Standard Operating Procedure Purchasing [PDF]

Citation preview

STANDARD OPERATING PROCEDURE SOP KEUANGAN & ACCOUNTING 4. Prosedur Pembelian Barang 1. TUJUAN :  Memastikan bahwa semua barang yang diorder sesuai dengan kebutuhan.  Memastikan bahwa Purchase Order sudah mendapat persetujuan oleh departemen head dan pimpinan unit. 2. RUANG LINGKUP : Prosedur ini menggambarkan proses yang dimulai dari departemen yang meminta pembelian barang, purchasing yang memproses PR menjadi PO dan sampai kepada departemen yang meminta tersebut menerima barang dari supplier. 3. DEFINISI : PR : Purchase Requisition Suatu bukti permintaan barang yang dibutuhkan dengannberdasarkan pertimbangan dari harga dan kwalitas barang tersebut dari beberapa supplier ( minimal 3 supplier ) untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan dengan cara pembayaran secara kredit dan mendapatkan persetujuan dari Dept.Head dan Pimpinan Unit PO : Purchase Order Suatu bukti permintaan barang kepada supplier yang sudah dilakukan penawaran ( baik dalam bentuk barang, Harga dan pembayaran) dengan mendapat persetujuan dari Dept.Head dan Pimpinan Unit 4. REFERENSI : - Form PR - Form PO - Penawaran Harga dari Supplier - Invoice



5. PROSEDUR PEMBELIAN BARANG PELAKSANA NO. URAIAN PROSEDUR Departemen 5.1 Melakukan permintaan barangdengan PR Purchasing



5.2



Terima PR lalu mencari 3 Supplier sebagai pembanding



Supplier



5.3



Terima permintaan maka supplier membuat penawaran ke purchasing



Purchasing



5.4



Berdasarkan 3 penawaran maka purchasing melakukannegosiasi dengan supplier untuk mendapatkan the best price.



Supplier



5.5



Hasil negosiasi terjadi revisi dan penawaran dikirim kembali ke purchasing



Purchasing



5.6



Purchasing



5.7



Purchasing



5.8



Purchasing Departemen



5.9 5.0



Purchasing



5.1



GM/EAM



5.2



Purchasing



5.3



Departemen Purchasing supplier Supplier



5.4 5.5 5.6 5.7



Supplier



5.8



Melakukan perbandingan 3 harga supplier + supplier usulan requester dengan kwalitas dan spesifikasi sesuai permintaan Jika mendapatkan the best price maka goto 5.8 dan jika tidak Mendapatkan maka goto 5.9. Buat PO, minta tanda tangan.PO Asli buat peminta, PO Copy PO buat purchasing. Tidak terpilih maka disimpan saja datanya. MenandatanganiPO lalu mengembalikannyake purchasing. Terima PO yang sudah ditandatangani peminta dan serahkan Ke GM/EAM untuk menandatanganinya. Menandatangani PO lalu mengembalikannya ke purchasing. Terima PO yang sudah ditandatangani, PO asli untuk Peminta dan PO copy untuk purchasing. Terima PO asli dan difile. PO copy di fax ke Supplier. Atas dasar PO maka supplier menyiapkan barang. Baca SOP Penerimaan Barang. Barang dikirim oleh Supplier Proses Selesai.



6. FLOW CHART PURCHASING



DEPARTEMEN



Start



Menerima Permintaan Barang Daftar



Membuat Permintaan Barang Daftar



Melakukan Perbandingan Harga



Membuat Purchase Order



Menandatangani Purchase Order PO



PO



Terima PO yg sudah ditandatangani PO



Kirim PO ke Suplier PO



End



Mengembalikan Purchase Order PO