Talent Pool [PDF]

Citation preview

KATA PENGANTAR



Buku panduan ini merupakan rumusan informasi-informasi terkait penyelenggaraan Penilaian Potensi dan Kompetensi Pejabat Pimpinan Tinggi dan Administrator dalam rangka penyusunan Talent Pool yang akan dilakukan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) pada tahun 2018. Kegiatan ini merupakan gelombang keempat dari keseluruhan rangkaian yang direncanakan untuk diselenggarakan dalam 5 gelombang (2015-2019). Penyusunan Talent Pool merupakan salah satu upaya BKN dalam



mendukung



penerapan



sistem



manajemen



kepegawaian yang berbasis merit. Untuk itu, salah satu langkah strategis BKN dalam pengisian jabatan pimpinan tinggi adalah penyediaan data-data atau profil pejabat yang sedang menduduki JPT dan Administrator (database Talent Pool JPT). Database Talent Pool JPT tersebut diharapkan meliputi aspek kualifikasi, aspek kompetensi, dan aspek kinerja. Kegiatan Penilaian Potensi dan Kompetensi Pejabat Pimpinan Tinggi dan Administrator ini juga memberikan tantangan sekaligus kebanggaan yang besar bagi BKN, khususnya Pusat Penilaian Kompetensi ASN karena: (1) Penilaian dilakukan



1



secara mandiri



dengan melibatkan komponen Kantor



Regional; dan (2) Penerapan Teknologi Informasi dalam kegiatan Penilaian Potensi dan Kompetensi. Dengan diselenggarakannya kegiatan ini, kami berharap bahwa hasilnya dapat menjadi kontribusi positif terhadap kemajuan manajemen kepegawaian ASN secara keseluruhan. Jakarta, Kepala Pusat Penilaian Kompetensi ASN



Dr. Purwanto, M.M.



2



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ..................................................................................................... 1 PENDAHULUAN ........................................................................................................... 5 TUJUAN DAN MANFAAT KEGIATAN ................................................................... 7 TALENT POOL JPT....................................................................................................... 9 ASPEK POTENSI ................................................................................................... 10 ASPEK KOMPETENSI ......................................................................................... 12 PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN ........................................................................... 17 PESERTA KEGIATAN .......................................................................................... 17 Ketentuan Peserta .......................................................................................... 17 Alokasi Peserta ................................................................................................ 18 Pengusulan Peserta ........................................................................................ 19 Undangan Peserta........................................................................................... 19 TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN KEGIATAN .............................. 21 INSTRUMEN PENILAIAN .................................................................................. 21 Instrumen Penilaian Potensi ...................................................................... 22 Instrumen Penilaian Kompetensi............................................................. 22 TIM PELAKSANA KEGIATAN .......................................................................... 22 SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG................................................. 27



3



PEDOMAN UNTUK PESERTA............................................................................... 29 PENDAFTARAN PESERTA................................................................................ 29 Mekanisme Pendaftaran .............................................................................. 29 Panduan Aplikasi Registrasi (talentpool.bkn.go.id) ......................... 31 Teknis Pelaksanaan Penilaian ................................................................... 43



4



PENDAHULUAN



Jabatan pimpinan tinggi (JPT) merupakan jabatan strategis dalam mendukung birokrasi yang



progresif, responsif, dan partisipatif



melalui tugas pelayanan publik, tugas pemerintahan, dan tugas pembangunan yang diembannya. Dalam melaksanakan tugas-tugas demikian, setiap



pejabat pimpinan tinggi harus menjamin



akuntabilitas jabatan, sesuai dengan jenjangnya masing-masing. Mengingat tugas strategis yang diemban oleh JPT dan akuntabilitas jabatannya, maka pengangkatan dan penempatan seorang Pejabat Pimpinan Tinggi patut mendapat perhatian khusus. Dalam Undangundang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, secara khusus diatur mengenai JPT dan pengisiannya pada instansi pusat dan daerah melalui sebuah mekanisme seleksi yang objektif berbasis sistem merit. Hal ini tentu bertujuan untuk menjaring pimpinan atau pejabat yang memiliki integritas, kompetensi, dan mampu mengelola segala perbedaan budaya, latar belakang suku dan agama, serta kepentingan seluruh elemen bangsa. Untuk menghadapi permasalahan di atas dan juga tantangan serta dinamika globalisasi, maka diperlukan pemimpin-pemimpin yang memiliki integritas dan kompetensi tinggi untuk menjalankan perannya.



