![T 1 Pemasaran Jasa Kearsipan [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/t-1-pemasaran-jasa-kearsipan.jpg)
15 0 139 KB
PEMASARAN JASA KEARSIPAN
TUGAS 1
Selamat datang di Ruang Tugas 1 Saudara mahasiswa, Anda diwajibkan untuk mengerjakan Tugas 1 ini dengan sebaik-baiknya. Buatlah makalah/paper yang berhubungan dengan Mata Kuliah Pemasaran Jasa Kearsipan dengan menggunakan topik yang dipilih dari modul 1-2 (pilih salah satu) 1. Manajemen Kearsipan Modern 2. Manajemen Kearsipan Modern Makalah ini berisi: Bab 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang 1.2 Rumusan Masalah 1.3 Maksud dan Tujuan Bab II Tinjauan Pustaka Bab III Pembahasan BAB IV Simpulan dan saran 4.1 Simpulan 4.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi saat ini sudah sangat pesat. Perkembangan sudah menyentuh pada semua
lini
dan
aspek kehidupan. Segala sesuatu sudah berubah menjadi era
digital
atau
perkembangan pengelolaan
komputerisasi.
teknologi
dokumen.
yang
Begitu
sudah
Pengelolaan
pula
dengan
merambah dan
pada
penyimpanan
dokumen yang dahulu menggunakan cara cara manual sekarang diganti dengan penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara komputerisasi. Cara pengarsipan yang manual
dengan
membutuhkan
banyak
tempat
diganti
dengan penyimpanan arsip secara elektronik berupa data komputer. Tetapi tidak semua dokumen bisa disimpan hanya dengan komputer atau soft copynya saja. Banyak dokumen dokumen penting yang harus dalam bentuk hard copy atau dengan harus berbentuk cetak. Hal ini mengakibatkan perlunya sebuah pengelolaan dokumen tersebut agar aman dan
dapat
Dokumen
dengan
dokumen
mudah yang
dicari
bersifat
ketika resmi
dibutuhkan. dan
penting
memerlukan pengelolaan dan perawatan yang efektif dan efisien. Penyimpanan di media elektronik bisa saja dapat dengan mudah dicuri oleh orang lain degan semakin majunya teknologi. Dokumen berupa arsip yang mempunyai kekuatan hukum dan penting seperti surat kepemilikan barang atau surat perjanjian dan juga surat resmi antar lembaga
tentu saja harus disimpan dalam bentuk asli. Berdasarkan
hal
tersebut
diperlukan
sebuah
manajemen yang baik untuk merawat dan mengelola dokumen
dokumen
mempelajari
atau
bagaimana
merawat arsip
arsip
tersebut.
mengelola,
Sebelum
menyimpan
dan
yang dimiliki diperlukan sebuah dasar
pengetahuan dan keahlian dalam memanage kearsipan. Untuk itu konsep dasar mengenai manajemen kearsipan perlu dipahami agar dasar dasar mengenai bagaimana dan apa
yang
dimaksud
dengan
kearsipan
berikut
cara
mengelola mulai dari arsip tersebut diperoleh, dirawat sampai dimusnahkan dapat dimengerti dan dilaksanakan dengan baik dan benar. 1.2 RUMUSAN MASALAH Berdasarkan
latar
belakang
di atas
maka
rumusan
masalah dalam penelitian ini adalah : “Bagaimana Sistem Pengelolaan kearsipan di kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung ?” 1.3 MAKSUD DAN TUJUAN Memperhatikan rumusan masalah yang ada di atas, maka tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Bagaimana Sistem Pengelolaan Kearsipan di Kantor Dinas dan Kearsipan Provinsi Lampung.
Perpustakaan
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Manajemen Istilah manajemen berasal dari kata kerja to manage yang berarti kontrol. Dalam bahasa Indonesia dapat diartikan menjadi
mengendalikan,
Manajemen
dapat
Manajemen
sebagai
menangani
dipandang ilmu
atau
sebagai
artinya
mengelola.
ilmu
dan
manajemen
seni.
memenuhi
kriteria ilmu dan metode keilmuan yang menekankan kepada konsep
konsep,
teori,
prinsip
dan
teknik
pengelolaan.
