Tugas 3 Arsip Bisnis [PDF]

Citation preview

1



TUGAS ARSIP BISNIS



Pengembangan Jadwal Retensi Rekod/Arsip



NAMA



:



DEVIN RAMADHAN



JURUSAN



:



D-IV KEARSIPAN



2



BAB I PENDAHULUAN



1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi informasi menjadi tolok ukur kemajuan suatu bangsa. Bangsa yang menguasai informasi akan memainkan peran dalam kompetisi antar bangsa. Ketersediaan informasi secara cepat, tepat dan berkualitas merupakan tuntutan yang tak terhindarkan, baik di bidang bisnis maupun publik. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,



organisasi



kemasyarakatan,



dan



perseorangan



dalam



pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang amat penting dalam manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya peningkatan efisiensi operasional instansi dan member proteksi terhadap arsip yang karena memuat informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan.



1.2 Rumusan Masalah 1. Apa pengertian dari jadwal retensi arsip? 2. Apa saja keuntungan dan tujuan jadwal retensi arsip? 3. Apa saja jenis-jenis dari jadwal retensi arsip? 4. Bagaimana penyusunan jadwal retensi arsip? 5. Bagaimana bentuk jadwal retensi arsip?



3



BAB II PEMBAHASAN 2.1



Pengertian Jadwal Retensi Arsip Jadwal Retensi Arsip berasal dari kata “retention” yang berarti



menyimpan.



Retensi



arsip



berarti



jangka



waktu



penyimpanan arsip yang terkait erat dengan nilai gunanya. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip. Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang amat penting dalam manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya peningkatan efisiensi operasional instansi dan member proteksi terhadap arsip yang karena memuat informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan. Pengertian tentang Jadwal Retensi Arsip dapat dilihat dari tiga sudut pandang yaitu pertama menurut para pakar ilmu kearsipan, kedua, menurut lembaga profesi, dan ketiga menurut peraturan 1.



perundang-undangan



kearsipan.



Pendapat Para Pakar Kearsipan Betty R. Rick (1992) mendifinisikan JRA sebagai program



retensi arsip yaitu suatu jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola arsip organisasi yang berupa memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif dan memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai guna. Pengertian selanjutnya dari IRA A. Penn (1989) yang mendifinisikan bahwa JRA adalah suatu daftar arsip aktif yang berisi penetapan kapan suatu arsip akan dimusnahkan. Konsep IRA A.Penn ini mengandung tiga tujuan yaitu memberikan arahan penyusutan arsip yang retensinya telah habis, penyimpanan arsip untuk sementara waktu, dan penyimpanan arsip yang bersifat permanen. Kemudian Jay Kennedy (1998) memberikan pengertian bahwa JRA adalah suatu daftar series arsip organisasi yang berisi



4



arahan berapa lama arsip disimpan (termasuk disimpan dalam jangka waktu tak terbatas) juga mengandung instruksi kapan arsip dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip inaktif. Dari pengertian para pakar dimaksud dapat disimpulkan bahwa yang di maksud dengan JRA adalah suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip dan nasib akhir apakah suatu arsip tersebut musnah atau permanen yang berguna sebagai arahan dalam program penyusutan arsip. 2.



Menurut Lembaga Profesi Menurut



Association



of



Records



Management



and



Administration (1986) jadwal retensi adalah salah satu dari program manajemen arsip yang memberikan keterangan lamanya arsip disimpan dan prosedur khusus untuk penyusutan arsip. Sedangkan International Council on Archives (1988) jadwal retensi arsip adalah dokumen yang menggambarkan arsip dari badan, lembaga, atau unit administrasi yang menetapkan arsip yang disimpan karena mempunyai nilai guna permanen dan sebagai dasar pengesahan penyimpanan permanen, serta pemusnahan arsip yang tidak berguna setelah jarak waktu simpan yang ditentukan terlewati. Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah komponen dari program manajemen



arsip



yang



berisi



jangka



simpan



arsip,



yang



menggambarkan arsip dari suatu badan penciptanya sebagai dasar hukum penyimpanan arsip bernilai permanen maupun pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna. 3.