Sejalan



dengan



harapan



masyarakat



terhadap



meningkatnya kualitas dan kinerja birokrasi, maka pemimpin dalam



5



jabatan publik diharapkan mampu memformulasikan kebijakan yang pro-masyarakat dan berorientasi pada kemanfaatan hasilnya. Selain itu, pemimpin birokrasi dalam hal ini adalah pejabat pimpinan tinggi, harus memiliki integritas dan mampu mengelola segala perbedaan budaya, latar belakang, suku dan agama, serta kepentingan seluruh elemen bangsa. Dengan demikian saatnya pemerintah memilih dan menempatkan seorang pejabat yang akan menduduki jabatan dalam birokrasi pemerintahan secara tepat sehingga mampu menghasilkan pejabat yang memiliki keunggulan moral, bersih, perduli dan profesional. Badan Kepegawaian Negara (BKN) sesuai amanat pasal 48 huruf b Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, diserahi tugas untuk membina dan menyelenggarakan penilaian kompetensi ASN. Salah satu langkah strategis yang dilakukan oleh BKN adalah menyediakan data-data atau profil pejabat yang akan menduduki atau sedang menduduki Jabatan Pimpinan Tinggi. Penyediaan data atau profil ini dilakukan melalui kegiatan penilaian potensi dan kompetensi Pejabat Pimpinan Tinggi dan Administrator untuk menyusun talent pool JPT Pratama. Hasil talent pool ini dapat dimanfaatkan untuk memetakan pejabat pada posisi atau jabatan yang sesuai dengan potensi dan kompetensinya atau sebagai bahan rekomendasi untuk mengikuti seleksi pada jabatan yang lebih tinggi.



6



TUJUAN DAN MANFAAT KEGIATAN



Tujuan pelaksanaan penilaian potensi dan kompetensi adalah untuk mendapatkan data dan profil Pejabat Pimpinan Tinggi dan Administrator yang diperlukan untuk menyusun talent pool secara Nasional guna menjadi dasar penilaian atau seleksi lebih lanjut, serta pengembangan kompetensi kepemimpinan kader yang potensial. Diharapkan pelaksanaan penilaian potensi dan kompetensi guna penyusunan Talent Pool JPT dan Administrator dapat memberikan manfaat: 1. Bagi peserta: Dapat merencanakan pengembangan dirinya sendiri atau merencanakan karirnya. 2. Bagi instansi partisipan: a. Memiliki database profil potensi dan kompetensi Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dan Administrator. b. Dasar



penerapan



manajemen



ASN



yang



transparan,



kompetitif, dan berbasis merit. c.



Dasar bagi pengembangan kompetensi kepemimpinan untuk perubahan birokrasi.



d. Dapat memperpendek tahapan seleksi terbuka karena instansi telah memiliki profil potensi dan kompetensi Pejabat Pimpinan Tinggi dan Administrator.



7



8



TALENT POOL JPT



Secara umum, pengertian talent pool adalah “… A community of qualified internal and external candidates who are actively interested in your organization, your industry and your success and are engaged over time to fill vacancies and refer people they know…” (Allegis). Pengertian ini dapat dimaknai bahwa talent pool adalah sekelompok kandidat baik yang berasal dari internal maupun eksternal organisasi, dan yang memiliki ketertarikan terhadap organisasi untuk mengisi jabatan atau lowongan pada organisasi tersebut. Kriteria talent yaitu kriteria calon pemimpin yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Talent adalah individu yang mampu membuat perbedaan bagi kinerja organisasi, baik melalui kontribusi langsung atau



kontribusi



dalam



jangka



panjang



melalui



kemampuan



menampilkan potensi yang istimewa. McKinsey menyatakan talent adalah penjumlahan dari : • Kemampuan pribadi • Bakat-bakat bawaan (intrinsic) • Keterampilan, pengetahuan dan pengalaman • Kecerdasan • Kemampuan



membuat



keputusan,



sikap,



karakter,



energi/daya dorong • Kemampuan untuk belajar dan berkembang



9



Dalam konteks penyusunan Talent Pool JPT, pengertian Talent Pool JPT adalah kelompok kandidat yang memenuhi persyaratan jabatan, yang memiliki minat mengisi posisi JPT, terlibat secara berkelanjutan untuk meniti karir sebagai ASN, dimana sukses penyelenggaraan fungsi Pemerintahan dan Negara bergantung dari ketersediaan kandidat kelompok JPT secara berkelanjutan (Allegis, terjemahan Y.R. Munthe, 2015). ASPEK POTENSI Penilaian atas aspek potensi dilakukan guna mengukur tingkat kesesuaian karakteristik pejabat pimpinan tinggi maupun kader ASN yang potensial dengan tuntutan fungsi JPT. Kesesuaian karakteristik dimaksud diperlukan untuk optimalisasi seorang



pejabat dalam



menjalankan peran jabatan yang lebih tinggi/lebih luas di masa depan. Empat dimensi yang harus dipertimbangkan untuk menentukan tingkat potensi seseorang, adalah : 1) Sikap Kerja, adalah dimensi yang memberikan gambaran mengenai



