Temuan Finding [PDF]

Citation preview

https://books.google.co.id/books?id=6fQzEMPLaaYC&pg=PA62&lpg=PA62&dq=contoh+format+internal +ncr&source=bl&ots=jTaTyC0PBi&sig=VEubkCX_Zs5JX0g1D9rIM9lkGd4&hl=en&sa=X&ved=0ahUKEwjc1 72rwKvXAhXDxrwKHeSCDTkQ6AEITTAG#v=onepage&q=contoh%20format%20internal%20ncr&f=false SAP QM Quality Management Module



Temuan Audit Definisi Temuan Audit Temuan audit adalah himpunan data dan informasi yang dikumpulkan, diolah dan diuji selama melaksanakan tugas audit atas kegiatan instansi tertentu yang disajikan secara analitis menurut unsur- unsurnya yang dianggap bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Elemen- elemen Temuan Audit (Elements Of Audit Findings)        



Kriteria (criteria) : tujuan & sasaran serta kualitas pencapaian. Kondisi (condition) : merupakan jantungnya temuan. Penyebab (cause) : memerlukan latihan pemecahan masalah (problem solving). Dampak (effect) : Temuan tentang keekonomisan & efisiensi : diukur dalam $ atau Rp. Temuan tentang keefektivan : ketidakmampuan untuk menyelesaikan hasil akhir. Kesimpulan (conclusion) : harus didukung dengan fakta. Rekomendasi (recommendation) : tindakan yang dapat dipertimbangkan oleh manajemen untuk memperbaiki kondisi yang salah atau memperkuat sistem pengendalian intern.



Sifat Temuan Audit Selama pelaksanaan pekerjaan mereka, auditor internal mengidentifikasi kondisi-kondisi yang membutuhkan tindakan perbaikan. Penyimpangan-penyimpangan dari norma-norma atau kriteria yang dapat diterima disebut temuan audit (audit findings). Temuan audit bisa memiliki bermacam-macam bentuk dan ukuran. Misalnya, temuan-temuan tersebui dapat menggambarkan:    



Tindakan-tindakan yang seharusnya diambil, tetapi tidak dilakukan, seperti pengiriman yang dilakukan tetapi tidak ditagih. Tindakan-tindakan yang dilarang, seperti pegawai yang mengalihkan sewa dari perlengkapan perusahaan ke perusahaan kontrak pribadi untuk kepentingannya sendiri. Tindakan-tindakan tercela, seperti membayar barang dan perlengkapan pada tarif yang telah diganti dengan tarif yang lebih rendah pada kontrak yang lebih menguntungkan. Sistem yang tidak memuaskan, seperti diterimanya tindak lanjut yang seragam untuk klaim asuransi yang belum diterima padahal klaim tersebut bervariasi dalam jumlah dan signifikansinya.







Eksposur-eksposur risiko yang harus dipertimbangkan.



Meskipun temuan-temuan audit sering kali disebut sebagai “kekurangan” (deficiency), audit internal merasa bahwa istilah tersebut terlalu negatif; dan Standar awal kelihatannya setuju dengan hal ini (lihat 430.04). Dalam kenyataannya, bahkan istilah “temuan” dianggap terlalu negatif di tempat. Kata-kata seperti “kondisi” dianggap lebih nyaman dan tidak memberi ancaman, serta tidak menimbulkan tanggapan defensif di pihak klien. Walaupun sebutannya bisa bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain, konsep dasar universal. Apa pun nama yang diberikan, suatu temuan audit menjelaskan sesuatu yang saat ini atau pada masa lalu mengandung kesalahan, atau sesuatu yang kemungkinan akan terjadi kesalahan. Standar Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (SPPIA) dalam Standar 2310 menyatakan: “Auditor internal harus mengidentifikasi informasi yang memadai, andal, relevan, dan untuk mencapai tujuan penugasan”. Practice Advisory 2410-1 dari Standar, “Kriteria Komunikasi,” memperluas arahan mjd: 1. Komunikasi akhir penugasan bisa mencakup informasi latar belakang dan ringkasan. Inf latar belakang bisa mengidentifikasi unit-unit organisasional dan aktivitas-aktivitas yang serta memberikan informasi penjelasan yang relevan. Informasi ini juga bisa mencakup pengamatan, kesimpulan, dan rekomendasi dari laporan-laporan sebelumnya. Juga bisa terdapat indikasi mengenai apakah laporan tersebut mencakup penugasan yang dijadwalkan atau tanggapan atas suatu permintaan. Ringkasan, jika tercakup, harus menjadi representasi penyeimbang dari isi komunikasi penugasan. 2. Hasil-hasil harus mencakup observasi, kesimpulan (opini), rekomendasi, dan rencanarencana tindakan. 3. Observasi adalah pernyataan fakta yang berkaitan. Observasi-observasi yang penting mendukung atau mencegah kesalah pahaman pada kesimpulan dan rekomendasi auditor internal harus tercakup dalam komunikasi penugasan akhir. Observasi atau rekomendasi yang kurang signifikan bisa dikomunikasikan secara informal. 4. Observasi dan rekomendasi penugasan timbul dari proses perbandingan apa yang seharusnya dengan apa yang terjadi. Ada atau tidak ada perbedaan, auditor internal memiliki fondasi untuk membangun laporan. jika kondisi memenuhi kriteria, pengakuan atas kinerja yang memuaskan ini bisa dimasukan dalam komunikasi penugasan. Observasi dan rekomendasi harus didasarkan pada atribut-atribut berikut ini:  