Berdasarkan Peraturan Perundangan Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang



Dokumen Perusahaan, yang dimaksud Jadwal Retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun



5



2009 dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Definisi JRA menurut Undang-Undang Kearsipan ini juga tercantum dalam dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2002 pasal 1. Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpilkan bahwa jadwal retensi arsip merupakan pedoman penyusutan yang berupa daftar dan berisi sekurang-kurangnya jenis arsip,retensi, dan nasib akhir. Istilah sekurang-kurangnya mengandung maksud bahwa selain jenis, retensi dan nasib akhir arsip,masih dimungkinkan untuk ditambah hal lain seperti kode klasifikasi. Dari berbagai pendapat baik dari para pakar ilmu kearsipan, lembaga profesi kearsipan, dan menurut peraturan perundangundanagan dapat ditarik kesimpulan bahwa Jadwal Retensi Arsip merupakan



komponen



dari



manajemen



kearsipan



yang



menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (creating agency) dalam bentuk daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari jangka simpan aktif dan jangka simpan inaktif, serta nasib akhir arsip yang meliputi musnah, dinilai kembali, atau permanen yang digunakan sebagai pedoman atau dasar hukum dalam melaksanakan penyusutan arsip. 2.2



Keuntungan dan Tujuan Jadwal Retensi Arsip Atas dasar kepentingan manajemen kearsipan yang lebih baik, setiap organisasi harus menyusun jadwal retensi arsip. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, apabila setiap organisasi pencipta arsip memiliki retensi, maka keuntungan-keuntungan berikut dapat diperoleh: 1. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif.



6



2. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun inaktif. 3. Memudahkan penemuan kembali arsip dan dengan demikian akan meningkatkan efisiensi kerja. 4. Memudahkan



pemindahan



arsip-arsip



yang



bernilai



permanen/abadi ke Arsip Nasional. 5. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di bidang pemerintahan. Penyusunan JRA mempunyai dua tujuan yaitu pertama, dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan organisasi, dan yang kedua adalah untuk memenuhi persyaratan hukum. 1. Memenuhi kebutuhan organisasi Setiap



organisasi



menginginkan



efisiensi,



efektifitas,



kelancaran, kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan, dan keamanan atas aset – aset yang dimiliki serta terlindungi dari persoalan-persoalan hukum yang suatu saat akan menimpanya. Dengan memiliki JRA maka apa yang diinginkan organisasi akan terwujud karena dengan memiliki JRA organisasi akan: a) Terhindar dari pemborosan Dalam JRA terdapat data yang jelas kapan arsip harus dipindahkan,



dimusnahkan,



atau



diserahkan.



Dengan



demikian tidak akan terjadi penumpukan arsip di suatu tempat. Secara otomatis arsip akan dipindahkan ke tempat lain apabila sudah tiba waktunya untuk dipindahkan, arsip akan dimusnahkan apabila sudah memasuki waktu musnah, dan akan diserahkan apabila sudah waktunya untuk diserahkan. Dengan demikian organisasi tidak akan membeli sarana/peralatan atau menyediakan ruang simpan yang berlebihan.



Sarana/peralatan



yang



digunakan



untuk



menyimpan arsip aktif ketika arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif maka akan pindah ke sarana/peralatan dan



7



ruang arsip inaktif. Dan selanjutnya tempat yang ditinggalkan tadi akan ditempati oleh arsip-arsip aktif yang baru.tahap berikutnya arsip inaktif akan pindah ke ruang pemusnahan atau



ke



ruang



penyimpanan



statis.



