TPM 2 Menentukan Spesifikasi Jabatan-yulianto.pdf [PDF]

Citation preview

Tugas Praktik Mandiri Sesi 2 (Menentukan Spesifikasi Jabatan)



Tujuan Peserta mampu menentukan spesifikasi jabatan berdasarkan kategori tertentu dengan tepat.



Studi Kasus Kamu adalah seorang calon Supervisor SDM di perusahaan marketing, saat ini perusahaan sedang membutuhkan karyawan di bidang Account Executive dikarenakan projek yang akan datang perlu adanya tambahan di bidang tersebut. Kamu ditugaskan untuk menentukan spesifikasi jabatan berkaitan dengan Account Executive di perusahaan kamu.



Petunjuk 1. 2.



3.



Pahami studi kasus di atas dengan cermat. Berdasarkan studi kasus di atas, buatlah bagaimana cara menentukan spesifikasi jabatan untuk Account Executive di perusahaan anda berdasarkan hal-hal berikut ini. a. Identifikasi cara menentukan spesifikasi jabatan . b. Menyebutkan spesifikasi jabatan Account Executive berdasarkan komponen berikut. i. Pengetahuan ii. Keterampilan iii. Kemampuan iv. Karakteristik lain Tuliskan hasil tugasmu pada Lembar Kerja di halaman 3.



4.



Waktu pengerjaan tugas adalah 30 menit.



1



Cara Pengerjaan Tugas 1.



Pengerjaan tugas dapat dimulai dengan mengunduh atau menyalin template lembar kerja. Selanjutnya, kerjakan tugas pada lembar kerja tersebut.



2.



Setelah selesai mengerjakan tugas, simpanlah file tugasmu dalam format PDF dengan ukuran maksimal 10 MB. Nama file diketik dengan format seperti berikut. TPM 2 Menentukan Spesifikasi Jabatan-[Nama Lengkap Peserta]



2



Lembar Kerja (Menentukan Spesifikasi Jabatan) Nama Lengkap



: YULIANTO



No. Kartu Prakerja



: 3350202348356433



A. Identifikasi cara menentukan spesifikasi jabatan



Menyusun Spesifikasi Jabatan 1. Periksa standar Pendidikan Menentukan Kualifikasi Pendidikan yang diperlukan untuk posisi tersebut 2. Skill (Ketrampilan) Periksa Pengalaman yang di butuhkan 3. Kebutuhan aspek/ketrampilan tertentu Identifikasi hard skill dan soft skill tertentu yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas pekerjaan yang diberikan 4. Definisikan kemampuan teknis dan interpersonal tertentu Contoh: mampu memberikan visualisasi data yang baik dan mampu berkomunikasi dengan baik 5. Periksa kesesuaiannya dengan uraian kerja Setelah keempat komponen dibuat, periksa sesuai uraian yang telah dibuat sebelumnya 6. Review Bersama tim dan atasan Mengulas spesifikasi secara keseluruhan



B. Menyebutkan spesifikasi jabatan Account Executive berdasarkan komponen berikut. i. Pengetahuan



Mengenal Posisi Supervisor: Tugas, Tanggung Jawab, dan Kemampuan yang Dibutuhkan Dalam sebuah perusahaan, sekadar memahami job desk dari posisi yang kita tempati saja tidak cukup. Tetapi, kita juga harus mengetahui berbagai posisi dan tanggung jawab rekan kerja lain yang ada di tingkat manajemen, salah satunya supervisor. Tapi apa itu supervisor? Nah, jika memiliki kinerja yang baik, bukan hal yang mustahil kalau nantinya kamu bisa dipercaya untuk memegang jabatan yang satu ini. Sebelumnya, ayo pelajari terlebih dahulu apa peran seorang supervisor, dan bagaimana pengaruhnya bagi perusahaan. Simak sampai tuntas ya!



Apa Itu Supervisor? Dikutip dari thebalancecareers.com, pengertian supervisor adalah seseorang yang berada di posisi manajerial yang bertugas untuk mengawasi dan mengelola tim atau kelompok kecil. Di bahasa Indonesia, supervisor familiar juga dengan sebutan penyelia. Dalam perusahaan rintisan atau startup, supervisor juga bisa disebut sebagai leader atau coordinator. Sejatinya, dalam struktur organisasi, manajer memiliki otoritas yang lebih tinggi dari supervisor. Dengan kata lain, posisi di atas supervisor adalah manajer, dan yang berada di bawah supervisor adalah staff dengan tingkatan entry level. Maka dari itu, seorang yang berada di posisi supervisor biasanya memiliki wewenang untuk memberikan perintah/tugas serta menjadi penghubung antara staff dengan atasan yang lebih tinggi. Seorang supervisor akan melapor kepada manajer tentang perkembangan yang berkaitan dengan produk, layanan, dan karyawan yang bekerja di bawah arahan mereka. Karena bertanggung jawab untuk memastikan staff di bawahnya bekerja dengan baik, tentu seorang supervisor harus berpengalaman. Pasalnya, mereka harus paham betul bagaimana detail pekerjaan dari setiap posisi tim yang ia pimpin.