Kriteria: Standar, ukuran, atau ekspektasi yang digunakan dalam melakukan evaluasi atau verifikasi (apa yang seharusnya ada). Kondisi: Bukti faktual yang ditemukan auditor internal pada saat pengujian (apa yang ada).



 







Penyebab: Alasan perbedaan antara apa yang diharapkan dan kondisi aktual (mengapa ada perbedaan). Dampak: Risiko atau eksposur yang dihadapi organisasi dan/atau yang lainnya karena kondisi tidak sama dengan kriteria (dampak perbedaan). Dalam menentukan tingkat risiko atau eksposur, auditor internal harus mempertimbangkan dampak observasi dan rekomendasi penugasan mereka terhadap laporan keuangan organisasi. Observasi dan rekomendasi juga bisa mencakup penyelesaian penugasan klien, hal-hal terkait, dan informasi pendukung jika tidak terkandung di laporan manapun.



Sehubungan dengan pelaporan aktual, Practice Advisory 2420-1 dari Standar, “Kualitas Kriteria Komunikasi” menyatakan: 1. Komunikasi objektif bersifat faktual, tidak bias, dan bebas dari distorsi. Observasi, kesimpulan, dan rekomendasi harus dimasukkan tanpa prasangka. 2. Komunikasi yang jelas mudah dipahami dan bersifat logis. Kejelasan bisa ditingkatkan dengan menghindari bahasa teknis yang tidak perlu dan memberikan informasi pendukung yang memadai. 3. Komunikasi ringkas langsung ke sasaran dan menghindari rincian yang tidak perlu. Komunikasi seperti ini mengemukakan pikiran secara lengkap dalam kata-kata yang sesedikit mungkin. 4. Komunikasi konstruktif adalah komunikasi yang isi dan nadanya membantu klien dan organisasi menuju perbaikan jika diperlukan. 5. Komunikasi tepat waktu adalah komunikasi yang dikeluarkan tanpa penundaan dan memungkinkan efektif segera. Saran-saran Perbaikan Auditor juga menghadapi transaksi atau kondisi yang mungkin secara intrinsik tidak salah, tetapi bisa ditingkatkan.Misalnya membayar produk yang tidak pernah diterima jelas adalah kesalahan. Jika cukup uang banyak uang yang terlibat, maka jelas hal ini merupakan temuan audit yang dapat dilaporkan. Manajer operasi akan merasa sulit untuk menentang pendapat auditor bahwa pembayaran atas barang diterima merupakan temuan audit yang valid. Namun akan tidak adil untuk menerapkan label yang sama ke saran-saran untuk menyederhanakan memo penerimaan yang tidak menyebabkan kesalahan. Perbaikan-perbaikan untuk hal-hal seperti ini harus dipisahkan. Di beberapa organisasi hal ini dilaporkan sebagai “saran-saran untuk perbaikan” (suggestions for impropvement). Saran-saran ini tidak memerlukan rekomendasi perbaikan kesalahan dan tidak mengandung konotasi temuan kesalahan dari temuan-temuan audit. Temuan-temuan Audit yang Dapat Dilaporkan Tidak setiap kelemahaan yang ditemukan auditor internal harus dilaporkan. Beberapa bersifat kecil dan tidak membutuhkan perhatian manajemen. Semua temuan audit yang bisi haruslah:



    



Cukup signifikan agar layak dilaporkan ke manajemen. Didokumentasikan dengan fakta, bukan opini, dan dengan bukti yang memadai, kompeten, dan relevan. Secara objektif dibuat tanpa bias atau prasangka Relevan dengan masalah-masalah yang ada. Cukup meyakinkan untuk memaksa dilakukannya tindakan untuk memperbaiki kondisikondisi yang mengandung kelemahan.