Manajemen sebagai seni artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu
merupakan
seni
menciptakan
Secara umum pengertian manajemen adalah
(kreatif). pengelolaan
suatu pekerjaan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan cara menggerakkan orang lain untuk bekerja. (Yayat M. Heruhito, 2001:1) Luther Gulick(1930) menyatakan
fungsi
manajemen
adalah
POSDCROB,
singkatan dari Planning, Organizing, Staffing, Directing,
Coordinating, Reporting, Budgeting. (Yayat M. Heruhito, 2001:19) Manajemen
adalah
pengorganisasian,
proses
kepemimpinan,
perencanaan,
dan
pengendalian
kegiatan organisasi dan proses sumber daya organisasi lainnya untuk
mencapai tujuan organisasi
yang telah
ditentukan. (Alam S. 2007:127) Dari
beberapa
pendapat
tentang
pengertian
manajemen dari para ahli dapat disimpulkan manajemen adalah mengelola dan mengorganisasi sumber daya yang ada agar menjadi lebih baik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan menggerakan orang lain. Mengelola atau mengatur ini bisa dilakukan dalam segala bidang
antara
lain
dalam
bidang
kearsipan
dokumen
dokumen baik itu dilembaga maupun bukan lembaga.
2.2 Pengertian Arsip Istilah arsip sering
disamakan
dengan
dokumen
atau surat. Pengertian sebenarnya antara arsip dan surat berbeda. Surat merupakan salah satu arsip. Dalam UU no 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 dinyatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan
daerah,
lembaga
pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam
pelaksanaan
kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena
mempunyai
suatu
kegunaan
agar
setiap
kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Istilah warkat diserap dari kosa kata bahasa Arab, warqat
yang
artinya
surat. Saat ini istilah warkat berkembang menjadi setiap lembaran
yang
berisi
keterangan,
mempunyai
kegunaan. Berdasar pengertian ini, warkat
dapat
arti
dan
disebut
arsip apabila memenuhi 3 syarat, yaitu: a) Warkat memiliki kegunaan b) Warkat disimpan secara teratur dan berencana, dan c)
Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika
diperlukan kembali. Menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 mengenai Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan , rumusan arsip adalah sebagai berikut: 1)
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga
Negara
dan
Badan-badan
Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; 2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
dalam
rangka
pelaksanaan
kehidupan kebangsaan. Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak apa pun dari arsip, adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil- hasil
rekaman,
film
dan
lain
sebagainya.
Sedangkan
yang
dimaksud berkelompok ialah bahwa naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Pada 28 Februari – 2 Maret 1957 diadakan Seminar Dokumentasi/Arsip Kementrian-kementrian di Jakarta. Dalam seminar ini dirumuskan pengertian arsip sebagaimana berikut ini: a) Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena
pekerjaan,
aksi,
transaksi
tindak
tanduk
dokumenter (dokumentaire handeling), yang disimpan sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya. b)
Arsip
adalah
pencatatan, pengolahan
suatu
badan,
penyimpanan tentang
di
mana
serta
segala
dalam maupun ke luar dengan
pengolahan-
surat,
pemerintahan maupun dalam soal satu
diadakan
baik
umum, sistem
dalam baik
ke
tertentu
yang dapat dipertanggungjawabkan. Dari
beberapa
pengertian
arsip
tersebut
dapat
disimpulkan bahwa arsip adalah informasi dari suatu aktifitas yang terekam dalam suatu media (kertas,video,kaset,media elektronik,dan lain sebagainya) yang memiliki dan
berlangsung
di
dalam
suatu
kepentingan
lembaga,instansi
atau
perseorangan, baik itu berbentuk tunggal atau jamak. Arsip tersebut harus dikelola dengan baik agar mudah mencari kembali jika diperlukan. Informasi yang terkandung dalam arsip harus dikelola dan dirawat secara teratur agar tetap mudah diakses dan didapatkan. Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat
dua jenis arsip yaitu arsip otentik dan arsip tidak otentik. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan
asli
dengan
tinta
(bukan
fotokopi
atau
film)
sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Sedang arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran (print-out) komputer,
dan
sebagainya.
media
(Pudji
Kynaston(2005),
komputer
Muljono,
seperti
2010:2)
menggolongkan
disket,
Deserno
dokumen
dan dan
arsip menjadi
dua berdasarkan penggunaannya, yaitu: a.
Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih bekerja, dokume pembelian bahan baku pada tahun
anggaran
yang
sedang
berjalan,
dan
korespodensi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar. b.
Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi akif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki niai kesinambungan
bagi
pelaksanaan
operasi
perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai jadwal retensi dokumen. (Badri M.Sukoco, 2007:84) Dari pendapat ahli diatas arsip atau dokumen dapat dibedakan menjadi arsip otentik dan tidak otentik, serta arsip dokumen akrtif dan inaktif. Penggolongan arsip tersebut berdasarkan isi, tujuan dan lama waktu arsip tersebut. Selain itu masih ada penggolangan arsip
berdasarkan tempat dan waktu penyimpanan serta benda arsip tersebut.
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Fungsi Arsip Menurut dibedakan
UU
atas
No.7
dua
tahun
yaitu
1971,
fungsi
arsip
arsip dinamis dan arsip
statis. 1.
Arsip dinamis, Dipergunakan
secara
langsung
dalam
perencanaan,
pelaksanaan, penyelengggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dapat dibagi menjadi beberapa kategori : a.
Arsip dinamis administratif : meliputi dokumentasi
prosedur, formulir ataupun borang dan korespondensi. Contoh : pendoman
staff, dll b. Arsip dinamis akuntasi : meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contoh tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah, dll. c.
Arsip dinamis proyek : meliputi korespondensi, nota,
dokumentasi pengembangan produk, dsb yang berkaitan dengan proyek tertentu. d. Berkas kasus : meliputi arsip dinamis pasien, nasabah, anggota dll, asuransi, kontrak dan lain-lain. Bentuk dari arsip dinamis adalah sebagai berikut: 1) Kertas, mikro film, ataupun elektronik 2) Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto 3) Data dari sistem bisnis, dukumen yang diolah melalui word processor, spreadsheet, berita elektronik, citra digital 4) Audio, video 5) Dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya) 6) Arsip dinamis tidak terstruktur (tulisan, surat), terstruktur (formulir) 2.
Arsip Statis Merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip
kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas
pada
mencerminkan
arsip
kertas
saja
perkembangan
karena
historis
arsip
sebuah
yang badan
korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip. Fungsi arsip statis adalah: a.
Sebagai memori perusahaan atau perorangan Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun
perorangan. Badan korporasi tidak dapat
mengandalkan pada ingatan karyawannya karena ingatan
manusia
digunakan
tidak
sama.
Arsip
statis
untuk merekam kegiatan badan dalam
proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan
dapat
menggugah
kembali
"ingatannya". Misalnya dapat mengetahui kapan Sk restruktur
organisasi
distribusi
produk
melakukan
perpustakaan tertentu,
sesuatu,
serta
dikeluarkan,
tindakan dapat
untuk
menyajikan
dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui arsip
statis,
orang
dapat
menggali
kembali peristiwa masa lampau. b. Untuk pembuktian Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili perkara pidana maupun
perdata,semua
pihak
memerlukan
arsip
dinamis untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan. Sebagai contoh dalam perkara gugatan
tanah,
bersengketa mungkin
masing-masing
berlomba-lomba
arsip
yang
pihak
mencari
tertua,
yang
arsip,
sehingga
bila dapat
membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari
arsip terutama arsip statis. c.
Sebagai sumber penelitian, khususnya
penelitian sejarah Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Halini terutama berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan
sumber informasi
kadang-kadang sumber
lisan
yang
terekam dan
tidak terekam, digunakan
misalnya
dalam sejarah
lisan. Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli. Tanpa
arsip
asli,
peneliti mengandalkan pada desas-desus, tradisi, ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat, yang
dapat
diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia bagi pemakai. d. Untuk keselamatan manusia Arsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani manusia pada kasus tertentu. e.
Untuk kepentingan masyarakat Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran dapat melacak simptom (gejala) dan pola penyakit dalam upaya mencari
penyembuhan
dan
pencegahan.
Peneliti cuaca menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca. f. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari awal sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip, anak dapat kembali ke masa
lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa lembaga
pendidikan
yang
menyimpan
arsip statis, orang tua dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka
sehingga
terpacu
Jadi,
untuk
mengikutinya.
berfungsi
sebagai
televisi,
film
inspirator.
menggunakan
si
anak
arsip
statis
Buku,
program
arsip
untuk
memperoleh cerita yang otentik. g.
Memelihara aktivitas hubungan masyarakat Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi
hubungan
masyarakat.
Bukti
arsip
statis
keberhasilan, kontinuitas operasional, dan usia perusahaan
membantu
kehubungan-
mengembangkan
masyarakatan.
