mengingatkan jamaah untuk mengumpulkan lembar kesan dan pesan dari jamaah.



28 17. BANDARA JEDDAH KING ABDUL AZIZ 1. Memasuki bandara Tour leader meminta supir untuk negosiasi ongkos angkut koper dengan porter bandara Jeddah dari uang LA. 2. Tour Leader membeli air zam zam di counter zam zam bandara sejumlah jamaah serta muthawif Tanah Suci mengajak jamaah mengunjungi korneis (pusat perbelanjaan Jeddah) sekaligus memberi stiker zam zam. 3. Tour leader dan petugas serta muthawif Tanah Suci memberikan passport kepada jamaah untuk menuju boarding bandara dan selanjutnya menuju imigrasi kemudian ke ruangan tunggu penerbangan. 4. Tour leader dan petugas mengecek kembali boarding bagasi dan zam zam dengan stiker tanda terima bagasi. 5. Tour leader dan petugas mengajak jamaah umrah untuk menunggu di ruang penerbangan dan mengingatkan jamaah untuk mempersiapkan passport dan boarding pass sebelum naik pesawat.



29



6. Tour leader berada di depan saat berhadapan dengan pihak Imigrasi dan Ustadz dibelakang jamaah mengontrol dan mengawasi. 7. Tour leader mengingatkan jamaah untuk waktu sholat jama’ bila masuk waktu sholat. 8. Tour leader mengingatkan untuk menjaga boarding pass untuk diselipkan di kantong passport dan passport ditaruh dalam tas passport. 9. Memasuki pesawat Tour leader membantu mengatur tempat duduk sesuai dengan nomor tempat duduk masing masing. 10. Mengecek kesehatan jamaah dan mengingatkan waktu sholat sesuai dengan waktu sholat.



30 18. BANDARA SOETA 1. Tour leader dibantu tim bandara berkoordinasi disaat pesawat landing di bandara SOETA untuk mengatur bagasi bawaan koper dan air zam zam. 2. Tour leader mengingatkan jamaah untuk menunjukkan passport dan boarding pass saat menemui pihak imigrasi Cengkareng. 3. Mempersilahkan jamaah untuk istirahat di lokasi dekat toilet untuk memberi kesempatan jamaah istirahat sejenak. 4. Tour leader berkumpul untuk sujud syukur telah sampai di tanah air kembali dan memberikan pengumuman teknis untuk melanjutkan ke penerbangan domestik menuju bandara Sultan Mahmud Badaruddin II Palembang. 5. Tour leader berkoordinasi dengan tim bandara untuk memastikan barang bawaan jamaah semuanya sudah terbawa.



31 19. BANDARA SMB



1. Tim penjemputan di bandara SMB mempersiapkan diri untuk kedatangan jamaah. 2. Tim penjemputan mengatur pengambilan koper dan lainnya sementara jamaah umrah menemui keluarga. 3. Upacara syukuran singkat pelepasan dan pembubaran program umrah dinyatakan selesai.



32



SEMOGA YANG KITA LAKUKAN DALAM MEMBIMBING PARA TAMU ALLAH MENJADI AMAL IBADAH YANG DITERIMA OLEH ALLAH SWT, AAMIIN YAA ROBBAL ‘ALAMIN.