Jelaslah karakteristik-karakteristik ini akan diinterpretasikan secara subjektif. Apa yan sebagai kelemahan signifikan bagi satu individu bisa jadi dianggap tidak signifikan bagi yang kata seperti objektif, meyakinkan, wajar, dan logis memiliki konotasi yang berbeda bagi berbeda Pengujiannya adalah untuk memproyeksikan bagaimana kelemahan-kelemahan tersebut akan diperhatikan oleh orang-orang yang memiliki sifat wajar dan berhati-hati pada kondisi-kondisi, karena auditor internal menilai kondisi yang serupa. Karena auditor internal menilai kondisi kelemahan, maka mereka harus bertanya kepada diri mereka sendiri. “Seandainya ini adalah organisasi atau lembaga saya, dan seandainya saja saya ada atau komisaris yang menilai kondisi ini, apa yang akan saya lakukan?’



Pendekatan untuk Mengonstruksi Temuan Mengembangkan fakta-fakta dan rincian menjadi temuan audit yang signifikan dan dapat dilaporkan membutuhkan keahlian. Hal ini membutuhkan perbedaan berdasarkan pengalaman. Apa yang dianggap kelemahan serius bagi orang awam bisa jadi merupakan hal sepele bagi seorang auditor internal yang professional. Auditor internal harus realistis dan adil dalam pertimbangan dan kesimpulan mereka. Mereka harus memiliki naluri bisnis yang baik untuk mengembangkan temuan-temuan mereka. Karena mereka membuat dan melaporkan temuan audit, auditor internal harus mempertimbangkan faktor-faktor ini : 







 



Meninjau keputusan manajemen bisa jadi tidak adil dan realistis. Auditor internal harus rnempertimbangkan keadaan-keadaan yang ada pada saat kelemahan terjadi. Keputusan nanajemen didasarkan pada fakta-fakta yang tersedia saat ini. Auditor internal seharusnya tidak mengkritik suatu kebijakan hanya karena mereka tidak setuju atau karena mereka memilik informasi baru yang tidak tersedia bagi pengambil keputusan. Auditor internal seharusnya tidak mengganti pertimbangan audit dengan pertimbangan manajemen. Auditor, bukan klien, harus bertanggung jawab untuk memberikan bukti. Jika sebuah temuan audit belum dibuktikan secara mendalam untuk memuaskan seseorang yang objektif dan wajar maka temuan ini tidak bisa dilaporkan. Auditor internal harus tertarik pada perbaikan kinerja tetapi kinerja tersebut tidak mutlak harus dikritik hanya karena kurang dari 100 persen. Auditor internal harus meninjau temuan-temuan audit. Mereka harus memeriksa dengan teliti untuk menemukan alasan-alasan yang mengandung kesalahan. Auditor internal,



seperti halnya pendukung pernyataan lainnya, akan tergoda untuk merasionalkan interpretasi untuk mendukung temuan mereka. Setelah menghabiskan banyak waktu dan tenaga, auditor cenderung melindungi & dan mempertahankan temuan mereka menghadapi pertanyaan-pertanyaan sempurna yang logis. Akan tetapi, temuan-temuan tersebut mungkin tidak dapat dipertahankan dengan berjalannya waktu atau bila dihadapkan pada pertanyaan-pertanyaan yang lengkap. Tingkat Signifikansi Temuan Tidak ada dua temuan yang benar-benar sama. Setiap temuan mencerminkan tingkat kerugin risiko aktual atau potensialnya masing-masing. Menempatkan penekanan yang sama pada kelebihan sebesar $100.000 jelas tidak logis. Jadi auditor harus mempertimbangkan tingkat kerusakan yang bisa atau telah disebabkan oleh suatu kelemahan sebelum mengomunikasikannya dengan manajemen. Untuk kebanyakan tujuan, temuan-temuan audit bisa diklasifikasikan menjadi tidak signifikan, menjadi tidak signifikan, kecil, atau besar. Temuan-temuan Tidak Signifikan Temuan yang tidak signifikan (insignificant findings)—semacam kesalahan klerikal yang semua organisasi—tidak memerlukan tindakan formal. Dalam kenyataannya, memasukkan temuan seperti ini ke dalam laporan audit formal akan menjadi tidak produktif karena akan mengaburkan temuan signifikan yang sebenarnya pada laporan, yang mengimplikasikan bahwa auditor internal dapat melihat perbedaan antara setitik noda dengan noda yang menyebar. Hal ini juga akan semakin mengukuhkan citra auditor internal sebagai seorang yang hanya memerhatikan hal-hal kecil. Masalah-masalah yang tidak signifikan seharusnya tidak disembunyikan atau dilewatkan. Tindakan yang dapat dilakukan adalah :



(1) Mendiskusikan masalah tersebut dengan orang yang bertaanggung jawab. (2) Melihat apakah situasi tersebut telah diperbaiki. (3) Mencatat hal tersebut dalam kertas kerja. (4) Tidak memasukkan penyimpangan kecil tersebut ke dalam laporan audit internal resmi. Tidak diambilnya beberapa diskon pembelian acak oleh pegawai utang usaha dapat dianggap kesalat tidak signifikan.