Arsip
tugas
statis
juga
digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan Arsip
statis
digunakan
untuk
mendukung
kawan politik ataupun menjatuhkan lawan politik. h. Untuk menelusur silsilah Dengan
menelusur
silsilah,
seseorang
dapat
mengklaim dirinya keturunan bangsawan ataupun mengklaim
gelar.
Mempersiapkan
sejarah
peringatan lembaga atau perorangan Perusahaan maupun
lembaga
menyelenggarakan peristiwa.
Secara
menyediakan
dasar
pemerintah upacara singkat, untuk
seringkali
peringatan arsip memahami
suatu statis umat
manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsiparis
arsip
statis
memiliki
penting peranan
bagi
masyarakat,
penting
masyarakat. Dengan melestarikan dan
dalam
menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting Dari
bagi
uraian
keseluruhan
tersebut
arsip
diperoleh
dinamis
bahwa
arsip
dibedakan menurut fungsinya menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Kedua fungsi arsip ini memilki tujuan penggunaan yang berbeda. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara rutin dipergunakan sebagai bahan acuan. Sedangkap arsip
statis
adalah
arsip
yang
sudah
tidak
digunakan tetapi sebagai dokumen yang disimpan. Penggolongan arsip
juga berdasarkan
tempat waktu
dan sifat arsip tersebut, Penggolongan tersebut yaitu: 1.
Menurut Tempat Penyimpanannya a)
Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada
pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpananya. Arsip ini disebut juga arsip umum. b)
Arsip
unit
adalah
arsip
yang
disebarkan
penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus 2.
Menurut Bendanya a) Arsip primer yaitu arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya. b) Arsip sekunder yaitu arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm.
3.
Menurut Lamanya Penyimpanan a) Arsip abadi merupakan arsip yang kegunaannya berlangsung untuk waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lainlain. b)
Arsip
tidak
abadi
merupakan
arsip
yang
kegunaannya hanya untuk sementara waktu atau hanya pada saat itu saja. 3.2 Pengertian Manajemen Kearsipan Arsip
yang
dimiliki
sebuah
lembaga
maupun
perseorangan memerlukan sebuah penanganan agar tetap awet dan mudah digunakan. Diperlukan manajemen yang baik untuk mengelola arsip yang ada. Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah
pekerjaan
pencatatan, penyimpanan,
pengurusan
pengendalian pemeliharaan,
arsip dan
yangmeliputi pendistribusian,
pengawasan,
pemindahan,
dan pemusnahan. (Zulkifli Amsyah, 2005:4) Menurut sering atau
E.
disebut dalam
Management”.
Martono(1987),
Manajemen
kearsipan
juga menajemen warkat, tata kearsipan bahasa
Inggrisnya
Pengertian
disebut
Manajemen
“Record
kearsipan
pada
prinsipnya adalah pengelolaan arsip dari sejak pembuatan sampai tidak digunakan lagi. Drs. E. Martono mengatakan “Record
Management
secara
singkat
disebut
juga
manajemen warkat, tidak lain adalah seluruh mata rantai
aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat
tersebut
permanent
dimusnahkan
karena
atau
mempunyai
dilindungi
nilai
secara
guna
yang
permanent”. Sedangkan arsip
sebagai
Odger(2005) proses
mendefinisikan
pengawasan,
manajemen
penyimpanan,
dan
pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun
media
elektronik.
Adapun
Charman(1998)
mendefinisikan sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi
administrasi
perkantoran,
pengelolaan,
dan
pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan. (Badri M. Sukoco, 2007:82) Pudji
Muljono(2010:3),
dalam
artikel
online
menyatakan bahwa kegiatan manajemen kearsipan meliputi suatu siklus “kehidupan” arsip sejak lahir sampai “mati”. Khusus
untuk
mempunyai
arsip
yang
tidak
pernah
mati
karena
nilai sangat penting bagi perkantoran
akan
disimpan selama-lamanya di perkantoran yang bersangkutan sebagai arsip abadi. Sedangkan arsip dinamis
yang
sudah
tidak diperlukan di perkantoran tetapi mempunyai nilai nasional
yang
perlu
dilestarikan
selama-lamanya,
harus
dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan sebagai arsip statis. Dari beberapa pendapat ahli mengenai pengertian manajemen
kearsipan
tersebut
diperoleh
kesimpulan
manajemen kearsipan adalah aktifitas atau kegiatan yang berhubungan dengan mengelola dan mengorganisasi arsip, warkat, dokumen dan lain- lain. Manajemen kearsipan dilakukan mulai dari arsip tersebut ada sampai arsip tersebut dimusnahkan. Manajemen kearsipan diperlukan agar semua arsip yang dimilki dapat dikelola baik dan dapat
dengan
dengan
mudah
diakses
ketika
dibutuhkan.
