Surat Menyurat [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam kehidupan sehari-hari kita selalu melihat seseorang mengirimkan surat kepada orang yang dikehendakinya. Surat merupakan sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis. Pada saat seseorang siswa mengirimkan surat kepada gurunya yang menyatakan bahwa dirinya tidak bisa menghadiri atau mengikuti pelajaran yang dilangsungkan pada hari itu berhubungan karena kesehatannya terganggu. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari siswa kepada gurunya. Surat juga berfungsi sebagai wakil penulis dalam hal ini, penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang akan dituju untuk menyampaikan informasi, melainkan diwakili oleh surat. B. Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud dengan surat ? 2. Sebutkan bagian-bagian surat ? 3. Sebutkan Bahasa surat ? 4. Sebutkan Jenis-jenis surat ? 5. Sebutkan bentuk-bentuk surat ? C. Tujuan 1. Untuk mengetahui pengertian surat 2. Untuk mengetahui bagian-bagian surat 3. Untuk mengetahui jenis-jenis surat 4. Untuk mengetahui bentuk-bentuk surat



BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Surat



1



Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga, Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat. Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana hakikat, jenis surat, serta bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas mengenai hakikat dan jenis – jenis dari format surat tersebut. Dalam makalah ini, terdapat contoh surat resmi yang dapat dijadikan sebuah acuan dalam pembuatan surat resmi dan juga terdapat tata cara pembuatan surat lamaran pekerjaan sehingga pada saat membuat surat lamaran tersebut tidak lagi mengalami kesulitan. B. Bagian Surat 1. Kepala/kop surat Kop surat terdiri dari:   



Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil Logo instansi/lembaga Kepala surat yang ditulis lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat



lengkap, (c) nomor telepon, (d) nomor kotak pos, dan (e) lambang atau logo. Kelima unsur tersebut terdapat pada kepala surat. 2



2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan Kata nomor, lampiran, dan perihal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan tanda titik dua (:) yang ditulis secara estetik sesuai dengan panjang ketiga kata tersebut. 3. 4. 5. 6.



Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat) Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat Hal, berupa garis besar isi surat Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada) Dalam menuliskan alamat surat, terdapat hal – hal yang perlu diperhatikan.



Seperti : a. Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan kebiasaan si pemilik nama menulis namanya. b. Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsurnya, tidak menggunakan huruf kapital secara keseluruhan. c. Penulisan alamat surat juga harus cermat, lengkap, dan informatif. d. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth.Dengan huruf awal huruf kapital disertai dengan tanda titik. Penggunaan kata kepadasebelum nama tidak diperlukan karena kepada merupakan kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Alamat pengirim juga tidak perlu memakai katadari yang menyatakan asal. e. Kata Saudara ditulis dengan disingkat, Sdr. Sedangkan kata Bapak dan Ibu ditulis lengkap, tanpa disingkat. f. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr. atauDrs. atau memiliki pangkat seperti kolonel atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu, Sdrtidak digunakan. g. Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan. h. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat. Alamat yang lebih sempit dengan alamat yang lebih luas tingkatannya diantarai dengan tanda koma. i. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai dengan nama jabatannya, atau nama jabatannya saja, dan bukan nama instansinya. 7. Isi surat Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.



3



Secara garis besar, isi surat dapat dikelompokkan menjadi bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup. Yang penulisannya perlu diperhatikan, terutama dalam penggunaan kata – kata didalamnya. Karena informasi akan lebih mudah untuk diterima, jika penggunaan kata – kata dalam isi surat tersebut mudah untuk dimengerti. 8. Nama organisasi atau lembaga Jabatan Penulisan pengirim surat perlu memperhatikan hal – hal berikut : a. Nama tidak perlu ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama tiap unsurnya. b. Nama tidak perlu diberi tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca. C. Bahasa Surat Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Dalam surat, pesan atau maksud penulis surat disampaikan dalam bahasa tulisan dan dikirimkan kepada penerima untuk mendapat tanggapan positif. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agardapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin disampaikan oleh penulis. Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah karangan. Oleh sebab itu, ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat sama dengan ketentuanketentuan dalam mengarang. Ketentuan-ketentuan itu meliputi penggunaan kalimat efektif, pemenggalan kata, pilihan kata, tanda baca, dan penggunaan ejaan yang tepat. Hal-hal yang berhubungan dengan tata cara penyusunan surat itu harus diperhatikan benar-benar karena surat akan dibaca berulang-ulang atau diingat selama masih tertulis. Dengan demikian, hindari kata-kata yang kurang tepat, terutama yang menyinggung perasaan orang lain. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat sebagai berikut. Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Dalam surat, pesan atau maksud penulis surat disampaikan dalam bahasa tulisan dan dikirimkan kepada penerima untuk mendapat tanggapan positif. Agar pesan atau



4



informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan



pesan



secara



tepat



sesuai



dengan



maksud



yang



ingin disampaikan oleh penulis. 1. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit. 2. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbungabunga atau berbasa-basi. 3. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah



dipahami



dan mampu



menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya. D. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas beberapa jenis, yakni sebagai berikut : a. Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga, perkenalan, atau persahabatan. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua, famili, kepada kenalan, dan sebagainya. b. Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. Contohnya surat lamaran kerja, surat permohonan izin membangun, surat izin masuk kantor, surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih. c. Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu. Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan. d. Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan. Menurut Soedjito dan Solchan, surat niaga atau dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. e. Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah. Menurut Sudarsa, surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan



5



dinas instansi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut. E. Bentuk Surat 1. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Surat yang berbentuk lurus penuh ini disusun dengan aturan, yaitu semua bagian yang terdapat dalam surat selain kop surat. Seluruhnya diketik mulai dari margin kiri. Keterangan : (1) Kop Surat, (2) Perihal dan Nomor Surat, (3) Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat, (4) Salam Pembuka, (5) Isi Surat, (6) Inti Surat, (7) Salam Penutup, dan (8) Tanda Tangan dan Nama Terang 2. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Surat yang berbentuk setengah lurus disusun dengan aturan, semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama, batas – batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di mulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi. Keterangan : (1) Kop Surat, (2) Perihal dan Nomor Surat, (3) Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat, (4) Salam Pembuka, (5) Isi Surat, (6) Inti Surat, (7) Salam Penutup, dan (8) Tanda Tangan dan Nama Terang



3. Bentuk Lurus (Block Style) Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kanan. Keterangan : (1) Kop Surat, (2) Perihal dan Nomor Surat, (3) Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat, (4) Salam Pembuka, (5) Isi Surat, (6) Inti Surat, (7) Salam Penutup, dan (8) Tanda Tangan dan Nama Terang 4. Bentuk Lekuk dan Gerigi (Indented Style) Bentuk Lekuk dan gerigi pada dasarnya tidak terlalu berbeda dengan bentuk setengah lurus. Yang membedakannya hanya pada pengetikan alamat dalam yang setiap barisnya lebih menjorok ke dalam. Keterangan: (1) Kop Surat,



6



(2) Perihal dan Nomor Surat, (3) Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat, (4) Salam Pembuka, (5) Isi Surat, (6) Inti Surat, (7) Salam Penutup, dan (8) Tanda Tangan dan Nama Terang 5. Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph) Bentuk Paragraf menggantung inipun tidak terlalu berbeda dengan bentuk setengah lurus. Karena yang membedakannya hanya dari sistem pengetikan isi surat. Sistem pengetikan tersebut yaitu pada setiap paragraf baris pertama dimulai dari margin kiri. Kemudian pada baris kedua dan selanjutnya, pengetikkan dilakukan menjorok ke dalam. Yang membuat paragraf kelihatan seperti menggantung. Keterangan : (1) Kop Surat, (2) Perihal dan Nomor Surat, (3) Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat, (4) Salam Pembuka, (5) Isi Surat, (6) Inti Surat, (7) Salam Penutup, dan (8) Tanda Tangan dan Nama Terang 6. Bentuk Resmi Indonesia Lama Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat. Keterangan : (1) Kop Surat, (2) Perihal dan Nomor Surat, (3) Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat, (4) Salam Pembuka, (5) Isi Surat, (6) Inti Surat, (7) Salam Penutup, dan (8) Tanda Tangan dan Nama Terang 7. Bentuk Resmi Indonesia Baru Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan. Keterangan : (1) Kop Surat, (2) Nomor Surat, (3) Tanggal Surat, (4) Lampiran Surat, (5) Perihal, (6) Alamat Dalam, (7) Salam Pembuka, (8) Alenia Pembuka, (9) Alenia Isi, (10) Alenia Penutup, (11) Salam Penutup, (12) Pengirim Surat, dan (13) Tembusan Contoh Surat : Nomor Lampiran Perihal Ditiro



: Istimewa : 1 (satu) berkas : Permohonan Kerja



Sigli, 22 Desember 2014 Kepada Yth, Direktur RSUD Tgk Chik Kabupaten Pidie diTempat



Dengan hormat,



7



Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Tempat/ tgl lahir Agama Pendidikan terakhir Alamat No. Telepon/HP



: : : : : :



…………….. …………….. …………….. …………….. …………….. ……………..



Dengan ini mengajukan permohonan kepada Bapak agar sudi kiranya menerima saya sebagai salah satu tenaga honorer di bawah pimpinan Bapak. Sebagai bahan pertimbangan Administrasi sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6.



bapak



bersama



ini saya



lampirkan



perlengkapan



Surat Permohonan Photo copy Ijazah Photo copy Transkip Nilai Photo copy KTP Daftar Riwayat Hidup Pasphoto Warna ukuran 3x4 dua lembar



Demikian permohonan ini saya buat dengan harapan semoga terkabul dan atas perhatian dan bantuan Bapak saya ucapkan terima kasih.



Hormat saya, Pemohon, (……………..)



BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. B. Saran 8



Saya sebagai penyusun merasa masih ada kekurangan dalam pembuatan makalah ini maka dari itu saya memohon kritik dan saran bagi pembaca.



9



DAFTAR PUSTAKA Soedjito dan Solchan TW. 1999. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Nurdin, Ade. 2005. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. Bandung: Pustaka Setia. http ://www.suratresmi.blogspot.com http ://www.bahasaindonesia.com



10