Temuan-temuan Kecil Temuan-temuan kecil (minor findings) perlu dilaporkan karena bukan semata-mata kesalahan manusiawi yang bersifat acak. Jika tidak diperbaiki, maka akan berlanjut, sehingga merugikan, dan walaupun tidak mengganggu tujuan operasi organisasi, namun cukup signifikan untuk diperhatikan oleh manajemen.



Seorang pegawai yang telah mencampuradukan kas kecil pribadi dengan milik organisasi melanggar aturan organisasi dan pihak praktik bisnis yang baik. Tentu hal ini harus dilaporkan dan diperbaiki, kalau tidak, maka akan terus berlanjut atau menyebar.



Temuan-temuan Besar Temuan-temuan besar (mayor findings) adalah temuan yang akan menghalangi pencapain tujuan utama suatu organisasi atau suatu unit dalam organisasi. Misalnya salah satu tujuan utama departemen utang usaha adalah hanya membayar utang-utang yang benar-benar syah.



Sistem control yang lemah mengakibatkan kesalahan pembayaran sebesar $ 500.000 mencerminkan kelemahan yang bisa menghalangi departemen mencapai tujuan utama. Oleh karena itu, hal ini merupakan temuan audit yang besar dan harus dilaporkan.



Elemen-elemen Temuan Audit Auditor internal bukanlah orang yang maha tahu, dan mereka tidak bisa diharapkan untuk mengetahui semua hal tentang operasi yang sedang diaudit. Pengetahuan tentang temuan audit yang dapat dilaporkan merupakan masalah lain, karena auditor internal memepertentangkan kelayakan status quo. Mereka mencari system atau transaksi yang tidak memenuhi standar operasi yang berlaku. Tetapi auditor internal bisa mengharapkan adanya tantangan dan mereka harus mengetahui lebih banyak tentang temuan-temuan audit mereka. Fakta-fakta yang ditemukan auditor internal haruslah meyakinkan kreterianya dapat diterima, dan logika yang digunakan juga harus meyakinkan. Kelayakan tindakan yang mereka lakukan paling baik diukur dengan membandingkannya beberapa kreteria. Sama halnya dengan pengembangan temuan audit. Jika temuan yang dikemb memenuhi semua standar audit yang dapat diterima, maka temuan tersebut akan menjadi logli dan meyakinkan. Temuan tersebut akan memberikan stimulus untuk memotivasi tindakan per Jika ada yang hilang dari temuan yang dilaporkan, maka temuan tersebut bisa dipertentang berakibat pada tindakan yang tidak menyenangkan atau bahkan tidak ada tindakan sama sekali.



Kebanyakan temuan audit harus mencakup elemen-elemen tertentu, termasuk latar belakang, kreteria kondisi, penyebab, dampak, kesimpulan, dan rekomendasi. Setiap temuan audit yang mencakup ele elemen ini, baik eksplisit maupun implisit, akan menjadi arg–umen yang kuat untuk dilaku tindakan perbaikan. Temuan tersebut akan menunjuldcan bahwa tidak ada rintangan yang dibiarkan dalam menyajikan masalah dan solusinya. Pada beberapa kasus yang unik, elemen “penyebab” mungkin tidak tepat. Suatu masalah mungkin diakibatkan oleh kondisi tertentu. Kesimpulan Kesimpulan (conclusion) harus ditunjang oleh fakta-fakta; namun harus merupakan pertimbangam profesional, bukan berisi rincian yang tidak perlu. Dalam membuat kesimpulan, auditor internal jelas memiliki peluang untuk memberikan kontribusi kepada organisasi. Jika auditor internal secara konsisten menyajikan kesimpulan yang bisa menghasilkan kinerja yang baru dan tingkatan kinerja yang lebih tinggi, mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas produksi, menghilangkan pekerjaan yang tidak dibutuhkan, mendayagunakan kekuatan teknologi, meningkatkan kepuasan pelanggar. meningkatkan jasa, dan meningkatkan posisi kompetitif organisasi, maka audit internal jelas bernilai.



Kesimpulan dapat menekankan pemahaman auditor atas usaha organisasi dan hubungan fungsi yang diaudit terhadap perusahaan secara keseluruhan. Kesimpulan dapat dan seharusnya menyajikan tindakan potensial dan menunjukkan bahwa manfaat memperbaiki kesalahan akan melebihi biayanya. Besarnya kerugian yang ditunjukkan pada bagian dampak merupakan dasar dibutuhkannya tindakan perbaikan. Misalnya: Temuan menuntun auditor untuk menyimpulkan bahwa prosedur-prosedur harus diperbaiki. Meteran di atas usia tertentu harus diawasi, dan yang tidak memenuhi standar harus diganti. Instruksi dan pengawasan harus diberikan kepada pengawas sehingga kinerja mereka bisa ditingkatkan.