cara



kerja



seseorang



dalam



mengelola



pekerjaannya. High potential dalam dimensi ini adalah pegawai yang mampu untuk berkinerja secara konsisten melampaui harapan, bertahan untuk menampilkan kinerja tinggi



dalam



rentang



waktu



yang



panjang,



mampu



mengantisipasi kebutuhan/tuntutan organisasi dan pemangku 10



kepentingan,



serta



berorientasi



pada



hasil,



kreatif



menciptakan solusi. 2) Karakter (Character), adalah dimensi yang memberikan gambaran



mengenai



pola



perilaku



seseorang



dalam



menyikapi situasi. High potential dalam dimensi ini adalah pegawai yang mampu menunjukkan keteladanan dalam menampilkan nilai-nilai dan budaya kerja, memiliki kecintaan pada organisasi dan sasaran yang akan dicapai organisasi, percaya diri dan dihormati di lingkungan, serta mampu membangun tim (pengikut). 3) Kapabilitas Berpikir (Thinking Capability), adalah dimensi yang memberikan gambaran mengenai proses berfikir seseorang, pemahaman terhadap masalah dan perumusan solusi. High potential dalam dimensi ini mampu menunjukkan fleksibilitas pada kondisi yang berubah, efektif dalam mengelola ketidakpastian (ambiguity), cepat belajar, mampu memprioritaskan



dan



mengoptimalkan



situasi



untuk



mencapai hasil. 4) Motivasi Kerja (Motivation), adalah dimensi yang memberikan gambaran mengenai dorongan/keinginan yang menyebabkan seseorang bekerja dengan optimal. High potential memiliki aspirasi untuk mengambil tanggung jawab dan tantangan ke tingkat yang lebih tinggi, tekun dan teguh dalam mencari kesempatan berkembang sebagai pemimpin, serta bekerja tidak sebatas pada tanggung saat ini, “go beyond the scope”



11



Apabila seseorang sudah mampu memenuhi keempat dimensi potensi seperti di atas, dapat dikatakan bahwa individu tersebut adalah “high potential”. ASPEK KOMPETENSI Secara umum, kompetensi adalah aspek pribadi yang ditunjukkan melalui kemampuan seseorang untuk secara konsisten memberikan tingkat kinerja yang memadai atau tinggi dalam suatu fungsi pekerjaan spesifik.



Kompetensi merupakan sebuah konsep yang



dapat diartikan sebagai kombinasi antara keterampilan (skills), atribut personal (personal’s attribute), dan pengetahuan (knowledge) yang tercermin melalui perilaku yang dapat diamati, diukur dan dievaluasi. Kompetensi merupakan faktor penentu keberhasilan kinerja. Fokus kompetensi adalah perilaku yang merupakan aplikasi dari keterampilan, atribut personal, dan pengetahuan. Spencer& Spencer (1993) mendefinisikan kompetensi sebagai “… underlying characteristic of an individual that is causally related to criterion-referenced effective and/or superior performance in a job or situation…”. Sedangkan LOMA (1998), kompetensi didefinisikan sebagai “… the personal aspects of an employee that enable him or her to achieve superior performance…”. Secara awam, dalam beberapa situs, disebutkan bahwa kompetensi adalah “… a combination of skill, job attitude, and knowledge which is reflected in job behavior that can be observed, measured and evaluated…”. Dapat disimpulkan bahwa kompetensi merupakan karakteristik individu yang mencakup 12



kebiasaan kerja dan keterampilan yang dapat diukur dengan kriteria tertentu yang memungkinkan individu untuk mencapai unjuk kerja yang efektif dan/atau superior. Dalam konteks JPT, perlu didefinisikan lebih spesifik mengenai kompetensi yang diperlukan dalam jenjang Pimpinan Tinggi. kompetensi kepemimpinan menurut Bennis dan Nanus (Matondang, 2008) adalah “the ability to manage” dengan attention (vision), meaning



(communication),



trust



(emotional



glue),



dan



self



(commitment, willingness to take risk). Kompetensi kepemimpinan JPT dibangun dari fungsi strategis JPT sebagaimana amanat UU ASN, yaitu seorang pejabat/ pemangku JPT berfungsi memimpin dan memotivasi setiap pegawai ASN pada instansi pemerintah yang dipimpinnya melalui kepeloporan dalam bidang keahlian profesional, analisis dan rekomendasi kebijakan, dan kepemimpinan manajemen. Pemangku JPT



diharapkan



mampu



untuk



melaksanakan



pengembangan



kerjasama, menunjukkan keteladanan dan menjamin akuntabilitas jabatan. Selain itu, semangat pemerintah melalui slogan yang disampaikan oleh Presiden Joko Widodo dalam berbagai forum resmi turut memberikan arah dalam perumusan kompetensi kepemimpinan yaitu “Kerja, kerja, kerja”. Presiden juga mengharapkan para Menteri dan segenap pimpinan birokrasi untuk meningkatkan persatuan, gotong royong, bahu-membahu, dan bekerja keras, bekerja dengan semangat, dan kreatif. Standar kompetensi yang digunakan dalam penilaian potensi dan kompetensi pejabat pimpinan tinggi, disusun secara generik,