Tanggung Jawab Utama Seorang Supervisor Selain bertanggung jawab atas kinerja bawahannya yang terdiri dari kelompok kecil, tim, atau departemen, supervisor juga dituntut untuk dapat membimbing dan mengembangkan potensi dari timnya. Dengan demikian, semua perencanaan tim dapat terlaksana dengan baik. Pada beberapa jenis industri, supervisor juga ditemukan dalam pengawasan karyawan yang bekerja di lapangan seperti pabrik. Secara umum, orang yang berada di posisi ini melakukan banyak fungsi yang membantu dalam mencapai produktivitas.



Perbedaan Supervisor dan Manager Dari aspek tanggung jawab, manajer lebih terlibat pada urusan strategis dan pengambilan keputusan, sedangkan supervisor lebih banyak mengurus jalannya operasional sebuah tim. Dengan begitu, supervisor bisa juga disebut sebagai manajer operatif. Kamu juga dapat membedakan peran seorang supervisor dan manajer dari beberapa poin berikut ini: 1. Tingkat kekuasaan Supervisor memiliki sedikit kekuasaan untuk mengambil keputusan yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan, berbeda dengan manager yang lebih berwenang untuk decision making terhadap hal-hal penting yang mempengaruhi perusahaan. 2. Pengalaman Idealnya, manajer memiliki pengalaman yang lebih tinggi dari seorang supervisor. Pasalnya, manajer adalah pemimpin yang harus bertanggung jawab terhadap banyak tim di bawahnya. 3. Pendidikan Supervisor biasanya tidak memerlukan tingkat pendidikan yang tinggi, sementara manager biasanya memerlukan tingkat pendidikan yang lebih tinggi, seperti gelar sarjana atau master dalam bidang yang sesuai.



ii. Ketrampilan



Kelebihan Menjadi Supervisor Ada beberapa kelebihan menjadi supervisor di perusahaan, di antaranya:



1. Peningkatan gaji dan karier Jika kamu bekerja dengan baik sebagai supervisor, maka peluang untuk naik jabatan dan naik gaji akan lebih besar. Hal ini tentu akan dipengaruh juga dengan hasil performance review dan kesempatan promosi yang ada di perusahaan. 2. Pembelajaran dan pengembangan Sebagai supervisor, kamu akan memiliki kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kemampuan dalam bidang yang sesuai, seperti kepemimpinan, manajemen, dan komunikasi. 3. Tanggung jawab yang lebih besar Di posisi ini, kamu tak hanya bekerja untuk diri sendiri. Pasalnya, ada tim yang harus kamu kelola dan kembangkan dengan baik. Artinya, responsibilites kamu sebagai supervisor tentu lebih besar daripada pegawai biasa. 4. Pengalaman yang berguna Menjadi supervisor akan memberikanmu pengalaman yang sangat berharga. Setelah menempati posisi ini, akan mudah untukmu ketika ingin bergabung dengan perusahaan lain. 5. Relasi yang luas Siap menjadi supervisor, artinya siap juga untuk membangun networking dari banyak pihak lain, baik itu internal maupun eksternal. Kamu akan menjadi penghubung antara staff dan tim lainnya untuk membetnuk pekerjaan yang kolaboratif.



Gaji Supervisor Mengutip dari Indeed, rata-rata gaji supervisor di Indonesia berkisar antara Rp5.530.373,- sampai Rp9000.000,-. Namun, tentunya gaji seorang supervisor bervariasi karena harus menyesuaikan banyak faktor seperti jenis perusahaan, lokasi, bidang industri, tingkat pengalaman, dan kualifikasi. Selain itu, supervisor juga mungkin akan mendapatkan kenaikan gaji dan tunjangan lainnya seiring dengan peningkatan tanggung jawab dan pengalaman. Menurut data BLS (Bureau of Labor Statistics) di Amerika Serikat, gaji rata-rata supervisor adalah sekitar $65.000 per tahun. Lagi-lagi, ini hanya merupakan ratarata dan gaji yang sebenarnya bisa jauh lebih tinggi atau lebih rendah tergantung pada faktor-faktor yang disebutkan di atas. Sebagai contoh, supervisor di bidang konstruksi mungkin akan memperoleh gaji yang lebih tinggi daripada supervisor di bidang layanan pelanggan, karena bidang konstruksi dianggap lebih berisiko dan membutuhkan pengalaman yang lebih tinggi. Demikian juga, supervisor di perusahaan besar mungkin akan memperoleh gaji yang lebih tinggi daripada supervisor di perusahaan kecil, karena perusahaan besar biasanya memiliki anggaran yang lebih besar untuk gaji karyawan.



Lulusan Seorang Supervisor Tidak ada lulusan khusus yang dibutuhkan untuk menjadi supervisor, namun beberapa lulusan pendidikan terkait yang dapat membantu kamu untuk mencapai posisi ini adalah: 1. Gelar sarjana dalam bidang manajemen atau kepemimpinan Lulusan program sarjana dalam bidang manajemen atau kepemimpinan dapat membantu kamu memahami prinsip-prinsip dasar manajemen dan kepemimpinan. Pengetahuan ini bisa kamu jadikan bekal saat mengelola tim. 2. Gelar sarjana dalam bidang yang sesuai dengan industri perusahaan Jika kamu berasal dari lulusan program yang linier dengan industri perusahaan, maka peluang untuk menjadi supervisor akan terbuka lebih besar. Pasalnya, kamu sudah memiliki bekal dasar yang bisa dikembangkan dalam tim-mu ke depannya. 3. Gelar sarjana dalam bidang terkait lainnya Program atau jurusan kuliah lainnya yang masih relevan untuk mengisi posisi supervisor adalah komunikasi, psikologi, atau sosial. Namun, perlu kamu garis bawahi bahwa sebenarnya tidak ada lulusan khusus yang dibutuhkan untuk menjadi supervisor. Artinya, jurusan apa pun bisa mengantarmu untuk menduduki posisi ini selama skill dan kinerja-mu dinilai baik oleh perusahaan.



Tugas dan Tanggung Jawab Supervisor Jika ingin menjadi supervisor, maka kenali terlebih dahulu apa saja tanggung jawab yang akan kamu emban seperti berikut ini: 1. Mengelola tim Mengelola aspek keseluruhan tim, mulai dari performa hingga dengan alur kerja merupakan tanggung jawab utama dari seorang supervisor. Tanggung jawab ini membuat supervisor berperan penting dalam jalannya sebuah operasional dari tingkatan yang lebih kecil.



2. Membuat keputusan yang mempengaruhi tim Supervisor harus mampu membuat keputusan yang tepat dalam situasi yang berbeda yang mempengaruhi timnya, seperti memutuskan bagaimana mengelola anggaran waktu atau membuat rencana kerja harian. 3. Mengembangkan potensi karyawan baru



Ketika ada karyawan baru yang bergabung, supervisor tidak hanya bertanggung jawab dalam memberikan pelatihan seperti, membantu mereka memahami peran mereka dan mendukung mereka selama masa transisi mereka. Tetapi juga bekerja sama dengan HR, untuk memberikan lingkungan kerja yang dapat mengembangkan potensi dari karyawan tersebut. Selain itu, supervisor juga harus memiliki rencana atas hal tersebut, dan juga menetapkan tujuan tentang bagaimana karyawan dapat mengatasi kelemahan mereka. Sehingga peningkatan kinerja dari karyawan tersebut akan berdampak dengan peningkatan produktivitas tim. 4. Mengevaluasi kinerja dan memberikan umpan balik Sejalan dengan tujuan untuk mengembangkan potensi dari karyawan, dalam menjalankan tugasnya supervisor juga bertanggung jawab dalam memberikan evaluasi dan feedback atas kinerja dari anggota timnya. Dengan melakukan hal tersebut, supervisor juga bisa memberikan penghargaan kepada karyawan yang memiliki kinerja baik, seperti bonus. Sedangkan yang memiliki performa yang kurang baik, supervisor dapat memberikan kritik dan masukan yang dapat meningkatkan kinerja karyawan. 5. Melapor ke HR dan manajemen senior Selanjutnya, supervisor memiliki tanggung jawab untuk melaporkan kinerja tim dan individu ke HR dan manajemen senior. Adapun nantinya yang dilaporkan berupa hasil evaluasi, seperti ketepatan waktu, pencapaian target, profesionalisme, kedisiplinan, kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, dan banyak lagi. Nantinya dari hasil tersebut akan menjadi sebuah perencanaan mengembangkan dan meningkatkan kinerja dari masing-masing anggota tim.