Pencatatan Temuan Audit Auditor internal yang ingin memastikan bahwa mereka telah sepenuhnya mempertin elemenelemen temuan audit bisa mengandalkan pada suatu bentuk laporan atau sarana agar mereka tetap bisa menelusurinya. Laporan tersebut juga bisa menjadi sarana bagi penyelia guna menentukan apakah semua langkah yang diperlukan untuk menghasilkan temuan audit dikembangkan dengan baik telah diambil. Aktivitas Pencatatan Temuan Audit Internal (Internal Audit Activity Record of Audit Findings) ditunjukkan pada form catatan audit internal sebagai suatu contoh laporan tersebut. Laporan tersebut dengan tujuan yang telah dijelaskan dan memberi ruang untuk:



          



Mengidentifikasi organisasi yang bertanggung jawab. Memberi nomor identifikasi untuk temuan tertentu dan suatu rujukan untuk kerja pendukung. Memberi pernyataan singkat mengenai kondisi. Mengidentifikasi kreteria standar yang diterapkan untuk menilai kondisi. Menunjukkan apakah temuan tersebut merupakan pengulangan dari sesuatu yang ditemukan audit sebelumnya. Menyatakan arah, prosedur, atau instruksi kerja yang berkaitan dengan temuan tersebut. Meringkas pengujian audit dan jumlah kelemahan yang ditemukan. Menunjukkan penyebab—mengapa penyimpangan terjadi. Menjelaskan dampak, aktual maupun potensial, dari kondisi tersebut. Menyatakan tindakan perbaikan yang diusulkan dan/atau yang diambil. Mencatat pembahasan dengan karyawan klien dan mencatat tanggapan-tanggapan mereka(setuju, tidak setuju), dan sifat tindakan, jika ada, yang mereka usulkan untuk diambil.



Laporan Pencatatan Temuan Audit (Record of Audit Findings—RAF) memberikan fleksibiliti RAF bisa diurutkan atau diurut ulang untuk memfasilitasi pelaporan formal. Laporan tersebut memberikan acuan untuk pembahasan, karena mencakup kebanyakan informasi yang dil dalam satu lembar untuk menjelaskan masalah. Laporan tersebut juga berfungsi sebagai untuk mengingatkan auditor semua yang diperlukan untuk memperoleh informasi untuk tern dibuat secara mendalam. RAF juga harus diselesaikan di lapangan sehingga setiap elemen ya atau tidak lengkap bisa diperbaiki tanpa membutuhkan kunjungan ulang ke tempat yang diaudit.



Melaporkan Temuan Audit Record of Audit Findings-RAF, dan abstraksi telah digunakan lebih dari sekadar sebagai pencatatan temuan atau pengkomunikasian ke klien. Laporan tersebut telah diakumulasikan berurutan secara logis berdasarkan pengelompokan menurut subjek, lokasi, atau unit yang diaudit dan kemudian diserahkan manajemen melalui ringkasan eksekutif satu halaman. Ringkasan ini menjelaskan lingkup audit, menyajikan opini audit secara keseluruhan, dan menyajikan penilaian auditor atas operasi yang diaudit. Format pelaporan ini menekankan pada kelemahan-kelemahan. Pelaporan ini menawarkan dari pelaporan segera setelah pekerjaan lapangan diselesaikan, tetapi apa yang diperoleh clan yang cepat bisa jadi sia-sia bila hubungan auditor-klien tidak menguntungkan. Auditor bisa posisi memberikan kritik atau celaan, bukan sebagai pengamat objektif yang memerha maupun sisi buruk. Dampak yang tidak menguntungkan ini dapat diseimbangkan oleh tanggapan yang objektif pada ringkasan eksekutif. Hal tersebut juga dapat dinetralkan pembahasan interim mengenai RAF dengan klien.



Temuan Audit SIFAT TEMUAN AUDIT    



Temuan audit dapat memiliki berbagai bentuk & ukuran. Temuan audit sering disebut kekurangan (deficiencies). Istilah “temuan´cenderung terlalu negatif, sedang “kondisi” relatiflebih tepat dan tidak menimbulkan sekap defensif bagi auditee. Temuan audit menjelaskan bahwa sesuatu yang baik saat sekarang (current) atau masa lalu ( histories ) serta yang mungkin terjadi dimasa yang akan dating (future) terdapat kesalahan.