13



mengakomodir kompetensi kritis atau terpenting untuk pemangku JPT, sedangkan kompetensi spesifik sesuai dengan substansi K/L/I, dapat ditambahkan kemudian. Standar kompetensi jabatan yang digunakan dalam penilaian potensi dan kompetensi pejabat pimpinan tinggi, terdiri dari dua belas (12) kompetensi yang dikelompokkan ke dalam empat kluster, yakni: 1) Kemampuan Berpikir (Thinking), 2) Kemampuan Mengelola Tugas (Working), 3) Kemampuan Menjalin Hubungan (Relating), 4) Wawasan Kebangsaan. Berikut ini adalah dua belas (12) Standar Kompetensi JPT yang telah disusun: THINKING Visioning (Penetapan Visi) Championing Change (Memprakarsai perubahan) In-Depth Problem Solving Analysis and Decision Making (Analisis Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan) 14



WORKING Integrity & Courage of Conviction (Integritas & keberanian untuk meyakinkan) Planning & Organizing (Perencanaan Pengorganisasian) Driving for Result (Mendorong pada hasil)



RELATIONS Team Leadership (Kepemimpin tim) Conflict Management (Manajemen Konflik) Managing Diversity (Mengelola keberagaman)



WASBANG Mengelola Kedaulatan Bangsa



Innovation (Inovasi)



Stakeholder Focus (Berfokus pada pemangku) Tabel 1-Kompetensi Yang Dinilai



15



16



PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PESERTA KEGIATAN KETENTUAN PESERTA a. Peserta adalah Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dan Administrator, dengan kriteria sebagai berikut: 1) Sedang menduduki jabatan pimpinan tinggi pratama atau jabatan administrator 2) Berusia



paling



tinggi



56



tahun



untuk



Pejabat



Administrator dan 57 tahun untuk Pejabat Pimpinan Tinggi terhitung pada tanggal 1 Januari 2018 b. Pejabat Administrator yang diusulkan adalah mereka yang dinilai



berkinerja



baik



dan



memiliki



potensi



untuk



melaksanakan tugas dan fungsi yang lebih kompleks dan strategis. c. Diutamakan bagi Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dan Administrator yang belum pernah mengikuti penilaian baik di instansi BKN maupun lembaga assessment lainnya. Aplikasi akan secara otomatis menolak peserta yang pernah mengikuti kegiatan Penilaian Potensi dan Kompetensi untuk Penyusunan Talent Pool JPT dan Administrator di BKN pada tahun 2016 – 2017.



17



ALOKASI PESERTA Alokasi peserta akan diinformasikan kepada masing-masing kantor regional yang kemudian akan diteruskan kepada instansi daerah untuk mengirimkan peserta. Data alokasi peserta untuk masingmasing wilayah kantor regional sebagai berikut; No



18



Wilayah Kerja



Alokasi Peserta



1



Kanreg I BKN Yogyakarta



182 orang



2



Kanreg II BKN Surabaya



252 orang



3



Kanreg III BKN Bandung



196 orang



4



Kanreg IV BKN Makassar



252 orang



5



Kanreg V BKN UPT Lampung



69 orang



6



Kanreg V BKN UPT Pontianak



114 orang



7



Kanreg VI BKN Medan



196 orang



8



Kanreg VII BKN Palembang



182 orang



9



Kanreg VIII BKN Banjarmasin



168 orang



10



Kanreg XI BKN Jayapura



70 orang



11



Kanreg X BKN Denpasar



224 orang



No



Wilayah Kerja



Alokasi Peserta



12



Kanreg XI BKN Manado



168 orang



13



Kanreg XII BKN Pekanbaru



168 orang



14



Kanreg XIII BKN Aceh



60 orang



15



Kanreg XIV BKN Manokwari



50 orang



16



BKN Pusat



150 orang



PENGUSULAN PESERTA a. Semua peserta mendapat persetujuan dan diusulkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK). b. Setiap peserta yang sudah disetujui dan diusulkan, dapat mendaftarkan diri dengan difasilitasi oleh BKD setempat secara online menggunakan aplikasi Pendaftaran TalentPool JPT dan Administrator yang dapat diakses di alamat talentpool.bkn.go.id c. Peserta yang tidak memenuhi kriteria yang telah ditentukan, secara otomatis akan ditolak oleh aplikasi. d. Untuk menjaga akurasi seleksi peserta, setiap instansi daerah diharapkan melakukan peremajaan (updating) data pegawai yang bersangkutan dalam SAPK.