Pengelolaan
kearsipan diperlukan keahlian, pengetahuan dan tanggung jawab untuk melakukan
pengelolaan
kearsipan
dengan
segala kemampuan yang dimiliki. Sehingga tujuan dapat tercapai secara efektif dan efisien melalui manajemen kearsipan yang baik. 3.3
Tujuan
Manajemen
Kearsipan Tujuan Kearsipan sesuai dengan Undang Undang no 17 tahun 1971 pasal 3 adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta
untuk
menyediakan
bahan
pertanggungjawaban
tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan pengelolaan arsip menekankan
pentingnya
penyediaan
dan
pengamanan
informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan operasional
instansi
sekaligus
yang
dikeluarkan.
me-minimalisasi Bank
Dunia
biaya (2005)
menjelaskan bahwa tujuan pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah: 1) Untuk menjaga dokumen maupun arsip
agar
dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaan. 2)
Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip,
tersedia
dalam
format
yang
tepat,
digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat. (Badri M. Sukoco, 2007:82)
Dalam
Undang-Undang
Nomor
43
Tahun
2009
kegiatan
yang
Tentang Kearsipan Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: a)
menjamin dilakukan
terciptanya oleh
arsip
lembaga
dari
negara,
pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi
perseorangan,
kemasyarakatan,
serta
ANRI
sebagai
dan
penyelenggara
kearsipan nasional, b) menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. c)
menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan. d) menjamin pelindungan kepentingan negara dan hakhak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu Tujuan
akhir
dari
manajemen
menyederhanakan
jenis
mendayagunakan
pemakaiannya
profesionalisme
bisnis
dan
dengan
kearsipan
volume bagi
pengeluaran
arsip
adalah serta
peningkatan biaya
yang
serendah rendahnya. Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan dari Manajemen Kearsipan adalah mengelola pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi
penyimpanan,
pencatatan,
pengendalian,
pendistribusian, dan lain-lain. Sehingga mampu menyediakan
arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 KESIMPULAN Pekerjaan
atau
kegiatan
yang
berkaitan
dengan
pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan, aktifitas atau kegiatan yang berhubungan dengan mengelola dan
mengorganisasi
arsip
atau pengurusan arsip, warkat, dokumen dan lain-lain yang meliputi
pencatatan,
pengendalian
dan
pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas
yakni
azas
sentralisasi,
azas
desentralisasi
dan
azas
kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. 4.2 SARAN Manajemen kearsipan bisa bertujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
serta
untuk
menyediakan
bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan
pengelolaan
arsip
penyediaan dan pengamanan
menekankan informasi
pentingnya yang
cepat,
akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus
me-minimalisasi
dikeluarkan.
biaya
operasional
yang
DAFTAR PUSTAKA Anonim. 2010. Pengertian Arsip. Artikel online http://www.duniaarsip.com/pengertian- arsip diunduh tanggal 16 februari 2012 Anonim. Artikel
2009.
Manajemen
Arsip
Dinamis.
online
http://forumkuliah.wordpress.com/2009/04/17/manajeme n-arsip-dinamis/ diunduh tanggal 16 februari 2012 Anonim. 2011. Manajemen Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip. Artikel
online
http://www.duniaarsip.com/manajemen-
kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html
diakses
tanggal
17 februari 2012 \ Anonim. Artikel
2010.
Manajemen
kearsipan.
online
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20978/4/ Chapter%20II.pdf diunduh tanggal 18 Februari 2012 Alam S,. 2007. Ekonomi untuk SMA dan MA Kelas XII. Jakarta: Esis Basir, Barthos.2007.Manajemen Kearsipan.Jakarta: PT Bumi Aksara Badri M. Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga Pudji Muljono . 2010. Manajemen Arsip Dengan Sistem Modern . Artikel online http://repository.ipb.ac.id/bitstream/handle/123456789/33 842/KPMpjm-Artik8- Manajemen%20arsip.pdf diunduh tanggal 16 februari 2012