Standar 2310 SPPIA :  















Auditor internal harus mengidentifikasi informasi yang cukup (sufficient), andal (reliable), relevan (relevance) dan berguna (usefulness) untuk mencapai tujuan penugasan. Practice advisory 2410-1 dari Standar : “ criteria komunikasi”. Observasi dan rekomendasi harus didasarkan pada atribut : kriteria, kondisi, penyebab & dampak. o Kriteria (criteria) : standar, ukuran atau ekspektasi yang dipakai untuk evaluasi / verifikasi (apa yang harusnya ada/harapan). o Kondisi (condition) : bukti faktual yang ditemukan saat pengujian (apa yang ada/kenyataan). o Penyebab (causes) : alasan perbedaan antara harpan dengan kondisi aktual (mengapa ada perbedaan ). o Dampak (effect) : risiko/ eksposur yang dihadapi organisasi karena kondisi tidak sama dengan kriteria (akibat perbedaan). Practice advisory 2420-1 dari Standar : “kualitas kriteria komunikasi” a.1 : obyektif, jelas, ringkas, konstruktif & tepat waktu. Saran-saran untuk perbaikan (suggestion for improvement). o Temuan audit membutuhkan tindakan perbaikan. o Manajer operasi memiliki hak untuk mengimplementasikan saran tersebut atau tidak. Temuan audit yang dapat dilaporkan. o Tidak setiap kelemahan dapat dilaporkan. o Temuan audit yang dapat dilaporkan, harus memiliki kreteria : cukup signifikan, didasarkan fakta, obyektif, relevan dan cukup meyakinkan.



PENDEKATAN UNTUK KONSTRUKSI TEMUAN (APPROACH TO FINDING CONTRUCTION) Kemampuan Internal Auditor :  



Sangat dipengaruhi oleh pengalaman (experience). Memerlukan naluri bisnis (business instine) yang baik untuk mengembangkan temuan.



Factor-faktor yang perlu dipertimbangkan Internal Auditor :   



Tidak mengganti pertimbangan audit dengan pertimbangan manajemen. Bertanggungjawab untuk memberikan bukti. Tertarik pada perbaikan kinerja, namun tidak mutlak.







Meninjau temuan audit secara kontinyu, sebab dimungkinkan temuan audit tersebut sudah tidak dapat dipertahankan (tidak relevan) pada saat berjalannya waktu.



MENAMBAH NILAI (ADDING VALUE) Untuk menambah nilai Auditor Internal :  



Meyakinkan bahwa temuan dan rekomendasi yang diberikan memiliki dampak positif bagi organisasi. Memberikan kontribusi yang berarti bagi tujuan dan kesuksesan organisasi.



Auditor Internal seharusnya :  



Meningkatkan citranya sebagai penambah nilai. Fokus pada aktivitas dan jasa yang bernilai tinggi.



TINGKAT SIGNIFIKANSI (DEGREES OF SIGNIFICANCE)    



Temuan-temuan tidak signifikan (insignificant findings) : tidak disembunyikan/dilewatkan. Temuan-temuan kecil (minor findings) : perlu dilaporkan, bisanya dalam bentuk surat kepada manajemen (management letter). Temuan-temuan besar (major findings) : dapat menghalangi tujuan utama organisasi. Pengklasifikasian tersebut merupakan tanggung jawab auditor internal, bukan manajemen.



ELEMEN-ELEMEN TEMUAN AUDIT (ELEMENTS OF A AUDIT FINDINGS)    



 



Kriteria (criteria) : tujuan & sasaran serta kualitas pencapaian. Kondisi (condition) : merupakan jantungnya temuan. Penyebab (cause) : memerlukan latihan pemecahan masalah (problem solving). Dampak (effect) : o Temuan tentang keenomisan & efisiensi : diukur dalam $ atau Rp. o Temuan tentang keefektivan : ketidakmampuan untuk menyelesaikan hasil akhir. Kesimpulan (conclusion) : harus didukung dengan fakta. Rekomendasi (recommendation) : tindakan yang dapat dipertimbangkan oleh manajemen untuk memperbaiki kondisi yang salah atau memperkuat sistem pengendalian intern.



PEMBAHASAN TEMUAN (DISCUSSION OF FINDINGS) 



Pencatatan temuan audit :



1. Aktivitas pencatatan temuan audit internal (Internal Audit Activity Record of Audit Findings) . Dibuat sesuai dengan tujuan. 2. Laporan pencatatan temuan audit (Record Audit Findings) : 



Memberikan acuan untuk bahan pembahasan.



 



Digunakan unuk mengkomunikasikan temuan dengan auditee (klien) dan untuk mendapatkan tanggapan tertulis. Keahlian komunikasi sangat penting bagi Auditor Internal, terutama dalam presentasi hasil audit.



PENELAHAAN PENGAWASAN (SUPERVISORY REVIEWS)   



Seharusnya setiap temuan audit yang dilaporkan telah melalui penelahan pengawasan (supervisory review) yang ketat. Tujuannya untuk mempertahankan kredibilitas aktivitas audit internal. Penyelia (supervisor) audit harus melakukan review secara rutin/periodik untuk menjaga mutu/kualitas audit.



