Struktur Organisasi Pada Hotel Dan Standard Operational Procedure (SAP 1) [PDF]

Citation preview

Struktur Organisasi Pada Hotel dan Standard Operational Procedure-nya (SOP) Struktur organisasi menunjukan suatu tindakan hirarkis, di mana dari struktur organisasi tersebut dapat diketahui bagian-bagian yang ada di hotel, hubungan antara bagian di hotel serta hubungan antara atasan dan bawahan. Dasar penyusunan organisasi antara hotel yang satu dengan hotel yang lain mempunyai kesamaan, karena setiap hotel mempunyai produk layanan jasa yang sama, yaitu : sewa kamar, makanan dan minuman, sport, kasino, dan produk lainnya. Akan tetapi bentuk dan luas organisasi hotel akan berbeda antara hotel yang satu dengan hotel lainnya, yang disebabkan adanya perbedaan dalam hal, antara lain : type dan jenis hotel, size hotel, fisik bangunan hotel, kemampuan tenaga kerja yang ada di dalamnya, dan sistem manajemen dan pengelolaan yang diberlakukan. Struktur organisasi dirancang sesuai dengan kebutuhan hotel, semakin besar dan lengkap fasilitasnya maka struktur organisasinya juga semakin kompleks. Berdasarkan struktur organisasi dapat ditentukan perkiraan jumlah karyawan yang dibutuhkan secara keseluruhan. Struktur organisasi pada hotel biasanya disusun berdasarkan fungsionalnya, seperti: marketing, accounting personel, dan produksi. Struktur organisasi. dari struktur organisasi, karyawan dan organisasi di dalamnya mendapatkan informasi, diantaranya : 1) Kedudukan dirinya dalam organisasi, dalam batas dan jalur wewenang serta tanggung jawabnya sehingga mengurangi kebingunan karyawan untuk mendiskusikan komplin sesuai rantai komando. 2) Mengetahui jenjang karir yang jelas melalui hirarki yang ada dalam jabatan-jabatan di struktur organisasi. 3) Memberi informasi tanggung jawab untuk jalur intruksi. 4) Menunjukkan jalur koordinasi dan kerjasam antar bagian melalui departemen dan seksiseksi yang ada dalam organisasi, juga fungsi serta tugas masing-masing departemen dan seksi-seksi yang ada sehingga meningkatkan efisiensi. Dari struktur organisasi dapat dipersiapkan analisis jabatan (Job Analysis) yang terdiri dari : 1) Uraian tugas (Job Description) 2) Standar manual pekerjaan (Standart Operational Procedure/SOP) 3) Spesifikasi jabatan (Job Specification)



Job Description menggambarkan kewajiban dari masing-masing posisi. Prosesur manual SOP (standart operational procedure) memberikan gambaran bagaiamana pekerjaan atau kewajiban akan dilaksanakan. Struktur jabatan yang ada di hotel, seperti : -



Manajer: General Manajer, Resident Manajer Head/ Manajer Departemen: Room, Food & Beverage, Accounting, Maintenance &



-



Engineering. Chef: Kitchen, Pastry Asisten manajer Supervisor Staf



Berikut departemen dalam hotel beserta fungsi utamanya: Room Departement -



Front office, berfungsi memberikan pelayanan pada bagian depan hotel Room division, berfungsi dalam administrasi yang berkaitan dengan kamar Housekeeping, berfungsi dalam penyiapan dan pembersihan kamar Reservation, berfungsi menerima reservasi dari tamu atau agen Roommaid/Roomboy, berfungsi menyiapkan dan membersihkan kamar (lebih ke teknis) Bellboy, berfungsi memberikan pelayanan mengantar dan membantu tamu membawa



-



barang Operator, berfungsi memberikan pelayanan melalui telepon



Food & Beverage Departement -



Cook, berfungsi menu sesuai order dan bertugas pada F & B produksi Steward, berfungsi membantu cook dan membersihkan peralatan di dapur Waiter?Waitress, berfungsi memberikan pelayanan pada tamu dan bertugas pada F&B servive.



Accounting Departement -



General Cashier, berfungsi mengadministrasikan penerimaan dan pengeluaran kas dan



-



bertugas pada backoffice. Income Auditor, berfungsi melaporkan pendapatan hotel dan bertanggung jawab atas



-



pengendaliannya. Credit, berfungsi melakukan analisa kredit dan kebuthan modal kerja hotel.



-



Staff (Account receivable, Account Payable), berfungsi membantu pengadministrasian



-



piutang dan utang. Bookkeeper, berfungsi membuat penyesuaian dan memposting data akuntansi serta



-



menyusun laporan keuangan. Marketing/sales, berfungsi dalam administrasi pemasaran hotel. Personnel, berfungsi dalam administrasi karyawan hotel.



Minor Departemen -



Operator, berfungsi memberikan pelayanan telepon Laundry, berfungsi memberikan pelayanan laundry atau jasa pembersihan pakaian dan



-



sejenisnya. Sport, berfungsi member pelayanan fasilitas olahraga Sauna dan lain-lain.



Fungsi lain: -



Purchasing, berfungsi melakukan pembelian barang keperluan hotel Security, berfungsi menjaga keamanan hotel Houseman, berfungsi melakukan pembersihan area di luar kamar.