UNDANGAN PESERTA a. Nama peserta yang telah terdaftar, akan dibagi dalam angkatan-angkatan.



Tata



cara



pembagian



ini



akan



memperhitungkan jenjang jabatan, yaitu pejabat pimpinan tinggi pratama dan administrator.



19



b. Pembagian peserta dalam angkatan-angkatan akan dilakukan oleh Puspenkom yang berkoordinasi dengan Koordinator Tim Asesor setiap Kanreg. c. Berdasarkan data peserta yang telah dibagi ke dalam angkatan, Kanreg akan mengundang peserta untuk hadir mengikuti penilaian di Kanreg setempat sesuai dengan jadwal kehadirannya. d. Pendaftaran ditutup 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan. e. Paling lambat 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan kegiatan, peserta akan diundang untuk mengikuti kegiatan penilaian potensi dan kompetensi di kantor regional sesuai dengan angkatan dan jadwal kehadirannya. Informasi mengenai jadwal pelaksanaan penilaian juga akan ditampilkan pada website registrasi/ pendaftaran. f.



Setiap peserta akan mengikuti 2 (dua) hari pelaksanaan tes/penilaian, yang akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian Pedoman Pelaksanaan.



g. Peserta hadir di tempat penilaian (Kanreg setempat) sesuai dengan jadwal kedatangannya dengan membawa: 1) Biodata / DRH 2) Pass foto 3) Formulir Critical Incident (CI) yang telah dilengkapi 4) Formulir Q – Kom yang telah dilengkapi 5) Kartu BPJS/Askes 6) Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)



20



TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN KEGIATAN 1. Kegiatan



Penilaian



Potensi



dan



Kompetensi



untuk



Penyusunan Talent Pool JPT dan Administrator Tahun 2018 direncanakan mulai diselenggarakan pada bulan Maret sampai dengan Agustus tahun 2018.



2. Proses



pelaksanaan



penilaian



untuk



setiap



peserta



berlangsung selama 2 (dua) hari dengan rincian sebagai berikut: No.



KEGIATAN



WAKTU



1.



Psikometri (CAT)



2,5 jam



2.



Analisis Kasus



1 jam



3.



Tes Kognitif



1 jam



4.



Diskusi



1 jam



5.



Wawancara



1 jam



3. Pelaksanaan penilaian bertempat di Kantor Regional BKN masing-masing.



INSTRUMEN PENILAIAN Proses penilaian potensi dan kompetensi pejabat pimpinan tinggi bertujuan untuk mengevaluasi kemampuan peserta saat ini dengan menggunakan berbagai teknik yang efektif untuk menghasilkan profil kompetensi. Metode Assessment Center digunakan sebagai metode 21



evaluasi. Beberapa teknik yang digunakan dalam assessment ini adalah sebagai berikut: INSTRUMEN PENILAIAN POTENSI Rangkaian tes penilaian potensi bertujuan untuk mengidentifikasi preferensi dan potensi pribadi pegawai. Beberapa instrumen tes digunakan untuk menggali konstruk-konstruk potensi yang telah dirumuskan oleh Assessor SDM pada Puskenkom BKN. Pada kegiatan Penilaian Potensi dan Kompetensi Talent Pool JPT tahun 2018 ini, pelaksanaan kegiatan penilaian potensi dirancang untuk dilakukan dengan bantuan komputer (computer assisted), untuk mempersingkat waktu pengolahan data hasil penilaian.



INSTRUMEN PENILAIAN KOMPETENSI Rangkaian



penilaian



kompetensi



akan



dilakukan



dengan



menggunakan 2 (dua) simulasi (Analisa Kasus, Leaderless Group Discussion) dan Wawancara Kompetensi.



TIM PELAKSANA KEGIATAN Pelaksanaan penilaian melibatkan beberapa tim diantaranya, tim penilai yang meliputi koordinator/administrator, asesor, tester, asesor pendukung, serta tim pendukung teknis pelaksanaan yang meliputi tim pendukung kantor pusat dan tim pendukung kantor



22



regional, dimana masing-masing tim akan bertugas pada wilayah kerja di kantor regional setempat. Uraian tugas pada masing-masing tim adalah sebagai berikut; a) Tim Penilai meliputi; 1. Koordinator asesor bertugas; - Memastikan persiapan sarana dan prasarana. - Memastikan jalannya penilaian kompetensi. - Mengontrol pelaksanaan penilaian kompetensi. - Mengatur angota tim dan memberikan arahan sebelum pelaksanaan penilaian kompetensi. - Mengkoordinasikan terselenggaranya asesor meeting. 2. Asesor bertugas; - Melakukan observasi diskusi. - Melakukan wawancara. - Memberikan penilaian diskusi dan wawancara. - Melakukan asesor meeting. - Membuat laporan. 3. Asesor pendukung bertugas; - Penggandaan berkas penilaian. - Mengatur jadwal penilaian kompetensi. - Menyediakan update data peserta dan tim. - Mengawasi mekanisme teknis pelaksanaan. - Melakukan penilaian analisa kasus. - Menyusun berkas kelengkapan peserta.



23



4. Tester bertugas; - Memimpin jalannya tes psikometri (CAT). - Memberikan instruksi tes. - Mengatur jalannya pelaksanaan tes. - Melakukan penilaian analisa kasus. - Melakukan control peserta melalui form kontrol. b) Tim Pendukung Teknis (BKN Pusat) meliputi; 1. Koordinator lapangan bidang administrasi bertugas; - Melakukan koordinasi dengan kordinator lapangan pada masing-masing kantor regional. - Melaporkan perkembangan situasi di lapangan kepada pimpinan pusat. 2. Pendukung administrasi bertugas; - Memastikan kesiapan peserta dan daftar hadir. - Berkoordinasi dengan pihak tim pendukung teknis kantor regional. - Membuat cek list dan memeriksa data-data tim pelaksana penilaian. - Menyiapkan



laporan



kegiatan



penyelenggaraan



pada



masing-masing kantor regional. - Menyiapkan kesiapan helpdesk yang akan digunakan. - Menyiapkan



kelengkapan



administrasi



pelaksanaan



kegiatan dan dokumen pertanggungjawaban keuangan.



24



3. Tim CAT bertugas; - Memeriksa kesiapan perangkat sarana dan prasarana ruang CAT. - Menarik data peserta tes per angkatan. - Mengendalikan peserta selama tes CAT berlangsung. c) Tim Pendukung Teknis (BKN Kantor Regional) meliputi; 1. Koordinator lapangan bidang administrasi bertugas; - Membagi tugas kepada para petugas yang ditentukan. - Menyiapkan surat-surat terkait dengan penyelenggaraan kegiatan kepada setiap instansi daerah. - Monitoring pendaftaran disesuaikan dengan target peserta yang sudah ditentukan sebelumnya. - Memastikan kesiapan ruangan dan sarana prasarana yang akan digunakan. - Bertanggung



jawab



atas



penandatangan



administrasi



internal maupun eksternal BKN. 2. Tim Registrasi bertugas; - Menyiapkan meja registrasi dan kelengkapan komputer. - Mengkonfirmasi kedatangan peserta dalam aplikasi. - Menerima dokumen peserta. - Membagikan kartu peserta. 3. Tim CAT bertugas; - Berkordinasi dengan tim CAT Pusat, menyiapkan ruang dan sarana prasarana CAT.



25



- Mengendalikan peserta selama tes. 4. Tim pendukung sesi Diskusi bertugas; - Memeriksa dan menyiapkan ruang sarana prasarana penyelenggaraan diskusi. - Mengumpulkan peserta pada masing-masing sesi diskusi sesuai dengan jadwal. 5. Tim pendukung sesi Wawancara bertugas; - Memeriksa dan menyiapkan ruang sarana prasarana penyelenggaraan wawancara. - Mengumpulkan peserta sesuai dengan jadwal wawancara. 6. Tim Akomodasi, Konsumsi dan Transportasi bertugas; - Melakukan pemesanan hotel untuk tim pelaksanaan kegiatan penilaian. - Berkoordinasi dengan tim pendukung BKN Pusat terkait kesiapan administrasi. - Menyediakan konsumsi untuk tim pelaksanaan kegiatan dan peserta. - Melengkapi



kelengkapan



berkas



administrasi



untuk



pertanggungjawaban. 7. Tim medis bertugas; - Menyiapkan



obat-obatan



dan



peralatan



medis



yang



diperlukan. - Berada di lokasi pelaksanaan kegiatan. - Berkoordinasi terdekat.



26



dengan



fasilitas



pelayanan



kesehatan



8. Petugas Keamanan bertugas; - Membantu mengarahkan peserta saat pelaksanaan kegiatan. - Menjaga keamanan lokasi penilaian.



SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG Kegiatan penilaian potensi dan kompetensi pejabat pimpinan tinggi memerlukan beberapa sarana dan prasarana pendukung antara lain; 1) Ruang tes klasikal berbasis komputer (Ruang CAT) dilengkapi dengan perangkat komputer, sound system, proyektor dan layar, serta genset untuk operasional. 2) Ruangan Diskusi (LGD), dilengkapi dengan; - 1 (satu) meja diskusi dilengkapi dengan kursi sebanyak 8 (delapan) buah. - 2 (dua) kursi untuk asesor/observer. - Kertas flip chart / papan whiteboard. - Spidol whiteboard. - Nomer meja yang akan diletakkan pada meja diskusi. - Kertas A4 secukupnya. - Alat perekam (disediakan oleh asesor). 3) Ruangan Wawancara, dilengkapi dengan; - 1 (satu) meja wawancara dilengkapi dengan 2 (dua) kursi ditata secara berhadapan. - Alat perekam (disediakan oleh asesor). 4) Ruang tunggu bagi peserta yang akan mengikuti sesi selanjutnya. 27



5) Ruangan untuk konsumsi. 6) Ruangan kerja untuk asesor / ruang sekretariat. 7) Ruangan asesor meeting. 8) Setiap



ruangan



diberikan



label,



CAT/Psikometri, ruangan diskusi



yakni;



ruangan



(LGD), dan ruangan



wawancara. 9) Denah ruangan / lokasi disiapkan untuk memudahkan peserta dan tim asesor dalam menjalankan kegiatan. 10) Meja administrasi peserta berjumlah 3 (tiga) meja dan dilengkapi dengan Laptop / PC secara online, yang diperuntukkan untuk peserta melakukan pendaftaran. 11) Meja untuk pengambilan SPPD berjumlah 1 (satu). 12) Meja petugas helpdesk berjumlah 1 (satu) dan dilengkapi dengan Laptop / PC secara online, diperuntukkan untuk melayani kendala pada saat registrasi. 13) Dokumentasi kegiatan oleh masing-masing wilayah kantor regional setempat. 14) Poliklinik; obat-obatan dan tenaga medis.



28



PEDOMAN PENDAFTARAN PENDAFTARAN PESERTA MEKANISME PENDAFTARAN 1. BKD mengirim daftar nominatif peserta menggunakan form yang terlampir dalam surat yang dikirimkan oleh Kantor Regional. 2. BKD mendaftarkan dan menginformasikan kepada calon peserta bahwa mereka telah diusulkan menjadi peserta kegiatan Talent Pool JPT 2018. 3. Pendaftaran secara online dapat dilakukan pada alamat : talentpool.bkn.go.id



(panduan



registrasi



pada



bagian



selanjutnya). 4. Kantor regional mengendalikan proses pendaftaran dan mengirimkan undangan untuk mengikuti kegiatan penilaian potensi dan kompetensi, paling lambat 1 (satu) hari sebelum hari pelaksanaan.



5. Setiap hari pelaksanaan, peserta melakukan proses check-in dengan membawa kartu (form) kontrol peserta. Kartu kontrol ini



dapat



dicetak



secara



mandiri



setelah



melakukan



pendaftaran.



29



SKEMA 1-Ilustrasi Mekanisme Pendaftaran Peserta Dari Instansi



PANDUAN APLIKASI REGISTRASI (TALENTPOOL.BKN.GO.ID)



SKEMA 2-Ilustrasi Alur Pendaftaran Dalam Aplikasi Registrasi Online



Penjelasan tatacara pendaftaran dalam aplikasi registrasi: 1. Mengakses aplikasi pada alamat talentpool.bkn.go.id



Halaman awal (beranda) aplikasi berisi fitur-fitur dan informasi yang terkait dengan proses pendaftaran, antara lain:



32







Persyaratan pendaftaran,







Alur pendaftaran,







Tahapan/jadwal penilaian, dan







Registrasi.



2. Mengunduh (download) dokumen yang harus diisi peserta



Sebelum mendaftar, calon peserta harus mengisi dokumen yang akan digunakan dalam penilaian. Dokumen ini sudah disediakan formulirnya dalam bentuk file Microsoft Word, dan dapat diperoleh melalui menu



pada halaman



awal. Ada 3 (tiga) dokumen yang harus diunduh: b) DRH : Data Riwayat Hidup c) QKOM : Quesioner Kompetensi d) Form CI : Formulir Critical Incident



!



Setelah dokumen tersebut diisi, harap dikemas dalam bentuk compressed file (.zip) sebelum diunggah dalam proses pendaftaran



33



3. Melakukan pendaftaran a) Mendaftarkan NIP



Proses pendaftaran peserta dimulai dengan memasukkan NIP pada halaman registrasi yang dapat diakses melalui menu



.