untuk



6. Membantu menyelesaikan masalah dan perselisihan karyawan Tidak selamanya tim memiliki kondisi yang aman, tak jarang terjadi perbedaan pendapat hingga perselisihan antar karyawan. Sehingga seorang supervisor harus dapat menyelesaikan masalah ini seperti menjadi mediator. Namun, jika pada kasus yang besar atau krusial, maka supervisor bisa menghubungi pihak HR untuk mendapatkan penyelesaian yang tepat.



7. Memastikan keselamatan kerja Supervisor harus memastikan bahwa timnya memahami dan mengikuti semua aturan keselamatan kerja yang berlaku di perusahaan.



iii. Kemampuan



Kemampuan yang Dibutuhkan untuk Menjadi Supervisor Keterampilan yang dimiliki oleh supervisor akan membantu tercapainya KPI setiap tim dengan baik. Pastikan kamu memiliki berbagai skill di bawah ini: 1. Kemampuan komunikasi yang baik Tanpa komunikasi yang baik, sangat sulit untuk dapat mengelola tim. Komunikasi justru menjadi kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang supervisor. Karena supervisor akan banyak terlibat dengan karyawan dan juga atasannya, seperti dalam menjalankan proyek yang telah direncanakan. Selain itu, dikutip dari hrdqstore.com, keterbukaan dalam komunikasi merupakan hal penting untuk membangung dan menjaga hubungan dengan karyawan agar dapat mendengar kebutuhan atau masalah mereka. 2. Berpikir kritis Sebagai seorang supervisor, kemampuan berpikir kritis merupakan sesuatu yang harus dimiliki. Kemampuan ini memungkinkan seseorang untuk dapat mengembangkan proses langkah demi langkah dari upaya mendapatkan solusi. Berpikir kritis juga membantu mengembangkan sifat kolaboratif yang dapat membangun kerja sama tim yang solid dalam mengatasi masalah. 3. Leadership Tidak semua pemimpin memiliki jiwa leadership yang baik. Hal ini bukan hanya sekedar memberi arahan ataupun perintah. Kemampuan leadership yang baik salah bagaimana seseorang dapat memimpin sebuah tim agar dapat menyelesaikan semua yang telah direncanakan. Selain itu, supervisor harus dapat membuat keputusan penting untuk timnya. Hal ini tentunya bergantung bagaimana pemahamannya terkait situasi dan kondisi yang terjadi. Sehingga keputusan yang diambil tidak semata-mata menguntungkan satu pihak, tetapi juga seluruh anggota tim. Dengan menunjukkan hal tersebut, supervisor dapat meningkatkan kepercayaan anggota tim dan juga atasan. 4. Manajemen konflik Dikutip dari hrdstore, supervisor yang baik menyadari konflik dapat terjadi di tempat kerja. Oleh karena itu, kemampuan dalam mengelola konflik merupakan kemampuan yang tidak bisa disepelekan. Berkaitan dengan tanggung jawab, supervisor harus dapat memikirkan metode yang tepat untuk meminimalkan dan menanganinya saat konflik itu terjadi.



5. Mentorship Menjadi supervisor bukan hanya sekedar memimpin tim, tetapi juga bagaimana cara dapat menjadi panutan dan juga seorang mentor. Dikutip dari indeed.com supervisor harus bisa menjadi seseorang yang dapat membantu timnya berhasil di tempat kerja dan memajukan karir mereka. Misalnya seperti menawarkan nasihat dan bimbingan ketika mereka membutuhkannya. Di samping itu, bimbingan yang berjalan dua arah, bisa menjadi hal yang dapat mendekatkan supervisor dengan karyawannya.



iv. Karakteristk lain



Rendah hati dan sanggup menjadi leader yang baik Ada saatnya, proyek yang dikerjakan dalam sebuah departement akan mengalami kegagalan. Di saat seperti inilah, Anda harus menerima kesalahan tersebut dan bersedia untuk ditegur dari orang yang memiliki jabatan lebih tinggi. Jangan serta merta langsung menunjuk hidung staff yang dibawahnya untuk disalahkan. Selain berdampak bagus pada karir Anda, sikap rendah hati juga akan membuat Anda lebih mudah dipanggil sebagai supervisor yang baik oleh staff yang berada di bawah Anda.