PELAPORAN TEMUAN AUDIT (REPORTING DEFICIENCIES OF AUDIT FINDINGS)  



Beberapa organisasi audit menyusun ringkasan eksekutif (executive summary) atas laporan audit internal. Ringkasan eksekutif :



   



Biasanya dibuat dalam satu halaman. Menjelaskan lingkup audit Menyajikan opini audit secara keseluruhan Menyajikan penilaian auditor atas obyek/operasi yang diaudit.



TINDAK LANJUT (FOLLOW UP) 







Standar 2500.A.1 : Kepala bagian audit harus menetapkan proses tindak lanjut untuk memonitor dan memastikan bahwa tindakan manajemen telah diimplementasikan secara efektif atau bahwa manajemen senior telah menerima risiko untuk tidak mengambil keputusan. Practice advisory 2500-A.1.1 :”proses Tindak Lanjut” : Tanggungjawab untuk melakukan tindak lanjut harus didefinisikan dalam piagam tertulis aktivitas audit internal.



contoh internal Audit Report Selasa, 11 Oktober 2016 contoh internal audit report



AUDIT MANAJEMEN Audit Report



di buat oleh : Alfan Riaman



FAKULTAS BISNIS DAN EKONOMIKA UNIVERSITAS SURABAYA 2016



Surabaya, 26 september 2016



No



: 001/KAP/I/2016



Lampiran



: 6 lembar



Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen



Kepada Yth Pemilik Toko MIEL Di surabaya



Kami telah melakukan audit atas siklus penujualan yang berdampak pada peningkatan penjualan dan loyalitas pelanggan di TOKO MIEL untuk periode tahu 2016 . audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan. Audit kami hanya mencakup bagian dari siklus penjualan yang berpengaruh pada peningkatan penjualan atau Loyalitas pelanggan pada TOKO MIEL. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai



ekonomis (penghematan),efisien dan efektif proses penjualan atau oprasional yang dilakukan TOKO MIEL dan memberikan saran atas kelemahan yang ditemukan selama audit. Hingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan TOKO MIEL Dapat beroperasi dengan lebih ekonomis,efektif,dan efisien dalam mencapai Tujuannya. Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi : Bab I : Informasi latar Belakang Bab II : Kesimpulan audit Yang didukung dengan Temuan Audit Bab III : Rekomendasi Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan. Dukungan dan kerjasama dari berbagai pihak baik dari pemilik,manajem,karyawan, bahkan pelanggan yang berhubungan langsung dengan proses audit ini. Untuk itu kami berterimaksih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini.



BAB I INFORMASI LATAR BELAKAN



Toko MIEL adalah toko yang bergerak dibidang perusahaan dagang Retail Khusus pakaian. Toko bertempat di MOG Malang dan telah membuka cabang di Marvell City Mall surabaya pada bulan mei dan mulai beroprasi pada saat itu juaga 2016. Dan dalam hal ini auditor mengaudit TOKO MIEL yang ada di Marvell City Mall Surabaya. Toko MIEL adalah toko cabang pertama yang bertempat dikota surabaya sampai pada saat audit ini dilakukan terjadi kesenjangan pendapatan yang diperoleh oleh kedua TOKO Tersebut baik yang berada Dikota malang dan yang berada dikota surabaya. Toko MIEL Surabaya memiliki 6 salesman dan satu orang supervisor yang setiap harinya berada ditoko MIEL dengan jadwal yang telah di tentukan oleh supervisor. Setiap salesman direkrut dan diberi latihan kerja selama 1 hari dan diusahakan untuk mengerti dengan pekerjaan yang akan di kerjakan selama Berada Di TOKO MIEL. Sedangkan Tujuan dilakukan audit adalah Untuk :



1. Menganalis proses penjualan dari siklus penjualan dan SOP dari Toko MIEL dan apakah karyawan sudah bekerja sesuai dengan SOP Yang ada 2. Menilai kinerja karyawan apakah sudah ekonmis,efisien dan efektif 3. Menilai apakah Produk yang disediakan di TOKO MIEL Surabaya Sudah sesuai dengan Permintaan Pelanggan ataupun kebutuhan dari konsumen yang berda dikota surabaya. 4. Menilai apakah karyawan memiliki data pelanggan dan menjadikan data tersebut sebagai alat informasi yang penting untuk peningkatan penjualan. 5. Menilai kekurangan dan kelebihan dengan berbagai kompetitor yang ada disurabaya.



BAB II Kesimpulan Audit



No



Kondisi



Kriteria



penyebab



akibat



1.