Aplikasi akan secara otomatis melakukan penyaringan terhadap NIP calon peserta berdasarkan kriteria jabatan dan usia calon. Apabila calon tidak memenuhi syarat, aplikasi akan memberikan pesan berikut:



34



b) Mengisi Formulir Registrasi Apabila calon peserta memenuhi kriteria jabatan dan usia, aplikasi



akan



masuk



kedalam



halaman



registrasi



sebagaimana pada gambar berikut. Dalam halaman registrasi



tersebut,



informasi



berikut



wajib untuk



disertakan: alamat email, nomor handphone (telepon), pasfoto, mengunggah dokumen-dokumen pendaftaran (DRH, QKOM dan form CI – bentuk .zip) dan memasukkan kode acak (Captcha).



35



Dalam halaman registrasi tersebut juga ditampilkan data calon peserta yang diambil dari database kepegawaian nasional.



!



Apabila ada data yang belum akurat, BKD dapat melakukan update data kepegawaian pada SAPK.



PESAN KESALAHAN (ERROR): Aplikasi pendaftaran akan memberikan pesan kesalahan



#



“NIP Anda sudah terdaftar.” Sebagaimana gambar berikut, yang berarti pegawai ybs. telah terdaftar atau pernah mengikuti sebelumnya.



36



kegiatan



Talent



Pool



JPT



pada



tahun



c) Informasi tentang User ID dan password Apabila pendaftaran berhasil, aplikasi akan secara otomatis mengirimkan informasi User ID dan password ke alamat email yang digunakan untuk proses pendaftaran. Informasi User ID dan password ini digunakan untuk mengakses akun peserta.



Gambar diatas adalah format email terkait informasi login kepada masing-masing peserta. 37



Untuk beberapa pengguna layanan email publik seperti



!



Google (gmail) dan sebagainya, email informasi login ini mungkin akan masuk dalam folder “SPAM”. Harap untuk memeriksa terlebih dahulu sebelum melaporkan kendala ini pada panitia. d) Mencetak Form Kontrol Peserta Peserta dapat menggunakan informasi loginnya untuk mengakses akun dalam aplikasi registrasi. Dalam akun registrasi ini, peserta dapat mencetak form kontrol peserta yang harus dibawa pada saat pelaksanaan kegiatan. Berikut adalah model form peserta:



38



39



4. Memantau proses pendaftaran Apabila telah sukses untuk melakukan prosedur nomor 1 sampai dengan 3, maka pendaftaran telah selesai. Peserta diharapkan tetap memantau alamat web pendaftaran untuk pengumuman-pengumuman terkait dengan kegiatan Talent Pool JPT 2017. Peserta masih dapat melakukan perubahan terhadap data atau melengkapi dokumen pendukung dengan mengakses akun peserta melalui menu



.



Berikut ini adalah tampilan login peserta:



Peserta dapat login dengan menggunakan NIP sebagai username dan password sesuai dengan informasi yang diemail 40



(lihat pada bagian sebelumnya tentang informasi user ID dan password). 5. Fitur Lupa Password Apabila peserta lupa password aksesnya, dapat menggunakan fitur reset password sebagaimana gambar berikut:



Setelah melakukan reset password, peserta akan dikirimkan email mengenai informasi login yang baru.



41



SKEMA 3-Ilustrasi Pelaksanaan Penilaian Kompetensi Dan Potensi



TEKNIS PELAKSANAAN PENILAIAN CHECK-IN PESERTA 



  



Peserta Melakukan check in aplikasi dan menyerahkan dokumen pendaftaran kepada Tim Registrasi (SPPD, Kartu Kontrol, DRH, CI, QKOM) Form kontrol ditandatangani peserta dan panitia pada kolom check in hari I, dan penyerahan SPPD Form kontrol dikembalikan kepada peserta Peserta yang telah check in, diberikan Kartu Tanda Peserta



PSIKOMETRI (COMPUTER ASSISTED)    



Peserta menuju ruang CAT diarahkan oleh Panitia Peserta menandatangani form kontrol pada kolom CAT dan memberikan kepada Tim CAT Tester memberikan pengarahan dan instruksi tes. Tester menandatangani form kontrol pada kolom CAT.



DISKUSI   



Tim Pendukung (Petugas Pendukung LGD) mengarahkan peserta sesuai dengan ruangannya. Asesor memberikan instruksi LGD. Asesor meminta dan menandatangani form kontrol peserta.



WAWANCARA  



Petugas Pendukung Wawancara mengarahkan peserta sesuai dengan ruangannya. Asesor meminta dan menandatangani Form Kontrol pada kolom wawancara.



CHECK-OUT PESERTA 



Peserta mengembalikan form control ditandatangani kepada tim registrasi.



yang



telah



43



  



44



Tim registrasi melakukan check out peserta dalam aplikasi registrasi dan menandatangani form control. Tim registrasi menyerahkan dokumen SPPD. Tim registrasi menyimpan form kontrol peserta.