arsip



Sarana/peralatan



inaktif



yang



telah



dan



tempat



ditinggal



oleh



penghuninya tadi, selanjutnya akan ditempati oleh arsip inaktif yang baru, dan begitu seterusnya. b) Terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan Jadwal retensi arsip disusun sebagai pedoman penyusutan. Kapan



arsip



harus



dipindahkan,



dimusnahkan,



dan



diserahkan. Dengan adanya kepastian waktu tentang pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan tersebut maka program penyusutan dapat dilakukan secara konsisten dan akan terhindar dari kecerobohan atau penyusutan yang bermotivasi pribadi. c) Terjaminya



keselamatan



bahan



pertanggungjawaban



nasional Dalam JRA terdapat data yang jelas mengenai arsip apa saja yang termasuk klasifikasi sebagai arsip statis/permanen yang berfungsi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan bukti kehidupan/perjalanan organisasi. Bagaimana organisasi dibentuk dan dijalankan, apa saja prestasi yang telah diraih, hambatan dan kegagalan apa yang pernah dihadap, dan bagaimana cara mengatasinya, peristiwaperistiwa penting apa yang pernah terjadi, dan lain sebagainya. Dengan demikian apabila organisasi tidak memilki JRA, maka tidak ada jaminan bukti-bukti tersebut dapat terselamatkan sehingga keberadaanya dianggap tidak pernah ada. 2. Memenuhi Persyaratan Hukum Memiliki



JRA



Propinsi/Kabupaten/Kota



bagi adalah



Pemerintah sebuah



Daerah



kewajiban.



Bagi



8



pemerintah daerah yang tidak menyusun/memiliki JRA bukan hanya akan mendapat sanksi administrasi akan tetapi ada yang lebih besar dari itu yaitu adanya kecenderungan instansi tidak akan dapat mengelola arsipnya dengan baik dan benar, akibatnya tidak dapat memberikan layanan prima kepada masyarakat yang membutuhkan informasi (arsip). Sedangkan Pemerintah



Daerah



sebagai



Badan



Publik



berkewajiban



memberikan layanan informasi sebagaimana di amanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14



Tahun 2008



tentang



Keterbukaan Informasi Publik pasal 52 yang menyatakan; “Badan publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan /atau tidak menerbitkan informasi publik berupa informasi publik berkala, informasi publik wajib yang wajib diumumkan secara serta merta, informasi publik yang wajib tersedia setiap saat dan atau informasi publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan undang-undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak 5 juta”. Berdasarkan hal tersebut maka dapat dikatakan bahwa memiliki JRA adalah merupakan persyaratan hukum bagi setiap Pemerintahan



Daerah



Propinsi/Kabupaten/Kota.



Hal



ini



memamg sudah selayaknya karena penyusutan khususnya pemusnahan arsip dapat mengandung akibat hukum tertentu. 2.3



Jenis-Jenis Jadwal Retensi Arsip Ada beberapa jenis Jadwal Retensi Arsip, antara lain: a) JRA Substantif Yang dimaksud dengan JRA Substantif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya memuat tentang kegiatan/tupoksi organisasi atau yang isinya memuat masalah-masalah teknis organisasi. Misalnya



arsip-arsip



yang



berkaitan



dengan



pembinaan,



9



pengkajian dan pengembangan, informasi kearsipan dan lainlain. b) JRA Fasilitatif Yang dimaksud dengan JRA Fasilitatif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya memuat atau mengatur fasilitas organisasi atau yang bersifat sebagai penunjang kegiatan organisasi. c) JRA Substantif dan Fasilitatif Yang dimaksud dengan JRA Substantif dan Fasilitatif adalah kombinasi retensi arsip substantif dan fasilitatif. d) JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara Yang dimaksud dengan JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara adalah jadwal retensi tentang arsip-arsip kepegawaian atau Pejabat Negara (bisa juga dikatakan sebagai JRA Substanstif). e) JRA Keuangan Yang dimaksud dengan JRA Keuangan adalah jadwal retensi arsip/dokumen yang berkaitan dengan keuangan organisasi (bisa juga dikatakan sebagai JRA Fasilitatif). 2.4



Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Tahap pertama untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah menentukan jangka waktu penyimpanan arsip. Menentukan jangka waktu penyimpanan arsip diselenggarakan dengan kegiatankegiatan: a. Inventarisasi arsip; b. Menilai kegunaan arsip; (Penetuan jangka simpan) c. Penyusunan Draf Jadwal Retensi



2.4.1 Inventarisasi Arsip Maksud daripada inventarisasi arsip adalah mendaftar secara lengkap informasi arsip/isi berkas-berkas arsip beserta keteranganketerangan lainnya untuk memudahkan menilai kegunaannya dengan tepat atas fungsi dan kegiatan lainnya. Inventarisasi arsip berguna untuk:



10



a. Mengetahui semua jenis, sifat arsip, masalahnya letak lokasinya daripada arsip-arsip bersangkutan; b. Mengetahui arsip-arsip yang sama (duplikat); c. Dengan adanya inventarisasi arsip akan dapat diketahui bahwa dalam satu berkas berisikan bahan-bahan yang sebenarny dapat dipisahkan langsun, tetapi mungkin pula bahan yang secara lepas tidak bernilai terpaksa harus tetap disimpan pada berkasnya sebagai kelengkapan data sejarah. Inventarisasi arsip dapat disusun secara sistimatis dalam bentuk lembaran ataupun kartu-kartu. Sistimatika penyusutannya dapat secara



indeks



relatif



menurut



kelompok



berdasarkan



pola



klasifikasi: dengan dilengakapi pula keterangan-keterangan tentang jenis-jenis/sifat arsipnya, sera satuan kerja yang memilikinya. Akan lebih dipermudah lagi apabila sudah tersedia Pola Klasifikasi Arsip. Contoh Formulir Inventarisasi Arsip:



11



Sebagai suatu pedoman, jadwal retensi arsip harus disusun berdasarkan pada data yang akurat. Akurasi data diperlukan karena 3 alasan : 1. Jadwal retensi harus mengcover seluruh serie berkas yang tercipta dalam suatu organisasi 2. Jadwal retensi harus mampu memberikan kepastian jangka simpan sehingga efisiensi dan efektifitas dapat diwujudkan 3. Jadwal retensi menentukan nasib akhir suatu berkas, baik musnah atau permanen. Oleh karena itu diperlukan tindakan pendataan secara cermat, integral, dan komprehensif. Dalam hal ini pendataan tidak saja bertumpu pada khasanah arsip tetapi juga aspek lain yang berkaitan. Aspek-aspek tersebut meliputi : 1. Fungsi dan Tugas Organisasi Bagaimanapun fungsi dan tugas suatu organisasi atau suatu unit akan mempengaruhi arsip yang tercipta. Sebagai by product, arsip yang tercipta dalam suatu organisasi akan mencerminkan fungsi dan tugas dari organisasi tersebut. Fungsi dan tugas organisasi membantu proses penentuan serie berkas arsip keuangan. 2. Serie Berkas Dalam hal ini, perlu diketahui informasi yang terekam dalam suatu khasanah arsip. Bukan berarti harus didata per item tetapi dalam suatu serie berkas, yaitu kelompok atau unit arsip yang diatur berdasarkan sistem pemberkasan yang sama sebagai suatu kesatuan informasi 3. Jenis dan Bentuk Fisik Ragam dari bentuk media rekam arsip akan membantu dalam menentukan jangka simpan arsip maupun pemeliharaan. 4. Kegunaan Serie Berkas



12



Dalam pengertian ini hal yang terkait dengan jangka simpan adalah



kegunaan



arsip



dalam



pelaksanaan



manajemen



organisasi. Adapun kegunaan di luar kepentingan organisasi pencipta terkait dengan penentuan musnah atau simpan permanen dari arsip yang bersangkutan. 5. Volume Pendataan terhadap volume arsip diperlukan untuk mengetahui tingkat akumulasi terciptanya suatu arsip. Hal ini akan mempengaruhi penetapan jangka simpan. 6. Peraturan Perundang-undangan Perlu didata peraturan perundangan terkait dengan kegunaan suatu serie berkas. Selain untuk mengetahui ragam berkas yang tercipta juga akan membantu dalam menentukan jangka simpan dan penentuan musnah atau permanen. 7. Kurun waktu Kurun waktu merupakan data pendukung yang mempengaruhi musnah atau permanennya suatu serie berkas. Hal ini karena dalam kurun waktu tertentu banyak latarbelakang yang terjadi dibalik terciptanya syatu arsip. Dalam hal ini kecenderungannya tidak secara langsung terkait dengan kegunaan arsip sebagai berkas kerja tetapi lebih pada pertimbangan di luar organisasi pencipta. Selain hal-hal tersebut, data pendukung lain yang diperlukan adalah sistem pemberkasan, kondisi fisik, maupun latarbelakang dari terciptanya arsip. Walaupun tidak banyak berpengaruh tetapi merupakan data yang cukup membantu baik dalam penyusunan sistematika, jangka simpan, maupun penentuan musnah atau permanen. 2.4.2 Penentuan Jangka Simpan Penentuan jangka simpan merupakan salah satu hal yang cukup krusial. Hal ini karena akan menentukan efektifitas dan



13



efisiensi dalam penyimpanan arsip sebagai berkas kerja. Beberapa hal yang mempengaruhi dalam menentukan jangka simpan arsip antara lain kegunaan berkas, akumulasi arsip yang tercipta, volume arsip, dan jenis fisik arsip. 1. Kegunaan Berkas Kegunaan berkas yang dimaksudkan adalah kegunaan bagi kepentingan



pelaksanaan



manajemen



bagi



penciptanya.



Dalam



ini



diperlukan



artian



berkas



organisasi untuk



memperlancar berbagai jenis kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu ‘hanya’ organisasi yang bersangkutan yang mengetahui seberapa lama suatu berkas diperlukan dalam pelaksanaan tugas



operasionalnya.



Memang



dalam



beberapa



teori



disebutkan apabila dalam satu tahun digunakan kurang dari 6 kali



berarti



berkas



tersebut



sudah



menurun



frekuensi



penggunaannya sebagai berkas kerja. Oleh karena itu tinjauan dari nilai guna primer dalam hal ini cukup relevan untuk diterapkan. 2. Tingkat Akumulasi Dalam hal ini yang dimaksud adalah tingkat terciptanya suatu berkas dalam kurun waktu tertentu. Tingkat akumulasi mempengaruhi



penentuan



jangka



simpan



arsip.



Ada



kecenderungan, suatu arsip yang memiliki tingkat akumulasi yang tinggi memiliki jangka simpan yang pendek. Sebagian besar serie berkas keuangan memiliki tingkat akumulasi yang cukup tinggi. 3. Jenis Fisik Arsip tercipta dengan bermacam-macam media yang digunakan, baik tekstual, foto, kaset, disket, pita suara film dan sebagainya. Masing-masing media memiliki daya tahan yang berbeda antara satu dengan yang lain. Walaupun arsip



14



keuangan sebagian besar tercipta dalam media kertas tetapi data tentang hal ini tetap diperlukan. 4. Faktor Penunjang Lain Faktor



penunjang



yang



paling



berpengaruh



terhadap



penentuan jangka simpan arsip adalah peraturan perundangundangan, baik yang menyangkut pengelolaan arsip maupun kegunaan administratif dari arsip keuangan. Hal ini harus dipertimbangkan agar jadwal retensi yang disusun benar-benar tidak bertentangan dengan aspek lain. Sebagai contoh, dalam Undang-undang Nomor : 8 Tahun 1997, pasal 11 ayat (1) diisyaratkan bahwa neraca tahunan, perhitungan rugi laba tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, bukti pembukuan yang menyangkut kekayaan, utang dan modal, cek, bilyet giro, surat perintah membayar, wesel, nota debet, dan nota kredit wajib disimpan selama 10 tahun. 2.4.3 Penyusunan Draf Jadwal Retensi Penyusunan jadwal retensi tidak mungkin dilakukan seorang diri tetapi harus dibentuk sebuah tim. Tim penyusun harus melibatkan unit pencipta arsip, arsiparis, staf yang menguasai dibidangnya, serta unsur manajemen. Apabila tim telah selesai menyusun konsep atau rancangan jadwal retensi selanjutnya disahkan oleh pejabat yang memiliki otoritas sesuai ketentuan yang berlaku. Penyusunan draf konsep jadwal retensi merupakan langkah untuk menuangkan data yang telah terumuskan dalam bentuk daftar yang disusun secara logis dan sistematis. Sebagai suatu pedoman dalam menentukan jangka simpan dan nasib akhir suatu serie berkas sekurang-kurangnya harus memiliki unsur nomor urut, jenis/serie berkas, umur simpan yang meliputi masa aktif dan inaktif, dan nasib akhir, baik musnah maupun permanen.



15



Jenis serie berkas didasarkan pada data yang diperoleh dalam identifikasi. Selanjutnya dituangkan dalam kolom yang sesuai dengan susunan redaksi dan pilihan kata yang mampu mengcover sejumlah berkas dalam bentuk serie. Selain itu penggunaan istilah teknis harus dihindarkan dari istilah yang cepat usang. Pada kolom retensi dicantumkan masa simpan, baik masa aktif maupun inaktif. Dalam hal ini dapat berupa ketentuan yang bersifat kuantitatif atau kualitatif. Sebagai contoh : ·



SPJ ………….. (masa aktif 2 tahun, inaktif 1 tahun)



·



Pedoman Penyusunan Anggaran ……… (masa aktif selama



masih digunakan, dan masa inaktif 3 tahun) Demikian halnya untuk menentukan nasib akhir, diupayakan pencantuman secara eksak, tetapi dimungkinkan bersifat relative. Sebagai contoh : ·



Laporan tahunan…………….(permanen)



·



Kontrak kerja ………………..(ditinjau kembali) Sebagai sebuah pedoman, tentu jadwal retensi tidak bersifat



permanen.



Dalam



kurun



waktu



tertentu,



seiring



dengan



perkembanngan organisasi dan tuntutan jaman, jadwal retensi dapat direvisi. Walaupun demikian rentang kegunaan jadwal retensi diharapkan tidak terlalu pendek. 2.5



Bentuk Jadwal Retensi Arsip Bentuk Jadwal Retensi pada dasarnya tidak banyak berbeda dengan bentuk klasifikasi arsip, yakni bentuk tabel. Di dalam tabel ditentukan terlebih dahulu pembidangan kelompok masalah pokok (main subject) kemudian diperinci kepada masalah-masalah yang lebih kecil. Setiap kelompok arsip/berkas ditentukan terlebih dahulu keseluruhan. Jangka waktunya (umumnya), kemudian diperinci baik untuk arsip aktif maupun untuk arsip inaktif.



16



Di samping ditentukan jangka waktu penyimpanannya, juga perlu ditetapkan pula apakah suatu arsip (kelompok arsip dimusnahkan/karena bernilai sementara) atau dipindahkan ke Arsip Nasional R.I., (karena bernilai permanen). Dengan demikian yang tercantum pada tabel meliputi: 1. Nomor urut adalah urutan jenis-jenis arsip/dokumen yang akan ditentukan jangka waktu simpannya sesuai dengan tugas dan fungsi unit-unit organisasi di lingkungan (jika diperlukan). 2. Jenis arsip/dokumen adalah spesifikasi pengelompokan arsip yang didasarkan unit-unit informasi yang mencerminkan fungsi unit kerja. 3. Jangka



waktu



simpan



arsip



adalah



periode



waktu



penyimpanan arsip/dokumen yang dipersyaratkan. Jangka waktu simpan terdiri dari jangka waktu simpan aktif dan inaktif. a) Jangka



waktu



simpan



aktif



adalah



jangka



waktu



penyimpanan arsip/dokumen yang masih dipergunakan sehari-hari sebagai berkas kerja dalam penyelenggaraan administrasi dan disimpan di unit pengolah. b) Jangka



waktu



penyimpanan



simpan



inaktif



adalah



arsip/dokumen



jangka



yang



waktu



frekuensi



penggunaannya sudah menurun, akan tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan dan disimpan di unit kearsipan. 4. Keterangan Menunjukkan apakah arsip/dokumen dimusnahkan, permanen, atau dinilai kembali. a) Musnah adalah arsip/dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi dan dapat dimusnahkan. b) Permanen (Arsip Statis) adalah arsip yang disimpan terus menerus di Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau



17



Lembaga Kearsipan Daerah sebagai pertanggung-jawaban nasional. c) Dinilai Kembali adalah arsip yang nilai gunanya perlu dipertimbangkan kembali setelah habis jangka waktunya. d) Keterangan vital menyatakan bahwa arsip memiliki nilai sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Apabila rencana jadwal retensi arsip telah disusun dan telah diperiksa kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional RI., untuk ditelaah. Dari Jadwal Retensi itu pula dapat diketahui berakhirnya masa simpan arsip secara keseluruhan, dan dinilai dari masing-masing kelompok arsip. Dari hasil penyeleksian akan menghasilkan arsiparsip yang akan dipindahkan (permanen) dan arsip-arsip yang akan dimusnahkan (sementara).



18



Bentuk Jadwal Retensi Arsip berupa tabel dengan klasifikasi arsip. Jadwal retensi dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun contoh tabel jadwal retensi arsip menurut ALFRED sebagai berikut: Golongan



Arsip



Arsip VITAL



Umur Arsip



Abadi /



Aktif



In Aktif



Dimusnahkan



Akta Pendirian



-



-



Abadi



Akta Tanah



-



-



Abadi



5 tahun



25 tahun



Dimusnahkan



Cek Bekas



5 tahun



25 tahun



Dimusnahkan



Neraca



2 tahun



10 tahun



Dimusnahkan



2 tahun



10 tahun



Dimusnahkan



Laporan Keungan



PENTING



BERGUNA



Laporan Tahunan



TIDAK



Undangan



1 bulan



-



Dimusnahkan



BERGUNA



Pengumuman



1 bulan



-



Dimusnahkan



Contoh Formulir Jadwal Retensi Arsip: Masala



Sub



Sub-



Jangka



h



Masala



sub



Waktu



Nilai



19



Penyimpana Pokok



h



Masala h



n Aktif



Inaktif



Sementar



Permane



a



n



20



BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Jadwal Retensi Arsip merupakan komponen dari manajemen kearsipan yang menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (creating agency) dalam bentuk daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari jangka simpan aktif dan jangka simpan inaktif, serta nasib akhir arsip yang meliputi musnah, dinilai kembali, atau permanen yang



digunakan



sebagai



pedoman



atau



dasar



hukum



dalam



melaksanakan penyusutan arsip. Tujuan jadwal retensi arsip adalah memenuhi kebutuhan organisasi dan memenuhi persyaratan hukum. Ada 5 jenis jadwal retensi arsip, diantaranya JRA Substantif, JRA Fasilitatif, JRA Substantif dan Fasilitatif, JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara, dan JRA Keuangan. Penyusunan draf konsep jadwal retensi merupakan langkah untuk menuangkan data yang telah terumuskan dalam bentuk daftar yang disusun secara logis dan sistematis. Ada 2 macam bentuk jadwal retensi arsip, antara lain nomor surat, jenis arsip/dokumen,jangka waktu simpan arsip, keterangan.



3.2 Saran Pengelolaan arsip sebaiknya diserahkan kepada orang/SDM yang memiliki keterampilan dalam mengelola arsip, agar dapat dengan mudah memahami dan menerapkan Jadwal Retensi Arsip dengan baik.



21



DAFTAR PUSTAKA 



Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: Penerbit Dioma







Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara







Wursanto, Ignasius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: CV. Andi Offset (Penerbit Andi)







http://bapersip.jatimprov.go.id (Diakses pada tanggal 23 Januari 2014, 18:00)







http://dian4nggraeni.wordpress.com/2012/11/03/535/ (Diakses pada tanggal 25 Januari 2014, 09.30)







http://asmianastasia.blogspot.com/2011/05/identifikasi-danpenyusunan-jadwal.html (Diakses pada tanggal 26 Januari 2014, 12:00)