Dokumen atas barang yang siap untuk dijual belum memenuhi stadard



Dokumen atas barang yang siap untuk dijual seharus dapat dibuat dengan format benar dan dapat membantu karyawan dalam proses oprasional sekaligus dapat mebantu supervisor dalam enganalisis produk manakah yang harus ada dan produk manakah yang sangat diminati oleh pelanggan



Tidak adanya koordinasi yang baik dari karyawan kurangnya pengetahun dari managemen



Barang yang dijual tidak sesuai dengan permintaan pelanggan



2.



data pelanggan yang kurang memadai



Data pelanggan seharusnya dapat dimiliki oleh TOKO MIEL



Kurangnya pengetahuan dari managemen



Konsumen merasa tidak mendapatkan fasilitas yang baik



3



Kinerja karyawan yang kurang baik / tidak sesuai dengan sop 



Untuk mengetahui jumlah pelnggannya, karakteristik dari pelanggannya, sekaligus dapat memperoleh informasi terkait dengan kebijakan apa yang pantas dilakukan untuk berbagai konsumen agar dapat meningkatkan loyalitas konsumen dalam berbelanja bersama TOKO MIEL



dari TOKO MIEL sehingga dapat pelanggan mungkin memilih Toko Lain yang lebih memberikan perhatian ataupun fasilitas yang dapat dinikmati oleh mereka.



Seharus karya  bekerja sesuai dengan SOP Memberikan  pelatihan yang jelas kepada calon karyawan agar dapat memahami SOP  Yang benar dan memiliki rasa tanggung jawab atas perkembangan dari tempat kerjanya



Masa pelatihan  TOKO MIEL akan karyawan yang kehilangan terlalu singkat pelanggan karna merasa tidak Kurangnya dilayani dengan pengetahuan baik oleh TOKO karyawan MIEL mengenai Tugas  Pendapatan Toko utamanya. MIEL Akan terus Kurangnya menurun kepedulian karyawan terhadap perkembangan tempat kerjanya.



BAB III Rekomendasi



Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan utama adalah : 1. tidak tersedianya pencatatan atas barang yang siap untuk dijual yang memenuhi standard oprasional 2. tidak tersedianya dokumen data pelanggan yang menunjang kebutuhan manajemen dalam mengambil keputusan 3. kinerja karyawa yang kurang baik yang mengakibatkan pelanggan tidak ingin berbelanja di Toko MIEL Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi. Maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.



Rekomendasi : Ada beberapa rekomendasi yang kami buat untuk Toko MIEL serta kami lampirkan di bagian Lampiran Laporan Ini : 1. Toko MIEL Harus membuat dokumen pencatatan barang yang siap untuk dijual dengan Format yang memenuhi standard yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dan menjadikan dokemen tersebut sebagai salah satu informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan Putusan dalam penyediaan barang dagangan maupun Keputusan yang lain. 2. Toko MIEL harus membuat dokumen data Pelanggan yang baik dan sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan oleh manajemen dalam mengambil keputusan. yakni kebutusan yang berkaitan dengan kepuasan dan loyalitas pelanggan untuk meningkatkan penjualan. Karna jika Toko MIEL



dapat mengelolah pelanggannya dengan baik maka dengan sendirinya penjualan akan meningkat. 3. Toko MIEL harus melakukan Traning bagi karyawan untuk bekerja sesuai dengan SOP Yang ada di Toko MIEL dan menanamkan Rasa memiliki dan rasa peduli untuk bekerjasama dalam mengembangkan Toko MIEL. 4. Toko MIEL Harus menyediakan CCTV yang dapat digunakan untuk mengontrol kinerja karyaawan dan kebutuhan Toko lainnya. 5. Menyediakan form kepuasa pelanggan yang dapat di Nilai langsung oleh konsumen dan dijadikan sarana untuk mengukur kinerja karya pada waktu tertentu. Dan juga dapat dijadikan sebagai sarana untuk memberi reward kepada karyawan jika dapat bekerja dengan baik. 6. Membuat kartu mambers bagi pelanggan yang bertujuan untuk memfasilitasi pelanggan dalam berbelanja dan dapat dijadikan suatu informasi yang penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan baik kebijakan yang berhubungan dengan Penjualan,discount,hadiah dan lain lain.



Keputusan untuk memlakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk terhadap penjualan Toko MIEL dimasa mendatang.



Lampiran Format Data Pelanggan Manual Nama No



Pelanggan



ID



Alamat



Barang



Total



Pelanggan



Pembelian



Fasilitas / Disc



Belanja



1



wirna



0000001



Pucang



BLPJ



12



1.000.000



100.000



2



narti



000002



Ngagel



CLKPJ



4



500.000



50.000



barang



Total



Terjual



Barang



3



Format Data Barang Yang siap Untuk Dijual harian NO



Nama



Kode barang



Warna



Barang



Barang Yang Ada



Setelah penjualan 1



BLPJ



317040720  Merah  Biru



12



3



9



12



4



8



12



5



7



 kuning



2 3



Diposting oleh alfan riaman di 10.01 Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest